Documentación del producto SAP Business ByDesign, agosto del Compras

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1 Documentación del producto PUBLIC Compras

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3 Tabla de contenidos 1 Compras Conceptos básicos Gestión de relación con proveedores Compras operativas Aprovisionamiento de activos en compras Automatización de Gestión de relación con proveedores Reembolso de impuesto sobre el valor añadido a empresarios locales en el extranjero Determinación de precios en Gestión de relación con proveedores Asignación de costes en Compras Tiempo y gastos de proyectos multisociedad Traslado de stock entre empresas Procesamiento de pedido de terceros Traslados de stock dentro de la empresa: India Compra por autoservicio Conceptos básicos Procesamiento de carritos de compra Tareas Crear un carrito de compra Crear un carrito de compra a nombre de Añadir una posición con límite a un carrito de compra Realizar el seguimiento del estado de la cesta de la compra Retirar de aprobación un carrito de compra Cancele un artículo solicitado en un carrito de compra Confirmar una entrega de un carrito de compra Confirmación rápida de entrega Confirmar la entrega de una posición límite de un carrito de compra Cancelar una entrada de mercancías y servicios de un carrito de compra Crear una devolución de mercancías para un carrito de compra Solicitudes de compra y pedidos Vista Solicitudes de compra Guía rápida de Solicitudes de compra Conceptos básicos Tareas Vista de pedidos Guía rápida Pedidos Conceptos básicos Tabla de contenidos P U B L I C 2014 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 3

4 Tareas Vista Informes Documentos liberados por contrato Historial de precios por producto y proveedor Supervisión de creación automática de pedidos Supervisión de pedidos Entregas previstas por semana Pedidos por asignación de cuenta Supervisión de solicitudes de compra Solicitudes de compra por asignación de costes Tareas comunes Configuración: Creación automática de pedidos Configuración: Clasificación fiscal para artículos con texto libre Entradas de mercancías y servicios Conceptos básicos Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de mercancías Cantidades en entradas de mercancías y servicios y devoluciones de mercancías Seguimiento de documento de aduana: México Vista productos a entregar Guía rápida para pedidos para entregar Tareas Vista Entradas y devoluciones Guía rápida Entradas y devoluciones Tareas Vista Informes Documentos liberados por contrato Supervisión de pedidos Entregas previstas por semana Pedidos por asignación de cuenta Facturación de proveedores Conceptos básicos Tipos de factura de proveedor Verificación de factura de proveedor Determinación de impuestos Detalles de Determinación de impuestos Determinación de retención de impuestos Proceso de aplazamiento de impuestos para facturación de proveedores Determinación de cuentas automática Flujo de documentos a contabilidad Asientos contables Vista tareas Guía rápida para Trabajo (en Facturación de proveedores) Conceptos básicos SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C Tabla de contenidos

5 Tareas Vista entrada de facturas Guía rápida para Entrada de facturas Conceptos básicos Tareas Vista facturas y abonos Guía rápida para Facturas y notas de crédito (en Facturación de proveedores) Tareas Vista Autofacturaciones Guía rápida para Autofacturación (en Facturación de proveedores) Conceptos básicos Vista Factura periódica Guía rápida para Facturas periódicas (en Facturación de proveedores) Tareas Vista Informes Documentos liberados por contrato Facturas con excepciones Estadísticas de pagos: Descuento por pronto pago Supervisión de facturas Tareas comunes Configuración: Clasificación fiscal para artículos con texto libre Tabla de contenidos P U B L I C 2014 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 5

6 1 Compras Resumen El área empresarial Compras le permite gestionar el ciclo de vida de las compras operativas. Esto cubre las actividades para controlar y gestionar de manera centralizada los pedidos, la colaboración de pedidos y las entradas de mercancías y servicios para la entrega de productos. Puede integrar y automatizar las tareas de compras, como la creación de pedidos, la recepción de confirmaciones de pedidos y la verificación de facturas de proveedor, lo que reduce errores y simplifica el proceso de aprovisionamiento en su totalidad. Además, el aprovisionamiento por autoservicio permite a los empleados crear, supervisar y controlar sus propios carritos de compra de modo descentralizado, lo que otorga a los compradores más tiempo para concentrarse en otras tareas. Relevancia El área empresarial Compras es relevante si necesita comprar stock para la fabricación o para la venta directa a los clientes. También es relevante si necesita comprar servicios o materiales que no son de almacén para las operaciones diarias de la empresa y si desea gestionar los costes de compras de manera centralizada. Los siguientes paquetes empresariales están asociados al área empresarial Compras: Gestión de pedidos y solicitudes de compra (obligatorio) Aprovisionamiento por autoservicio (opcional) Facturación de proveedor (obligatorio) Beneficios Intercambio de información mejorada entre los negocios y con los socios La solución del sistema soporta la integración de los procesos de compras con otros procesos empresariales fundamentales, como la gestión de la cadena logística, los proyectos y la contabilidad financiera. Esto significa que los empleados de todos los departamentos pueden acceder y monitorizar la información apropiada relacionada con las compras. Por ejemplo, cuando un empleado crea una solicitud de los materiales necesarios para un proyecto, el comprador y el jefe de proyectos responsable disponen de la información al instante. Del mismo modo, los empleados y los compradores pueden pedir productos en línea de catálogos actualizados de proveedores externos. Mayor eficacia mediante la automatización de los procesos empresariales El sistema le ayuda a automatizar los procesos, lo que significa que se requiere de una participación mínima de los empleados para realizar tareas rutinarias. Por ejemplo, el software puede determinar automáticamente la fuente de aprovisionamiento y puede crear y enviar el pedido. Con la verificación de facturas integrada, el sistema permite a los empleados crear facturas con o sin referencia a un pedido. El sistema une automáticamente las referencias y detecta las excepciones, como los duplicados y las variaciones en las facturas electrónicas. Los empleados sólo tendrán que participar cuando ocurran estas excepciones. Además, el sistema contabiliza las facturas y gestiona el pago una vez que se reciben las mercancías. Mayor enfoque en las tareas y los proyectos estratégicos La solución ofrece a los empleados y directores de compras una visión priorizada de sus tareas diarias. Las listas de trabajo, con alertas y excepciones, permiten a los empleados saber exactamente las actividades de compras que deben realizar. Además, el soporte para el aprovisionamiento por autoservicio del sistema permite a los compradores simplificar y acelerar los procesos de compra y reducir el volumen de tareas de compras rutinarias SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C Compras

