CRECE CON INTERNET. Comparte contenidos y trabaja en colaboración en Internet

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1 CRECE CON INTERNET Comparte contenidos y trabaja en colaboración en Internet

2 Comparte contenidos y tarbaja en colaboración en Internet 1. Documentos online - Google docs - Zoho - Wikis 2. Los marcadores sociales Con el desarrollo de los servicios y aplicaciones a Internet para compartir contenidos se puede trabajar de manera colaborativa, es decir, que se puede trabajar con otros usuarios virtualmente y a distancia pero compartiendo un mismo espacio a Internet. A este conjunto de aplicaciones se las conoce como Groupware o herramientas colaborativas. La Red es un canal de comunicación para trabajar y compartir información. El objetivo de este taller es dar a conocer las posibilidades que ofrecen varios servicios para compartir contenidos de forma que se puedan crear y construir conjuntamente, almacenarlos y recuperarlos en cualquier lugar con acceso a Internet. El trabajo en el ordenador se amplía a la Red y los servicios que esta ofrece pueden ahorrar tiempo y permitir a los usuarios tener acceso a sus documentos escritos o a compartir información desde cualquier ordenador con conexión a Internet. Para esto se verán las posibilidades de los servicios de creación y almacenamiento como los de Google Docs y Zoho, los espacios wiki y el que pueden aportar los marcadores sociales, también conocidos como agregadores. 2

3 1. Documentos online Internet ofrece la posibilidad de compartir documentos y colaborar con otras personas haciendo equipo para crear documentos. Los denominados recursos web-based o basados en la red, permiten crear documentos online fácilmente. Utilizan la misma recopilación de programas o suite de Microsoft Office o de Open Office. Google Docs Es un servicio de Google del que se puede disponer cuando se tiene una cuenta a Gmail. Con este servicio se pueden crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y bases de datos desde la misma aplicación o importarlos utilizando su servicio a la web y compartirlos mediante el correo electrónico. Los archivos se almacenan a los servidores de Google y una vez almacenados pueden ser exportados en formatos estándar, ser enviados por correo electrónico o ser editados directamente. Todo lo que se realiza se guarda automáticamente para evitar pérdidas de información. Estas características no sólo permiten trabajar online, también permiten la colaboración con grupos de trabajo al poder compartirlo con otros usuarios al mismo tiempo. Capacidad de almacenamiento Las cuentas de Gmail tienen una capacitado de almacenamiento que se ajusta constantemente. Aún así, para servicios como Google Docs existen ciertos límites al manejar documentos por cada cuenta. Los documentos de texto pueden tener 3

4 hasta 500 KB y hasta 2 MB en el supuesto de que tengan imágenes; las hojas de cálculo pueden tener hasta filas, 256 columnas, casillas y 40 hojas, aunque sólo se pueden abrir hasta 11 hojas al mismo tiempo; las presentaciones pueden ser de hasta 10 MB. Google Docs funciona en los navegadores Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera y Safari. Las principales ventajas de Google Docs son: Los documentos se almacenan online de forma que se puede acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a Internet. Se pueden compartir con quien se escoja hacerlo y a cualquier dirección de correo electrónico y permitir su edición o publicación de forma que lo puedan ver varias personas o que sea del todo público. Soporta gran cantidad de formatos puesto que el procesador de texto puede editar documentos de Microsoft, Open Office y otros documentos y guardarlos en un mismo formato, el de Google Docs. Es una herramienta totalmente gratuita. Google Docs también tiene una versión por móviles. Cómo utilizar Google Docs? Se puede acceder desde una cuenta Gmail buscando el enlace en la parte superior de la página del correo electrónico o entrando directamente desde la dirección o al menú del buscador de Google. 4

5 Se pueden crear o subir los documentos desde el menú de la izquierda. En este mismo menú se pueden encontrar las opciones de búsqueda de los documentos de forma que si, por ejemplo, se hace clic sobre Soy el propietario, la bandeja que muestra todos los documentos cambiará, mostrando los elementos del propietario de la cuenta de Google Docs. También se encontrarán las carpetas propias y compartidas, los documentos de importancia marcados con una estrella, los documentos ocultos que no se quieren poner a disposición directa de visualización y los que se han enviado a la papelera pero no se han eliminado definitivamente. También se pueden hacer las búsquedas por el tipo de formato en el que se realizó el archivo. Crear un documento Al hacer clic sobre Crear nuevo se podrá escoger el tipo de documentos que se creará. Documentos escritos. Presentaciones. Hojas de cálculo. Formularios. Carpetes. 5

