FACTURACIÓN RECURRENTE DE PRODUCTOS Y SERVICIOS.

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1 Microsoft Business Solutions FACTURACIÓN RECURRENTE DE PRODUCTOS Y SERVICIOS. Billware. artware Business & IT Solutions

2 FACTURACIÓN RECURRENTE DE PRODUCTOS Y SERVICIOS. La problemática de gestión en la Facturación Recurrente de Productos y Servicios. Las empresas de productos y servicios exigen soluciones para crecer y aumentar la rentabilidad. A los efectos de tomar las decisiones correctas, la optimización de los procesos de facturación es clave. Las empresas de productos y servicios que cuentan con gran cantidad de clientes y cargan de forma masiva y recurrente miles de facturas diarias, saben que el hecho de considerar seriamente las características y las necesidades administrativas propias de cada industria, sus requerimientos financieros, comerciales y de marketing es un factor clave. Para afrontar la competencia y las prácticas diarias del mercado, cada vez más exigente y dinámico, las organizaciones necesitan potenciar su productividad, reducir los costos y alcanzar un mejor entendimiento del mercado para ganar y conservar sus clientes. Toda empresa busca optimizar los procesos y crear valor, especialmente las grandes y medianas, las que cuentan con importantes volúmenes de facturación a nivel global pero distribuida en varias facturas de bajo monto individual, las que facturan periódicamente en diferentes lapsos, las que ofrecen gran variedad de servicios con listas de precios y promociones acumulables mes a mes o con vencimientos y las que tienen altos niveles de complejidad administrativa, ya sea por multiplicidad de contratos, vencimientos o renovaciones. Todas ellas necesitan incorporar una herramienta específica y eficaz. Crecer de manera exitosa y eficiente no es fácil. Por eso, para expandir su huella, las compañías orientan sus esfuerzos a convertir todos sus procedimientos administrativos y sistemas en un valor diferencial. Estar alerta al vencimiento de una suscripción, por ejemplo, es una oportunidad para la empresa a la hora de conservar a sus clientes porque para una organización es mucho más rentable mantener satisfechos a sus clientes y evitar los costos adicionales por reclamos y envíos aislados. La complejidad administrativa que implica la combinación de las variables propias de la facturación de servicios listas de productos y precios, promociones, vencimientos, formas de pago hace que las empresas busquen una herramienta capaz de soportarla y de mejorar las prácticas, implementando los cambios que sean necesarios en el corto plazo y al menor costo. Las empresas que gestionan facturación masiva y recurrente deben estar preparadas para afrontar el crecimiento de la demanda y de la base de clientes. Ello supone más tiempo de facturación, el aumento de reclamos sobre los servicios (exigiendo análisis y disponibilidad inmediata de la información para responder con rapidez) y de las dificultades para administrar las altas, bajas y reconexiones de los servicios y/o envíos. Una herramienta específica y adecuada para gestionar la facturación masiva y recurrente de empresas de productos y servicios proporciona flexibilidad, funcionalidad, robustez, integración, simplicidad y facilidad de uso a su empresa y a su gente. Copyright 2007 Microsoft, Windows, Windows NT, BizTalk, Navision y Axapta son marcas registradas o marcas de Microsoft Corporation o Microsoft Business Solutions ApS o sus empresas ligadas en Estados Unidos y/u otros países. Microsoft Business Solutions es una subsidiaria de Microsoft Corporation. El resto de los nombres de compañías o productos en este documento son posibles marcas de la respectiva persona intitulada. El contenido de este documento puede ser cambiado cuando requerido sin previo aviso. Estos documentos no deben ser reproducidos ni transferidos en forma alguna, ya sea en partes o en su conjunto, sin previa autorización por escrito de Microsoft Corp. Microsoft Corp. rechaza toda responsabilidad por errores u omisiones en este documento. Todos los derechos reservados.

