Resolución de Secretaría General N EFA/SG

Transcripción

1 Resolución de Secretaría General N EFA/SG Lima, O 9 OCT ~<éíóñy/::1. <~'e: /'0"" CONSIDERANDO: Que, la Ley W Ley que regula la autorización de viajes al exterior de servidores y funcionarios públicos, y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo No PCM -modificado por los Decretos Supremos números PCM y PCM- establecen las disposiciones para la autorización de viajes al exterior de servidores y funcionarios públicos que irrogue gastos al Tesoro Público, así como la escala de viáticos, su cálculo y sustentación; Que, el Decreto Supremo N EF, que regula el otorgamiento de viáticos para viajes en comisión de servicios en el territorio nacional, aprobó la escala de viáticos para viajes a nivel nacional en comisión de servicios que real icen los funcionarios y empleados públicos, independientemente del vínculo contractual que tengan con el Estado, incluyendo aquellos que brinden servicios de consultoría que, por necesidad o naturaleza del servicio, la entidad requiera realizar; t~~retari:"( Que, mediante Resolución de Secretaría General No ~ NE><A OEFA/SG, del 24 de agosto del 2009, se aprobó la Directiva W EFA/SG- \ OA "Normas y Procedimientos para el Otorgamiento de Viáticos y Pasajes por - Comisión de Servicios en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA", modificada por Resolución de Secretaría General W EFA/SG del 21 de febrero del 2014; ~Cí?iÑv.t --,.. Que, ~on la. fina.lidad de ~ptimizar el procedimiento para la aprobación 0 /,~\)\ sc.y ~ de los VIajeS al extenor e lntenor del pais por parte de los colaboradores del OEFA y ~% de acuerdo a la normativa vigente, corresponde aprobar la Directiva para la 1!{ (~ JU To 1~~~~ Tramitación de Autorizaciones de Viaje por Comisión de Servicios al Exterior e Interior ~ -i. ~- $ del País en el OEFA; O ~V Con el visado de la Oficina de Administración y de la Oficina de Asesoría Jurídica; De conformidad con la Ley W 27619, su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo W PCM, el Decreto Supremo W EF, y lo dispuesto en los Literales d) y h) del Artículo 1 r del Reglamento de Organización y Funciones del OEFA, aprobado por Decreto Supremo No MINAM;

2 SE RESUELVE: Artículo 1.- Aprobar la Directiva No EFA/SG "Directiva para la Tramitación de Autorizaciones de Viaje por Comisión de Servicios al Exterior e Interior del País en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA", que en Anexo forma parte integrante de la presente Resolución. Artículo 2.- Dejar sin efecto la Resolución de Secretaría General W EFA/SG, del 24 de agosto del 2009, que aprobó la Directiva No EFA/SG-OA "Normas y Procedimientos para el Otorgamiento de Viáticos y Pasajes por Comisión de Servicios en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA", modificada mediante Resolución de Secretaría General No EFA/SG del 21 de febrero del Artículo 3.- Encargar a la Oficina de Administración la difusión, implementación y ejecución de la Directiva aprobada en el Artículo 1 o de la presente Resolución. Artículo 4.- Disponer la publicación de la presente Resolución y la norma aprobada en su Artículo 1 o en el Portal Institucional del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental- OEFA ( Regístrese y comuníquese. Luz Yrene Orellana Bautista Secretaria General Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA 2

3 DIRECTIVA No EFA/SG DIRECTIVA PARA LA TRAMITACIÓN DE AUTORIZACIONES DE VIAJE POR COMISIÓN DE SERVICIOS AL EXTERIOR E INTERIOR DEL PAÍS EN EL ORGANISMO DE EVALUACIÓN Y FISCALIZACIÓN AMBIENTAL- OEFA l. FINALIDAD Establecer lineamientos y procedimientos para la tramitación de las autorizaciones de viaje, otorgamiento de viáticos y seguros por com1s1on de servicios, dentro o fuera del territorio nacional, y su respectiva rendición de cuentas, a fin de lograr un adecuado trámite de aprobación y asignación de recursos financieros, garantizando que las rendiciones se efectúen en forma oportuna, precisando las acciones de seguimiento, supervisión y control pertinentes en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA. 11. ALCANCE Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de aplicación y cumplimiento obligatorio por la Alta Dirección, los órganos de línea, los órganos resolutivos, los órganos de apoyo, los órganos de asesoramiento, el órgano de control, el órgano de defensa jurídica, los órganos desconcentrados y las coordinaciones generales, así como por todo colaborador que preste servicios al OEFA bajo cualquier modalidad de contratación. BASE LEGAL disposiciones modificatorias. Ley No Ley No Ley que regula la autorización de viajes al exterior de servidores y funcionarios públicos y sus disposiciones modificatorias. Ley No Ley del Código de Ética de la Función Pública y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo No PCM y sus Ley de Control Interno de las Entidades del Estado y sus disposiciones modificatorias. Ley del Presupuesto del Sector Público para el año fiscal correspondiente. Decreto Supremo No EF - Texto Único Ordenado de la Ley No 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto y sus disposiciones modificatorias. Decreto Supremo No PCM, que aprueba normas reglamentarias sobre autorización de viajes al exterior de servidores y funcionarios públicos, modificado por Decreto Supremo N PCM y Decreto Supremo N PCM. Decreto Supremo W EF, que regula el otorgamiento de viáticos para viajes en comisión de servicios en el territorio nacional. Decreto Supremo W MINAM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA. Resolución de Superintendencia W /SUNAT, que aprueba el Reglamento de Comprobantes de Pago y sus disposiciones modificatorias. Resolución Di rectoral No EF/77.15, que aprueba la Directiva de Tesorería W EF/77.15 y sus disposiciones modificatorias. 1 de 21