6 Documentos Al escoger Documentos, sale una ventana similar a la de los programas de este tipo, con las herramientas y menús básicos para crear documentos. En la barra de herramientas se encontrarán las opciones de guadar, imprimir, retroceder o adelantar, formatos de letras, enlaces, números y viñetas, alineación y revisión ortográfica. Menú archivo: A parte de las opciones básicas se encuentran otros propias de un documento online. para cargar al lugar de Google Docs un documento ya realizado en el ordenador. Ver historial de revisión: para ver los cambios efectuados sobre un documento. Descargar cómo: Para hacer las descargas de los documentos en el ordenador. Imprimir como página web: permite imprimir directamente en formato HTML. Menú Editar: Tiene las opciones de Editar CSS y Editar HTML para ver y editar el lenguaje de programación que habilita que un documento sea convertido en una página web- Si se hace clic en vista previa se puede visualizar la forma en qué quedará el documento publicado. Esta última opción también se puede ver al Menú Ver. 6

7 Menú Edición: Este es uno de los menús que contiene herramientas para agregar o cambiar el documento. Se recomienda utilizar en un trabajo colaborativo la opción de comentarios con la que se pueden hacer anotaciones al documento entre quien intervenga en él. Menú herramientas: En este menú se encontrarán opciones como Traducir el documento a otro idioma utilizando el servicio del traductor de Google, y el de buscar palabras tanto al servicio como a la web, utilizando el motor de búsqueda de Google. En la parte superior derecha se encontrarán los botones de Guardar y Compartir. En todo caso, el programa guarda automáticamente borradores de los documentos. Cuando se termina se hace clic a guardar y cerrar. Si el documento no ha sido guardado, a la parte superior izquierda aparecerá como Sin título, una vez se guarda, aparece el nombre del documento. 7

8 Cada vez que se guarde se señala la fecha y hora en que se ha guardado y la cuanta de usuario que ha realizado el último cambio. Los menús y herramientas tienen pequeñas variaciones de acuerdo al tipo de documento. Presentaciones: Habrá una columna con las diapositivas y se encontrarán los botones de herramientas como por el texto y por las imágenes. Las diferencias en los menús de presentaciones son pocas pero se establecen así: Menú Ver: se pueden hacer y ver notas del orador. Menú Insertar: Permite insertar vídeos y dibujos e importar diapositivas. Menú Formato: Permite hacer los cambios al diseño y forma de la diapositiva. Menú diapositiva: es el menú propio de la herramienta con el cual se pueden crear, duplicar y eliminar diapositivas. Menú tabla: Para la inserción y edición de mesas creadas o exportadas de otros documentos. Hojas de cálculo: Contiene los elementos básicos para la creación de hojas de cálculo y tablas. 8

9 Hoja de cálcul lculo sin guardar Menú Archivo: en este menú se encuentran las opciones de configuración que afectarán a los valores predeterminados del formato. Como por ejemplo, si el país es España, la moneda será el Euro. Menú editar: la novedad para el caso de las hojas de cálculo es la opción para definir y administrar rangos para los datos. Menú ver: permite ver la mesa de manera normal, compacta en pantalla completa, vistas de listas y agregar la barra de formulas. Menú insertar: permite insertar filas y columnas, formulas, gadgets, gráficas e imágenes. Menú Herramientas: permite ordenar los datos, inmovilizar filas y columnas, establecer reglas, validar datos y resolver condiciones de optimización de los datos a la tabla. Menú formulario: Propio de los hojas de cálculo, permite hacer la configuración de las formulas y respuestas, así como permite el acceso y el envío de los formularios a otros usuarios. Adicionalmente, se pueden hacer Formularios a Google docs para hacer cuestionarios, encuestas y bases de datos, entre otras posibilidades. 9

