CENTRAL VIRTUAL IPLAN INSTRUCTIVO ASSISTANT ENTERPRISE (TOOLBAR)

Transcripción

1 CENTRAL VIRTUAL IPLAN INSTRUCTIVO ASSISTANT ENTERPRISE (TOOLBAR)

2 ÍNDICE 1. Introducción al Assistant...Pág Descripción...Pág Alcances en el soporte.....pág Abriendo el Assistant - Enterprise...Pág Primer login...pág Cómo utilizar el Assistant.....Pág La barra de herramientas...pág Hacer una llamada...pág Desde el Navegador.....Pág Desde el Outlook.....Pág Desde la agenda.....pág Búsqueda.....Pág Historial de Llamadas y Discado Rápido.....Pág Recibir una Llamada...Pág Operaciones durante una Llamada...Pág Finalizar una Llamada...Pág Correo de Voz...Pág Cuadro de diálogo opciones...pág General...Pág Cuentas...Pág Conexión...Pág Reglas de Discado...Pág Integración con Outlook...Pág Contactos.....Pág Actualizaciones...Pág Integración Ldap...Pág Directorio.....Pág Webpop URL...Pág Acerca de...pág Cuadro de diálogo servicios...pág Llamadas Entrantes...Pág Rechazo de llamadas anónimas...pág Desvío de Incondicional de Llamada...Pág Desvío por no Contesta......Pág Desvío por Ocupado...Pág No Molestar.....Pág Entrega de Identificación de Línea Externa...Pág Entrega de Identificación de Línea Interna...Pág Rings Simultáneos......Pág Commpilot Express.....Pág Llamadas Salientes...Pág Callback Automático...Pág Bloqueo de Entrega de Identificación de Línea...Pág Control de Llamada...Pág Llamada en Espera...Pág Oficina Remota...Pág Mensajería...Pág Mensajería de Voz...Pág. 34 2

3 1. INTRODUCCIÓN AL ASSISTANT 1.1 DESCRIPCIÓN El presente instructivo tiene como objetivo guiar al usuario a utilizar las funcionalidades del complemento Assistant - Enterprise. El Assistant Enterprise, es un complemento para Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox y Microsoft Outlook, que permite la utilización de funcionalidades de telefonía pertenecientes al servicio de Central Virtual IPLAN. A su vez, permite manejar mensajes entrantes y salientes, mantener información de conexión actualizada y configurar los controles de sus llamadas y mensajes de voz. Todo el instructivo contempla que alguno de los complementos Assistant o Assistant Enterprise ya fue instalado en el sistema operativo, por lo que sugerimos la lectura de la documentación disponible en el Centro de Ayuda de IPLAN ( para su instalación. 1.2 ALCANCES EN EL SOPORTE IPLAN brindará mediante este documento, las configuraciones necesarias para poner en marcha el funcionamiento de los complementos Assistant y Assistant Enterprise, así como como también el detalle sobre el uso de las principales funcionalidades de los mismos. Al tratarse de una aplicación de un tercero, no se brindará soporte técnico alguno sobre fallas de los complementos, aunque el usuario contará con toda la información que IPLAN considere necesaria en el Centro de Ayuda de IPLAN ( para facilitar la instalación, uso, configuración de los mismos. 1.3 ABRIENDO EL ASSISTANT - ENTERPRISE Al ser un agregado de Microsoft Internet Explorer y Outlook, el Assistant - Enterprise brinda nuevas barras de herramientas para acceder a funciones de Gestión de Llamadas dentro de su buscador web y cliente de mail. Cuando abra el Internet Explorer o Microsoft Outlook con el Assistant Enteprise verá la siguiente barra de herramientas. La mayoría de los botones estarán desactivados hasta que usted se loguee. Assistant Enterprise en Internet Explorer 8: Assistant Enterprise en Microsoft Outlook 2007: Assistant Enterprise en Firefox 3.6: 3

4 1.4 PRIMER LOGIN Al loguearse al Assistant, el servidor de Central Virtual identifica los servicios de telefonía disponibles. Esto es poder recibir, iniciar y controlar las llamadas directamente desde su PC. La primera vez que se ingresa es necesario ingresar usuario y clave. Luego, no será necesario volver a ingresarlos. Configuración de la cuenta Haga click en Login en la barra de herramientas y luego en Cuentas. Para configurar su interno, ingrese el nombre de usuario y contraseña web en los campos indicados, tildando las opciones Guardar Usuario y Guardar Contraseña para evitar que se le pida esta información la próxima vez que ingrese. Su clave será encriptada para mayor seguridad. Haga click en Aplicar para guardar los cambios. Configuración del servidor Configure la conexión de su servidor haciendo click en Conexión. Utilizar como Dirección del Servidor hpbx.iplan.com.ar y como Puerto Haga click en Aplicar para guardar los cambios. 4

5 Configuración del proxy (sólo si su red lo requiere) Si utiliza un servidor proxy para acceder a Internet dirigirse a la sección Actualizaciones Ingrese la información del servidor proxy en los campos indicados. Haga click en Aplicar para guardar los cambios. NOTA: El proxy no se utiliza para conectarse al servidor de manejo de llamadas, sino que solamente se utiliza para verificar si hay actualizaciones disponibles del Asistente. Configuración General Para realizar la configuración general, dirigirse a la sección General Tilde Ingresar automáticamente al detectar conexión de red. Con esto, el Assistant se conectará automáticamente al abrir Internet Explorer u Outlook. Haga click en OK para guardar los cambios. Si hace un click en el botón Login de la Toolbar usted estará conectado y tendrá habilitados todos los botones. 5

