WESLEYAN UNIVERSITY EMPLOYMENT CODE FOR SERVICE CONTRACTORS. Effective September 1, 2000 Revised to September, TOTAL COMPENSATION

Transcripción

1 WESLEYAN UNIVERSITY EMPLOYMENT CODE FOR SERVICE CONTRACTORS Effective September 1, 2000 Revised to September, TOTAL COMPENSATION Wesleyan University, (the University), requires that service contractors provide competitive total compensation (wages and benefits). The current hourly wage standard is $ per hour, which is in excess of the weighted average poverty threshold for a family of four as established by the U.S. Census Bureau, and the current total compensation standard is $14.87 per hour. The University will change the minima each fall by the percentage that the weighted average poverty threshold changes. The division of total compensation and the provision of specific benefits will be determined through discussions between the service contractor and its employees, subject to the following: Employees who are regularly scheduled to work 30 or more hours per week are eligible to participate as full-time employees in a health insurance plan (s) offered by the service contractor with reasonable cost-sharing between the service contractor and its employees. Employees who are regularly scheduled to work less than 30 hours per week also are eligible to participate in a health insurance plan (s), subject to the eligibility guidelines of the service contractor s health insurance carrier, and the service contractor will pay a pro rata portion of the premium that it pays for full-time employees. For example, if the monthly cost of a health plan is $100 and the service contractor pays 80% of the $100 ($80), then an employee who works half-time (20 hours per week) would be entitled to a $40 monthly contribution, which is one-half of the $80 contribution for an employee who is regularly scheduled to work 30 or more hours per week. In the event that the insurance carrier for a contractor does not offer health coverage for part-time employees, the affected employees will receive additional compensation in an amount equal to the pro-rata share of the employer s contribution for health benefits.

2 Full-time employees of the service contractor will be eligible for five days of paid vacation after one year of continuous employment with the service contractor. Part-time employees will also be eligible for paid vacation after one year of continuous service (pro-rated based upon their part-time schedules). Thereafter, both full and part-time employees will receive reasonable increases in accrued paid vacation as the employee s length of service increases. This section applies to all covered service contractors, (as defined in Section 7 below), except for those who are parties to a collective bargaining agreement. The total compensation guideline includes wages plus voluntary benefits, such as payments made for health, welfare, pension, life and disability plans, plus paid time off. Involuntary benefit payments for social security, unemployment insurance, and worker s compensation are not included in the calculation of the guidelines. Employees of service contractors will be permitted to participate in English as a second language classes scheduled at the University and to enroll their children in the Neighborhood Preschool, subject to the preschool s policies and procedures. 2. UNIONIZATION AND FREEDOM OF ASSOCIATION The University recognizes, supports, and respects the right of individual employees to express their own personal freedom of choice regarding union organization and membership in an environment free of harassment and intimidation. For all contracts covered by this code, the University recognizes, supports, and respects the right of individual employees to express their own personal freedom of choice regarding union organization and membership. Employees who work for a labor union will have access to Wesleyan facilities and will have the ability to meet with the employees of a service contractor under the same terms as all other non-wesleyan entities and in full compliance with National Labor Relations Board rules. 3. WORKPLACE SAFETY All service contractors shall provide a safe working environment and comply with all applicable local, state, and federal laws pertaining to workplace safety. 4. NON-DISCRIMINATION All service contractors shall provide a working environment that is free from discrimination and harassment and comply with all applicable local, state and 2

