PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA.

Transcripción

1 Elaboró Revisó Guillermina Servín Mayén Jefa del Depto. de Control de Inventarios Gerente de Distribución Gerente de Sistemas Gerente de Librerías Gerente Técnico Administrativo Autorizó COMERI 1

2 OBJETIVO: Regular la toma física total y/o selectiva de inventarios, respecto de los materiales y productos culturales de los almacenes, sub almacenes y puntos de venta de EDUCAL, a fin de verificar y cotejar la existencia física real contra los registros respectivos. GLOSARIO: GL.- Gerencia de Librerías GD.- Gerencia de Distribución GS.- Gerencia de Sistemas JDCI.- Jefe del Depto. de Control de Inventarios RSA.- Responsable de sub almacén designado por escrito del Jefe del Depto. de Almacén. CI.- Coordinador del inventario DCI.- Departamento de Control de Inventarios JDAC.- Jefe del Departamento de Almacén Central JDPC.- Jefe del Departamento de Productos Culturales JPV.- Jefe del Punto de Venta DPD.- Departamento de Procesos de Datos OIC.- Órgano Interno de Control PV.- Punto de Venta COL.- Coordinador de Librerías CD-R.- Formato de Disco Compacto de un solo uso EDUCAL.- EDUCAL, S.A. de C.V. Lectores: Lectores ópticos de códigos de barras Maltratado Se puede considerar maltratado aquel material que por su manejo se ha decolorado o maltratado por el manejo de los embarques, etc. Defectuoso Aquel material que por algún error en el proceso de encuadernación, tiene páginas en blanco, alterada la numeración, le falta hojas ó éstas se encuentran al revés, etc. Obsoleto Se considera así el material de ediciones anteriores a las que en este momento están en circulación, por ejemplo aquel cuyo tema de información sea viejo como puede ser: leyes, códigos fiscales, libros de texto, etc. 2

3 MARCO NORMATIVO: Ley del Impuesto sobre la Renta REFERENCIAS: Lineamientos para la elaboración y actualización de manuales de procedimientos, enero ALCANCE: Este procedimiento es aplicable a las GD, GL, GS, DCI y JPV, así como a sus respectivos Jefes de Departamento y responsables designados. Responsabilidades: Del GD: Elaborar el Programa Anual para la toma de Inventarios en los Almacenes y Sub Almacenes de EDUCAL en coordinación con el JDCI. Validar y firmar el inventario físico, así como la emisión de los listados finales. Tomar las medidas necesarias que permitan la realización del inventario como son: la entrega de gafetes, vigilancia adicional entre otros. Del JDCI: Notificar por escrito al JDAC y RSA designados por el Gerente que corresponda, para intervenir en todo el proceso de la toma del inventario físico, así como la validación de la información en el sistema, con base en el periodo del inventario. Verificar que los conteos sigan un orden establecido con base en el Plano de ubicación para el acomodo de material (Anexo 1). Realizar en el cambio de los integrantes de los equipos, en coordinación con el GD y/o JDAC y/o CI. Redactar en Acta Administrativa (Anexo 3), al término del inventario físico, los hechos relevantes que ocurran durante el inventario, así mismo emitir todos los concentrados en original y copia para firma del CI, JDAC y RSA, realizar el respaldo del detalle de dichos concentrados en un disco no regrabable. Aplicar todas las aclaraciones que estén sustentadas con documentos, inclusive aquellos códigos y/o cantidades que no tengan diferencias, en el entendido que no aplican para aclaraciones de un inventario posterior en caso de resultar como faltantes. 3

4 Enviar al GD y/o JDAC, RSA, el resultado de la aplicación de sus aclaraciones a las diferencias para su aprobación. En caso de no recibir respuesta se dará por entendido que está de acuerdo con el resultado. Informar al GS el resultado definitivo de las diferencias de los inventarios realizados, antes de la próxima sesión del Comité de Apoyo para el Análisis de Diferencias de Inventarios, el cual determinará la fecha de realización para la presentación de los resultados de los inventarios con base al Manual de Integración y Funcionamiento de éste Comité (EDU- GL-NOR-09). Del JDAC y RSA: Acomodar y separar el material a inventariar, señalando y/o zonificando de forma visible y permanente los anaqueles, racks, libreros, cajas, bodegas o espacios donde esté ubicado el material a inventariar, para evitar posibles omisiones o duplicidades en los conteos, previo a la toma del inventario físico. Mantener actualizada la información que identifique el material a inventariar con su respectivo rótulo y/o etiqueta. Establecer conjuntamente con el JDCI la integración de los equipos que participarán en el inventario. Notificar al personal que participará, sobre las medidas de seguridad internas establecidas por EDUCAL, previo a la toma del inventario físico. Efectuar el cotejo conjuntamente con el personal del DCI de las Diferencias del comparativo de la existencia teórica vs inventario físico (faltantes y sobrantes) (Anexo 2). Realizar validación y firma del inventario físico. Una vez validado el listado final del inventario, solicitar vía mail al DPD la transferencia del inventario del Almacén o Sub almacén, el JDAC lo imprime se firma para su validación Efectuar sus aclaraciones en un término de 5 días hábiles contados a partir de la transferencia del inventario, en caso de requerirlo, el JDAC y RSA podrán solicitar por escrito al JDCI, una prórroga. Realizar aclaraciones de todos aquellos movimientos que no hayan sido considerados en el levantamiento del inventario físico y/o teórico, tales como material no contado, y/o probables documentos no registrados o fallas en el sistema, documentos mal capturados y todos aquellos que en general afecten la existencia física. Validar las aplicaciones a las diferencias de inventarios realizadas por JCDI, en caso de no estar de acuerdo tiene 5 días naturales contados a partir de la fecha de la recepción del listado, en caso de no enviar comunicado se dará por entendido que está de acuerdo con el resultado 4

5 DE LAS PRUEBAS SELECTIVAS EN ALMACÉN CENTRAL Y DEPTO. DE DISTRIBUCIÓN. Responsabilidades Del JDCI: Determinar de manera aleatoria la muestra en los Almacenes y áreas de devoluciones, recepción, surtido, empaque y distribución en las oficinas centrales de Educal. Informar de los resultados de las pruebas selectivas y salvo que detecte un resultado fuera de procedimiento se notificará de manera inmediata al GD, y sus Jefes de Depto. respectivos, para su análisis y toma de decisiones tendientes a fortalecer el control interno. Toma de inventarios EN LOS PUNTOS DE VENTA (PV) realizados por personal del DCI Responsabilidades.0 Del GL Elaborar el Programa Anual para la toma de Inventarios en los Puntos de venta de EDUCAL en coordinación con el JDCI. Instruir por escrito los SPVS y/o JPV en caso de que al 30 de noviembre de cada año, no se realice la toma del inventario en algún punto de venta, sobre la forma y método en que deberá realizar dicho inventario, el JPV, emitirá el reporte de existencias y anotará a cada producto la existencia física en la línea del reporte una vez concluida la revisión deberá enviarla a más tardar el 15 de diciembre a la GL Del JPV: Acomodar y separar el material a inventariar, previo a la toma del inventario físico, zonificando de forma visible y permanente los anaqueles, racks, libreros, cajas, bodegas o espacios donde esté ubicado el material a inventariar, a fin de evitar posibles omisiones en los conteos. Mantener actualizada la información que identifique el material con su respectiva etiqueta, durante la toma del inventario. Determinar conjuntamente con el CI y los JPV, la integración de los equipos que participarán en el inventario. Con base en el comparativo que arroje el primer conteo contra el inventario teórico, el CI podrá tomar la decisión de omitir el segundo conteo, y realizar el comparativo teórico contra físico En caso de realizar el segundo conteo, efectúa el cotejo Reporte de revisión(bases) (Anexo 4) conjuntamente con el personal del DCI 5

