Planifi cación de Recursos Empresariales (ERP)

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1 Planifi cación de Recursos Empresariales (ERP) SOLUCIONES FUNCIONALES, ESCALABLES, FLEXIBLES, ACCESIBLES Y SENCILLAS Microsoft Business Solutions-Great Plains

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3 Crezca su negocio con soluciones basadas en Internet SOFTWARE FINANCIERO CONTABLE CONTENIDO Características distintivas 4 Integración 5 Personalización y adaptaciones 6 Serie Financiera 8 Compras 11 Ventas 12 Control de Inventarios 15 Control y Gestión Financiera de Proyectos 18 Control de Activo Fijo 20 Comercio Electrónico 22 Serie de Manufactura 24

4 Características distintivas del software fi nanciero contable MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS Más de empresas en todo el mundo utilizan Microsoft Business Solutions-Great Plains diariamente, haciendo uso de sus enormes ventajas competitivas para proporcionar un acceso sin paralelo a información para la toma de decisiones. Esta es la primera solución en utilizar las últimas y mejores tecnologías, complementadas con la mejor atención al cliente. Great Plains colabora así a una mejor administración de su negocio. Great Plains es una solución económica y de fácil implementación, ideal para empresas que utilizan tecnologías estándares de Microsoft, debido a que ofrece un acceso inmediato a toda la información necesaria para el negocio, así como una completa integración con Microsoft Offi ce, aplicaciones Visual Basic y soluciones de terceros. Además de ser una de las más poderosas soluciones del mercado para la administración y gestión de empresas medianas, Great Plains es también muy fácil de usar. Tanto su personal actual como los nuevos usuarios aprenderán rápidamente a utilizar la elegante interfaz de Great Plains. Todo el producto funciona de manera consistente y lógica, facilitando su aprendizaje. Cualquier información que necesite se encuentra a su alcance con sólo oprimir un botón, ahorrándole horas de búsqueda día tras día. Con Great Plains, sus empleados emplearán más tiempo en el desempeño de trabajo productivo, contribuyendo así a que su empresa logre sus objetivos con mayor rapidez. Fácil de configurar El asistente de Great Plains lo guía a través de los menús y procedimientos de confi guración, de modo que pueda sacar el máximo provecho de su sistema en el menor tiempo posible. Fácil de navegar La mayoría de las personas sólo utilizan una pequeña porción del sistema como parte de su trabajo diario. Esta es la razón por la que se han construido las barras de acceso rápido, las cuales permiten al usuario colocar sus actividades favoritas, tales como pantallas, sitios Web y reportes, a su alcance para un acceso inmediato. Great Plains le permite aprovechar al máximo su sistema Es fácil crear listas de actividades en línea Usted puede administrar actividades de múltiples etapas con facilidad, como el cierre mensual, utilizando Routine Checklists. Basta seleccionar cada actividad de la lista y Great Plains lo llevará a la pantalla apropiada para realizar la actividad, con indicadores de fecha y hora que le permitirán hacer el trabajo en el orden apropiado. Fácil de personalizar Todos los ambientes empresariales son distintos, por lo cual Great Plains facilita la personalización del software de modo que se adapte a su negocio. El Modifi cador de Great Plains le permite cambiar el nombre, retirar y reorganizar los requerimientos en pantallas e incluye cientos de modifi caciones adicionales, que pueden ayudarle a optimizar su productividad e incrementar la satisfacción de sus usuarios. Fácil de integrar a otras aplicaciones Con Great Plains es fácil incorporar información a su solución de administración y gestión. Con el Administrador de Integración usted puede integrar información en forma segura a Great Plains a partir de cualquier aplicación externa. Esto le permite utilizar programas propios para tareas especializadas que funcionan de manera óptima en su empresa, para resolver un problema específi co, mientras que mantiene información completa, integrada y precisa en Great Plains. Fácil de ampliar Cada empresa, de acuerdo a su industria, sea esta distribuidora, industrial, agrícola, legal o manufacturera, tiene sus propios procesos y por tanto necesita una solución que funcione para su modelo de negocios específi co. Esta es la razón por la que Great Plains trabaja con cientos de aplicaciones que se adaptan a los requerimientos de su negocio. Great Plains coloca en sus manos la información que necesita El acceso abierto a la información es clave para identifi car oportunidades y aprovecharlas rápidamente, así como para corregir prácticas de negocio inefi cientes. Great Plains le ofrece una mayor cantidad de recursos que cualquier otra aplicación, para aprovechar la información de su negocio, proporcionándole en forma consistente las respuestas que usted necesita, en el momento que las necesita. Great Plains le ayuda a tomar mejores decisiones y le permite crecer su negocio más rápido y en forma rentable. 4