6 2. CÓMO UTILIZAR EL ASSISTANT Tras haber completado los pasos anteriores, la mayoría de los botones en Toolbar estarán habilitados. A continuación, mostraremos cómo utilizar la Toolbar del Assistant Enterprise 2.1 LA BARRA DE HERRAMIENTAS A continuación, mostraremos en detalle para que sirva cada componente de la Toolbar. Componentes Leyenda 1. Botón Login 2. Cuadro de Diálogo Opciones 3. Servicios 4. Oficina Remota 5. Ringeo Simultáneo 6. Perfil Actual del CommPilot 7. Servicio de Desvío de Llamadas Incondicional 8. Servicio No Molestar 9. Directorio de Discado Rápido 10. Registro de Llamadas 11. Directorio Personal 12. Directorio del Grupo 13. Búsqueda 14. Lista desplegable del Assistant Enterprise 15. Marcar un Número 16. Responder 17. Espera 18. Transferir al Correo de Voz 19. Transferencia 20. Conferencia 21. Finalizar la llamada 22. Líneas de Llamada 6

7 Descripción Detallada de los Botones 1. Botón Login: Ingresa y sale del Assistant Enterprise. El color indica el estado de login. Si el ícono es de color gris, indica que usted no está logueado Si el ícono es de color verde, indica que usted está actualmente logueado. Si el botón está deshabilitado significa que el Assistant está intentando loguearse. Si el botón es de color rojo, indica que falló su último intento para loguearse. 2. Cuadro de Diálogo Opciones: Puede configurar su cuenta, las conexiones y las reglas de discado a través de este cuadro de diálogo. Este ícono se encuentra resaltado cuando la sesión está abierta. 3. Servicios: Puede configurar los servicios de Manejo de Llamadas que le brinda el complemento de Assistant Enterprise. Este ícono se encuentra resaltado cuando está en uso. 4. Oficina Remota: Cuando está activado, este servicio le permite utilizar un teléfono alternativo tal como un celular o el teléfono de su casa o de un hotel, como si fuera su teléfono laboral. Cuando el servicio está habilitado, el ícono está resaltado. Si la función Oficina Remota aún no está configurada cuando utilice este ícono, el Asistente abrirá el cuadro de diálogo Servicios que conecta a la página de la Oficina Remota para que pueda configurar el servicio. 5. Ringeo Simultáneo: Le permite configurar una lista de hasta diez números de teléfono adicionales que sonarán cada vez que reciba una llamada. Mientras el servicio esté habilitado, el ícono permanecerá resaltado. Si el Ringeo Simultáneo aún no está configurado, cuando usted utilice este ícono para activar el servicio, el Assistant abrirá el cuadro de diálogo Servicios que lo conectará a la página Ringeo Simultáneo para que usted configure el servicio. 6. Perfil Actual CommPilot: Establece el perfil actual CommPilot Express, que determina la forma en la que el sistema maneja las llamadas entrantes. Puede configurar los perfiles de su CommPilot en el cuadro de diálogo Servicios. 7. Servicio de Desvío de Llamadas Incondicional: Desvía automáticamente todas las llamadas entrantes a un número de teléfono determinado. Cuando el servicio está habilitado, este ícono permanece resaltado. Si el Servicio de Desvío de Llamadas Incondicional aún no está configurado cuando utilice este ícono, el Asistente abrirá el cuadro de diálogo Servicios que lo conectará a la página Desvío de Llamadas Incondicional para que su configuración. 8. Servicio No Molestar: Desvía automáticamente todas las llamadas entrantes a su servicio de Correo de Voz o da señal de ocupado en caso de que usted no tenga configurado el servicio de Correo de Voz. Mientras el servicio está habilitado, este ícono permanece resaltado. 7

8 9. Directorio de Discado Rápido: Permite que usted disque los números telefónicos guardados en su lista de discado rápido haciendo click en ellos con el mouse. 10. Registro de Llamadas: Abre la lista de las últimas llamadas entrantes, perdidas y salientes. 11. Directorio Personal: Permite que marque los números telefónicos guardados en su lista personal haciendo click en ellos con el mouse. 12. Directorio del Grupo: Permite marcar números telefónicos guardados en su lista de grupo haciendo click en ellos con el mouse. 13. Búsqueda: Busca los datos ingresados en los directorios de grupo, el directorio personal, el Outlook Express de acuerdo al criterio ingresado. 14. Lista desplegable del Assistant Enterprise: Contiene URLs preconfigurados por el servicio. Seleccione un ítem de la lista para navegar hacia esa página en su buscador web. 15. Marcar un Número: Marca un número determinado. 16. Responder: Toma una llamada entrante. 17. Espera: Retiene la llamada en curso. 18. Transferir al Correo de Voz: Transfiere la llamada en curso al servicio Correo de Voz. 19. Transferencia: Transfiere la llamada en curso a otro número telefónico. Este botón sólo se habilita cuando usted está conectado a otros dos usuarios al mismo tiempo. 20. Conferencia: Inicia una conferencia que puede incluir de 3 a 32 usuarios. Este botón sólo se habilita cuando usted está conectado a otros dos usuarios al mismo tiempo. 21. Finalizar la llamada: Termina la llamada en curso. 22. Líneas de Llamada: Es una lista de números de teléfono a los que se encuentra actualmente conectado. 8

9 2.2 HACER UNA LLAMADA DESDE EL NAVEGADOR A continuación veremos distintas maneras de efectuar un llamado utilizando la Toolbar, desde el navegador web. Realizar los pasos indicados a continuación para el método elegido. Llamar un número nuevo desde la Toolbar: Escriba el número en el recuadro Llamar Número. Para realizar la llamada, presione ENTER. Para finalizar la llamada, haga click en Finalizar. Re-Llamado de un número anterior desde la Toolbar: Seleccione un número haciendo click en la flecha sobre el margen derecho del recuadro Llamar Número. Se despliega una lista de hasta 10 números discados anteriormente. Haga click en uno de los números de la lista Llamar Número. Para realizar la llamada, presione ENTER y para terminarla presione en Finalizar. Llamar desde una página web: Selecciones un número de teléfono que aparezca en la página web. Resalte el número con el mouse. Haga click con el botón derecho sobre el número resaltado y seleccione Marcar (Dial) 9

