INSTITUTO NACIONAL DE ANTROPOLOGIA E HISTORIA INAH PROCEDIMIENTO DE RECEPCION, REGISTRO, REVISION Y PAGO DE FACTURAS

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1 INSTITUTO NACIONAL DE ANTROPOLOGIA E HISTORIA PROCEDIMIENTO DE RECEPCION, REGISTRO, REVISION Y PAGO DE FACTURAS SEPTIEMBRE DEL

2 INSTITUTO NACIONAL DE ANTROPOLOGIA E HISTORIA CONTENIDO PAGINA PROPÓSITO 3 ALCANCE 4 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 5 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 7 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 8 FORMATO DE CONTRARECIBO 12 AUTORIZACIONES 13 2

3 PROPÓSITO Eficientar y optimizar el proceso de pago correcto y oportuno a los proveedores de bienes y servicios que haya adquirido y/o contratado la Secretaría Administrativa a través de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios para el logro de los objetivos Instititucionales. 3

4 ALCANCE Establecer una herramienta administrativa que guíe la operación de la Ventanilla Única de la Secretaría Administrativa y asimismo de las Coordinaciones Nacionales de Recursos Materiales y Servicios y la de Recursos Financieros en lo relacionado al ingreso, registro y pago de facturas. 4

5 POLÍTICAS DE OPERACIÓN Las facturas que se presenten a revisión deberán presentarse en original y copia con requisitos fiscales según la normatividad vigente, entre los que se encuentran: - Nombre del proveedor o prestador de servicios. - Registro Federal de Contribuyente. - Vigencia de la Factura. - Datos generales del Instituto Nacional de Antropología e Historia. - Número de pedido o contrato correspondiente. En caso de que el proveedor o prestador de servicios haya sido sancionado por el Instituto a través de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios, éste deberá de incluir en el momento de presentar su factura a revisión, copia fotostática de la Declaración General de Pagos de Productos y Aprovechamientos (formato 16), en el que se indique el pago realizado, mismo que deberá corresponder al importe de la sanción. La recepción de facturas por parte de la Ventanilla Única de la Secretaría Administrativa, será exclusivamente los días martes en el siguiente horario: de 9:00 a 14:00 Hrs. y de 15:00 a 18:00 Hrs., En caso de que el día de recepción sea inhábil, se recibirán las facturas al día hábil siguiente. La Ventanilla Única de la Secretaría Administrativa, sólo recibirá facturas cuyos bienes o servicios hayan sido adquiridos a través de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios. La Ventanilla Única de la Secretaría Administrativa invariablemente verificará que las facturas, en caso de bienes adquiridos, tengan el sello del Almacén General del y en caso de contratación de servicios deberá contar con el nombre y firma del responsable del área que recibió los mismos. Cuando el proveedor o prestador de servicios, entregue conjuntamente con la factura una Nota de Crédito y/o Pago de Sanción, se deberá indicar en el contrarecibo correspondiente. Cuando el proveedor o prestador de servicios, entregue facturas por concepto de arrendamiento, la Ventanilla Única de la Secretaría Administrativa, deberá verificar que el pago corresponda a un período vencido. Todas las áreas del Instituto que reciban bienes adquiridos a través de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios en cualquiera de sus modalidades (licitación pública, concurso por invitación a por lo menos tres personas o adjudicación directa), así como el Almacén General, serán responsables de revisar que los bienes adquiridos cumplan con lo especificado en el pedido correspondiente, así como anotar en las facturas las observaciones que se consideren pertinentes, para conocimiento de las instancias involucradas en la recepción, revisión, registro y pago de las mismas. Es responsabilidad de la Ventanilla Única de la Secretaría Administrativa, recibir las facturas que por concepto de bienes y/o servicios, presente el proveedor, y proporcionar original de contrarecibo que avale la recepción de facturas. El tiempo de pago de la factura será acorde a lo señalado en el contrato o pedido; por lo que éste se iniciará a partir de su recepción en la Ventanilla Única de la Secretaría Administrativa. 5

