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Transcripción

1 No C C.: No NtS : PERloDo /,'/ go2s,/ 2OOg '/"' No TNGRESO DpECC 249 CONTRALORíA GENERAL DEL ESTADO, DELEGACIÓIt PROVII. CIAL DE MORONA SANTIAGO,onzopMS CUERPO DE BOMBEROS DE GUALAQUIZA TNFORMF GENERAL A LAS CUENTAS DE: INVERSIONES EN EXISTENCIAS,INVERSIONES EN BIENES DE LARGA óún-áóiéñ ñenesos Y GAsros DE GEsrróN' Orden de Trabajq : Fecha O/T DR2UA '11l' fuo7loqss DEPARTAMENTO Joónofnt cloh drct{lvo

2 :l5i ít orce CONTENIDO lndice Abreviaturas utilizadas Carta de presentacíón CAPíTULO I IN FORMAC Ót TnODUCTORtA Motivo delexamen Objetivo del examen Alcance Base Legal Estructura Orgánica Objetivo de la entidad Monto de recursos examinados PAGINAS CAPíTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN El control de los recursos de la entidad al margen de un sistema contable. No se realizaron constataciones físicas de bienes de larga duración Carencia de procedimientos adecuados para el control de vehículos Bienes de larga duracióno se encontraron la entidad ANEXOS Funcionarios relacionados (Anexo 1) $Carta - Compromiso y Cronograma de cumplimiento de ecomendaciones (Anexo 2) I 10 11

3 SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS Art. CGE Econ. Dr. (a) Lic. LOCGE NCI No. NTCG R.o. sr. (a) r rpsd Artículo Contraloría General del Estado Economista Doctor (a) Licenciado Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Norma de Control Interno Número Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental Registro Oficial Señor (a) Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica

4 REF. Informe aprobado el Lo33:*?6-s / Cuenca, Señores COMANDANTE JEFE Y MIEMBROS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DEL CUERPO DE BOMBEROS DE GUALAQUIZA Gualaquiza-Morona Santiago Hemos efectuado el examen especial a las cuentas: lnversiones en Existencias, Inversiones en Bienes de Larga Duración, lngresos y Gastos de Gestión, del Cuerpo de Bomberos del Cantón Gualaquiza, por el período comprendido entre el y el Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable que la información y la documentación examinada no contien exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultadose encuentran expresados en los hallazgos comentados, conclusiones y recomendaciones constantes en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deberán ser consideradas para su aplicación inmediata y con el carácter de obligatorio. i a ). DIOS, PA TAD, I $ Dávalos Aguirre LA REGTONAL 2, ( E )

5 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo delexamen El Examen Especial al Cuerpo de Bomberos del Cantón Gualaquiza, se ejecutó con cargo al Plan Anual de Control para el 2008 de la Delegación Provincial de la Contraloría General del Estado en Morona Santiago y de conformidad con la Orden de Trabajo DR2UA de 11 de diciembre de Objetivo delexamen Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y demás normas aplicables a las operaciones con relación a las cuentas a examinarse. Alcance El examen especial cubrió el análisis de las siguientes cuentas: Inversiones en Existencias, lnversiones en Bienes de Larga Duración, Ingresos y Gastos de Gestión, por el período comprendido entre el y el , constituyéndose en el primer examen que se realiz a la entidad. Base Legal El Cuerpo de Bomberos de Gualaquiza fue creado mediante Acuerdo Ministerial de24 de septiembre de Estructura Orgánica :. NIVEL EJECUTIVO:..e, N NIVEL APOYO NIVEL ASESOR -*. NIVEL OPERATIVO Primer Jefe Ayudante Primero Consejo de Administración y Disciplina Departamento Secretario Tesorero. Departamento de Personal- P1

6 Departamento de Prevención-P2 Departamento de Instrucción-P3 Departamento de Logística P-4 Objetivo de la Entidad Definir y establecer planes de prevención de desastres y programas de auxilio para la comunidad de Gualaquiza. Monto de recursos examinados Para el cumplimiento de sus actividades, durante el período sujeto al análisis, la entidad contó con los siguientes recursos: (En dólares de los Estados Unidos de Norteamérica) Años Ingresos Tributarios no Especificados Permisos, Licencias y Patentes Adicionalde Enerqía Eléctrica Total 2005 I I I , Total , r56 184, ,57 I t! Funcionarios relacionados d Constaen Anexo 1.

