Taller de Gestión de Proyectos

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1 Taller de Gestión de Proyectos Fernando Wins Marcelo Da Costa Porto Paul Gálvez Octubre2015 Montevideo

2 Agenda Día 13 1.Breve repaso Taller Planificación Estratégica 2.Planificación Estratégica y Proyectos - 3.Definiciones generales y algunos ejemplos 4.Ciclo de Vida del Proyecto 5.Gestión de Alcance Qué es lo que vamos hacer? 6.Caso práctico - Alcance 7. Gestión de Interesados Con quienes lo vamos hacer? 8.Caso Practico - Interesados Día 14 1.Gestión del Tiempo En cuanto tiempo vamos hacerlo? 2.Gestión del Riesgo Qué hacemos si pasa algo? 3.Caso práctico - Parte IV 4. La Gestión de Proyectos en la Dirección Nacional de Aduanas

3 Planificación Estratégica en Aduanas El proceso de Planificación DNA - Participación integral en todas las fases

4 Planificación Estratégica y los Proyectos Cómo bajamos a tierra esto? Estructura Organizativa Cuadro de Mando Integral Iniciativas Estratégicas Mapa Estratégico

5 Proceso de Planificación Estratégica Un ejemplo de bajada a tierra Objetivo: Control y Facilitación Precinto Electrónico Agilidad en los Controles 95% % cumplimiento del Proyecto 97%

6 Gestión de Proyectos - Algunas definiciones Qué es un proyecto? Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único Los proyectos tienen un principio y un final. Un proyecto SIEMPRE debe generar algo (y si sirve para algo, mejor). Ese algo debe ser único, es decir, que no surge de tareas repetitivas.

7 Ejemplos de proyectos Cuáles son proyectos? Construir un edificio? Tramitar expedientes? Pagar los sueldos? GEX v2.0?

8 Los proyectos y las Estructuras Organizativas

9 Ventajas y desventajas

10 Ventajas y desventajas

11 Director de Proyectos Capacidades de coordinación general y comunicación, combinando sus conocimientos, su capacidad de gestión y sus habilidades interpersonales: Liderazgo Trabajo en equipo Motivación y motivador Comunicación Toma de decisiones Conocimientos Negociación Un buen DP tiene la habilidad de hacer que las cosas sucedan

12 Ciclo de vida de un proyecto Definir la necesidad Propuesta de la idea Plasmarlo en papel: Acta de constitución Elección del Director del Proyecto Dirigir y gestionar la realización de las actividades: Controlar RRHH Adquisiciones del proyecto Comunicar los avances Gestionar la calidad de los entregables Definir objetivos Identificar interesados Recopilar requisitos Definir Alcance del proyecto Etapas del proyecto - Cronograma Monitorear el trabajo del proyecto: Control del cronograma Control del presupuesto Control de los riesgos Gestionar los cambios

13 Qué nos está faltando? Re-integrar los recursos que ya no se utilizarán Archivar toda la información con índices que faciliten su futura localización Dejar por escrito las lecciones aprendidas Y.

14 Gestión de Proyectos Acta de constitución Un proyecto no debe de comenzar sin contar con una Acta de Constitución Acta de constitución Definición del Director del Proyecto Justificación / Antecedentes Determinación del alcance Estructura del proyecto Cronograma general Financiación Identificación de interesados

15 Gestión de Alcance del Proyecto Para qué definir el Alcance del Proyecto? Para asegurar que el proyecto comprenda TODO el trabajo requerido y SÓLO el trabajo requerido Con el fin de completar el proyecto satisfactoriamente

16 Gestión de Alcance del Proyecto Diferencia de Alcance Producto y Proyecto Alcance del Producto Características y funciones que caracterizan al producto, servicio o resultado final Alcance del Proyecto Trabajo a realizar para entregar el producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas

17 Gestión de Alcance del Proyecto Procesos para definir el Alcance 1. Recopilar requisitos 4. Verificar el alcance 2. Definir el alcance 5. Controlar del alcance 3. Crear la estructura de desglose del trabajo o EDT

18 Gestión de Proyectos

19 Gestión de Interesados Quienes son los Interesados Personas y organizaciones que están activamente involucrados en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o terminación del proyecto

20 Gestión de Interesados Cual es el proceso para la Gestión de Interesados

21 Gestión de Interesados Proceso de Gestión de Interesados 1. Identificar interesados desde el comienzo 2. Analizar intereses, expectativas, importancia e influencia 3. Clasificarlos según interés, influencia y participación para concentrarse en las relaciones que aseguren el éxito 4. Elaborar estrategia para: abordarlos determinar nivel y momento de participación maximizar influencias positivas mitigar impactos negativos potenciales. 5. Revisar periódicamente la estrategia

