INFORME EUROPEAN REGIONAL MEETING Sesiones de intercambios (SCOPE/SCORE) NEREA LOPETEGUI LIA NORE IFMSA- Spain

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1 INFORME EUROPEAN REGIONAL MEETING Sesiones de intercambios (SCOPE/SCORE) Montesilvano, Abruzzo, Italia 1721 Abril 2013 NEREA LOPETEGUI LIA NORE IFMSASpain

2 INTRODUCCIÓN Mi objetivo con este informe es hacer una síntesis de los temas que se han trabajado durante las sesiones de intercambios y transmitiros las ideas clave para poder mejorar este grupo de trabajo. Sin más preámbulos, paso a comentar los aspectos relevantes de cada sesión: SMALL WORKING GROUPS. SWG. I. CÓMO LLEGAR AL DECANO/PROFESOR? Amy Brann Lo primero de todo es ponernos en su lugar, es decir, meternos en su cabeza; para ello, se plantean 3 cosas: 1. cuáles son sus retos? 2. qué es lo que les preocupa a ellos de los intercambios? 3. por qué debería interesarles a ellos ayudarnos con los intercambios? Este tercer punto es por donde debemos comenzar: Qué beneficios obtienen ellos con os intercambios? Mejora la imagen no sólo del decano, si no también de la Universidad y de los demás profesores que participan Mejora el ego personal del decano, porque al fin y al cabo, se trata de una persona humana Con la ayuda a los intercambios, mejora la calidad de la enseñanza **Lo más importante de este aspecto es tener RESPUESTAS para sus preguntas y preocupaciones. Pasos a seguir para acceder al decano: Elaborar un VÍDEO que pueda responder a todas sus posibles preguntas en 3 minutos además de UN DOCUMENTO. En este tipo de ocasiones lo importante es que el Decano se acuerde de nosotros, ser MEMORABLES, hacer o presentar algo diferente, de esta manera se obtendrá una RESPUESTA MAYOR. Las claves para acceder al DECANO son : 1. CONNECTION. Building a human connection. Desarrollar una relación humana con el Decano.

3 2. CONTRIBUTION. Mostrarles lo mucho que contribuyen a nuestra asociación que a través de sus actos/ayuda. 3. CONTROL: Demostrarles que ellos tienen el control. (Ej: en caso de que hubiera algún problema con algún incoming, tienen derecho a tomar las medidas pertinentes). También ayuda si les dejamos nuestro número de contacto para que nos puedan contactar en caso de que hubiera algún problema; y el RULES FORM. 4. CERTAINTY. Que les quede claro cómo funcionan las cosas en IFMSA. Dar credibilidad a la asociación (explicar el número de incomings que se tuvieron otros años etc). Volviendo a los 2 otros puntos que se han comentando al principio, está el reto que puede suponer para los médicos el hecho de ser tutor de un estudiante extranjero: Los médicos están ocupados. Tienen una agenda estrecha. No tienen tiempo. El idioma. Hablar en inglés puede intimidarles. Problema financiero: falta de recursos, material Que suponga un trabajo extra para el médico Responsabilidad de los alumnos Para solventar estos problemas, se deben ESTANDARIZAR los DOCUMENTOS, ser PROFESIONALES a la hora de ir a hablar con el Decano, CREDIBILIDAD. Las conclusiones a los que llegamos para responder a la pregunta de: Y qué beneficios obtienen los médicos? Serían: Promoción internacional Reconocimiento por parte de la Universidad Intercambio de ideas, nuevas propuestas, reflexión o conocimiento de cómo se realizan las cosas en otro país, mejora del proyecto Motivación Asistencia en cirugías. En resumen: Lo más importante es ser PROFESIONALES y mostrar seriedad ante lo que hacemos. Dar reconocimiento a la labor docente de los tutores mediante una caja de bombones (por ejemplo), mandar una tarjeta de felicitación en Navidad etc. también es recomendable. II. SOCIAL PROGRAM. Fiesta de bienvenida Tour por la ciudad (la idea es que lo diéramos nosotros, los LEOs/LOREs, socios ) Plan social nocturlo. Nightlife

