MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL PROGRAMA NACIONAL DE FORMALIZACIÓN DE LA PROPIEDAD RURAL

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1 MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL PROGRAMA NACIONAL DE FORMALIZACIÓN DE LA PROPIEDAD RURAL SUPERVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO FORMALIZACIÓN MASIVA DE LA PROPIEDAD RURAL MEDIANTE MÉTODO DE BARRIDO PREDIAL

2 Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Contenido A. ASPECTOS GENERALES... 3 B. SEGUIMIENTO... 6 C. SUPERVISIÓN EN OFICINA Alistamiento de las visitas de campo, divulgación y mediación Cronograma de visitas Soporte difusión y avisos de visitas de campo, cartas de invitación a autoridades y de reuniones veredales de Socialización de Etapa II Actas de mediación Inspección ocular Formulario de inspección ocular y documentos aportados por el solicitante Declaraciones de testigos e Inconformidades Pruebas de asistencia: Fotos, videos Levantamiento Predial Barrido general sobre planos de conjunto, ortofotos o imágenes Determinación casos para muestra de campo Barrido levantamiento a levantamiento Actas de Colindancia Planos para la formalización Informes Técnico Jurídicos Revisión de la Base de Datos D. SUPERVISIÓN EN CAMPO : E. Valores máximos de inconsistencias en el marco de la supervisión de productos derivados de la implementación del Programa

3 Programa Nacional de Formalización de la Propiedad Rural A. ASPECTOS GENERALES El Programa Nacional de Formalización de la Propiedad Rural del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural (MADR) fue creado por Resolución 0452 de diciembre de 2010, modificada por la 181 de 2013 con el objeto de ofrecer oficiosamente soluciones masivas de formalización y contribuir a la consolidación de una cultura de la formalidad de la propiedad inmueble en las áreas rurales. La metodología para la Formalización masiva de la propiedad rural por barrido predial diseñada por el Programa y adoptada mediante Resolución de 2013 comprende los siguientes pasos: Figura 3. Proceso de formalización Para la ejecución de parte de las actividades del Proceso establecido en la Guía, se prevé contratar organizaciones y/o empresas privadas que ejecuten los proyectos en cada zona. Estos contratistas ejecutan el trabajo de campo aportando al proceso su experiencia en aspectos técnico/jurídicos y su conocimiento de la zona en la cual se realizará el trabajo. Se planea contratar con empresas la ejecución del Procedimiento por Zonas de Formalización Masiva y se procurará contar con los insumos (cartográficos y fotogramétricos) para todas las ZFM previamente. 3

4 Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Para dirigir y supervisar todo el procedimiento de formalización masiva de la propiedad, establecer acuerdos institucionales, identificar las Zonas de Formalización Masiva y realizar algunas actividades estratégicas del procedimiento, el Ministerio ha conformado la Unidad Coordinadora del Programa y oficinas Regionales. En la articulación diaria con el operador en el nivel local, cada proyecto cuenta, por parte del Programa con un coordinador y personal responsables directos de la supervisión y seguimiento, siempre con el apoyo de los niveles regional y nacional. Figura 1. Organigrama General Fuente: Programa Nacional de Formalización de la Propiedad Rural Grupos Técnicos de Formalización (GTF) contratados por el Programa de Formalización del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Mediante convenio, los GTF pueden incluir personal de otras entidades participantes o vinculadas. 4

5 Programa Nacional de Formalización de la Propiedad Rural Figura 2. Organigrama Grupo Técnico del Formalización En cada una de las etapas del proceso de barrido predial es importante realizar el seguimiento directo y la supervisión de cada uno de los pasos desde su planeación, coordinación e implementación, así como de la calidad y oportunidad de cada uno de los productos que se desprenden de cada paso. La supervisión de los trabajos de barrido predial, se llevará a cabo sobre todas las actividades que realiza la empresa encargada de los levantamientos; de esa manera, se evaluará el cumplimiento de lo definido en el Plan de acción aprobado y se medirá la calidad de los entregables recibidos. En general la supervisión se realiza para verificar el cumplimiento del alcance, objetivos, metas y actividades del contrato de barrido predial de acuerdo con las especificaciones técnicas y lineamientos establecidas. El personal de supervisión deberá: Verificar la correcta aplicación de la Metodología. Verificar la calidad de los productos y de la información recibida que cumplan con los estándares de calidad establecidos y los parámetros técnicos definidos y garantizar confiabilidad y completitud. Dado el tiempo y las condiciones de los trabajos, el proceso de Supervisión debe iniciar al tiempo con el desarrollo de las actividades de parte de la empresa encargada para realizar los trabajos de barrido predial. Esta parte del trabajo, se realiza en tres instancias: Seguimiento Se tiene que acompañar a los técnicos de la empresa para verificar el cumplimiento de la metodología y la aplicación del procedimiento técnico para el levantamiento de los datos, incluyendo el buen uso de los instrumentos de captura. Supervisión en oficina Supervisión en campo 5

