FECHA NOMBRE CIUDAD PAIS WEB SUPERFICIE +/-

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR EL CONTRATO DE CREATIVIDAD Y DISEÑO, CONSTRUCCIÓN EN RÉGIMEN DE ALQUILER, MONTAJE, DESMONTAJE, TRANSPORTE, ALMACENAJE, MANTENIMIENTO Y SERVICIOS COMPLEMENTARIOS DE LOS STANDS PROPIOS DE LA AGENCIA DE TURISMO DE LAS ISLAS BALEARES EN LAS FERIAS NACIONALES E INTERNACIONALES DE TURISMO PLANIFICADAS EN La ATB contratará la creatividad y diseño, la construcción en régimen de alquiler, montaje, mobiliario y otros elementos de decoración, mantenimiento, desmontaje y servicios complementarios, de todos los stands propios de la ATB para la participación en ferias nacionales e internacionales durante el año Siguiendo las directrices del Plan Integral de Turismo de las Islas Baleares (PITIB), la promoción en acciones below the customer (BTC), y más concretamente la asistencia a ferias generalista y especializadas, es una táctica que se enmarca dentro de branding del destino. Con presencia en las ferias más importantes tanto nacionales como internacionales se minimizarán los costes y optimizarán los recursos en concordancia con la racionalización de las acciones below the customer descritas en el PITIB. La empresa adjudicataria deberá adaptar los elementos de construcción siguiendo una misma línea creativa y, por lo tanto, de diseño en todos los stands, por lo que la percepción visual será de unidad en cualquier feria en la que los destinos gestionados por la ATB tengan presencia de marca (branding) 1

2 INDICE 1. Objeto 2. Objetivos de la ATB 3. Trabajos y servicios a realizar 4. Diseño 5. Imagen, identificación, visibilidad y diseño gráfico 6. Rotulaciones 7. Solado 8. Estructura 9. Iluminación 10. Electricidad/voz y datos/telecomunicaciones/agua y otras 11. Nuevas tecnologías 12. Otros 13. Anulación de un certamen 14. Plazos de entrega 15. Entrega de la documentación para la valoración técnica 16. Criterios de adjudicación 17. Presupuesto del contrato: precio de licitación 18. Forma de pago 19. Duración del contrato 20. Derechos de imagen y propiedad intelectual 21. Control y seguimiento 22. Confidencialidad ANEXOS Anexo I Características específicas de las ferias Anexo II Planos de situación ferias proyecto de ejecución Anexo III Categorías de producto PITIB ( ) Anexo IV Distinciones otorgadas por la UNESCO (logos) Anexo V Requerimientos técnicos de los dispositivos para recintos feriales Anexo VI Calendario de uso de los dispositivos en recintos feriales Anexo VII Marcas de destino (logos) y logotipos institucionales 2

3 1. OBJETO El presente Pliego de Prescripciones Técnicas tiene por objeto establecer las condiciones a las que deberán ajustarse los trabajos de creatividad y diseño, la construcción en régimen de alquiler, montaje, mobiliario y otros elementos de decoración, equipamiento, puesta en funcionamiento, mantenimiento, desmontaje, seguros, transportes y servicios complementarios, de los stands propios de la ATB en las siguientes ferias previstas para 2014: CO D FECHA NOMBRE CIUDAD PAIS WEB SUPERFICIE +/ /01 CMT FAHRRAD & STUTTGART ALEMANIA messe-stuttgart.de 40 m² WANDERN /01 FERIEN VIENA AUSTRIA ferien-messe.at 30 m² /01 BOOT BUCEO DÜSSELDORF ALEMANIA boot.de 25 m² DÜSSELDORF /02 BOOT NÁUTICA DÜSSELDORF ALEMANIA boot.de 30 m² DÜSSELDORF /01 FITUR MADRID ESPAÑA ifema.es/fitur 560,5 m² 6 30/01-02/02 FESPO GOLF ZÜRICH SUIZA golfmesse.ch 36 m² /02 REISEN HAMBURGO ALEMANIA ferienhamburg.de 40 m² /02 EUDISHOW MILAN ITALIA eudishow.eu 16 m² /02 HANSEGOLF HAMBURGO ALEMANIA hansegolf.com 26 m² /02 BIT MILAN ITALIA bitfieramilano.it 70 m² /02 RHEINGOLF DÜSSELDORF ALEMANIA rheingolf.de 30 m² /03 ITB BERLIN ALEMANIA itb-berlin.de 100 m²* /03 DIVE TRAVEL SHOW MADRID ESPAÑA divetravelshow.com 20 m² /03 MITT MOSCU RUSIA mitt.ru 60 m² /03 SALON LYON FRANCIA randonnee.org 30 m² RADONNDÉE /04 S.I.T.C. BARCELONA ESPAÑA saloturisme.com 70 m² /05 EXPOVACACIONES BILBAO ESPAÑA expovacaciones.eu 70 m² 18 18/05 GARMIN VELOTHON BERLIN ALEMANIA garmin-velothonberlin.de Carpa** /05 IMEX FRANKFURT ALEMANIA imex-frankfurt.com 100 m² /07 THE MEETING LONDRES REINO UNIDO themeetingsshow.co 20 m² SHOW m /09 TOURNATUR DÜSSELDORF ALEMANIA tournatur.com 40 m² /09 SALÓN NÁUTICO BARCELONA ESPAÑA salonnautico.com Carpa** 23 OCT. DIVE SHOW BIRMINGHAM REINO UNIDO diveshows.co.uk 20 m² 24 NOV. BTC FLORENCIA ITALIA btc.it 20 m² /11 WTM LONDRES REINO UNIDO wtmlondon.com 100 m²* /11 I.G.T.M. VALENCIA ESPAÑA igtm.co.uk 63 m² /11 E.I.B.T.M. BARCELONA ESPAÑA eibtm.com 100 m² * Stand dentro de Turespaña ** Superficie de la carpa +/- 20 m² 3