6 Realizar la validación y firma del inventario físico que aparecerá en el documento impreso denominado transferencia del inventario físico, así como la emisión de los listados de diferencias finales. Efectuar sus aclaraciones dentro de los 5 días naturales contados a partir de la fecha de la conclusión de la toma física del inventario, en caso de requerir una prórroga lo podrán solicitar por escrito al JDCI, de no recibir comunicado se dará por entendido que el resultado es definitivo. Realizar aclaraciones de todos aquellos movimientos que no hayan sido considerados en el levantamiento del inventario físico y/o teórico, tales como material no contado, y/o probables documentos no registrados o fallas en el sistema, documentos mal capturados y todos aquellos que en general afecten la existencia física, a fin de quedar debidamente aclarados. De no recibir comunicado se dará por entendido que el resultado es definitivo. Validar las aplicaciones a las diferencias de inventarios realizadas por JCDI, en caso de no estar de acuerdo tiene 5 días naturales contados a partir de la fecha de la recepción del listado, en caso de no enviar comunicado se dará por entendido que está de acuerdo con el resultado Del JDCI: Bloquear las salidas del punto de venta con ocho días previos al inventario en las librerías locales y veinte días en las foráneas. Conjuntamente con el COL y/o los JPV, podrán realizar cambios de los integrantes de los equipos. Al término del inventario físico, levantar el Acta administrativa de los hechos relevantes que ocurran durante el inventario, en términos del anexo (Anexo 3) así mismo emitirán todos los concentrados en original y copia para firma del COL y/o del JPV, además realizará el respaldo del detalle de todos los concentrados, esta política aplica también para los inventarios de entrega recepción. Informar al GS, el resultado definitivo de las diferencias de los inventarios realizados, antes de la próxima sesión del Comité de Apoyo para el Análisis de Diferencias de Inventarios, quien determinará de acuerdo con el Manual de Integración y Funcionamiento de éste Comité EDU-GL-NOR-09. Aplicar todas las aclaraciones que estén sustentadas con documentos, y enviar al COL y/o JPV el resultado de la aplicación de sus aclaraciones a las diferencias para su aprobación, en caso de no recibir respuesta se dará por entendido que está de acuerdo con el resultado. NOTA: En caso de que al 30 de noviembre de cada año, no se realice la toma del inventario en algún punto de venta, el GL, instruirá por escrito al JPV sobre la forma y método en que deberá realizar dicho inventario, el JPV, emitirá el reporte de existencias, validando contra su existencia física y enviándolo al GL, a más tardar el 15 de diciembre. 6

7 Toma de inventarios EN LOS PUNTOS DE VENTA (PV) realizados por personal del punto de venta y/o coordinadores de librerías. Responsabilidades: Del GL Elaborar el Programa Anual para la toma de Inventarios en los Puntos de venta de EDUCAL en coordinación con el JDCI. Del JDCI Con base en el calendario aprobado deberá programar el envío del los lectores de códigos de barras para enviarlos por paquetería. Solicita al área de Departamento de Abastecimiento y Distribución el formato de la guía de envío para el envío de los lectores Empacar los lectores de códigos de barras con etiqueta indicando frágil y se envía al punto de venta en el que se realizará el inventario junto con el formato de salida por préstamo Una vez concluida la captura total del inventario, el DCI se conecta vía control remoto al punto de venta para realizará el comparativo del inventario teórico contra el físico, y envía la información únicamente de las diferencias para realizar el segundo conteo en archivo de Excel, para imprimir y en él se hagan las anotaciones correspondientes de corrección. Una vez realizadas las correcciones en el excel, se instalará el programa llamado Físico en el que se realizarán dichas correcciones por sistema Validada la diferencia del inventario por el JPV y/o CL, se realiza la trasferencia del inventario Deberá emitir una vez concluido el inventario, los siguientes concentrados: o Concentrado físico total Concentrado de positivas (faltantes) o Concentrado de negativas (sobrantes) o Concentrado neteado de diferencias comparativo final teórico/físico o Reporte de diferencias negativas Todos los concentrados en original y copia deberá firma el JPV, y/o CL, esta política aplica también para los inventarios de entrega recepción. Informar al GS, el resultado definitivo de las diferencias de los inventarios realizados, antes de la próxima sesión del Comité de Apoyo para el Análisis de Diferencias de Inventarios, quien determinará de acuerdo con el Manual de Integración y Funcionamiento de éste Comité EDU-GL-NOR-09. NOTA: En caso de un resultado no aceptable, se tienen que imprimir todo el listado del inventario físico. Del JPV: Acomodar y separar el material a inventariar, previo a la toma del inventario físico, zonificando de forma visible y permanente los anaqueles, racks, libreros, cajas, bodegas o espacios donde esté ubicado el material a inventariar, a fin de evitar posibles omisiones en los conteos. 7

8 Separar el material que considere obsoleto (obs), defectuoso o maltratado (defe) únicamente de editoriales privadas que hayan recibido directamente de la editorial en su punto de venta. Y esa será su identificación para la captura. Firmar todas las entradas, salidas y reportes de venta a partir de la transferencia del inventario anterior y a la fecha del próximo, y realizar la validación del resumen de movimientos. (anexo 5) Mantener actualizada la información que identifique el material con su respectiva etiqueta, durante la toma del inventario. Recibir los lectores de código de barras y verificar la recepción conforme al documento de envío del formato de salida por préstamo. Notificar al DCI la recepción para que se proceda a la toma del inventario físico con base en las guíasde uso de los lectores y captura toma de inventario (Anexos 3 y 6) Realizar la validación y firmar el inventario físico que aparecerá en el documento impreso en original y copia denominado transferencia del inventario físico, así como la emisión de los listados de diferencias finales, enviando al DCI los originales debidamente firmados de: o Concentrado físico total o Concentrado de positivas (faltantes) o Concentrado de negativas (sobrantes) o Concentrado neteado de diferencias comparativo final teórico/físico Efectuar sus aclaraciones dentro de los 5 días naturales contados a partir de la fecha de la conclusión de la toma física del inventario, en caso de requerir una prórroga lo podrán solicitar por escrito al JDCI. Realizar aclaraciones de todos aquellos movimientos que no hayan sido considerados en el levantamiento del inventario físico y/o teórico, tales como material no contado, y/o probables documentos no registrados o fallas en el sistema, documentos mal capturados y todos aquellos que en general afecten la existencia física, a fin de quedar debidamente aclarados. Validar las aplicaciones a las diferencias de inventarios realizadas por JCDI, en caso de no estar de acuerdo tiene 5 días naturales contados a partir de la fecha de la recepción del listado, en caso de no enviar comunicado se dará por entendido que está de acuerdo con el resultado. NOTA: En caso de que al 30 de noviembre de cada año, no se realice la toma del inventario en algún punto de venta, el GL, instruirá por escrito al JPV sobre la forma y método en que deberá realizar dicho inventario, el JPV, emitirá el reporte de existencias, validando contra su existencia física y enviándolo al GL, a más tardar el 15 de diciembre. 8

9 DE LAS PRUEBAS SELECTIVAS EN LOS PUNTOS DE VENTA. Responsabilidades Del Personal del DCI, COL, JPV y Servidor Público de mando de Educal Realizar de manera aleatoria pruebas selectivas a los puntos de venta, con base en los siguientes criterios: Títulos más vendidos Títulos de mayor precio de venta al público El 10% de los títulos que tengan en existencia Del Personal del DCI, Supv., JPV y Servidor Público de mando de Educal Designar al personal que levantará el acta administrativa en la que constará el resultado, mismo que será enviado al GL para la toma de decisiones, a efecto de fortalecer el control interno. 9

10 DIAGRAMA DEL PROCEDIMENTO PARA EL ALMACÉN CENTRAL Y SUBALMACENES GD y JDCI JDCI JDAC y RSA Personal del DCI Equipos de inventarios CI Inicio Elaborar el programa anual de inventarios Notificar la realización de la toma de inventario Recibir notificación de toma de inventario Verificar el inventario teórico vs los movimientos mensuales 5 Solicitar la información del inventario 4 Distribuir el inventario teórico en archivo electrónico Elabora el plano de zonificación Capacitar al personal para la captura de la toma del inventario 9 11 Realizar el corte de formas Formas parejas 10 Preparar los lectores del código de barras Entregar lectores Iniciar el primer conteo Transferir la información de lectores 15 Iniciar el segundo conteo 16 Transferir la información de lectores 17 Emitir el listado comparativo 2 10