7 2 Conceptos básicos 2.1 Gestión de relación con proveedores Resumen La gestión de relación con proveedores le permite consolidar sus relaciones con los proveedores, para mejorar los procesos de aprovisionamiento, reducir costos y convertir su relación con los proveedores en una ventaja competitiva. La gestión de relación con proveedores integra por completo los procesos de aprovisionamiento operativo y estratégico desde generación de demanda y aprovisionamiento de materiales y servicios nuevos hasta negociación de contratos y supervisión de documentos de compra, incluidas las facturas con el resto de los procesos empresariales, como logística, gestión de proyectos y gestión financiera. En consecuencia, puede colaborar con sus proveedores de forma más eficiente, automatizar procesos y evaluar continuamente la eficacia de las actividades de aprovisionamiento y las relaciones con los proveedores. Además, la gestión de relación con proveedores proporciona poderosas herramientas para informes que permiten un alto grado de transparencia del proceso y proporcionan una mejor perspectiva del rendimiento de las compras operativas y estratégicas para ayudarlo a obtener ahorros considerables. Los informes estándar ayudan a su empresa a supervisar el rendimiento de los proveedores, analizar el desarrollo de precios y gastos, además de hacer seguimientos de las solicitudes de compra, los pedidos, las facturas de proveedores y los contratos de compra. Compras La gestión de relación con proveedores asiste a su proceso de compras para que el proceso de aprovisionamiento sea automatizado mediante, por ejemplo, la supervisión y la gestión centralizada de las compras en toda la empresa, lo cual reduce el volumen de tareas de compra habituales. La verificación de facturas automatizada también está incluida en el proceso de aprovisionamiento, además de la notificación automática a Finanzas de datos relevantes para contabilidad, de pagos e impuestos que están vencidos, y de pagos a proveedores no residentes, cuando sean pertinente. Conceptos básicos P U B L I C 2014 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 7

8 Figura 1: Proceso de compra El proceso de compra estándar se produce de la siguiente manera: 1. De acuerdo con la configuración, se crea una demanda de una de las siguientes maneras: Para pedir materiales o servicios no de almacén, se puede crear un carrito de compra con catálogos que sirva como solicitud de autoservicio, en el centro de trabajo Página principal. Para obtener más información, consulte Procesamiento de carritos de compra [página 44]. Para pedir materiales de almacén, se puede crear una propuesta de compra en el centro de trabajo Planificación de aprovisionamiento. Para obtener más información, consulte Iniciar producción y compras. Para solicitar servicios externos para un proyecto, se puede liberar una solicitud de compra en el centro de trabajo Gestión de proyectos. Para obtener más información, consulte Guía rápida de proyectos. 2. El sistema crea automáticamente una solicitud de compra basada en la demanda ingresada. Para obtener más información, consulte Procesamiento de solicitud de compra [página 67]. 3. El sistema busca automáticamente fuentes de aprovisionamiento, como contratos o precios de lista, y, si está disponible, las asigna a la demanda. Si es necesario, un comprador también puede asignar manualmente una fuente de aprovisionamiento o datos de un pedido existente. Si no hay una fuente de aprovisionamiento disponible para un producto específico, un comprador puede hacer que el sistema cree una solicitud de aprovisionamiento en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, la cual inicia el proceso de solicitud de oferta. Para obtener más información, consulte Aprovisionamiento. 4. Según la configuración, el sistema puede crear automáticamente un pedido basado en una solicitud de compra. Un comprador también puede crear un pedido manual o directamente de una solicitud de compra. Para obtener más información, consulte Procesamiento de pedido [página 80]. 5. Si el sistema creó una solicitud de compra automáticamente, también la envía automáticamente al proveedor o a una impresora local. Si un comprador creó un pedido manualmente, el sistema lo envía automáticamente al proveedor una vez que el comprador hace el pedido manualmente. 6. Según la configuración, el sistema puede enviar el pedido como un formulario estándar, un formulario interactivo o por intercambio de datos electrónicos (EDX), que puede automatizar completamente la creación de la confirmación de pedido y actualizar el proceso en el sistema. En el resto de los casos, el comprador ingresa manualmente la confirmación de pedido en el sistema. Para obtener más información, consulte Confirmaciones de pedido [página 91]. 7. Según el origen de la demanda, la entrega de materiales y servicios se maneja de las siguientes formas: SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C Conceptos básicos

