PROPUESTA PARA LA GENERACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DE COPIAS DE SEGURIDAD EN LOS ARCHIVOS UNIVERSITARIOS: UNA EXPERIENCIA EN CURSO

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1 PROPUESTA PARA LA GENERACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DE COPIAS DE SEGURIDAD EN LOS ARCHIVOS UNIVERSITARIOS: UNA EXPERIENCIA EN CURSO Por: Luis Fernando Sierra Escobar *, lsierra@unisalle.edu.co, Profesor Tiempo Completo del Programa de Sistemas de Información y Documentación de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la Universidad de la Salle (Bogotá Colombia). Dirección: Carrera 5 No 59ª-44, Edificio Fundadores, Teléfono: Ext , Fax: Alexandra Celis Ávila **, sarchivo@lasalle.edu.co, Jefe Oficina de Archivo, Documentación e Información (OADI) de la Universidad de La Salle (Bogotá Colombia). Dirección: Calle 11 No Edificio Carvajal, Teléfono: , Fax: Destino: VI REUNION DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS Resumen: Hoy en día, la mayor parte de los archivos de las instituciones de educación superior, se están viendo fuertemente avocados a la inclusión de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TIC) para su trabajo cotidiano. Así como de la optimización de todos y cada uno de los recursos documentales, físicos, tecnológicos, financieros y humanos a su cargo. Es así como en la actualidad, la dinámica universitaria ha incursionado progresivamente en formas más estables y adecuadas para la creación, producción, distribución, trámite, organización y gestión de información en ambientes informáticos. En tal sentido, la presente ponencia quiere llamar la atención del público asistente al VIII CAM, sobre los conceptos generales que se tiene sobre las copias de seguridad (Backup) y la Gestión de Documentos Electrónicos y Archivos Digitales simultáneamente, pues su objeto es ofrecer una de las múltiples soluciones y buenas prácticas en el manejo, generación, administración y custodia de los archivos de respaldo en las universidades Como conclusión, el texto busca compartir la experiencia obtenida por la Universidad de la Salle y su Oficina de Archivo en la gestión de las copias de seguridad y la administración de los depósitos de Tape Backup. INTRODUCCIÓN * CAP Archivista del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística (Licenciatura). Especialista en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos (Postgrado) y Maestrante en Docencia en la Universidad de la Salle. ** Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística (Licenciatura). Especialista en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos (Postgrado) de la Universidad de la Salle y Maestrante en Gestión Documental y Administración de Archivos en la Universidad Internacional de Andalucía (España)

2 Para nadie es una novedad saber que el futuro y éxito de las Instituciones de Educación Superior (IES) hoy día se relacionad directamente con el buen uso y manejo de la información electrónica. El siglo XXI, es el denominado siglo de la información; en tal razón es posible afirmar que persona que no conozca y maneje los documentos e información electrónica de su institución seguramente no será competitivo. En tal sentido, es ideal que directivos, funcionarios, profesores y estudiantes de las IES, debe ser dueño y conocedor de la información electrónica a la que accede así como la que genera y controla. Pues debido a que quien mejor conoce sus funciones, su trabajo y sus necesidades diarias de información es el mismo individuo. Visto así, ahí esta la clave de la administración electrónica por cuanto si cada individuo de la Universidad, aprende a utilizar, controlar, manejar y sacarle provecho a la información en formato electrónico, el nivel de aprovechamiento de los documentos electrónicos será mayor y mas efectivo. Por consiguiente, las copias de seguridad de los Archivos Electrónico en la actualidad cobra igual importancia que el archivo en soporte físico y es por ello conveniente generar una herramienta que permita a los funcionarios de las Instituciones de Educación superior (IES) hacer un bueno uso de la tecnología disponible y mejorar su comunicación e intercambio de información con las diferentes unidades administrativas, al igual que garantizar la continuidad de los procesos ante eventuales cambios de personal o perdida de datos COPIAS DE SEGURIDAD: NEXOS Y DETERMINANTES La Copia de seguridad (backup) es una copia de los archivos o aplicaciones 1, destinada a evitar la pérdida de los datos y la información que los describe, en otras palabras es la copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo (Acuerdo 027, 2006) y para efectos prácticos de esta ponencia definiremos el documento, como DEA (Documento Electrónico de Archivo) que significa Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos (Acuerdo 027, 2006). Por ello, cuando se piensa en realizar una copia de seguridad, lo que se busca en realidad es que se puede restaurar la información vital para la compañía 2 en el caso de que los archivos originales resulten dañados o se pierdan por cualquier eventualidad. Si esta copia no es realizada se puede perder información valiosa que se guarde en cualquier computador; puede ocurrir que 1 Bajo el concepto de Documento Electrónico de Archivo, se ha encajo los términos archivos y aplicaciones. 2 Entiéndase por información vital de la compañía (Documento esencial) Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional (Acuerdo 027, 2006)

3 se dañe el disco duro del mismo, exista un virus en el sistema, o que ocurra un desastre natural. En este sentido, a Continuación se muestra un gráfico donde se observan los principales factores por los cuales ocurren pérdida de datos. Fuente: Anomalías del hardware o del equipo 44% Error humano 32% Software dañado o anomalías de programas 14% Virus informáticos 7% Desastres naturales 3% - Para finalizar, podríamos acotar que las Copias de Seguridad son el punto neurálgico y de partida ante un eventual siniestro informático de la información documental conservada en los Archivos de las Universidades. PROPUESTA METODOLOGICA El documento electrónico de archivo es el registro de información generada, recibida, almacenada, comunicada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman deberán ser individualizados, ya que cada uno se refiere al cumplimiento de funciones manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el orden que se han producido0 (Archivo ULS, 2003).

