Procedimiento: Solicitud y Comprobación de Gastos

Transcripción

1 Objetivo Controlar el gasto derivado de los servicios de Gestoría requeridos por la operación, única y exclusivamente para desempeño de sus funciones. Alcance Este procedimiento aplica desde la solicitud y comprobación de gasto en sistema i-gestoría hasta la conexión de interfaz de gasto con el sistema intelisis. Referencias PC-CON-01 Gastos PO-CON-08 Solicitud y Comprobación de viáticos Definiciones Gasto: Toda salida de dinero realizada para la gestión de un servicio. UEN: Unidad Estratégica de Negocio. UEF: Unidad Estratégica de Funcional. INFORED: Es la plataforma de comunicación de Beneficia. : Es el sistema destinado a la administración de recursos del Grupo. Factura (CFDI): Comprobante Fiscal Digital por Internet. Sistema i-gestoría: Aplicación del Grupo en el cual se administran los servicios de Gestoría desde el reporte de servicio hasta el pago al Gestor. Políticas 1. La actualización de estas políticas y la supervisión de su cumplimiento queda a cargo de la Subdirección de Administración. Políticas para solicitud de Gastos 2. Toda solicitud de gasto deberá ser gestionada a través del sistema i-gestoría. 3. Las solicitudes de gasto deberán justificarse en beneficio de la operación y sólo por los conceptos y dentro de los importes especificados en la siguiente tabla: Concepto Monto Escritorio <= $1,8. Mensajería y Paquetería <= $ 2. Casetas Variable Gasolina Variable Uso del Vehículo Variable ( En proporción 1km : $1.) 1/11

2 4. En el caso de las solicitudes de Escritorio, se deberá especificar si el cargo es al Cliente o bien si se está requiriendo derivado de un descuido en el servicio. 5. En caso de solicitud de gasolina, se proporcionará el combustible necesario para el viaje, de acuerdo al kilometraje por recorrer en base a la tarifa 1Lt de gasolina equivale a 9 km recorridos. 6. Cuando el Gestor deba desplazarse en su vehículo para la atención del servicio, se le cubrirá la cantidad de $1. por kilómetro recorrido por concepto de uso de vehículo. 7. Toda solicitud que incluya los conceptos de Gasolina, casetas y uso de vehículo deberá contar con los soportes que validen la determinación de los Kilómetros a recorrer. El soporte es la impresión de la página web donde se consultó el kilometraje y el monto de las casetas. Ver ejemplo en anexo Las solicitudes de gasto se rechazarán en sistema i-gestoría cuando: 1. Haya diferencia en el kilometraje 2. Los gastos se hayan solicitado anteriormente 9. El registro del gasto en sistema se realizará vía interfaz y únicamente de las solicitudes previamente autorizadas en sistema i-gestoría y de las cuales se cuente con el CFDI que respalde el gasto. 10. El depósito de las solicitudes de cheque generadas en sistema se realizará en máximo 24 horas y se reflejara en como cheque electrónico. 11. La vigilancia del ejercicio presupuestal en el rubro de gastos está a cargo del Director de la UEN. Políticas para emisión y revisión de CFDI 1. Queda a cargo del Supervisor Operativo Autoconcierge informar al Gestor el monto por el cual deberá generar el CFDI que soporte la solicitud de los gastos y éste deberá tener fecha del mes en que se envía a Back Office. 2. Los CFDI deben ser emitidos a MEDEA Asistencia SA de CV y en caso de cambio es responsabilidad del Contador de Cuentas por pagar informar con anticipación. 3. Los comprobantes fiscales CFDI deberán entregarse en formato PDF y XML y deben cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, de lo contrario será causa de devolución de comprobantes. 4. La validación de los datos del servicio y los datos fiscales en el CFDI queda a cargo de la analista administrativo de Back Office. Ver Anexo 2 Ejemplo de CFDI. 5. Serán causas de devolución de CFDI: a. No cumplen con la validación en el portal del SAT (SICOFI). b. Error en el desglose de impuestos (IVA e ISR). c. Falta de alguno de los archivos XML o PDF. d. Los montos no coinciden con el importe autorizado. 2/11

3 Políticas de Comprobación de Gastos 1. Todo gasto deberá ser comprobado en sistema con el CFDI que emita el Gestor y en sistema i- gestoría con los comprobantes que avalen el gasto realizado: Indicador Escritorio Mensajería y Paquetería Casetas y Gasolina Uso del Vehículo Responsable Documento que avale el trámite realizado Copia de la factura y número de guía. Copia del ticket y/o factura (A nombre del Gestor). De acuerdo a km que va a recorrer. 2. La comprobación de los gastos se realizará en sistema i-gestoría en un plazo no mayor a 7 días hábiles a partir de la fecha en que el Gestor recibió el depósito (Fecha cheque electrónico). Si existe alguna diferencia se aplicará descuento en el honorario. 3. Los gastos no comprobados en tiempo y forma, les serán descontados al Gestor en el siguiente corte de pago de honorarios y ya no serán reembolsados. 4. En caso de que exista diferencia en la comprobación, el pago se requsitará y la diferencia se descontará del monto autorizado. 5. La comprobación de gastos que no se apegue a las políticas establecidas serán rechazados indicando la causa. Las causas pueden ser: a. No hay comprobantes b. Fuera de plazo c. Comprobante erróneo d. No coincide comprobante 6. Los comprobantes en papel se deberán conservar hasta que Back Office valide la comprobación en sistema i-gestoría. Posteriormente podrán ser destruidos. 7. Cuando el gasto sea derivado de un descuido se le aplicará el descuento al responsable. 8. En caso que la operación realice gastos con sus recursos y sin previa autorización, no le serán reembolsados. 3/11