4 Resolución de Presidencia de Consejo Directivo W EFNPCD, que aprueba el Código de Ética del OEFA. IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS Para efectos de la presente Directiva se tendrán en cuenta los siguientes términos: a) Comisionado.- Colaborador que presta serv1c1os, bajo cualquier modalidad de contratación, en la Alta Dirección, los órganos de línea, los órganos resolutivos, los órganos de apoyo, los órganos de asesoramiento, el órgano de control, el órgano de defensa jurídica, los órganos desconcentrados o las coordinaciones generales del OEFA, que viaje en representación del OEFA o con fines institucionales. Esta definición incluye a los funcionarios, empleados de confianza, servidores públicos o contratados bajo la modalidad de Contratación Administrativa de Servicios de otras Entidades Públicas que viajen en representación del OEFA, en cumplimiento de actividades relacionadas a los objetivos de la institución. Asimismo, tratándose de comisiones de servicio en el territorio nacional, incluye a quienes brinden servicios de consultoría que por la necesidad o naturaleza del servicio, requieran realizar viajes al interior del país. Los requerimientos deberán ser debidamente sustentados por el área usuaria. Comisión de servicio.- Desplazamiento programado o imprevisto, de carácter temporal, que realiza el comisionado a lugares distintos a su lugar habitual de trabajo donde presta servicios, para realizar actividades en representación del OEFA. El desplazamiento puede ser al interior o exterior del territorio nacional. Comprobante de pago.- Documento que acredita la transferencia de un bien, la entrega en uso o la prestación de un servicio. Solo se consideran comprobantes de pago a aquellos que cumplan con las características y requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago (facturas, recibos por honorarios, boletas de venta, liquidaciones de compras, tickets o documentos similares que permita su adecuado control tributario) y que estén autorizados por la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria- SUNAT, los cuales deberán ser emitidos a nombre del OEFA con RUC W ; salvo en aquellos países donde resulte materialmente imposible, por lo que deberá consignarse como mínimo la fecha de emisión, numeración y monto total del gasto. d) Viáticos.- Recursos públicos que se otorgan al comisionado para financiar los gastos por concepto de alimentación, hospedaje y movilidad (hacia y desde el lugar de embarque), así como los gastos realizados para su desplazamiento en el lugar donde se realiza la comisión de servicios. e) Otros gastos vinculados a la comisión de servicios.- Gastos que, de manera excepcional, debe asumir el servidor por la naturaleza de la comisión del servicio o del lugar en el que se realiza esta, los cuales no pueden exceder el 10% del total del monto asignado como viáticos. Están incluidos en esta categoría medicamentos asociados al viaje, 2 de 21

5 productos destinados a prevenir daños a la salud que se encuentren directamente vinculados a la naturaleza de la comisión del servicio, y produ.ctos o servicios de aseo personal; esto úl.timo siempre y cuando la comisión se realice en un lugar en el que el hospedaje contratado no incluya tales productos o servicios, o los brinde de manera separada al del uso de la habitación correspondiente. Asimismo, incluye el costo de los peajes de tránsito o circulación. f) Rendición de Cuentas.- Es la presentación que realiza el comisionado, de los documentos sustentatorios del gasto incurrido durante la comisión de serv1c1o, bajo su exclusiva responsabilidad. Se efectúa obligatoriamente al término de la comisión de servicios dentro del plazo establecido en la presente directiva, y se sujeta a la revisión y verificación por parte de la Oficina de Administración. g) Área usuaria.- Son los órganos de línea, órganos resolutivos, órganos de apoyo, órganos de asesoramiento, órganos de Alta Dirección, órgano de control y la Coordinación General de Oficinas Desconcentradas del OEFA, que solicitan el viaje en comisión de servicios del comisionado. V. RESPONSABILIDADES La Oficina de Administración, el Área usuaria y el Comisionado son responsables de la correcta aplicación de las disposiciones contenidas en la presente Directiva. Es responsabilidad de la Oficina de Administración: a) Otorgar oportunamente los pasajes, viáticos y seguros a los comisionados; b) Realizar el control y supervisión del sustento y rendición de cuentas por parte de los comisionados; e) Llevar el registro actualizado de los pasajes, viáticos y seguros otorgados por comisiones de servicios, dentro y fuera del territorio nacional, así como de la correspondiente rendición de gastos; d) Efectuar las acciones de requerimiento y recuperación del gasto, en caso el comisionado no cumpla con rendir cuenta dentro los plazos establecidos; e) Solicitar a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto la aprobación de las certificaciones de crédito presupuestario para la asignación de pasajes y viáticos otorgados por comisión de servicios; 5.3 Es responsabilidad del Área usuaria: a) Velar porque el comisionado cumpla lo dispuesto en la presente Directiva; b) Verificar que las declaraciones juradas que realice el comisionado se encuentren acordes con la finalidad de la comisión de servicios autorizada; 3 de 21

