PROCEDIMIENTO DEL ANÁLISIS DE RIESGO Y ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA DE SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL INTEGRAL

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1 PROCEDIMIENTO DEL ANÁLISIS DE RIESGO Y ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA DE SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL INTEGRAL El propósito de realizar un Análisis de Riesgo o Mapeo de Riesgo dentro de las empresas, es identificar, analizar y corregir situaciones o ambientes peligrosos o no seguros tanto para las personas como para las empresas en sí. La costumbre del día a día de algunas situaciones que no representan un peligro aparente por que es parte del que hacer diario, es el peor de los errores como verificadores de la Salud y Seguridad dentro de las empresas. Recordemos que un Factor Humano deriva a un Factor de Riesgo. Algunos peligros pueden ser de mayor gravedad o una probabilidad diferente, o la frecuencia de exposición a este riesgo sea más prolongada o repetitiva con respecto a otros, o finalmente que la cantidad de personas sea representativa del total de la misma esté expuesta a este riego o situación no controlada, son las variantes que se deben de tomar en cuenta para una buen Procedimiento de Análisis de Riesgo. Para establecer un procedimiento de Análisis de Riesgo, es necesaria la identificación y compromiso por parte de la Gerencia con la Salud y Seguridad, para que la gestión de eliminación de riesgos sea eficiente y productiva. La identificación y compromiso de Gerencia debe iniciar con una Política de SSO, objetivos y metas de la empresa para con ella y realizar o crear una cultura que pueda lograr un ambiente de trabajo, que brinde las condiciones necesarias para un buen desempeño de los trabajadores. El trabajo en equipo y la participación de los sectores es vital para que el funcionamiento del Programa sea exitoso, que posea continuidad y que se 1

2 desarrollen las actividades específicas y generales para el cumplimiento de los procedimientos para el desarrollo de las actividades propias de los trabajadores. Se debe definir tanto responsabilidades, área de acción específica y personal, para que mediante una dirección y planeación por parte de Gerencia, información continua, pueda ejecutarse de una buena manera y sistemas de control o verificación eficaces, para poder alcanzar los objetivos y metas establecidas. Si todo lo anterior esta establecido, se puede iniciar la verificación de las distintas actividades de registro de datos y análisis de los factores que pueden o están afectando el desenvolvimiento de los trabajadores y ponen en riesgo tanto la integridad física, psicológica y social de cada uno de ellos. Todo accidente es multicausal. Posteriormente, se cuantificarán los factores encontrados mediante los distintos patrones como son: gravedad (baja, media, alta o catastrófica), probabilidad que este factor ocurra (muy remota, remota, rara, muy probable), cantidad de personas expuestas (de 1 a 5, de 6 a 10 ó mas de 10) y frecuencia que estas personas están en contacto con el factor de riesgo al día (1 vez, varias, muchas), para que podamos determinar la Magnitud del Riesgo (Bajo, Medio y Alto). Dentro del registro se deben de tomar en cuenta también los siguientes aspectos: 1. Cantidad de Factores de Riesgo 2. Tipo de Factor de Riesgo (Procedimiento, Seguridad, Ambiental o Industrial) 3. La descripción del mismo 4. El área donde se produce 5. Fecha detectada 6. La observación con respecto al Factor de Riesgo 7. El Responsable del Área o de Eliminar el F.R. 8. La fecha propuesta para su eliminación o reducción. Lo anteriormente citado es parte del Programa de Planificación de Actividades que se describe a continuación: 1. Auditorias de gestión de la Seguridad Integral (internas/externas). 2. Auditorias técnicas por áreas de riesgo. 3. Inspecciones técnicas de instalaciones y equipos. 4. Elaboración de mapas de riesgos. 5. Análisis estadístico de la accidentabilidad. 6. Análisis de puestos de trabajo. 7. Análisis de riesgos de accidentes mayores. 8. Estudios de gerencia de riesgos. 9. Análisis de incidentes y partes de mantenimiento. 2