4 Indicadores de Medición No. Indicador Responsable Revisión Frecuencia Número de solicitudes de gasto pendientes de autorización Número de solicitudes de gasto rechazadas Número y Monto de Gastos pendientes de comprobar Número de comprobaciones rechazadas Número de comprobaciones pendientes de verificación Subdirector Administración Supervisor Regional Supervisor Regional Supervisor Regional Subdirector Administración Supervisor Regional Gerente Autoconcierge Gerente Autoconcierge Subdirector Administración Subdirector Administración Contralor Gerente Autoconcierge Director de Operación Dirección General Gerente Autoconcierge Subdirector Administración Supervisor Regional Gerente Autoconcierge Diario Diario Diario, Semanal, Mensual Quincenal, Mensual Diario Control de Cambios No. Descripción Fecha 0 Nuevo Desarrollo Se concluyen definiciones en noviembre 2015 Desde 3 julio 2015 Hasta noviembre 2015 Registros No aplica. 4/11

5 Diagrama de Flujo del Proceso Solicitud de Gastos Gestor Supervisor Operativo Autoconcierge Back Office 1 2 Asignación / Seguimiento del Servicio Determina los recursos a utilizar para la atención del trámite Solicita depósito de los recursos a Supervisor 3 Revisa el alcance de los recursos a solicitar y valida si es necesario el traslado del Gestor Se requiere gasolina y casetas? Si Consulta en Internet kilometraje y casetas en su caso A Busca la solicitud de gastos en i-gestoría Y Registra Folio Fiscal Sube a sistema CFDI del Gestor y la pantalla de consulta para Kilometraje y casetas en caso de aplicar Guarda información en sistema y Envía solicitud de gasto a Back Office Monitorea diariamente solicitudes Pendientes de autorizar en sistema i-gestoría módulo Gasto Valida que la solicitud cuente con los soportes correspondientes 13.2 Solicitud debidamente justificada? C Soportes: - CFDI debidamente requisitado - La página de consulta para determinar Km y casetas) No 16 Rechaza la solicitud en sistema y registra causa 8 Genera CFDI y envía a Supervisor vía correo electrónico A 5 6 Guarda la página web de consulta Ingresa a sistema i-gestoría, requisita solicitud de gastos y guarda información 7 Confirma a Gestor montos por concepto de gasto y solicita CFDI Ver Anexo 1 Instructivo Requisición de CFDI No B Monitorea solicitudes rechazadas y da seguimiento hasta su corrección y envío a Back Office C Monitorea en i- gestoría depósito de los recursos solicitados Informa a Gestor sobre el depósito realizado Comprobación de Gasto Si Autoriza la solicitud en sistema y guarda información Ingresa a sistema y sube CFDI en la solicitud de cheque generada Monitorea en tablero de control de las solicitudes de cheques pendientes Aplica transferencia y genera cheque electrónico en sistema Se activa interfaz de Gasto con Tesorería Ver instructivo de trabajo IT-CON-07 Gastos Se activa interfaz de confirmación de Pago con i-gestoría B 5/11