6 e) Tramitar las solicitudes de autorización y asignación de viáticos de manera oportuna y dentro de los plazos establecidos en la presente Directiva; d) Verificar que las solicitudes de autorización y asignación de viáticos cuenten con el marco presupuesta! correspondiente. 5.4 Es responsabilidad del Comisionado: a) Dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en la presente Directiva; b) Cumplir con realizar la rendición de cuentas en la oportunidad y forma previstas en la Directiva, siendo que la falsedad de documentos o información dará lugar a la adopción de las medidas disciplinarias pertinentes, sin perjuicio de las acciones civiles o penales que puedan corresponder. VI. DISPOSICIONES GENERALES 6.1 La comisión de servicio se sujetará a las medidas de austeridad, racionalidad y transparencia del gasto. 6.2 Los gastos que realice el Comisionado deben efectuarse de manera racional, evitando su abuso, derroche o desaprovechamiento, así como su empleo para fines particulares o propósitos que no sean aquellos para los cuales hubieran sido específicamente destinados. 6.3 Toda persona que realice un viaje en comisión de servicios, irrogue o no gasto al Estado, deberá contar con cobertura de seguro de accidentes personales mientras dure la comisión. 6.4 Las solicitudes de autorización de viajes al exterior, sea que irroguen gastos o no, deberán canalizarse a través de la Secretaría General del OEFA Los viajes al interior o exterior del país que irroguen gasto al Estado se realizarán en clase económica. 6.6 En caso de viajes al interior o exterior, si fuera necesario que el comisionado permanezca mayor tiempo al autorizado, el Área usuaria deberá sustentar de manera previa y por escrito ante la Oficina de Administración las circunstancias que motivaron dicha extensión de la comisión de servicios. En caso de viajes al exterior es necesaria además la publicación de la autorización de mayor permanencia, previa a la culminación de la comisión de servicios. VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 7.1. De la programación mensual de viajes en comisión de servicios Las comisiones de servicios deben guardar concordancia con la programación anual de las actividades del Área usuaria y la disponibilidad financiera y presupuesta! de la entidad. 4 de 21

7 El Área usuaria debe remitir a la Oficina de Administración el Formato No Programación mensual de viajes por comisión de servicios a más tardar los 26 de cada mes o el día hábil anterior a este de caer dicha fecha en día inhábil. Recibida la "Programación mensual de viajes por comisión de servicios", la Oficina de Administración solicitará el certificado de crédito presupuestario correspondiente en el plazo máximo de dos (2) días hábiles de recibida la referida programación. Las comisiones de servicio extraordinarias o no previstas en la programación mensual serán reportadas por escrito a la Oficina de Administración dentro de las veinticuatro (24) horas previas al inicio de la comisión de servicios, con el debido sustento De la condición para autorizar viajes en comisión de servicios Para la autorización de viajes en comisión de servicios, el Área usuaria deberá verificar previamente que el comisionado no tenga rendiciones de cuenta pendientes. De lo contrario, el requerimiento no podrá ser atendido, bajo responsabilidad de quien autoriza y del comisionado De la autorización del viaje por comisión de servicio en el territorio nacional El Presidente del Consejo Directivo autoriza el viaje por comisión de servicios del Secretario General y de los Asesores de Alta Dirección. El Secretario General autoriza la comisión de serv1c1os cuando la realice un Director, Jefe de Oficina, Secretario Técnico y Vocales del Tribunal de Fiscalización Ambiental, y el Coordinador General de Oficinas Desconcentradas. Las comisiones de servicio de los demás servidores y de aquellos que no laboran en la entidad serán autorizados por el responsable del Área usuaria. La autorización de viaje por comisión de servicios se realiza a través del visado del Formato No Solicitud de Viáticos, el cual se genera a través del Sistema Integrado de Gestión Administrativa- SIGA (Formato SIGA) De la autorización del viaje por comisión de servicio fuera del territorio nacional El procedimiento para la autorización de viajes al exterior del país deberá iniciarse en un plazo no menor de veinte (20) días hábiles a la fecha prevista para el viaje, plazo que incluye la tramitación de la resolución correspondiente Para la autorización de la comisión de servicios el Área usuaria está obligada a presentar un informe técnico que 5 de 21