4 Las medidas indicadas, de cada una de las ferias, podrán ser susceptibles de cambios en función del proyecto presentado. En el caso de producirse alguna modificación en la superficie de alguna de las parcelas, la ATB sólo asumirá: Cuando sea un incremento de la superficie: el importe que exceda del 10% de la superficie contratada inicialmente, salvo en el caso de incremento por anulación de otro certamen (ver apartado 13 de estos pliegos). Dicho incremento también afectará al mobiliario, tanto genérico como específico de las pixelsense y tablets, iluminación, solado, cableado y cualquier otra necesidad no programada. Cuando sea un detrimento de la superficie: solamente se reducirá del importe adjudicado el que exceda del 10% de la superficie contratada inicialmente. A estos pliegos se adjuntan los planos de situación de las ferias para las cuales los licitadores deberán presentar proyectos de ejecución (FITUR, IMEX, TOURNATUR y GARMIN VELOTHON) ANEXO II. Estos planos pertenecen a las ferias desarrolladas durante 2013 por lo que serán orientativos. Los criterios de valoración se regirán por los metros estipulados en el apartado 1 de estos pliegos y no por las medidas reflejadas en los planos. Los planos finales serán proporcionados por la ATB en tiempo y forma. Las fechas de realización de algún certamen podrían sufrir cambios, no obstante, serán comunicados por ATB en cuanto tenga conocimiento de las nuevas fechas de celebración. 2. OBJETIVOS DE LA ATB Los licitadores presentarán un DISEÑO LIBRE, debiendo ajustar e incluir los requerimientos técnicos que se detallan en estos pliegos. Asimismo, deberán tener en cuenta en la propuesta del proyecto que presenten, los siguientes objetivos generales que persigue la ATB: 2.1. Presentar su imagen de marca en un stand dotándolo de instalaciones modernas y atractivas, con un diseño y decoración en conjunto armónicos Mostrar sobre la base de soportes electrónicos e informáticos toda la información de las marcas que componen las Islas Baleares. Más concretamente la ATB proporcionará los siguientes soportes electrónicos; 8 pantallas táctiles Samsung SUR 40 Pixelsense y 16 Tablets Microsoft Surface para la visualización de los recursos turísticos de las Islas Baleares durante las acciones promocionales. Sin perjuicio que se introduzcan más soportes o se precisen de nuevos (por ej. proyección de vídeos 360 en grandes pantallas panorámicas) con el objetivo de continuar con la 4

5 innovación que ha hecho de Baleares líder en la introducción y desarrollo de tecnología aplicada a entornos feriales Servirse de instalaciones con un diseño funcional, con equipamientos y componentes DE GRAN CALIDAD, que den respuesta a las necesidades de la ATB. 3. TRABAJOS Y SERVICIOS A REALIZAR Los trabajos y servicios a realizar, referidos a los stands de la ATB en las ferias mencionadas en el apartado 1 del presente Pliego, son: 3.1. El diseño de los stands, atendiendo a las necesidades y requerimientos técnico definidos en el presente Pliego de Prescripciones Técnicas Según las características específicas de las ferias, estas se dividirán en 4 grandes bloques. Todos ellos deberán mantener la misma imagen e identidad, pero siempre adaptándose a las necesidades de cada feria: Grupo A: ferias de gran formato Grupo B: ferias de producto Grupo C: ferias formato carpa Grupo D: asistencia a ferias dentro del stand de Turespaña 3.3. Se hará un proyecto de ejecución completo para las ferias siguientes, que se entregará en el proceso de licitación para su valoración por la Mesa de Contratación: Grupo A: FITUR Grupo B: IMEX Grupo B: TOURNATUR Grupo C: GARMIN VELOTHON Se deberá tener en cuenta tanto las características generales como específicas indicadas por la ATB para cada una de estas ferias (Anexo I) El proyecto de ejecución constará de la siguiente documentación técnica: En este sobre habrá de especificarse para cada feria, del apartado 3.3, la siguiente documentación: Memoria justificativa de la propuesta Acabados, características de los materiales, colores y texturas Descripción del mobiliario 5