3 federal employment and labor laws. Service contractors shall employ individuals solely on the basis of their ability to perform the job without consideration of sex, age, race, religion, sexual orientation, nationality, social or ethnic origin, disability, gender identity or gender expression, pregnancy status or other basis not related to job qualification or as governed by collective bargaining agreements. Subject to collective bargaining agreements, all employees will have equal opportunities for positions and pay. The disability or pregnancy of an employee shall not be used as a basis for disciplinary treatment or termination of employment. Subject to collective bargaining agreements, service contractors shall use their best efforts to reinstate workers who have opted to take time off for maternity purposes and shall make their best effort to reinstate at the same or similar position at the same rate of pay and benefits. Service contractors will not discriminate against employees in subsequent personnel decisions. Every employee shall be treated with dignity and respect. No employee shall be subject to any physical, sexual, psychological or verbal harassment or abuse. 5. PROTECTION OF WORKERS WHEN UNIVERSITY CHANGES CONTRACTORS When the University changes service contractors, qualified employees of the previous service contractor will be automatically offered positions with the new service contractor, except when the new service contractor does not have sufficient openings to absorb all the qualified employees, in which case employees will be retained on the basis of seniority. If the new service contractor has new job openings within the first 90 days of the new contract, the service contractor will notify qualified employees from the previous contract of those openings and give first consideration to any such qualified employees who apply for the new openings. The new service contractor will provide total compensation to covered employees that is consistent with this code and that is not less than the total compensation that was provided by the former service contractor. Upon being hired by the new service contractor, employees must be retained for a period of 90 days, except the employee can be terminated for just cause. 6. NOTIFICATION, ENFORCEMENT AND MONITORING The code shall be referenced in the University s standard contract terms required, as a matter of policy, for service contractors. Such reference shall require that the service contractor acknowledge that he/she/it has read and understood the code and agrees to be bound by its terms on behalf of itself, its employees, subcontractors and agents. Each service contractor will be required to provide this code to its employees, including providing it in languages other than English. The University will assist with a translation if needed. 3

4 The University Director of Human Resources (the Director ) who shall be an administration representative to the Code Compliance Board, will ensure that copies of the code are regularly maintained in campus public areas to be determined by the Board. There shall be a Code Compliance Board consisting of two students and one faculty member, which shall be advisory to the University. The students will be members of USLAC and will appoint their successors for one-year terms. IN the event student representatives are not appointed, the administration will notify the Wesleyan Student Assembly, which will then make appointments under its established procedures. Every two years, the Code Compliance Board will propose a list of five nominees for the faculty seat from which the administration will choose one. If any employee covered by the terms of the code believes that a University service contractor is in violation of the terms of the code, that employee should file a report with the Director. The Director will inform the Board of reported violations of the code from time to time but immediately in the event of a report of a serious violation. After receipt of such reported violations, the Board may a) decide to take further action or no action without a meeting or b) decide to convene a meeting. The Code Compliance Board will consider complaints concerning the infringement of this code by a service contractor provided, however, that the Code Compliance Board will not hear complaints that can be addressed through (1) a grievance procedure set forth in a collective bargaining agreement or (2) a government agency charged with investigating alleged violations of state or federal law. If the Code Compliance Board finds infringement of this code by a service contractor, it will so advise the University. If the University finds reasonable cause to believe there has been an infringement of the code by the service contractor, the University will notify the service contractor in writing. The service contractor will have 30 days to remedy the situation or challenge the finding of reasonable cause and the University will report the service contractor s response to the Code Compliance Board. If the service contractor s challenge is overruled by the University and if corrective action is not taken within 30 days, the University will notify the service contractor that its contract will be terminated. The University will consider the cumulative nature of a service contractor s record when considering infractions and terminations. Termination will be expeditious, but in no case more than a year after the decision to terminate is made, and must take account of the University s obligations to its students and faculty. 7. COVERAGE This code is applicable to service contractors who bill the University a minimum of $50,000 per year and whose employees regularly are assigned to work at the University for a period that is expected to last for at least six months. The 4

5 requirements of this code do not apply to employees of a service contractor who also are Wesleyan students. 8. FUTURE CODE REVIEW The code is an administrative document and may be changed by the University administration after consultation with the Code Compliance Board and notification to the campus. Such notification will occur during the academic year, and to the extent practicable, code changes will take effect during the academic year. In addition, the administration and the Code Compliance Board will conduct a biennial review of the code. Specific changes in the code will be explained during the review if either party wishes to do so. This code is effective September 1, The first regularly scheduled biennial review will occur in the spring of 2003 and every two years thereafter. 5