6 Descripción de Actividades Solicitud de Gastos No. Responsable Descripción Tecnología / Registro Referencia: Asignación / Seguimiento del servicio 1 Gestor N/A Determina los recursos a utilizar para la atención del trámite. 2 Gestor Solicita depósito de los recursos a supervisor. N/A 3 Supervisor Operativo Revisa el alcance de los recursos a solicitar y valida si es necesario el traslado del Gestor. N/A Se requiere gasolina y casetas? 4 Supervisor Operativo Si: Consulta en internet kilometraje y casetas en su caso. Ver paso 5 Internet No: Ver paso 6 5 Supervisor Operativo Guarda la página web de consulta Internet 6 Supervisor Operativo Ingresa a Sistema I-Gestoría, requisita solicitud de gastos y guarda información. 7 Supervisor Operativo Confirma a Gestor montos por concepto de gasto y solicita CFDI. N/A 8 Gestor Genera CFDI y envía a Supervisor vía correo electrónico. Ver Anexo 1 Instructivo Requisición de CFDI CFDI 9 Supervisor Operativo Busca la solicitud de gastos en i-gestoría y Registra Folio Fiscal. 10 Supervisor Operativo Sube a sistema CFDI del Gestor y la pantalla de consulta para Kilometraje y casetas en caso de aplicar. 11 Supervisor Operativo Guarda información en sistema y Envía solicitud de gasto a Back Office. 12 Back Office Monitorea diariamente solicitudes Pendientes de autorizar en sistema i-gestoría módulo Gasto 13 Back Office 14 Back Office 15 Back Office Valida que la solicitud cuente con los soportes correspondientes. Soportes: - CFDI debidamente requisitado - La página de consulta para determinar Km y casetas) Solicitud debidamente justificada? Si: Autoriza la solicitud en sistema y guarda información. Ver paso 15 Se activa interfaz de Gasto con No: Ver paso 16 Ingresa a sistema y sube CFDI en la solicitud de cheque generada. Ver instructivo de trabajo IT-CON-07 Gastos 16 Back Office Rechaza la solicitud en sistema y registra causa. 17 Supervisor Operativo Monitorea solicitudes rechazadas y da seguimiento hasta su corrección y envío a Back Office. Se conecta con la actividad del paso Tesorería Monitorea en tablero de control de las solicitudes de cheques pendientes. 19 Tesorería Aplica transferencia y genera cheque electrónico en sistema Se activa interfaz de confirmación de Pago con i-gestoría 20 Supervisor Operativo Monitorea en i-gestoría depósito de los recursos solicitados. 21 Supervisor Operativo Informa a Gestor sobre el depósito realizado. Enlace: Comprobación de Gastos Telefónico / 6/11

7 Diagrama de Flujo Comprobación de Gastos Gestor Supervisor Operativo Autoconcierge Back Office 1 2 Solicitud de Gastos Digitaliza comprobante(s) del gasto realizado Envía comprobantes a Supervisor vía correo electrónico Monitorea diariamente en i-gestoría sus gastos pendientes de comprobar Revisa que haya recibido los soportes de comprobación Cuenta con soportes? Si No 6 Da seguimiento al gestor hasta recibir el archivo digital de comprobación A Monitorea diariamente en i-gestoría comprobación pendiente de verificación Revisa correcta comprobación en sistema Comprobación correcta? No 13 Si un concepto es rechazado y no se subsana en tiempo se considerará como no comprobado. Rechaza comprobación y registra causa 14 B Monitorea diariamente en i-gestoría Comprobaciones rechazadas Valida comprobantes de acuerdo a conceptos de la solicitud de gastos Comprobantes correctos y legibles? Si No 8 Informa a Gestor y solicita nuevo archivo de comprobación 12 Si Valida comprobación por concepto y guarda información Pago de Honorarios B 15 Atiende la causa de rechazo y genera nuevamente la comprobación 7 Ingresa al servicio y Registra número de comprobantes recabados y monto 9 Adjunta archivo digital de comprobación y guarda información A 7/11

8 Descripción de Actividades Comprobación de Gastos No. Responsable Descripción Tecnología / Registro Referencia: Solicitud de Gastos 1 Gestor Digitaliza comprobante(s) del gasto realizado 2 Gestor Envía comprobantes a Supervisor vía correo electrónico 3 Supervisor Operativo Monitorea diariamente en i-gestoría sus gastos pendientes de comprobar. 4 Supervisor Operativo Revisa que haya recibido los soportes de comprobación. Cuenta con soportes? 5 Supervisor Operativo Si: Valida comprobantes de acuerdo a conceptos de la solicitud de gastos. No: Ver paso 6 Comprobantes correctos y legibles? 5.1 Supervisor Operativo Si: Ver paso 7 No: Ver paso 8 6 Supervisor Operativo Da seguimiento con el gestor hasta recibir el archivo digital de la comprobación. N/A 7 Supervisor Operativo Ingresa al servicio y registra número de comprobantes recabados y monto. 8 Supervisor Operativo Informa a Gestor y solicita nuevo archivo de comprobación. N/A 9 Supervisor Operativo Adjunta archivo digital de comprobación y guarda información. 10 Back Office Monitorea diariamente en i-gestoría comprobación pendiente de verificación. 11 Back Office Revisa correcta comprobación en sistema. 12 Back Office Comprobación correcta? Si: Valida comprobación por concepto y guarda información. (Enlace con Pago de Honorarios ) No: Ver paso Back Office Rechaza comprobación y registra causa. Nota: Si un concepto es rechazado y no se subsana en tiempo se considerará como no comprobado. 14 Supervisor Operativo Monitorea diariamente en i-gestoría Comprobaciones rechazadas. 15 Supervisor Operativo Atiende la causa de rechazo y genera nuevamente la comprobación. 8/11

9 Anexo 1. Ejemplo de soportes que deben anexarse a una solicitud de gasto que contenga los conceptos: Gasolina y casetas. 9/11

10 Anexo 2. 10/11

11 Cuadro de Autorización Concepto Nombre y Puesto Firma Autorizó Sra. Xóchitl Cárdenas Zacatecas Directora de Contraloría Revisó Cynthia Fuentes Subdirectora de Administración Revisó Alejandro Díaz Director de Operación Autoconcierge Revisó Jesús Castruita Contador Revisó Leticia Rocha Gerente IOM 11/11