6 Invariablemente será responsabilidad de la Ventanilla Única de la Secretaría Administrativa elaborar la relación de facturas recibidas para su revisión y turnarlas al día siguiente de su recepción a la Coordinación Nacional de Recursos Financieros. Es responsabilidad de la Coordinación Nacional de Recursos Financieros por medio de sus áreas subordinadas, registrar la partida presupuestal y de hacer el registro contable de las facturas, en un período máximo de tres días hábiles y al cuarto día remitirlas a la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios. La Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios será responsable de recibir las facturas enviadas por la Coordinación Nacional de Recursos Financieros para revisarlas, validarlas y elaborar la Solicitud de fondos correspondiente para su pago, en un período máximo de 10 días hábiles y regresarlas en ese lapso, a la Coordinación Nacional de Recursos Financieros para que programe su pago. En caso de que la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios, por alguna causa rechace la factura, ésta deberá indicar por escrito el motivo y la turnará a la Coordinación Nacional de Recursos Financieros para que efectúe los ajustes procedentes y a su vez la remita a la Ventanilla Única de la Secretaría Administrativa para su notificación y devolución al proveedor. Cuando un proveedor o prestador de servicios, pierda el original del contrarecibo, éste deberá comunicarlo por escrito al Instituto, a través de la Ventanilla Única de la Secretaría Administrativa y para recibir su cheque, deberá el representante legal acreditar su personalidad jurídica ante la Tesorería General mediante copia fotostática del acta constitutiva, designación del representante legal e identificación oficial. Es responsabilidad de la Ventanilla Única de la Secretaría Administrativa, emitir los informes de los documentos recibidos en los tiempos y forma que le sean requeridos por la Secretaría Administrativa y/o Coordinaciones Nacionales de Recursos Financieros y la de Recursos Materiales y Servicios. 6

7 PROVEEDOR DE BIENES Y/O SERVICIOS VENTANILLA UNICA DE LA SECRETARIA ADMINISTRATIVA CNRF SUBDIRECCIONES DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD CNRMyS SUBDIRECCIONES. DE ADQUISICIONES, DE CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS Y ADMINISTRATIVA CNRF SUBDIRECCIONES DE PRESUPUESTO Y DE CONTABILIDAD Y TESORERIA GENERAL CNRF SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD CNRF CAJA DE TESORERIA INICIO ELABORACION Y PRESENTACION DE FACTURAS RECEPCION DE FACTURAS REGISTRO DE PASIVOS REVISION DE FACTURAS CONTRA PEDIDOS Y CONTRATOS RECEPCION Y SEPARACION DE FACTURAS CORRECTAS Y RECHAZADAS 5 FACTURAS CORRECTAS? SI EMISION DE ORDENES DE PAGO, REGISTRO DE PAGOS DE PASIVOS Y EMISION DE CHEQUE PAGO DE FACTURAS 6 10 NO CANCELACION DE PASIVOS RECEPCION DE FACTURAS RECHAZADAS NOTIFICACION DE FACTURAS RECHAZADAS RECEPCION DE CHEQUE DE PAGO 11 TERMINO 7