8 sustente el viaje y que contenga, como mínimo la siguiente información: a) Invitación oficial por parte de los organizadores del evento, donde se indique el motivo del viaje, lugar, fecha y duración; b) Itinerario del viaje; e) Nombre completo, DNI, modalidad de contratación y cargo, de corresponder, del comisionado; d) Objetivo e importancia del viaje sustentando el interés público o institucional; e) Indicar los temas a tratar en el viaje, programa o cronograma del viaje; f) Indicar si el viaje irroga gastos al OEFA. De irrogar gastos, se deberá adjuntar: cotización de pasaje, planilla de viáticos, y certificación presupuesta!. En caso de no irrogar gastos, se deberá indicar qué entidad o institución cubrirá los gastos del viaje (pasaje, viáticos, etc.) o, adjuntar Declaración Jurada de que los gastos serán asumidos por el comisionado; y, g) Documento emitido por la Oficina de Administración que certifique que el Comisionado no cuenta con rendición de viáticos pendiente de sustentar Los viajes por comisión de servicios fuera del territorio nacional que irroguen gastos al presupuesto del OEFA serán autorizados por Resolución del Titular de la Entidad o Resolución Suprema, según corresponda, la cual deberá publicarse en el Diario Oficial El Peruano Los viajes por comisión de servicios fuera del territorio nacional que no irroguen gastos al presupuesto del OEFA serán autorizados por Resolución del Titular de la Entidad La Oficina de-administración es la encargada de verificar que el Informe de Viaje cumpla con los requisitos indicados en el Numeral precedente. La Oficina de Asesoría Jurídica es ' la encargada de elaborar el proyecto de resolución que corresponda. Las autorizaciones de viaje al exterior por comisión de servicios del Titular de la Entidad serán aprobadas por Resolución Ministerial o Resolución Suprema, según corresponda, siguiendo el trámite de la Directiva emitida por dicha Entidad. Ningún funcionario o servidor podrá realizar el viaje al exterior, si previamente no cuenta con la resolución que autorice dicho viaje. El incumplimiento de esta disposición genera responsabilidad Del trámite de la solicitud de pasajes, viáticos y seguro El Área usuaria solicita a la Oficina de Administración la adquisición de pasajes, asignación de viáticos y seguros para la atención de los viajes por comisión de servicios, adjuntando a su solicitud el Formato No Solicitud de 6 de 21

9 Viáticos, el Formato No Solicitud de Seguro y la resolución de autorización, cuando corresponda El Formato No 002- Solicitud de Viáticos y el Formato W Solicitud de Seguro se generan a través del Sistema Integrado de Gestión Administrativa - SIGA y deberán encontrarse debidamente firmados por el Área usuaria Para el caso de viaje por comisión de servicio en el territorio nacional, la solicitud deberá ser presentada por el Área usuaria a la Oficina de Administración con una anticipación no menor de cinco (5) días hábiles a la fecha en que se inicia la comisión de servicios Para el caso de VIaJe por comisión de serv1c1o fuera del territorio nacional la solicitud deberá ser presentada por el Área usuaria a la Oficina de Administración con una anticipación no menor de diez (1 O) días hábiles a la fecha en que se inicia la comisión de servicios Previamente a la presentación de la solicitud, el Área usuaria debe confirmar que cuenta con el marco presupuesta! correspondiente De las disposiciones relativas a la asignación de viáticos Para el otorgamiento de viáticos, se considerará como un día a las comisiones cuya duración sea mayor a cuatro (4) horas y menor o igual a veinticuatro (24) horas. Para el cálculo del inicio y culminación de la duración de las com1s1ones de servicio dentro del territorio nacional se considerará lo siguiente: Duración de la comisión de servicio Inicio Final Cuatro (4) horas antes del inicio del viaje Dos (2) horas después de la culminación del viaje En el caso de las comisiones de servicio realizadas fuera del territorio nacional, su duración será autorizada conforme al itinerario de viaje contratado; el cual, debe adecuarse al criterio de racionalidad establecido en el Numeral 6.1 de la presente Directiva. Los viáticos y pasajes serán establecidos tomando en consideración lo previsto en el Decreto Supremo W EF para comisiones de servicio que se realicen dentro del territorio nacional; y Decreto Supremo PCM, modificado por Decreto Supremo N PCM, en el caso de comisiones de servicio que se realicen en el exterior. Las comisiones de servicio que se efectúen dentro del radio urbano y en el horario de trabajo, y que impliquen el retorno 7 de 21

