FORMULARIO TÉRMINOS DE REFERENCIA DEL SERVICIO DISEÑO DE DIGITALIZACIÓN DOCUMENTARIA Y TÉCNICA DE LA GSN TERMINOS DE REFERENCIA

Transcripción

1 Página : 1 de 5 TERMINOS DE REFERENCIA SERVICIO DE A. Antecedentes: El servicio no ha sido solicitado anteriormente por el Equipo Administración Norte. B. N PAC: N 154. C. Objeto del Servicio: El presente proceso de selección tiene por objeto la contratación de una persona natural o jurídica que brinde el servicio de diseño de digitalización documentaria de la Gerencia de Servicios Norte, con experiencia en análisis y diseño de digitalización de documentos, con la finalidad de mejorar la gestión empresarial. Finalidad Pública: Contar con un sistema de información moderna que permita brindar un mejor servicio de información al usuario, de acuerdo con el Objetivo estratégico 6: Modernizar la Gestión. El presente servicio es solicitado por el Equipo Administración Norte. D. Descripción de las actividades del servicio: El presente servicio comprende la ejecución de las siguientes actividades: 1. Diagnóstico situacional de la digitalización. EL CONTRATISTA deberá efectuar un levantamiento de información de: Los sistemas de digitalización de documentos (administrativos y técnicos), que existen en Sedapal, en especial en las Gerencias de Servicios, para determinar las metodologías técnicas de uso. Del equipamiento a nivel de Hardware y Software de la Gerencia de Servicios Norte y el existente en Sedapal, como Procesador, Almacenamiento, Comunicaciones y otros. De la documentación técnica existente en la Gerencia de Servicios Norte y determinar el índice de crecimiento por tipo de documentos. Del Hardware y Software, que ofrecen los proveedores para los Sistemas de Digitalización. 2. Diseño del sistema de digitalización. En base a las Conclusiones y Recomendaciones del Ítem 1) Diagnóstico Situacional, sobre la Digitalización en Sedapal, EL CONTRATISTA, deberá presentar el Diseño del Sistema de Digitalización Documentaria y Técnica de la Gerencia de Servicios Norte, con las siguientes precisiones entre otras: Metodología para la Digitalización Documentaria y Técnica de la Gerencia de Servicios Norte, incluyendo normas y procedimientos. Requerimientos de Hardware, Software, personal y otros para la Digitalización Documentaria y técnica de la Gerencia de Servicios Norte. Diseño técnico de la Digitalización Documentaria y Técnica de la Gerencia de Servicios Norte, incluyendo gráficos, diagramas, procedimientos y documentación.

2 Página : 2 de 5 3. Términos de Referencia (TDR) para convocar el servicio de digitalización de la Gerencia de Servicios Norte. EL CONTRATISTA deberá elaborar los términos de referencia conteniendo todas las especificaciones técnicas a detalle para convocar el Servicio de Digitalización Documentaria y Técnica de la Gerencia de Servicios Norte. 4. Confidencialidad. EL CONTRATISTA se comprometerá a mantener la confidencialidad de toda la documentación que se le proporcione para el desarrollo de las actividades comprendidas dentro del servicio contratado. 5. Alcance del servicio. Centros de Servicios Comas y Callao CS Comas: Av. Víctor Andrés Belaúnde Cuadra 5 S/N Comas CS Callao: Av. Guardia Chalaca Cuadra 11 Callao E. Entregables: a. Un reporte mensual de los trabajos realizados para su evaluación, que serán visados por el Supervisor del servicio, designado por el Equipo Administración Norte. b. Presentar como máximo dentro de las 24 horas de culminada una actividad del servicio, un informe de dicha actividad, el mismo que tiene que ser aprobado para empezar la realización de la siguiente actividad. c. Presentar al final del servicio los términos de referencia debidamente aprobados por parte del Equipo Administración Norte, en forma física y en digital. F. Herramientas y Equipos: No Aplica. G. Materiales e insumos: No Aplica. H. Medio Ambiente y Plan de Seguridad en la ejecución del servicio: H.1. Medio Ambiente. El Postor que obtenga la Buena Pro deberá adoptar procedimientos constructivos, productos y servicios de reducido impacto ambiental negativo que sean durables, no peligrosos. Así también debe presentar evidencias de cumplimiento de lo que establece la Ley 29783, de Seguridad y Salud en el Trabajo en lo referente a: Promoción de la difusión de normas y procedimientos de Seguridad y Salud en el Trabajo. Coordinación con SEDAPAL, para desarrollar programas de Seguridad e Higiene Ocupacional. Investigación de accidentes de forma inmediata (cuando ocurra) y reporte de estadísticas de accidentes e incidentes, en forma mensual en los Informes Técnicos. H.2. Plan de Seguridad en la ejecución del servicio. EL CONTRATISTA deberá cumplir con lo estipulado en Ley de la Seguridad y Salud en el Trabajo, en lo que respecta al cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo, prevención de riesgos, accidentes de trabajo y enfermedades ocupacionales, debiendo velar adicionalmente, por la preservación del medio ambiente, en el entorno de las faenas.

