InfoPath forma parte del paquete ofimático de Microsoft desde la versión XP (2003).

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2 Formularios Los Sistemas Informacionales utilizan los datos derivados de los OAS y Transaccionales (nóminas, facturaciones, etc.) para, en su aspecto más básico, generar informes que ayuden a los directivos a la toma de decisiones. Word, Excel y Access junto con InfoPath (que veremos a continuación), permiten generar informes a partir de los datos almacenados en el sistema o importados de fuentes externas. Aquí vamos a plantearnos cómo utilizar una información generada en Word para transferirla a una plantilla de formulario de InfoPath, y cómo utilizar un formulario de InfoPath para pasar su información a un libro Excel. -2-

3 Qué es InfoPath? InfoPath forma parte del paquete ofimático de Microsoft desde la versión XP (2003). Con InfoPath puede hacerse lo siguiente: Diseñar plantillas de formulario: en una plantilla podremos incluir desde cuadros de texto, cuadros lista, controles para añadir, ocultar o eliminar secciones del formulario. En general, estas plantillas se utilizan para trabajar con bases de datos existentes o servicios Web, pudiéndose publicar en una ubicación de la red de una organización como, por ejemplo, una carpeta compartida. Rellenar formularios: los usuarios podrán rellenar los datos utilizando las plantillas creadas. A la hora de introducir los datos podrá comprobar la ortografía, utilizar textos con formato, e incluso, gráficos dentro de ciertos campos. 3

4 Por qué usar InfoPath? Reutilización de datos: el hecho de que los formularios se salven en el lenguaje de marcado XML, permite que puedan ser reutilizarlos con muchos tipos diferentes de programas (que no tienen por qué ser del paquete Office). Esta razón es, quizás, la que más justifica el uso de InfoPath. Integración con el sistema Office: una de las maneras más comunes de utilizar InfoPath es en conjunción con Word, Excel o Access. Así, podremos exportar datos de formularios a hojas de Excel (y viceversa). De esta manera se compensa el hecho de que a veces resulta un tanto arduo introducir datos en Excel (o crear un formulario en Access). Utilizar un navegador Web: también resulta interesante exportar un formulario para abrirlo desde un navegador Web, de esta manera salvamos el inconveniente de que el usuario no disponga de InfoPath. 4

5 Por qué usar InfoPath? Datos exactos y coherentes: en InfoPath pueden utilizarse fórmulas matemáticas para calcular valores de forma automática evitando así errores a los usuarios. También podrá aplicarse un formato condicional o el corrector ortográfico, obteniéndose de esta manera mayor coherencia y exactitud en los datos. Controles flexibles: Además de los controles de cuadro y controles de lista usuales, los formularios pueden utilizar tablas extensibles, grupos de opciones y secciones opcionales. Además podremos crear elementos de plantilla (estableciendo orígenes de datos, conexiones de datos y reglas de validación), que se guardan para utilizarlos en otras plantillas. 5

6 Controles con fines de diseño Al insertar un control con fines de diseño, básicamente lo que se inserta es un almacén para añadir otros controles. A continuación se enumeran los controles con fines de diseño que contiene InfoPath: Tabla: es un control que contiene a otros controles. Así, en un formulario donde vayamos a agrupar varios cuadros de texto que engloben la información referente a un registro, utilizaremos una tabla para dicho agrupamiento. Sección: es un control que contiene a otros controles. Así, en un formulario donde vayamos a agrupar varios cuadros de texto que engloben la información referente a un registro, utilizaremos una sección para dicho agrupamiento. Sección opcional: es una sección que no aparece en el formulario a menos que el usuario decida añadirla. Así, en el ejemplo anterior podrían añadirse una sección adicional para añadir nuevos registros. -6-

7 Controles de diseño Sección extensible o tabla extensible: permite, por ejemplo, expandir el contenido de un registro. Zona de desplazamiento: incluye barras de desplazamiento para que los usuarios puedan ver la información que no está a la vista. Por ejemplo, si vamos a utilizar una tabla extensible para ver muchos registros de una base de datos, podemos insertarla en una zona extensible. De esta manera, será posible mostrar los registros que se deseen (para los formularios compatibles con un navegador no es posible utilizar las zonas de desplazamiento). -7-