10 del comisionado a su residencia habitual el mismo día, no generan pago de viáticos Se encuentra prohibido el reembolso de viáticos por mayores gastos, salvo que se deba a una ampliación del plazo de la comisión de servicios debidamente justificada y previamente autorizada. Es responsabilidad del Área usuaria gestionar la ampliación de la comisión de servicios de manera oportuna ante la Oficina de Administración para la emisión de la resolución de reembolso respectiva Excepcionalmente, cuando por la naturaleza de la comisión se requiera realizar gastos imprescindibles, el Área usuaria podrá solicitar una asignación adicional para cubrir los siguientes gastos: Servicio de transporte terrestre, aéreo y/o acuático en el lugar de la comisión de servicios para traslado y retorno del comisionado, cuando no sea posible obtener los servicios de transporte de empresas del rubro a través de la Oficina de Administración. Servicio de transporte de bienes para cubrir el gasto de envío de muestras ambientales, cooler y equipos ambientales cuando no sea posible obtener los servicios de transporte de empresas del rubro a través de la Oficina de Administración. Esta asignación, que no podrá superar el importe de una (1) Unidad Impositiva Tributaria, deberá encontrarse debidamente sustentada por escrito ante el órgano que autoriza la comisión de servicios y será incluida en el requerimiento de viáticos y otros gastos, mediante el Formato No Autorización de Otros Gastos por Comisión de Servicio no considerados en el concepto de Viáiicos De la adquisición de pasajes y asignación de viáticos La Oficina de Administración, a través del Sistema Integrado de Gestión Administrativa- SIGA, elabora el Formato No 005- Planilla de Viáticos conforme a los montos aprobados en el Artículo 1 o del Decreto Supremo W EF, Decreto Supremo que regula el otorgamiento de viáticos para viajes en comisión de servicios en el territorio nacional: a) En el caso del Titular de la Entidad le corresponde la suma de Trescientos ochenta y 00/100 nuevos soles (S/. 380, 00) de viáticos por día. b) A los demás servidores que prestan servicios en la entidad, bajo cualquier modalidad de contratación, incluyendo aquellos que brinden servicios de consultoría que, por la necesidad o naturaleza del servicio requiera realizar viajes al interior del país, les corresponde Trescientos veinte y 00/1 00 nuevos soles (S/. 320,00) de viáticos por día. 8 de 21

11 7.7.2 Tratándose de viajes al exterior, el otorgamiento de viáticos se sujeta al importe establecido en la Escala de Viáticos por Zonas Geográficas, aprobado mediante Decreto Supremo N PCM, modificado por Decreto Supremo N PCM El importe de viáticos por día, no limita que el comisionado pueda disponer de montos mayores de gastos diarios siempre que no supere el importe total otorgado por dicho concepto durante el periodo de la comisión. El exceso del importe total será asumido por el comisionado Los pasajes serán adquiridos en categoría econom1ca a través del Convenio Marco celebrado por la entidad, salvo en los casos en que no ofrezca vuelos a la ciudad destino o cuando la oferta del Convenio Marco no se ajuste a la necesidad del servicio debidamente sustentada por el Área usuaria ante la Oficina de Administración, en cuyo caso podrán ser contratados a través de los procesos de selección regulados por Ley Dentro de las veinticuatro (24) horas de emitido el Formato No Planilla de Viáticos, el comisionado deberá suscribirlo adjuntando el Formato No Acta de recepción de viáticos y compromiso del comisionado - a efectos que la Oficina de Administración efectúe el abono en cuenta bancaria a nombre del comisionado en el Banco de la Nación, conforme lo establece el Literal f) del Artículo 31 o de la Directiva de Tesorería No EF/77.15, aprobada con Resolución Directora! No EF/ Excepcionalmente, la Oficina de Administración podrá girar cheque por el importe de los viáticos únicamente cuando no pueda utilizarse la modalidad del abono en cuentas bancarias Del informe de viaje y rendición de cuentas El comisionado presentará a la Oficina de Administración el Formato No Informe de Viaje y el Formato No Rendición de Cuentas - dentro de los diez (1 O) días hábiles posteriores al término de la comisión de servicios para el caso de viajes al interior del país, y quince (15) días hábiles para viajes al exterior del país. En caso de viajes el exterior, la presentación de dicho informe se efectúa sin perjuicio de la obligación contenida en el Artículo 1 0 del Decreto Supremo N PCM, y la correspondiente resolución autoritativa; por lo cual, corresponde informar al Titular de la Entidad, las acciones realizadas y los resultados obtenidos en la comisión de servicios, en un plazo no mayor de quince (15) días calendario. 9 de 21

12 7.8.2 Los documentos mediante los cuales se sustenta la rendición de cuentas son: a) Comprobantes de pago originales, con la copia de la SUNAT, emitidos por el proveedor conforme a la Ley de Comprobantes de Pago y a las demás normas complementarias establecidas por la SUNA T. b) Talón de boletos aéreos, terrestres y la etiqueta autoadhesiva de la Tasa Unificada de Uso de Aeropuerto, cuando corresponda. e) Excepcionalmente, en caso de viajes en territorio nacional, se podrá presentar una Declaración Jurada del gasto hasta por un monto máximo de treinta por ciento (30%) del importe asignado, únicamente cuando la comisión se realice en lugares en los que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNA T. En el caso de viajes al exterior, se podrá sustentar hasta el veinte por ciento (20%) mediante Declaración Jurada. En estos casos, adicionalmente al Formato No Informe de Viaje y el Formato No Rendición de Cuentas - el comisionado presentará a la Oficina de Administración, el Formato N 009- Declaración Jurada. d) Recibo de Ingreso a Caja y/o Papeleta de Depósito acreditando la devolución del saldo del monto del viático asignado, de corresponder Para la presentación de los documentos sustentatorios se deberá tener las siguientes consideraciones: a) Deben presentarse documentos originales; b) En el caso de facturas, deben indicar el número de RUC del OEFA; e) No deben presentar borrones, correcciones o enmendaduras; d) Los gastos que se efectúen deberán tener relación con el giro del negocio que se indica en el comprobante de pago; e) Deben encontrarse debidamente detallados, con indicación de todos los bienes o servicios contratados; f) Deben corresponder a los lugares y fechas en los que se realiza la comisión de servicios; g) El monto asignado en aplicación del Literal e) del Numeral deberá sustentarse únicamente con comprobantes de pago La Oficina de Administración procederá a realizar la liquidación correspondiente a la rendición de cuentas presentada; de encontrar observaciones, comunicará al comisionado para que en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles, proceda a la subsanación, caso contrario dispondrá el descuento del monto respectivo. 10 de 21

