Manual de Procedimientos Procedimiento para las conciliaciones bancarias

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1 CUERPO DE BOMBEROS DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO Manual de Procedimientos Procedimiento para las conciliaciones bancarias Versión 1.0

2 2 de 7 OBJETIVO: RESPONSABLE (S): INVOLUCRADOS: FRECUENCIA: TIEMPO PROMEDIO ÓPTIMO: Cotejar el saldo y los movimientos de la cuenta bancaria registrados por la Institución, contra los que reporta la Institución bancaria, a fin de mantener un adecuado control del saldo de los recursos disponibles en el banco. Secretaria, Servidor Responsable de Conciliaciones Bancarias, Responsable de Contabilidad y Director Secretaria, Director, Responsable de Contabilidad, Servidor Responsable de Conciliaciones Bancarias, Banco Corresponsal Mensual Tres días laborables ENTRADA: SALIDA: RECURSOS: NORMATIVA: PROVEEDOR: INSUMOS: CLIENTE: PRODUCTO: TECNOLÓGICOS: HUMANOS: FÍSICOS: Comandancia General, Dirección General Administrativa, Dirección de Planificación, Unidades del CBDMQ y demás dependencias del CBDMQ. Entidades Bancarias. Documentación, estados financieros, registros contables, depósitos y pagos. Comandancia General, Dirección General Administrativa, Dirección Financiera. Conciliaciones Bancarias Sistema CGWEB Sistema Banco Central del Ecuador Sistema Integrado Sistema de Anexo transaccional Paquete OFFICE Servidor Responsable del Procedimiento, Director, Responsable de Contabilidad. Teléfono, computador, impresora, material de oficina, instalaciones/estaciones de trabajo, archivadores

3 3 de 7 1. Constitución de la República (2008) LEYES: NORMAS OPERACIÓN: 2. COOTAD (Código Orgánico De Organización Territorial, Autonomía Y Descentralización) 3. Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas 4. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado 5. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública 6. Ley de Régimen Tributario Interno 7. Ley de Defensa contra Incendios 8. Ordenanza Municipal No Ordenanza Municipal No Normas de Control Interno del CBDMQ, de acuerdo a la Contraloría General del Estado 11. Normas SAFI (Sistema de Administración Financiera) 1. Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. 2. Conciliación de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la Unidad Administrativa de Tesorería han sido oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad. 3. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, éste será efectuado por uno o varios servidoras o servidores no vinculados con la recepción, depósito o transferencia de fondos y/o registro contable de las operaciones relacionadas 4. Se la realiza en forma regular y periódicamente por lo menos una vez al mes 1. La Institución mantendrá el libro auxiliar de bancos en el cual se registrará cada uno de los movimientos hechos en la cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc. 2. Solicitar mensualmente, al banco un extracto / estado de cuenta en el que se muestren todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes. 3. Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliación con los extractos remitidos por el banco respectivo en forma mensual. Así mismo debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios según tesorería, con los registros contables.

4 4 de 7 POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 4. Una vez identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procederá a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados. 5. Notificar y aclarar las diferencias en saldos con la institución bancaria. 6. La conciliación bancaria será el mecanismo para identificar las diferencias y sus causas y proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones. 7. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación bancaria, debe ser efectuado por una persona no vinculada con la recepción de fondos, giro y custodia de cheques, depósito de fondos y/o, registro de operaciones. Corresponde al Director designar al funcionario, responsable de la revisión de las conciliaciones bancarias efectuadas, pudiendo ser el contador u otro funcionario. PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDADES RESPONSABLE 1 Receptar los estados de cuenta desde el Banco Corresponsal 2 Elaborar el cierre del período 3 Imprimir los mayores contables 4 Ingresar las notas de débito o de crédito y el saldo final del estado de la cuenta bancaria 5 Revisar y comparar los estados con los mayores contables Existe errores contables y transacciones pendientes de contabilización? 6 SI: Solicitar respaldo de la transacción al Banco mediante oficio Realizar correcciones de acuerdo a documentación de base, ir a la actividad Nº 5 NO: Ingresar datos al sistema contable institucional y generar la conciliación bancaria Imprimir reporte de: Conciliación Bancaria; Depósitos y otros créditos no incluidos en el estado; Transferencias en tránsito y no incluidos en el estado; depósitos y otros créditos no incluidos en la cuenta bancaria Elaborar el informe de conciliación bancaria desde el sistema contable CGWEB, sumillar y remitir al Responsable de Contabilidad 11 Verificar proceso de conciliación bancaria Responsable de Contabilidad La conciliación bancaria está correctamente elaborada?

5 5 de NO: Solicitar a la conciliación bancariarealizar las correcciones y ajustes a la conciliación, ir a la actividad Nº 5 SI: Legalizar informe y remitir para legalización del Director Responsable de Contabilidad Responsable de Contabilidad 14 Revisar conciliación bancaria Director/a La conciliación bancaria está correctamente elaborada? NO: Solicitar realizar correcciones al Responsable de Contabilidad, regresar a la actividad Nº 5 SI: Legalizar (firma) informe y remitir para conocimiento de las Autoridades Archivar copia del informe y conciliación bancaria para respaldo de la Unidad *** FIN DEL PROCEDIMIENTO *** Director/a Director/a Secretaria INDICADOR N INDICADOR MIDE FÓRMULA FRECUENCIA 1 Efectividad Conciliaciones Bancarias efectivas Nivel de efectividad en la realización de Conciliaciones Bancarias Nº de correcciones realizadas en conciliaciones bancarias / Nº de conciliaciones bancarias totales *100 Mensual

6 6 de 7 I. FLUJOGRAMA ANEXOS

7 7 de 7 II. RESOLUCIONES N/A III. INSTRUCTIVOS N/A IV. FORMATOS DE REGISTROS N/A V. GLOSARIO Conciliación bancaria.-se denomina conciliación bancaria a la contrastación de los movimientos del libro bancos de la institución, con los saldos de los extractos bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliación de saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la oficina de tesorería han sido oportuna y adecuadamente registradas en la contabilidad. Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de los libros de la institución con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la institución. Esto se realiza ya que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de los libros por cualquiera de las siguientes razones: Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos. Depósitos de última hora que la institución realizó y que el Banco no registró. Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes. Errores numéricos u omisiones en los libros de la institución. Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa. Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc. Errores u omisiones por parte de los Bancos. Notas debito.- Son una erogación para la institución, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc. Las notas crédito.-son un ingreso para la institución, puesto que una nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.

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