7 CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN El control de los recursos de la entidad al margen de un Sistema Gontable. Durante el período analizado la Institucióno contó con un sistema de contabilidad para el registro de las operaciones financieras, lo cual imposibilitó la preparación de estados financieros verificables, reales, oportunos y razonables, bajo criterios técnicos, con soporte en principios y normas de aplicación obligatorias y la utilización de éstos como instrumentos para la evaluación de la gestión administrativa y financiera de la entidad. Los recursos financieros fueron controlados por el Secretario Tesorero en un libro auxiliar de Bancos, de la cuenta corriente de la entidad del Banco Nacional de Fomento sucursal Gualaquiza. La documentación sustentatoria de ingresos y gastos se archivaron en carpetas del mes o trimestre según la cantidad. El Secretario Tesorero llevó el control presupuestario de los diferentes ejercicios económicos, mediante hojas electrónicas, en donde se establecieron las liquidaciones de los ingresos y gastos. A partir del 2008, la entidad se incorporó al sistema de gestión financiera, que dirige el Ministerio de Economía y Finanzas, por lo que el sistema contable se encuentra sujeto a las normas del eesigef, de dicha cartera de estado, EL Secretario Tesorero incumplió lo establecido en las NCI Aplicación de los Principios y Normas de Contabilidad Gubernamental y Organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental, la que en su parte pertinentexpresa lo siguiente: entidad del sector público, organizará e implementará un sistema de rd gue le permita proporcionar con oportunidad información financiera para la de decisiones. El sistema de contabilidad de las entidades públicas se

8 sustentará en la normativa vigente para la contabilidad gubernamental y comprende, entre otros, la planificación y organización contables, obietivos, procedimientos, regisfrog esfados financieros y demás información gerencial y los archivos de la documentación que sustentan las operaciones..." Conclusión El Secretario Tesorero no implementó un sistema de Contabilidad Gubernamental para el registro de las operaciones financieras. Recomendación Al Primer Jefe: 1. Dispondrá al Secretario Tesorero, proceda a integrar el sistema de Contabilidad Gubernamental en los términos establecidos en las normas vigentes, de tal manera que posibilitel control y registro de los hechos económicos que se produzcan en la institución. No se realizaron constataciones físicas de bienes de larga duración Del análisis a los rubros Inversiones en Existencias e Inversiones en Bienes de Larga Duración, se estableció que no se implementaron controles internos adecuados, en cuanto a los siguientes aspectos: La entidad no contó con un inventario actualizado que permita conocer el valor real en bienes de larga duración. Los bienes que conformaron las cuentas Existencias para Consumo Interno e Inversiones en Bienes de Larga Duración, no han sido objeto de constataciones físicas periódicas por parte de los responsables de su manejo y control, con la finalidad de conocer su estado de conservación, así como sus existencias físicas. c) Se incumplió la NCI 250-O8-Constatación física de existencias y bienes de Larga Duración, la misma que señala: "...Se efectuarán constataciones físicas de tas existencias y bienes de larga duración Ror to menos una vez al año. El personal que interuiene en Ia toma física será