5 Integración Uno de los factores de mayor importancia al determinar la calidad de un sistema de gestión de información es la integración de los datos. Un sistema integrado, en el que los datos se ingresan una sola vez, asegura información confi able para la toma de decisiones. Sin este nivel de integración, sólo existen conjuntos de datos que no tienen coherencia entre ellos. Great Plains se destaca en lo que respecta a integración. Vincula los módulos del sistema, para que la empresa pueda emplear su tiempo en optimizar su negocio. Las herramientas de integración de Great Plains permiten: Great Plains ofrece varios niveles de integración Integración interna En Great Plains, los principales procesos de negocios, tales como fi nanzas, ventas, compras, comercio electrónico y control de proyectos se encuentran integrados como un único producto, compartiendo y proporcionando información consistente y exacta a las personas a cargo de la toma de decisiones. Integración interna con aplicaciones de terceros La arquitectura abierta de esta solución permite que las aplicaciones desarrolladas por proveedores independientes se integren a Great Plains en forma transparente. ADMINISTRACIÓN INTELIGENTE DE LA INFORMACIÓN Continuum para Visual Basic y Delphi Cuando se requieren recursos técnicos para integraciones más complejas, la familia de productos Continuum-Great Plains provee herramientas que permiten ampliar la funcionalidad de Great Plains con aplicaciones de negocios desarrolladas en Visual Basic o Delphi. Los asistentes de Continuum instalados como adiciones para el ambiente Visual Basic o Delphi, proveen a los programadores medios más rápidos y rentables para ampliar la funcionalidad de Great Plains, utilizando la herramienta de su preferencia. Continuum está habilitado para Microsoft Component Object Model (COM), permitiendo a los desarrolladores vincular a Great Plains cualquier aplicación con soporte de COM. Consolidar fácilmente la información Integra automáticamente la información Automatizar y ejecutar integraciones programadas de sus aplicaciones favoritas como Mantener consistencia de datos Integración rápida con información creada con Microsoft Word, Excel, Outlook y aplicaciones Dar mayor autonomía a los usuarios, mediante asistencia otras herramientas Microsoft de administración de contactos, entre otras en línea Permite compartir la información de Great Plains con Si está utilizando una aplicación desarrollada con base en Combinar información previamente elaborada con Microsoft Excel y Microsoft Word, con un solo clic del mouse. estándares comunes de integración, como ODBC, COM, VBA herramientas estándares de la industria, como Excel y XML, es muy probable que Microsoft Business Solutions Integra fácilmente aplicaciones de terceros disponga de la solución para compartir la información entre Great Plains utiliza estándares avanzados de integración, esas aplicaciones y Great Plains. Utilice las aplicaciones para que incluyen COM, XML y VBA, permitiendo vincular a Great reducir errores de reingreso de datos, incrementar el acceso Plains aplicaciones desarrolladas con diversas herramientas a la información y administrar el negocio fl uidamente. de desarrollo. Carga inicial de información en Great Plains >< El Administrador de Integración facilita la incorporación de información a partir de otros sistemas de gestión empresarial, con verifi caciones que aseguran que sólo se ingresa información válida al nuevo sistema. Integración con sistemas existentes Permite la integración entre los sistemas existentes y Great Plains. Las soluciones Great Plains tienen como base tecnología Microsoft, lo cual permite integrarlas con cualquier aplicación desarrollada en Visual Basic. El Asistente de Integración para Excel automatiza la transferencia de datos hacia Great Plains. Por ejemplo, puede ingresar un informe de gastos en Cuentas por Pagar, sin tener que reingresar la información en Excel o efectuar correlaciones complejas de tablas. 5