11 DIAGRAMA DEL PROCEDIMENTO PARA EL ALMACÉN CENTRAL Y SUBALMACENES 2 GD y JDCI JDCI JDAC y RSA Personal del DCI Equipos de inventarios CI 18 Recibir listados Recibir el comparativo Realizar el comparativo teórico vs el físico 22 Recibir los concentrados 21 Emitir el listado definitivo del inventario físico del almacén 24 Validar la transferencia Solicitar transferencia del inventario Levantar acta administrativa Fin del procedimiento 11

12 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA ALMACÉN CENTRAL Y SUBALMACENES SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Elaborar el programa 1.1 Elaboran el programa anual GD y JDCI anual de inventarios de los inventarios del almacén central y subalmacenes. 2. Notificar la realización de la toma de inventario 3. Recibir notificación de toma de inventario y preparar material 2.1 Notifica al JDAC, JDPC, RSA sobre la toma del inventario físico. 3.1 Previa a la toma del inventario total el JDAC, RSA, acomodaran y separaran el materia señalado de acuerdo a la zonificación anexo Elaboran el plano para el acomodo de material de almacenes y subalmacenes, asignando letra y número a los anaqueles con etiquetas y rótulos. JDCI JDAC, RSA 4. Emitir la información del inventario 5. Verificar el inventario teórico 6. Distribuir el inventario teórico 7. Capacitar al personal para la captura de la toma del inventario. 4.1 Emiten el JDAC, RSA, el inventario teórico a la fecha del corte y validan. 4.1 Entrega al JDCI, en dos tantos. 5.1 Recibe los listados, verifica que las cifras del inventario teórico sean iguales vs los movimientos mensuales que sean iguales. NOTA: Si no son iguales, regresará a JDAC, RSA y a su vez informará al DPD, para que realice lo correspondiente. 6.1 Distribuye el inventario en archivo electrónico al OIC y a la auditoría externa 7.1 Capacita al personal en la captura con los lectores del código de barras JDAC, RSA JDCI JDCI Personal del DCI 12

13 8. Preparar los lectores de código de barra 9. Realizar el corte de formas 8.1 Prepara los lectores de código de barras con la base de existencias del material de los almacenes y subalmacenes. 9.1 Realizan el corte de formas, considerando los últimos cinco folios de entradas y salidas a la fecha del corte. Personal del DCI JDAC, RSA 10. Formar parejas y asignación de ubicaciones. 11. Etiquetar y entregar lectores 12. Iniciar el primer conteo 10.1 Determinan la formación de los equipos, que participarán en la toma del inventario. NOTA: Se anunciará al personal que participa sobre las medidas de seguridad internas establecidas por EDUCAL. NOTA: Podrán realizar cambios de los equipos cuando la situación lo amerite Etiquetar y entregar los lectores con los números de parejas de los inventarios previamente asignados Inician la captura, con base en la asignación de ubicaciones a los equipos Marcan en el rótulo el número de pareja y conteo Capturan con el lector los siguientes datos: Número de folio Ubicación Código del título Cantidad de ejemplares 12.4 Entregan al personal de control de inventarios los lectores una vez finalizada la captura de la zona asignada. JDAC, RSA Personal del DCI Equipos de inventarios 13

14 13. Transferir la información de lectores 14. Iniciar el segundo conteo 13.1 Recibe los lectores, transfiere y respalda la información Borra la información de los lectores. NOTA: En caso de que falten ubicaciones por capturar, se asigna a los equipos que hayan concluido Se inicia el segundo conteo conforme a las zonas asignadas Se inicia la captura con base en la asignación de ubicaciones a los equipos Marcan en el rótulo el número de pareja y conteo Captura con el lector los siguientes datos: Número de folio Ubicación Código del título Cantidad de ejemplares 14.5 Entrega al personal de control de inventarios los lectores una vez finalizada la captura de la zona asignada. CI CI 15. Transferir la información de lectores 16. Emitir el listado comparativo 15.1 Recibe los lectores, transfiere y respalda la información Borra la información de los lectores NOTA: En caso de que falten ubicaciones por capturar, se asigna a los equipos que hayan concluido Procesan y emiten el estado de diferencia del comparativo del primero y segundo conteo. CI CI y equipos de inventarios 14

15 16.2 Verifican las diferencias entre el primero y segundo conteo. NOTA: JDAC, RSA y el JDCI, determinarán equipos para revisión de listados Realizan las correcciones a los listados Entregan listados al CI 17. Recibir listados 17.1 Realizan las correcciones de los listados en el sistema NOTA: emiten el estado de diferencia del comparativo del primero y segundo conteo hasta que la diferencia sea igual a cero. CI y personal de inventario 18. Realizar el comparativo teórico vs físico 19. Recibir el comparativo 20. Emitir el listado definitivo del inventario físico del almacén 21. Recibir los concentrados 19.1 Procesa el comparativo del teórico vs el físico y lo entrega para su revisión al JDAC, RSA Reciben los listados, los revisa y valida NOTA: Si hay correcciones lo regresan al CI, para realizar las modificaciones y procesar nuevamente el comparativo teórico vs el físico, esta actividad se realizará hasta obtener el visto bueno del JDAC, JDPC, RSA Emite concentrados: De inventario físico De diferencias De maltratado De buen estado 20.2 Entrega los concentrados en original y copia, al JDAC, RSA Firman los listados de aceptación del resultado del inventario y entregan original al CI. CI JDAC, RSA CI JDAC, RSA 15

16 22. Solicitar transferencia del inventario 23. Validar la transferencia 24. Levantar acta administrativa 22.1 El DPD, realiza la transferencia del inventario físico e informa al JDAC, RSA y al CI para su validación Validan a través del sistema, la entrada y salida de transferencia. NOTA: Si no es correcta la transferencia, reporta al DCI, para las correcciones correspondientes Elabora acta administrativa en la que asentará el resultado del inventario, así como los hechos relevantes 24.2 Solicita a los JDAC, RSA a que comparezcan del resultado del inventario Procede a recabar las firmas del JDAC, RSA y se da por concluido el inventario Envía copia del acta al GD y al JDAC. CI JDAC, RSA CI FIN DE PROCEDIMIENTO. 16

17 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE LAS PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL Y EN EL DEPTO DE DISTRIBUCIÓN Personal designado por la JDCI Inicio Determinar aleatoriamente las áreas de almacén para realizar la prueba selectiva 1 2 Informar de los resultados de las pruebas selectivas Fin del procedimiento 17

18 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMENTO DE LAS PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL Y EN EL DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN. SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Determinar aleatoriamente las áreas del almacén Personal designado por la JDCI para realizar la prueba selectiva 1.1. Si la prueba selectiva es en el área de devoluciones, se realizará con base en el documento del cliente y/o PV, para verificarlo vs el material físicamente Si la prueba selectiva es en el área de recepción, se realizará con base en la factura y/o remisión del proveedor vs el material físicamente Si la prueba selectiva es en el área de empaque y/o devolución, se realizará con base en la hoja de pedido vs físicamente. el material 2. Informar de los resultados de las pruebas selectivas 2.1. Informa a los JDAC, RSA, de los resultados obtenidos para su análisis y toma de decisiones tendientes a fortalecer el control interno. NOTA: En caso de encontrarse diferencias de pedido y /o devolución en las áreas de empaque, distribución y recepción para que completen el material o en su caso se modifique las hojas de pedido y /o devolución. El personal designado por la JDCI FIN DEL PROCEDIMIENTO 18

19 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO EN PUNTOS DE VENTA GL en coordinac ión con el JDCI JDCI JPV CI Personal del PV y personal asignado por el DCI JPV o CL DSS Gerente o Jefe del Depto. inicio Elaborar el programa anual de inventarios Notificar realización de toma de inventario físico Recibir la notificación de la toma de inventario 4 Realizar acomodo de material 5 Identificar material 6 Determinar la integración de los equipos de trabajo 7 Preparar equipo 8 Realizar corrección con el programa denominado auxinv 9 Emitir resumen de movimientos para firma 10 Iniciar la toma del inventario físico total (primer conteo) 2 19