10 2.2.2 DESDE EL OUTLOOK A continuación veremos distintas maneras de efectuar un llamado utilizando la Toolbar desde el Microsoft Outlook Realizar los pasos a continuación para el método elegido. Llamar desde la lista de contactos Para llamar desde la lista de contactos del Microsoft Outlook seguir los pasos a continuación: Haga click en la carpeta Contactos y seleccione la opción Lista de Teléfonos. Seleccionar el contacto al cual se desea llamar en la lista. Haga click en la flecha sobre el margen derecho de la lista desplegable Llamar Contacto Seleccione el tipo de teléfono al cual quiere llamar (Negocio, Movil, etc) 10

11 Llamar desde una vcard Para llamar al número de teléfono de sus contactos a través de una tarjeta de presentación (vcard), seguir los pasos a continuación: Haga click en la carpeta Contactos Seleccione la opción Tarjetas de Presentación Seleccionar el contacto al cual se desea llamar en la lista. Haga click en la flecha sobre el margen derecho de la lista desplegable de Llamar Contacto y seleccione el tipo de teléfono al cual quiere llamar (Negocio, Movil, etc) Para más información sobre las vcards, sugerimos la lectura en Wikipedia sobre el tema en cuestión en 11

12 2.2.3 DESDE LA AGENDA A continuación veremos distintas maneras de efectuar un llamado utilizando los directorios disponibles en Central Virtual. Estos son el Directorio Personal y el Directorio de Grupo. En Microsoft Windows XP y para algunas versiones de Internet Explorer aparecerá una advertencia al abrir el Directorio Personal y Directorio de Grupo. Si eso sucede, hacer click sobre la advertencia y elegir la opción Permitir Contenido Bloqueado. Para más información acerca del Directorio Personal y el Directorio de Grupo, respecto de su uso y configuración, sugerimos la lectura de la documentación disponible en el Centro de Ayuda IPLAN en Llamar desde el directorio personal Es posible marcar directamente cualquier número guardado en su Directorio Personal ya que está integrado con los contactos en el Assistant. Seguir los pasos a continuación: Hacer click en el botón Agenda Personal en la barra de herramientas del Assistant Para ordenar el directorio personal, haga click en la columna. La tabla se ordena, en orden descendente, de acuerdo a la información en la columna seleccionada. Para cambiar la manera de ordenar de descendente a ascendente, haga nuevamente click en columna Para marcar un número del directorio personal, haga click en el número deseado. Llamar desde la agenda de grupo Es posible marcar directamente cualquier número guardado en su Directorio de Grupo ya que está integrado con los contactos en el Assistant. En el Directorio de Grupo, generalmente vienen los contactos del grupo entero de Central Virtual definido para un determinado cliente. Seguir los pasos a continuación: Hacer click en Agenda de Grupo en la barra de herramientas del Assistant. Para ordenar el directorio del grupo, haga click en la columna. La tabla se ordenará, en orden descendente, de acuerdo a la información en la columna seleccionada. Para cambiar la manera de ordenar de descendente a ascendente, haga nuevamente click en la columna. Para marcar un número del directorio del grupo, haga click en el número deseado. 12

13 2.2.4 BÚSQUEDA Es posible utilizar la lista desplegable del combo-box Buscar para buscar un usuario o contacto. Los resultados de la búsqueda incluirán todos los usuarios dentro de su directorio Personal, el de Grupo y el de Outlook, si es que está configurado para hacerlo de esta manera. Su búsqueda le traerá todos aquellos usuarios que coincidan con su criterio en cualquiera de los campos. A modo de ejemplo, si usted ingresa la palabra clave sa sin comillas como su criterio, la búsqueda le traerá usuarios con nombres tales como Sabrina o con apellidos tales como Santos así como también usuarios que estén en el departamento Salud y Medio Ambiente. Es posible realizar búsquedas con otros criterios, como pueden ser el número de interno, el número telefónico, , etc. Buscar un usuario Para ubicar un usuario que no hayamos buscado previamente, seguir los pasos a continuación: Escriba su criterio el recuadro Buscar y presione ENTER para obtener los resultados. Hacer click en el número telefónico al que quiere llamar, dentro de la lista que desplegó el Assistant Para finalizar la llamada, haga click en Finalizar. Para volver a ejecutar una búsqueda anterior Para volver ubicar un usuario que ya hayamos buscado anteriormente, seguir los pasos a continuación: Seleccione el criterio de búsqueda anterior hacienda click en la flecha sobre el margen derecho del recuadro Buscar. Se desplegará el listado de los criterios de búsqueda anteriores. Seleccione uno de los ítems en la lista. El Assistant desplegará el resultado de su búsqueda. Haga click en el número telefónico que quiere marcar. Para finalizar la llamada haga click en Finalizar. 13

14 2.2.5 HISTORIAL DE LLAMADAS Y DISCADO RÁPIDO El Registro de Llamadas permite a los usuarios ver sus llamadas perdidas, las llamadas recibidas y las llamadas realizadas. Las mismas se registran en orden cronológico invertido. Como herramienta adicional, se puede utilizar también el Discado Rápido que sirve para crear atajos de números telefónicos, permitiendo un discado fácil a números telefónicos que utilizamos frecuentemente. Para más información acerca del Discado Rápido, sugerimos la lectura de la documentación disponible en el Centro de Ayuda en Llamar desde el Historial de Llamadas Es posible marcar directamente cualquier número almacenado en el Registro de Llamadas. De esta manera, se podrá volver a llamar a alguien que nos quiso llamar anteriormente. Seguir los pasos a continuación: Para abrir el Registro de Llamadas, haga click en Historial de Llamadas en la Toolbar. Hacer click en el número telefónico deseado. Llamar desde discado rápido Es posible marcar directamente cualquier número que esté configurado en el Discado Rápido. Seguir los pasos a continuación: Para abrir el Discado Rápido, haga click en Discado Rápido en la Toolbar del Assistant Hacer click en el número telefónico deseado. 14