3 BILLWARE. Gestión de facturación, cobros y envíos masivos y recurrentes. LA SOLUCIÓN ESPECÍFICA DE ARTWARE PARA LA FACTURACIÓN RECURRENTE DE PRODUCTOS Y SERVICIOS. El módulo de Facturación Recurrente de Productos y Servicios de Artware es una solución que permite gestionar con eficiencia los procesos de facturación, cobranza y envíos masivos y recurrentes. Billware fue creado especialmente para cubrir los requerimientos de Billing de cualquier organización o compañía de productos y servicios, con un alto volumen de clientes, que gestionan suscripciones, padrones de socios u asociados, membresías, abonos de servicios profesionales, servicios de gas, agua, telecomunicaciones, catastros municipales, cuotas sociales y alquileres. El módulo Billware extiende y amplía las capacidades de Microsoft Dynamics Great Plains en función de las necesidades particulares de cada negocio. La herramienta está desarrollada para optimizar los procesos administrativos de las empresas y gestionar con eficiencia las solicitudes de las áreas comercial y de marketing. Billware administra automáticamente las frecuencias de facturación y envíos evitando los errores, y carga o importa las novedades al facturar. La solución también brinda la posibilidad de utilizar esquemas de precios fijos o flexibles, a la vez que reúne en una única factura contratos distintos de un mismo cliente, permite el acceso a la información detallada de dichos contratos, los renueva o modifica de forma individual o masiva y los genera en diferentes monedas. También identifica con claridad desvíos y retrasos. Billware es la mejor opción para optimizar el proceso de facturación porque: _ Incrementa la competitividad e impacto en el negocio. Soporta las necesidades del negocio en los procesos de facturación de nuevos servicios sin importar su complejidad. _ Mejora la atención al cliente, ya que permite realizar un seguimiento detallado del estado de los clientes y de las altas y bajas del servicio. Reduce las demoras y los errores de emisión de facturas a niveles masivos causados por errores manuales. _ Optimiza la disponibilidad y el acceso a la información importante, para facilitar la toma de decisiones y la integración de los procesos de negocios. _ Reduce los costos generados por el propio proceso de facturación cobranzas, envíos y entregas y por reclamos, cortes del servicio, reconexiones o nuevas suscripciones. La solución ofrece la mayor ventaja competitiva del mercado porque: _ Es un desarrollo específico que cubre las necesidades y características propias de la facturación, cobranzas y envíos masivos y recurrentes. _ Es un módulo flexible que se adapta rápidamente a los requerimientos de cada negocio facilitando la incorporación de mejores prácticas de negocios. _ Incrementa la productividad de las tareas de las personas involucradas, desde los usuarios hasta los tomadores de decisiones. _ Extiende la capacidad y funcionalidad del ERP permitiendo integrar la información y los procesos. Facilita el acceso a la información clave del negocio. _ Opera sobre Microsoft Dynamics GP. Configuración General. A lo largo de los años vemos que los beneficios parten de la posibilidad de seguir creciendo con el producto e ir cubriendo las necesidades de los usuarios que van más allá de lo operativo. Con los nuevos productos, por ejemplo, podemos responder a las consultas a nivel gerencial, cubriendo las necesidades de usuarios que antes teníamos por fuera del sistema. SILVINA SAGGESE, JEFA DE SISTEMAS DE LEXIS NEXIS. FACTURACIÓN RECURRENTE DE PRODUCTOS Y SERVICIOS. 3

4 MÓDULOS. MÓDULOS ADICIONALES. ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DE CONTRATOS. PLANTILLA Y COPIAS. Billware puede identificar y definir contratos según suscripciones, abonos de servicios, membresías, asociaciones a clubes/cámaras, catastros municipales, partidas, entregas en comodato y otros. Administra plantillas y acelera la carga de contratos. Utiliza la modalidad de copiado de contratos para producir copias exactas de contratos existentes con una nueva numeración. Administración de Contratos. El módulo contempla la administración de clientes, direcciones de clientes de suscripción, calles, localidad, provincia/estado, país, ruta de distribución, transportista, beneficiario, datos definidos por el usuario, tipos de contratos, motivos de suspensión, líneas e historia de envíos, líneas e historia de facturación, historia de contratos, renovaciones, etc. FACTURACIÓN Y FACTURACIÓN CONSOLIDADA. NOVEDADES. Permite cargar las novedades de un período en los contratos existentes para incluirlos en el próximo proceso de facturación/envío. Las novedades podrán ser leídas desde un archivo. PROCESOS MASIVOS. Generación de Recibos. Genera lotes de facturas en el módulo de procesamiento de órdenes de venta de Microsoft Dynamics GP. ENVÍOS. Permite agregar ítems, actualizar precios de líneas de facturación de contratos, extender vencimientos o modificar el estado de contratos y expirar contratos vencidos. Cada proceso cuenta con informes previos a su ejecución que sirven de comprobación para el usuario. Consulta de Contratos. Genera transacciones tipo envíos que se guardan en el sistema con la impresión de los remitos correspondientes, impactando en ajustes ó transferencias del modulo de inventario de Microsoft Dynamics GP. RENOVACIÓN. Renueva contratos existentes. El proceso cuenta con un reporte previo de comprobación de los contratos a vencer en una determinada cantidad de días o de contratos vencidos que serán renovados. REPORTES BÁSICOS. LÍMITE DE CRÉDITO. En base a las cuotas a facturar en un período determinado, correspondientes a contratos de un cliente, su deuda actual y el límite de crédito configurado, se pueden expirar los contratos de los clientes cuya nueva deuda supere el límite de crédito. PRESENTACIÓN DE DATOS A TARJETAS DE CRÉDITO. Permite administrar prestadores, configurar archivos y confirmar datos a presentar. Emite archivos de texto configurados con datos previos, genera los recibos correspondientes a las facturas de débito automático y efectúa su aplicación automática a las facturas. Líneas de Envío. Líneas de Facturación. También genera reportes del estado de los contratos entre fechas, contratos activos a facturar, base facturable, ítems pendientes de entrega, contratos por clase, inventario de productos de suscripciones, contratos vencidos a expirar, contratos por cliente valorizado y otros. PASAJE DE CONTRATOS A HISTORIA. Billware efectúa automáticamente el pasaje de los contratos expirados o cancelados al estado historia. PRESENTACIÓN DE DATOS A ENTIDADES BANCARIAS. Administra la emisión a las entidades bancarias a las cuales se les presentarán los datos, permite la configuración de los archivos a presentar y la confirmación de esos datos. Emite además los archivos de texto configurados con estos datos. DEVENGAMIENTO. Realiza el devengamiento de las cuotas pagadas por adelantado en la medida en que se efectúen las prestaciones correspondientes. Beneficiarios. COMISIONES. Presenta todos los datos necesarios y los exporta a una planilla Excel para realizar el cálculo de comisiones. FUNCIONALIDAD. FACTURACIÓN RECURRENTE DE PRODUCTOS Y SERVICIOS. 5

