HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO. Los cheques de pagos carecen del Voucher respectivo. (Hallazgo de Control Interno No.1)

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1 1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Los cheques de pagos carecen del Voucher respectivo. (Hallazgo de Control Interno No.1) En la Tesorería Municipal, no se utilizan los Vouchers de cheques en los diferentes pagos que se realizan, siguiendo aún con los mecanismos tradicionales, los cuales no garantizan el uso eficiente y efectivo de los recursos Municipales. El anexo 6 contenido en el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM, indica que el Cheque Voucher, se debe de utilizar para toda clase de pagos, a excepción de los pagos que se hagan con fondos de Caja Chica. Negligencia de darle cumplimiento a lo establecido en el Manual de Administración Financiera Integral Municipal, MAFIM al no implementar los Formularios de Voucher de cheques al momento de efectuar los pagos. Inadecuado control de los pagos en general, puede originarse la duplicidad de los mismos y provocar menoscabo al erario municipal. La Tesorera Municipal deberá cumplir con las disposiciones emanadas en el Manual de Administración Financiera Municipal MAFIN, en lo que respecta al uso de los formularios de Voucher de cheques. Los cheques de pago carecen de Voucher Respectivo. Con relación a este enunciado, es importante mencionar que se bien el MAFIN, indica: que el cheque voucher, se debe utilizar para toda clase de pagos, a excepción de los pagos que se hagan con fondos de Caja Chica también es cierto que los pagos efectuados han seguido los lineamientos de Auditoría Gubernamental, en sentido que hay documentos de soportes de gasto por cada cheque emitido. Otro detalle que hay que tomar en cuenta, es que los fondos de funcionamiento escasamente alcanzan, por lo tanto se ha demostrado que este procedimiento no afecta esencialmente el resultado de las transacciones realizadas en esta municipalidad. Estos extremos pudieron ser comprobados en las pruebas de auditoria que fueron practicados en esta auditoria gubernamental. Sin embargo algo que solcito, que tomar en cuenta es que de acuerdo a las observaciones de auditoria interna en su oportunidad, estos mecanismos de control de caja y bancos, ya están siendo implementados, pues el banco Crédito Hipotecario Nacional, recibió de esta Municipalidad una solicitud de cheques vouchers, en el mes de julio del 2007, y no fue sino hasta agosto que accedio a compartir el costo de estos controles, cobrando Q.1.75 por cada uno. En este sentido reiteramos nuestra solicitud de tomar en cuenta nuestra buena intención de cumplir con esta normativa, pues como se puede observar en las notas adjuntas (fotocopias dirigidas al CHN y fotocopia de cheques vouchers). Se confirma el hallazgo porque los comentarios de la auditoria no los exime de responsabilidad.

2 2 Acción Sanción Correctiva económica, de conformidad con el artículo 39 numeral 18, del Decreto No , del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para la Señora Alcaldesa, Tesorera Municipal y Auditor Interno por la cantidad de Q3,000.00, para cada uno.

3 3 Incumplimiento con los depósitos diarios al banco (Hallazgo de Control Interno No.2) En ésta Tesorería Municipal, no se realizan los depósitos por ingreso percibidos diariamente. De conformidad con el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, MAFIM, en su Módulo de Tesorería, Numeral 1.2, Registro de Ingresos y Egresos, establece que: En el caso de los ingresos, el receptor general obtendrá un reporte general de los ingresos del día, enviará los fondos al banco y posteriormente, bajo conocimiento, entregará al tesorero el reporte formulado, adjuntando la boleta de depósito debidamente certificada por la caja receptora del banco. Los depósitos bancarios se deben realizar en forma integra, de ser posible el mismo día de su recepción o al siguiente, de manera que el banco registre en la misma fecha el valor de ingresos realizados cada día. Descuido de la Tesorera Municipal, al no ordenar al receptor el depósito diario e intacto de los fondos municipales recibidos. El no efectuar los depósitos del dinero que se recibe en la Municipalidad como lo estipula el MAFIN, da lugar a utilizarlo anómalamente o se corre el riesgo de que sea robado. Se recomienda a la Señora Tesorera Municipal, realizar los depósitos del efectivo que se recibe en la Tesorería Municipal en el menor tiempo posible, en la agencia bancaria más cercana y así no correr riesgos en la Tesorería Municipal. Incumplimiento con los Depósitos Diarios al Banco: Las NIC y los Principios de Contabilidad, son lineamientos que han servido de base para la formulación de la las Normas de Auditotía Gubernamental. De esta cuenta es bien sabido que en toda operación contantable debe observarse la materialidad de la transacción, en consecuencia es importante aclarar que los ingresos promedio de esta Municipalidad oscilan entre los Q y 1, semanales, a esto hay que agregar que el banco mas cercano esta en Coatepeque y queda a una hora de camino, en autobús. Esto implica medio día cada día, por lo tanto es contrapoducente esta practica, si aplicamos principios de Administración financiera, pues el costo beneficio sería negativo. Cabe entonces, solicitar al Auditor actuante, tomar en cuenta que los depositos se realizan dos veces por semana, cuando la cantidad de efectivo lo amerita, de acuerdo a la importancia relativa, o semanalmente cuando el efectivo recaudado diariamente es de bajo importe, en tal sentido debe acumularse, para que el costo de viaje y tiempo, compense el beneficio. También señalarse que se realizan boletas de deposito por día, los cuales cuadran con el efectivo global recaudado y depositado tal como fue verificado. Se confirma el hallazgo porque los comentarios de la Administración no los exime de responsabilidad. Acción Correctiva Sanción económica de acuerdo al Decreto , del Congreso de la República, Ley de la Contraloría