15 2.3 RECIBIR UNA LLAMADA A continuación, veremos cómo atender un llamado y en base a eso tomar distintos tipos de acciones, como puede ser una transferencia o bien una conferencia. Responder Una Llamada Cuando recibe una llamada, el Assistant despliega una ventana de aviso de llamada en la parte inferior de la pantalla del sistema. Seguir los pasos a continuación para atender un llamado: Para responder una llamada desde la barra de herramientas del Assistant haga click en Contestar. Para responder una llamada desde el aviso emergente, haga click en él (sólo si usted tiene un teléfono con Control Avanzado de Llamadas ACC). En caso de utilizar el Assistant - Enterprise con el Outlook, si la llamada entrante no indica el nombre de la persona que lo está llamando, el Assistant comparará el número con sus contactos del Outlook y mostrará el nombre correspondiente, si es que encuentra el que coincide. También puede transferir a quien lo llama a su Correo de Voz, guardar una vcard de quien lo llama, abrir un URL con el número de quien lo llama o finalizar la llamada desde el aviso emergente. Abrir una URL Al recibir una llamada, el Assistant abre un Aviso Emergente en la parte inferior derecha de la pantalla. Seguir los pasos a continuación para abrir una URL en base al llamado: Para abrir un URL en su buscador, haga click sobre el botón Web Pop URL, en el Aviso Emergente. Se abre una pantalla que contiene información sobre la persona codificada con este URL, la cual origina la llamada entrante. También puede derivar la llamada a la Casilla de Correo de Voz, guardar una vcard con los datos de la persona que llama o abrir un URL con el número de teléfono que origina la llamada entrante. Asimismo, usted puede finalizar la llamada en forma directa mediante el Aviso Emergente. Guardar una Vcard Al recibir una llamada, el Assistant abre un Aviso Emergente en la parte inferior derecha de la pantalla. Seguir los pasos a continuación para guardar una Vcard de la persona que llama: Dentro del Aviso Emergente, usted puede hacer click sobre el botón Agregar vcard, con el fin de guardar en una vcard del Outlook el número y la información personal de la persona que llama. Usted también puede derivar la llamada a la Casilla de Correo de Voz, guardar una vcard con los datos de la persona que llama, o abrir un URL con el número de teléfono que origina la llamada entrante. Así mismo, usted puede finalizar la llamada en forma directa mediante el Aviso Emergente. 15

16 2.4 OPERACIONES DURANTE UNA LLAMADA A continuación, mostraremos qué acciones se pueden efectuar durante una conversación. Retener Una Llamada Para poner en espera una llamada, haga click sobre el botón Retener en la barra de herramientas. El estado de la llamada se muestra con ese mismo botón en relieve y de color gris. Para finalizar el estado de espera de la llamada, haga click en el botón Contestar de la barra de herramientas. El botón Retener regresa a su estado normal para indicar que la llamada está activa. Transferencia A Ciegas Utilice este método para transferir una llamada a otro número sin previo aviso al destinatario. Las llamadas podrán transferirse de esta manera mientras se encuentren activas, retenidas o aún sonando en su teléfono. En el último caso, el sistema redirige la llamada antes de ser respondida. Si aún no tiene a nadie en línea, disque un número en su teléfono o seleccione un número utilizando cualquiera de las formas descriptas en la sección 2.2 Hacer una Llamada. Llame al segundo número. Esto pone automáticamente a la primera persona a la que llamó en espera si es que aún no lo está. Inicie la transferencia hacienda click en Transferencia en la barra de herramientas. Ahora ambas partes quedarán conectadas. Transferencia con Consulta Utilice esta forma para transferir una llamada a otro número y, opcionalmente, avisarle al destinatario. Las llamadas pueden transferirse de esta manera mientras se encuentren activas, retenidas o aún sonando en su teléfono. Cuando inicia una transferencia con consulta, se pone en espera la llamada principal y se llama a la persona destinataria de esa transferencia. Así, se puede consultarle a ésta si es posible transferirle un llamado. Si aún no tiene a nadie en línea, haga una llamada con algún método de la sección 2.2 Hacer una llamada. Llame al Segundo número. Esto pone automáticamente a la primera persona en espera. Haga click en Transferencia en la Toolbar, espere hasta que el destinatario acepte la llamada y luego haga click en nuevamente en el botón Transferencia para conectar a las partes. Iniciar una conferencia múltiple de 3-Vías Puede iniciar una llamada en conferencia con dos compañeros en forma directa desde la barra de herramientas. Para realizar dos llamadas en forma simultánea, usted debe tener sólo dos números almacenados en la lista desplegable Llamadas. Las llamadas pueden ser originadas por usted o por alguno de sus compañeros. NOTA: Para usar esta función debe tener asignado el servicio de conferencia múltiple de tres vías. Para iniciar la llamada en conferencia, haga click en el botón Conferencia de la Toolbar. Para finalizar la llamada sólo con una de las personas que participan de la conferencia, seleccione el número del participante en la lista desplegable Llamadas y haga click en Finalizar. 16

