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1 - Los 8 mitos de la Eficiencia - Congreso Nacional de Travel Management 2010, FITUR, Madrid, 21 de enero 2010 Sistema de gestión para la eficiencia en gastos de viaje

2 Índice 0. Presentación 1. Evolución de la relación operadores, agencias y clientes 2. Tipologías de empresa frente a la eficiencia 3. Factores que influyen en la eficiencia: 8 mitos y realidades 4. Sistema de gestión para la eficiencia

3 Índice 0. Presentación 1. Evolución de la relación operadores, agencias y clientes 2. Tipologías de empresa frente a la eficiencia 3. Factores que influyen en la eficiencia: 8 mitos y realidades 4. Sistema de gestión para la eficiencia

4 Presentación Elaborado por Ignacio Alba, socio fundador de TRAVELLENCE TRAVELLENCE empresa consultora independiente sin vínculo con ninguna agencia de viajes u operador La misión de TRAVELLENCE es conseguir la excelencia en la gestión del gasto en viajes a través de la implantación de sistemas de gestión para la eficiencia Experiencia de más de 5 años en empresas medianas, grandes y muy grandes

5 Índice 0. Presentación 1. Evolución de la relación operadores, agencias y clientes 2. Tipologías de empresa frente a la eficiencia 3. Factores que influyen en la eficiencia: 8 mitos y realidades 4. Sistema de gestión para la eficiencia

6 Evolución de la relación operadores, agencias y clientes Modelo tradicional Hotel, Cía. Aérea, Rent a car GDS, TTOO Agencia minorista Cliente Colaboración

7 Evolución de la relación operadores, agencias y clientes Modelo actual Competencia Cliente Hotel, Cía aérea, Rent a Car Internet Agencias minoristas GDS, TTOO

8 Índice 0. Presentación 1. Evolución de la relación operadores, agencias y clientes 2. Tipologías de empresa frente a la eficiencia 3. Factores que influyen en la eficiencia: 8 mitos y realidades 4. Sistema de gestión para la eficiencia

9 Tipologías de empresa vs eficiencia Eficiencia - Liderazgo en costes en relación a un estándar de calidad Consciencia - Importancia cultural en alcanzar excelencia en costes - Recursos internos y externos dedicados a la gestión del gasto de viajes - Ahorros conseguidos en el pasado tras implantación medidas de ahorro

10 Tipologías de empresa vs eficiencia 12 Consciencia No es estratégico Soy grande y eficiente Dudo cuán eficiente soy No soy eficiente Eficiencia Existe una relación directa entre consciencia y eficiencia No existe una relación directa entre tamaño (volumen de gasto) y eficiencia

11 Tipologías de empresa vs eficiencia Soy grande y eficiente Tipología de empresa - Gasto en viajes por encima de los 5 mio - Recursos internos dedicados - Muchas medidas de ahorro tomadas en el pasado con resultados - Creencia de que existe relación directa entre el tamaño en gasto y eficiencia Capacidad de Ahorro > 15-35% Dudo cuán eficiente soy - Gasto entre 1 y 5 mio - Recursos internos dedicados - Algunas medidas tomadas en el pasado con resultados - Cultura que persigue excelencia en costes > 15-25%

12 Tipologías de empresa vs eficiencia Tipología de empresa Capacidad de Ahorro No soy eficiente - Gasto en viajes por encima de los 0,4 mio - Escasos recursos internos - Escaso control del gasto - Cultura que desea mejora en costes > 15-40% No es estratégico - Gasto entre 0,4 y 2 mio - Escasos recursos internos - Escaso control del gasto - Cultura poco enfocada a la excelencia en costes > 20-45%

13 Tipologías de empresa vs eficiencia 12 Consciencia Soy grande y eficiente Dudo cuán eficiente soy No soy eficiente No es estratégico Eficiencia El 99% de las empresas tienen oportunidades de mejora en eficiencia y de ahorro significativas.