3 Como identificar un Factor de Riesgo Un Factor de Riesgo es aquella situación no segura o deficiente que pueda atentar contra la integridad tanto física, mental o psicológica de los trabajadores dentro de su puesto de trabajo y/o pone en peligro las instalaciones, materiales o productos dentro de los lugares de trabajo. Se verifican los aspectos propios de cada aspecto de la Salud y Seguridad Seguridad Industrial: Pasillos Salidas de emergencia Conexiones eléctricas Protectores de maquinarias Extintores Equipos necesarios de Protección Personal Mediciones de ambientes laborales (iluminación, nivel sonoro y confort térmico) Salud e Higiene: Baños Comedores Limpieza de los puestos de trabajo Ergonomía: En cada puesto de trabajo Procedimientos: Políticas de Salud y Seguridad Procedimientos de Emergencia Programación de Capacitaciones Internas A cada uno de estos ítems que no sean cumplidos, se les proporcionará una o varias sugerencias para que puedan ser eliminados, reducidos o anulados. Finalmente, se elaborará un reporte indicando todos los factores de riesgo encontrados, con sus respectivas recomendaciones, para que en un corto período de tiempo puedan ser eliminados, y evaluados en una segunda visita. Requerimientos necesarios: Se contactará a la persona o personas encargadas del plan de seguridad para realizar una encuesta de los aspectos generales de su industria, para identificar los planes de seguridad entre otros. 3

4 Esta misma persona o cualquier gerente de la empresa, realiza el mapeo de riesgos juntamente con el staff de la comisión Vestex dentro de las instalaciones de la empresa. Es importante que se evalúen en ese momento todos los análisis de riesgos con sus respectivos costos, es por ello que se requiere de un tiempo necesario en una computadora, para determinar los índices de prioridad del Factor de Riesgo así como la inversión que se deberá hacer en los diferentes aspectos para minimizar el factor de riesgo. Posteriormente se evaluarán cada uno de los factores de riesgo y se iniciará la ponderación de los mismos, realizando un plan de acción de corrección para los más importantes o urgentes. PROGRAMA DE SALUD Y SEGURIDAD OCUACIONAL INTEGRAL 1. Requisitos 2. Política 3. Planeación a. Planeación y Control de Riesgos b. Requerimientos Legales c. Objetivos d. Programas de Salud y Seguridad 4. Implementación y Operación a. Estructura y Responsabilidad b. Entrenamiento, Concientización y Competencia c. Consulta y Comunicaciones d. Documentación e. Documentos y Control de Datos f. Control Operacional g. Preparación y Respuesta a Emergencias 5. Verificación y Control a. Medición del Desempeño y Monitoreo b. Acciones Correctivas c. Registros y Control de Registros d. Auditoria 6. Revisión Gerencial 4

5 A continuación se detalla cada uno de los anteriores enunciados 1. Requerimientos La organización establecerá y mantendrá un Sistema de Administración para Salud y Seguridad. 2. Política de SSO Se debe establecer una política de Salud y Seguridad, autorizada por la alta dirección que declare claramente, los objetivos globales de seguridad y salud así como el compromiso para mejorar el desempeño de SSO. La política debe de ser: a. Ser apropiada a la naturaleza y escala de los riesgos SSO de la organización. b. Incluir el compromiso de mejora continua. c. Incluir el compromiso de por lo menos cumplir con la legislación SSO aplicable y los otros requerimientos a los que se suscribe la organización. d. Estar documentada, implementada y mantenida. e. Estar comunicada a todos los empleados con la intención que los empleados estén concientes de sus obligaciones individuales de SSO. f. Estar disponibles a las partes interesadas y g. Ser revisada periódicamente a fin de asegurar si relevancia y que sea apropiada a la organización. 3. Planeación 3.1 Planeación para la identificación de peligro evaluación de riesgo y control de riesgo La organización establecerá y mantendrá procedimientos para la identificación continua de los peligros evolución de los riesgos y la implementación de las medidas de control necesarias. Estas deben incluir: Actividades rutinarias y no rutinarias Actividades de todo el personal que tiene acceso al sitio de trabajo (incluyendo contratistas y visitantes) Instalaciones y servicios en el sitio de trabajo provistos por la organización u otros. 5