3 Página : 3 de 5 EL CONTRATISTA informará de inmediato al Equipo Administración Norte de cualquier accidente de trabajo ocurrido en cumplimiento de la ejecución de las actividades del Servicio; en caso se detecte el incumplimiento de lo señalado, se aplicará la penalidad correspondiente. I. Personal requerido: El personal que se asigne para el servicio de Diseño de Digitalización Documentaria y Técnica de la Gerencia de Servicios Norte, debe ser un Ingeniero de Sistema, o Informática o afines. Perfil del Ingeniero de Sistemas: Formación Académica Estudios profesionales en Ingeniería de Sistemas y/o Informática y/o Computación y/o afines, con estudios realizados en Digitalización. Experiencia General Tres (03) años de experiencia como especialista en diseño de sistema de digitalización, administración de Hardware y Software, y manejo de programas informáticos de digitalización. J. Seguro No aplica. K. Obligaciones del CONTRATISTA: a. EL CONTRATISTA, que realizará el servicio, presentará la relación de trabajadores con la copia de sus DNI, antes de la capacitación y asistirán a laborar con ropa de calle (mujeres sastre y/o varones terno), portando un fotochek, en forma horizontal. b. Desarrollar el trabajo empleando las buenas prácticas de archivo. c. Respetar las políticas y normas internas de trabajo de Sedapal. d. No difundir la información contenida en los archivos. e. Trabajar bajo los estándares de calidad de la norma ISO f. Cumplir con el tiempo pactado para el desarrollo del servicio. g. Remitir al Equipo Administración Norte, un reporte mensual de los trabajos realizados para su evaluación, que serán visados por el Supervisor del servicio, designado por el Equipo Administración Norte. h. Presentar su informe por actividad, el mismo que tiene que ser aprobado para empezar la realización de la siguiente actividad. i. Asumir la responsabilidad, obligaciones civiles y penales por los daños que puedan ocasionar sus trabajadores a SEDAPAL, durante el desarrollo del servicio y/o un trabajo mal ejecutado, sean estos materiales o personales. L. Obligaciones de SEDAPAL: a. El Equipo Administración Norte, designará un Analista responsable de la supervisión y coordinación directamente con las actividades relacionadas al presente servicio, para así absolver las consultas que se generen en la ejecución del servicio. b. Una vez generado el Pedido de Servicios, el Equipo Administración Norte, realizará una inducción previa de los trabajos a realizarse con el personal asignado por EL CONTRATISTA. c. Concluida la inducción al personal asignado por EL CONTRATISTA, deberán firmar una declaración donde dejarán constancia de tener conocimiento de los procedimientos de organización documentaria de SEDAPAL para poder realizar el servicio contratado. d. Con la finalidad de complementar las coordinaciones relacionadas al servicio, se podrán llevar a cabo reuniones de trabajo con la participación de los responsables del Equipo