4 En tal sentido, a continuación se describe una propuesta metodológica para la generación, administración y custodia de las copias de respaldo de la información electrónica en Archivos Universitarios. a. Organización de la información interna en el PC El primer momento en la generación de una copia de seguridad para cualquier archivo dentro de la estructura orgánica típica de cualquier universidad (Ej. Recursos Humanos, Financiera, Servicios Generales, Biblioteca, Bienestar Universitario, Planeación, Secretaria General entre otros). Se propone la organización interna de la información electrónica albergada en todos y cada uno de los equipos de cómputo dispuestos para tal fin en dichas unidades, independientemente sean estos de mesa y/o portátiles en sus diversas presentaciones: Notebook y Laptop, entre otros. Para tal fin, se sugiere seguir el esquema planteado por la tradicional teoría archivista. En el cual, la información se agrupa por Series y/o Subseries Documentales, de acuerdo a las siguientes definiciones: Serie documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. (Acuerdo 027, 2006) Serie documental digital: conjunto discreto de datos (ficheros de texto, de datos o de imagen) almacenado en un ordenador, aplicación o base de datos, lógicamente interrelacionado, y que sirve a un propósito o función común (Serra Jordi, 2005). Subserie documental: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas (Acuerdo 027, 2006). A continuación se observa un ejemplo de aplicación (Fuente: Archivo Unisalle, 2009): b. Denominación o asignación de nombres a los documentos electrónicos de archivo

5 Es de vital importancia, identificar o bautizar los documentos con denominaciones que correspondan al asunto (serie y/o subserie) del que tratan, pero es recomendable, en la medida de lo posible, que se identifiquen de acuerdo con el tipo documental registrado en la Tabla de Retención Documental, el siguiente orden: Recuerde que este mismo sistema de organización de carpetas, lo debe emplear para manejar el correo electrónico institucional. Además, cualquier otro sistema de denominación conduce a la pérdida de la información e impide una consulta eficiente. c. Generación de Copias de Respaldo Como metodología propuesta para la generación de dichas copias se prefiere la autonomía humana y la generación manual en cada uno de los equipos de cómputo (PC Personal). Pues la generación de respaldos automáticos, no diferencia entre documentos facilitativos 3 y sustantivos 4 y mucho menos reconoce valores primarios y secundarios de los documentos objeto de conservación permanente en formato electrónico, digital y/o virtual. Para efectos de una mayor comprensión por parte del lector del presente texto. Se define Valoración y Selección de Documentos Electrónicos como el acto de conservar los documentos electrónicos por períodos de tiempo determinados en función de su valor (Serra Jordi, 2005). En resumen, nuestra propuesta se basa en cinco puntos fundamentales a saber. 1. Es necesario la definición de la carpeta única al interior de cada PC, pues su objeto es el albergar los documentos electrónicos de carácter 3 Entiéndase por Documentos Facilitativos: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones (Acuerdo 026, 2006). 4 Para el caso de los Documentos Sustantivos el Archivo General de la Nación de Colombia los define como Documentos Misionales y su definición apunta a: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social (Acuerdo 026, 2006).

6 oficial y que responden a una función sustantiva de la dependencia productora de la información documental. 2. Mantener la carpeta en forma organizada, respetando los principios archivistitos de procedencia 5 y orden original 6 y a su vez, de las recomendaciones mencionadas en el apartado anterior. 3. Establecer dentro de la arquitectura informática de la Universidad un Servidor de Red (BD Server), el cual es de carácter exclusivo para albergar las copias de respaldo de la información institucional. Por cuanto en dicha ubicación, será el lugar donde cada uno de los usuarios responsables de los equipos de computo efectuaran la transferencia de información, de acuerdo a la periodicidad declarara (mensual, bimensual, trimestral, semestral etc.). 5 Principio de Procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. (Acuerdo 026, 2006). 6 Principio de Orden Original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. (Acuerdo 026, 2006).

7 4. Crear dentro del servidor habilitado para tal fin (BDServer), una carpeta virtual que contendrá las copias de seguridad mes a mes de las diversas unidades administrativas que conforman la Institución y en la cual los responsables de la gestión documental de cada una de las dependencias, deberá remitir la información electrónica de su PC al finalizar el mes y así sucesivamente. 5. Posteriormente al interior de la carpeta Copias de Seguridad se deberá reflejar la estructura orgánica de la IES, con el animo de organizar en forma clara y sencilla la información electrónica a ser conservada por en el mediano y largo plazo.