4 Cena gastronómica nacional/regional. (National o Regional Food and Drinking Party) Cultura: museos, exposiciones Hacer planes al aire libre (naturaleza, plan deportivo, paintball, parques etc) Fotos internacionales. Lo interesante sería que cada incoming trajera fotos de su propio país y exponérselos al resto Fines de semana/fin de semana de encuentro nacional: escoger el 2º o 3º fin de semana para realizar un encuentro nacional (o en caso de que el país sea grande, se podría optar por realizar 2, para que sea más accesible para los incomings. Para la organización del plan social, qué necesitamos? Reuniones semanales con Cps, LEOs/LOREs, y también con los INCOMINGS para ver qué les está pareciendo/qué es lo que quieren etc Organización: Qué es lo que se quiere hacer? Cuándo? Cuántos participantes? Comunicación: Grupo en Facebook ANTES de la llegada de los incoming, para que también entre ellos se pongan de acuerdo. Es vital que se envíe un aproximadamente 1 mes (o incluso mejor si fuera mes y medio) antes de la llegada de los incomings con TODO organizado para ver cuántos quieren participar. Lo ideal sería que se enviara la CA CON EL PROGRAMA SOCIAL al mismo tiempo Otras cosas importantes a tener en cuenta: Muy importante PROMOCIONAR el programa social para que los socios también se animen. Cuando un incoming decida participar, se deberá inscribir y pagar (al menos dejar un señal); de esta manera, si lo pagan de antemano, nos aseguramos de que realmente irán. Además, con este dinero, ya se puede ir pagando las entradas (o cualquier otro gasto para la realización del plan social). Organizando este tipo de eventos se consiguen descuentos para entradas a muchos sitios (teatros, museos etc). Se recomienda un mínimo de 2 personas por cada 25 incomings. WELCOME PACK Enterarse de las tarjetas SIM para las llamadas telefónicas entre ellos. Facilita mucho la comunicación. Hacer una hoja de contactos con el nombre, apellido, número de teléfono y de los INCOMINGs y de los LEOs/LOREs/persona encargada del plan social Tarjetas/abonos de transporte Se hizo hincapié en la importancia que tiene tener un punto claro de encuentro.

5 Es interesante que los LEOs/LOREs/persona encargada del plan social hagan una especie de tabla en XLS apuntando qué cosas hacen con los incomings, y compartir el enlace con el resto. Se propuso la idea de intercambiar incomings de un LC con los de otro LC De esta manera se podría ahorrar dinero en el alojamiento y les permite conocer otra ciudad). III. OUTGOING SELECTION Tener en cuenta que un OUTGOING es una persona que va a dar una imagen del país del que proviene. Debería haber consenso nacional sobre los criterios de selección de los Outgoings 1. Inglés. Que TODOS tengan un nivel mínimo 2. Conocimientos sobre la medicina 3. Medical English 4. Participación en IFMSA : haber sido Contact Person (CP), haber alojado a algún estudiante, organización/colaboración en charlas/sesionses/programa social IV. MARKETING Para promocionar los intercambios y darles mayor credibilidad, es importante: 1. Carta de Recomendación por parte del Decano/Profesores sobre los intercambios 2. Hacer videos de promoción de SCOPE/SCORE 3. Hacer una reunión formativa con los LEOs/LOREs y los TUTORES Transcendental CENTRALIZING DOCUMENTS con el resto de las NMOs. Para ello, lo ideal sería que cada NMO tuviera un ejemplar de los documentos que exige (o un ejemplo de los documentos) en su propia página web. (En el caso de España, el Terms and Conditions y el Pharm Free que es de suma importancia, sería conveniente que lo subiéramos). V. FUNDRAISING Las 3 claves para el Fundraising son: Approach, promote (EXCHANGE PROGRAM = educación + turismo), y darles algo a cambio. FUNDS. Lo 1º es entrar en google.com y SEARCH FOR FUNDs. Los FUNDs tienen un fuerte interés por dar dinero a asociaciones afines con su mentalidad, sin buscar nada a cambios. Buscar en su página web y mirar: what do they stand for? /cual es su ideología, y ponerse en contacto con ellos.