4 Página : 4 de 5 Administración Norte. Los acuerdos que se tomen deberán ser plasmados en un Acta de Reunión y serán tomados en cuenta en la verificación de los avances del servicio contratado. e. El Supervisor del Servicio designado por el Equipo Administración Norte, estará a cargo de otorgar la conformidad a los avances. e.1 Supervisar y controlar la ejecución eficiente de las actividades, haciendo las correcciones necesarias que garanticen su cumplimento. e.2 Tramitar los pagos mensuales a EL CONTRATISTA verificando el cumplimiento de las actividades programadas en el mes. e.3 Brindar las facilidades necesarias, para establecer reuniones de trabajo con personal de otros Equipos o Gerencias, para la apropiada realización de sus actividades e.4 Exigir a través del Equipo Administración Norte, el estricto cumplimiento de todos los términos y condiciones, de acuerdo a las Especificaciones Técnicas señalados en las Bases y a las condiciones generales de su Propuesta Técnica del Postor, que forman parte integrante del contrato que se suscribe con EL CONTRATISTA, estando el Equipo Administración Norte facultado para aplicar multas, sanciones y/o penalidades, pudiendo de ser el caso, plantear la resolución del Contrato. e.5 El Equipo de Administración Norte, será el encargado de coordinar, planificar, supervisar y orientar la ejecución del servicio, observando estrictamente lo establecido en las Bases del presente servicio. M. Forma de Pago: La forma de pago será mensual y de acuerdo a lo establecido en los presentes Términos de Referencia, a los cuarenta y cinco (45) días calendario-contado comercial a partir de la conformidad del servicio por parte del Equipo Administración Norte, conformidad que será otorgada en un plazo que no excederá de los diez (10) días calendarios, contados a partir de la entrega de la factura e informe (s) por parte de EL CONTRATISTA. N. Sistema de Contratación: El presente proceso se rige por el sistema de suma alzada. O. Plazo de Ejecución: Se ha considerado un plazo de cinco (5) meses como máximo para la prestación del servicio una vez recepcionado el PEDIDO DE SERVICIO por el postor. ACTIVIDAD MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES DIAGNOSTICO SITUACIONAL SISTEMAS DE DIGITALIZACION EN SEDAPAL EQUIPAMIENTO A NIVEL DE HW y SW DOCUMENTACION TECNICA DE LA GSN HW y SW DE LOS PROVEEDORES APROBACION DEL DIAGNOSTICO 2.- DISEÑO DEL SISTEMA METODOLOGIA PARA LA DIGITALIZACION REQUERIMIENTOS DE HW y SW DISEÑO TECNICO DE LA DIGITALIZACION APROBACION DEL DISEÑO X 3.- TERMINOS DE REFERENCIA APROBACION DE LOS TDR

5 Página : 5 de 5 P. Lugar de Ejecución : El ámbito geográfico para la prestación del servicio es en las instalaciones de los Centros de Servicios Comas y Callao. CS Comas: Av. Víctor Andrés Belaúnde Cuadra 5 S/N Comas. CS Callao: Av. Guardia Chalaca Cuadra Callao. Q. Experiencia del postor en la actividad: EL CONTRATISTA debe tener experiencia en Consultoría y Servicios en Sistema de Información y en Consultoría y Servicio en Digitalización. R. Términos y condiciones del servicio: El servicio requerido NO implica una relación directa entre SEDAPAL y EL CONTRATISTA, no existiendo ningún vínculo de dependencia laboral, estabilidad laboral, ni compromiso entre SEDAPAL y los trabajadores que asigne EL CONTRATISTA. En este sentido, el personal que ejecutará el servicio, realizará sus actividades por cuenta y riesgo, dirección y responsabilidad de su representada. S. Uso de instalaciones y/o recursos de SEDAPAL: EL CONTRATISTA solicitará formalmente y con la debida anticipación al Equipo Administración Norte las necesidades de reuniones de trabajo, con trabajadores de SEDAPAL, que les permita recabar información para la ejecución del servicio materia del presente proceso de selección, las mismas que se realizarán en las instalaciones de SEDAPAL.