17 Iniciar una llamada en conferencia múltiple de n-vías Puede iniciar una llamada en conferencia con dos o más compañeros en forma directa desde la barra de herramientas. El número máximo de participantes por llamada en conferencia es 31. En la lista desplegable Llamadas tiene que tener almacenado por lo menos dos números. Todas las llamadas de la lista se adhieren a la llamada en conferencia. Las llamadas pueden ser originadas por usted o por alguno de sus compañeros. NOTA: Para usar esta función debe tener asignado el servicio de Conferencia Múltiple de N vías. Para iniciar la llamada en conferencia, haga click en el botón Conferencia de la Toolbar Para agregar una llamada a la conferencia, haga click sobre el botón Conferencia de la Toolbar. Para finalizar la llamada sólo con una de las personas que participan de la conferencia, seleccione el número del participante en la lista desplegable Llamadas y haga click en Finalizar. 2.5 FINALIZAR UNA LLAMADA Es posible finalizar llamadas entrantes o salientes en forma directa desde la barra de herramientas, así como también desde el Aviso Emergente. Seguir los pasos a continuación: A través de la Toolbar Para finalizar una llamada desde la barra de herramientas, haga click sobre el botón Finalizar. A través del Aviso emergente Para finalizar una llamada desde el Aviso Emergente, haga click sobre el botón que dice Finalizar. 2.6 CORREO DE VOZ A continuación mostraremos las operaciones relacionadas con el Correo de Voz. Transferencia de llamadas al correo de voz Usted puede transferir llamadas a la Casilla de Correo de Voz desde la barra de herramientas, así como también desde el Aviso Emergente. Seguir los pasos a continuación: Para transferir una llamada a la Casilla de Correo de Voz desde el asistente de la barra de herramientas, haga click sobre el botón en Llamar al Correo de Voz de la barra de herramientas. Para transferir una llamada a la Casilla de Correo de Voz desde el Aviso Emergente, haga click sobre el botón Llamar al Correo de Voz del Aviso Emergente. Recuperar el correo de voz Para recuperar el correo de voz no debe tener llamadas activas. Seguir los pasos a continuación: Para transferirse a su Casilla de Correo de Voz, haga click sobre el botón Llamar al Correo de Voz de la barra de herramientas. 17

18 3. CUADRO DE DIÁLOGO DE OPCIONES El cuadro de diálogo Opciones le permite configurar las conexiones y cuentas que utiliza el Assistant para comunicarse con su proveedor de servicio. En el margen izquierdo del cuadro de diálogo hay una vista de árbol con las distintas secciones de configuración. Aquellas que usted elija, se desplegarán en la parte derecha del cuadro de diálogo. Secciones General: Opciones generales Cuenta: Configuración de los datos de acceso web del interno Conexión: Configuración del servidor para usar Assistant Reglas de Discado: Permite definir prefijos para discar antes de una llamada. Integración con Outlook: Configuración del Assistant para Outlook Integración LDAP: Configuración para obtener contactos desde un servidor LDAP Web Screen PopUp: Configuración para búsqueda de datos en internet en base a una llamada. Actualizaciones: Configuración sobre actualizaciones de la aplicación Acerca: Muestra información sobre la versión de la aplicación. Funciones de los botones El botón OK guarda los cambios y cierra la ventana de diálogo. El botón Aplicar guarda los cambios sin cerrar el cuadro de diálogo. El botón Cancelar cierra el cuadro de diálogo sin guardar los cambios realizados. 3.1 GENERAL La sección General le permite configurar el perfil de login automático del Assistant. La función Ingresar automáticamente al detectar conexión de red determina si el Assistant inicia sesión en el servidor de Central Virtual al abrir Internet Explorer, Firefox o Outlook. La función No mostrar notificaciones de llamadas deshabilita el Aviso Emergente. De esta manera, cuando el Assistant detecta una llamada entrante o saliente no recibiremos aviso sobre el llamado. 18

19 3.2 CUENTAS La sección Cuentas le permite especificar su nombre de usuario y clave de Acceso Web. El usuario siempre será el número de interno completo, con el código de área y sin cero. Para generar una nueva clave en caso de no contar con la misma, sugerimos la lectura del instructivo de Acceso Web en el Centro de Ayuda IPLAN ( Las funciones Guardar Usuario y Guardar Contraseña determinan si el Assistant guarda o no su nombre de usuario y/o contraseña evitando especificarlos nuevamente al ingresar al navegador / cliente de correo. 3.3 CONEXIÓN La sección Conexión le permite especificar la dirección de red del servidor de Central Virtual IPLAN a la que debe conectarse el Assistant. La función Servidor especifica la dirección de URL o de IP a la cual el Assistant intenta conectarse cuando ingresa en el programa. Ingresar hpbx.iplannetworks.net La función Puerto del Servidor es el número de puerto utilizado por el servidor anteriormente mencionado. Ingresar

20 3.4 REGLAS DE DISCADO La sección Reglas de Discado le permite configurar reglas especiales de discado para el Assistant. La función Para acceder a una línea externa, discar: especifica un número de prefijo que el Assistant incluirá en forma automática cada vez que deba marcar números externos. Una vez ingresado, el prefijo sólo sirve para marcar números de más de seis dígitos. Todos los números que contengan cinco dígitos o menos deben ser ingresados en este campo. Los caracteres válidos incluyen los números del 0 al 9 y el símbolo +. Si usted incluye el símbolo +, debe hacerlo en primer lugar (antes del resto de los números). 3.5 INTEGRACIÓN CON OUTLOOK La sección Integración con Outlook permite definir las configuraciones del Assistant - Enterprise para su uso en Microsoft Outlook 2003 / La función Habilitar integración con Outlook sirve para activar y desactivar las funciones de integración del Outlook, disponibles en la sección Contactos. Si se quita esta opción, la Toolbar del Outlook queda desactivada y usted no podrá llamar a los contactos en forma directa. 20