6 Instalaciones y equipamientos (iluminación, voz y datos, otros, etc,) Presupuesto desglosado por partidas, y estado de mediciones y calidades Documentación gráfica: Planos de distribución con mobiliario, alzados y secciones con rotulación Planos acotados Planos de instalaciones Perspectivas y/o técnicas equivalentes que ofrezcan una clara comprensión y definición de los stands Toda esta información se presentará en formato DIN A3 y en formato digital (.pdf y.dwg), no se admitirán maquetas, sólo fotografías de las mismas En caso de ferias cuyas fechas se solapan, el adjudicatario tendrá la obligación de aportar todos los elementos necesarios, para que todos y cada uno de los stands puedan construirse de acuerdo a los servicios que debe prestar y las indicaciones expuestas en este pliego Se cumplirán las diferentes normativas feriales en materia de seguridad, altura máxima de los elementos estructurales, tiempos de desarrollo de montaje y desmontaje etc. En todos los casos, deberán aplicarse las soluciones más adecuadas y satisfactorias para preservar la estética ante cualquier contratiempo. En caso de stands contiguos con alturas superiores al construido para la ATB, se deberá velar por que los acabados que linden sean estéticamente correctos y den continuidad a la línea de diseño del stand Una vez adjudicado el concurso, y previo a su ejecución, la ATB se reserva el derecho a realizar los cambios en la distribución de los espacios dentro del stand, sin coste alguno. Asimismo, el adjudicatario está obligado a realizar todos los cambios necesarios para conseguir la aprobación definitiva por parte de los técnicos de la ATB Construcción en régimen de arrendamiento de los stands y su equipamiento, incluyendo mobiliario, decoración, ornamentación, soportes informáticos, electrónicos, producción gráfica, de audiovisuales y servicios complementarios El adjudicatario está obligado a construir-producir siguiendo fielmente las especificaciones del proyecto de ejecución presentado, y las modificaciones acordadas en el transcurso de las obras, así como a no efectuar ninguna 6

7 modificación sobre el proyecto sin el consentimiento expreso de la dirección de la ATB Pre-construcción de un tramo construido del stand en el que se puedan ver todo tipo de detalles, incluyendo acabados, mobiliario, iluminación, audiovisual, fotografías, impresiones, etc. para su supervisión por parte de los arquitectos y el Área de Promoción de la ATB. También servirá para tomar todas y cuantas decisiones sean posibles con el fin de alcanzar un alto nivel de calidad en el mismo y construcción de todos los elementos posibles antes de los días del montaje de cada feria, pudiendo ser extrapolado al resto de espacios que forman los stands de les Illes Balears. La pre-construcción de este espacio o de varios podrá ser re-utilizado. El adjudicatario propondrá las fechas idóneas para la realización de la preconstrucción y que deberá ser antes de la celebración de la primera feria El transporte, montaje, desmontaje, reciclaje, embalaje y almacenamiento de los stands y sus equipamientos, incluyéndose en el desmontaje la retirada de todos los materiales, debiendo el adjudicatario dejar las instalaciones feriales en su estado original, y con arreglo a las normas de cada feria. Así como, el transporte y las entregas de los materiales donde el promotor indique El adjudicatario se encargará del transporte de material de promoción, propaganda, folletos, expositores enrollables, productos locales para degustaciones, etc., desde su sede central en España hasta el lugar donde se celebre la feria, así como de la colocación de dicho material en los espacios previstos a tal efecto en cada uno de los stands, siguiendo las indicaciones del responsable de la ATB. Dicho material deberá estar colocado a la entrega de llaves del stand. La ATB enviará el material a su sede en España con suficiente antelación para que éste pueda realizar el envío al lugar de la feria con previsión El adjudicatario deberá custodiar y transportar un stock de Pixelsenses y Tablets, que variará según un calendario de uso de los dispositivos en recintos feriales (ANEXO VI). La empresa adjudicataria, por tanto, se responsabilizará del transporte de las flightcases metálicas en las que se almacenan las pixelsenses, así como de su 7

8 instalación en todas las ferias. También se encargará de la instalación de las tablets o cualquier otro equipo informático, eléctrico, o audiovisual Asimismo, contratará un seguro tanto para las pixelsense como para las tablets ante pérdida, rotura y robo desde la salida de las instalaciones de la empresa adjudicataria hasta su regreso a las mismas, para todas las acciones promocionales La contratación de todos los servicios complementarios a los anteriores, y que son necesarios para garantizar el impecable estado y funcionamiento de los stands de la ATB, como: La limpieza de los stands y del mobiliario, el día previo a la fecha de inauguración de cada una de las ferias El adjudicatario dará el servicio diario y PERMANENTE de limpieza del stand, de manera que, a lo largo de todo el día, esté en condiciones óptimas de pulcritud y limpieza. También se encargará de la retirada de basuras, a lo largo de todos los días de la actividad ferial El adjudicatario realizará todas las gestiones, trámites y trabajos que correspondan para el establecimiento de los servicios y suministros necesarios para la realización del objeto del contrato, como son la contratación de la toma de energía eléctrica, líneas de teléfono convencional, líneas de conexión a Internet, ADSL, wi-fi, toma de agua, alquiler de material inherente al montaje (grúas, toros,...) así como el canon de montaje, certificaciones técnicas, dirección de obras, y asumirá el coste de dichos servicios La ATB únicamente asumirá el coste de las llamadas efectuadas durante la celebración de la feria y según detalle de la compañía telefónica correspondiente. El resto de suministros serán asumidos por el adjudicatario El adjudicatario se responsabiliza de la construcción y seguridad de las estructuras mediante el cumplimiento de las condiciones de seguridad y estabilidad de estructuras portantes Serán por cuenta del contratista los gastos derivados de permisos, visados o licencias que fuesen necesarios para la instalación del stand de cada feria. 8

