Rama Judicial del Poder Público. Consejo Superior de la Judicatura. Sala Administrativa. Dirección Ejecutiva De Administración Judicial

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1 MANUAL DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 1. INTRODUCCIÓN La Organización Mundial de la Salud (OMS) ha calculado que una gran mayoría de la población del mundo pasa una tercera parte de su vida adulta en el trabajo. Esto explica porque anualmente una tercera parte de los servidores judiciales sufre lesiones o enfermedades ocupacionales. La oportunidad de trabajar sin temor a estos peligros, se encuentra en los derechos considerados por las Naciones Unidas, la OMS, la Organización Internacional del Trabajo (OIT) y otros organismos. De otra parte, dentro de los conceptos de desarrollo integral y sostenido, las empresas de diferentes sectores en Colombia, se han empeñado en fomentar actividades que potencien a su recurso humano y promuevan su propio crecimiento y progreso. Es claro ahora que unas buenas condiciones de trabajo no solo implican el cumplimiento de normas legales, sino que reflejan la calidad de la administración y el compromiso con la productividad de cada trabajador y de la Entidad en general. La del en representación de la RAMA JUDICIAL DEL PODER PUBLICO, convencida de la importancia del bienestar de sus servidores y conociendo la problemática que las enfermedades y los accidentes de trabajo producen en los aspectos familiar, social y laboral, entre otros, ha decidido implementar el Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, el cual se describe a través de este Manual. El Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional definido para la Rama Judicial, corresponde y es equivalente al Programa de Salud Ocupacional exigido por la Legislación Colombiana a cualquier Empresa o entidad Privada o Pública. Código: M-AGS-01 Pág. 1 de 13

2 2. ESTRUCTURA DEL MANUAL DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 2.1. OBJETO El presente Manual detalla el Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional de la Rama Judicial, conforme con los parámetros establecidos por las Normas Técnicas Colombianas y las definiciones establecidas para los Programas de Salud Ocupacional de la legislación Colombiana ACTUALIZACIÓN Las modificaciones y actualizaciones de este Manual se registrarán en el formato de Control de Documentos Internos del Sistema Integrado de Gestión de Calidad de la del 2.3. DISTRIBUCIÓN Distribución interna: El Manual estará ubicado en la página web de la Rama Judicial, en el link del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, para consulta de todo el personal de la Entidad, convirtiéndose en la única copia controlada del documento. Distribución externa: Una copia controlada del Manual podrá ser entregada a cualquier Entidad que lo requiera, por solicitud escrita de éstos y con la autorización del Director Ejecutivo de Administración Judicial. Código: M-AGS-01 Pág. 2 de 13

3 2.4. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN El Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional de la Rama Judicial está estructurado de acuerdo con las definiciones de las Normas Técnicas Colombianas, y se encuentra documentado a través del Manual del Proceso, Programas, Procedimientos y los demás documentos generados a través de su implementación. La documentación del Proceso, sigue las definiciones, y está incluida, de acuerdo con las definiciones de documentos y registros establecidas por los Procedimientos de Control de Documentos y Control de Registros del. La documentación se encuentra definida en 5 niveles, así: Nivel 1 MANUAL DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: documento que detalla el Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional Nivel 2 RESOLUCIONES y ACUERDOS: actos administrativos en los que se expresan las decisiones y orientaciones de la Rama Judicial. Son los documentos que constituyen la memoria de las decisiones tomadas en la Entidad Nivel 3 PROGRAMAS Y PROCEDIMIENTOS: necesarios para estructurar el funcionamiento del Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional y sus diferentes elementos, de acuerdo con los requerimientos de las Normas Técnicas Colombianas y la legislación colombiana Nivel 4 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: relaciona detalladamente la normatividad aplicable al Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, así como los formatos requeridos para la ejecución de cada una de las actividades incluidas en el proceso, el cual está incluido dentro del. Código: M-AGS-01 Pág. 3 de 13

4 Nivel 5 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Están conformados por las series y sub. series que contienen los registros (tipo especial de documento que denota acción o control y en consecuencia no puede ser modificado) producidos por los responsables en el desarrollo de sus funciones dentro del Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional. 3. GENERALIDADES DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 3.1. ALCANCE DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Todas las tareas, instalaciones y personas, (bien sean servidores judiciales de la Entidad o personal suministrado por terceros) que estén involucrados en el desarrollo de las actividades de la Rama Judicial. 4. RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN 4.1. COMPROMISOS DE LA DIRECCIÓN La del se compromete a lograr la implementación de la Política de Seguridad y Salud Ocupacional y el cumplimiento de los Objetivos del Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional. Código: M-AGS-01 Pág. 4 de 13