6 WESLEYAN UNIVERSITY CODIGO DE EMPLEO PARA CONTRATISTAS DE SERVICIOS Con vigencia a partir del 1 0 de Septiembre del 2000 Actualizado en Septiembre del 2015 Aclaración: El texto que sigue es una traducción profesional del texto original en Inglés. No obstante, si se llegará a presentar un conflicto involuntario entre esta versión traducida y el original en Inglés, regirá la versión en Inglés, la cual será considerada como el documento oficial. Disclaimer: This translation has been professionally prepared, however if there is an inadvertent conflict between this translated version and the English original, the English version will be considered to be the official one. 1. REMUNERACION TOTAL Wesleyan University, (la Universidad ), exige que los contratistas de servicios proporcionen una remuneración total (salarios y prestaciones) que sea competitiva. A la fecha, la norma del salario corriente es de $11.95 por hora, lo que sobrepasa el umbral promedio ponderado del nivel de pobreza para una familia de cuatro integrantes, según lo establecido por la Oficina del Censo de Estados Unidos. La norma de remuneración total actualmente es de $14.87 por hora. La Universidad modificará las cifras mínimas cada otoño, en el porcentaje en que cambie el umbral promedio ponderado del nivel de pobreza oficial. La división entre la remuneración total y el reconocimiento de prestaciones específicas se determinará mediante conversaciones entre el contratista de servicios y sus empleados, sujeto a lo siguiente: Los empleados que normalmente estén programados para trabajar 30 o más horas por semana, tienen derecho a participar como empleados de tiempo completo en un plan (o planes) de seguro de salud que ofrezca el contratista de servicios, en el que los costos se comparten de manera razonable entre el contratista de servicios y sus empleados. Los empleados que estén programados para trabajar normalmente menos de 30 horas por semana, también tendrán el derecho a participar en un plan (o planes) de seguro de salud, sujeto a las guías de participación de la compañía de seguros de salud que utilice el contratista de servicios, y este pagará un aporte o prorrata de la prima que paga por los empleados de tiempo completo. Por ejemplo, si el costo mensual de un plan de salud es de $100 y el contratista de servicios paga el 80 % de los $100 ($80), un empleado que trabaje medio tiempo (20 horas por semana) tendría derecho a una contribución mensual de $40, que corresponde a la mitad de la contribución pagada por un 1

7 empleado que esté programado para trabajar normalmente 30 o más horas por semana. En caso de que la compañía de seguros del contratista no ofrezca cobertura de salud para los empleados de tiempo parcial, los empleados afectados recibirán remuneración adicional en una suma que sea equivalente a la participación a prorrata de la contribución del empleador para las prestaciones de salud. Los empleados de tiempo completo del contratista de servicios tendrán derecho a cinco días de vacaciones pagadas después de un año continuo de empleo con dicho contratista. Los empleados de tiempo parcial también tendrán derecho a vacaciones pagadas después de un año de servicios continuo (a prorrata, con base en sus horarios de tiempo parcial). Después de ese lapso, tanto los empleados de tiempo completo como los de tiempo parcial recibirán aumentos razonables en las vacaciones pagadas devengadas, en la medida que el empleado acumule tiempo de servicios. Esta sección se aplica a todos los contratistas de servicios cubiertos (tal como se define en la Sección 7 de más abajo), salvo aquellos que hayan suscrito un convenio logrado por negociación colectiva. La pauta para la remuneración total incluye salarios más prestaciones voluntarias, tales como los pagos que se hagan por concepto de planes de salud, bienestar, pensión de jubilación, seguro de vida e incapacidad, más el tiempo libre pagado. Los pagos de prestaciones obligatorias, por concepto de seguro social, seguro de empleo e indemnización por accidentes y enfermedades contraídas en el trabajo, no se incluyen en el cálculo de las pautas. A los empleados de los contratistas de servicios se les permitirá participar en cursos de Inglés como segundo idioma programados por la Universidad, y también podrán matricular a sus hijos en el preescolar del vecindario, sujeto a las normas y procedimientos del preescolar. 2. AFILIACION AL SINDICATO Y LIBERTAD DE ASOCIACION La Universidad reconoce, da su apoyo y respeta el derecho que tiene cada empleado a expresar su propia libertad de elección en relación con cualquier organización sindical y la afiliación a la misma en un entorno libre de hostigamiento e intimidación. Para todos los contratos amparados por el presente código, la Universidad reconoce, apoya y respeta el derecho que tiene cada empleado individual a expresar su propia libertad de elección en relación con cualquier organización sindical y afiliación a la misma. Los empleados que trabajen para un sindicato tendrán acceso a las instalaciones de Wesleyan y estarán en capacidad de reunirse con los empleados de un contratista de servicios bajo los mismos términos que todas las demás entidades que nada tienen que ver con Wesleyan y en cumplimiento total de las reglas emitidas por la Junta Nacional de Relaciones Laborales. 3. SEGURIDAD EN EL TRABAJO 2