6 Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural B. SEGUIMIENTO EL GTF realizará seguimiento a todas las actividades para verificar la correcta aplicación de la Guía metodológica. Respecto al Plan de acción Se supervisará la entrega, calidad, pertinencia y se aprobará el plan de acción previo al inicio de las actividades de campo. Este será firmado por el coordinador municipal (representante del programa), Delegado de representante legal de la empresa (el enlace de operaciones) y supervisor del contrato o quien este delegue de la CCI. El plan de acción puede ser ajustado de mutuo acuerdo según el desarrollo e implementación de las actividades. Estos ajustes deben estar debidamente justificados y hacen parte integral del contrato al igual que el plan mismo. C. SUPERVISIÓN EN OFICINA Se realizará la verificación de la existencia y calidad de los productos y documentos entregados en papel. Adicionalmente se hará verificación de la correcta incorporación al Sistema de Información de los mismos tanto su digitación como el escaneo de los documentos y productos. 1 Alistamiento de las visitas de campo, divulgación y mediación 1.1 Cronograma de visitas. Se revisará que el cronograma de visitas incluya fechas de avisos y visitas, visitas de mediación y técnicas, acorde con el Plan de acción aprobado. La programación de las visitas de campo definidas en el cronograma deberá poderse seguir espacialmente, en mapas que deberán estar iluminados en colores diferentes según comisiones de forma que sea posible observar que el trabajo se va a realizar por veredas o subsectores según lo indica la guía. 1.2 Soporte difusión y avisos de visitas de campo, cartas de invitación a autoridades y de reuniones veredales de Socialización de Etapa II. Se verificará la existencia y archivo adecuado de: Certificado de emisión de cuñas y copia publicación páginas Web. Fotos de las carteleras de Avisos con fecha de visitas detallando la ubicación y fecha de fijación del Aviso. Cartas de notificación de visitas firmadas en Oficina Municipal del Programa de Formalización dirigidas a: Personero, Procurador Agrario, Autoridad Ambiental, UAEGRTED, IGAC, INCODER, veredas. Lista de asistencia jornadas de socialización Etapa II. 6

7 Programa Nacional de Formalización de la Propiedad Rural 1.3 Actas de mediación Se verificará la existencia y archivo adecuado de: Actas de Mediación (acuerdos en sucesiones, acuerdos en linderos ). Avisos de convocatoria a mediación Listados de asistencia En este caso se debe revisar el contenido y pertinencia de las Actas. Inspección ocular 1.4 Formulario de inspección ocular y documentos aportados por el solicitante Se verificará la completitud del formulario y la consistencia de la información, se debe validar la Información capturada, con respecto a la contenida en la carpeta de la solicitud y los datos del predio recogidos por el programa. El proceso se debe adelantar de la misma manera para las declaraciones de testigos e inconsistencias, además, de las pruebas de asistencia y el registro fotográfico (con fecha) creado por la empresa como soporte de los trabajos de campo. Al revisar el formulario, se debe tener en cuenta que está dirigido al juez, por lo tanto debe garantizarse su buena presentación, debe estar limpio, sin enmendaduras, sin arrugas, con letra legible. Solamente puede contener anotaciones del puño y letra del inspector, puesto que esta labor es indelegable, únicamente las firmas corresponderán a personas diferentes al Inspector. Como en la carpeta de la solicitud reposan las fotocopias de las cédulas del solicitante y de su cónyuge o compañero, al supervisar se debe revisar que los nombres y números de estos documentos se hayan transcrito fielmente en todos los documentos: el formulario, el acta de colindancia, las declaraciones de testigos y si fuere del caso, en el formato de inconformidades. 1.5 Declaraciones de testigos e Inconformidades Es necesario verificar que, en las declaraciones de testigos, el número de testigos que se mencionan sea igual al número de los que aparecen en el formato de testimonios. Se verificará la pertinencia de las declaraciones de testigos como prueba que será aportada a la autoridad competente para demostrar el tiempo de posesión, la permanencia pacífica e ininterrumpida o permitir la validación de la suma de posesiones para cumplir los requisitos establecidos en la Ley de acuerdo a la ruta jurídica establecida. En el caso de inconformidades verificar la existencia del documento, la firma del inconforme, la descripción dela inconformidad así como si se aportaron pruebas para soportar dicha inconformidad. 7