20 2 GL en coordinac ión con el JDCI JDCI JPV CI Personal del PV y personal asignado por el DCI JPV o CL DSS Gerente o Jefe del Depto. 11 Recibir y transferir información al sistema SCIAE 12 Iniciar la toma de inventario físico (segundo conteo) 13 Recibir reporte de revisión de bases 14 Emitir listados de comparativos de conteo 15 Recibir listados de comparativos de conteo 16 Recibir listados y realiza correcciones en sistema 17 Validar físicamente las diferencias del inventario 18 Emitir los listados de los concentrados 3 20

21 3 GL en coordinac ión con el JDCI JDCI JPV CI Personal del PV y personal asignado por el DCI JPV o CL DSS Gerente o Jefe del Depto. 19 Validar y firmar concentrados 20 Distribuir concentrados firmados 21 Realizar transferencia del inventario 22 Validar transferencia del inventario Solicitar correcciones sobre transferencia de inventarios Realizar correcciones a transferencia 25 Firmar concentrados 27 Turnar acta administrativa 26 Elaborar acta administrativa del resultado del inventario 28 Enviar las aclaraciones al inventario realizado 4 21

22 4 GL en coordinac ión con el JDCI JDCI JPV CI Personal del PV y personal asignado por el DCI JPV o CL DSS Gerente o Jefe del Depto Analizar información y emite resultado definitivo de aclaraciones Validar información y firma de documento 31 Enviar detalle de los movimientos y concentrados Integrar resultados de inventario Realizar inventario manual Fin del procedimiento 22

23 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO EN PUNTOS DE VENTA. SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Elaborar Programa Anual de Inventarios 2. Notificar realización de toma de inventario físico 3. Recibir notificación de la toma de inventario 4. Realizar acomodo de material Elaboran el Programa Anual para la toma de Inventarios en PV 2.1. Notifica por escrito a los JPV de la toma de inventarios físicos Recibe la notificación de la realización del inventario. (Previo a la toma del inventario físico) 4.1. Acomoda y separa el material a inventariar, zonificando los anaqueles, racks, libreros, cajas, bodegas o espacios con base al Plano de ubicación para el acomodo de material (Anexo1). 5. Identificar material 5.1. Mantiene actualizada la información 5.2. Elabora plano para el acomodo del material, asignando letra y número a los anaqueles con etiquetas o rótulos según corresponda Separa el material maltratado, defectuoso y ediciones atrasadas. Nota 1: En caso de tener notas manuales pendientes de pago, deberán contar con la firma y/o sello del Cliente. Nota 2: En caso de no encontrarse el JPV, el COL será responsable de sacar todo el material que se encuentre en cajas o bodegas 6. Determinar la integración de los equipos de trabajo 6.1 Determina la integración de los equipos que participarán en el inventario. 7. Preparar equipo 7.1 Prepara lectores de códigos de barra. 7.2 Instala el Sistema de Inventarios y verifica que funcione correctamente. 7.3 Respalda información del PV. 7.4 Verifica que el resumen de movimientos coincida con el GL coordinación con el JDCI JDCI JPV JPV JPV JPV y CI CI 23 en

24 inventario teórico. Coincide inventario? SI. Continua con la actividad 8.1 NO. Continua actividad Realizar corrección 8.1 Revisa la información en el sistema con el programa y entrega para su firma, denominado auxinv 9 Emitir resumen de 9.1 Emite resumen de movimientos movimientos para y entrega al JPV/CL para firma recabar su firma. 10 Iniciar la toma de 10.1 Inicia la toma de inventarios físicos inventario físico total con la terminal de captura de (primer conteo) datos con código de barras con base en la zona designada por el CI Registra en la Terminal de captura de datos: a) Ubicación b) Código de barras y/o código interno del título c) Cantidad de ejemplares Nota: Entrega el lector al CI una vez concluida la captura del PV. CI CI Personal del PV y Personal asignado por el JDCI 11 Recibir y transferir información al Sistema SCIAE Recibe, transfiere y respalda la información de las terminales a la computadora de los PV. Nota: En caso de detectar material no contado se capturará o se creará una nueva base. Con base en el comparativo que arroje el primer conteo contra el inventario teórico, el CI podrá tomar la decisión de omitir el segundo conteo, y realizar el comparativo teórico contra físico CI 12 Iniciar la toma de inventario físico (segundo conteo) 12.1 Verifica que todo el material haya sido capturado, revisando que los códigos, títulos, cantidad, correspondan efectivamente al material inventariado, validando cada uno de los rubros y en su caso realiza las correcciones Emite el reporte de captura del JPV 24

25 primer conteo BASES para asignarse, hasta cubrir el total de las zonas a inventariar.se validará el código, titulo, ubicación y cantidad 13 Recibir reporte de revisión de bases 14 Emitir listados de comparativos de conteos. 15 Recibir listados, de comparativos conteo Y realiza las correcciones de cada una de las base que señalaron los equipos 14.1 Procesa y emite el listado de las diferencias 15.1 Recibe el listado de diferencias de comparativo 15.2 Revisa físicamente y realiza correcciones. Entrega correcciones al CI CI CI JPV 16 Recibir listados y realiza correcciones en sistema 16.1 Recibe listado con correcciones 16.2 Realiza las correcciones de los listados en el Sistema Nota: En caso, de existir diferencias, emitirá nuevamente el comparativo hasta que el JPV valide la diferencias 16.3 Emite listados de diferencias de comparativo teórico vs físico Entrega listados para su validación 17 Validar físicamente 17.1 Revisa los listados las diferencias del 17.2 Valida físicamente el sobrante inventario 18 Emitir los listados de 18.1 Recaba firmas de listados de y los concentrados JPV o CL. para firma 18.2 Una vez concluido el inventario, emite en original y copia los siguientes concentrados: Físico Total (primera y última hoja) Diferencias negativas (sobrante) Neteado Resumen de movimientos Resultado del traspaso Resumen de movimientos después de la trasferencia 18.3 Entrega todos los concentrados para recabar firma de JPV o COL CI JPV o CL CI 25

26 Nota: En caso del resultado no aceptable, deberá imprimir el detalle de todos los concentrados. 19 Validar y firman 19.1 Revisa y firma los JPV o CL concentrados concentrados Entrega concentrados firmados al JDCI 20 Distribuir 20.1 Recibe los concentrados CI concentrados firmados firmados y distribuye de siguiente manera: Original al DCI Copia a los JPV. 21 Realizar transferencia 21.1 Realiza la transferencia del CI del Inventario Físico inventario físico: 22.2 Valida la salida y entrada, emite el resultado de la transferencia, realiza el respaldo en la carpeta inventarios y EDUCAL 22.3 Imprime el resumen de movimientos entrega al JPV, para su validación 22 Validar transferencia 22.1 Validan mediante el sistema el JPV o COL del inventario total de entrada y de salida de la transferencia 22.2 Valida la transferencia con el resumen de movimientos contra el inventario físico y el inventario teórico, Transferencia correcta? SI. Continua actividad 26.1 NO. Continua actividad Solicitar correcciones 23.1 Recibe notificación sobre CI sobre transferencia transferencia de inventario de inventarios 23.2 Solicita corrección al DDS para que corrija el sistema y se vuelva a realizar la transferencia del inventario. 24 Realizar correcciones 24.1 Realiza correcciones DDS a transferencia 24.2 Notifica al Coordinador del Inventario que la transferencia ha sido corregida, 25 Firmar concentrados 25.1 Firman los concentrados. JPV o COL mencionados en la actividad 26 Elaborar acta 26.1 Elabora acta administrativa en el CI administrativa del que se asentara el resultado del resultado del inventario así como hechos 26