22 Gestión de Interesados Análisis de Interesados Matriz Interés - Poder Acciones!!!

23 Gestión de Proyectos

24 Agenda Día 13 1.Breve repaso Taller Planificación Estratégica 2.Planificación Estratégica y Proyectos - 3.Definiciones generales y algunos ejemplos 4.Ciclo de Vida del Proyecto 5.Gestión de Alcance Qué es lo que vamos hacer? 6.Caso práctico - Alcance 7. Gestión de Interesados Con quienes lo vamos hacer? 8.Caso Practico - Interesados Día 14 1.Gestión del Tiempo En cuanto tiempo vamos hacerlo? 2.Caso práctico - Parte IV 3. La Gestión de Proyectos en la Dirección Nacional de Aduanas

25 Ciclo de vida de un proyecto Definir la necesidad Propuesta de la idea Plasmarlo en papel: Acta de constitución Elección del Director del Proyecto Dirigir y gestionar la realización de las actividades: Controlar RRHH Adquisiciones del proyecto Comunicar los avances Gestionar la calidad de los entregables Definir objetivos Identificar interesados Recopilar requisitos Definir Alcance del proyecto Definir Cronograma Monitorear el trabajo del proyecto: Control del cronograma Control del presupuesto Control de los riesgos Gestionar los cambios

26 Gestión del Tiempo Sus proyectos terminan a tiempo? 1. Definir las actividades: identificar cada una de las actividades que se deben realizar para lograr un proyecto exitoso (EDT). 2. Secuenciar las actividades: analizar qué tipo de dependencias existe entre las distintas actividades. 3. Estimar los recursos de las actividades: determinar cuáles son los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo cada actividad. 4. Estimar la duración de las actividades: estimar el tiempo necesario para completar las actividades. 5. Desarrollar el cronograma: analizar la integración existente entre la secuencia, los recursos necesarios, las restricciones y la duración de cada actividad. 6. Controlar el cronograma: administrar los cambios en el cronograma.

27 Gestión de Alcance del Proyecto Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) La EDT es una descomposición jerárquica orientada al producto ENTREGABLE, del equipo del proyecto para lograr OBJETIVOS Objetivo: Dividir el proyecto en menores componentes para medir el avance del alcance, cronograma y los costos Organiza y define todo el trabajo Trabajo en la EDT refiere a los entregables del proyecto que son el resultado del esfuerzo (no son el esfuerzo) Organiza el alcance (trabajo) del proyecto en una estructura jerárquica donde el nivel de profundidad (detalle) de la información del proyecto contempla sus necesidades de control administrativo Jerarquía organizada en relaciones padre-hijo. Cada elemento tiene un solo padre y, si tiene hijos, debe ser más de uno Producto Principal Cuenta de Control Paquete de Trabajo

28 Gestión de Alcance del Proyecto Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Producto Principal Cuenta de Control Paquete de Trabajo Paquetes de trabajo: Definen el trabajo que un individuo o unidad debe realizar Facilitan el cálculo de tiempo y la estimación de los recursos necesarios para producirlo (en particular los costos) Cuentas de control: Lugares donde se mide el progreso

29 Gestión de Alcance del Proyecto Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Hasta donde debo descomponer el proyecto? Hasta el punto donde se puede ESTIMAR el cronograma y costos con precisión.

30 Gestión de Alcance del Proyecto Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Debe cumplir la regla del 100% Debe especificar el 100% del trabajo que se debe realizar y debe contener todos sus entregables La suma del trabajo de los hijos de un componente es el 100% del trabajo que requiere dicho componente padre No puede incluir más del 100% del trabajo Regla aplicable también cuando se definan las actividades para cada paquete de trabajo (área de conocimiento de tiempo)

31 Gestión de Alcance del Proyecto Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Desarrollado por los miembros clave del equipo La estructura de la EDT no está basada en dependencias de secuencia o tiempo entre sus componentes La EDT no se estructura estrictamente por procesos o organización La EDT define las relaciones lógicas entre todos los componentes del proyecto No incluye tareas ni actividades (que son componentes del cronograma) Diccionario de la EDT Es utilizado como referencia para cada paquete de trabajo. Incluye: Recursos Código de cuentas : identificador único de cada Costos ítem. Indica la estructura jerárquica (acumulación Requisitos de calidad de costos y de recursos ) Criterios de aceptación Descripción del trabajo Referencias técnicas Organización responsable Información del contrato Lista de hitos