5 ARTWARE: CAPACIDAD, EXPERIENCIA Y COMPROMISO. SOBRE ARTWARE. Artware es una empresa argentina con más de 14 años de trayectoria en el mercado de soluciones de negocios e infraestructura tecnológica, dedicada a la comercialización, implementación y soporte de soluciones de gestión basadas en Microsoft Dynamics. Historia: Artware inicia sus operaciones brindando servicios de tecnología en el Mercado Nacional Artware se convierte en Partner de Great Plains Inc Artware se transforma en Microsoft Certified Partner Luego de adquirir Great Plains, Microsoft otorga a Artware la categoría de Business Solutions Partner. Su actividad se enfoca en empresas de mercado medio y específicamente en mercados verticales como Manufactura y Servicios, para los que desarrolla módulos especiales. Lleva a cabo sus actividades en Argentina, con oficinas en Buenos Aires y San Luis; en Colombia, con oficinas en Bogotá y Cali; y en Ecuador, con oficinas en Guayaquil Artware alcanza la categoría Microsoft Gold Certified Partner Apertura de las oficinas de Ecuador y Colombia. Sin el módulo de facturación recurrente, la problemática de nuestros clientes es inmanejable. Hay que pensar que en pocos días nuestros clientes deben emitir miles de facturas y con esos volúmenes, sería imposible realizar la tarea de otra manera. En lo que a Microsoft Dynamics GP con módulo de facturación recurrente respecta, se han obtenido beneficios puntuales. Ahora nuestros clientes pueden administrar en forma automática las frecuencias de facturación y de envío, independizar la facturación de cada envío, cargar o importar novedades a facturar, y utilizar precios fijos o esquemas flexibles en las listas de precios. A través de este desarrollo, hemos ayudado a nuestros clientes a resolver problemas claves de gestión. Interpretar las necesidades de este tipo de empresas fue clave para desarrollar un módulo que aumentara la funcionalidad de Microsoft Dynamics GP. El trabajo conjunto entre el cliente y el equipo de Artware dio como resultado una herramienta indispensable para optimizar los procesos de negocio. SERGIO CANTORE. CONSULTING SERVICES DIRECTOR. Expertise: Artware es Gold Certified Partner de Microsoft. Competencias: 1. Microsoft Business Solutions. 2. Data Management Solutions. 3. Information Worker Solutions. 4. Networking Infrastructure Solutions. 5. OEM Hardware Solutions. Especializaciones: 1. Data Management. 2. Messaging and Collaboration. 3. Microsoft Dynamics CRM. 4. Microsoft Dynamics GP. 5. Portals and Enterprise Content Management. 6. System building. RESPALDO. FACTURACIÓN RECURRENTE DE PRODUCTOS Y SERVICIOS. 7