27 inventario 27 Turnar de acta administrativa relevantes Solicita al JPV y/o COL, que comparezcan respecto al resultado del inventario y firman acta Verifica que el acta se firme y da por concluido el inventario Turna vía correo electrónico al GL, Jefe del Departamento. que coordina la Librería y a la GS. JDCI 28 Enviar las aclaraciones al inventario realizado 28.1 Verifica que en caso de existir aclaraciones al inventario realizado, envía al JDCI, los documentos o informa del material que no haya sido considerado en el inventario por omisión, por salidas manuales, por movimientos duplicados o por notas manuales. Nota: De no existir aclaraciones, notificará al JDCI, el resultado definitivo del inventario. 29 Analizar información 29.1 Analiza la información y aplica, en y emite resultado caso de proceder a las diferencias definitivo de del inventario, emitiendo el aclaraciones resultado definitivo con aclaraciones, detallando los movimientos realizados, así como los concentrados de positivas, negativas y neteado Envía a firma de aceptación al Gerente del Área y Jefe del Departamento. 30 Validar información y firma documento 31 Enviar detalle de los movimientos y concentrados 30.1 Valida la información recibida Firma el documento y remiten al JDCI Recibe el concentrado y envía el detalle de los movimientos y concentrados de positivas, negativas y neteado al JPV. NOTA: En caso de haber una aclaración, contarán con 5 días naturales para la realización de las mismas; de lo contrario se entenderá que está de acuerdo. JPV o CL JDCI Gerente del Área y Jefe del Depto. JDCI 27

28 32 Integrar resultados de inventario 33 Realizar inventario manual Integra los resultados de los inventarios realizados, prepara las estadísticas y presenta al GS, para su análisis y aprobación Prepara carpetas de trabajo y convoca a reunión al Comité de Apoyo para el Análisis de Diferencias de Inventarios, con base a lo indicado en el Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Apoyo para el Análisis de Diferencias de Inventarios. EDU-GL- NOR Si antes del 30 de noviembre de cada ejercicio fiscal, no se ha realizado la toma de inventario en algún punto de venta, a indicación escrita de GL, el JPV, realizará de manera directa y manual un inventario físico total de las existencias o un conteo físico parcial base, remitiendo el resultado firmado al DCI, para que sea analizado por el Comité de Apoyo para el Análisis de Diferencias de Inventarios. JDCI JPV o COL 28

29 29

30 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE LAS PRUEBAS SELECTIVAS EN LOS PUNTOS DE VENTA. SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Seleccionar los 1.1 Selecciona, los códigos de las Personal designado por códigos para las pruebas selectivas colecciones. 1.2 Solicita al JPV, el acceso al sistema para la emisión de los Kardex, y el apoyo de un auxiliar de librería. 1.3 Compara la existencia física vs la existencia del kardex. NOTA: Si la prueba es realizada por el mismo JPV, la actividad 1.2, la realizará directamente. la JDCI, CL o JPV 2. Separar las notas manuales del material que se está haciendo el muestreo. 3. Levantar acta administrativa. 2.1 Indica al personal designado por el JDCI, la ubicación del material. 3.1 Realiza el acta administrativa en la que constarán los resultados obtenidos. 4. Entregar resultados 4.1. Envía resultados al GL y jefe de departamento para la toma de decisiones a efecto de fortalecer el control interno. FIN DEL PROCEDIMIENTO. JPV Personal designado por el JDCI JDCI TIEMPO APROXIMADO DE EJECUCIÓN EN ALMACÉN: 30 días hábiles, por lo menos TIEMPO APROXIMADO DE EJECUCIÓN EN PV: 15 días hábiles promedio 30

31 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS EN LOS PUNTOS DE VENTA REALIZADO POR EL PERSONAL DEL PUNTO DE VENTA y/o COORDINADORES. GL JDCI JPV DCI INICIO ELABORA PROGRAMA ANUAL PARA LA TOMA DE INVENTARIOS PROGRAMAR Y REALIZAR EL ENVIO DE LECTORES DE CÓDIGOS DE BARRAS ACOMODAR Y SEPARAR LA MERCANCIA A INVENTARIAR PROCESAR LA INFORMACIÓN PREVIA Y RESULTANTE DE LA TOMA DE L INVENTARIO 4 REALIZAR CAPTURA DE INVENTARIO 5 6 REALIZAR COMPRATIVO DE INVENTARIOS Y ENVÍO DE INFORMACIÓN VALIDAR DIIFERENCIAS, REALIZA CORRECCIONES Y TRANSFERENCIA DE INVENTARIOS 7 Instala programa 8 REALIZA CORRECCIONES E INFORMA AL PERSONAL DE INVENTARIOS 9 REALOIZA EL PROCESO DEL COMPARATIVO 10 VALIDAR REPORTE E INFORMAR AL PERSONAL DE INVENTARIOS REALIZA PROCESO FINAL DEL INVENTARIO, EMITE LISTADOS FINALES Y REALIZA TRANSFERENCIA IINFORMA RESULTADOS DEFINITIVOS DE DIFERENCIAS DE INVENTARIO REALIZA Y VALIDA ACLARACIONES DE IINVENTARIO FISICO Y VALIDA APLICACIÓN DE DIFERENCIAS FIN 31

32 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS EN LOS PUNTOS DE VENTA REALIZADO POR EL PERSONAL DEL PUNTO DE VENTA y/o COORDINADORES. SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE 1.Elaborar programa 1.1Elabora el programa anual GL anual para la toma de para la toma de inventarios en inventarios los Puntos de Venta de Educal, en coordinación con el JDCI. 2. Programar y realizar el envío de los lectores de códigos de barras. 3.Acomodar y separar la Mercancía a inventariar 2.1 Programa el envío de los lectores de acuerdo al calendario aprobado. 2.2 Solicita al Departamento de Abastecimiento y Distribución el formato de la Guía de Envío para mandar los lectores a los puntos de venta. 2.3 Empaca los lectores de códigos de barras, etiquetándolo frágil y se envía al punto de venta, junto con el formato de salida por préstamo. 3.1 Acomoda y separa el material a inventariar, previo a la toma de inventario físico, zonificando de forma visible y permanente los anaqueles, racks, libreros, cajas, bodegas o espacios donde esté ubicado el material a inventariar, a fin de evitar posibles omisiones en el conteo. 3.2 Separa el material que se considere obsoleto,(obs.), defectuoso o maltratado (defe) únicamente de editoriales privadas que hayan recibido directamente de la editorial en su punto de venta. Y ésa será su identificación para la captura JDCI JPV y/o CL 4.Procesar la información previa y resultante de la toma de inventarios 4.1 Firma todas las entradas, salidas y reportes de venta a partir de la transferencia del JPV y/o CL 32

33 5. Realizar captura de inventario inventario anterior y a la fecha del próximo y validar el resumen de movimientos 4.2 Mantiene actualizada la información que identifique el material con su respectiva etiqueta, durante la toma del inventario. 4.3 Recibe los lectores de código de barras y verificar la recepción conforme al documento de envío del formato de salida por préstamo 4.4 Notifica al DCI la recepción de los lectores de códigos de barras, para que se proceda a la toma del inventario físico, con base en la guía de uso de los lectores (anexo 6) 5.1 Junto con el o los auxiliares, realiza la captura del inventario mediante los lectores de códigos de barras, de conformidad con las instrucciones señaladas en las guías correspondientes. (Anexos 1 y 6) Una vez concluida la captura del el inventario, informa por correo y/o chat al personal de inventarios. JPV y/o CL V 6. Realizar comparativo de inventario y envío de información 6.1 Una vez concluida la captura del el inventario se conecta vía control remoto al punto de venta para realizar el comparativo del inventario teórico contra el físico. 6.2 Envía al punto de venta, la información únicamente de las diferencias en un archivo de Excel para realizar el segundo conteo. DCI 33