6 Personalización y adaptaciones ADAPTE GREAT PLAINS A SU NEGOCIO Un sistema de gestión empresarial personalizado que se adapta a sus necesidades, ya no es un lujo. Es una herramienta que le ahorra tiempo y permite a sus empleados concentrarse en tareas más productivas, simplifi cando la navegación en el sistema para ejecutar procesos complejos. Microsoft Business Solutions asegura que su sistema opere de la manera que usted requiere. Great Plains utiliza las más avanzadas tecnologías de Microsoft, ofreciendo así herramientas de adaptación simples y completas, que pueden ayudarle a transformar su esquema de trabajo. Las herramientas de personalización y adaptación de Great Plains Aumentan la eficiencia de las pantallas de Great Plains Es probable que algunas empresas no requieran de cada una de las funciones de Great Plains, por lo cual el sistema permite remover las funciones que no se necesitan y reorganizar las pantallas para refl ejar los procesos particulares de la empresa. Se pueden construir así diferentes tipos de pantallas para diferentes grupos de usuarios, de modo que cada uno disponga únicamente de los recursos que necesita para ejecutar su trabajo con mínima distracción. Incrementan el poder de Great Plains, agregando sus propias aplicaciones Se pueden agregar a Great Plains aplicaciones ActiveX y COM, tales como software para reconocimiento de código de barras, marcadores telefónicos y otros, permitiendo mejorar la efi ciencia del sistema. Permiten la creación de reportes flexibles y personalizados para proveer la información correcta a las personas que la necesitan Great Plains ofrece amplia fl exibilidad para crear los reportes necesarios para su empresa. Cada jefe de departamento puede crear e imprimir sus propios reportes. Organizan y personalizan las tareas favoritas Cada usuario tiene un conjunto diferente de actividades importantes y consultas. Great Plains permite a cada persona organizar las tareas, reportes, consultas e incluso las aplicaciones externas en una lista propia de fácil acceso. Aproveche al máximo su sistema con las capacidades de adaptación de Great Plains Barra de Acceso Rápido Organice las actividades, reportes, sitios Web, consultas y aplicaciones externas que utiliza con más frecuencia, de modo que pueda ubicar instantáneamente la información que necesita y ejecutar las tareas rápidamente. Utilizando la barra de acceso rápido (Shortcuts Bar), se puede personalizar el escritorio con accesos directos a las pantallas de Great Plains o a sitios favoritos del Web y aplicaciones externas. Controles Activex, como este generador de códigos de barra, se encuentran disponibles en el mercado a través de distintos proveedores. 6