8 SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDADES RESPONSABLE Una vez formalizado el contrato o pedido respectivo, acorde a procedimientos autorizados y entregado el bien y/o servicio en Almacén General o área usuaria. 1.- Elaboración y presentación de facturas El proveedor elabora factura y la presenta a revisión a la Ventanilla Única de la Secretaría Administrativa. En original y copia Adjuntan en su caso copia del pedido o anota en la factura el número de contrato correspondiente Recibe las facturas, en su caso copia de pedido y las revisa Si las facturas cumplen con el requisito de tener el sello de almacén o firma del responsable del área que recibió los servicios, se continúa con la actividad No. 2.2 Si las facturas NO cumplen con los requisitos anteriores, los devuelve al proveedor para su regularización y se reinicia en actividad No. 1 Proveedor de bienes y/o servicios Ventanilla Única de la Secretaría Administrativa 2.- Recepción de facturas 3.- Registro de pasivos. 2.2 Elabora contrarecibo en original y copia, el cual firma y sella; entrega al proveedor el original Recibe original de contrarecibo y espera el período establecido en el contrato o pedido para el pago correspondiente Elabora relación en original y copia de las facturas recibidas durante el día y la turna junto con facturas y copias de contrarecibos a la Coordinación Nacional de Recursos Financieros a más tardar el día hábil siguiente, obtiene en copia de la relación acuse y lo archiva Recibe relación, facturas y copias de contrarecibos y los turna a la Subdirección de Presupuesto. 3.2 Recibe documentación y en un plazo no mayor de dos días, asigna partida presupuestal, distribuye por centro de costo y envía la documentación a la Subdirección de Contabilidad Recibe de la Subdirección de Presupuesto relación, facturas y copias de contrarecibos y en un plazo no mayor de dos días, registra el pasivo en Sistema Administrativo de Ventas e Importaciones (SAVI) de contabilidad y devuelve la relación a la Subdirección de Presupuesto, sellados y firmados. REGISTRO CONTABLE A EFECTUAR: CARGO: RESULTADOS ABONO: PASIVO CARGO: PRESUPUESTO COMPROMETIDO ABONO: PRESUPUESTO POR EJERCER Proveedor de servicios y/o bienes Ventanilla Única de la Secretaría Administrativa Coordinación Nacional de Recursos Financieros Subdirección de Presupuesto Subdirección de Contabilidad 8

9 SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDADES RESPONSABLE 3.4 Recibe la relación y la turna a través de la Subdirección de Presupuesto. Coordinación Nacional de Recursos Financieros a la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios, obtiene en copia de la relación acuse y lo archiva. 4.- Revisión de facturas contra pedidos y contratos Recibe la relación, las facturas y copias de contrarecibos; clasifica las facturas por bienes adquiridos o por servicios contratados y las entrega a más tardar al día siguiente hábil a la Subdirección de Adquisiciones o Subdirección de Control de Bienes y Servicios respectivamente Revisa y valida las facturas contra los controles y expedientes relacionados con pedidos, contratos, bases de licitación, tiempos de entrega etc. En un plazo no mayor de cuatro días hábiles. En caso de que las facturas No cumplan con lo estipulado o exista alguna anomalía, elabora comunicado indicando la causa del rechazo Turnan toda la documentación (relación, facturas, contrarecibos y en su caso comunicado de rechazo de facturas) a la Subdirección Administrativa de la propia Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Recibe de la Subdirección de de Adquisiciones y/o Subdirección de Control de Bienes y Servicios documentación y en un plazo no mayor de cinco días hábiles Registra en el Sistema (informático) de ejercicio y control presupuestario las facturas correctas indicando además el número o folio del contrarecibo correspondiente. En el caso de facturas incorrectas sólo verifica que este adjunta la comunicación de rechazo. 4.5 Turna la documentación de ambos casos. A la Coordinación Nacional de Recursos Financieros a través de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios, obtiene en copia de la relación acuse y lo archiva Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Subdirección de Adquisiciones o Subdirección de Control de Bienes y Servicios Subdirección Administrativa 9