4 4 General de Cuentas, artículo 39 numeral 17, para la Alcaldesa, Tesorera Municipal y el Auditor Interno, por Q3, para cada uno.

5 5 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Obras abandonadas, inconclusas y de mala calidad (Hallazgo de Cumplimiento No.1) En el análisis de los expediente y trabajo de campo se detectó lo siguiente: 1) En el proyecto Ampliación Escuela, Caserío Mas Adentro, contrato PROTOCOLO No. 52, por la cantidad de: Q170,755.11, el plazo contractual esta vencido, no se observaron trabajadores que estén ejecutando la obra, existen renglones de trabajo de mala calidad y para efectuar las correcciones es necesario demolerlos, por lo tanto se le asigna un avance físico del cero por ciento, se han efectuado pagos por la cantidad de: Q37,902.04; 2) En el proyecto Ampliación Escuela, Caserío El Milagro, contrato PROTOCOLO No. 53, por la cantidad de: Q301,523.66, el plazo contractual esta vencido y existen renglones de trabajo de mala calidad y para efectuar las correcciones es necesario demolerlos, por lo tanto se le asigna un avance físico del cero por ciento, se han efectuado pagos por la cantidad de: Q85,209.46; 3) En el proyecto Mejoramiento Escuela, Parcelamiento El Reposo B-2, contrato PROTOCOLO No. 54, por la cantidad de: Q240,638.25, el plazo contractual esta vencido, no se observaron trabajadores que estén ejecutando la obra y existen renglones de trabajo de mala calidad y para efectuar las correcciones es necesario demolerlos, por lo tanto se le asigna un avance físico del cero por ciento, se han efectuado pagos por la cantidad de: Q104, En los contratos: 1) PROTOCOLO No. 52, 2) PROTOCOLO No. 53 y 3) PROTOCOLO No. 54, en la cláusula segunda de cada uno, se describen los renglones a ejecutar, garantizan la calidad de la obra y en la cláusula quinta, indica el tiempo de ejecución. Falta de interés de la señora Alcaldesa y su Concejo Municipal, al no contratar a un profesional de la construcción para cuantificar y verificar la calidad de los renglones de trabajo y permitir que las obras estén abandonadas El pago de renglones de trabajo deficientes o de mala calidad; y las obras abandonadas, provoca menoscabo en los intereses del Estado La Alcaldesa Municipal deberá contratar a un profesional de la construcción para que supervise los proyectos; y basado en el informe que este presente hacer efectivo los pagos. Sin comentarios de la Administración. Se confirma el hallazgo porque la Administración no presento comentarios ni medios de prueba que desvanezcan el mismo. Acción Correctiva Se elaboró Denuncia ante El Ministerio Público, en contra de la Alcaldesa y el Concejo Municipal de Génova Costa Cuca, Quetzaltenango, por la cantidad de: Q227,967.50, conforme al artículo 297 del Código Procesal Penal y al Decreto No , Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 30, por obras abandonadas, inconclusas y de mala calidad.

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