El proceso de planificación sigue una secuencia lógica que comprende:

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1 PRESUPUESTACIÓN Las empresas fijan objetivos, en función de éstos seleccionan estrategias y determinan planes de acción para alcanzar los objetivos establecidos. Los presupuestos son la expresión en términos cuantitativos de éstos planes. El presupuesto financiero es parte de la planificación general y tiene como finalidad poder conocer con anticipación las necesidades o los excedentes de fondos a fin de analizar las alternativas de financiación o inversión y seleccionar la más conveniente. El proceso de planificación sigue una secuencia lógica que comprende: Empresa Industrial Comercial De servicios Programa de ventas Programa de ventas Programa de ventas Programa de producción Programa de compras Programa de compras Presupuesto de ventas Presupuesto de ventas Presupuesto de ventas Presupuesto de compras Presupuesto de producción Presupuesto de costo de ventas Presupuesto de compras Presupuesto de costo de ventas Presupuesto de costo de ventas Presupuesto de gastos Presupuesto de gastos Presupuesto de gastos Presupuesto económico Presupuesto económico Presupuesto económico Presupuesto financiero Presupuesto financiero Presupuesto financiero Posición financiera Posición financiera Posición financiera Estado de situación patrimonial proyectado Estado de situación patrimonial proyectado Estado de situación patrimonial proyectado Los programas están expresados en unidades físicas y los presupuestos en unidades monetarias. Es necesario determinar el período para el cual se va a realizar la presupuestación. Esta puede ser de largo plazo, en cuyo caso la apertura del presupuesto será anual. A su vez la presupuestación del próximo año podría ser trimestral, con apertura mensual para el próximo trimestre o directamente con apertura mensual, dependiendo de las características de la empresa. Programa de ventas Es uno de los puntos de partida del proceso de planificación. Partir de las ventas supone que no existen limitaciones a la producción. La determinación de las cantidades a vender debe basarse en proyecciones o pronósticos que se obtienen utilizando distintas técnicas. Una buena proyección requiere de información histórica, si existiera sería interesante contar con las unidades vendidas en los últimos cinco años, por ejemplo. Una análisis de la historio nos permitirá ver que pasó en años anteriores que fue poco común, para estudiar sus efectos y eliminarlos de las proyecciones. Lic. María de Los Arcos Martínez 1

2 Si a éstas proyecciones las combinamos con las estrategias de comercialización podemos estimar las cantidades a vender. No debemos olvidar los efectos que puede tener la estacionalidad en las ventas. Hay actividades que presentan variaciones según los distintos meses del año Debemos tener en cuenta que las ventas están condicionadas por factores del contexto que no son controlables para la empresa, como la situación económica nacional e internacional, la competencia, la tasa de crecimiento de la población, etc. Programa de producción Programa de ventas Ventas Es otro de los puntos de partida del proceso de planificación, en éste caso se parte del supuesto de que se puede producir todo lo que se vende y que el límite está dado por las restricciones a la producción, físicas o tecnológicas. Si la producción depende de las ventas, se estima que se producirán las cantidades necesarias para atender las ventas y además para tener un determinado nivel de stocks. El stock deseado será determinado para atender variaciones en las ventas. Programa de producción Ventas - Stock inicial PT + Stock final PT Producción Producción = Ventas - Stock inicial de productos terminados + Stock final de productos terminados Programa de compras Una vez definidas las cantidades a vender y a producir, se puede estimar la cantidad a comprar de materias primas e insumos. En primer lugar hay que determinar la cantidad de materias primas e insumos por unidad de producto y luego el stock necesario para que no se produzcan interrupciones en el proceso productivo. Compras = Producción - Stock inicial de materias primas + Stock final de materias primas Programa de compras Lic. María de Los Arcos Martínez 2