8 Tablas de diseño El elemento de formulario más utilizado es la tabla de diseño, que permite definir los límites de la cuadrícula y ayuda a alinear el resto de elementos de la plantilla. Al abrir una plantilla de diseño en blanco. Hacemos clic sobre Diseñar una plantilla de formulario 8

9 Tablas de diseño El panel de tareas de diseño (panel de la derecha), ofrece una serie de tablas de diseño prediseñadas que puede usar en cualquier momento: 9

10 Tablas de diseño Las tablas de diseño son tablas que en vez de usarse con el fin de introducir datos (el empleo más corriente), se utilizan con fines de diseño. Otra peculiaridad de este elemento de formulario es que no tienen un borde definido (el borde lo forman líneas discontinuas). Cuando los usuarios rellenen los formularios con las tablas, los bordes no se mostrarán. Los usos más comunes de las tablas de diseño son: organizar los controles, separar las secciones, crear secciones de encabezado y pie de página, e incluir logotipos y otros gráficos. Haga ejercicios insertando distintas tablas (con título y sin él) a partir del panel de tareas de diseño. Pruebe también dentro de una tabla a combinar y dividir celdas o a añadir filas y columnas. -10-

11 Repaso al panel derecho Antes de pasar a detallar otras funcionalidades que nos ofrece InfoPath, vamos a realizar un recorrido por los distintos paneles que se muestran a la derecha de la ventana de aplicación. Una observación importante es que InfoPath 2007 no presenta el aspecto típico del resto de aplicaciones del paquete Office InfoPath no muestra fichas y cintas de opciones sino una barra de menús desarrollables y distintas barras de botones (como en Office 2003). A la derecha presenta, además, un panel (que se puede ocultar), a partir del cual vamos a ir mostrando muchos de los aspectos interesantes de esta aplicación. Por supuesto, siempre podremos acudir a los menús y los botones que tenemos a la vista. Pero eso lo haríamos más adelante, cuando conociésemos bien el contenido de los paneles de la derecha. -11-

12 Repaso al panel derecho -12-

13 La plantilla dimisión Como primer ejemplo de plantilla, supongamos que deseamos disponer de un formulario donde un miembro de una empresa presenta su dimisión o baja de la misma. El resultado final se muestra en la siguiente imagen: -13-

14 La plantilla dimisión Los controles son cuadros de texto. El resto del texto lo escribiremos desde un procesador de textos (nosotros lo haríamos en Word, aunque podría ser cualquier otro). Descargar Dimisión.docx de la Web, e importarlo desde Importar formulario del menú Archivo: -14-

15 La plantilla dimisión Podemos observar que InfoPath añade automáticamente un cuadro de texto al lado de un signo de dos puntos y aparte (considera que es la etiqueta de un campo). A continuación, nos dedicaremos a añadir los controles de cuadros de texto que falten. Para ello abrimos el panel de tareas de diseño y hacemos clic sobre controles. Al teléfono y el le podemos dar un modelo de entrada de datos (9 números con los 3 primeros entre paréntesis: \(\d{3}\)(\d{2}){3} y un modelo para direcciones de correo que aporta la herramienta). La fecha es una variante: cuadro de expresión con la función hoy() (escoja formato largo. No mostrar la hora). -15-

16 La plantilla dimisión Para ello, una vez que añadimos cada cuadro de texto en su lugar correspondiente, haremos doble clic en el del teléfono, obteniendo el cuadro de diálogo: Haremos clic en Validación de datos -16-

17 La plantilla dimisión Se nos mostrará la ventana de diálogo y agregamos una regla de validación: Observar la información de la pantalla y el mensaje en caso de error. Escogemos la opción no coincide con el modelo y en el modelo optaremos por uno personalizado: -17-

18 La plantilla dimisión Con el lo tenemos más fácil porque ya existe un modelo de entrada de datos que coincide con el que nos interesa: En cuanto a la fecha actual, lo que añadimos es un cuadro de expresión (en controles avanzados), hacemos clic en el botón f x y escribimos hoy() (no olvide el formato fecha largo) -18-

19 La plantilla dimisión En cargo vamos a añadir un cuadro de lista desplegable: -19-

20 La plantilla dimisión Agregaremos los valores que se muestran: Por último, los controles que contengan los mismos datos se copian (con lo que se mantiene la coherencia). -20-