9 Para los materiales o servicios no de almacén, un comprador o el empleado solicitante pueden confirmar la entrega de materiales o la finalización de servicios (entrada de mercancías y servicios). Para obtener más información, consulte Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de mercancías [página 121]. Para los materiales de almacén, un empleado de almacén puede confirmar la entrega de materiales (entrega entrante). Para obtener más información, consulte Procesamiento de entregas entrantes. En el caso de los servicios provistos para los proyectos, según las parametrizaciones del pedido, el sistema puede crear automáticamente una entrada de mercancías y servicios en la hoja de horas de trabajo completada por prestatarios de servicios externos o jefes de proyecto (en nombre de los jefes de proyecto). Si es necesario, una persona responsable también puede crear entradas de mercancías y servicios manualmente. Para obtener más información, consulte Guía rápida de trabajo de proyecto. 8. Para las autofacturaciones y las facturas periódicas, el sistema crea automáticamente una factura de proveedor. En el resto de los casos, un contable ingresa manualmente una factura de proveedor con o sin referencia a documentos anteriores. El contable también puede escanear facturas en el sistema. Además, un contable puede también procesar solicitudes de anticipo de proveedores antes de la entrega o suministro de los materiales o servicios que se han pedido. Para obtener más información, consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia. El sistema verifica automáticamente una factura del proveedor y, si es necesario, genera excepciones por inconsistencias, como variación de precio o factura duplicada. Luego, se puede transmitir la excepción a la parte correspondiente para que la aclare o la acepte. Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 186]. 9. Si no hay excepciones o una vez que se resuelven todas las excepciones, el sistema contabiliza automáticamente la factura del proveedor para desencadenar el proceso de pago. El sistema notifica a la gestión financiera de: Datos relevantes para contabilidad Pagos e impuestos que están vencidos Pagos a proveedores no residentes, cuando sean pertinente. Para obtener más información, consulte Pagos salientes. Aprovisionamiento La gestión de relación con proveedores asiste sus actividades de aprovisionamiento al determinar, negociar y documentar fuentes de aprovisionamiento para sus demandas. Además, gestiona el ciclo de vida completo del contrato y proporciona a los empleados y proveedores información actualizada y precisa sobre los precios. También puede hacer un seguimiento del rendimiento del proveedor y supervisar su rendimiento mediante la identificación de proveedores más y menos eficientes, productos y categorías de productos. Para obtener más información, consulte Aprovisionamiento. Conceptos básicos P U B L I C 2014 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 9

10 Figura 2: Proceso de aprovisionamiento El proceso de aprovisionamiento estándar se produce de la siguiente manera: 1. Se identifica una demanda de aprovisionamiento en una de las siguientes maneras: El sistema no puede encontrar ninguna fuente de aprovisionamiento existente para materiales o servicios que están contenidos en solicitudes de compra. Vence un contrato de compra existente y es necesario renovarlo. 2. El sistema crea automáticamente una solicitud de aprovisionamiento basada en una solicitud de compra que es necesario aprovisionar o en un contrato de compra que vence. 3. Un comprador puede crear manualmente una solicitud de oferta y enviarla a uno o varios ofertantes. El sistema también puede crear, automáticamente, una solicitud de oferta basada en una solicitud de aprovisionamiento y enviarla el proveedor. 4. El sistema recibe ofertas de uno o varios ofertantes. Un comprador puede comparar, adjudicar o rechazar ofertas. 5. El sistema crea un pedido o un contrato de compra como documento siguiente basado en la oferta ganadora. Para obtener más información, consulteprocesamiento de solicitud de compra [página 67], Procesamiento de contrato de compra y Procesamiento de solicitud de oferta. Características clave de Gestión de relación con proveedores Para simplificar el proceso de aprovisionamiento operativo y estratégico de su empresa, la gestión de relación con proveedores lo ayuda a integrar y automatizar procesos y evaluar continuamente la eficiencia de las actividades de aprovisionamiento y las relaciones con los proveedores. Integración La gestión de relación con proveedores integra completamente los procesos de aprovisionamiento operativo y estratégico con lo siguiente: Gestión de cadena logística Para materiales de almacén, la gestión de relación con proveedores interactúa con la gestión de cadena logística mediante: La recepción de solicitudes de compra por medio de planificación de aprovisionamiento La recepción de datos de especificación de productos para ser usados en las solicitudes de compra y los pedidos La notificación a planificación de aprovisionamiento sobre los pedidos creados y sus cambios SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C Conceptos básicos