8 Todos los contratistas de servicios deberán proporcionar un entorno de trabajo seguro y cumplir con todas las leyes locales, estatales y federales que tengan que ver con la seguridad en el sitio de trabajo. 4. NO DISCRIMINACION Todos los contratistas de servicios deberán proporcionar un entorno de trabajo que se encuentre libre de discriminación y hostigamiento, y que cumpla con todas las leyes de empleo y trabajo que correspondan, de orden local, estatal y federal. Los contratistas de servicios deberán emplear individuos basados solamente en la capacidad que tengan para ejecutar su trabajo sin considerar su sexo, edad, raza, religión, orientación sexual, nacionalidad, origen social o étnico, discapacidad, identidad o expresión de genero, estado de embarazo u otros criterios no relacionados con la capacidad de ejecutar el trabajo o que hayan sido contemplados dentro del convenio logrado por negociación colectiva. De acuerdo al convenio logrado por negociación colectiva, todos los empleados tendrán iguales oportunidades para acceder a un trabajo y el pago correspondiente. La discapacidad o estado de embarazo de un empleado no deberá ser considerado como fundamento en acciones disciplinarias o terminación del empleo. De acuerdo al convenio logrado por negociación colectiva, los contratistas de servicios deberán de hacer todo lo que este a su alcance para restituir a aquellos trabajadores que hayan optado a tomar tiempo libre por concepto de maternidad al igual que deberán de hacer todo lo posible por retornarlos a sus posiciones de trabajo original al mismo nivel de pago y beneficios. Los contratistas de servicios no discriminarán a los empleados en sucesivas decisiones de personal. Todos los empleados deberán ser tratados con dignidad y respeto. Ningún empleado deberá ser sujeto de abuso o acoso físico, sexual, sicológico o verbal 5. PROTECCION DE LOS EMPLEADOS CUANDO LA UNIVERSIDAD CAMBIE DE CONTRATISTA Cuando la Universidad cambie de contratista de servicios, en forma automática se les ofrecerán cargos a los empleados aptos del anterior contratista de servicios con el nuevo contratista de servicios, salvo cuando el nuevo contratista de servicios no cuente con las suficientes vacantes para absorber a todos los empleados aptos, en cuyo caso, los empleados serán contratados con base en su antigüedad en el empleo. Si el nuevo contratista de servicios fuese a ofrecer nuevas oportunidades de empleo dentro de los primeros 90 días del nuevo contrato, el contratista de servicios notificará a los empleados aptos del contrato anterior acerca de dichas nuevas oportunidades y le dará la primera consideración a cualquiera de dichos empleados aptos que apliquen por las nuevas 3