32 Gestión del Tiempo Definir las Actividades Qué necesitamos? Alcance EDT El Alcance del proyecto puede ajustarse y/o mejorarse a medida que se van definiendo las actividades. Como lo hacemos? Descomposición de cada paquete de trabajo abrimos en Actividades Planificación gradual Primero las actividades mas cercanas Plantilla Registrar y utilizar las actividades en otros proyectos Qué obtenemos al final del proceso? Lista de actividades Atributos de las Actividades Lista de Hitos

33 Gestión del Tiempo Secuenciar Actividades El proceso de secuenciar las actividades consiste en determinar las dependencias entre las mismas. O sea, qué realizo primero y qué sigue luego. Qué necesitamos? Listado de actividades Atributos de actividades Listado de hitos Diagramación por Precedencia Final Inicio Buscar Info Analizar Info Construir pared Pintar pared Final Final Realizar planos Controlar Planos Desfile de llamadas Iluminación extra Inicio Inicio Colocar Vigas Llenar con hormigón Campaña publicitaria Distribución mayorista

34 Gestión del Tiempo Determinación de Dependencia Obligatoria Propia de la naturaleza del trabajo o requerida por contrato Ejemplo: Fraguar hormigón -> Colocar pisos Discrecional Definida por el equipo del proyecto. Documentar: probablemente se revisarán en caso de necesitar acortar el cronograma Ejemplo: Viabilidad legal -> viabilidad económica Externa Depende de evento externo al proyecto. Relaciona actividades del proyecto con otras que están fuera del control del equipo Ejemplo: Permiso otorgado -> instalar gas

35 Gestión del Tiempo Aplicación de Adelantos y Retrasos Retraso: El tiempo que debe transcurrir entre la terminación de una tarea antecesora y el comienzo de una sucesora. Ejemplo: la viabilidad económica DEBE de comenzar a los 30 días de finalizar viabilidad legal Adelanto: El tiempo que debe adelantarse el comienzo de una actividad sucesora antes que la antecesora finalice. Ejemplo: La solicitud de presupuesto de impresión PUEDE comenzar 3 días antes de que finalice el diseño de tapas del CD

36 Gestión del Tiempo Estimar Recursos Estimar el tipo y las cantidades de material, gente, equipos o insumos requeridos para ejecutar cada actividad Que necesitamos? Calendario de recursos Cuantos? Por cuanto tiempo? Activos de la organización Políticas de recursos humanos Políticas de adquisiciones (TOCAF) Información histórica

37 Gestión del Tiempo Estimación de Recursos Qué obtenemos? Tipos y cantidades de recursos necesarios para cada actividad de un paquete de trabajo. Se suman para determinar los recursos estimados para cada paquete de trabajo Documentar los recursos que se van a utilizar Estructura de desglose de recursos

38 Gestión del Tiempo Estimar la duración del proyecto La duración va a depende del recurso que va a realizar la actividad La disponibilidad de los recursos Restricciones y supuestos Factores ambientales de la organización: información de duraciones anteriores, mediciones de productividad, etc. Tipos de Estimaciones: Por Analogía En base de información histórica y juicios de expertos Usada cuando hay poca información detallada Paramétrica Multiplicar la cantidad de trabajo por el tiempo de trabajo a realizar Estimación por 3 valores: Tpo Optimista Tpo Pesimista Tpo mas probable

39 Gestión del Tiempo Desarrollar el Cronograma Generalmente se genera en un proceso iterativo Define fecha de inicio y fin planeado p/actividades e hitos Se utiliza para medir el avance del proyecto Puede requerir revisar las estimaciones de duración y de los recursos necesarios Qué herramientas puedo utilizar? Método de la ruta crítica: identificar cuáles son las actividades críticas que forman el camino más largo del proyecto. Método de la cadena crítica: modificar el cronograma del proyecto teniendo en cuenta la restricción de recursos. Agregando colchones de tiempo - Holguras

40 Gestión del Tiempo Desarrollar el Cronograma Compresión del cronograma: Acortar el cronograma del proyecto sin modificar al Alcance. Compresión (Intensificación o Crashing): Agregar más recursos al proyecto para acortar la duración. Por lo general, esta técnica implicará mayores costos. La clave aquí será cómo obtener la máxima compresión del cronograma con el mínimo costo posible. Ejecución rápida (fast-tracking): Realizar actividades en paralelo para acelerar el proyecto. Por lo general, esta técnica agrega riesgos al proyecto.

41 Gestión de Proyectos

42 Gestión de Proyectos Y ahora que hacemos? Tiene que hacer que las cosas pasen Alcance Riesgo Tiempo Recursos Costo Calidad

43 Gestión de Proyectos en la DNA Estructura Organizativa Iniciativas Estratégicas Cuadro de Mando Integral Mapa Estratégico

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