11 La recepción de información de entregas y devoluciones entrantes al proveedor, que, luego, actualiza automáticamente los pedidos dentro de la gestión de relación con proveedores La gestión de relación con proveedores también transfiere, a Facturación de proveedores en Gestión de relación con proveedores, información de entregas y devoluciones entrantes al proveedor confirmadas. La reconciliación de la cantidad entregada en facturas de proveedores contabilizadas y entregas entrantes confirmadas La anexión de documentos de inspección de calidad, definidos dentro de planificación de calidad, a pedidos o contratos de compra, y su envío a proveedores para ayudar a garantizar que se lleven a cabo las inspecciones de calidad que correspondan La creación de facturas de proveedores basadas en pedidos de terceros La creación de documentos de compra basados en traslados de stock entre empresas Gestión de relación con clientes Para el aprovisionamiento de terceros, Gestión de relación con proveedores interactúa con Gestión de relación con clientes de la siguiente manera: Un empleado, comprador o contable puede seleccionar una posición de pedido o de orden de servicio como asignación de costes en el carrito de compra, el pedido, la entrada de mercancías y servicios o la factura del proveedor. Un empleado, comprador o contable puede seleccionar una dirección de cliente como dirección de entrega en el carrito de compra, el pedido, la entrada de mercancías y servicios o la factura del proveedor. Gestión de proyectos Para los servicios proporcionados para proyectos, Gestión de relación con proveedores interactúa con Gestión de proyectos de la siguiente manera: Recibe solicitudes de compra de proyectos con asignación de costes a proyectos Crea carritos de compra, pedidos, entradas de mercancías y servicios, y facturas de proveedores con asignación de costes a proyectos Envía información acerca de la creación de carritos de compra, pedidos, entradas de mercancías y servicios, y facturas de proveedores a Gestión de proyectos Asigna proyectos a solicitudes de oferta y contratos para hacer el seguimiento de proyectos de compra, y de solicitudes de oferta y contratos de compra relacionados con cualquier otro tipo de proyecto Crea entradas de mercancías y servicios basadas en hojas de horas de trabajo aprobadas, para proyectos, que están completadas por prestatarios de servicios externos o jefes de proyecto en su nombre Gestión financiera Al usar documentos de compra, por ejemplo, pedidos, entradas de mercancías y servicios contabilizadas o facturas de proveedores contabilizadas, Gestión de relación con proveedores notifica a Gestión financiera de lo siguiente: Asignación de costes (centros de coste, proyectos, pedidos de cliente, órdenes de servicio) Información del libro mayor (basada en la categoría del producto o el grupo de determinación de cuenta) Impuestos Gastos Automatización Al automatizar el proceso de aprovisionamiento, la gestión de relación con proveedores minimiza la intervención de empleados necesaria para completar las tareas. La siguiente es una descripción de la automatización que se puede llevar a cabo en los pasos individuales en un proceso de aprovisionamiento estándar: Ingreso de demanda Conceptos básicos P U B L I C 2014 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 11

12 Un empleado puede ingresar una demanda directamente en el sistema mediante el autoservicio. Si un empleado añade productos de catálogos a un carrito de compra, el sistema determina automáticamente el precio y el proveedor, y también puede crear el pedido automáticamente. En la planificación de aprovisionamiento, el sistema puede crear propuestas de compra automáticamente y liberarlas en solicitudes de compra. Aprobación El sistema puede transferir automáticamente documentos de compra, como carritos de compra, pedidos, entradas de mercancías y servicios, contratos de compra o facturas de proveedores, para su aprobación. Al usar de límites de aprobación, los autorizadores pueden controlar automáticamente el gasto. Determinación de fuente de aprovisionamiento Si está disponible, el sistema asigna automáticamente fuentes de aprovisionamiento adecuadas basadas en contratos o precios de lista. Si existen varios contratos para un producto, el comprador puede utilizar regulaciones por cuota para poder determinar qué proveedor suministra qué cantidad del producto, o el comprador puede definir un contrato o precio de lista como fuente de aprovisionamiento fija. Según el volumen de compras y a la importancia de las mercancías y servicios que se deben comprar, es posible que no negocie contratos con su proveedor. En este caso puede usar precios de lista como alternativa simplificada para actualizar los datos maestros de precio y automatizar el proceso de compra. Para obtener más información, consulte Determinación de fuente de aprovisionamiento. Negociación de contrato de compra con el proveedor actual Una vez que un comprador decide renegociar un contrato existente directamente con el proveedor actual, el sistema crea automáticamente una solicitud de aprovisionamiento en la que se basa para crear, además, una solicitud de oferta. El sistema envía automáticamente la solicitud de oferta al proveedor actual. Cuando un comprador acepta una oferta, el sistema crea automáticamente un contrato de compra basado en la oferta. Determinación de impuestos El sistema determina automáticamente los impuestos según el país de la empresa, el proveedor y el tipo de producto suministrado. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 149] y Determinación de retención de impuestos [página 171]. Creación de pedido Si el sistema determina automáticamente la fuente de aprovisionamiento, también puede crear automáticamente un pedido según las parametrizaciones definidas. Para obtener más información, consulte Pedidos creados automáticamente [página 89]. Envío de pedidos El sistema envía automáticamente los pedidos a los proveedores mediante los canales de salida definidos, como fax, formularios de impresión o formularios interactivos por correo electrónico o por intercambio de datos electrónicos (EDX). Confirmaciones de pedido Si el sistema envía un pedido a un proveedor por medio de un correo electrónico con un formulario interactivo anexo o intercambio de datos electrónicos (EDX), el sistema crea automáticamente una confirmación de pedido en el sistema basada en la respuesta del proveedor, y notifica al comprador sobre las desviaciones del pedido. Entradas de mercancías y servicios para proyectos Según las parametrizaciones del pedido, el sistema puede crear automáticamente entradas de mercancías y servicios para proyectos basadas en hojas de horas de trabajo que fueron completadas por prestatarios de servicios externos o jefes de proyecto (en nombre de los prestatarios de servicios). Facturas de proveedor SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C Conceptos básicos

