UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE MATRICULA POR CURSAR ASIGNATURA EN OTRA FACULTAD

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1 Página: 1/6 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE MATRICULA POR CURSAR ASIGNATURA EN OTRA FACULTAD GESTIÓN DOCENCIA

2 1. OBJETO Página: 2/6 Establecer las actividades utilizadas por las Facultades y programas de la Universidad Autónoma del Caribe para la realización de cambio de matricula académica por cursar asignatura en otro programa académico de la universidad. 2. ALCANCE Se aplica a todas las actividades relacionadas con el procedimiento de cambio en la orden académica por cursar asignatura en otro programa desarrolladas por las facultades y programas de la universidad y las unidades administrativas relacionadas con él. Este procedimiento inicia cuando el estudiante Solicita el cambio de matricula para cursar asignatura en otro programa académico y termina cuando el PTC escoge la asignatura y el grupo que más convenga al estudiante. 3. RESPONSABLES Son responsables por el correcto desarrollo del proceso, en cada una de sus fases: - El profesor de tiempo completo encargado del cambio de matricula por una adecuada atención y pronta solución del Caso. - Secretaria General, encargada de la autorización por extemporaneidad. - Dpto. de sistema, encargado de realizar el cambio. 4. DEFINICIONES 4.1 Matricula: es un convenio bilateral entre la Universidad y el estudiante, por medio del cual aquella se compromete con todos los recursos a su alcance, a darle una formación académica y profesional integral, y éste a mantener un rendimiento académico suficiente, a cumplir con todas las obligaciones inherentes a su calidad de estudiante y con todos los deberes establecidos en los reglamentos de la Universidad. 4.2 Matricula Académica: Es el acto individual por medio del cual una persona adquiere la calidad de estudiante en cualquier universidad. En esta se encuentra el nombre y código del estudiante, las asignaturas con sus respectivos horarios y cursos y el semestre actual del estudiante.

3 Página: 3/6 4.3 Cambio de matricula académica por cursar asignatura en otro programa: Es el procedimiento que se realiza cuando al estudiante se le presenta inconveniencias para ver la asignatura en su programa. Entonces se le permite ver la asignatura en cualquier Facultad de la universidad que se asemeje con el plan de estudio del programa y el contenido programático de la asignatura; además que se cumpla con la intensidad horaria requerida para ver la materia. 4.4 Extemporaneidad: Cualquier suceso o eventualidad académica que se de fuera del tiempo establecido. 4.5 Profesor tiempo completo (PTC): Es el docente que se vincula por cuarenta y ocho horas (48) semanales de trabajo y con dedicación exclusiva a la del Caribe de acuerdo con el conste en su contrato de trabajo. 4.6 Sisaca: Software utilizado por la Universidad para el control de los resultados académicos de sus clientes (estudiantes), el cual contiene toda la información académica del estudiante. 4.7 de solicitud de atención a estudiantes: Es un formato utilizado para registrar cualquier solicitud que se le presente al estudiante ya sea por matricula académica, novedades (notas), diferidos entre otros. 4.8 de Novedad: Es un formato utilizado para realizar cambios y definir sucesos que se hayan presentado por extemporaneidad como: diferido, cruce de horarios, examen único, curso vacacional, no cursa, perdida por fallas, validación, incluir, retirar, corrección, transferencia interna, transferencia externa, curso especial, habilitación, formativa parcial. Este formato contiene código y nombre completo del estudiante, código asignatura, grupo asignatura, tipo de nota. Para una mejor observación ver formato 4.9 de solicitud para cursar asignatura en otra facultad: Es un formato utilizado para solicitar a otra facultad cursar asignaturas al estudiante que se le presenta inconveniente para ver la asignatura en su programa. 5. DESARROLLO 5.1 Descripción por fases 1. Solicitud de cambio de matricula por cursar asignatura en otra facultad: El estudiante diligencia el formato de solicitud de ajuste de horarios, señalando la solicitud de cambio de matricula por cursar asignatura en otro programa.