13 7.8.5 El saldo no utilizado del viático asignado deberá ser entregado por el comisionado a la Oficina de Administración en los plazos señalaoos para presentar léi rendición de cuenta$ En caso que el comisionado no cumpla con efectuar la devolución del saldo o del total de los viáticos no utilizados, se aplicarán los intereses correspondientes de acuerdo a la Tasa de Interés Legal Efectiva que publica la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP - SBS, a partir del requerimiento de devolución formulado por la Oficina de Administración, de conformidad con el Artículo 68 de la Directiva de Tesorería No EF/77.15, aprobada con Resolución Di rectoral No EF/ En caso el comisionado no cumpla con presentar la rendición de cuentas en el plazo establecido en la presente Directiva y, sin perjuicio de la aplicación de lo establecido en el Numeral 7.2 de la presente Directiva, la Oficina de Administración adoptará las acciones administrativas necesarias para el recupero, reintegro o devolución del importe no rendido, sin perjuicio del deslinde de responsabilidades que corresponda. De la fiscalización posterior La Oficina de Administración realizará la verificación, control y fiscalización del cumplimiento de las obligaciones disposiciones establecidas en la presente Directiva En el caso de la rendición de cuentas, de manera mensual la Oficina de Administración realizará la fiscalización posterior sobre una muestra aleatoria del 5% de aquellas rendiciones presentadas en el mes anterior Para la realización de la fiscalización posterior, la Oficina de Administración podrá utilizar cualquier mecanismo que perm ita verificar la veracidad de los comprobantes de pago presentados, así como la racionalidad del gasto De encontrar incongruencias en la información presentada, la Oficina de Administración otorgará al comisionado el plazo de tres (3) días hábiles para que efectúe los descargos correspondientes. Transcurrido ese plazo, de no haberse levantado las observaciones, la Oficina de Administración derivará el informe respectivo al órgano competente para la evaluación de la responsabilidad funcional que corresponda. VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 8.1. El viaje deberá realizarse estrictamente dentro de los términos e itinerario autorizados. El comisionado no podrá variar estos términos ni el itinerario bajo responsabilidad, salvo autorización expresa del órgano que autorizó la comisión, de la forma como se indica en la presente directiva. 11 de 21

14 8.2. En caso que el comisionado intervenga directamente en la modificación del itinerario y que, como consecuencia de ello, repercuta en la. variación del precio del pasaje autorizado y/o genere costos adicionales (moras, penalidades, etc.), estos gastos serán asumidos en su totalidad por el comisionado, sin perjuicio de las acciones legales correspondientes El Área usuaria debe comunicar a la Oficina de Administración el cambio de comisionado, destino o fecha de la comisión de servicios, adjuntando los nuevos formatos y sustentando la modificación en forma previa a la fecha programada para el viaje Cuando el cambio se produzca luego de la entrega de los viáticos, deberá acreditarse la devolución del viático y de los pasajes, en forma previa a la modificación o cancelación del viaje El Fondo Fijo de Caja Chica podrá ser empleado para financiar viáticos solo por comisiones de servicio no programadas y que por su naturaleza demanden su atención inmediata (por ejemplo, emergencias ambientales). Es responsabilidad del Área usuaria dar cumplimiento a la presente norma Los viajes que sean cubiertos con recursos de la entidad organizadora o auspiciante del evento que origine la comisión de servicio no darán lugar a la asignación de viáticos por comisión de servicios por parte del OEFA, bajo responsabilidad del comisionado. En consecuencia, queda así prohibida la doble percepción de viáticos, ya sea por otra entidad del Estado y/o privada, bajo responsabilidad de quién efectúe el cobro; y, en forma solidaria, del funcionario que con conocimiento autorice su pago La Oficina de Administración deberá adquirir una Póliza de Seguros que cubra los siniestros (accidentes) que pudiesen ocurrir al comisionado, dentro y fuera del territorio nacional Los casos no previstos en la presente Directiva serán resueltos por la Oficina de Administración, en el marco de las disposiciones legales vigentes. FORMATOS Formato N 001 Formato N 002 Formato N 003 Formato N 004 Formato N 005 Formato N 006 Formato N 007 Formato N 008 Formato N 009 Programación Mensual de Viajes por Comisión de Servicios. Solicitud de Viáticos. Solicitud de Seguro. Autorización de Otros Gastos por Comisión de Servicio no considerados en el concepto de Viáticos. Planilla de Viáticos. Acta de Recepción de Viáticos y Compromiso del Comisionado. Informe de Viaje. Rendición de Cuentas por Comisión de Servicios. Declaración Jurada. *********************************** 12 de 21