10 Para conformarlo se tiene que ir realizando las preguntas y las posibles respuestas, categorizando de acuerdo a los resultados esperados. Para hacerlo, se cuenta con varios tipos de pregunta en estilos de texto, texto de párrafo para enunciados, tipos de test, casillas de verificación, listas que se pueden escoger, escaleras y cuadrículas. Mientras se va realizando el formulario se pueden ir viendo las respuestas en un resumen o en una hoja de cálculo, a modo de tabla. También se pueden insertar comentarios o hacer ediciones a la confirmación de las respuestas al menú Más acciones. También se puede escoger el tema visual del formulario de entre una variada fuente de posibilidades, para dar carácter al formulario. 10

11 Carpetas Para organizar los diversos documentos, se pueden crear carpetas y después administrarlas. Permite hacer una descripción de los contenidos de la carpeta, mover entre carpetas, eliminar, cambiar el nombre. Para compartir las carpetas se hace clic a Compartir esta carpeta previamente seleccionada una y se tienen dos opciones: Invitar usuarios: Se puede invitar usuarios agregando directamente lo correos de estos. Les llegará un correo con el enlace al documento con un mensaje y un asunto. También se puede escoger de la lista de contactos haciendo clic a Escoger de los contactos. También se puede crear la lista sin enviar utilizando Añadir sin enviar invitación. Si ya se ha compartido previamente, se escoge la opción de usuarios con acceso para enviar la invitación. Esta opción permite crear acontecimientos con los contactos seleccionados utilizando la opción de calendarios de Google, que más adelante se explica en este dossier. 11

12 Finalmente, si se quiere permitir replicar las invitaciones se escoge la opción permisos adelantados en la que se permite el acceso a usuarios diferentes a la primera lista o permite a listas de distribución de Google Groups o externas hacer envíos de invitaciones. Subir Para subir archivos se hace clic en el botón Subir y se abre una ventana en la que se puede seleccionar el archivo que se quiere subir en el ordenador o escribir la dirección URL si el archivo se encuentra publicado en la web, por ejemplo, un PDF, y se le asigna un nombre diferente al archivo. El proceso es igual a cualquier proceso de adjuntar y subir archivos en el ordenador. Hay varias maneras de recordar cómo utilizar el servicio: la primera son los avisos informativos, si se quiere ver el funcionamiento se puede entrar a la dirección: google-ds/tour1.html Algunas recomendaciones: El acceso seguro vía SSL (Secure Socket Layer) para asegurar el acceso a datos privados, no está habilidad por defecto, así que la mejor opción es acceder desde la cuenta de correo y trabajar de manera segura. En todo caso, se debe tener presente la privacidad, puesto que muchas veces se da acceso a usuarios a las cuentas de Google de manera casi permanente y, el acceso a Google Docs, no requiere comprobación de contraseña una vez se le ha otorgado el permiso al usuario. 12

13 Google Docs cuenta con un servicio de Ayuda en inglés a: En este lugar también se pueden encontrar consejos para aplicar la herramienta a nivel empresarial y académico o agragar componentes relacionados con el servicio al navegador. Google calendar Este servicio tiene varias posibilitados de uso pero si se hace referencia al trabajo colaborativo, es una herramienta importante en la organización de trabajos. Se recomienda acceder igualmente desde el correo de Gmail para centrar las tareas en un mismo lugar. La primera vez que se accede aparece una ventana para establecer los datos del usuario, el país de uso y la franja horaria. Una vez dentro, se puede ver el calendario, donde el día y hora aparecerán resaltados. Al menú de la izquierda se podrá ver directamente el mes y las casillas establecidas por calendarios de trabajo específicos que pueden ser de un grupo de colaboradores. Para Crear uno de estos calendarios, se hace clic a Crear y se completan los datos que describen el calendario. 13

14 Para compartir el calendario con otra persona, se debe buscar la parte dónde se insertan los correos de los contactos con los que se quiere compartir el calendario. Se agrega el correo del contacto, se configuran los permisos por hacer los cambios a los acontecimientos o no, y se hace clic a añadir. Una vez se ha hecho esto, todo aquello que se agregue al calendario será conocido por todos los que han sido agregados. Es posible hacer público el calendario pero se recomienda no hacerlo. Otra herramienta colaboración relacionada con el calendario es la de los acontecimientos. Al hacer clic sobre Crear un acontecimiento, aparecen tres módulos. La primera ventana contiene servicios para crear el acontecimiento especificando las fechas, lugar y descripción. En este apartado se escoge uno de los calendarios creados, si el acontecimiento sólo interesa a un grupo. 14