21 La plantilla notas Cada aplicación debe utilizarse para lo que está diseñada. Así acabamos de ver que una carta de dimisión ha de ser escrita en Word (un procesador de textos) e importada a InfoPath para convertirla en una plantilla de formulario. De esta manera aprovechamos lo mejor de cada herramienta. Además, conseguimos mantener la consistencia (se cumplen las reglas de validación) y la coherencia de los datos (el mismo dato no tiene valores distintos si aparece en varios lugares, ya que no hay redundancia). Sin embargo, en el anterior ejemplo, los datos no se han exportado de InfoPath a otra aplicación. La finalidad ha sido abrir un formulario en InfoPath. El siguiente ejemplo que vamos a desarrollar pretende realizar una plantilla de formulario, abrir un formulario con ella, y exportar los datos a tablas Excel. Como en el caso de Word, Excel es una herramienta que está diseñada para unos fines específicos (en este caso relacionar celdas y realizar cálculos), pero que, disponiendo de formularios, no alcanza la funcionalidad y potencia de InfoPath. -21-

22 La plantilla notas El resultado final buscado en Excel se muestra en la siguiente imagen: Donde P1 y P2 se corresponde con las notas de dos preguntas de teoría. Análogamente P3 y P4 son las calificaciones correspondientes a dos problemas de prácticas. TEO y PRA son puntuaciones extras obtenidas por el alumno al realizar trabajos o contestar a cuestiones en clases de teoría y práctica respectivamente. Partiremos de una plantilla de formulario vacía. La primera fila de la tabla destino, se corresponde con los nombres de los campos (así conoce InfoPath a los cuadros de texto). Como dijimos en su momento, una tabla en InfoPath es un contenedor de otros controles. -22-

23 La plantilla notas Lo primero que haremos será añadir una tabla extensible (para que puedan añadirse todos los registros que se quieran). En el panel de tareas de diseño haremos clic en Diseño y tablas. Escogeremos tabla personalizada con 8 columnas y 2 filas: Escribiremos en la primera fila la primera fila de la tabla destino (puesto que los datos los vamos a introducir desde el formulario de InfoPath). -23-

24 La plantilla notas Sin embargo, los nombres que les dará la herramienta al exportar el formulario a Excel serán los que tengan los campos. En la primera casilla de la segunda fila incluiremos un control que será un cuadro de texto. Si hacemos doble clic sobre él: Cambiaremos campo1 por NOMBRE. Y así con el resto de campos. -24-

25 La plantilla notas Para NOMBRE vamos a utilizar un modelo de entrada de datos: [A-Z ÁÉÍÓÚÑ]*,[A-Z ÁÉÍÓÚÑ]* La ventana de diálogo de la regla se muestra a continuación: Para el grupo sólo admitiremos la lista: DT y DGAP, por lo tanto el control correspondiente será un cuadro combinado. -25-

26 La plantilla notas Las notas son decimales: En el formato indicaremos que sólo admitiremos una posición decimal. Como Validación de datos exigiremos que no puedan ser valores negativos ni superiores a 10: -26-

27 La plantilla notas Ajuste por último el ancho de las columnas para que quede algo parecido a: Ahora la convertiremos en tabla extensible (botón derecho sobre la tabla y escoger cambiar a tabla extensible con el nº de filas para mantener el encabezado puesto a 1). Esto lo hacemos pensando en que vamos a añadir un número X de registros. Ya podemos hacer clic sobre el botón vista previa (el quinto por la izquierda de la primera fila de botones), y comenzar a introducir datos (cuando lleguemos al final insertaremos un elemento con la pestaña pequeña). -27-

28 La plantilla notas Obtendremos algo como: Rellenar el formulario de la imagen. Ahora ya podremos exportar los datos a un libro Excel. Dentro de las opciones del menú Archivo tendremos la de Exportar y entre ellas a Excel (elegiremos las opciones por defecto). -28-

29 La plantilla notas La primera hoja del libro Excel que se obtiene es: Ahora ya podemos ponernos a realizar labores propias de Excel como calcular notas medias, el número de aprobados, valores estadísticos y representar los resultados mediantes gráficas. O (para los usuarios más avanzados), realizar informes con tablas dinámicas y gráficos dinámicos. La cuestión relevante es que nos hemos asegurado con el formulario de InfoPath que los datos de entrada son consistentes y coherentes (aparte de la presentación en la que, todo hay que decirlo, aún no nos hemos esmerado mucho). -29-

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