9 independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de /os conceptos señalados, salvo para efectos de identificación. De esta diligencia se elaborará una acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de constatacíón y conciliación con la información contable, será investigada, y luego se regisfrarán los atusfes respectivos, previa autorización del funcionario responsable, también se identificarán los bienes en mal esfado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate según corresponda, de acuerdo a /as dr'sposiciones legales vigentes...". Determinamos además que los bienes de propiedad de la lnstitució no fueron codificados, de tal manera que permita su fácil identificación. El Secretario Tesorero no procedió conforme lo determina la NCI ldentificación y protección, la cual establece que se deben codificar los bienes, a fin de que permita una fácil identificación, organización y protección. Conclusión Los bienes de la entidad no fueron objeto de constataciones físicas y no se hallaron codificados. de acuerdo con las normas y reglamentos vigentes. Recomendaciones Al Primer Jefe: 2. Designará a un funcionario independiente del manejo y registro de bienes, con el propósito de que coordine y ejecute la verificación física del conjunto de activos de propiedad del Cuerpo de Bomberos de Gualaquiza, de cuya diligencia se formularan las correspondientes actas i I ñ ' Al Secretario Tesorero: 3. Procederá a codificar todos los bienes de la institución para su identificación, lo que permitirá su fácil localización.

10 Garencia de procedimientos adecuados para el control de vehículos Del análisis al control y uso de los vehículos de fa entidad fueron determinadas las siguientes observaciones: Para el desarrollo de sus actividades la lnstitución dispuso de dos unidades constituidas por una autobomba y una motocicleta, las cuales han sido asignadas a un chofer profesional. Los automotores referidos, no han sido controlados adecuadamente, en lo relacionado al consumo de combustible, movilización y mantenimiento, puesto que no se implementaron registros. El chofer encargado del manejo de estos bienes, no reportó por escrito sobre la necesidade combustibles y lubricantes, sobre los daños que se han producido, sino que fueron verbales los ínformes, en base de lo cual se han dado las órdenes respectivas. El chofer responsable del control de los vehículos inobservó lo establecido en la NCl Control de vehículos oficiales. Gonclusión Los vehículos de la entidad no fueron adecuadamente controlados. Recomendación Al Primer Jefe: ) 4. Regularizará el uso de los vehículos de la entidad, mediante la disposición al chofer designado para que mantenga un control en hojas de movilización que den cuenta sobre el destino, recorrido, tiempo utilizado y más información referente a la comisión o uso de los automotores.

11 Bienes de larga duración no se encontraron en la entidad Producto de la constatación física de los bienes muebles de la institución por parte del equipo de Auditoría, se identificó que los siguientes bienes: 1 computador portátil, 1 sillón ejecutivo, 1 cámara fotográfica digital y 1 proyector infocus, se encontraban en la oficina particular del Primer Jefe, desde varios meses atrás, sin que hayan estado al servicio de Cuerpo del Bomberos de Gualaquiza, en los fines para los que se adquirieron. Sobre este particular se notificó al funcionario, a fin de que proced a la devolución de los bienes antes descritos. El Primer Jefe, en comunícación sin número de 8 de enero de 2009, señaló que los mantuvo en su poder, debido a ciertos trabajos físicos de reconstrucción del edificio de la institución y también por motivos de preparación de materiales de capacitación para cursos al personal; reintegrando a la entidad los activos que se encontraron su oficina particular. A este respecto, indicaremos que al realizar la constatación física de los bienes, los trabajos de adecuación del edificio del Cuerpo de Bomberos de Gualaquiza, ya habían terminado y por lo tanto sus oficinase encontraban habilitadas. ñ I A lf Este hecho incumple lo dispuesto en elart. 5 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público y la NCl , que se relacionan con el empleo y utilización de los bienes públicos, que solamente se aplicarán para los fines propios del servicio público y labores institucionales y por ningún motivo para fines personales o particulares. Gonclusión Varios bienes de la entidad fueron utilizados por el Primer Jefe en su oficina particular.

12 I Recomendación Al Primer Jefe: Con el objeto de precautelar los intereses institucionales y el buen uso de los recursos materiales, ningún bien de propiedade la entidad estará fuera de sus dependencias, salvo motivos debidamente fundamentados. Dávalos Aguirre DE LA REGTONAL 2, (El