6 Están dispuestos a dar dinero, en teoría sin buscar nada a cambio, el proceso de selección de a quién dar ese dinero es muy estricto. Para ello es muy importante hacer una buena aplicación. o En dicha aplicación es importante especificar el problema al que nos enfrentamos para que ellos lo pueda solucionar. Hacer una buena descripción del proyecto que tenemos y evaluarlo (Qué hemos aprendido, qué solución le hemos dado al problema). Cuando buscamos a una entidad que nos financie, debemos ser conscientes de que estamos VENDIENDO ALGO. Debemos sentirnos con fuerza, energía y poder (EMPOWERMENT). Se debe tener la mentalidad de que, No estamos pidiendo algo, si no que queremos VENDER algo. Ahora las preguntas que se plantean son: Qué podemos vender? 1. qué tenemos para vender? 2. qué es lo que esta entidad quiere de nosotros? 3. qué podemos darles/ofrecerles a cambio? Lo que tenemos para ofrecer es: Espacio promocional que llega a muchísima gente, a través de: revistas estudiantiles/de nuestra propia revista; promoción en Facebook, en nuestras páginas web, vídeos promocionales etc. Personas/futuros médicos. Incluso para hacernos camisetas/merchandising, hay muchas compañías que estarían interesados en ser nuestros sponsors porque esto les da mucha visibilidad. En otras ocasiones, en vez de buscar financiación, podemos intentar reducir costes negociando con el sector de turismo, a la hora de buscar alojamiento y comida para tantos incomings (ofertas, rebajas etc) Como se ha comentado anteriormente, al igual que en otros casos, es importante ser CREATIVO a la hora de ir a negociar, para que se acuerden de nosotros. Cómo acceder a una empresa/departamento de Marketing? A través del es la peor opción, pues reciben cientos de s al día. Llamada telefónica, es mejor opción que la del , pero también puede ser costoso Mandar una CARTA por correo ORDINARIO. Esto demuestra que es algo serio, y además, mandar una carta supone mayor esfuerzo, dedicación y tiempo para el que lo envía. De esta manera se dan cuenta de que realmente nos interesa contactar con ellos.

7 Tras conseguir una cita con ellos, debemos asegurarnos de que CONOCEMOS A LA EMPRESA (para ello debe leerse los Annual Reports de la empresa). Se debe investigar sobre la empresa a la que acudimos, y puntualizar ciertos aspectos que no hayamos entendido. Si mostramos interés en ellos, ellos mostrarán interés en nosotros. Sesiones conjuntas con otros grupos de trabajo. MENTAL HEALTH. Biopsychosocial model Aspectos que se estudiaron sobre este tema: VISSION MISSION AIMS OBJECTIVES METHOLOGY SMART: o SPECIFIC (CLEAR SUSTAINABLE) o MEASURABLE. Measure goals. Measure OUTCOME o ACCESIBLE o RELEVANT /REALISTIC o TIME SWOT o Strengh o Weaknessess o Opportunity o Threats Los aspectos biopsicosociales que afectan a la salud mental son los siguientes: BIOLOGICOS: La genética El sueño La oscuridad(pocas horas de luz al día) Salud física: trauma, alcohol, drogas PSICOLÓGICOS: Estrés Autoestima Problemas personales Personalidad Abuso psicológico

8 Adaptabilidad Apoyo, por parte de la familia y amigos SOCIAL Relaciones interpersonales Familia Lugar de empleo. Ambiente de su trabajo Sociedad Colegio El entorno. Intolerancia Los medios de comunicación Tras sacar estas conclusiones, se abrió un debate en cual se comentó que sería interesante que los profesores del colegio se reunieran esporádicamente con médicos y los padres/tutores para asegurarse de la salud mental de los estudiantes. WORKSHOP: PUBLICATIONS. Publication Support Divission Graphic designer Content editor. El que decide qué publicar Media and promoters Proof readers. Los que se aseguran de que no haya faltas ortográficas/gramaticales Layout designer. El que hace que todo esté bonito Publications directors. Publications Team. Qué es lo que hacen? Se ocupan de las publicaciones, corporate identity, promoción social, merchandise, y diseños (pósteres etc) La publicación principal de IFMSA es el MSI (Medical Student International) magazine que se publica mensualmente. Lo que se podría destacar de este workshop es cómo seguir el acrónimo AIDA para hacer interesante algo que se escribe: AIDA: A. Attention. I. Interest D. Desire A. Action Photoshop workshop durante los siguientes +/ 4 horas.