9 3.16. El adjudicatario estará obligado a prestar un servicio de mantenimiento permanente y general de los stands durante todos los días de celebración de la feria, para lo cual el adjudicatario estará obligado a mantener los operarios necesarios para garantizar el arreglo inmediato de cualquier problema, solventar cualquier defecto, vicio o rotura, sea de índole técnico, eléctrico, informático, audiovisual, etc. El adjudicatario asumirá íntegramente el coste de dicho servicio de mantenimiento. El adjudicatario revisará cada día, antes de la apertura de la feria, todos los elementos técnicos: iluminación, proyectores, equipos sonido, pantallas, etc. Con el fin de garantizar su correcto funcionamiento durante toda la feria El adjudicatario se encargará, en aquellas ferias que se requieran, de la atención en el guardarropía, y deberá mantener la(s) persona(s) necesaria(s) para garantizar el servicio desde media hora antes de la apertura hasta el cierre de la feria, todos los días que dure la misma Seguridad y salud en el trabajo. El contratista se encargará de elaborar un plan de seguridad y salud en el trabajo, y determinará un responsable-coordinador en la materia durante las obras y en el transcurso de las ferias garantizando la seguridad total del stand. También se deberá realizar los trámites necesarios en cuanto a la seguridad y salud de aquellas ferias en que las organizaciones feriales así lo requieran El adjudicatario se comprometerá a cumplir con todas sus obligaciones, incluidos los honorarios de la dirección artística y de asistencia técnica, en caso de que hayan concurrido junto al adjudicatario otros técnicos para elaborar el proyecto presentado El adjudicatario se compromete a saldar todas sus deudas con las organizaciones feriales correspondientes en los plazos indicados por las mismas Para la coordinación de todos los trabajos a realizar, la empresa adjudicataria deberá mantener reuniones periódicas con los técnicos de la ATB designados para la coordinación del contrato, debiendo elaborar un planning al respecto En la feria FITUR la ATB designará una persona que se encargará del control de la producción, tanto en lo que se refiere a los preparativos como en la construcción y montaje de estos pabellones. 9

10 3.23. La empresa adjudicataria, 21 días naturales antes de la construcción de cada stand, entregará una memoria con la adaptación del diseño a la feria en cuestión, así como un plano de distribución en soporte informático.dwg La empresa adjudicataria, 15 días naturales antes del inicio de la feria, y una vez aprobada la distribución de los stands en el plano, remitirá a la ATB vistas a color de las principales fachadas para cada uno de los certámenes (3D) Una vez finalizada cada una de las ferias el adjudicatario deberá entregar a los técnicos de la ATB un dossier que incluya fotografías del proceso de construcción y del resultado final, planos definitivos y memoria del proyecto, tanto en soporte impreso como digital El adjudicatario deberá disponer en todas las ferias de un botiquín de primeros auxilios. El incumplimiento total o parcial de la ejecución de los servicios mencionados en estos pliegos supondrá la imposición de las penalidades previstas en el Pliegos de Cláusulas Administrativas del contrato. 4. DISEÑO El diseño del stand responde a un concepto de espacio expositivo emblemático, con capacidad de atraer y sorprender a los visitantes y de contribuir a un posicionamiento de las Islas Baleares como destino multi-experiencial y de calidad. Para ello se deberán tener en cuenta los siguientes requisitos: 4.1. Impacto visual: el objetivo es conseguir un stand notorio, que sea muy visitado y recordado. Se distribuirá de forma que se cubran todas las necesidades de las diferentes actividades que se realizan en el stand durante la feria. Asimismo se deberá prever grandes espacios para gráfica/fotografías/vídeos que resulten impactantes. Las imágenes serán proporcionadas por la ATB. El soporte será a cargo de la empresa adjudicataria. También se tendrá como idea fundamental resaltar los productos turísticos de las Islas Baleares según las categorías de producto incluidas en el Plan Integral de Turismo de las Islas Baleares (PITIB) y que se detallan en el ANEXO III, por ello, las 5 marcas/destinos y sus productos estarán claramente identificados y deberán quedar reflejados en el photocall del stand. 10