4 PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE Página: 4/6 2. Estudio del caso: El profesor estudia el caso para determinar si la asignatura esta validada como alterna o no en otro programa. - Si esta validada seguir secuencia A - Si esta validada seguir secuencia B Secuencia A A1. Si la asignatura esta validada se ingresa al SISACA con su código de acceso para realizar el cambio. A2. Aparece la opción orden de matricula y se escoge la del estudiante. A3. Después de escogida la orden del estudiante, aparecen las asignaturas que el estudiante verá en el semestre. A4. Se selecciona la asignatura para ver de una forma mas detalladas los grupos disponibles para la realización del cambio. A5. Se escoge el grupo que más convenga al estudiante. Secuencia B B1. Si no esta validad el PTC orienta al estudiante acerca de cuales son los programas donde puede ver la materia. B2. Se diligencia y se remite el formato de solicitud para cursar asignatura en otra facultad a la facultad donde se aspira que el estudiante curse la materia B3. Después que la facultad apruebe que el estudiante pueda cursar la asignatura se elabora el formato de novedad. B4. Se envía al Dpto. de sistemas el formato para que realice el cambio.

5 Página: 5/6 Diagrama de Flujo DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION RESPONSABLE Inicio 1. solicitud de cambio de matricula por parte del estudiante. 1. El estudiante diligencia el formato de solicitud de estudiante, señalando la solicitud de cambio de matricula por cruce de horarios (Orden Académica). 1. Estudiante Secretaria 2. Estudiar caso por parte del PTC. Esta validada? Si A A1. Ingresar al sisaca. A2. Escoger la opción Orden académica del estudiante. A3. Aparecen las asignaturas con los grupos. A4. Seleccionar la asignatura a cursar en otra facultad A5. Escoger el grupo que más convenga al estudiante y no presente cruce. Fin No B B1. Orientar al estudiante acerca B2. Se diligencia y se remite el formato a la facultad donde se aspira que el estudiante curse la materia. B3. El estudiante puede cursar la asignatura B4. Se envía al Dpto. de sistemas 2. El profesor estudia el caso para mirar si en realidad se encuentra dentro del plazo para que pueda realizar el cambio o determina si es por extemporaneidad. - Si esta validada seguir secuencia A. - Si no esta, seguir secuencia B Secuencia A A1. Si esta validada como alterna se realiza el cambio a través del sisaca. A2. Se escoge la opción orden de matricula y se escoge la del estudiante. A3. El sistema muestra las asignaturas que el estudiante cursará durante el semestre. A4. Se selecciona la asignatura a cursar en otra facultad. A5. Se escoge el grupo que más convenga al estudiante. Secuencia B B1. Si no esta validad el PTC orienta al estudiante acerca de cuales son los programas donde puede ver la materia. B2. Se diligencia y se remite el formato de solicitud para cursar asignatura en otra facultad a la facultad donde se aspira que el estudiante curse la materia. B3. Después que la facultad apruebe que el estudiante pueda cursar la asignatura se elabora el formato de novedad. B4. Se envía al Dpto. de sistemas el formato para que realice el cambio. 2. PTC A1. PTC A2. PTC A3. PTC A4. PTC A5. PTC B1. PTC B2. PTC B3. Facultad a la cual se aspira, PTC B4. Dpto. de sistemas

6 Página: 6/6 6. REFERNTES NORMATIVOS - Reglamento estudiantil: Capitulo Primero, De ingreso a la del Caribe. Artículo 5. Capitulo Segundo, De Matricula. Artículo 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28 y 29 - Estatuto Docente: Capitulo cuarto. Articulo 10, definición de profesor de tiempo completo. 7. REGISTROS Código Nombre Tipo GD-02-PR- 01-F01 GD-02-PR- 01-F02 N.A. Solicitud de ajustes de horarios por cruce de asignaturas Reporte manual de novedades. de novedades. Física Física Electrónica Nivel de Acceso General General General Almacenamiento Carpeta solicitudes estudiantes Carpeta solicitudes estudiantes Carpeta solicitudes estudiantes Clasificación Cronológica Cronológica Cronológica Responsable Director de Programa Director de Programa Director de Programa Frecuencia Por cada suceso Por cada suceso Por cada suceso Tiempo de retención Archivo gestión Archivo central