34 7. Validar diferencias, realiza correcciones y transferencia de inventario 7.1 Recibe archivo con información de las diferencias e imprime para Realiza segundo conteo y en su caso efectúa las correcciones necesarios en En documento impreso, informa por correo y/o chat al personal de inventarios. JPV y/o CL 8.- Instala programa 8.1- Capacita al JPV y/o CL en las correcciones por el sistema llamado Físico 9.- Realiza correcciones JPV y/o CL, realizan correcciones, y una vez concluidas informa por correo y/o chat al personal de inventarios Personal del DCI JPV y/o CL 10.-Realiza el proceso del comparativo Realiza el comparativo del teórico contra físico, y emite el reporte del material sobrante para la validación del JPV y/o CL Personal del DCI 11.- Validar reporte 11.1 JPV y/o CL, validan el sobrante, JPV y/o CL En caso de existir correcciones las efectúan en el programa de físico, y una vez concluidas informa por correo y/o chat al personal de inventarios 12.- Proceso final del inventario Acumula el comparativo y compara contra el físico, y emite listados finales los siguientes concentrados: Físico Total Positivas Negativas Neteado Primera y última hoja del desglose de la existencia física. Diferencia negativa Resumen de movimientos Personal del DCI 34

35 12.2 Se realiza la trasferencia del inventario e imprime los listados de: Resultado del traspaso Resumen de movimientos después de la trasferencia Fin del proceso NOTA: Esta política aplica también para los inventarios entrega-recepción. 35

36 13.Realizar y validar aclaraciones de inventario físico 14. Informar resultados definitivos de diferencias de inventarios 13.1Efectuar sus aclaraciones dentro de los 5 días naturales contados a partir de la fecha de la conclusión de la toma física del inventario, en caso de requerir prórroga, la podrán solicitar por escrito al JDCI Realizar aclaraciones de todos aquellos movimientos que no hayan sido considerados en el levantamiento del inventario físico y/o teórico, tales como material no contado, y/o probables documentos no registrados o fallas en el sistema, documentos mal capturados y todos aquellos que en general afecten la existencia física, a fin de quedar debidamente aclarados Validar las aplicaciones a las diferencias de inventarios realizadas por JDCI, en caso de no estar de acuerdo tienes 5 días naturales, contados a partir de la fecha de la recepción del listado, en caso de no enviar comunicado, se dará por entendido que está de acuerdo con el resultado Informa el resultado definitivo de las diferencias del inventario realizado al GS antes de la próxima sesión del Comité de apoyo para el análisis de diferencias de inventarios. NOTA: En caso de un resultado no aceptable, se deberá imprimir todo el listado del inventario físico. FIN DE PROCEDIMIENTO JPV JDCI 36

37 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LAS PRUEBAS SELECTIVAS EN LOS PUNTOS DE VENTA REALIZADO POR EL PERSONAL DEL PUNTO DE VENTA y/o COORDINADORES. DCI, CL. JPV,SERV.PUB de EDUCAL INICIO REALIZA P RUEBAS SELECTIVAS LEVANTA ACTA ADMINISTRATIVA c CON RESULTADOS FIN 37

38 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA LAS PRUEBAS SELECTIVAS EN LOS PUNTOS DE VENTA REALIZADO POR EL PERSONAL DEL PUNTO DE VENTA y/o COORDINADORES. SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE 1.Realizar pruebas 1.1Realiza de manera aleatoria DCI, COL. JPV,SERV.PUB selectivas pruebas selectivas a los puntos de EDUCAL de venta, considerando los siguientes criterios: -Títulos más vendidos -Títulos de mayor precio de venta al público -El 10% de los títulos que tengan en existencia 2. Levanta acta administrativa con resultados 2.1Designa al personal que participará en el levantamiento del acta administrativa en la que constará el resultado de las pruebas selectivas. 2.2 Envía el acta a la GL para la toma de decisiones a efecto de fortalecer el control interno. FIN DEL PROCERDIMIENTO DCI, CO., JPV,SERV.PUB de EDUCAL 38

39 ANEXO 1 39

40 ANEXO 2 Anexo 40

41 41

42 ANEXO 3 ACTA ADMINISTRATIVA. En la Ciudad de , siendo las horas del día de ---- del ----, en el local que ocupa librería , ubicada , C. P , en presencia del , (coordinador del inventario), quien actúa con los testigos de asistencia que al final firman para constancia, se procedió a levantar el presente acta administrativa en virtud de ofrecer su testimonio sobre las diferencias que resultaron del Inventario físico levantado en de ---- del año en curso, mismo que arrojo un resultado en diferencias positivas de ejemplares con un importe de $----- ( /100 m. n.) y un costo por $ ( /100 m. n) y negativas por ejemplares con un importe de ( m. n.) y un costo por $ ( /100 m. n) respectivamente Periodo del inventario El periodo del inventario es del al de del Ejemplares Importe Costo Faltante Sobrante Neteado 0 $0.00 $0.00 Devoluciones enviadas a los almacenes de Educal. Salida Fecha Cant. Importe Destino Num. De Guía, Transportadora y Fecha 42

43 Material pendiente de entrada de los almacenes de Educal. Salidas Almacén Central y Productos Culturales Entrada de la Librería Folio Pedido Control Cant. Imp. Fecha Entrada Fecha Traspasos de entrada Librería Salida Fecha Cantidad Importe Entrada Fecha Traspasos de Salida Origen Salida Fecha Cantidad Importe Recibió Material reportado como faltante de devoluciones material de editoriales privadas. Educal S.A. de C.V. Gerencia de Librerías Resumen de Entradas por Diferencia Del 43

44 Material reportado como faltante de devoluciones material de Almacén central. Educal S.A. de C.V. Gerencia de Librerías Resumen de Entradas por Diferencia Del Fecha Sal Código Título Cant. Precio Importe Servicio express. El monto total por solicitudes pendientes es de: $0.00 el cual lo conforman las solicitudes presentadas a continuación. Solicitud Fecha Cliente Ejemplares Anticipo Ver No hay 44

45 I.- Comparece el C , quien se desempeña como (a) de , y manifiesta bajo protesta de decir verdad, Que es todo lo que tiene que manifestar, firmando al calce y al margen para constancia No habiendo más que hacer constar, se cierra el presente acta administrativa, siendo las horas del día de su inicio, firmando al calce y al margen los que en ella intervinieron Coordinador del inventario. JDAC o RSA o JPV o CL 45

46 ANEXO 4 46

47 REGISTROS Documentos de Trabajo Tiempo de conservación Responsable de conservar Código de registro o identificación única HISTORIAL DE CAMBIOS: Revisión Núm. Fecha de aprobación Descripción del cambio Motivo(s) 2 Incorporación de anexos e incorporación del procedimiento para PV, así como el cambio de la estructura de acuerdo con los lineamientos emitidos por la SEP en enero de 2009 Acción de mejora del OICE 47

48 Anexo Imprimir la última hoja del listado de existencias por colección. 2.- Deberá sumar las existencias de la entrada inicial más las entradas posteriores y restar las salidas después de la transferencia (no considerar la salida del inventario) y las ventas después de la transferencia del inventario lo que dará como resultado la Existencia Teórica y así se obtendrá la validación por documentos que deberá de ser igual a la existencia que tenga el Resumen de Movimientos y la Existencia por Colección. De detectar diferencias deberá notificarlo al JCDI Ejemplo: Concepto Ejemplares +Entrada Inicial del inventario 29,500 +Entradas 5,550 - Salidas no incluyendo la del inventario 2,100 - Ventas * 4,300 = A la existencia por documentos Contra la existencia por colección 28,650 28,650 Diferencia 0 * Para saber cuál es la venta después de la transferencia del inventario, tendrá que tener presente la fecha del mismo. Nota: El DCI revisará vía control remoto todos sus movimientos en el Sistema, con la finalidad de corregir cualquier problema que presente su información 48