9 posiciones de trabajo. El nuevo contratista de servicios proporcionará una remuneración total a los empleados cubiertos, que sea coherente con el presente código y que no será inferior a la remuneración total que hubiese sido reconocida por el anterior contratista de servicios. Al ser contratados por el nuevo contratista de servicios, los empleados se tendrán que contratar por un período de 90 días, salvo que se pueda despedir al empleado por causa justa. 6. NOTIFICACION, CUMPLIMIENTO Y VIGILANCIA El código deberá ser mencionado dentro de los términos básicos requeridos en el contrato de la universidad como un asunto de política o norma de conducta para los contratistas de servicios. Tal alusión deberá solicitar que el contratista de servicios dé conocimiento de que El/Ella/Ello ha leído y entendido el código y esta de acuerdo en regirse por sus términos en representación de si mismo, sus empleados, subcontratistas, y representantes. Se le exigirá a cada contratista de servicios que ponga el presente código a disposición de sus empleados, incluso proporcionándolo en idiomas diferentes al Inglés. Si fuese el caso, la Universidad prestará asistencia con la traducción. El Director del Departamento de Recursos Humanos de la Universidad (El Director ) quien deberá ser un representante de la administración frente a La Junta de Cumplimiento del Código, se asegurará de que copias del código sean distribuidas y mantenidas en todas las áreas publicas de la Universidad que hayan sido determinadas por la Junta Se constituirá una Junta de Cumplimiento del Código compuesta por dos estudiantes y un docente, dicha junta actuará en calidad de asesor de la Universidad. Los alumnos serán integrantes de USLAC y designarán a sus sucesores por períodos de un año. En caso de que no se designen representantes del estudiantado, la administración le notificará a la Asamblea de Estudiantes de Wesleyan, la cual entonces hará las designaciones del caso bajo los procedimientos que tenga establecidos. Cada dos años, la Junta de Cumplimiento del Código propondrá una lista de cinco candidatos para la representación del docente, de la cual la administración seleccionará a uno. Si algún empleado que esté cubierto por los términos del código considera que un contratista de servicios de la Universidad esta violando los términos del código, dicho empleado deberá reportarlo al Director. El Director eventualmente informará a la Junta acerca de las violaciones al código pero si el reporte de violación es de carácter serio la Junta será inmediatamente notificada. Después de recibidos los reportes de violación al código, la Junta puede a) Tomar o no tomar posteriores acciones correctivas sin necesidad de reunirse o b) Tomar la decisión de convocar a una reunión. La Junta de Cumplimiento del Código tomará en consideración las reclamaciones relacionadas con las infracciones al presente código por parte de un contratista de servicios, sin embargo, La Junta de Cumplimiento del Código no escuchará o tomará en cuenta aquellas quejas 4

10 que puedan ser resueltas a través de (1) Un procedimiento de agravio establecido dentro del convenio de negociación colectiva o (2) Una agencia gubernamental encargada de investigar las presuntas contravenciones de la ley estatal o federal. Si la Junta de Cumplimiento del Código encuentra infracciones al presente código por parte de un contratista de servicios, se lo informará a la Universidad. Si La Junta de Cumplimiento del código encuentra que hay causa razonable para considerar que se ha producido una infracción al presente código por parte del contratista de servicios, la Universidad se lo notificará al contratista de servicios por escrito. El contratista de servicios contará con 30 días para corregir la situación o encontrar justificación contundente y razonable, la Universidad reportará a La Junta de Cumplimiento del código la respuesta emitida por el contratista de servicios. Si la justificación emitida por el contratista de servicios es denegada por la Universidad y no se toman las acciones correctivas pertinentes en un periodo de 30 días, la Universidad notificará al contratista de servicios que su contrato será terminado. La Universidad considerará la naturaleza acumulativa de los antecedentes en el desempeño del contratista de servicios al momento de aplicar infracciones y terminaciones. La terminación será de carácter urgente, pero en ningún caso tomará lugar después de año contado a partir de la fecha en que se haya tomado la decisión de dar por terminado el contrato y teniendo en cuenta las obligaciones de la Universidad para con su estudiantado y docentes. 7. COBERTURA El presente código se aplica a los contratistas de servicios que le facturen a la Universidad un mínimo de $ por año y cuyos empleados con regularidad se encuentren asignados a trabajar en la Universidad durante un lapso que se prevé tendrá una duración de por lo menos seis meses. Los requisitos del presente código no se aplican a los empleados de un contratista de servicios que también sean alumnos de Wesleyan. 8. MODIFICACIONES FUTURAS AL CODIGO El código es un documento administrativo y podrá ser modificado por la administración de la Universidad después de consultar con la Junta de Cumplimiento del Código y notificación a la Universidad. Dicha notificación se efectuará durante el año académico y, en la medida en que sea práctico hacerlo, las modificaciones al código cobrarán vigencia durante el año académico. Además, la administración y la Junta de Cumplimiento del Código llevarán a cabo un estudio del código cada dos años. Las modificaciones específicas al código serán explicadas durante el proceso de estudio del mismo, si cualquiera de las partes así lo desea. El presente código entre entra en vigencia el 1 0 de Septiembre del año La primera reunión de estudio bienal se convoca para la primavera del año 2003, y de ahí sucesivamente cada dos años. 5