13 El sistema puede recibir facturas electrónicas de proveedores por medio de EDX sin necesidad de realizar ningún esfuerzo manual. Mediante la autofacturación, el sistema crea automáticamente facturas de proveedores basadas en entradas de mercancías y servicios, y entregas entrantes contabilizadas. Para obtener más información, consulte Procesamiento de factura de proveedor con Autofacturaciones [página 257]. Mediante el uso de facturas periódicas, por ejemplo, los pagos periódicos de alquileres, leasing o seguros, el sistema crea automáticamente facturas de proveedores en fechas de vencimiento definidas según la información que su empresa ha introducido en plantillas del sistema. Para obtener más información, consulte Facturas periódicas para facturas de proveedor. Un contable puede escanear facturas en papel en vez de introducirlas manualmente. El sistema busca automáticamente el número de pedido y lo añade como referencia a la factura del proveedor. El sistema crea una propuesta de factura basada en el número de pedido. Para obtener más información, consulte Guía rápida para Entrada de facturas (en Facturación de proveedores) [página 200] y Cargar facturas de proveedor escaneadas mediante el servicio de carga automática. Para obtener más información acerca de la automatización del proceso de aprovisionamiento, consulte Automatización de Gestión de relación con proveedores [página 19]. Análisis Varios informes de gastos de Gestión de relación con proveedores, como Gastos totales por categoría de gasto, Gastos por proveedor, Gastos por producto o Gastos por categoría de producto proporcionan una perspectiva del rendimiento de las actividades de compra y aprovisionamiento, proporcionan transparencia a los gastos de compras y a las categorías de gastos como gastos de contratos o de compras irregulares, y le permiten identificar oportunidades de reducción de costes. Los informes estándar ayudan a su empresa a supervisar el rendimiento de los proveedores, como la fiabilidad de precios, analizar el desarrollo de precios y gastos, y hacer seguimientos de las solicitudes de compra, los pedidos, las facturas de proveedores y los contratos de compra. Determinación de precios El sistema le proporciona varias maneras de definir precios complejos y simples en catálogos, contratos de compra, solicitudes de oferta, pedidos y precios de lista, según su volumen de compra, la importancia del producto o servicio para el éxito de su empresa y la importancia de la relación con los proveedores. El sistema también le permite definir condiciones de precio. Estas condiciones representan factores que se aplican cuando se calcula el precio: por ejemplo, cantidad, fecha, producto, descuentos o recargos, etc. Estos factores variables tienen influencia en el valor total. Se pueden combinar varias condiciones de precio. Para obtener más información, consulte Determinación de precios en Gestión de relación con proveedores [página 23]. Función organizativa Las funciones organizativas se usan para establecer autorizaciones para los procesos en los centros de trabajo. Estas funciones limitan las autorizaciones de unidades y empleados a acceder a ciertos documentos, como pedidos, devoluciones de mercancías, contratos de compra o facturas. Las autorizaciones se determinan de acuerdo a la asignación organizativa de los empleados, que se define en las categorías de trabajo correspondiente. En el sistema, Gestión de tareas empresariales hace referencia a las categorías de trabajo definidas para las funciones organizativas, para determinar los destinatarios de las tareas. Para obtener más información acerca de funciones organizativas y categorías de trabajo relevantes para Gestión de relación con proveedores, consulte Compras estratégicas, Compras operativas y Facturación de proveedores. Conceptos básicos P U B L I C 2014 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 13

14 Escenarios empresariales con Gestión de relación con proveedores Ciclo de aprovisionamiento (stock) El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basándose en un requisito que puede generarse de un sistema de planificación como, por ejemplo, un sistema de planificación de la necesidades de material (MRP). Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificación de la demanda y la creación de un pedido, pasando por la asignación automática o manual de fuentes de aprovisionamiento, el envío del pedido a un proveedor, hasta la entrada de mercancías y servicios, la verificación de facturas y el pago. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (stock). Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniería o activos fijos. Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto que necesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o descentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de proyecto en contabilidad financiera. Si existe un catálogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podrá crear automáticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podrá enviar solicitudes de oferta para determinar los proveedores apropiados. Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente u órdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock). Ciclo de aprovisionamiento (servicios) El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultoría y la formación, trabajo temporal o servicios de ingeniería. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de la compra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o, directamente por el comprador mediante un pedido. Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfieren directamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio de lista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automática. Si no existe fuente de suministro alguna, se puede enviar una petición de oferta para determinar un proveedor adecuado. Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para las demandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso de aprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios). Aprovisionamiento estratégico Los escenarios empresariales de Aprovisionamiento estratégico le permiten identificar y seleccionar nuevos proveedores adecuados y gestionar las relaciones con los proveedores existentes con el fin de cumplir las necesidades de compras habituales de la empresa. Ello implica desde la definición de las necesidades de un producto SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C Conceptos básicos