8 Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural 1.6 Pruebas de asistencia: Fotos, videos Revisar que se mencione cuántas fotografías se tomaron y su identificación, que la fecha de la toma coincida con la que figura en el inicio del formulario, y en caso de haber vivienda, que ella aparezca en la fotografía, de manera que se aprecie su ubicación respecto al acceso, o a cualquier referencia. 2 Levantamiento Predial Esta revisión se desarrolla para verificar la calidad de los siguientes Productos y Formatos a. Plano de conjunto (análogo y digital) b. Levantamiento c. Actas de colindancia, d. Plano para la formalización 2.1 Barrido general sobre planos de conjunto, ortofotos o imágenes Verificar la existencia del plano de conjunto (análogo y digital) y su completitud y adecuada georreferenciación. Cuando se tengan ortofotos o imágenes se realizará la superposición para mejor ubicación de los levantamientos. Debe anotarse que cuando se tengan ortofotos como insumo principal para los levantamientos, la supervisión principalmente se debe hacer con dicha herramienta. Para los levantamientos realidos con GPS y estación total se deberán revisar los puntos de amarre al sistema nacional de coordenadas MAGNA SIRGAS los cuales deben cumplir las especificaciones técnicas definidas. Se verificará su descripción, informe de Post Proceso de cada punto, los Archivos Rinexy el registro fotográfico de puntos materializados. El primer paso, es visualizar los elementos fotoidentificados en la ortofoto o levantados directamente, de manera general, para identificar errores de primera mano, como huecos entre predios, desplazamiento de linderos cuando van sobre drenajes, cuerpos de agua o vías, ausencia de construcciones que se visualizan en la ortofoto hayan sido reportadas en la inspección ocular, predios sin identificar. 2.2 Determinación casos para muestra de campo Esas fallas, se deben identificar claramente y formarán parte de los casos que se deben verificar en las visitas de campo por parte de los encargados de la supervisión según sea la situación y corregidos por parte de la empresa. De la verificación en oficina, se determinará la muestra a visitar en campo para efectuar la supervisión; lo anterior no impide que se puedan realizar otras mediciones en 8

9 Programa Nacional de Formalización de la Propiedad Rural casos que se identifiquen discrepancias protuberantes en el recorrido de campo. Se debe tener en cuenta que la verificación de campo se hará con el uso de las ortofotos y con GPS, algunos de los predios en que se utilizaron dos herramientas, deben formar parte de la muestra a visitar. Se debe generar un reporte de casos a revisar en campo. 2.3 Barrido levantamiento a levantamiento Posteriormente, se realiza el barrido detallado sobre la ortofoto o sobre el mapa de conjunto, para detectar predios que presenten fallas específicas a nivel de predio; principalmente se deben verificar los siguientes aspectos: Delimitación de linderos sin la rigurosidad necesaria cuando forman parte de líneas de drenajes, cuerpos de agua, linderos naturales o establecidos como árboles o vallados; vías y caminos. Linderos de predios que cortan construcciones. Linderos sinuosos que no muestran consistencia en el recorrido por ejemplo al cruzar drenajes en espacios pequeños o distancias cortas. Si se visualizan cercos en la ortofoto y el lindero se representa a un lado de la línea o la cruza. Comparar los planos prediales recibidos y su representación sobre la ortofoto. No obstante, en el ANEXO se incluye una lista de errores que deben ser tenidos en cuenta durante todo el proceso de revisión. Las inconsistencias encontradas se deben clasificar según el tipo de solución para determinar si se pueden corregir en oficina o se trata de verificación en campo, caso en el cual deben ser adicionadas a la muestra para visitas de campo. En los casos en los cuales los levantamientos fueron hechos con estaciones totales se revisaran los archivos crudos de la estación total en formato dat, xls, y se verificaran las poligonales calculadas y ajustadas y las carteras de campo (análoga o digital) las cuales deben contener dibujo a mano alzada realizado en campo de los levantamientos prediales para lograr una adecuada verificación de la forma de los predios. En los casos en los cuales los levantamientos fueron hechos con GNSS, verificar los archivos crudos gps en formato Rinex y datos procesados así como dibujos y/o anotaciones realizados en campo que permitan entender claramente la forma de los predios. 2.4 Actas de Colindancia Se verificará cada acta de colindancia diligenciada, las cuales deberán tener mínimo un 75% de firmas de los colindantes, en casos excepcionales este porcentaje será definido por el coordinador. 9

