Sistemas de Información II. Práctico sobre Cursogramas

Transcripción

1 Sistemas de Información II Práctico sobre Cursogramas Cursograma 1 Procedimiento: Entradas de materiales y materias primas por devoluciones Sectores Varios: El sector que no emplee, parcial o totalmente algún material o materia prima que haya requerido, emitirá un parte de devolución por triplicado. Remite los 3 ejemplares, junto con los materiales y materias primas a Recepción. Recepción: Controla los materiales en cantidad y calidad con los ejemplares del parte de devolución. Da su conformidad en el original del parte al sector que practica la devolución. Envía a Almacén los materiales y los 2 ejemplares del parte de devolución. Sectores Varios: Archiva definitivamente por orden numérico el original del parte de devolución. Almacén: Verifica los materiales con las copias del parte. Practica el asiento en la ficha de stock y la archiva por código transitoriamente. Remite el duplicado del parte a Contabilidad de Almacenes. Archiva definitivamente el triplicado del parte por orden cronológico. Contab. Almacenes: Asienta en el libro mayor el importe de los materiales devueltos y archiva transitoriamente por número el libro. Remite el duplicado del parte a Contabilidad de Costos. Cont.Costos: El parte de devolución duplicado continúa con el proceso de registración en página 28. Cursograma 2 - Procedimiento: Salidas de materiales por producción Sectores Varios: Confecciona el formulario de pedido de materiales por triplicado. Envía los 3 ejemplares a Almacén. Almacén: Remite el triplicado del pedido de materiales firmado con el duplicado de éste y los elementos que el Sector solicitó. Requiere conformidad en el duplicado del pedido. Mantiene el demora el original del pedido. Sectores Varios: Controla los materiales con el pedido. Da su conformidad en el duplicado del pedido de materiales y lo devuelve a Almacén. Procede a archivar definitivamente el triplicado del pedido en forma cronológica. Almacén: Recibe el duplicado del pedido conformado por el Sector que percibió los materiales. En base a la copia mencionada asienta el egreso en la ficha de stock. Archiva definitivamente el duplicado en forma cronológica. Remite el original a Contabilidad de Almacenes. Cont. Almacenes: Asienta el egreso en el libro diario de Stock. Remite el original del pedido a Contabilidad de Costos Cont. Costos: Archiva transitoriamente el original del pedido por número. 1

2 Cursograma 3 Procedimiento: Reposición de Fondo Fijo Tesorería: Cuando el efectivo baja de un cierto nivel, confecciona un Listado en original y copia de todos los gastos efectuados. Archiva la copia definitivamente por fecha y envía el original a Contaduría. Contaduría: Controla, si está conforme, en base al Listado emite una Orden de Pago y envía toda la documentación a Gerencia. Si no está conforme continúa el proceso de verificación X44 en página 10. Gerencia: Recibe la documentación. Mantiene en demora el Listado y en base a la Orden de Pago emite cheque y lo firma. Remite la documentación a Contaduría. Contaduría: En base a la documentación recibida asienta la operación en el libro Diario. Archiva el Listado y la Orden de Pago definitivamente por fecha y remite el cheque a Tesorería. Tesorería: Cobra el cheque para reponer el fondo fijo. Cursograma 4 - Procedimiento: Ventas con facturación Vendedor: Confecciona las notas de pedido por cuadruplicado. Entrega el triplicado al Cliente. El original y el duplicado lo remite a Ventas y archiva definitivamente la última copia por número correlativo. Ventas: Recibe las notas de pedido. Verifica precios y condiciones. Envía el original a Almacén y archiva el duplicado transitoriamente por fecha. Almacén: Verifica las existencias. Si hay existencia devuelve la nota de pedido a Ventas. En caso de no haber existencias continúa en el proceso P01/18 de página 20. Ventas: Confecciona en base a la nota de pedido los remitos por quintuplicado. El original y 3 copias se mandan a Almacén junto con la nota de pedido. La última copia del remito se archiva definitivamente por número. Almacén: Recibe los remitos (original y 3 copias) y la nota de pedido. Prepara la mercadería. Registra la salida en ficha de existencia y envía los remitos a Despacho pidiendo el cuadruplicado del remito conformado y la nota de pedido a Facturación. Facturación: Conserva la nota de pedido original en archivo transitorio por fecha. Despacho: Controla la mercadería con el remito y da conformidad en el cuadruplicado para Almacén. Entrega al Cliente la mercadería y los remitos original y duplicado. Archiva definitivamente el remito triplicado por fecha. Cliente: Verifica la entrega y firma el duplicado del remito enviándolo a Facturación, reservando el original. Facturación: Recibe el remito y junto con la nota de pedido continúan el proceso P02/19 en página 21. Almacén: Archiva definitivamente el cuadruplicado del remito por fecha. Cursograma 5 Procedimiento: Ventas al contado Vendedor: Emite factura de ventas por triplicado. Entrega el original y duplicado al Cliente, el triplicado lo envía conjuntamente con la mercadería a Empaque. 2