49 Anexo 6 Manual para lector symbol MC100.. Instrucciones para instalar el programa de transmisión de los lectores de códigos de barras Symbol MC100. El Departamento Control de Inventarios (DCI), hará llegar a cada una de las librerías los archivos necesarios para la instalación y realización del inventario físico, los archivos requeridos son: 1. Setup.exe (Msasyn4.5) 2. Invenlib.lectores (programa para captura de inventarios para instalar en lectores). 3. ScanWedge.exe (programa para activar el lasser de los lectores). 4. Sie.exe Nota: cabe señalar que estos programas se encuentran en un archivo comprimido (inventarios1), el cual será colocado el escritorio de la PC. La información contenida en este archivo, deberá ser extraída ahí mismo (en el escritorio) y al terminar la extracción de dicho archivo, será creada automáticamente una carpeta de nombre Inventarios, y dentro de la misma, estarán dos carpetas más, la primera contiene los archivos que deben de cargarse en el lector y la otra, los programas que deben de ser instalados en la PC. Instalación de programas en la PC. El DCI, se conectará al punto de venta en donde se realice el inventario y enviará un archivo comprimido (inventarios2). Se abre la carpeta Archivo de instalación en Pc y se elige el archivo SETUP, se le da doble clic para la instalación del Msasync4.5.exe, el cual es necesario instalar para que el equipo de computo pueda reconocer el lector de códigos de barras y poder seguir con la configuración de los mismos. 49

50 Setup, programa de instalación para lectores. Saldrán las siguientes pantallas. Dar clic en siguiente. 50

51 Dar clic en siguiente. Dar clic en Acepto. Se elige la opción ACEPTO y después en siguiente. Y se le da siguiente en cada una de las ventanas que aparezcan hasta que concluya la instalación mostrando la pantalla de instalación finalizada. Al final de la instalación, es posible que el sistema indique que se requiere reiniciar el equipo para que los cambios tengan efecto y se da clic en SI. NOTA: en caso de que el programa haya sido instalado en su máquina en algunos de los anteriores inventarios, las pantallas que aparecerán son las siguientes: Dar clic en siguiente. 51

52 Se da clic en Reparar. Se da clic en siguiente Se da clic en instalar. 52

53 Y se le da siguiente en cada una de las ventanas que aparezcan hasta que concluya la instalación mostrando la pantalla de instalación finalizada. Nota: al final de la instalación, es posible que el sistema indique que se requiere reiniciar el equipo para que los cambios tengan efecto, y se le da clic en SI. Al terminar la instalación, conecte el cable de transmisión en algún puerto USB y de igual forma conecte el otro extremo del cable de trasmisión de datos a la cuna cargador como lo indica la imagen siguiente: Al momento de conectar el lector a la PC, debe de salir la siguiente ventana (misma que saldrá cada vez que sea colocado un lector en ella). En caso de que no salga la pantalla, quite y vuelva a poner el lector en la cuna. Nota: es posible que al conectar el lector, salga una pantalla con siete opciones a elegir, las cuales son: 1. Test Apps. 2. Print. 3. Ctl Panel. 4. Scan. 5. Files. 6. About OTL. 7. Exit. Se elige la opción siete, exit. 53

54 En ésta ventana hay que elegir la opción cancelar y después saldrá la siguiente pantalla se le de aceptar. Tendrá la siguiente pantalla, se le da clic en la opción de explorar para entrar a la terminal. 54

55 Dar clic en la opción Explorar. Una vez dentro de la terminal, se copian los archivos ubicados en la carpeta que dejamos en el escritorio, abre la carpeta de inventarios\archivos para lectores (misma carpeta que fue creada inicialmente en el escritorio de la PC) y se pegan en el dispositivo móvil (lector de códigos de barras). Invenlib.lectores. 55

56 Al terminar de copiar y pegar los archivos de la carpeta de inventarios al lector de códigos de barras, entramos a la opción My Device o My computer. Icono de acceso al explorador del lector. (My device o My Computer). Para cargar el programa en el lector, se tiene que entrar en a My Device o My computer del lector de código de barras, para poder seleccionar una de las opciones en pantalla, hay que navegar con las teclas ubicadas de bajo del botón amarillo y una 56

57 vez seleccionada la opción, se le da enter. Estando dentro de My Device o My computer, se navega hasta encontrar el programa de invenlib.lectores, y se le da enter (para navegar adentro de My Device o My computer se realiza la siguiente combinación, F + TAB y después se utilizan las teclas de navegación hasta seleccionar el programa requerido y se da enter para poder acceder a él). TAB. Al iniciar la instalación, aparece un mensaje que muestra en donde será instalado el programa, se le da enter para continuar, una vez iniciada la instalación del sistema de captura (invenlib.lectores), en la pantalla del lector aparece un mensaje que da cinco opciones: F=funció n. Yes Yes to all No No to all Cancel Se elige la opción de yes to all, en seguida sale una ventana en donde muestra que se está cargando el programa. Nota: En caso de que no permita seleccionar en alguna de estas opciones, hay que oprimir las teclas F + ALT (una a la vez) y después F + TAB (una a la vez), después de haber oprimido correctamente las funciones señaladas, aparecerá una ventana que dice task manager y aparecen los programas activos y selecciona el que dice installing fher invenlib, y se le da enter y después con las teclas de F + TAB (una a la vez) se selecciona yes to all y se le da enter y entonces inicia la instalación del programa. 57

58 Para instalar el scanwedge (este se encuentra también en My Device o My computer), se selecciona el programa, se le da enter. Este programa se instala sin mostrar alguna ventana, para cerciorarse que ya está instalado, basta con oprimir el botón amarillo de scanner y éste lanzará una luz roja (lasser) y se encenderá un foco rojo en la terminal portátil, mostrando que el scanner del lector está listo para su uso. Una vez concluida la instalación del Scawedge, hay que oprimir las teclas F + ALT dos veces (una tecla a la vez) para que sea desplegado el menú FILE, y seleccionamos la última opción, close para salir al menú principal del lector (escritorio). Estando en el escritorio, se selecciona el programa de inventario, el cual aparece en la pantalla principal del lector con un icono en forma de libro, se selecciona y se le da enter. Icono de acceso al Programa de Inventarios. Después de abrir el programa seleccionado, aparece lo siguiente en la pantalla del lector. Flechas de navegació n. 58

59 Una vez estando en esta pantalla, se le da la opción de Archivo, Abrir (se le da enter) y despliega una ventana (para entrar al cualquier menú, hay que utilizar las teclas F y ALT dos veces, oprimiendo una a la vez). TAB 59

60 ALT F Se navega adentro de la ventana oprimiendo las teclas F + TAB (una a la vez) dos veces, hasta colocarse dentro de la ventana y, utilizando las flechas de navegación, se elige el archivo catálogo.txt que está al final de la ventana y se le da enter. Cuando el archivo que contiene el catálogo es seleccionado, aparecerá en el espacio de NAME, y al darle enter, aparecerá el nombre de la tabla sombreado, esto quiere decir que el catálogo se está cargando, cuando termine de cargar la tabla, saldrá un mensaje en el lector que dice catalogo cargado y se presiona enter para finalizar. Para empezar a capturar, se ingresa al menú captura (oprimiendo las teclas F + Alt dos veces, una tecla a la vez) y se selecciona la opción CAPTURA y se le da enter como se muestra en la imagen de abajo. Después despliega esta ventana para iniciar la captura. 60

61 Una vez abierta esta venta, podemos dar inicio a la captura, para poner ubicación hay que oprimir la tecla A (tecla naranja ubicada en la parte inferior izquierda), y después la tecla shift (ubicada arriba de la tecla naranja); para que sea habilitadas las letras del teclado del lector y una vez tecleada la letra deseada, se vuelve a oprimir la tecla A para que las letras sean deshabilitadas y a la vez, se habilite el teclado numérico y en caso de error al capturar la letra o número de la ubicación, para borrar se oprime la tecla DEL (la cual se encuentra entre la tecla A y la tecla F). Una vez escrita la ubicación (ejemplo A1), se le da enter para pasar a la casilla siguiente que dice barras, y se oprime el botón amarillo para que sea scaneado el código de barras del material a inventariar. 61