14 Índice 0. Presentación 1. Evolución de la relación operadores, agencias y clientes 2. Tipologías de empresa frente a la eficiencia 3. Factores que influyen en la eficiencia: 8 mitos y realidades 4. Sistema de gestión para la eficiencia

15 Coste vs tamaño de la empresa (gasto en viajes) Mito 1: El tamaño importa. Cuanto mayor soy, más eficiente soy

16 Coste vs tamaño de la empresa (gasto en viajes) Mito 1: El tamaño importa. Cuanto mayor soy, más eficiente soy Diferencia % 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Encarecimiento en relación al tamaño % 0% 4% < 1 MM 1-5 MM > 5 MM Gasto Aéreo PM Realidad: cuanto mayor es la empresa (el gasto en viajes), mayor es el coste medio por destino (hasta un 47% más caro)

17 Coste vs tamaño de la empresa (gasto en viajes) PM NACIONAL EUROPEO FRANKFURT MILAN LONDRES PARIS VLC SVQ - < 1 MM 1-5 MM > 5 MM - < 1 MM 1-5 MM > 5 MM BIO MAD Gasto Aéreo Gasto Aéreo Realidad: La diferencia en precios medios por trayecto incrementa en destinos europeos.

18 Coste vs tamaño de la empresa (gasto en viajes) Mito 2: tengo las mejores tarifas negociadas. Eso me permite la mejor eficiencia

19 Coste vs tamaño de la empresa (gasto en viajes) Mito 2: tengo las mejores tarifas negociadas. Eso me permite la mejor eficiencia Eª gran Eª menor volúmen volúmen % Diferencia Tarifas Negociadas 105,50 164,90-56% Precio Destino 85,30 65,50 30% Realidad: Aunque las mayores empresas tienen unas tarifas negociadas más de un 55% inferiores que otras empresas más pequeñas, la utilización de estas tarifas no aportan, per se, un menor coste por trayecto sino todo lo contrario.

20 Política de viajes vs eficiencia Mito 3: Tengo una política de viajes definida. Eso me da ya la máxima eficiencia

21 Política de viajes vs eficiencia Mito 3: Tengo una política de viajes definida. Eso me da ya la máxima eficiencia Capacidad de Ahorro 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 35% 31% 17% 18% 15% 15% Política de Viajes No uso de Política de viajes Gasto Aéreo < 1 MM 1-5 MM > 5 MM Realidad: El hecho de desarrollar e implantar una política de viajes no asegura una mayor eficiencia en el gasto Es preciso revisar la política de viajes en base a criterios de máxima eficiencia

22 Antelación Es bien conocida por todos la relación inversa entre antelación y precio medio por trayecto. Barcelona-Londres Barcelona-Frankfurt PM PM Antelación Antelación Mito 4: No es posible incrementar de manera significativa la antelación, especialmente si los niveles ya son altos de partida.

23 Antelación Es posible mejorar la antelación? Antelación Media días 14 días PM % Ahorro generado Situación Inicial Valores al cabo de 1 año Antelación Media Realidad: nuestros clientes, en sus destinos estratégicos han mejorado 5 días la antelación promedio (de 9 a 14 días) en un año y eso ha propiciado un ahorro del 35%.

24 Antelación Como mejorar la antelación? Como todos los cambios organizativos, existe resistencia al cambio. Para propiciarlo se requiere una ayuda externa que, entre otras cosas: Analice procesos de reserva y compra vs las antelaciones reales con las que se pueden reservar y comprar los viajes Implante sistemas de control y visibilidad de la antelación De formación a la organización (travel managers, jefes departamento, viajeros)

25 Tarifas Mito 5: la clave está en restringir las tarifas plenas Realidad: Para alcanzar la excelencia en costes debemos analizar el coste por desplazamiento. Para ello debemos estudiar: Rutas alternativas (medios de transporte, aeropuertos) Costes por billete Costes transporte Pernoctación Dietas Duración de viaje Oferta disponible en el mercado Eficiencia de la utilización de recursos de diferentes localizaciones

26 Coste por desplazamiento: ejemplo 1 Trayecto Barcelona-Milán Malpensa Milán Centro Linate

27 Coste por desplazamiento: ejemplo 1 5 alternativas en Barcelona-Milán: Coste billete aéreo Malpensa 70 Linate 90 Coste transporte en destino Taxi Alquiler de coche Tren Express Aeropuerto + taxi Taxi Alquiler de coche Coste total por desplazamiento Bases de análisis: Estancia media 2 noches, 3 días Taxi: incluye 85 /desplazamiento aeropuerto desde Malpensa o 40 desde Linate y 40 de taxi al día (2 desplazamientos) Coche en alquiler: incluye 50 /día y 10 de gasolina al día y 25 de parking Tren Express + taxi: incluye Tren Express 11 /trayecto y 40 de taxi al día (2 desplazamientos)

