Características de la pantalla de presentación de Excel.

Transcripción

1 Usando la de Nivel Introductorio MICROSOFT EXCEL Es una aplicación que permite organizar datos en forma de tablas, realizando automáticamente los cálculos matemáticos que le solicitemos a través de fórmulas; también los representa gráficamente en diagramas de distintos formatos. Su utilidad principal es la del diseño de tablas de datos y la programación de los cálculos en función de estos datos. Estos se recalculan en forma automática cada vez que el usuario modifica uno o más de los datos involucrados, actualizándose permanentemente. Permite realizar operaciones sencillas o complejas, adaptándose a las necesidades del usuario. Su origen lo tenemos que buscar en la aplicación de las computadoras a la gestión de empresas. La primera de ellas difundida comercialmente, VisiCalc (1979), fue diseñada con el fin de automatizar los cálculos relacionados con el análisis financiero. En este curso trabajaremos con EXCEL 97 o 2000, de Microsoft, una planilla electrónica de cálculo muy difundida en el mercado informático. Como veremos, las posibilidades de las actuales planillas de cálculo exceden en mucho a la simple operatoria numérica. Carga del programa EXCEL Una vez que se cargó el programa Windows, presionar en Inicio y seleccionar Programas, buscar MSOffice y seleccionar Excel. En el caso en que la barra de Office se encuentre activa podrá seleccionarse Excel directamente desde allí. Barra de títulos Barra de menúes Barra de herramientas Barra de estado Area de trabajo Barras de desplazamiento Barra de fórmulas Esta es la pantalla de presentación del Excel luego de su carga. Características de la pantalla de presentación de Excel. La barra de títulos en la que aparece el nombre Libro1 por defecto 1

2 La barra de menúes en la que podemos observar: Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos, Ventana. La barra de herramientas con varios botones similares a los que utiliza Ms-Word. El área de trabajo, propiamente dicha, que representa una grilla o cuadrícula, formada por columnas y filas que se identifican con letras y números, respectivamente. La barra de estado nos brinda información sobre la orden seleccionada, si estamos en modo de edición de la planilla y el estado del teclado. La barra de fórmula nos permite visualizar el valor que está ingresado en la celda activa y permite modificarlo. La barra de desplazamiento vertical y horizontal, que permite recorrer la planilla. La hoja de cálculo, que será el área de trabajo, ocupará todo el sector central de la pantalla. La misma tiene forma de cuadrícula, grilla o matriz formada por columnas que se identifican con una letra y filas que se identifican con números como podemos ver en el borde superior para las primeras y en el borde izquierdo para las segundas. En la hoja siempre tenemos una celda activa como puede verse en el recuadro mayor grosor, que en la figura es la celda A1. La misma contiene como dato un texto. Cuando queremos activar una celda simplemente presionamos sobre ella con el mouse (o nos posicionamos sobre ella con los cursores). Rangos de celdas: Es una selección rectangular de más de una celda. En la figura de ejemplo vemos señalado un rango de celdas cuya referencia está dada por la celda superior izquierda (B2) y la inferior derecha (D6) En Excel este rango se referencia como B2:D6 ara seleccionar una fila o una columna debemos presionar en el Pencabezado de la misma. Como guardar o recuperar los archivos El procedimiento de guardado y recupero de archivos en Excel es similar al hecho con Word. Si realizamos un listado de personas y deseamos guardarlo con el nombre LISTA, en el disco rígido (C:), debemos proceder de la siguiente manera: Para guardar un archivo echo con Excel: Presionar en el botón Guardar de la barra de herramientas (o en la barra de menú en Archivo Guardar como). En el cuadro de diálogo Guardar como... en Nombre de archivo aparece por omisión LIBRO1.XLS, en su lugar escribimos LISTA En el recuadro Guardar en deberá seleccionarse el directorio dentro del cual queremos guardar el archivo Por último seleccionamos Guardar. 2