8 6. Para finalizar la copia de seguridad, al interior de cada una de las carpetas virtuales que reflejan la estructura orgánica de la IES. Se deberá proceder a ubicar la subcarpeta respectiva del mes a generar el archivo de respaldo y posteriormente efectuar la copia de los documentos electrónicos del PC (Archivo de Gestión) que esta efectuando la transferencia documental 7 d. Administración y Custodia En cuanto al caso de la administración y custodia de las copias de seguridad se han definido tres puntos fundamentales sobre los que descansa su correcta gestión. 1. Capacitación: Por ser la formación uno de los factores más importantes en la generación de una cultura organizacional, en materia de gestión de documentos. Se recomienda la elaboración de un tutorial (demo) que les permita a los usuarios finales del PC, conocer en todo momento el procedimiento a seguir para la generación de una copia de raspado de la información electrónica institucional y a su un mecanismo valido para la remisión de la información a un sistema de almacenamiento masivo (servidor). 2. Base de Datos (Inventario): Para efectos de recuperación de la información electrónica almacenada en todas y cada una de las copias de seguridad 7 Se define Transferencia Documental como: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes (Acuerdo 027, 2006).

9 generadas para salvaguardar el patrimonio electrónico de la IES, se sugiere la elaboración de una base de datos (BD) que permita la administración de las agrupaciones documentales (Series y Subseries), la localización física de la información documental (Inventarios 8 ) y los reportes de seguimiento frente a la generación, capacitación e insumos para los archivos de respaldo Rotulación de CD, DVD, Cintas, Disquete: Para efectos de tener una visión más exacta de los contenidos que alberga cada una de las copias de seguridad, se sugiere la elaboración de un rotulo que permita identificar información pertinente frente a aspectos particulares tales como: Nombre de la Institución, Dependencia Generadora, Código de la Dependencia y de la Serie Documental, soporte utilizado y fecha de realización de la copia, entre otros. BIBLIOGRAFIA 8 El Reglamento General de Archivos para Colombia (2003), define los Inventarios como: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

10 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento general de archivos. 3 ed. Bogotá: el archivo, COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 de 2006 Por medio del cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Actualización Glosario Reglamento General de Archivos. 12 p. SERRA SERRA, Jordi. Valoración y selección de documentos electrónicos: principios y aplicaciones. En: Revista Tria, No 12 (2005); pp UNIVERSIDAD DE LA SALLE. Manual de organización de archivos electrónicos. Bogota: Oficina de Archivo, Documentación e Información, p. UNIVERSIDAD DE LA SALLE. Demo copia de seguridad. Bogota: Centro de Sistemas e Informática Archivo, Archivo Macromedia Flash.

11 ANEXO No 1 FORMATO DE SEGUIMIENTO COPIAS DE SEGURIDAD Nombre de la dependencia: Fecha: Responsable: CLASIFICACION PC POR SERIES Y SUBSERIES 1. (B - R - M)* 2. (B - R - M)* 3. Documentos En PC desorganizados (S/N) 4. Documentos Organizados (S/N) CAPACITACION EN COPIAS DE SEGURIDAD 3. Asistencia a Capacitación (S/N) 4. Demo (S/N) 5. Existe Persona Responsable (S/N) 5. Se dio Capacitación el día de la Visita (S/N) SISTEMA DE CORRESPONDENCIA 6. Base de Datos Correspondencia: 7. Planillas de Mensajería (S/N) ARCHIVO 8. Inventario de Archivo (S/N) 9. Plantilla de Rótulos (S/N) 10.Asistente Secretarial (S/N) OBSERVACIONES 7. Observaciones: 8. Firma responsable(es): Firma visitante:

12 ANEXO No 1 FORMATO DE INVENTARIO DE COPIAS DE SEGURIDAD UNIVERSIDAD DE LA SALLE INVENTARIO DE COPIAS DE SEGURIDAD CODIGO Dependencia Serie Subserie Nombre de la Base de Datos Base de Datos de ,5 Personal 28/02/ ,6 Base de Datos Docencia 28/02/ ,2 Página Web 28/02/2003 INVENTARIO DE COPIAS DE SEGURIDAD Inventario General de Copias de Seguridad Responsables: Ing. Pedro Pérez Elaboró: Ing. Pedro Pérez Verificación Localización Fechas de Transferencia Soporte Recibido #Módulo #Entrepaño 1.CD ,6 Base de Datos Docencia 15/03/ C.D ,6 Base de Datos Docencia 28/03/2003 Sistema Institucional de Informacion 28/03/ CD 15 4 Base de Datos de ,5 Personal 28/03/ ,2 Página Web Universidad 1 CD Sistema Institucional de Información 11/04/ CD 16 1 Base de Datos de ,5 Personal 11/04/ ,2 Página Web Universidad 11/04/2003 1, CD 16 1