21 3.5.1 CONTACTOS La sub-sección Contactos dentro de Integración con Outlook le permite configurar la forma en que el Assistant se integra con la lista de contactos del Outlook. Obtener contactos sólo de la carpeta por defecto busca y recupera los contactos guardados en la carpeta por defecto del Outlook. Obtener todos los Contactos busca y recupera contactos de cualquier carpeta del Outlook. Preferir contactos de Outlook al buscar identificación de las llamadas entrantes. A la hora de recibir llamados y que estos se muestren en un aviso emergente, esta opción prioriza la información obtenida de los contactos del Outlook frente a la información del grupo o cualquier otra. 3.6 ACTUALIZACIONES La sección Actualizaciones permite configurar un servidor de red proxy para usar al momento de consultar por las actualizaciones del Assistant. No se utiliza el proxy para poner las funciones de Manejo de Llamadas en servicio. Para más información, consulte a su Administrador de Red. La función Utilizo un Servidor Proxy para consultar actualizaciones habilita un servidor proxy para realizar las consultas sobre actualizaciones del Assistant. 21

22 3.7 INTEGRACIÓN LDAP La sección Integración LDAP le permite ingresar los parámetros de configuración que utiliza el Assistant para conectarse al servidor del directorio LDAP. Para más información, consulte a su Administrador de Red. La función Activar Integración LDAP determina si el Assistant brinda o no el servicio de búsqueda en el directorio LDAP. Al elegir esta opción, los controles de la página Directorio quedan habilitados. NOTA: Para que la Integración con LDAP funcione, deben estar asignados los servicios correspondientes en la plataforma de Central Virtual DIRECTORIO La sub-sección Directorio le permite ingresar los parámetros de configuración que necesita el Assistant para conectarse a su servidor de directorio LDAP. La integración por LDAP se suele utilizar cuando la cantidad de internos y contactos es considerable de forma tal que quede todo centraliza en un servidor y que a su vez sea una solución escalable. 22

23 Los controles de esta página dejan de estar activos una vez que usted se loguea en forma satisfactoria. Brindaremos un detalle a continuación: El cuadro Dirección indica la dirección de red del servidor del directorio LDAP. Puerto es utilizado por el servidor LDAP. Base de Búsqueda determina la posición del servidor de directorio que el Assistant investiga cuando realiza una búsqueda. Utilizar SSL (Secure Sockets Layer) determina si el Assistant utiliza o no el sistema SSL para conectarse al servidor del directorio. Tenga en cuenta que habilitar el sistema SSL requiere el uso de un puerto diferente. Requiere Autenticación indica si el Assistant debe o no otorgar un nombre y clave de usuario para que el servidor del directorio pueda llevar a cabo las búsquedas. En Usuario ingresar el nombre de usuario que utilizará el Assistant para conectarse al servidor del directorio, siempre que la opción Requiere Autenticación haya sido elegida. En Contraseña ingresar la clave que utilizara el Assistant para conectarse al servidor del directorio, siempre que la opción Requiere Autenticación haya sido elegida. Filtro de Búsqueda indica un criterio adicional que se aplica a todas las búsquedas del directorio. Por ejemplo, (número de Teléfono=*) restringe el resultado de la operación a aquellos usuarios que tengan asignado un número de teléfono. Atributos controla la forma en que los atributos de los mapas del Assistant son recuperados del servidor del directorio e ingresados en la lista que muestra los resultados de la búsqueda. En cada columna de la tabla ingrese el atributo LDAP. Algunos de ellos son: Full Name (Nombre Completo) Business Phone (Teléfono Laboral) Extensión Number (Interno) Mobile Phone (Celular) Home Phone (Teléfono Particular) Address ( ) 3.8 WEBPOP URL La sección WebPop URL permite configurar una página web a la que puede tener acceso desde la ventana emergente. Esta página contiene información sobre la persona que origina la llamada. Por ejemplo, usted puede configurar que el Assistant busque el nombre, la dirección de correo electrónico o el número de teléfono de la persona que lo llama, no solo en el directorio de un compañero sino también en el sistema CRM (Customer Relationship Management). 23

24 El campo URL de Web Screen PopURL determina la URL que abre el Assistant cuando usted hace click sobre el botón WebPop URL del Aviso Emergente. Para más información, revisar la sección 2, en donde se detalla cómo utilizar esta funcionalidad La URL que especifique puede contener cualquiera de las siguientes palabras, que a su vez son reemplazadas por la información sobre la otra parte de la llamada (si la misma está disponible): _USER_ (Usuario): Hace referencia al ID del usuario correspondiente a la otra parte de la llamada. _FIRST_ (Primero): Hace referencia al primer nombre de la otra parte de la llamada. _LAST_ (Último): Hace referencia al último nombre de la otra parte de la llamada. _ _ (Correo Electrónico): Hace referencia al correo electrónico de la otra parte de la llamada. _GROUP_ (Grupo): Hace referencia al nombre del grupo del sistema al que pertenece la otra parte de la llamada. _SERVICE_PROVIDER_ (Proveedor del Servicio): Hace referencia al proveedor del servicio del sistema al que pertenece la otra parte de la llamada. _PHONE_ (Teléfono): Hace referencia al número de teléfono de la otra parte de la llamada, si está subscripto al sistema. _REMOTE_PHONE_ (Teléfono Remoto): Hace referencia al número de teléfono del otro participante de la llamada, si no está subscripto al sistema. _REMOTE_NAME_ (Nombre Remoto): Hace referencia al nombre de la otra parte de la llamada, si no está subscripto al sistema (siempre que la información esté disponible). _CALL_TYPE_ (Tipo de Llamada): Hace referencia a llamadas entrantes o salientes. 3.9 ACERCA DE La sección Acerca de muestra la versión, los derechos de autor y los descargos de responsabilidad de los productos asociados con el Assistant. En cuanto a la Versión utilizada actualmente, es la Enterprise 17 MB1. La misma es compatible con Internet Explorer 6 en adelante, Microsoft Outlook 2003 y 2007 y también con Mozilla Firefox hasta la versión