6 La organización asegurará que los resultados de estas evaluaciones y los efectos de estos controles sean considerados cuando se establezcan sus objetivos de SSO. La organización documentará y conservará esta información actualizada. La metodología de la organización para la identificación de peligros y evaluación de riesgos debe: Estar definida con respecto a su alcance, naturaleza y momento en tiempo a fin de asegurar que sea preactiva mas que reactiva. Establecer la clasificación de riesgos e identificar aquellos que serán eliminados o controlados por las medidas definidas conforme a lo establecidos en los Objetivos y Programas de SSO. Será consistente con la experiencia de operación y la capacidad de control de riesgo de las medidas utilizadas. Proveerá información para la determinación de las necesidades de las instalaciones, para la identificación de las necesidades de entrenamiento y/o desarrollo de controles operacionales. Proveerá medidas para el seguimiento de acciones necesarias a fin de su implementación efectiva y su momento de aplicación. 3.2 Requerimientos Legales La organización establecerá y mantendrá un procedimiento para identificar y accesar a los requerimientos de SSO legales y otros que son aplicables. La organización mantendrá esta información actualizada. Comunicará la información relevante de requerimientos legales y otros a sus empleados y otras partes interesadas relevantes. 3.3 Objetivos La organización establecerá y mantendrá objetivos de salud y seguridad documentados a cada función y nivel relevantes dentro de la organización, basados en sus propios riesgos. Nota: Los objetivos deberán ser cuantificados como sea posible. Cuando una organización establezca y revise sus objetivos considerará sus requerimientos legales y otros, sus peligros y riesgos de SSO sus opciones tecnológicas sus requerimientos financieros, operacionales y de negocio y los puntos de vista de las partes interesadas. Los objetivos serán consistentes con la política de SSO, incluyendo el compromiso de la mejora continua. 6

7 3.4 Programas de SSO La organización establecerá y mantendrá programas de administración de SSO para alcanzar sus objetivos. Esto incluirá la documentación de: a) La responsabilidad y autoridad designada para lograr los objetivos a las funciones y niveles relevantes de la organización y b) Los medios y escala de tiempo en los cuales los objetivos serán alcanzados. Los programas de administración de SSO serán revisados y planteados a intervalos. Los programas de administración de la SSO serán modificados donde sea necesario para atender los cambio de las actividades, productos servicios o condiciones operacionales de la organización. 4. Implementación y Operación 4.1 Estructura y Responsabilidad Los roles y autoridades del personal que administra, localiza y revisa las actividades que tienen efectos sobre los riesgos de SSO de las actividades, instalaciones y procesos de la organización, deben ser definidos, documentados y comunicados a fin de facilitar la administración de la SSO. La responsabilidad máxima para la seguridad y salud recae en la alta dirección. La organización deberá designar a un miembro de la alta dirección, con responsabilidades particulares para asegurar que el Sistema de Administración de la SSO es correctamente implementado y opera conforme a los requerimientos en todas las áreas y esferas de la operación dentro de la organización. La administración proveerá recursos esenciales para la implementación, control y mejora del Sistema Administrativo de la Salud y Seguridad SASSO. El designado por la administración de la organización, tendrá roles de responsabilidades y autoridades designadas para: a) Asegurar que los requerimientos del SASSO sean establecidos, implementados y mantenidos de acuerdo a esta especificación. b) Asegurar que los reportes de desempeño del SASSO sean presentados a la alta dirección para su revisión y como base para la mejora del SASSO. 7