15 La segunda ventana es la de Invitados en la cual se agregan las direcciones de correo electrónico. Se podrán establecer opciones para permitir a los invitados hacer invitaciones y, por último, se podrán escoger dentro de una lista de contactos disponibles. La tercera ventana es la de Opciones dónde se programan los avisos o Recordatorios, que llegarán al correo electrónico de los invitados al acontecimiento. También hay las opciones de Privacidad. Una vez hecho esto, se hace clic en Guardar. El acontecimientos se puede editar posteriormente haciendo clic sobre el mismo dentro el calendario. Después se puede consultar cada acontecimiento por día, semana, mes, haciendo clic a las pestañas de la parte superior derecha de la página. Si se quiere ver por completo se hace clic en Agenda y cada acontecimiento será del color que se le haya asignado al momento de crearlo. Google Groups Para entrar accederemos desde el correo pero haciendo clic en Más, y escogiendo el enlace a Grupos. También se puede entrar directamente a 15

16 Una vez allá, se hace clic a Crea y los pasos a seguir son: - Asignar un nombre al grupo. Crear una dirección de correo electrónico del grupo. Se agrega por defecto al nombre escogido googlegroups.com y se asigna igualmente una dirección al grupo cómo: - Se asignan los niveles de acceso escogiendo si es Público, Sólo anuncio o Restringido. Este último requiere de invitación y no aparece al directorio público de Google. Este servicio puede utilizarse para organizar grupos de trabajo contando con la posibilidad de hacer a modo de página web, documentos, compartir archivos y utilizar la herramienta de Debates, así como listas de distribución, entre otras. Debates: Se crea a modo de mensaje y llegará al grupo de usuarios. Se puede enviar desde la página de Google Groups o desde el correo de Gmail, agregando la dirección del correo del grupo que se genera por defecto al crear el grupo. Miembros: es la opción para agregar a los miembros del grupo haciendo clic al botón Añadir o invitar nuevos miembros. Se podrá ver el estado de cada miembro, la fecha en la cual se añadió y un enlaza a su dirección. 16

17 También se puede configurar el acceso y participación a los contenidos de cada miembro, haciendo clic en Editar la lista de miembro y los permisos del miembro. Esta acción traerá al panel de Herramientas de administración en la cual se puede ver el método de entrega y envío de entradas. Al hecer clic al editar se podrán ver el Alias, buscar correos recientes enviados desde el correo del miembro y asignar las formas de subscripción, tipo de miembro y permiso de entradas. También se pueden revisar las invitaciones y mensajes pendientes. Páginas: Esta es la herramienta que permite crear contenidos entre los miembros del grupo de forma que quede publicado en Internet. Es similar a un documento y contiene las mismas características básicas de creación. La diferencia es que al crearse, cualquier miembro del grupo puede aportar al documento, guardar y publicar. Al enlace opciones se puede establecer quien ve la página y quien la puede editar, así como duplicarla o suprimirla. 17

18 Archivos: Es la opción que permite subir al grupo archivos para ser compartidos por los miembros. Por hacerlo se hace clic al botón Seleccionar archivo y se siguen los pasos usuales para buscar un archivo en el ordenador y ver los archivos, el nombre de quien los ha subido y la fecha. Para abrir o descargar un archivo se hace clic encima del enlace del mismo y se siguen los pasos de cualquier descarga. Las opciones de administración se encuentran al menú de la derecha. Sobre este grupo: permite ver la información del grupo, cambiar el idioma, establecer categorías temáticas, editar y administrar las entradas RSS del grupo. Editar mi subscripción: permite a los miembros editar las opciones de recibimiento de correos o hacer cambios al correo y nombre del grupo. Configuración del grupo. En este submenú se accede a todas las opciones de cambio del grupo. - Acceso: para establecer quien accede, participa, crea, invita y modera y si se publica a los directorios de Google. - Aspecto: para seleccionar otros temas, fondos y personalizar fuentes y colores. - Navegación: para cambiar el orden y aparición de los temas al menú principal - Envío de correos: para incluir datos o firmas dentro los correos y configurar la manera en que se reciben las respuestas y notificaciones. - Categorías: para escoger una categoría de búsqueda en el supuesto de que el grupo se haga público o se pueda buscar desde el directorio de Googlegroups. 18