3 Presupuesto de ventas Producción - Stock inicial MP + Stock final MP Compras Se obtiene multiplicando las unidades que surgen del programa de ventas por el precio estimado de venta. Presupuesto de compras Presupuesto de ventas Ventas Surge del producto de las unidades a comprar que se calcularon en el programa de compras por el costo estimado de compras de materias primas e insumos. Presupuesto de costo de producción Presupuesto de compras Compras La elaboración de éste presupuesto requiere la definición previa de los costos variables de producción, que incluyen además de las materias primas e insumos, la mano de obra y otros gastos variables. Se deben estimar las cantidades necesarias y sus costos unitarios. Si se están considerando variaciones en los precios de las materias primas e insumos, es necesario establecer como se van a calcular los costos. Hay diferentes sistemas para valuar las existencias: PEPS (primero entrado, primero salido), UEPS (último entrado, primero salido) y PPP (precio promedio ponderado). Trabajaremos con el primero, que implica mandar a producción las materias primas e insumos más antiguos. La selección del sistema de costeo nos determinará distintos costos de producción para un mismo período presupuestario. Podemos determinar costos totales de producción y a partir de ellos los costos unitarios o viceversa. Lic. María de Los Arcos Martínez 3

4 Presupuesto de costo de producción Materia Prima Mano de obra directa Gastos variables de producción Costo total de producción Costo unitario de producción Presupuesto de costo de ventas Se trata de determinar cuanto costarán las unidades a vender, para ello debe tenerse en cuenta el costo de producción, las compras o el costo de los servicios, dependiendo del tipo de empresa. Nos permitirá determinar los costos directos de los bienes y/o servicios. En éste caso también se trabajará con el sistema PEPS (primero entrado primero salido), lo que implica vender primero los productos o mercaderías más antiguos. Presupuesto de gastos Presupuesto de costo de ventas + Stock inicial + Costo de producción o compras - Stock final Costo de ventas Podemos trabajar en un primer momento por concepto del gasto, para después agruparlos según correspondan a producción, comercialización o administración. Gastos en Personal Surgen del análisis de la cantidad de personas que se necesitan en cada sector de la empresa y de sus perfiles. El paso siguiente sería determinar los sueldos que se están pagando en el mercado, considerando las posibles variaciones futuras. Se deben tener en cuenta las cargas sociales y todo otro tipo de retribución, como vales, comisiones, premios, etc., sin olvidar el sueldo anual complementario y las vacaciones. Otros gastos Se trata de listar en primer lugar los posibles gastos fijos, tales como luz, teléfono, conexión a Internet, gastos de limpieza, transporte, papelería, etc. Una vez identificados hay que determinar las unidades de medidas y los consumos mensuales, para finalmente estimar sus precios posibles en el período a presupuestar. Lic. María de Los Arcos Martínez 4

5 Depreciación Si la empresa tiene inmuebles, vehículos, máquinas, equipos, etc., es decir inversiones que le servirán para producir los bienes, venderlos o prestar un servicio y que se van a utilizar durante varios años, se debe cargar a los costos fijos un importe en concepto de depreciación anual. Esto es importante, para determinar los resultados operativos, ya que si bien representan costos que no significan egresos, en el largo plazo la empresa debe cubrir todos sus costos. Además éste es un costo que es deducible del impuesto a las ganancias. La AFIP tiene una tabla en la que establece la vida estimada de éstos bienes lo que permite determinar el porcentaje a deducir en cada año. Estos gastos pueden clasificarse después en gastos de producción, comercialización o administración. Presupuesto económico El presupuesto económico se elabora considerando las ventas y los gastos, costos e impuestos que corresponden a cada período, sin considerar el momento en que se producen los ingresos y egresos. Tiene como finalidad determinar las ganancias o pérdidas del período. Nos permite obtener el resultado de las operaciones de la empresa, los efectos de la financiación en los resultados y realizar una estimación del impuesto a los ingresos brutos y a las ganancias. Presupuesto económico Ventas - Costo de ventas - Comisiones - Impuesto a los ingresos brutos Contribución marginal - Gastos fijos de Producción - Gastos fijos de Comercialización - Gastos fijos de Administración Resultado Operativo - Gastos Financieros Resultado antes de impuestos - Impuesto a las ganancias Resultado neto Las ventas surgen del presupuesto de ventas; el costo de ventas es el que se determinó en el presupuesto respectivo; las comisiones, se presentarían en los casos en que se establecieran éste tipo de retribución a los vendedores, que representan un porcentaje de las ventas y el impuesto a los ingresos brutos es un porcentaje de las ventas. Lic. María de Los Arcos Martínez 5