15 hasta la identificación y selección de los proveedores más adecuados y, finalmente, la negociación y creación de un contrato de compra con el proveedor seleccionado. Para obtener más información, consulte Aprovisionamiento estratégico. Gestión de catálogos de productos El escenario empresarial Gestión de catálogos de productos permite que su empresa utilice catálogos para gestionar de manera centralizada los materiales no de almacén requeridos para utilizarse, como los materiales de oficina, los materiales de muestra para ingeniería, sistemas informáticos o máquinas. Este escenario no se utiliza para productos que se almacenarán ya que se pueden obtener directamente a partir de una asignación de cuenta. Los compradores pueden gestionar un catálogo. Estos crean sus propios catálogos internos y acceden a los catálogos externos proporcionados por los proveedores mediante la interfaz de catálogos abierta (OCI). Este escenario también permite a su empresa especificar los proveedores y las categorías de productos estándar para los catálogos. Los catálogos publicados se pueden utilizar en otros escenarios de aprovisionamiento. Para obtener más información, consulte Gestión de catálogos de productos. 2.2 Compras operativas Resumen La solución SAP Business ByDesign hace que las compras operativas sean más rápidas y eficaces al integrar procesos de compras operativas en los centros de trabajo, tales como Solicitudes de compra y pedidos o Facturación de proveedores, haciendo posible un proceso simplificado y sin problemas. La solución comprende todas las funciones y procesos que como comprador necesite planificar, gestionar y evaluar con respecto al aprovisionamiento de productos de sus proveedores. Le permite actualizar solicitudes de compra, asignar fuentes de aprovisionamiento y transferir datos de las solicitudes de compra a los pedidos, utilizando opciones de creación predefinidas. Puede supervisar, actualizar o cancelar pedidos e iniciar procesos subsiguientes, como la confirmación de confirmaciones de pedidos, la recepción de mercancías y el tratamiento de excepciones en las facturas de proveedores. En la solución, los procesos de compras operativas están incorporados a los siguientes paquetes de configuración empresarial. Aprovisionamiento de material en stock El aprovisionamiento de material en stock soporta a su empresa en la compra eficiente de productos para cumplir con los requisitos, por ejemplo, para producción o ventas. En este escenario intervienen numerosas funciones de gestión de la empresas, desde la planificación de aprovisionamiento, las compras, la gestión de inventario y la creación de facturas hasta la gestión de pagos y la contabilidad financiera. Aprovisionamiento de servicios y materiales que no están en stock El aprovisionamiento de material y servicios ajeno al almacén le permite aprovisionar productos independientemente de los procesos de ejecución de producción y almacén, de manera que simplifica considerablemente el aprovisionamiento de productos para uso interno. En este escenario intervienen numerosas funciones empresariales dentro de la compañía, desde la compra, la gestión de entregas y la gestión de facturas hasta la contabilidad de pagos y la contabilidad financiera. El aprovisionamiento de servicios se admite como una variación. Gestión de pedidos y solicitudes de compra La Gestión de pedidos y solicitudes de compra le permite aprovisionar materiales o servicios de proveedores externos. La automatización del proceso de aprovisionamiento, como agrupar las solicitudes de compra en pedidos, Conceptos básicos P U B L I C 2014 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 15

16 reduce el margen de error y el tiempo empleado en las tareas rutinarias. La Gestión de pedidos y solicitudes de compra abarca: Solicitudes de compra Las solicitudes de compra le permiten gestionar las demandas de la planificación de necesidades de material, los carritos de compra o los proyectos que han de ser aprovisionados externamente. Las solicitudes de compra no se pueden crear manualmente. Pedidos Puede gestionar y supervisar los pedidos para obtener los productos pedidos a tiempo, en la ubicación correcta y en la cantidad solicitada. Los pedidos se pueden crear automática o manualmente. Confirmaciones de pedido Se suelen utilizar las confirmaciones de pedido para controlar el aprovisionamiento de las posiciones adquiridas necesarias para la producción. Pueden ser creadas manualmente por el comprador o ser enviadas automáticamente por el proveedor. Si han sido enviadas por el proveedor, el comprador solo deberá ocuparse de las confirmaciones de pedido divergentes. El comprador también puede recordarle al proveedor las confirmaciones de pedido que faltan. Entradas de mercancías y servicios Puede contabilizar entradas de mercancías y servicios, y puede recordarle al proveedor que faltan entregas. Si necesita devolver un material ya registrado en el sistema, puede contabilizar una devolución de mercancías. Si necesita cancelar una entrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías, puede crear una cancelación de la entrada de mercancías y servicios o una cancelación de la devolución de mercancías en el sistema. Aprovisionamiento autoservicio El aprovisionamiento por autoservicio le ayuda, como comprador, a gestionar eficazmente el aprovisionamiento de servicios externos planificados y no planificados, así como de materiales que no están en stock, desencadenados por empleados (utilizando carritos de compra) o por solicitudes de compra de los proyectos. Los servicios también pueden aprovisionarse directamente mediante la creación manual de pedidos. En este escenario intervienen numerosas funciones empresariales dentro de la compañía, desde la compra, la confirmación de servicios y la gestión de facturas hasta la contabilidad financiera y de pagos y la gestión de proyectos. Consulte también Procesamiento de solicitud de compra [página 67] Procesamiento de pedidos [página 80] Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de mercancías [página 121] 2.3 Aprovisionamiento de activos en compras Resumen Existe una gran variedad de productos que se pueden pedir en una empresa y, por lo tanto, son posibles varias variantes de proceso en el aprovisionamiento de activos, dependiendo del valor y la complejidad del producto a aprovisionar. Si el producto a aprovisionar es de gran valor y complejidad (por ejemplo, un edificio nuevo), el comprador suele trabajar de antemano en estrecha colaboración con el contable. Entonces se crea el activo fijo en el sistema antes de pedir mercancías y servicios con una asignación de cuenta a este activo fijo SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C Conceptos básicos