10 Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Este documento es fundamental para el proceso por cuanto, significa la aprobación del solicitante y sus vecinos con respecto a los límites del predio, por lo tanto, se debe verificar inicialmente que está dirigida al juez y se entregará también a la autoridad catastral, por lo tanto debe garantizarse su buena presentación, debe estar limpia, sin enmendaduras, sin arrugas, con letra legible. Solamente puede contener anotaciones del puño y letra del inspector, puesto que esta labor es indelegable, únicamente las firmas corresponderán a personas diferentes al Inspector. Con respecto al croquis del predio, se tiene que revisar que la forma del croquis sea un dibujo aproximado del predio, similar al plano obtenido por el agrimensor, y que muestre vías, quebradas, cercos vivos o de alambre, escuela, etc. Se tiene que revisar los siguientes aspectos: Límites prediales de colindantes Nombres de colindantes: verificar que coincidan con los que aparecen en el plano de formalización y otros planos. La información de los colindantes deberá ser consistente con los datos consignados en el formulario de inspección ocular Que los detalles de interés como: vías, ríos, quebradas, caminos, escuela, coincidan con los que se incluyeron en el plano Verificar que la ubicación de la vivienda sea similar a la que aparece en las fotografías Revisar que el dibujo del Norte sea correcto. En caso de haber firmas a ruego, revisar que se encuentren las respectivas huellas digitales. 2.5 Planos para la formalización Los planos serán recibidos para revisión detallada y posterior aprobación, una vez se cuente con ese acto, la empresa entregará la versión definitiva; se verificará que el formato sea exactamente el suministrado por el Programa y que cuente con todos los elementos y características especificadas. Se verificarán como mínimo: nombres de los solicitantes, nombres de los colindantes (que coincidan con los que aparecen en la Inspección ocular y acta de colindancia), identificación del predio, la identificación catastral (si aplica), el número de matrícula inmobiliaria (si aplica), fechas, coordenadas y demás detalles que permitan identificar plenamente el predio levantado. 2.6 Informes Técnico Jurídicos Verificar la existencia, calidad y pertinencia de este documento revisando cada uno de los campos y conceptos emitidos, así como la coherencia general y relación con el proceso seguido hasta el momento. También deben ser revisados la existencia y calidad de los Anexos entregados. 10