9 IMPRESIONES Y COMENTARIOS PERSONALES Antes de nada, agradezco mucho que se me haya concedido la oportunidad de poder asistir a una reunión de estas características. He cumplido los objetivos que me había propuesto y me he cargado de energía positiva para seguir trabajando en el grupo de trabajo de intercambios con mayor fuerza y una perspectiva algo más amplia que la que tenía antes. Como sabéis, asistimos 3 miembros de IFMSASpain. De todas las demás delegaciones que asistieron, había otra que también estaba representada por 3 miembros, y Estonia, que solamente asistió una persona. El resto de las NMOs eran muy numerosas, y comento este hecho porque es algo que me sorprendió y francamente considero que deberíamos reflexionar. Después de observar esto, estoy convencida de que nuestra delegación tiene muchas cosas que enseñar y aportar al resto de NMOs, pero que desafortunadamente esto no sale a luz. Puede ser porque en el momento actual nos hayamos visto envueltos en otros asuntos a los que hemos dado mayor prioridad y donde se ha centrado más nuestro esfuerzo, dejando de lado el ámbito internacional. Es obvio que lo que pueden hacer 6 personas, no lo pueden hacer 3, y que cuantas más cabezas por delegación haya, mayor va a ser el progreso de nuestra NMO. A nivel personal, pienso que es una experiencia vital, y que son oportunidades que se debería aprovechar más; no sólo para enriquecerse personalmente, si no para ampliar horizontes y compartir ideas para luego implantarlos en IFMSA Spain. Hablo desde el conocimiento de cómo se trabaja en SCORE (y de manera similar o prácticamente igual en SCOPE). Requiere de trabajo diario y continuo, que no puede aplazarse, por lo que creo que las 4 personas que actualmente nos encargamos de intercambios, nos vemos algo saturados en ciertas ocasiones. Acudir a la EuRegMe o a otras reuniones internacionales, facilita muchísimo la comunicación con los demás NMOs, y aumenta ponderadamente la eficiencia, pues el trato que hasta ahora era por (recibimos muchísimo s diariamente pidiéndonos favores para que cambien a algún socio de CL, o que se les ponga juntos a otros 2 estudiantes etc), ahora pasamos a ponerle cara a la persona que te escribe. Esto cambia radicalmente la cosa y nos beneficia enormemente. Siendo todos humanos, preferimos hacer favores a aquellos que conocemos, que a los que no, francamente las cosas son así. Con esto lo que quiero decir es que, la representación a nivel internacional es muy importante porque puede favorecer y hacer crecer a IFMSA Spain enormemente. El intercambio de ideas que se produce es bestial y se empiezan a plantear asuntos que anteriormente a nadie se le había ocurrido.

10 Especialmente ahora, que nos encontramos en transición generacional, necesitamos que los miembros de los Comités Locales estén estimulados, motivados e ilusionados, y para ello, las ideas que vienen de la IFMSA internacional podrían ser la clave. Para finalizar, quisiera decir que me parece que se nota mucho la ausencia de un VPE. Cómo dijo Peter en su informe, el resto de los países estaban muy orgullosos de pertenecer a su NMO. En este aspecto creo que IFMSA Spain debería mejorar, pues al no tener merchandising (aunque es del todo verídico que los stickers causaron furor), los demás asistentes no saben de qué NMO éramos. Creo que debería considerarse invertir más tiempo, esfuerzo y recursos para mejorar nuestra imagen internacional para darnos a conocer con mayor seriedad y profesionalismo. En definitiva, IFMSASpain en una NMO con mucho potencial que puede llegar muy lejos si seguimos trabajando, con ilusión, esfuerzo y ampliando nuestra visión global. Gracias por vuestra atención, Un saludo a todos, NEREA LOPETEGUI LIA NORE IFMSASpain

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