19 - Opciones avanzadas: en este se pueden hacer cambios de fondos de tipo administrativo de los archivos y contenidos, así como Suprimir el grupo. Generalmente, sólo el propietario puede acceder. También se puede contar con otros servicios asociados a programas del ordenador para ser utilizados directamente a Internet. Zoho Zoho es un conjunto de programas similares a los que se pueden tener en un ordenador. Para utilizarlo es obligatorio registrarse en La gran mayoría de programas son de carácter gratuito, aunque muchas herramientas se encuentran todavía en fase beta, se ejecutan a cualquier navegador. Su diseño hace que cualquier usuario las pueda utilizar y ofrecen diversidad de programas clasificados en dos categorías: como suite de Office y como Utilidades. La primera reúne las aplicaciones de productividad y colaboración. Cuenta con la capacidad de compartir archivos públicamente para que otros puedan verlos en incluso editarlos, seguir datos mientras se trabaja, importar y exportar archivos 19

20 creados a Microsoft Office y OpenOffice, así como la capacidad de publicar a blogs. El más interesante es la capacidad de almacenamiento y la posibilidad de utilizar sus aplicaciones para crear otras (Mashups). La mayoría de las aplicaciones están en inglés. Las más utilizadas son: Zoho Writer: procesador de texto. Zoho Sheet: hoja de cálculo. Zoho Show: editor de diapositivas. Zoho Wiki: editor de wikis. Permite establecer wikis públicas o privadas, facilita la creación de grupos de trabajo. Las wikis públicas serán indexadas y aparecerán a los resultados de los motores de búsqueda. Cuenta con almacenamiento ilimitado de páginas y sub-páginas. Zoho Notebook: aplicación multipropósito. A parte de poder trabajar con texto e imagen, permite la inserción de vídeo y audio a los proyectos que se realizan. Igual qie las fuentes RSS, permite establecer permisos de lectura y edición, y cuenta con almacenamiento ilimitado de proyectos. Zoho Meeting: aplicación de conferencias web. Permite conversar en vivo con otras personas, facilita la creación de canales para tal efecto y ofrece acceso remoto al PC anfitrión. Zoho Projects: administrador de proyectos. Ofrece control total para gestionar cualquier tipo; permite asignar trabajos a los miembros que se encuentren vinculados, junto con el plazo para qué se lleven a término, traer la cuenta de las acciones que ya se han realizado y el que queda por hacer, cargar archivos, entre otras. Zoho CRM: aplicación de administración y gestión. Permite tener una agenda de contactos, atreas por hacer, gestionar grupos de usuarios, entre otros. Zoho Creator: aplicación que permite la creación de mini-aplicaciones web utilizando mashups. Zoho Planner: organizador personal. Combina una lista de trabajos, un bloque de notas y una lista de recordatorios. Permite insertar imágenes y archivos a las notas, tener una lista de trabajos pendientes, marcarlas cuando se vayan realizando y tiene almacenamiento ilimitado de páginas. 20