15 FORMATO No 001 PROGRAMACIÓN MENSUAL DE VIAJES POR COMISIÓN DE SERVICIOS AÑO... MES.... ÓRGANO Y/0 UNIDAD ORGÁNICA: APELLIDOS Y NOMBRES MOTIVO N META DESTINO (De acuerdo a los DEL VIAJE datos del DNI) PERIODO DEL 1 HORA 1 AL 1 HORA MEDIO DE TRANSPORTE VIATICOS 1 PRESUPUESTO TRANSPORTE OTROS 1 1 TOTAL S/. ~ ~ " C\ J ~ T. T. ; ARIA l } RAL ' 'i ~ ~,. (.;.V.o' ~,'<u ~~;..:. \)\>-~1\)N Y Fiseq_ ~~ %;" ;; "'S t r/ci E ~ t.::! ~ ADM RACIÓN ~ '%, "rff. '%-o,-<:.~ OEFA RESPONSABLE DEL ÁREA USUARIA 13 de 21

16 Sistema Integrado de Gesti6n Administrativa Módulo de Logística Versión FORMATO N 002 SOLICITUD DE VIÁTICOS W: Fe.cha : Hora: Página: 1 de 1 UNIDAD EJECUTORA : NRO. IDENTIFICACIÓN: -, Centro de Costo: Solicitante: Motivo del Viaje: Otros: Comisionado: W Días/Horas: - d - h Escala: DNI: FF/Rb Meta Función División Func. Grupo Func. Prg. Prod/Pry Act/AI/Obr. Origen: LIMA, LIMA, SAN ISIDRO Obs.: Salida: -"------'--- Regreso: --'-----'--- Destino: Obs.: W Días/Horas: d h 1 Tipo de Ruta Origen Destino COMISIONADO RESPONSABLE DE LA AUTORIZACION (Según Numeral 7.3 de la presente Directiva) 14 de 21

17 Sistema Integrado de Gestión Administrativa Módulo de Logística Versión FORMATO N 003 SOLICITUD DE SEGURO Fecha:_/_/_ Hora: Página: 1 de 1 UNIDAD EJECUTORA NRO. IDENTIFICACION: : 001 ORGANISMO DE EVALUACIÓN Y FISCALIZACIÓN AMBIENTAL- OEFA AL : OA ASUNTO : SEGURO DE VIDA REFERENCIA : Sírvase incluir en la Póliza de Seguro de la referencia al siguiente funcionario quien viaja en Comisión de Servicio. l. DATOS PERSONALES APELLIDOS Y NOMBRES ESTADO CIVIL EDAD SEXO PESO N" DNI N" L.M. N" DE RUC N" DE PASAPORTE W S.S. P. 1 AFP 11. DOMICILIO DEPARTAMENTO PROVINCIA DISTRITO Urb. PP.JJ./Km. Av./ Jr./ Calle No Interior MZ. Lote Teléfono 111. DATOS DEL VIAJE SALIDA REGRESO ITENERARIO VIA IV. BENEFICIARIO DEL SEGURO APELLIDOS Y NOMBRES No DE DNI DIRECCION TELÉFONO OBSERVACIONES : ACCIDENTES PERSONALES COMPLEMENTARIO DE TRABAJO DE RIESGO PENSIÓN COMPLEMENTARIO DE TRABAJO DE RIESGO SALUD JEFE DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE 15 de 21

18 FORMATO N 004 AUTORIZACIÓN DE OTROS GASTOS POR COMISIÓN DE SERVICIO NO CONSIDERADOS EN EL CONCEPTO DE VIÁTICOS Datos del Comisionado Apellidos y Nombres Cargo Unidad Orgánica Datos de la Comisión Objeto de la Comisión Destino de la Comisión Duración de la Comisión del: al : Total días: Conceoto v Justificación Concepto "Otros Gastos" Justificación Importe (S/.) Total SI. Nota: 1) El Responsable del Área usuaria donde presta servicio el comisionado es exclusivamente responsable de autorizar "otros gastos" distinto al concepto de viáticos, las mismas que deben estar relacionados directamente con el objeto de la comisión de servicio, según lo establece el Numeral de la presente Directiva. 2) El comisionado se compromete a rendir cuenta sustentada de los "Otros Gastos" en el marco y plazo establecidos en la presente Directiva, que de considerar gastos diferentes, a lo señalado en el Numeral de la presente Directiva, no serán considerados como sustento de gasto de la rendición. Vencido el plazo de presentación de la rendición de cuenta y/o para subsanar gastos observados, me sujetaré a las disposiciones administrativas y/o disciplinarias que corresponda. 3) El plazo máximo para subsanar los gastos observados es de tres (3) días hábiles de conocidas las observaciones. COMISIONADO RESPONSABLE DEL ÁREA USUARIA 16 de 21