5 La alta Dirección ( del ) proporciona evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, mediante la mejora continua y la revisión del mismo, para lo cual desarrolla las siguientes actividades: Efectuar revisiones periódicas al Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, con el fin de evaluar de manera integral su adecuada implementación, su eficacia y el cumplimiento de la Política de Salud Ocupacional Procurar la disponibilidad de un presupuesto que garantice la implementación y mantenimiento del Proceso Asegurar el cumplimiento de la Política y los Objetivos del Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional Verificar la efectividad de las acciones preventivas y correctivas implementadas Verificar los resultados de las auditorias internas realizadas al Proceso 4.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Siendo consistentes con el Direccionamiento Estratégico de la del en representación de la Rama Judicial, el Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional ha definido: Misión del Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional El Proceso de Gestión de Salud Seguridad y Ocupacional de la Rama Judicial, tiene como propósito el bienestar integral de los servidores judiciales, favoreciendo su salud física, mental, psicológica, y social, propiciando ambientes de trabajo que garanticen la calidad de los procesos institucionales. Su razón de ser está basada en principios de solidaridad, universalidad, participación y equidad, orientados hacia la promoción de la salud, la Código: M-AGS-01 Pág. 5 de 13

6 prevención de la enfermedad y el control de los factores de riesgo ocupacionales Visión del Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional El Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional de la Rama Judicial, centrará su acción en la optimización de condiciones de trabajo saludables que favorezcan el Bienestar Integral de la familia judicial y el fortalecimiento de la Entidad Política de Salud Ocupacional Mediante Acuerdo 2333 del 17 de marzo de 2.004, la del, adoptó la siguiente Política en Salud Ocupacional para la Rama Judicial: La Salud Ocupacional, la Seguridad laboral y el Bienestar Social se constituyen en uno de los principales objetivos de la gestión de la del y su desarrollo estará a cargo de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial. La adopción de una cultura de prevención en Salud Ocupacional y seguridad laboral, será el instrumento esencial para lograr ambientes judiciales de trabajo saludables. La responsabilidad de la internalización de las buenas prácticas en Salud Ocupacional, atañe a todos los niveles jerárquicos de la Rama Judicial y a todas las áreas estructurales de la misma, quienes deben administrar y llevar a la práctica acciones en cadena pues contribuyen a la adopción de hábitos y costumbres laborales que promuevan y fomenten una buena calidad de vida en el ambiente de trabajo como garantía de un servicio eficiente de la Administración de Justicia, dentro de un marco de compromiso y responsabilidad social. Los funcionarios y servidores judiciales de la Rama Judicial participarán de manera dinámica en el desarrollo de las actividades, tendientes a prevenir los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales, y serán partícipes, en el desarrollo de los programas dirigidos a lograr el mejoramiento permanente de las condiciones de trabajo. Código: M-AGS-01 Pág. 6 de 13

7 Los niveles directivos apoyarán a los Comités Paritarios de Salud Ocupacional, en la adecuada canalización de las propuestas, inquietudes y necesidades de los funcionarios y servidores judiciales de la Rama Judicial en materia de salud ocupacional, seguridad industrial y se constituirán en el motor fundamental para el desarrollo de las buenas prácticas en dichos campos. Los Programas de Salud Ocupacional se diseñarán y desarrollarán bajo el marco de referencia proporcionado por el estudio de los Panoramas de Factores de Riesgos y el diagnóstico de Condiciones de Salud existentes en la Rama Judicial, los cuales contienen la priorización de los riesgos ocupacionales asociados al desempeño de los servidores judiciales. Lo consignado en esta política se hace extensible a los contratistas y a la comunidad que interactúa para obtener el servicio de la Administración de Justicia y se fija bajo la manifestación expresa de velar por la seguridad y calidad de vida de los funcionarios, servidores judiciales y de la comunidad en general. Adicional a lo definido en la anterior Política de Salud Ocupacional de la Rama Judicial, la del, se compromete a: Dar cumplimiento a los requisitos legales y de otra índole en materia de salud ocupacional que sean aplicables a la Rama Judicial Buscar el mejoramiento continuo del Proceso de Gestión y sus resultados Comunicación y disponibilidad Para el proceso de comunicación y difusión a servidores judiciales y disponibilidad a las partes interesadas, la del Consejo Superior de la Judicatura establecerá anualmente estrategias de comunicación y difusión de la Política de Salud Ocupacional, con otros elementos de interés del Proceso de Seguridad y Salud Ocupacional. Código: M-AGS-01 Pág. 7 de 13

8 Sin embargo, y como elemento de garantizar la disponibilidad a todos los servidores, la del incluirá la política en: Proceso de inducción Intranet Carteleras de la sede (de acuerdo a plan de utilización de las mismas) Semana de la salud ocupacional Revisión y mantenimiento La revisión de la Política de Salud Ocupacional se hará en el proceso de Revisión Gerencial, para lo cual tendrán en cuenta los cambios que se puedan haber generado en los elementos que le dieron origen: Direccionamiento estratégico: Misión, Visión y Políticas de la Rama Legislación vigente Normas Técnicas Colombianas De acuerdo con los resultados obtenidos del Proceso a partir del Cuando se identifiquen o presenten eventos de consecuencias mortales Consulta a servidores públicos y partes interesadas El proceso de consulta de las mejoras a la Política de Salud Ocupacional se hará a través de los Copasos Seccionales, Copaso Altas Cortes y Copaso Nacional los cuales canalizan los aportes y sugerencias que los servidores judiciales hagan sobre el tema. Código: M-AGS-01 Pág. 8 de 13