3 Cliente: Cajero: Empaque: Registración: Se dirige al Cajero a abonar con los ejemplares de la factura Controla, recibe el importe y sella con pagado. Entrega el original de la factura al Cliente. Se deja la primera copia y la archiva transitoriamente en carpeta por número. Recibe del Cliente el original y controla con la segunda copia que está demorada con la mercadería. Sella con entregado ambas. Devuelve el original al Cliente y la segunda copia la envía a Registración. Hace la registración correspondiente en la planilla de ingresos diarios y archiva definitivamente la segunda copia junto con la planilla por orden cronológico. Cursograma 6 Procedimiento: Ventas Jefe de Ventas: Recibe de los vendedores original y duplicado de Notas de Pedido. Controla el pedido. Si lo rechaza, deja constancia en el original recibido, lo devuelve al vendedor correspondiente, y destruye el duplicado de la Nota de Pedido. Si lo acepta, deja constancia en los ejemplares de la Nota de Pedido y los remite a Procesamiento. Procesamiento: Emite Factura por triplicado que envía a Expedición junto con el original de la Nota de Pedido, y archiva transitoriamente por número el duplicado de la misma. Expedición: Controla la documentación recibida y consulta con la ficha de Stock del artículo. Si tiene la mercadería facturada envía original y copia de la Factura al cliente. Demora el resto de la documentación que tiene en su poder. Cuando el cliente devuelve el original de la Factura firmada, deja constancia de la entrega en el triplicado de la Factura y en la Nota de Pedido, actualiza la ficha de stock del artículo con la Factura original, archiva definitivamente la Nota de Pedido y triplicado de la Factura por número de Factura. Envía Factura original a Contaduría. Cursograma 7 Procedimiento: Compras normales Almacén: Emite la solicitud de compra en un ejemplar y lo remite a Compras. Compras: En base a la solicitud de compra emite el pedido de cotización por duplicado y envía el original al Proveedor seleccionado. Archiva transitoriamente el duplicado del pedido de cotización con el ejemplar de la solicitud de compra por fecha. Proveedor: Recibe el original del pedido de cotización. Remite la cotización a Compras. Compras: En base a la cotización confecciona la orden de compra en 4 ejemplares. El original lo envía al Proveedor, el duplicado a Recepción, el triplicado a Contaduría y la última copia la archiva definitivamente por fecha con el original de la cotización Recepción: Recibe el duplicado de la orden de compra y la archiva transitoriamente por 3

4 Contaduría: Proveedor: Recepción: Contaduría: orden cronológico de entrega. Recibe el triplicado de la orden de compra y la mantiene en demora hasta que llegue el remito original. Entrega los artículos a Recepción junto con los remitos original y duplicado. Recibe los productos con los ejemplares del remito. Controla la mercadería con el duplicado de la orden de compra y los remitos. Conforma el duplicado del remito y lo entrega al Proveedor. Archiva el duplicado de la orden de compra en forma definitiva por número y envía a Contaduría el remito original. Controla documentación recibida (orden de compra triplicado y remito original) y la archiva transitoriamente por número de remito hasta que el Proveedor remita la factura. Cursograma 8 Procedimiento: Ventas Cliente: Emite solicitud de mercaderías a Ventas mediante la entrega del original de la orden de compra. Ventas: Controla, si no puede satisfacer el requerimiento del Cliente le devuelve la orden de compra. En caso contrario confecciona la nota de pedido por triplicado distribuyéndola de la siguiente forma: el original a Gerencia de Ventas, el duplicado al Cliente y el triplicado lo archiva transitoriamente por fecha junto con la orden de compra Cliente: Recibe el duplicado de la nota de pedido como constancia de su solicitud. Gcia. de Ventas: Verifica la operación según planes de ventas. Firma el original de la nota de pedido y la envía a Almacenes. Almacenes: Controla, si el pedido puede ser satisfecho, envía a Contaduría la nota de pedido. En caso contrario confecciona solicitud de compra por duplicado para continuar toda la documentación el proceso CM en página 12. Contaduría: En base al original de la nota de pedido prepara el remito en 4 ejemplares, distribuyéndolos de la siguiente manera: original, duplicado y triplicado a Expedición; cuadruplicado lo archiva transitoriamente junto al original de la nota de pedido por número de remito. Expedición: Verifica la mercadería con los remitos: entrega la mercadería con el original del remito al Cliente. Archiva transitoriamente el duplicado por fecha. Da la conformidad en el triplicado del remito a Almacenes. Almacenes: Archiva el remito conformado (triplicado) por orden numérico definitivamente. Cliente: Conforma el original y lo devuelve a Expedición. Expedición: Asienta el remito en la planilla de Remitos Cumplidos. Archiva transitoriamente por número de remito. 4

5 Cursograma 8 Procedimiento: Compras Cuando el almacén comprende la necesidad de adquirir materiales, por un pedido de los sectores productivos, o por haber llegado al límite mínimo de existencia de los mismos, inicia el procedimiento de compra de materiales. Almacén Confecciona una solicitud de compra de materiales por duplicado. Envía el original a compras y archiva transitoriamente el duplicado por Nº. Compras Verifica los datos de la solicitud de compra. Emite la orden de compra por triplicado: envía el original al Proveedor, el duplicado a Recepción de almacenes y archiva el triplicado junto con la solicitud de compra transitoriamente por fecha de orden de compra Recepción Recibe el duplicado de la solicitud de compra y la mantiene en demora hasta la llegada de los materiales. Proveedor Emite el remito, por triplicado. Envía a Recepción los materiales junto con el original del remito y la primera copia. Recepción Controla los materiales recibidos con el duplicado de la solicitud de compra demorada y el original y el duplicado del remito, enviados por el proveedor. Emite un comprobante de entrada de materiales, por duplicado. Envía los materiales al Almacén junto con el original del comprobante de entrada de materiales. Distribuye la documentación: Firma el duplicado del remito y lo envía al Proveedor. Envía a Contaduría el original del remito y el duplicado de la solicitud de compra. Archiva el duplicado del comprobante de entrada por número transitoriamente. Almacén En base al original del comprobante registra la entrada de los materiales en las fichas de stock y archiva transitoriamente el comprobante por Nº Contaduría La documentación recibida continúa el proceso PVC34 en página 45. 5