7 Personalización y adaptaciones ADAPTE GREAT PLAINS A SU NEGOCIO Generadores de Reportes Great Plains ofrece varias opciones de generación de reportes personalizados, de modo que se puede obtener la información necesaria para una mejor operación del negocio. FRx-Great Plains permite crear reportes fi nancieros simples y complejos. Seagate Crystal Reports facilita la extracción de información a partir de Great Plains para crear sus propios reportes. Report Writer-Great Plains permite modifi car reportes estándares para mostrar la información deseada. Explorer-Great Plains Genere vistas personalizadas de la información desde Great Plains (como por ejemplo los 10 clientes más importantes y sus saldos pendientes, los artículos de mayor venta y su inventario, los factores más importantes para la empresa) y grabe las vistas para revisarlas en cualquier momento. Explorer también permite compartir la información de Great Plains con Microsoft Word o Excel, de modo que se pueden actualizar tablas o crear cartas personalizadas con facilidad. Búsquedas Avanzadas Ubique fácilmente cualquier información en Great Plains, defi niendo los atributos en la pantalla de Búsqueda Avanzada. Asistente de Integración para Microsoft Excel Excel es una excelente aplicación para acumular información de múltiples fuentes, lo cual permite obtener importantes informes. Pero la actualización manual de las planillas es una actividad que consume tiempo y está propensa a errores. El Asistente de Integración de Great Plains para Excel facilita identifi car la información que se desea agregar a la planilla y actualizarla cada vez que se recalcula, utilizando la información más reciente y exacta del sistema Great Plains. Modifier-Great Plains con Visual Basic para Aplicaciones Cambie los nombres, reorganice y retire títulos en las pantallas de actividades de Great Plains para agilizar las operaciones de ingreso de información. Utilice la misma versión de Visual Basic para las aplicaciones de Offi ce, con el fi n de agregar e integrar a Great Plains nuevas características de otras aplicaciones. Utilizando la barra de acceso rápido (Shortcuts Bar) se puede personalizar el escritorio con accesos directos a las pantallas de Great Plains o a sitios favoritos del Web y aplicaciones externas. El ambiente de adaptaciones en VBA incluye diversas herramientas para escribir y depurar código VB, administrar proyectos VB y agregar nuevos formularios a Great Plains. 7

8 Serie Financiera LA BASE FUNDAMENTAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN EMPRESARIAL La Serie Financiera de Great Plains ofrece capacidades sin paralelo para recopilar información, procesarla y generar reportes. El acceso instantáneo a información actualizada y exacta permite analizar su situación actual y gestionar un futuro exitoso. Además, permite perfeccionar y automatizar funciones como recaudaciones, conciliaciones bancarias y control del activo físico, que ahorrarán tiempo, incrementando su productividad. Haga más eficiente sus operaciones Analice de manera adecuada la información de su empresa y optimice las operaciones para lograr una organización efi ciente. Esté al tanto de su flujo de caja Vea rápidamente qué necesita pagar, a quién debe enviarle un cheque y cuánto dinero tiene en cada cuenta en cualquier momento. Con Great Plains puede manejar su dinero más fácil y efi cazmente, de modo que puede contar en todo momento con el detalle de sus cuentas e invertir cualquier excedente en benefi cio de su negocio. Recaude más rápidamente Benefíciese de la información almacenada en Great Plains y aproveche los recursos disponibles para su negocio. Rápidamente revise todas sus cuentas por cobrar, programe llamadas a sus deudores, identifi que sus deudores con mayor retraso para crear condiciones de pago específi cas, e identifi que los reclamos de clientes más rápidamente para lograr una rápida solución, lo que incrementará la satisfacción y lealtad de sus clientes. Contabilidad Este módulo es el componente central de Great Plains, que mediante un formato fl exible de cuentas, proceso inteligente de transacciones, presupuestos basados en Excel y avanzadas capacidades de reportes fi nancieros, coloca a su alcance las herramientas que necesita para administrar su información fi nanciera. Administración de varias monedas Las capacidades de manejo de múltiples monedas compatibles con FASB-52 y BASDA permiten administrar hasta los más complejos procesos de manejo y reporte de transacciones en varias monedas. FRx Reportes fi nancieros integrales, claros y altamente adaptables, con capacidad de estudiar a fondo las transacciones en Great Plains, le ofrecen información detallada de las cifras de su estado fi nanciero. Activo Fijo Ingrese la información de manera rápida y precisa, aplique Corrección Monetaria y analice los activos de la empresa, para tomar mejores decisiones. Busque en estados fi nancieros todo el detalle necesario, utilizando FRx-Great Plains. 8