3 L os archivos realizados con la planilla Excel son guardados con una extensión de su nombre: XLS. El mismo es puesto por el programa, o sea el usuario no debe tipearlo. Esto permite identificar las planillas realizadas con Excel. Para abrir un archivo hecho con Excel: Presionar en el botón Abrir de la barra de herramientas (o en Archivo -- Abrir del menú superior). Se abre un cuadro de diálogo que nos mostrará los archivos con extensión XLS. Si queremos que busque en el diskette deberá indicarse en Buscar en que debe hacerlo en la unidad A:, si queremos que busque en el disco rígido deberemos indicarle la unidad C: y el directorio correspondiente. Seleccionar la planilla buscada y presionar en Abrir. Libros de Trabajo Los archivos en los cuales se almacenan los datos y se opera con ellos se llaman libros de trabajo. Los libros están compuestos por muchas hojas, las cuales pueden ser hojas electrónicas u hojas de gráficos. Cada vez que se Abre o Guarda un archivo de Excel, se efectúa la operación sobre todas las hojas que lo componen. Etiqueta con el Nombre de la hoja activa. Cuadro de diálogo que permite operar con las hojas. El cuadro de diálogo que se muestra en la figura se activa al presionar el botón del mouse sobre el nombre de la hoja seleccionada. El mismo permite realizar las operaciones de eliminarla, insertar otra hoja delante de ella, cambiar su nombre, moverla a otra posición o copiarla en una nueva hoja. Si no se ven las etiquetas de las hojas realizar el siguiente procedimiento: Opciones Herramientas Ver activar Etiquetas de hojas Ingreso de datos a la hoja electrónica 3

4 Según se explicó en la primera parte se pueden introducir dos tipos de datos en una planilla electrónica: - valores constantes que pueden ser valores numéricos, como números, porcentajes, fracciones, cálculos con valores constantes, o alfanuméricos, como los que representan fechas, hora, dinero o texto. - Fórmulas o funciones que hacen referencia a los contenidos de otras celdas. Las celdas que contienen valores constantes se llaman celdas independientes, las que contienen fórmulas o funciones que hacen referencias a otras celdas se llaman celdas dependientes. Datos Numéricos Por defecto Excel asigna el formato General a los números, mostrándolos tal cual se los ingresa ( ,67), y en el caso de ser más grande que la celda que los contendrá se utilizará notación científica. (2,45E+09). A continuación se muestran algunos ejemplos: Si se escribe Excel mostrará Usando: ,00 formato numérico 2 decimales 123, formato numérico 0 decimales 18,0 18 formato General - 17,9 (17,9) formato número 12,3% 12,30% formato porcentaje y 2 decimales 3 / 4 3 / 4 formato fracción 3 / 4 03-Abr formato fecha del tipo dd-mmm -$75 ($75,00) formato moneda (rojo) 2 decimales Fechas y Horas Si se escribe Excel mostrará Usando el formato fecha: 4/3/94 04/03/94 dd/mm/yy 4-Mar-94 dd-mmm-yy Mar-1994 mmm-yyyy 12/3/ :00 dd-mm-yy hh:mm 8:35 08:35:00 AM hh:mm:ss AM/PM Sin formato. (*) (*) Si introducimos una fecha en los formatos habituales, y se le elimina el formato de presentación, veremos un número entero que representa la cantidad de días que transcurrieron desde el 1/1/1900 hasta la fecha ingresada. Cómo opera Ms-Excel? 4

5 Ms-Excel reconoce dos tipos básicos de valores que pueden ingresarse en sus celdas: valores constantes y fórmulas (o funciones): Valores constantes Dentro de los valores constantes encontramos: valores numéricos texto (también llamados cadenas de caracteres o valores alfanuméricos) La potencia de la planilla electrónica está en su capacidad de operar con estos datos mediante el uso de fórmulas o funciones. Fórmulas Excel nos provee de funciones de distinto tipo: numéricas, lógicas, de texto, que hacen más fácil la elaboración de los cálculos. La manera que tenemos de indicar a la planilla que estamos elaborando una fórmula o función es escribirla precedida por un signo =, al momento de ingresarla en una celda. Por ejemplo, si en una celda ingresamos 5+7 es interpretado como texto por lo tanto veremos el cálculo tal cual lo hemos escrito. En cambio, si ingresamos =5+7, es interpretado por Excel como un cálculo, por lo tanto, una vez aceptado el ingreso de la misma, en la celda se visualizará el resultado (12). En este último caso, al activar la celda, se puede observar el cálculo en la barra de fórmulas. Las fórmulas ingresadas en una celda de la planilla, pueden combinar valores (constantes o variables) con operadores (por ejemplo, +) y dan como resultado un nuevo valor. El ejemplo dado anteriormente utiliza valores constantes en la elaboración de la fórmula. Una fórmula utiliza variables cuando se hace referencias a celdas o rangos de celdas. Por ejemplo, al ingresar =3+B7 la planilla interpreta que debe sumar 3 al contenido de la celda B7, de esta manera el resultado obtenido dependerá del valor introducido en B7. n una hoja de cálculo podemos ingresar los datos como valores Econstantes y programar los cálculos mediante fórmulas que hacen referencia a las direcciones de las celdas que contienen los datos. Rango de datos A B C 1 2 Año nacimiento Año actual Edad aproximada =B3-B2 5 fórmula que hace referencia al contenido de las celdas B3 y B2. En la planilla se visualizará el resultado 32. 5