11 4.1. La empresa adjudicataria deberá incluir el claim de la campaña 2014 en al menos dos lugares dentro del diseño de los stands vinculados a piezas gráficas. Dicho claim será facilitado por los técnicos de la ATB y podrá variar a lo largo del año Funcionalidad de los elementos: diseño funcional, sólido y de calidad. Se valorará la utilización de elementos reciclables que deberán estar en perfectas condiciones para su uso. Asimismo, todos los mostradores en su parte posterior, dispondrán de capacidad de almacenaje, tanto abierta como con algún cerramiento de seguridad Innovación: se valorará muy positivamente el diseño innovador y creativo del stand en general, incluyendo elementos interactivos (algunos proporcionados por la ATB como se detalla en el apartado 2.2 y en el apartado 11 de estos pliegos), que hagan el stand dinámico. El adjudicatario, en las ferias de FITUR, ITB y WTM, deberá reservar en el diseño espacio suficiente (pared o suelo) destinado a códigos QR, aproximadamente 60 unidades de 20x20 cm, que irán acompañados de una pequeña descripción. La ATB facilitará las imágenes y textos que deberán ser impresos y colocados por el adjudicatario La iluminación: deberá potenciar los elementos del stand, y recordará la luminosidad mediterránea y la calidez del destino El mobiliario: será de buena calidad, funcional y de diseño contemporáneo, debiendo estar sujeto a la aprobación de la ATB. También, deberán cumplir los siguientes requisitos: Cada stand estará equipado con los muebles suficientes para cada zona (taburetes, mesas, sillas, butacas, armarios, papeleras, etc.) en zonas públicas y privadas, independientemente del número de expositores (cada una de los destinos/marcas gestionados por la ATB) y co-expositores (cada una de las empresas o entidades tanto públicas como privadas presentes) participantes en el stand Los armarios y puertas deberán estar provistos de cerraduras que garanticen la seguridad del contenido Se diseñará especialmente un atril y photocall para utilizar en las comparecencias ante los medios de comunicación. El photocall debe ser móvil y seguir los requisitos indicados en el apartado 4.1 de estos pliegos. 11

12 El adjudicatario dispondrá de suficientes catenarias para el acotamiento de zonas determinadas en el stand (mínimo 25 metros lineales). La ATB indicará en todo momento la ubicación para su colocación Se deberá diseñar mobiliario modular a medida que permita la consulta interactiva de la información y proteja la pantalla táctil de la luz según las especificaciones del apartado 11 de estos pliegos y el ANEXO V. Dicho mobiliario deberá estar adaptado a la colocación de las Pixelsense en formato vertical El proyecto de ejecución: una vez adjudicado el contrato la empresa adjudicataria deberán presentar el proyecto de ejecución que contenga la documentación que se indica en el apartado 3.4 de estos pliegos en relación al proyecto final ejecutado de las ferias que se indican en el apartado 3.3 Asimismo, deberán entregar los planos definitivos y los archivos.dwg (Autocad) en soporte digital e impreso en DIN A3, de cada uno de los stands para las ferias contenidas en el apartado 1 de estos pliegos. Los plazos de dichas entregas se establecerán por parte de los técnicos de la ATB. 5. IMAGEN, IDENTIFICACIÓN, VISIBILIDAD y DISEÑO GRAFICO Los proyectos atenderán de forma detallada la visibilidad y la identificación de los stands utilizando como distintivos el nombre de los destinos y el/los logotipo(s) de cada una de ellos, siguiendo el manual de uso de las marcas de destino que será entregado al adjudicatario en la firma del contrato. Por su ubicación, dimensiones, iluminación y otras características se tratará de conferir un protagonismo destacado a estos elementos y en especial a los de cada marca (Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera y Palma de Mallorca) dentro del conjunto del stand. Toda la producción gráfica propuesta en los stands será realizada por la empresa adjudicataria. 12

13 6. ROTULACIONES El adjudicatario tendrá en cuenta que la gráfica deberá ser identificativa de las diferentes zonas del stand, por lo que cumplirá con los siguientes requisitos: Será homogénea y concordante con la línea general del diseño del stand Las rotulaciones serán de calidad máxima, se ajustarán perfectamente a sus soportes En el proyecto de ejecución de las ferias indicadas en el apartado 3.3 de estos pliegos, las rotulaciones deberán quedar claramente identificadas, así como sus especificaciones técnicas. Se deberá señalar el sitio idóneo, tipo de letra, material y tamaño de las palabras MALLORCA, MENORCA, IBIZA, FORMENTERA Y PALMA DE MALLORCA que deberán figurar en las áreas correspondientes, debiendo distinguirse con gran facilidad dentro del recinto en el que esté situado el stand en cada una de las ferias Se deberán rotular las siguientes zonas: Todas las zonas de atención al público, incluidos los expositores y coexpositores. En el caso de unir varios mostradores para crear un único módulo, el frontal de vista al público deberá ser uniforme, sin que se perciban las particiones entre los mismos Las zonas privadas (sala prensa, office, almacén, guardarropía, despacho ATB, salas de reuniones, etc.) Se deberá rotular el número del stand en todas las ferias. Se deberá localizar en un lugar visible que será determinado por los técnicos de la ATB Como mínimo en uno o dos lugares del cada stand, dependiendo de las características especificas de cada feria, deberán figurar los rótulos y logotipos siguientes. Logo All brands Illes Balears (ANEXO VII) Logo Consellería de Turismo y Deportes ATB (ANEXO VII) 13