11 Programa Nacional de Formalización de la Propiedad Rural El área técnica deberá verificar la veracidad de los conceptos y la información entregada como Anexo. En particular, es necesario verificar que la información entregada por otras instituciones exista, que la metadata asociada a la información que se entregará a los jueces esté adecuadamente diligenciada, que la información catastral y registral haya sido tenida en cuenta para el estudio y elaboración del informe. En los casos que sean pertinentes se verificará que la matricula inmobiliaria asociada al procesos corresponde a la información existente, bien sea respecto a datos registrales o catastrales entregados por el IGAC, las ORIP o el propio solicitante. Esta tarea requiere trabajo conjunto con el área jurídica. 2.7 Revisión de la Base de Datos Verificar la Base de Datos Espaciales, asegurando que el modelo de datos sea el entregado por el Programa, que la información esté estructurada, los atributos completos, que no existan errores topológicos y que la información sea la misma presentada en la ortofoto o en el mapa de conjunto. En general, la supervisión de la información digital debe constatar que los elementos y atributos almacenados cumplan con: completitud de la información, estructuración de la información, consistencia e integridad de la información gráfica y alfanumérica. D. SUPERVISIÓN EN CAMPO : Una vez determinada la muestra a visitar por parte de los responsables de las actividades, se prepara minuciosamente la información de ortofotos, formularios, actas de colindancia que serán verificadas en las visitas de campo y se definirán los recorridos a efectuar. Los puntos que se vayan a medir con GPS, se deben identificar sobre las ortofotos para facilitar el proceso de campo y preparar los recorridos de mediciones. La verificación de los linderos, se tiene que realizar de manera rigurosa efectuando el recorrido completo, identificando el lindero sobre la ortofoto y verificando después sobre la fotoidentificación recibida. Los puntos que fueron medidos por la empresa con GPS o Estación, serán verificados con instrumentos similares a los utilizados por la empresa en su levantamiento. El recorrido de verificación se debe efectuar con la misma persona que aportó la información a la empresa para garantizar que la fuente sea la misma y evitar contradicciones en la determinación del lindero. Los elementos centrales de la revisión de campo sobre los predios de la muestra son: Información de los formularios Actas de colindancia Levantamiento de los linderos de cada predio Identificación del predio y sus colindantes 11

12 Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Además de la verificación de los predios, se tomarán las coordenadas de puntos determinados en oficina, para verificar la exactitud posicional con respeto a la información entregada por la empresa. Independientemente del instrumento utilizado para el levantamiento por la empresa, los linderos de los predios deben coincidir con lo que se encuentre en el terreno, por lo anterior, los drenajes, vías y demás elementos naturales que conforman mayoritariamente los linderos en la zona rural, deben ser levantados rigurosamente para que sean aceptados por la supervisión de campo. El proceso de revisión en campo de la información que describe a los predios, se tiene que hacer de manera independiente con respecto al levantamiento que se está evaluando; es decir, se trata de efectuar un nuevo levantamiento que al finalizar se comparará con lo hecho por la empresa. La información recogida en los formularios, será validada tomando nuevamente la información para la totalidad de los casos que se estén verificando; lo mismo se aplicará para las actas de colindancia, por lo tanto, se debe hacer el esfuerzo para que las personas que dieron información o firmaron las actas, se encuentren presentes para efectuar el proceso. E. Valores máximos de inconsistencias en el marco de la supervisión de productos derivados de la implementación del Programa. Plan de acción: Sobre las fechas pactadas para entrega de productos: si el contratista no realiza en la fecha establecida la entrega de los productos pactados en tres o más fechas consecutivas definidas en el plan de acción pactado entre las partes se podrá considerarse como incumplimiento del contrato. Sin embargo, una vez pasada la fecha de entrega, y con autorización del coordinador, la empresa podrá a entregar los productos dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha inicialmente pactada, sin que ello implique la modificación de las fechas posteriores de entrega. Sobre la cantidad de productos pactados: si el contratista no realiza la entrega de al menos el 80% del número de productos pactados en el plan de acción, en tres o más fechas de entrega consecutivas, se declarará incumplimiento del contrato. Sin embargo, una vez pasada la fecha de entrega, y con autorización del coordinador, la empresa podrá a entregar los productos faltantes dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha inicialmente pactada, sin que ello implique la modificación de las entregas posteriores. 12

13 Programa Nacional de Formalización de la Propiedad Rural Porcentajes de revisión ERRORES CRÍTICOS 40 Mínimo revisado Primera revisión 12 30% del total No aceptado máximo 4 10% del total 1 40 Mínimo revisado Segunda revisión 20 50% del total No aceptado máximo 2 5% del total No se acepta error sin corregir 1 40 Mínimo revisado Tercera revisión % del total No aceptado máximo 0 0% del total No se acepta error sin corregir 0 ERRORES AJUSTABLES 40 Mínimo revisado Primera revisión 12 30% del total No aceptado máximo 8 20% del total 2 40 Mínimo revisado Segunda revisión 20 50% del total No aceptado máximo 12 30% del total 60% de la muestra No se acepta error sin corregir 2 5% Se le descuenta un porcentaje 40 Mínimo revisado Tercera revisión % del total No aceptado máximo 24 60% del total 60% de la muestra No se acepta error sin corregir 0 13