62 Botón para scanear el material a capturar. Cuando se lee el código de barras y éste es correcto, deberá aparecer el título y el nombre de la colección a la que pertenece el material, en caso contrario, aparecerá un mensaje que dice: no se está en catalogo, capture código de interno, el cursor del lector se pasará a la opción de código (capturar código Educal). En caso de que el mensaje de error vuelva a salir, se sugiere sea buscado el título en sistema, puede que el material esté mal codificado (suele pasar). En el caso de que el material no tenga código de barras, en la opción de BARRAS, se puede capturar el interno, es decir, que esta opción, permite la captura de cualquiera de los dos códigos. Estando correctos los datos de la captura, el cursor de lector se colocará en la celda de cantidad, se teclea la cantidad física correspondiente al material capturado y se le da enter para que los datos sean guardados (una vez guardado el código, no se podrá hacer corrección alguna). Nota: Para borrar algún digito antes de pasar a la siguiente celda, oprimiendo DEL y así podrá corregir los datos mal escritos. 62

63 El proceso de captura se repite hasta terminar la ubicación (A1), para cambiar de ubicación (A2), se oprime la tecla F y Tab varias veces (una tecla a la vez), hasta que el cursor se coloque en la opción de Ubicación, y se sobre escribe la ubicación correspondiente. Una vez terminado de capturar la zona asignada, hay que guardar la captura. Para salir del programa de captura, hay que oprimir las teclas F + ESC una vez, y tendrá que mostrar los menú de archivo y captura. Para guardar la captura, hay que realizar los mismos pasos que utilizamos para cargar el catalogo, pero ahora se le da la opción de guardar captura y se le pone el nombre que desee habilitando el teclado de alfabeto y anteponiendo la palabra invent (EJEMPLO inveninfantil) posteriormente, se le da enter y entonces el archivo ha sido guardado en el lector. Una vez guardada la información, hay que transmitir el archivo a la PC colocando el lector en la cuna cargador y saldrán las siguientes pantallas: 63

64 En ésta ventana hay que elegir la opción cancelar y después saldrá la siguiente pantalla se le de aceptar. Tendrá la siguiente pantalla, se le da clic en la opción de explorar para entrar a la terminal. 64

65 Dar clic en la opción Explorar. Estando dentro de la terminal, se copia el archivo guardado y se pega en una carpeta que se tiene que crear en el escritorio con el nombre de la librería o que se identifique que únicamente en ésta carpeta se encuentra la información del inventario (ejemplo Inventario Puebla). Al terminar con la transmisión de datos, se requiere eliminar la captura anterior, para esto, hay que oprimir las teclas F y ALT dos veces para que se desglose el menú (de la misma manera en que ingresaron al menú de captura), con las flechas 65

66 de navegación se selecciona la opción de Borrar Captura y se le da enter. Cabe señalar, que en caso de que la captura no haya sido eliminada, la siguiente captura a realizar, será agregada a la anterior, es decir, que al terminar la segunda captura con ese mismo lector será agregada y por lo tanto duplicada. Cabe hacer mención que, una vez borrada la información, ésta no podrá ser recuperada, de tal manera de que, antes de eliminar los datos, se debe de estar seguro de que la información ha sido transmitida correctamente, esto puede verificarse abriendo el archivo desde la carpeta en donde se han estado dejando los archivos transmitidos y comprobando que las zonas capturadas aparezcan en el contenido de dicho archivo. Para instalar el sistema de inventarios en la PC, únicamente hay que entrar a la carpeta que se creó en c:\ Escritorio\inventarios\Archivo de instalación en Pc, seleccionar el archivo INSTARED y los archivos serán creados automáticamente en C:\Inven. 66

67 Instared.bat Dar doble clic y el programa iniciará y terminará su instalación Recomendaciones: 1. Evitar dejar los lectores en un lugar en donde puedan caerse, ya que en caso de se golpeen, el lector puede formatearse y todo lo que haya sido instalado y capturado se perderá. 2. Que cada vez de que el lector no sea utilizado, éste sea colocado en la cuna cargador para que la pila tenga mayor durabilidad, ya que si después de tenerlo en uso por más de cinco horas seguidas, la batería se empieza a descargar, y en caso de que se termine la totalidad de la carga, la información capturada se perderá 67

68 MANUAL PARA LECTOR MOTOROLA MC3000. Instrucciones para instalar el programa de transmisión de los lectores de códigos de barras Motorola MC3000. El Departamento Control de Inventarios (DCI), hará llegar a cada una de las librerías los archivos necesarios para la instalación y realización del inventario físico, los archivos requeridos son: 5. Setup.exe (Msasyn4.5) 6. Invenlib.palm (programa para captura de inventarios para instalar en lectores). 7. ScanWedge.exe (programa para activar el lasser de los lectores). 8. Sie.exe Nota: cabe señalar que estos programas se encuentran en un archivo comprimido (inventarios2), el cual será colocado el escritorio de la PC. Al encender el lector y se encuentra con la siguiente pantalla. Es para calibrar ésta, ya que es táctil, para realizar este procedimiento se tiene que dar clic en el tache con el lápiz y seguir la secuencia del tache (siempre dándole clic a éste) hasta que salga un aviso que dice, 68

69 Se le da enter y así quedara la pantalla calibrada y lista para trabajar. La información contenida en este archivo, deberá ser extraída ahí mismo (en el escritorio) y al terminar la extracción de dicho archivo, será creada automáticamente una carpeta de nombre Inventarios, y dentro de la misma, estarán dos carpetas más, la primera contiene los archivos que deben de cargarse en el lector y la otra, los programas que deben de ser instalados en la PC.. Instalación de programas en la PC. El DCI, se conectará al punto de venta en donde se realice el inventario y enviará un archivo comprimido (inventarios2). Se abre la carpeta Archivo de instalación en Pc y se elige el archivo SETUP, se le da doble clic para la instalación del Msasync4.5.exe, el cual es necesario instalar para que el equipo de computo pueda reconocer el lector de códigos de barras y poder seguir con la configuración de los mismos. 69

70 Setup, programa de instalación para lectores. Saldrán las siguientes pantallas. Dar clic en siguiente. 70

71 Dar clic en Acepto. Dar clic en siguiente. Se elige la opción ACEPTO y después en siguiente. Y se le da siguiente en cada una de las ventanas que aparezcan hasta que concluya la instalación mostrando la pantalla de instalación finalizada. Al final de la instalación, es posible que el sistema indique que se requiere reiniciar el equipo para que los cambios tengan efecto y se da clic en SI. NOTA: en caso de que el programa haya sido instalado en su máquina en algunos de los anteriores inventarios, las pantallas que aparecerán son las siguientes: Dar clic en siguiente. 71

72 Se da clic en Reparar. Se da clic en siguiente Se da clic en instalar. 72

73 Y se le da siguiente en cada una de las ventanas que aparezcan hasta que concluya la instalación mostrando la pantalla de instalación finalizada. Nota: al final de la instalación, es posible que el sistema indique que se requiere reiniciar el equipo para que los cambios tengan efecto, y se le da clic en SI. Al terminar la instalación, conecte el cable de transmisión en algún puerto USB y de igual forma conecte el otro extremo del cable de trasmisión de datos a la cuna cargador como lo indica la imagen siguiente: Una vez conectada la cuna, se coloca el lector de códigos de barras en ella como lo muestra la imagen. 73

74 Al momento de colocar el lector en la cuna, saldrá la siguiente ventana (misma que saldrá cada vez que sea colocado un lector en ella). En caso de que no salga la pantalla, quite y vuelva a poner el lector en la cuna. En ésta ventana hay que elegir la opción cancelar. 74

75 Y después saldrá la siguiente pantalla se le de aceptar. Tendrá la siguiente pantalla, se le da clic en la opción de explorar para entrar a la terminal. Dar clic en la opción Explorar. Una vez dentro de la terminal, se copian los archivos ubicados en la carpeta que dejamos en el escritorio, abre la carpeta de inventarios\archivos para lectores (misma carpeta que fue creada inicialmente en el escritorio de la PC) y se pegan en el dispositivo móvil (lector de códigos de barras). 75

76 Icono de acceso al explorador del lector. (My Device). Una vez copiados los archivos mencionados, puede quitar el lector de la cuna. 76