10 5.- Recepción y separación de facturas correctas y rechazadas 6 Emisión de Ordenes de pago, registros de pago de pasivos y emisión de cheque 7 Cancelación de pasivos 8 Notificación de facturas rechazadass Recibe documentación de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios y turna a la Subdirección de Presupuesto. 5.2 Recibe documentación consistente en: facturas, contrarecibos, en su caso comunicado de rechazo de facturas y relación firmada, validada y autorizada mediante sello y firma de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios y separa documentación según corresponda en: Facturas correctas, Facturas rechazadas, 6.1: Verifica en el Sistema de ejercicio y control presupuestario, que se hayan registrado las facturas correctas y a través del Sistema integral de recursos financieros (SIRF), emite orden de pago y junto con la documentación soporte, las entrega a la Subdirección de Fiscalización se continúa con la actividad No. 6.2 En caso de facturas rechazadas, las turna a la Subdirección de Contabilidad, se continúa con la actividad No Recibe orden de pago, solicitud de fondos, factura original y contrarecibo, revisa requisitos fiscales de la factura y la aplicación de la partida, sella y firma la orden de pago y factura y la turna a la Subdirección de Contabilidad Recibe documentación y efectúa en SAVI REGISTRO CONTABLE CARGO: EJERCIDO NO PAGADO ABONO: COMPROMETIDO Posteriormente turna la documentación a la Tesorería General 6.4- Recibe documentación, emite póliza de egresos y cheque obtiene firmas correspondientes de autorización en el cheque y póliza y entrega la documentación al responsable de caja, se continúa con la actividad No Recibe facturas rechazadas y cancela el pasivo y posteriormente la turna a la Ventanilla Única de la Secretaría Administrativa, obtiene en copia de la relación acuse y lo archiva 8.1- Recibe facturas rechazadas e informa al proveedor para que corrija 8.2 Cuando el provee acude a la ventanilla entrega factura rechazada, canjeándolo por el contrarecibo original el cual cancela y archiva. Coordinación Nacional de Recursos Financieros Subdirección de Presupuesto Subdirección de Presupuesto Subdirección de Fiscalización Subdirección de Contabilidad Tesorería General Subdirección de Contabilidad Ventanilla Única de la Secretaría administrativa 10

11 9 Recepción de facturas rechazada 10.- Pago de factura 9.1 Recibe factura incorrecta, efectúa las correcciones procedentes e inicia el procedimiento en la actividad No Recibe de Tesorería General, cheque, póliza de egresos, factura original, copia de contrarecibo y orden de pago, los cuales custodia hasta que se presente el proveedor Cuando el Proveedor se presenta, le solicita el original del contrarecibo, mismo que revisa y coteja contra originales del contrarecibo y factura Obtiene del proveedor firma de recibido en póliza y entrega cheque Adjunta a la póliza firmada original de factura, orden de pago, original y copia de contrarecibo y envía la documentación a la Subdirección de Contabilidad para los efectos procedentes y archivo. Proveedor de bienes y/o servicios Caja de Tesorería 11 Recepción de cheque de pago 11.1 Recibe cheque de pago para sus efectos Proveedor de bienes y/o servicios. TÉRMINO 11

12 INSTITUTO NACIONAL DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA SECRETARÍA ADMINISTRATIVA CONTRARECIBO NÚMERO No. DE CENTRO NOMBRE DEL CENTRO FECHA NOMBRE DEL PROVEEDOR CONTRATO O PEDIDO CONCEPTO No. DE FACTURA O RECIBO IMPORTE PARCIAL SELLO TOTAL DOCUMENTOS ANEXOS: ORIGINAL Y COPIA DE FACTURA ( ) PEDIDO ( ) NOTA DE CRÉDITO ( ) DECLARACIÓN GENERAL DE PAGOS DE PRODUCTOS Y APROVECHAMIENTOS, FORMATO 16 ( ) ELABORÓ REVISÓ CONTRARECIBO / ORIGINAL: PROVEEDOR COPIA: 12

13 DE CONFORMIDAD A FACULTAD ESTABLECIDA EN EL ARTICULO 7º. FRACCION VII DE LA LEY ORGANICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA AUTORIZACIÓN DIRECTOR GENERAL ETNOLOGO RAÚL SERGIO ARROYO GARCÍA SECRETARIO ADMINISTRATIVO LIC. LUIS ARMANDO HAZA REMUS VALIDACIÓN Y RESPONSABLES DE SU OPERACIÓN COORDINADOR NACIONAL DE RECURSOS FINANCIEROS COORDINADOR NACIONAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS C.P. MARIO SANCHEZ SANCHEZ LIC. RICARDO CARDONA ACOSTA SANCIÓN TÉCNICA COORDINADOR NACIONAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL LIC. ALEJANDRO VILLASEÑOR VALERIO SEPTIEMBRE DEL

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