6 Hay distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en la elaboración de las fórmulas: Aritméticos De comparación + (suma) = (igual) (resta) < (menor que) * (multiplicación) < = (menor o igual que) / (división) > (mayor que) ^ (potenciación) > = (mayor o igual que) % (porcentaje) <> (no es igual a) Para utilizarlas deberá recordarse que los operadores aritméticos conservan la precedencia determinada por las convenciones de cálculo; por ejemplo, =3+2*4 tiene por resultado 11, y =(3+2)*4 da 20. Funciones Supongamos que hay que sumar los contenidos de 20 celdas contiguas, por ejemplo =C11+C C30; en este caso podemos usar una función llamada SUMA que nos evita tener que confeccionar una fórmula que contenga 20 referencias a las celdas con los datos. Esta función tiene la siguiente sintaxis: =SUMA(C11:C30) Para calcular el promedio de los datos de las celdas P1, P2,...P15, podemos aplicar la función PROMEDIO cuya sintaxis es: =PROMEDIO(P1:P15) Los nombres de funciones y las referencias de celdas también pueden escribirse en minúsculas; Excel cambia a mayúsculas en forma automática. Error!Marcador no definido.la suma, por ser una de las funciones más utilizada, tiene automatizado el procedimiento, mediante el botón Autosuma. Haciendo clic en el botón, aparece escrita la función sugiriendo un rango de datos a sumar. Cuando el conjunto de celdas a sumar es adyacente, y está a la izquierda o sobre la celda del resultado, el rango sugerido es el correcto; en caso contrario puede corregirse escribiendo el correcto o arrastrando el mouse sobre el mismo. Presionando Enter o haciendo nuevamente clic en el botón de autosuma (o haciendo clic en el segundo botón de la barra de fórmulas), se obtiene la suma. El Asistente para funciones permite seleccionar cualquier tipo de función predefinida por Excel y va indicando los pasos a seguir para introducir la función elegida. El mismo se activa presionando el botón mostrado en la imagen. 6

7 Otras funciones muy usadas MAX (rango) devuelve el máximo valor de un rango de celdas MIN (rango) devuelve el mínimo valor de un rango de celdas CONTAR(rango) cuenta las celdas distintas de vacío dentro de rango. CONTAR.SI(rango,valor) cuenta la cantidad de ocurrencias de valor dentro de rango CONTAR.BLANCO(rango) cuenta la cantidad de celdas en blanco dentro de rango. Formato de celdas La opción de Formato-Celdas del menú superior nos permite cambiar las características de presentación de las celdas. De esta manera se accederá al siguiente cuadro de diálogo: La ficha Número nos permite seleccionar el formato numérico que mejor se adapte a los datos de nuestra hoja de cálculo. Dentro de las categorías están - el formato Fecha que permite mostrar una fecha de distintas maneras, - el formato Moneda y Contabilidad que permite diferenciar miles y decimales, como también los valores negativos de los positivos. Formato moneda Formato de fecha Mes Cobro Ingresos Egresos Saldo Enero 05- ene $ 1, $ 1, $150 Febrero 02- feb $ 1, $ 2, ($400) Marzo 05-mar $ 1, $ 1, ($50) Abril 04-abr $ 1, $ 1, $600 Saldo al: 30-abr-98 $300 7