8 4.2 Entrenamiento, concientización y competencia. El personal será competente para desarrollar tareas que puedan impactar sobre la SSO en el sitio de trabajo. La competencia será definida en términos de educación apropiada, entrenamientos y/o experiencia. Establecerá y mantendrá procedimientos para asegurar que sus empleados trabajen en cada función a un nivel relevante y sean concientes de: a) La importancia del cumplimiento de la política y procedimientos SSO y de los requerimientos del Sistema de Administración SSO. b) Las consecuencias en SSO actuales o potenciales, de sus actividades laborales y los beneficios en SSO de un mayor desempeño personal. c) Sus roles y responsabilidades en el logro del cumplimiento de la política y procedimientos SSO y los requerimientos de su SASSO, incluyendo los requerimientos de preparación y respuesta a emergencias. d) Las consecuencias potenciales del incumplimiento de procedimientos de operación especificados. de: Los procedimientos de entrenamientos contarán con los diferentes niveles Responsabilidad, habilidad y cultural y Riesgo 4.3 Consulta y Comunicaciones La organización contará con procedimientos para asegurar que la información de SSO pertinente es comunicada a y desde los empleados y otras partes interesadas. El compromiso de los empleados y arreglos de consulta serán documentados e informados a las partes interesadas. Los empleados deberán: Estar involucrados en el desarrollo y revisión de las políticas y procedimientos para controlar los riesgos. Ser consultados desde que haya cualquier cambio que afecte la salud y seguridad del sitio de trabajo Estar representados en asuntos de salud y seguridad, y Estar informados sobre quien es el representante patronal en materia de SSO y el responsable designado. 8

9 4.4. Documentación La organización establecerá y mantendrá información en un medio adecuado como papel o forma electrónica de modo que: Describa los elementos centrales del sistema de administración y su interacción, y Provea dirección y documentación relacionada Documentos y Control de Datos La organización debe establecer y mantener procedimientos para controlar todos los documentos y datos requeridos por esta especificación del Programa, para asegurar que: a) Puedan ser localizados b) Sean revisados periódicamente analizados cuando sea necesario y aprobado como adecuado por personal autorizado c) Las versiones actualizadas de los documentos relevantes y datos están disponibles en todos los sitios donde se realizan operaciones esenciales para el funcionamiento efectivo del sistema SSO. d) Documentos obsoletos y datos sean prontamente removidos de los puntos de emisión y uso, o se asegure contra su uso no intencionado, y e) Documentos y datos retenidos por propósitos legales o conservación del conocimiento o ambos estén claramente identificados. 4.6 Control Operacional La organización identificará aquellas operaciones y actividades que están asociadas con los riesgos identificados donde las medidas de control necesiten ser aplicadas. La organización planeará estas actividades incluyendo el mantenimiento a fin de asegurar que sean realizadas bajo condiciones específicas. a) Al establecer y mantener procedimientos documentados para cubrir situaciones donde su ausencia pueda causar desviaciones de la política y objetivos de SSO. b) Estipular criterios operacionales en los procedimientos c) Establecer y mantener procedimientos relacionados con los riesgos de SSO identificados para bienes, equipos y servicios adquiridos y/o usados por la organización y comunicar los procedimientos relevantes y requerimientos a proveedores y contratistas. d) Establecer y mantener procedimientos para el diseño del sitio de trabajo proceso, instalaciones, maquinaria, procedimientos 9

10 operacionales y organización del trabajo, incluyendo su adaptación a la capacidad humana a fin de eliminar o reducir los riesgos de SSO en su origen Preparación y respuesta a Emergencias La organización establecerá y mantendrá planes y procedimientos para identificar el potencial de y respuesta al incidente y situaciones de emergencia, y para prevenir, mitigar las posibles enfermedades y lesiones que puedan estar asociadas con ellas. La organización debe revisar su preparación y planes de respuesta a emergencias en particular después de la ocurrencia de incidentes o situaciones de emergencia. La organización probará periódicamente estos procedimientos donde sea factible 5. Verificación y Acciones Correctivas Medición del desempeño y monitoreo La organización establecerá y mantendrá procedimientos para monitorear y medir en intervalos regulares el desempeño de la Salud y Seguridad. Estos procedimientos proporcionarán: Mediciones cualitativas y cuantitativas apropiadas a las necesidades de la organización. Seguimiento al grado de cumplimiento de los objetivos de SSO de la organización. Medidas preactiva del desempeño para monitores, el cumplimiento del programa de SSO, criterios operacionales, legislación aplicable y requerimientos regulatorios. Medidas de desempeño, reactivo para el seguimiento de accidentes, enfermedades ocupacionales, incidentes (incluyendo cuasi incidentes) y otras evidencias históricas de desempeño SSO deficiente. Registro de datos y resultados de seguimiento y medición suficientes para facilitar el análisis de acciones preventivas y correctivas subsecuentes. Si se requiere equipo para la medición del desempeño y del seguimiento, la organización establecerá y mantendrá procedimiento para la calibración y mantenimiento de dicho equipo. Los registros de calibración y actividades de mantenimiento serán conservados. 10