25 4. CUADRO DE DIÁLOGO SERVICIOS El cuadro de diálogo Servicios permite configurar las funciones de llamada que brinda el Assistant. En el margen izquierdo del cuadro de diálogo hay una vista de árbol con las distintas secciones de configuración. Aquellas que usted elija, se desplegarán en la parte derecha del cuadro de diálogo. 4.1 LLAMADAS ENTRANTES La sección Llamadas Entrantes configura los servicios aplicables a las llamadas que usted recibe RECHAZO DE LLAMADAS ANÓNIMAS El servicio Rechazo de Llamadas Anónimas bloquea todas las llamadas entrantes que tengan restringido la presentación del número de teléfono DESVÍO DE INCONDICIONAL DE LLAMADA El servicio Desvío Incondicional de Llamada desvía todas las llamadas entrantes al número de teléfono que usted indique. En Desvío Incondicional, haga click sobre el botón Si para activar el servicio. Cuando el mismo se encuentre activo, en la Toolbar se muestra el botón resaltado. 25

26 4.1.3 DESVÍO POR NO CONTESTA El servicio Desvío por No Contesta desvía las llamadas entrantes a un número de teléfono indicado si usted no contesta la llamada luego de varias veces de sonar el teléfono. En Desvío por No Contesta, haga click sobre el botón Si para activar el servicio. Cuando el mismo se encuentre activo, en la Toolbar se muestra el botón resaltado. Desviar de Llamadas a indica el número de teléfono al cual el Assistant debe redireccionar todas las llamadas cuando el servicio se encuentra activo. Cantidad de rings antes de desviar la llamada indica la cantidad de veces que debe sonar el teléfono previo a que el Assistant desvíe todas las llamadas entrantes DESVÍO POR OCUPADO El servicio de Desvío por Ocupado desvía todas las llamadas entrantes al número de teléfono que usted indique, siempre que las líneas disponibles estén en uso. En Desvío por Ocupado, haga click sobre el botón Si para activar el servicio. Cuando el mismo se encuentre activo, en la Toolbar se muestra el botón resaltado. 26

27 4.1.5 NO MOLESTAR El servicio No Molestar desvía todas las llamadas entrantes a su Casilla de Correo de Voz. Si usted no tiene configurado tal servicio, las personas que lo llaman escucharán el tono de Ocupado. En No Molestar, haga click sobre el botón Si para activar el servicio. Cuando el mismo se encuentre activo, en la Toolbar se muestra el botón resaltado. Emitir Ring de Recordatorio determina si el Assistant le informa cada vez que el servicio No Molestar deriva una llamada a la Casilla de Correo de Voz ENTREGA DE IDENTIFICACIÓN DE LÍNEA EXTERNA El servicio Entrega de Identificación de Línea Externa le permite ver información sobre la línea de las llamadas entrantes provenientes de números de teléfono externos. En Identificación de llamadas externas, hacer click en Si para activar el servicio. 27

28 4.1.7 ENTREGA DE IDENTIFICACIÓN DE LÍNEA INTERNA El servicio Entrega de identificación de línea interna le permite ver información sobre la línea de las llamadas entrantes provenientes de números de teléfono miembros del grupo. En Identificación de llamadas Internas, hacer click en Si para activar el servicio RINGS SIMULTÁNEOS El servicio Rings Simultáneos hace sonar varios números de teléfono para cada llamada entrante. Cualquiera de los números de teléfono indicados para este servicio puede contestar las llamadas. En Ring Simultáneos, hacer click en el botón Si para activar el servicio. Cuando el mismo se encuentre activo, en la Toolbar se muestra el botón resaltado. Al elegir la opción No llamar a mis números alternativos si me encuentro hablando por teléfono, el servicio de rings simultáneos se desactiva en forma temporal, siempre que usted se encuentre en una llamada activa cuando se produce la nueva llamada entrante. En cambio, al elegir la opción Llamar a todos mis números ante cualquier, el servicio de rings simultáneos hace sonar todos los teléfonos indicados para este servicio, en toda circunstancia. Lista de Números muestra los números de teléfono que deben sonar cuando hay una llamada entrante. 28

29 4.1.9 COMMPILOT EXPRESS El sistema CommPilot Express permite manejar sus servicios mediante cuatro perfiles configurables. Estos perfiles controlan las llamadas entrantes en forma automática en base distintos tipos de situaciones. Por ejemplo, cuando se encuentra fuera de la oficina, usted puede utilizar el perfil Disponible - Fuera de la oficina y controlar las llamadas en base a criterios definidos en ese perfil. Adicionalmente, CommPilot Express permite manejar las llamadas en base a su horario, permitiéndole trabajar en forma eficiente sin interrupción alguna. Uso de Commpilot Para establecer el perfil activo de CommPilot Express, seleccione uno de los perfiles que figuran en la lista desplegable Commpilot de la barra de herramientas. Para desactivar todos los perfiles, seleccione CommPilot Ninguno. Configuración de Commpilot Usted puede establecer el perfil de Commpilot desde la sección Commpilot Express del cuadro de diálogo Servicios. A su vez, habrá cuatro sub-secciones con los nombres de los perfiles donde se podrá especificar qué criterios utiliza para controlar las llamadas. Los perfiles definidos son los siguientes: Disponible En la Oficina Disponible Fuera de la Oficina Disponible Ocupado Disponible No disponible NOTA: Al utilizar CommPilot usted no debe habilitar otros servicios, tales como Notificación de Llamada, Desvío de Llamada, Ringeo Simultaneo, etc. 29