6 La contribución marginal, depende del volumen de operaciones y nos muestra con cuanto cuenta la empresa para hacer frente a los costos fijos, que son independientes del nivel de ventas. Los gastos fijos se obtienen de los presupuestos respectivos. El Resultado Operativos, como su nombre lo indica, es el resultado que se obtendrá de las operaciones habituales de la empresa. Los gastos financieros son los intereses que tendrá que pagar la empresa por los préstamos obtenidos. Es probable que en una primera versión del presupuesto económico no contemos con la información necesaria para estimarlos, ya que las necesidades de fondos surgirán del presupuesto financiero. El impuesto a las ganancias es un porcentaje de los resultados (ganancias) de la empresa y su determinación es importante ya que constituyen un egreso operativo. El resultado neto, es el resultado de la empresa en cada período presupuestario que se puede destinar a financiar el crecimiento futuro de la empresa o se puede distribuir entre los socios. Presupuesto financiero Es el detalle de los ingresos y egresos de la empresa, refleja los cobros y pagos que se realizan en cada uno de los momentos en el tiempo. Para su elaboración es necesario conocer: La política de créditos de la empresa: si venderá sólo al contado, o también a créditos, si las ventas se realizarán con tarjeta de crédito, etc. para poder estimar en que momento se producirán los ingresos. Las condiciones de compras de materias primas e insumos fijadas por los proveedores, para determinar en qué momento se producirán los pagos. Cómo se pagará a los empleados y en que momento en el tiempo habrá que hacer frente a los gastos fijos. Cuando deben pagarse los impuestos (ingresos brutos, IVA, impuestos a las ganancias, etc.) y las cargas sociales. Presupuesto financiero Ingresos Ventas contado Cobranzas IVA ventas Total ingresos Lic. María de Los Arcos Martínez 6

7 Posición financiera Egresos Compras contado Pago proveedores Sueldos y jornales IVA compras Cargas sociales Gastos variables de producción Comisiones Ingresos brutos Gastos fijos de Producción Gastos fijos de Comercialización Gastos fijos de Administración Pago posición IVA Impuesto a las ganancias Total egresos La posición financiera, en una primera versión, nos permitirá determinar el saldo de efectivo de cada período presupuestario, para conocer si tendremos déficit ó superávit. Habitualmente se establece un saldo mínimo de caja, que es lo que se desea tener en efectivo para enfrentar imprevistos. Posición financiera Primera versión + Ingresos - Egresos Saldo del mes Saldo anterior Saldo acumulado Saldo mínimo Superávit / déficit Si tenemos déficit podemos prever anticipadamente de donde obtendremos los fondos para financiarlo y si existe superávit podemos analizar que destino le daremos a los fondos. Si existiera déficit, podemos prever financiarlo con un adelanto en cuenta corriente, que si bien es una fuente de financiación cara, permite utilizar los fondos sólo cuando se los necesita y cancelarlos cuando se cuenta con los recursos suficientes. Una vez que resolvemos como invertir los fondos o de donde obtenerlos, se elabora la segunda versión de la posición financiera. Lic. María de Los Arcos Martínez 7

8 Posición financiera Segunda versión Saldo del mes Saldo anterior + Utilización del Adelanto - Cancelación del Adelanto Saldo acumulado Saldo mínimo Superávit / déficit Evolución del adelanto en cuenta corriente Saldo inicial + Utilización del Adelanto - Cancelación del Adelanto + Intereses Saldo final Si existiera superávit, podríamos depositarlo a plazo fijo, por ejemplo y retirarlo cuando se los necesita. Posición financiera Segunda versión Saldo del mes Saldo anterior + Depósito a PF - Retiros de PF Saldo acumulado Saldo mínimo Superávit / déficit Evolución del Plazo Fijo Saldo inicial + Depósitos a PF - Retiros de PF + Intereses Saldo final Una vez equilibrados ingresos y egresos, en una segunda versión, tenemos que corregir el presupuesto económico incluyendo los intereses a pagar o los intereses ganados, según corresponda. Lic. María de Los Arcos Martínez 8

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