14 Además de los logos y rótulos mencionados se deberán colocar las siguientes marcas de distinción, otorgadas por la UNESCO, según el destino concreto al que hagan referencia: (ver Distinciones otorgadas por la UNESCO en ANEXO IV) LOGO QUE SE DEBE INCLUIR DE FORMA VISIBLE Serra de la Tramuntana, Patrimonio de la Humanidad L Menorca, Reserva de la Biosfera adalt Vila, Patrimonio de la Humanidad Praderas de Posidonia oceánica, Patrimonio de la Humanidad DESTINO AL QUE REFERENCIA Mallorca Menorca Ibiza Ibiza y Formentera ATB se reserva la facultad de cambiar o añadir logotipo/marcas o rotulaciones que se especificarán en cada caso, sin que esto implique coste suplementario alguno para la ATB. 7. SOLADO El solado será antideslizante, duradero y que permita el paso de las instalaciones y cableado de forma oculta. La producción de los stands debe seguir criterios de accesibilidad y adaptabilidad. 8. ESTRUCTURA Los materiales utilizados en la estructura general, serán los necesarios para el diseño completo de cada feria. Asimismo, serán resistentes al uso humano, lisos y antideslizantes, cumpliendo los requisitos sobre materiales ignífugos, homologación, etc., establecidos por las Instituciones Feriales correspondientes. Se deberán cumplir los requisitos de durabilidad, seguridad, habitabilidad y estabilidad. En este sentido se recalca que el interior de los almacenes serán reforzados y sus estanterías serán muy resistentes, teniendo en cuenta la gran cantidad de material que deben soportar. También deberán cumplir los siguientes requisitos: 8.1. Cerramientos: los materiales de los tabiques, así como los de los elementos que los sustentan deberán especificarse claramente en la oferta, al igual que el resto de cerramientos alternativos que presente el diseño. 14

15 No se utilizarán estructuras o paneles tipo "estándar" en el exterior del stand en ninguna de las ferias, ni en zonas interiores visibles del stand Esmalte sintético: cumplirá la normativa vigente en esta materia. El esmalte será de buena calidad. En la memoria se presentarán muestras de calidades y colores a utilizar en las distintas zonas Techo: en los despachos, salas de prensa, autoridades, reuniones, etc, el techo a utilizar será de un material absorbente acústicamente y que al mismo tiempo permita la ventilación, siempre ajustándose a los parámetros de la organización ferial. En ningún caso podrá quedar abierto, salvo por obligatoriedad por parte de la organización ferial Materiales re-utilizables: aquellos que se utilicen en más de una feria, y que después del primer uso presenten un estado defectuoso, se reemplazarán por nuevos y de idénticas características en los siguientes usos, sin coste alguno para la ATB Truss: la empresa adjudicataria será la encargada de contratar, instalar y realizar el mantenimiento técnico adecuado de las ferias en las que se indique en las características específicas la necesidad de truss Gastos: el adjudicatario aportará y correrá con los gastos de material, transporte y personal técnico para la instalación y mantenimiento de truss, proyectores o cualquier otro elemento y material de iluminación, audiovisual, informático, etc. utilizados para cada uno de los diferentes certámenes. 9. ILUMINACIÓN La iluminación deberá tratarse como uno de los elementos de atracción. Dicha iluminación deberá ajustarse a las necesidades y tolerancia que las pantallas táctiles Pixelsense tienen a la luz directa, dicho ajuste se podrá controlar mediante el diseño de mobiliario modular eficiente que proteja las pantallas en formato vertical de luz no deseada. La construcción de este elemento y el mantenimiento del correcto funcionamiento durante las ferias se consideran fundamentales, y será labor y responsabilidad del adjudicatario. La iluminación de los stands estará claramente definida en el proyecto de ejecución, tanto de los que se deben presentar para su valoración como para el resto de ferias, y podrá variar según las necesidades de la ATB. 15

16 10. ELECTRICIDAD/VOZ Y DATOS/TELECOMUNICACIONES/AGUA/y OTRAS Cumplirá la normativa vigente en esta materia. En caso de no existir cuadros generales, éstos serán suministrados por el adjudicatario. La distribución, conexiones de tomas y la instalación eléctrica serán por cuenta del adjudicatario, además del proyecto y los correspondientes boletines de instalador, cuando así lo requiera la normativa correspondiente Se instalarán un número suficiente de tomas de corriente eléctrica, distribuidas estratégicamente, tanto en zonas públicas, zonas de servicio, salas de reuniones, como en todas las zonas de atención al público y en las zonas de los expositores y co-expositores Toda la instalación eléctrica deberá cumplir las normas dictadas al respecto por las organizaciones feriales presentando el adjudicatario cuanta documentación se solicite a este fin Se contratarán las líneas de teléfono, fax y/o conexión a Internet, ADSL etc. según se indique en cada caso. Asimismo, el adjudicatario será el responsable de la instalación del router wi-fi. Dicho wi-fi dará servicio tanto a los técnicos de la ATB como a los expositores y co-expositores, así como a aquellas personas a quienes se autorice Se preverá toma de agua en los stands donde se celebren degustaciones Los gastos de distribución y conexión tanto de electricidad, como de red o tomas de agua serán por cuenta del adjudicatario Instalación y colocación de los elementos necesarios para la zona del office, así como la tramitación de la autorización para el desarrollo de la actividad. 11. NUEVAS TECNOLOGIAS En los stands se instalarán una o varias pantallas táctiles Samsung SUR 40 Pixelsense según el calendario de uso de los dispositivos en recintos feriales (ANEXO VI). Dicho calendario es orientativo y podrá sufrir cambios. Se instalarán en un mobiliario modular a medida que permita la consulta interactiva de la información, dicho mobiliario lo deberá diseñar y fabricar el adjudicatario para que la pantalla se presente de manera vertical y así evitar la interacción y mal funcionamiento debido a luz directa. 16