6 MICROSOFT Y SUS SOCIOS DE NEGOCIOS. RECOMENDACIONES DE INFRAESTRUCTURA PARA MICROSOFT DYNAMICS GP 10 Y BILLWARE. Combinación efectiva. Microsoft desarrolla nuevas generaciones de soluciones de negocios que proveen confiabilidad y adaptabilidad a las empresas, características imprescindibles para el éxito en los negocios. Contar con productos y servicios Microsoft significa recibir los beneficios de una compañía que invierte una parte muy importante de su presupuesto en Investigación y Calidad world class. Microsoft Dynamics es la línea de productos que le acerca a las empresas pequeñas y medianas, a un costo razonable, la suite de aplicaciones más innovadora dentro de la industria de TI. Usted podrá acceder a la respuesta más adecuada para enfrentar los desafíos de mantenerse competitivo en mercados muy dinámicos. Resulta muy complicado para las empresas Inteligencia local. Los socios de negocios de Microsoft, en cualquier lugar del mundo, cuentan con el entrenamiento para aplicar esta solución. Al haber sido seleccionados en cada país por su trayectoria en el negocio informático, ofrecen la garantía de una gran experiencia sobre las condiciones locales que pueden resultar críticas para Socios y desarrolladores. Usted dispone de una solución world class implementada por profesionales capacitados para proveer una respuesta inmediata a todos los cambios que vayan surgiendo -sean de moneda, de cargas impositivas o de legislación- en la práctica comercial del país en que se encuentre. Resulta importante destacar que además de la vasta red de Socios de Negocios Microsoft, existe Desarrollo. Microsoft sigue ofreciendo las mayores garantías. Mediante una trayectoria que ha hecho de la innovación un valor constante, amplía su oferta a la comunidad de negocios asegurando la evolución de cada una de sus líneas de productos que se renuevan constantemente con actualizaciones. encontrar una tecnología que se adapte a todos sus requerimientos y que, al mismo tiempo, proteja el valor de su base instalada. Microsoft Dynamics es una solución con muchos años de desarrollo, pensada para que las empresas medianas puedan generar nuevos negocios con un producto de calidad mundial. mejorar la performance de su negocio. Estos socios de negocios operan despejando dudas y adaptando los productos a cada una de sus necesidades específicas: desde el planeamiento hasta la personalización y localización de cada uno de los módulos, incluidos soporte y capacitación. una numerosa comunidad de desarrolladores independientes que, también certificados por Microsoft, están enfocados en ampliar la oferta de aplicaciones compatibles con Microsoft Dynamics, cubriendo y personalizando cada una de las áreas de negocios. Escenario de implementación. _ Utilización de los siguientes módulos:. Serie Financiera.. Serie de Distribución (Uso moderado).. Serie de Servicios ó Serie de Manufactura ó Contabilidad de Proyectos (Uso moderado).. Serie Add Ons Billware para facturación recurrente.. Terminal Server.. Report Writer, Crystal Reports or FRx.. Generación de cubos de análisis de información (OLAP) (Uso Moderado).. Rutinas de integración implementadas (econnect/integration Manager).. Procesamiento entre 1000 y 4000 transacciones diarias, entre Ventas, Cuentas a Cobrar, Cuentas a pagar y Contabilidad general.. Servidor Microsoft SQL Server dedicado a la aplicación.. 20 a 60 usuarios concurrentes. Requerimientos de hardware. _ Procesador: 1 Procesador Dual Core ó 2 procesadores Single Core. _ RAM: 4 GB o más. _ Tarjeta de Red: Fast Ethernet (100Mbps Full Duplex) ó Gigabit Ethernet (1000Mbps). _ Configuración de Discos.. RAID 1 para sistema operativo, controlador de dominio y servidor de aplicaciones (2 discos).. RAID 5 (4 discos mínimo) ó RAID 10 (8 discos mínimo) para data files de base de datos SQL.. RAID 1 para log de transacciones de base de datos SQL (2 discos).. RAID 1 para TempDB (2 discos) opcional pero recomendado.. RAID 0 para backup de Base de Datos (full y log) (2 discos). Requerimientos de software. _ Sistema Operativo.. Microsoft Windows Server 2003 x64 Standard Edition ó x64 Enterprise Edition.. Microsoft Windows Server 2003 R2 x64 Standard ó R2 x64 Enterprise Edition.. Microsoft Windows Server bit Itanium-based Enterprise Edition SP 1.. Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition SP 1 or Enterprise Edition SP1.. Microsoft Windows Server 2003 R2 Standard Edition or R2 Enterprise Edition. _ Base de Datos.. Microsoft SQL Server 2000 SP 4 Enterprise Edition o Standard Edition.. Microsoft SQL Server 2005 SP 2 Enterprise Edition (32-bits y 64-bits) o Standard Edition (32-bits y 64-bits). COLUMBUS IT PARA PYMES. 11

7 Microsoft Business Solutions Roosevelt to B - Ciudad de Buenos Aires C1428BOK Tel: (+54-11) / Fax: (+54-11) En Colombia - Tel: int. 801 / En Ecuador - Tel: artware Business & IT Solutions

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