17 Si el producto a aprovisionar es de poco valor y complejidad (por ejemplo, un ordenador portátil nuevo), el activo fijo se suele crear automáticamente en el sistema en el momento de contabilizar la entrada de mercancías. Por ese motivo, en compras se utilizan materiales individuales, lo que puede llevar a la creación de activos fijos en la Gestión financiera. Requisitos previos Los materiales individuales nuevos sólo pueden crearse en el pedido para materiales no de stock o bien al introducir la entrada de mercancías y servicios. En el pedido, solo se pueden crear materiales individuales siempre que no se haya contabilizado ninguna entrada de mercancías y servicios para esta posición. Se puede asignar un nuevo material individual a un material individual existente en la columna Pertenece a material individual de la ficha Posiciones. Esto crea una referencia Pertenece a entre estos dos materiales individuales. Si asigna un material individual a otro material individual, este material individual debe hallarse en preparación (la entrada de mercancías y servicios aún no ha sido contabilizada, pero existe el material individual) o debe ser activo (ya se ha contabilizado la entrada de mercancías y servicios). Si el material individual al que se hace referencia utilizando la referencia Pertenece a es parte de otro documento, asegúrese de que el material individual se procesa primero en Gestión financiera (después de que se haya contabilizado una entrada de mercancías y servicios) antes de asignarlo a otro material individual. Asegúrese también de que se toma el material individual con el valor más alto como referencia Pertenece a a fin de garantizar que se procese primero en Gestión financiera y se cree un activo fijo (si se cumplen los criterios para la creación de activos fijos). La relación Pertenece a se tendrá entonces en cuenta correctamente y todos los materiales individuales asignados se asignarán al mismo activo fijo. Si desea asignar un nuevo material individual a otro material individual nuevo, el otro material individual deberá ser guardado primero y tener su propio ID. Se pueden crear hasta 100 materiales individuales para una posición de pedido. Flujo de proceso El aprovisionamiento de activos ofrece variantes diferentes: Creación de nuevos materiales individuales en el pedido 1. En el pedido, el comprador crea materiales individuales de forma manual utilizando Materiales individuales nuevos. En este caso, será obligatorio contabilizar también una entrada de mercancías y servicios para este pedido. 2. El sistema crea a continuación una cantidad de materiales individuales, en función de la cantidad pedida. 3. A continuación, el comprador puede añadir una descripción del material individual y asignar un material individual existente como referencia Pertenece a. A continuación, Gestión financiera verificará y evaluará la asignación. El material individual se asigna al mismo activo fijo que el material individual que se utiliza como referencia Pertenece a. Conceptos básicos P U B L I C 2014 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 17

18 Se hace un pedido de un monitor nuevo para un PC de sobremesa existente. Utilizando la referencia Pertenece a, se asigna este monitor al PC de sobremesa. En Gestión financiera, el monitor se asignará al mismo activo fijo que el PC de sobremesa. Una vez el usuario grabe el pedido, se visualizará el ID del material individual. 4. Después de haber creado el pedido, el contable puede crear manualmente activos fijos relacionados con los nuevos materiales individuales. En caso contrario, los activos fijos se crean automáticamente en cuanto se contabiliza la entrada de mercancías y servicios basándose en las reglas que dependen de la empresa, la categoría de producto y el límite de activación. La creación manual de activos fijos se utiliza generalmente en casos más complejos. 5. El comprador o el operador de almacén contabiliza una entrada de mercancías y servicios cuando se han entregado las mercancías pedidas. En muchos casos se asignan IDs de inventario a las mercancías recibidas. Si se hace un pedido de un monitor nuevo y un PC de sobremesa nuevo al mismo tiempo, se asignará la referencia Pertenece a una vez se confirme la recepción de mercancías y servicios. 6. Si un activo fijo se ha creado automáticamente, se creará una tarea para que el contable verifique que el activo fijo se ha creado correctamente tal y como se esperaba. Creación de nuevos materiales individuales en una entrega de mercancías y servicios Si se han creado materiales individuales en un pedido, se visualizarán y podrán ser actualizados en la entrada de mercancías y servicios que se crea para confirmar la entrega de las posiciones pedidas. En caso contrario, también se pueden individualizar materiales cuando se entregan los materiales y se contabiliza la entrada de mercancías y servicios: 1. El comprador crea una entrada de mercancías y servicios para confirmar la entrega de las posiciones pedidas. Al hacer clic en Nuevos materiales individuales, el comprador desencadena la creación de materiales individuales para las posiciones confirmadas en la entrada de mercancías y servicios. 2. El sistema crea las posiciones de material individual. El número de posiciones creadas es igual a la cantidad entregada confirmada en la entrada de mercancías y servicios, que, por defecto, es la cantidad pedida de la posición de pedido. 3. A continuación, el comprador puede actualizar una descripción del material individual, un ID de inventario o asignar un material pedido a un material individual existente. Así, Gestión financiera utiliza esta asignación para crear activos fijos de forma correspondiente. 4. Los activos fijos se crean automáticamente en cuanto se contabiliza la entrada de mercancías y servicios. 5. Si un activo fijo se ha creado automáticamente, se creará una tarea para que el contable verifique que el activo fijo se ha creado correctamente tal y como se esperaba. Creación de materiales individuales y activos previa al proceso de compra Este escenario se utiliza generalmente en casos empresariales más complejos. 1. El contable crea manualmente los nuevos activos fijos necesarios y los correspondientes materiales individuales después de la alineación con el comprador responsable. 2. El comprador crea entonces un pedido con asignación de cuenta a estos materiales individuales. 3. El comprador o el operador de almacén contabiliza una entrada de mercancías y servicios cuando se han entregado las mercancías pedidas. Los ID de inventario pueden asignarse en la pantalla correspondiente del material individual que se utiliza para la asignación de cuentas. 4. El contable introduce la factura y verifica la asignación de cuenta antes de que se contabilice SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C Conceptos básicos