17 Además, se deberá tener en cuenta las necesidades de las tablets, pcs y resto de tecnologías que puedan introducirse en los stands (VideoWall interactivo, presentaciones de nuevas funcionalidades del TIE Project IB -Tourism Intelligence Escaparate- o cualquier otra necesidad relacionada con las anteriores). Por ello, los stands deberán tener conexión a internet con una capacidad suficiente según los dispositivos instalados. Los equipos se deberán encontrar en situación de comprobar su funcionamiento 24 horas antes de la entrega de llaves para proceder a su configuración y testeo por parte de los técnicos de la ATB. Se entiende que el adjudicatario tendrá los equipos debidamente asegurados (según se indica en el apartado 3.14 de estos pliegos), y en el caso que se precise los retirará cada noche para volver a instalarlos antes de la apertura de la feria la mañana siguiente. Asimismo, para todas las ferias en las que se instalen tablets, estas deberán disponer de mecanismos de seguridad (antirrobo) adaptados al diseño propuesto. Para más información consultar el ANEXO V de requerimientos técnicos de los dispositivos para entornos feriales. 12. OTROS Sólo en las ferias donde en sus características específicas así lo indiquen el adjudicatario deberá realizar los siguientes servicios complementarios El adjudicatario proporcionará sin coste adicional alguno, un equipo de megafonía completo, y una pantalla HD de un mínimo de 50 pulgadas con reproductor de vídeo y DVD, así como todos los complementos para llevar a cabo, en caso de realizarse presentaciones powerpoint. La ATB comunicará en tiempo y forma la celebración de dichos actos al adjudicatario. (FITUR, IMEX, EIBTM, ITB, WTM) Una tarima (escenario móvil) con superficie para cinco personas. La ATB informará a la empresa adjudicataria de cuando se deberá instalar y desinstalar. FITUR 17

18 12.3. La empresa licitadora deberá instalar una máquina dispensadora de agua potable dotada de vasos de plástico desechables. (FITUR, IMEX, EIBTM, FESPO, BIT, ITB, SITC, EXPOVACACIONES, WTM, IGTM) Asimismo, deberá poner a disposición de los técnicos y directivos de la ATB una máquina de café, cápsulas, vasos desechables, azúcar y leche. Su uso será gestionado por los técnicos de la ATB. (FITUR, IMEX, EIBTM, FESPO, BIT, ITB, SITC, EXPOVACACIONES, WTM, IGTM) 13. ANULACIÓN DE UN CERTAMEN En caso de anulación de algún certamen, ATB tendrá el derecho de poder recurrir a cualquiera de las siguientes opciones, en todos los casos comunicadas por ATB al adjudicatario en tiempo y forma: A. Sustituir el stand previsto para la feria anulada por otro certamen no contemplado en este Pliego, de características económicas y técnicas similares a la anulada (es decir, clasificada dentro del mismo grupo), sin que ello suponga un aumento o disminución en el importe del contrato. B. Incrementar la superficie de uno o varios de los stands previstos para otros certámenes contemplados el apartado 1 de estos pliegos (con respecto a la parcela del certamen anulado), sin que esto suponga un aumento o disminución en el importe del contrato. C. No realizar ninguna de las anteriores opciones por lo que no se podría facturar ningún concepto sobre dicho certamen. 14. PLAZOS DE ENTREGA La entrega se entiende bajo la modalidad de llave en mano y deberá efectuarse, ineludiblemente a las a.m. del día anterior a la inauguración oficial. Su incumplimiento por parte del adjudicatario, supondrá la imposición de las penalidades previstas en el Pliegos de Cláusulas Administrativas Particulares del contrato. La entrega de la pre-construcción se ajustará a los plazos referidos en el apartado 3.10 de estos pliegos. 15. ENTREGA DE LA DOCUMENTACIÓN PARA LA VALORACIÓN TÉCNICA Con el fin de facilitar la valoración de las ofertas presentadas por los licitadores, estos deberán presentar la documentación según se explica a continuación. 18