8 Alineación de los datos El cuadro de diálogo correspondiente a formato de celdas contiene una ficha de Alineación que permite cambiar la alineación horizontal y vertical de los datos de manera que queden centrados más de una columna, o que cuando un texto supere el ancho de una celda se acomode dentro de su ancho modificando el alto de la misma. Texto combinado en 2 celdas y alineado superiormente Texto ajustado dentro de una celda. A B C 1 TITULO 2 Este texto es muy largo 3 Estos efectos algunas veces pueden lograrse utilizando los botones de alineación y de combinar y centrar de la barra de herramientas. Operaciones con bloques de celdas Un bloque de celdas esta determinado por un rango de celdas. Las operaciones que se pueden realizar con un bloque son copiar, mover, pegar, insertar y eliminar. Toda operación de Copia y Movimiento de celdas tiene una celda o grupo de celdas seleccionadas que funcionan como Origen y una zona de igual tamaño de celdas que funcionan como Destino. Las operaciones Copiar o Mover pueden realizarse con la ayuda de botones de la barra de herramientas. El procedimiento a seguir es: Mediante el uso del mouse o del teclado marcar el rango de celdas sobre las que se desea operar. Estas celdas constituyen el rango de origen. Luego seleccionará Cortar o Copiar. Seleccionar con el mouse o el teclado las celdas que constituyen el rango de destino. Utilizar la opción Pegar para efectuar la operación deseada. Automatización del proceso de cálculo Según vimos en el punto anterior el copiado de celdas con valores constantes funciona como el copiado de texto en Word. En el caso en que alguna fórmula o función, que dependa de las direcciones de otras celdas, deba repetirse para un rango de celdas, podrá utilizarse la función de copiado que nos evitará tipear la fórmula para cada una de las celdas de ese rango. 8

9 Por eso, es muy importante comprender como actúa Excel en el caso de copiar fórmulas con direcciones a otras celdas y que tipo de referencias a celdas maneja. Fórrmulas Las fórmulas combinan en una celda los valores de otras celdas o valores constantes, con operadores aritméticos o de comparación. = (B2+C3) * 1,25 Valor constante Operador suma Referencia a una celda El siguiente ejemplo utiliza operadores de comparación y devuelven un valor lógico: = B2>B3 Si B2 contiene el texto María y B3 el texto Alberto, la fórmula anterior devuelve el valor VERDADERO pués M > A. Los operadores se utilizan para especificar la operación a efectuar con los datos. Por ejemplo, Si se ingresa Excel interpreta que debe Se visualiza: = ( ) /2 suma 20 y 10, luego al resultado lo divide por dos 15 = / 2 divide 10 por 2, luego le suma = 20 ^2 * 2 eleva 20 al cuadrado y luego multiplica por = 60 * 20% multiplica a 60 por 0,20 12 Según se explicó sobre este tema anteriormente, el potencial de Excel al automatizar el proceso de cálculo está en la utilización de las direcciones de las celdas en la creación de fórmulas y funciones, ya sea, refiriéndose a las mismas mediante el uso de referencias absolutas o relativas. Por ejemplo, Si tenemos el siguiente conjunto de datos: A B C D E F 1 4 8,5 Gasto 1.050, Bonific 10% 3 Fracción 5,5 4 Promed. Total Si se ingresa Excel interpreta que debe Se visualiza: = (D1+D2+D3)/3, en D4 sumar las 3 celdas y luego dividir por 3 6 = F1-F2*F1 en D4 restar el 10% de F1 a F1 945,72 = B1/B2, con formato fracción mostrar como fracción en B3 4/5 9