19 Aprovisionamiento de activos mediante una factura de proveedor sin referencia de pedido El contable crea una factura de proveedor sin referencia de pedido. Es posible asignar las posiciones de factura a materiales individuales existentes o crear materiales individuales nuevos. Los activos fijos de estos materiales individuales se crean en función de las reglas actualizadas una vez se ha contabilizado la factura de proveedor. La referencia Pertenece a no se soporta en la factura de proveedor. En el caso en el que un activo fijo se corresponda con diversos materiales individuales, el activo fijo y los materiales individuales deberán crearse manualmente y la factura de proveedor necesitará contabilizarse con una asignación de cuenta a dichos materiales creados manualmente. 2.4 Automatización de Gestión de relación con proveedores Resumen Para ahorrarle tiempo en sus operaciones empresariales cotidianas, ciertas funciones dentro del software Gestión de relación con proveedores en la solución puede ser automatizado. Esta funcionalidad automatizada puede requerir que haga selecciones durante la configuración de su solución o durante el ajuste precio, donde puede definir las configuraciones relevantes. El sistema toma decisiones basándose en estas configuraciones predeterminadas y procesa las transacciones automáticamente. Creación automática de pedido En el sistema, la opción de creación estándar está predeterminada como creación manual de pedidos. Si es necesario, se puede modificar esta opción de creación estándar. Las normas pueden definirse o con el ajuste preciso o mediante el centro de trabajo Pedidos y solicitudes de compra. Puede seleccionar una de las siguientes parametrizaciones para cada categoría de producto: Crear pedido manualmente El comprador crea manualmente pedidos desde la solicitud de compra. Crear pedido automáticamente Cuando no hay una fuente de aprovisionamiento asignada a las solicitudes de compra, el comprador crea los pedidos manualmente. Cuando se ha asignado una fuente de aprovisionamiento, el sistema crea pedidos automáticamente. Si existe una fuente de aprovisionamiento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempre asigna automáticamente dicha fuente de aprovisionamiento. Determinación de fuente Cuando se utilizan los contratos para definir las relaciones de compra entre los proveedores, el sistema permite determinar automáticamente la fuente en base al criterio siguiente: Regulación por cuotas Usted define un número de cuota (participación de necesidades proporcionadas) y el sistema distribuye la necesidad en el ratio de número de cuota asignada mediante múltiples fuentes de aprovisionamiento (múltiples contratos para el producto). El sistema hará el seguimiento de la cantidad de cuotas asignadas para cada fuente de aprovisionamiento. Conceptos básicos P U B L I C 2014 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 19

20 El sistema decide sobre la secuencia de asignación calculando la valoración de cuota para cada fuente de aprovisionamiento. Las asignaciones se hacen empezando con el contrato que tenga el valor más bajo de la valoración de cuota. Fuentes de aprovisionamiento fijas Puede asignar un contrato como una fuente de aprovisionamiento fija a un producto. El sistema siempre selecciona esta fuente para todas las solicitudes de compra. Si también existe una regulación por cuotas para un producto, la fuente de aprovisionamiento fija tiene prioridad máxima como fuente de aprovisionamiento y entonces la regulación por cuotas no se utiliza para determinar la fuente. Para obtener más información, consulte Determinación de fuente de aprovisionamiento. Determinación de cuentas de pedidos con texto libre Puede definir un grupo de determinación de cuentas para los materiales y los servicios para cada ID de categoría de producto durante la actividad de ajuste preciso. El sistema hará referencia a estos datos y automáticamente asignará un grupo de determinación de cuentas cuando los pedidos se realicen para artículos con texto libre usando la categoría de producto designada. Para más información, consulte Definir clasificación fiscal para artículos con texto libre [página 118]. Autofacturaciones Puede que su empresa tenga que tratar con un número de proveedores sobre una base regular. Para dinamizar el proceso de facturación puede acordar pagar dichos proveedores utilizando la autofacturación (ERS). Esto significa que estos proveedores no necesitan enviarle sus facturas; en su lugar, el sistema utiliza los precios en los pedidos y las cantidades en las entradas de mercancías y servicios para crear y contabilizar las facturas en nombre de los proveedores. Se notifica entonces a los proveedores el valor de la factura creada en su nombre. Cada ejecución de autofacturación crea facturas para todos los pedidos marcados para autofacturación. La asignación de los pedidos a la autofacturación es automática, si se ha seleccionado la autofacturación para dicho proveedor. Puede deseleccionar la autofacturación para un pedido específico, si desea excluir dicho pedido de la ejecución de autofacturación planificada. El sistema copia, de los documentos de compra, los datos de facturación necesarios para la factura. El sistema crea facturas que cubren los valores y las cantidades acordadas con el proveedor. Para obtener más información, consulteguía rápida Autofacturaciones (en Facturación de proveedores) [página 253]. Facturas periódicas Para algunos procesos de facturación, como alquiler, leasing o seguros, la misma cantidad fija necesita que se facture varias veces en intervalos periódicos definidos. Para optimizar este proceso, las facturas periódicas ayudan a su empresa a crear dichas facturas periódicas de forma automática y sin recibir las facturas correspondientes de los proveedores para iniciar la creación de facturas. Automatizar dichos procesos vinculados a las facturas periódicas no solo aumenta la eficiencia del proceso de facturación, sino que ayuda a su empresa a aumentar la productividad global y ahorrar gastos en general. Las facturas periódicas no solo proporcionan funciones para copiar datos, sino para el seguimiento de datos que soporta su empresa al cumplir con los mecanismos de control financiero y de auditoría. Las facturas basadas en contratos de compra o pedidos, o las facturas que requieren un proceso de aprobación definido, no pueden crearse mediante las facturas periódicas. Para obtener más información, consulteguía rápida Facturas periódicas (en Facturación de proveedores) [página 266] SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C Conceptos básicos