9 4.2.4 Objetivos del Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional En el Anexo Despliegue Estratégico de la Política de Seguridad y Salud Ocupacional se encuentran los objetivos del Proceso y sus respectivas metas REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN El Director Ejecutivo de Administración Judicial será el representante de la Alta Dirección ( del ) para el Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional y sus responsabilidades son: Asegurar que los requisitos del proceso de gestión en Seguridad y Salud Ocupacional se establezcan, implementen y mantengan de acuerdo con las especificaciones de las Normas Técnicas Colombianas Asegurar que se presenten a la Alta Dirección los informes sobre el desempeño del Proceso de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional para revisión y como base para el mejoramiento del mismo RECURSOS DEL PROCESO DE GESTIÓN Recurso Humano Código: M-AGS-01 Pág. 9 de 13

10 El Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional de la Rama Judicial, cuenta con los siguientes agentes, quienes propician de diversas formas el desarrollo del mismo: del, Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, Unidad de Recursos Humanos y División de Seguridad Social de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, Directores Seccionales, Jefaturas Seccionales de Recursos Humanos y Coordinaciones Seccionales de Asuntos Laborales y Salud Ocupacional, Jueces y Magistrados de los diferentes despachos judiciales, Secretarías Generales y Coordinaciones Administrativas de las Altas Corporaciones, el Comité Paritario Nacional de Salud Ocupacional y los Comités Paritarios Seccionales de Salud Ocupacional y Comité Paritario de Salud Ocupacional de Altas Cortes Recursos Físicos En todas las Sedes de la Rama Judicial existen sitios que pueden ser adecuados para la realización de actividades de capacitación y prevención de la salud, tales como: Salas de Audiencias, Salas de Juntas, Bibliotecas, Consultorios Médicos, Relatorías, Despachos y Salones de conferencias. Adicionalmente, se dispone de los recursos suministrados por las Empresas de Seguridad Social (EPS, ARP y Caja de Compensación Familiar), como parte de los servicios que ofrecen a sus afiliados Recursos Financieros Código: M-AGS-01 Pág. 10 de 13

11 La del, propenderá por asegurar la consecución de los recursos financieros que sean necesarios para el cabal desarrollo del Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional. 5. MODELO DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Los elementos que conforman el Proceso de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional de la Rama Judicial, su interacción y los documentos relacionados, se detallan en el Anexo Elementos del proceso y su interacción Para garantizar el efectivo desarrollo de las fases de planeación, ejecución y control a las actividades desarrolladas desde los Programas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional por todas y cada una de las Direcciones Seccionales y Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, se utilizará el cronograma de actividades en SySO, herramienta en la cual se programará y evaluará el cumplimiento de actividades de conformidad con las metas establecidas para cada Programa de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional. De la misma forma se utilizarán los informes de gestión de seguridad y salud ocupacional que contienen los principales indicadores de cada programa de gestión. Así mismo, y con el fin de asegurar el resultado de las metas, en cada programa y sus procedimientos respectivos se establecen los niveles de cargos que asumen responsabilidades en las diferentes actividades definidas, tanto a nivel Seccional como a nivel Central. Esto de manera complementaria y en detalle a lo consignado en la Matriz de Roles, Responsabilidades y Perfil del Cargo en Seguridad y Salud Ocupacional definidas en el proceso. Código: M-AGS-01 Pág. 11 de 13

12 6. ANEXOS ELEMENTOS DEL PROCESO Y SU INTERACCIÓN ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA RAMA JUDICIAL DESPLIEGUE ESTRATÉGICO DE LA POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL (Objetivos y metas por programas del proceso) MATRIZ DE ROLES, RESPONSABILIDADES Y PERFIL DE CARGOS EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL PROGRAMA DE GESTIÓN PARA LA INTERVENCIÓN DE RIESGO ERGONÓMICO RELACIONADO CON DESÓRDENES MÚSCULO ESQUELÉTICOS (DME) PROGRAMA DE GESTIÓN Y VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA DE FACTORES DE RIESGO PSICOSOCIAL PROGRAMA DE GESTIÓN Y DE SEGURIDAD FÍSICA Y AUTOPROTECCIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN EN MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO PROGRAMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD INDUSTRIAL PROGRAMA DE GESTION DE CONTRATISTAS Y VISITANTES PROGRAMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD VEHICULAR PROGRAMA DE GESTIÓN DE COPASOS PROGRAMA DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS INSTRUCTIVO DE SEGUIMIENTO Y MEDICION AL DESEMPEÑO EN SALUD OCUPACIONAL Código: M-AGS-01 Pág. 12 de 13

13 Código: M-AGS-01 Pág. 13 de 13

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