19 Sistema Integrado de Gestión Administrativa Modulo de ~ogística FORMATO N 005 Versión PLANILLA DE VIATICOS No Fecha:_/_/ Hora: Página: 1 de 1 UNIDAD EJECUTORA : 001 ORGANISMO DE EVALUACIÓN Y FISCALIZACIÓN AMBIENTAL- OEFA NRO. IDENTIFICACIÓN: Datos del Comisionado: Fecha:_/_/ N" Exp. SIAF: N" Pedido: Sr( a): Escala: Centro Costo: Motivo de Viaje: Detalle de Gastos de Comisión de Servicios: Regreso:_/_/ N Días/Horas : d h Concepto Clasificador Importe (S/.) CADENA FUNCIONAL Meta/ Mnemónico Cadena Funcional FF/Rb Clasif. Gasto Monto SI. Total: Tipo de Viaje Destino Salida Regreso Días/Horas COMISIONADO JEFE DE ADMINISTRACION 17 de 21

20 FORMATO N 006 ACTA DE RECEPCIÓN DE VIÁTICOS Y COMPROMISO DEL COMISIONADO UNIDAD EJECUTORA : NRO. IDENTIFICACIÓN : ORGANISMO DE EVALUACIÓN Y FISCALIZACIÓN AMBIENTAL- OEFA Yo, identificado con DNI W , y prestando servicios en la Dirección/Oficina de , recibí el abono (en la Cuenta W cheque) por la cantidad de , por concepto de viáticos. Me comprometo a rendir cuenta sustentada de los Viáticos recibidos con documentos dentro del plazo de diez (10) días hábiles contados desde la culminación de la comisión de acuerdo a lo establecido en el Decreto Supremo N EF y la presente Directiva. Asimismo, en caso que la rendición de cuenta presente gastos observados, regularizaré y/o devolveré, según sea el caso, en el plazo máximo de tres (3) días hábiles de conocidas las observaciones. En caso de incumplir con las disposiciones relacionadas con la presentación de la rendición de cuentas, me sujeto a las medidas de gestión y/o disciplinarias que disponga la Oficina de Administración. COMISIONADO COMPROBANTE DE PAGO W DNI N REGISTRO SIAF N FECHA: /.,-:-; on~ r_-...0'-" "ci-~! {!;!{ 'E RETARIA 6_., jffi~ ~ \_g G NERAL Jf 1 -~~- $),'0 ~~ ' - ~c -.,.Y -~ 18 de 21

21 FORMATO No 007 INFORME DE VIAJE W A ASUNTO REFERENCIA FECHA Es grato dirigirme a usted, con relación al asunto y documento de referencia, manifestarle lo siguiente: l. ANTECEDENTES ANÁLISIS CONCLUSIONES IV. RECOMENDACIONES Atentamente, COMISIONADO 19 de 21

22 Sistema Integrado de Gestión Administrativa Módulo de Logística Versión Fecha:_/_/ Hora Pagina: 1 de 1 FORMATO No 008 RENDICIÓN DE CUENTA POR COMISIÓN DE SERVICIOS UNIDAD EJECUTORA : 001 ORGANISMO DE EVALUACIÓN Y FISCALIZACIÓN AMBIENTAL- OEFA NRO. IDENTIFICACIÓN : Datos del Comisionado: Sr(a): No Planilla: N" Exp. SIAF: N" Comprobante Pago: Motivo de Viaje: Salida: _/_ 1 Regreso:_/_/ N" Días/Horas: d h Detalle del Gasto: FECHA DOCUMENTO N" RAZON SOCIAL CONCEPTO IMPORTES/. SUB TOTAL (1) GASTOS SIN DOCUMENTACION SUSTENTATORIA (2) (Declaración Jurada) TOTAL GASTADO (1 + 2) SI. SI. SI. Reembolso S/. Devolución Si. COMISIONADO 20 de 21

23 Sistema Integrado de Gestión Administrativa Módulo de Logística Versión FORMATO N 009 DECLARACIÓN JURADA Fecha : / / Hora: : Pagina: 1 de 1 UNIDAD EJECUTORA NRO. IDENTIFICACIÓN : : 001 ORGANISMO DE EVALUACIÓN Y FISCALIZACIÓN AMBIENTAL - OEFA El suscrito,, con DNI W.,...--,..----::--.,-----:--~ con domicilio en, declaro bajo juramento haber efectuado gastos que se encuentran en el supuesto del Literal e) del Numeral de la presente Directiva, los cuales me fueron imposible obtener comprobantes de pago que sustenten los gastos, según el siguiente detalle: 1 FECHA 1 CONCEPTO DE GASTO 1 CONCEPTO IMPORTES/ SUB TOTAL TOTAL GASTADO SIN DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA COMISIONADO 21 de 21