10 Referencias Absolutas y Relativas: Una referencia es relativa cuando en una fórmula se indica la posición de una celda en relación a la que contiene la fórmula. Una referencia es absoluta cuando en una fórmula se hace referencia a la posición fija de una celda concreta. El tipo de direccionamiento hará que el copiado de una celda que contiene una fórmula, a un rango de celdas de destino, actúe de distinta manera. A B C D 1 Artículo Precio s/iva IVA Precio final 2 videocasetera $ =(B2*$B$9) =B2-C2 3 heladera $ =(B3*$B$9) =B3-C3 4 licuadora $ =(B4*$B$9) =B4-C4 5 lavarropa $ =(B5*$B$9) =B5-C5 6 centro musical $ =(B6*$B$9) =B6-C6 7 computadora $ =(B7*$B$9) =B7-C7 8 9 IVA: 20% Referencias absolutas. Referencias relativas. Como vemos en este ejemplo el cálculo del IVA se logra aplicando el 20% a cada una de las celdas que contienen el precio sin IVA. La fórmula que permite calcular el IVA - Hace referencia en forma relativa al precio de cada producto. Esto permite que esta dirección cambie para cada celda, cuando la fórmula que se ingresa en C2 se copie al rango C3:C7 y - Hace referencia en forma absoluta a la celda B9 que contiene el dato porcentaje de IVA. Esto permite que la dirección de esta celda permanezca fija al copiar la fórmula del IVA para todos los productos. El cálculo del Precio Final hace referencia relativa a las celdas que componen la fórmula. Funciones Una función es una fórmula especial que acepta uno o más valores como parámetros, y que una vez realizada la operación para la que está programada, devuelve un valor resultado. Sirven para automatizar cálculos estándar. Para escribir correctamente una función debemos ajustarnos a una sintaxis propia de la definición de funciones: Signo = Nombre de la función = SUMA (A1:A30) Lista de Parámetros encerrados entre paréntesis 10

11 Algunas de las funciones más utilizadas son: MAX (rango) devuelve el máximo valor de un rango de celdas MIN (rango) devuelve el mínimo valor de un rango de celdas CONTAR (rango) cuenta las celdas distintas de vacío dentro de rango. CONTAR.SI (rango, valor) cuenta la cantidad de ocurrencias de valor dentro de rango CONTAR.BLANCO (rango) cuenta la cantidad de celdas en blanco dentro de rango. SI (condición; valor por verdadero; valor por falso) Veremos algunas de ellas con más detalle: La función CONTAR.SI La siguiente planilla representa la asistencia de un grupo de alumnos que asistió a un curso de capacitación. Se desea mostrar la cantidad de ausentes de cada uno de los alumnos. Si se ingresan los datos de presentes y ausentes según se muestra, se utiliza la función Contar.Si para lograr los resultados deseados. Se ingresó: =CONTAR.SI(B4:F4; a ) Se copió la función anterior a este rango de celdas. Funciones Avanzadas: la función Condicional El ejemplo que se muestra a continuación representa los gastos reales y pronosticados de una empresa. Se desea mostrar en una columna cuyo título será Situación, si esos gastos fueron Aceptados o Rechazados. Como podemos ver el resultado deseado, que se ve en la columna D, depende de que se cumpla o no una condición: que Gastos Actuales sea o no mayor que Gastos Pronosticados, o sea depende de las columnas B y C. A B C D 1 Mes Gs.actuales Gs.pronostic. Situación 2 Enero $ 1.500,0 $ 1.350,0 =SI(B2<C2; Aceptado ; Rechazado ) 3 Febrero $ $ 1.550,0 =SI(B3<C3; Aceptado ; Rechazado ) 4 Marzo $ 980,0 $ 1.100,0 =SI(B4<C4; Aceptado ; Rechazado ) 5 Abril $ 870,0 $ 790,0 =SI(B5<C5; Aceptado ; Rechazado ) 11

12 Para lograrlo Excel nos provee de una importante función lógica: = SI( condición; valor_si_verdadero; valor_si_falso) donde: Condición es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como Verdadero o Falso, Valor_si_verdadero es el valor que devuelve cuando la condición es evaluada Verdadero, Valor_si_falso es el valor que devuelve cuando la condición es evaluada Falso. Los valores mencionados son devueltos en la celda en la que se está programando la función condicional. Según nuestro ejemplo, y luego de haber hecho el siguiente razonamiento: Si (Gastos Actuales son menores que Gastos Pronosticados) entonces Devolver el valor Aceptado Sino Devolver el valor Rechazado la programación de esta función en la celda D2 queda de la siguiente manera: =SI(B2<C2; Aceptado ; Rechazado ) donde los parámetros de la función condicional utilizada son: - Condición: B2<C2 - Valor_si_verdadero: Aceptado - Valor_si_falso: Rechazado Funciones condicionales anidadas: En el próximo ejemplo se quiere evaluar los resultados de una serie de exámenes de inglés de manera de ubicar a los alumnos en el nivel que les corresponde. Si el promedio de las 3 evaluaciones es mayor o igual a 7 le corresponde el nivel 3, si está entre 7 y 4 le corresponde el nivel 2, sino le corresponde el nivel 1. Una planilla que resuelva el problema tendrá la siguiente forma: A B C D E F 1 Alumno Eval. 1 Eval. 2 Eval. 3 Promedio Nivel 2 González Ferreiro Moreira Albinoni Los valores que se ven en la columna F provienen de la evaluación de una función condicional, cuyo resultado depende de una condición dada sobre los valores de la columna E. Por ejemplo la función ingresada en F2 es la siguiente: =SI(E2>=7; 1; SI(E2>=4; 2; 3)) 12