30 DISPONIBLE EN LA OFICINA El perfil Disponible En la oficina determina cómo se manejan las llamadas entrantes cuando usted se encuentra trabajando en su escritorio. Este es el perfil que se usa habitualmente. El campo Al recibir una llamada también hacer sonar el permite especificar un número de teléfono adicional al que debe llamar cada vez que se produce una llamada entrante. Las llamadas pueden responderse tanto desde el número de teléfono principal como también desde el número indicado. Criterios de desvíos Enviar la llamada al Correo de Voz desvía todas las llamadas entrantes a su Correo de Voz. Reenviar al número de teléfono desvía todas las llamadas entrantes a un número especificado. NOTA: Para el cuadro Cuando este ocupado, los criterios se aplican si no hay líneas disponibles. Para el cuadro Cuando no Conteste, aplican si no se atiende el llamado luego de varios ringeos DISPONIBLE FUERA DE OFICINA El perfil Disponible Fuera de Oficina determina cómo se manejan las llamadas entrantes cuando usted no se encuentra en su escritorio pero puede recibir llamadas desde una ubicación remota. 30

31 Enviar la llamada al Correo de Voz desvía todas las llamadas entrantes a su Correo de Voz Reenviar al número de teléfono desvía todas las llamadas entrantes a un número especificado. Al recibir una llamada también notificarme por a permite el envío de un correo electrónico a la dirección indicada cada vez que se produce una llamada entrante. Dirección de permite definir una dirección de correo electrónico a la que el Assistant debe informar cada vez que se produce una llamada entrante OCUPADO El perfil Ocupado determina cómo se manejan las llamadas entrantes cuando la línea está ocupada. Enviar llamadas al Correo de Voz Exceptuando los siguientes números desvía todas las llamadas entrantes a su Correo de Voz. Si usted desea, puede configurar hasta tres números de teléfono para que sean excluidos de esta regla. Cuando se cumpla alguno de estos tres números, se desvía el llamado al número especificado debajo en el campo Que Serán desviadas a: Al recibir un Mensaje de Voz también notificarme por a: permite recibir un correo electrónico cada vez que se reciben mensajes de correo de voz NO DISPONIBLE El perfil No Disponible determina cómo se manejan las llamadas entrantes cuando usted no se encuentra disponible. Por ejemplo, cuando se encuentra de licencia por vacaciones. 31

32 Enviar llamadas al Correo de Voz Exceptuando los siguientes números desvía todas las llamadas entrantes a su Correo de Voz. Si usted desea, puede configurar hasta tres números de teléfono para que sean excluidos de esta regla. Cuando se cumpla alguno de estos tres números, se desvía el llamado al número especificado debajo en el campo Que Serán desviadas a: Se puede especificar que al enviar llamadas al Correo de Voz, ejecute el saludo Mensaje de No Contesta o bien el Mensaje de No Disponible. 4.2 LLAMADAS SALIENTES La sección Llamadas Salientes define los servicios aplicables a las llamadas que usted origina CALLBACK AUTOMÁTICO El servicio Callback Automático permite monitorear una línea del grupo cuando ésta se encuentra ocupada y que realice la llamada en forma automática cuando la línea se encuentra disponible BLOQUEO DE ENTREGA DE IDENTIFICACIÓN DE LÍNEA El servicio Bloqueo de Identificación de Línea impide que las otras partes identifiquen el número de teléfono o la información de la línea que usted utiliza para realizar la llamada (llamada anónima). 32

33 4.3 CONTROL DE LLAMADA Las sub-secciones dentro de la sección Control de Llamada le permiten realizar configuraciones avanzadas para sus llamadas LLAMADA EN ESPERA El servicio Llamada en Espera permite responder llamadas entrantes aún cuando se encuentre en otra llamada activa, pudiendo poner la primera llamada en espera para atender una segunda. En Llamada en Espera, hacer click en Si para activar el servicio OFICINA REMOTA El servicio Oficina Remota le permite sustituir un número de teléfono alternativo por el número de teléfono de su oficina. En Oficina Remota, hacer click en Si para activar el servicio. El servicio se mostrara activo con el botón resaltado en la Toolbar. Número de Oficina Remota señala cuál es el número alternativo que debe sustituirse por el número de teléfono de su oficina. 33

34 4.4 MENSAJERÍA Las secciones dentro de la sección Mensajería permiten establecer los parámetros de configuración del Correo de Voz MENSAJERÍA DE VOZ La sub-sección Mensajería de Voz permite definir cómo se manejan los mensajes de voz. Los mensajes son guardados como documentos adjuntos en una casilla de correo electrónico especificada por sistema para su cuenta. Por este motivo, siempre y cuando no se llene la casilla de mensajes, los mismos pueden recuperarse. La opción Mensajería de Voz, permite activar el funcionamiento del Correo de Voz para su posterior configuración. En caso de no estar esto activo, nunca se derivará un llamado al Correo de Voz. Enviar todas las llamadas al Correo de Voz desvía todas las llamadas entrantes al Correo de Voz. Enviar las Llamadas al Correo de Voz ante Ocupado desvía las llamadas si la línea está ocupada. Enviar las llamadas No Contestadas al Correo de Voz desvía las llamadas no atendidas. Utilizar Mensajería Unificada permite acceder a sus mensajes del Correo de Voz telefónicamente y vía . Si se usa la opción Reenviarlo al los mensajes solamente estarán disponibles vía , no pudiendo recuperar los mensajes telefónicamente. Utilizar el Indicador de Mensaje en Espera del teléfono determina si el tono de su teléfono será diferente cuando tenga un mensaje en espera. Asimismo determina si el visor de algunos modelos de teléfono mostrará algún símbolo en especial cuando tenga un mensaje en espera. La opción Notificarme de Mensajes de Voz nuevos al permite dar aviso vía ante un nuevo correo de voz. Si se elige la opción Enviar una copia del mensaje de voz a: se enviará una copia del audio del mensaje de voz. La opción Al presionar 0 transferir al número: permite derivar la llamada a un número especificado, en el caso de que la persona que llama a nuestra línea no desee dejar un mensaje de voz. Con esto concluiremos el instructivo del Assistant Enterprise. Esperamos que el presente instructivo le haya sido de utilidad. Centro de Atención Técnica IPLAN 34