21 Zoho Chat: aplicación de chat. Zoho Mail: groupware que incluye un cliente de correo electrónico, una aplicación de sincronización de archivos, un calendario, entre otras. Zoho Polls: aplicación que permite la creación y control de encuestas y su inclusión a blogs. Site 24x7: aplicación que permite el control y seguimiento de lugares web. Genera informes que se envían al correo del usuario ( si este lo permite) cada 3 días. Es gratuito hasta 2 sitios web. Wikis Un Wiki palabra que proviene del hawaiano y que significa rápido es un lugar web que permite ser editado por varios usuarios de manera colaborativa. Los usuarios crean, modifican o borran una información que, a su tiempo, es posible compartir. Esta forma de hipertexto se denomina wiki o WikiWeb. Para empezar, los Wiki se titulan y este título es el enlace para todas las entradas. Por ejemplo, a Wikipedia se introduce una palabra y se marca como título de página wiki, y esta quedará a su URL Un wiki permite que se escriban artículos colectivamente (*co-autoría) de manera colaborativa desde el navegador. El trabajo colaborativo significa que varias personas pueden compartir una página web, accediendo a editar entradas y disponer de un espacio compartido para publicar unos contenidos. Por supuesto, los wikis cuentan con una figura de administrador, que es quien crea o administra las entradas y participaciones, y la del moderador de contenidos, para asegurarse del buen uso del espacio. Ventajas: o Trabajar colaborativamente o Contar con un historial de cambios que permite recuperar estados anteriores y ver los responsables de cada cambio o Facilitar el mantenimiento conjunto 21

22 o Controlar las entradas: sin revisión previa no se actualiza el contenido o Crear y mejorar las páginas de manera instantánea. o Rápida actualización o La mayoría de los wikis están abiertos al público sin registrar cuenta de usuario. o Si se requiere, se puede obtener una wiki-firma, adquiriendo un nombre de usuario se pueden abrir cuentas a wikis privados. o Se pueden realizar búsquedas en varios wikis a la vez utilizando un metawiki. Por ejemplo: El más conocido de los wikis es Wikipedia, una enciclopedia colaborativa que pone en común la información de los usuarios para definir un concepto. En todo caso, los wikis pueden centrarse en acciones colaborativas de todo tipo que pongan en común conocimientos o textos dentro de los grupos que se han hecho para trabajar. Wikispaces Este portal de wikis es uno de los más utilizados y se encuentra en varios idiomas. Para crear uno, se empieza por hacer clic en Join (unirse), puesto que se trata dw un trabajo colaborativo. Una vez hecho, 22

23 llega un mensaje de confirmación al correo y desde este se puede tener acceso al panel de control del wiki. Se escogerá un nombre, permisos y tipos de wiki y, con un clic en Crear, ya se tendrá una página wiki. Las instrucciones a tener en cuenta para su creación y mantenimiento están en la página de inicio. Aún así, antes de empezar surge una ventana en inglés con enlaces y explicativos que forman parte del menú Ayuda. Una vez creado, se puede empezar a formar la página. Los cambios se graban constantemente y el propietario puede establecer las bases de administración en Administrar Wiki. Al enlace Nueva Página se da inicio a la creación del espacio Wiki. El nombre de la página será el que se encuentre publicado en Internet. Se abrirá una página en la que se podrán insertar textos, imágenes, enlaces, vídeo, mesas y otras de manera fácil. 23

24 Se podrá guardar el borrador haciendo clic a Save draft o Previsualizar para ver como se verá publicado y Guardar. Si por alguna razón se sale del wiki se podrá recuperar haciendo clic en edit button. Saldrá un aviso con dos opciones, Load es por recuperar el último borrador, Discard es para descartarlo. Para explicaciones adicionales se puede consultar 2. Los marcadores sociales Los marcadores sociales son una manera de almacenar, clasificar y compartir enlaces a Internet, servicios especializados en varias áreas y noticias. Para un trabajo colaborativo, facilitan la búsqueda de enlaces a fuentes. Los usuarios guardan una lista de recursos de Internet que consideran útiles y estas listas pueden ser públicas o privadas: se trata que otras personas con intereses similares puedan ver los enlaces por categorías, etiquetas o al azar. También categorizan los recursos con tags o etiquetas, que son palabras asignadas por los usuarios relacionados con el recurso. 24

25 De esta manera, se pueden buscar marcadores asociados a las etiquetas y se pueden clasificar de acuerdo al número de usuarios que los han marcado. Se puede votar el mejor, comentar, importar o exportar, enviar por correo electrónico o subscribirse a notificaciones automáticas. Incluso crear grupos o redes sociales. Notificación automática Se realiza con la opción de subscribirse a RSS y se puede estar al corriente de la de las novedades en una categoría determinada. Se mesura la utilidad de los recursos con las clasificaciones que surgen de lo que los usuarios encuentran más útil. 25

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