11 5.2. Accidentes. Incidentes, no conformidades, acciones correctivas y preventivas. La organización establecerá y mantendrá procedimientos para definir la responsabilidad y autoridad para: El manejo e investigación de: Accidentes Incidentes No conformidades a) Tomando acciones para mitigar cualquier consecuencia resultado de accidentes, incidentes o no conformidades. b) El inicio y termino de acciones correctivas y preventivas c) Verificación de la efectividad de las acciones correctivas y preventivas aplicadas. Estos procedimientos solicitarán que todas las acciones preventivas y correctivas propuestas sean revisadas mediante el proceso de evaluación de riesgos previa su implantación. Cualquier acción correctiva o preventiva realizada con la intención de eliminar las causas de no conformidad actuales o potenciales será apropiada a la magnitud de los problemas y proporcional a los riesgos encontrados. La organización implementará y registrará cualquier cambio en los procedimientos documentados, resultado de las acciones preventivas y correctivas Registro y Control de Registros La organización establecerá y mantendrá procedimientos para la identificación, mantenimiento y disposición de registros SSO, así como los resultados de auditorias y revisiones. Los registros SSO serán legibles, identificables y trazables a las actividades involucradas. Los registros deben de ser fácilmente recuperables y protegidos contra daño, deterioro o pérdida. Sus tiempos de retención estarán establecidos y registrados. Los registros serán mantenidos de forma apropiada al sistema a la organización a modo de demostrar el cumplimiento con esta especificación del Programa Auditoria 11

12 La organización establecerá y mantendrá un programa y procedimientos para realizar auditorias periódicas al SASSO, con el fin de: a) Determinar si el SASSO 1. Cumple con los arreglos planeados para la administración de SSO incluyendo los requerimientos de esta especificación del Programa. 2. Ha sido implantado y mantenidos apropiadamente, y 3. Es efectivo en el logro de la política y objetivos de la organización b) Revisar los resultados de las auditorias previas c) Provee información de los resultados de auditorias a la dirección. El programa de auditoria, incluyendo cualquier agenda se basará en los resultados de las evaluaciones de riesgo de las actividades de las organizaciones y los resultados de auditorias previas. Los procedimientos de auditorias incluirán alcance, frecuencia, metodologías y competencias, así como las responsabilidades y requerimientos para realizar auditorias y reportar resultados. Siempre que sea posible las auditorias serán dirigidas por personal independiente al que tiene responsabilidades directas sobre las actividades examinadas. 6. Revisión Gerencial La alta dirección de la organización revisará el SASSO a intervalos que determine a fin de asegurar su conveniencia, suficiencia y efectividad. El proceso de revisión gerencial asegurará que la información necesaria sea recopilada para permitir a la alta dirección realizar esta evaluación. Esta revisión será documentada. La revisión gerencial atenderá la posible necesidad de cambios a la política, objetivos y otros elementos del SASSO con base a los resultados de auditorias del sistema, circunstancias cambiantes y el compromiso de la mejora continua. Metodología Las empresas voluntarias interesadas deberán de comprometerse a implementar un Programa de Administración de Salud y Seguridad en sus empresas, por medio de una carta dirigida a la Comisión VESTEX. 12

13 Posteriormente se irá a visitar a cada una de las empresas, para explicar de una mejor forma el contenido de esta guía y realizar un análisis de riesgo, en el cual servirá de base para el establecimiento de todo programa, el cual será verificado durante el transcurso del año. Evaluación Se realizará una segunda visita a fecha a convenir para evaluar los aspectos detectados durante la primera visita y en que forma se han mejorado las condiciones de la empresa, Los resultados o mejoras que se puedan tener, dependen únicamente del interés de las personas encargadas del proyecto, quedando la responsabilidad del staff de Vestex el apoyo necesario y no de ejecución de acciones que se puedan desarrollar en el tema. Todos los resultados obtenidos y recabados, serán confidenciales y uso propio de la empresa. 13

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