19 Los anexos a los que se refiere serán facilitados vía correo electrónico desde el departamento jurídico de la ATB. Los interesados podrán solicitarlos en los siguientes s: ibalfagon@atb.caib.es, jrfiz@atb.caib.es, lbuades@atb.caib.es o a en los números de teléfono ó Las empresas licitadoras deberán entregar tanto en soporte digital (pendrive, CD, etc.) como impreso la siguiente documentación: Sobre 2: Oferta económica ANEXO A. Los licitadores deberán cumplimentar obligatoriamente el precio de cada una de las ferias tomando como referencia los metros cuadrados indicados en el apartado 1 de estas bases. En el caso de que el documento contenga omisiones o errores que impidan conocer con claridad la oferta presentada la oferta será excluida por la Mesa de Contratación. Sobre 3: Criterios valorables sin formulas (subjetivos) Propuesta del conjunto del diseño: para su valoración se deberá presentar los proyectos de ejecución de FITUR, IMEX, TOURNATUR y GARMIN VELOTHON. Se deberá presentar la documentación descrita en el apartado 3.4 de estos pliegos siguiendo los requerimientos tanto de los pliegos de prescripciones técnicas, como de los pliegos de cláusulas administrativas. Memoria medioambiental: propuestas de reciclaje y medioambientales Memoria de mejoras: otras mejoras Los documentos anteriormente descritos, serán única y exclusivamente, sobre los que valorará la Mesa de Contratación. Los licitadores deberán presentar toda la documentación técnica requerida anteriormente, tanto impresa como en formato digital. Los solicitantes deberán obligatoriamente utilizar los modelos de anexos contenidos en los pliegos de cláusulas administrativas y cumplimentarlos completamente de forma correcta. No se aceptarán aquellos anexos que tengan omisiones, errores o tachaduras que impidan conocer claramente la propuesta, ni aquellas que en soportes digitales sean ilegibles en entornos Windows o que contengan virus, spyware o malware. Los anexos deberán entregarse en el mismo formato en el que hayan sido facilitados por la ATB (.xlsx para los 19

20 archivos Excel y.docx para los archivos de Word. En caso de no disponer de firma digital podrán entregar los archivos docx. Word en pdf) 16. CRITERIOS DE VALORACIÓN La puntuación de los criterios de valoración se ha establecido de la siguiente forma: CRITERIO SUBCRITERIO PUNTUACIÓN OFERTA ECONÓMICA: CRITERIOS SUBJETIVOS: Anexo A 40 Propuesta del conjunto del Diseño 45 Memoria medioambiental 10 Memoria de mejoras 5 TOTAL 100 Tanto el anexo A, como el desarrollo de los criterios de valoración están contenidos en los pliegos de cláusulas particulares. 17. PRESUPUESTO DEL CONTRATO: PRECIO DE LICITACIÓN El presupuesto máximo limitativo del compromiso económico, por parte de la ATB, asciende a la cantidad de euros más el 21% de IVA euros haciendo un total de euros IVA incluido. 18. FORMA DE FACTURACIÓN Y JUSTIFICACIÓN La empresa adjudicataria podrá solicitar un anticipo hasta un máximo del 10% sobre el importe de adjudicación de la feria FITUR, IVA incluido, en concepto de acopio de materiales y pre-construcción. La empresa adjudicataria deberá facturar por la totalidad de cada una de las ferias ejecutadas, no pudiendo presentar facturas parciales o por distintos trabajos (servicios o suministros) desarrollados para una misma feria. Asimismo, el adjudicatario deberá presentar junto con la factura la documentación justificativa señalada en los pliegos de cláusulas administrativas, así como la relación valorada de los gastos efectuados. 20

21 19. DURACIÓN DEL CONTRATO La duración del contrato está prevista se desarrolle desde el 1 de enero de 2014 hasta el 31 de diciembre de DERECHOS DE IMAGEN Y PROPIEDAD INTELECTUAL La empresa adjudicataria garantiza salvaguardar los derechos de imagen y propiedad intelectual de todo el material que la ATB entregue a los adjudicatarios para la consecución de los servicios contratados a través de este pliego. El adjudicatario no podrá hacer uso distinto del material al indicado en estos pliegos, pudiendo la Agencia de Turismo de las Islas Balares emprender las acciones legales oportunas si considerase que la empresa adjudicataria ha incumplido parcial o totalmente esta cláusula. Todos los trabajos realizados por la empresa adjudicataria relativos al diseño del stand serán propiedad de la ATB. 21. CONTROL Y SEGUIMIENTO El adjudicatario deberá dar cuenta detallada de los servicios prestados y en previsión a los técnicos de la ATB responsables del contrato, que podrá adoptar las decisiones que estimen pertinentes para la correcta realización y optimización de los recursos contratados. A requerimiento de los técnicos de la ATB, el adjudicatario deberá presentar los informes, memorias o documentos que éstos soliciten. 22. CONFIDENCIALIDAD La empresa adjudicataria garantiza la absoluta confidencialidad de la documentación y material entregado por los técnicos de la ATB para la óptima ejecución de este contrato. El incumplimiento de esta obligación implicará la resolución del contrato y dará lugar a la reclamación, por parte de la Agencia de Turismo de las Islas Balares, de una indemnización de daños y perjuicios y a efectuar las acciones legales que correspondan en defensa de sus intereses. 21