13 que resulta como resultado de realizar el siguiente razonamiento: Si (Promedio >=7) entonces devolver el valor 3 Sino Si (Promedio >= 4) entonces devolver el valor 2 Sino Devolver el valor 1 Representación gráfica de los datos Todos los programas de hoja de cálculo cuentan con órdenes de graficación que pueden convertir automáticamente los números de la planilla en gráficos. Un diagrama puede ser una herramienta de comunicación poderosa si se le diseña de manera inteligente. En caso contrario quizás no cumpla con su objetivo. Algunas pautas para crear gráficos que lo cumplan, son elegir la gráfica adecuada, pensando en el mensaje que se quiere transmitir. Los gráficos de barras, líneas, circulares, no son intercambiables entre sí. Utilizar como modelos gráficos de revistas, libros y periódicos. La diferencia entre los distintos tipos de gráficos no es sólo estética, sino que cada uno es apropiado para comunicar distinto tipo de información. Los gráficos de líneas se usan en general para mostrar tendencias o relaciones en el tiempo. Resalta el flujo del tiempo y no la cantidad de cambio. Los gráficos de barras permiten comparar el comportamiento de varias variables, es muy útil cuando los datos corresponden a varias categorías. Los gráficos circulares son adecuados para mostrar las proporciones de las partes de un todo, esto sólo es posible sobre una única serie de datos. Los gráficos de anillos son similares al circular pero permiten graficar varias series de datos, una en cada anillo. A continuación se presenta un ejemplo de cada caso de gráfico mencionado anteriormente: Esperanza de vida al nacer Período Varones Mujeres 1985/ / / / AÑOS Varones Mujeres 1985/ / / / 2005 En este caso un gráfico de barras compara la esperanza de vida entre hombres y mujeres durante 4 períodos. 13

14 Población total por origen Argentinos 94.9 Paises limítrofes 2.5 Otros países 2.5 Ignorado 0.1 Argentinos Paises limítrofes Otros países Ignorado En este caso un gráfico circular muestra qué porcentajes de cada nacionalidad compone la población total del país. Pesca costera de pescados y mariscos del país AÑO Total (ton) Total (ton) Este gráfico muestra el comportamiento del total de la producción pesquera a lo largo del período Arribos de pasajeros a la costa atlántica según medio de transporte Medio de Transporte AUTOMOVIL OMNIBUS AVION TREN Arribos Costa Atlántica AUTOMOVIL OMNIBUS AVION TREN Este gráfico de anillos compara la cantidad de turistas que arribaron por los distintos medios de transporte en dos años diferentes. Edición de un gráfico Para generar un gráfico es necesario tener claro qué tipo de gráfico vamos a utilizar, identificar claramente las series de datos a graficar e identificar los valores del eje X. El procedimiento para crearlo es el siguiente: Seleccionar la zona de datos a graficar incluyendo el área que contiene los rótulos de los datos. Presionar el icono Asistente para gráficos o seleccionar Insertar Gráfico... del menú superior. 14

15 Seleccionar el tipo de gráfico (estándar o personalizados). Indicar título del gráfico y área de los rótulos (si es necesario) Establecer las opciones del gráfico Indicar si se lo adosará a la hoja de trabajo o deberá ubicarse en una hoja nueva. Todos estos pasos serán acompañados con la ayuda del Asistente para Gráficos. En la sección siguiente se detalla su uso. 15