28 Coste por desplazamiento: ejemplo 2 Mejoras organizativas y de planificación: Empresa consultora con puntas de demanda de trabajo en Sevilla que normalmente venía siendo cubierta con personal de Valencia Se detecta que el destino Sevilla-Valencia era de los más caros a nivel nacional Dicho análisis provocó evaluar el cubrir las puntas de trabajo de Sevilla desde otra localización con menor coste por desplazamiento (Madrid-Sevilla ofrecía 42% menor coste por desplazamiento)

29 Coste por desplazamiento: ejemplo 2 Mejoras organizativas y de planificación: Empresa consultora con puntas de demanda de trabajo en Sevilla que normalmente venía siendo cubierta con personal de Valencia Se detecta que el destino Sevilla-Valencia era de los más caros a nivel nacional Dicho análisis provocó evaluar el cubrir las puntas de trabajo de Sevilla desde otra localización con menor coste por desplazamiento (Madrid-Sevilla ofrecía 42% menor coste por desplazamiento) Valencia-Sevilla Madrid-Sevilla Coste Viaje 281 Coste desplazamientos en destino 80 Coste de desplazamiento 361 Coste Viaje 129 Coste desplazamientos en destino 80 Coste de desplazamiento 209 % Ahorro 42%

30 Adherencia a la política de viajes Mito 6: No es posible incrementar de manera significativa la adherencia debido al ruido en la organización

31 Adherencia a la política de viajes Mito 6: No es posible incrementar de manera significativa la adherencia debido al ruido en la organización Adherencia y coste medio % Adherencia 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% % PM 30% 20% 10% 30% % Realidad: En un año nuestros clientes han logrado una mejora en la adherencia del 30% al 56%, con una disminución del precio medio por trayecto del 41% Las herramientas de visibilidad y control permiten sensibilizar a la organización del grado de adherencia y del extra-coste de la no adherencia.

32 Sistemas de auto reserva Mito 7: los sistemas ya permiten la máxima eficiencia Realidad: -Sólo un 50% de los billetes son reservados y comprados al través de sistemas de auto-reserva, en aquellas empresas dónde están instalados. - Dichos sistemas son limitados pues sólo tienen en cuenta los costes por ruta y no por desplazamiento

33 La agencia Mito 8: la empresa ya presiona a la agencia para tener la máxima eficiencia Realidad: - La agencia recibe presiones en direcciones opuestas: Operadores- retribución a base a % de facturación Viajeros: preferencias personales El mercado: variabilidad continua de la oferta Internet: es una competencia más Consultor independiente: auditan el resultado de su gestión y su coste -La agencia no puede ser juez y parte -Tienen gran experiencia y están enfocadas en el servicio - Herramientas disponibles clave para la gestión administrativa del gasto Por tanto, es la agencia una experta asesora en optimización de costes?

34 Índice 0. Presentación 1. Evolución de la relación operadores, agencias y clientes 2. Tipologías de empresa frente a la eficiencia 3. Factores que influyen en la eficiencia: mitos y realidades 4. Sistema de gestión para la eficiencia

35 Sistema para la gestión para la eficiencia Qué es? Conjunto de procesos y herramientas a implantar para alcanzar la excelencia en el gasto de viajes. Proceso: 2 etapas Evaluación de la eficiencia Sistema de gestión para la eficiencia

36 Sistema para la gestión para la eficiencia Evaluación de la eficiencia Benchmarking: Análisis de los costes del cliente (gasto aéreo, hotel y coste de la agencia) respecto de las mejores prácticas del mercado Análisis: Identificación de las causas de las desviaciones Cuantificación del ahorro, y otras mejorar de eficiencia

37 Sistema para la gestión para la eficiencia Sistema de gestión para la eficiencia Revisión política de viaje, objetivos de ahorro y plan de acción Travel Management (apoyo a la negociación, coste de los proveedores, cuadro de mandos) Sistemas de reporting y visibilidad Análisis de la cultura (consciencia) Formación sobre uso de herramientas y sobre cambio cultural

38 Las relaciones con un modelo de gestión eficiente Maximiza la eficiencia Pueden enfocarse en necesidades del cliente Cliente Hotel, Cía aérea, Rent a Car Internet Consultor Eficiencia Implanta Sistema gestión Eficiente Redefine el rol de cada agente Se puede centrar en servicio Se libera de la presión de evaluarse a si mismo Agencias minoristas GDS, TTOO

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