9 Serie Financiera LA BASE FUNDAMENTAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN EMPRESARIAL Cuentas por Cobrar y Administración de Recaudación Aumente la satisfacción de sus clientes e incremente el fl ujo de caja haciendo un seguimiento efi ciente a clientes, administrando facturas, procesando recibos de pago e imprimiendo estados de cuenta. El control centralizado de clientes y las funciones de recaudación permiten encontrar clientes con mayor retraso en pagos, hacer un seguimiento a un número ilimitado de anotaciones de contactos y automatizar las acciones de seguimiento y recordatorios para las recaudaciones. Cuentas por Pagar Administre los egresos haciendo un seguimiento a cuentas y saldos de proveedores, ingresando las compras, imprimiendo cheques y utilizando la información exacta y detallada para sus necesidades comerciales, a modo de controlar los gastos e incrementar sus ganancias. Flujo de Caja Tener a su alcance la situación de efectivo le permite tomar mejores decisiones fi nancieras. Conciliación Bancaria Permite conciliar los ingresos y egresos, ingresar transacciones adicionales que afectan los saldos bancarios y automatizar el proceso de conciliación bancaria. Integra toda la actividad bancaria, incluyendo transacciones de efectivo, cheques y tarjetas de crédito. Además, ayuda a analizar todos los saldos de cuentas para asegurar una cobertura adecuada, conciliar estados bancarios, ver la información resumida y ver a fondo las transacciones individuales a través de Great Plains. Entre las principales ventajas y beneficios que ofrece Conciliación Bancaria, figuran: Ingreso y cancelación de transacciones individuales Ingreso de depósitos individuales o en grupos Conciliación automatizada Actualización automática de transacciones Opciones de Consulta que permiten ver las transacciones y depósitos, incluyendo transacciones ingresadas en otros módulos Emisión de reportes de transacciones, auditoría e historial Vea el fl ujo de efectivo proyectado y mantenga una operación fl uida de su negocio con Cash Flow Management-Great Plains. Concilie sus estados de cuenta de manera rápida, efi ciente y precisa con Conciliación Bancaria. 9

10 Serie Financiera LA BASE FUNDAMENTAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN EMPRESARIAL Presupuestos Basados en Excel Comparta la información entre Contabilidad y Microsoft Excel, para elaborar mejores presupuestos y garantizar que los dos sistemas utilicen la misma información. Análisis Multidimensional Agregue códigos de análisis a cuentas específi cas y analice cualquier aspecto de la información fi nanciera, sin necesidad de redefi nir ni recrear el plan de cuentas. Análisis y seguimiento de la información Conozca a fondo el rumbo de su negocio. Con reportes fi nancieros exactos y detallados, podrá entender con claridad lo que está sucediendo en su negocio, de modo que pueda planifi car con confi anza. Comparta información con los empleados electrónicamente, en cualquier momento y lugar Usted puede entregar los reportes de Great Plains vía correo electrónico o en formato HTML a través de su Intranet, para que los empleados puedan disponer de la información necesaria en donde quiera que se encuentren. Centralice la información financiera La integración contable de Great Plains implica que cada actividad del negocio que esté asociada a alguna transacción fi nanciera, se verá representada en Contabilidad. Siga cada transacción hasta su fuente de origen Los registros de auditoría de Great Plains permiten efectuar un seguimiento de cada transacción hasta su origen. De este modo, ahorrará tiempo cada día y tendrá las respuestas necesarias para tomar decisiones en forma rápida y acertada. Encuentre cualquier detalle, no importa cuán pequeño sea, en sólo segundos Con las funciones de búsqueda avanzada, consultas en línea y capacidades de reporte, usted puede obtener a partir de Great Plains información detallada de manera simple y acorde a sus requerimientos. 10

11 Compras MEJORE LOS PROCESOS DE COMPRAS Y REDUZCA LOS COSTOS DE INVENTARIO Este módulo provee una excelente solución que optimiza el proceso de compras, proporcionando un control integral de cada una de las etapas del ciclo de compras, sin afectar la efi ciencia del proceso. Además, el acceso a información precisa permite mejorar las negociaciones con proveedores y reducir los costos. Integración de los sistemas de ventas y compras Cuando las ventas disminuyen o los niveles de inventario bajan, se pueden generar automáticamente requerimientos de compra, permitiendo implementar procedimientos de reposición de inventario a tiempo y reducir el almacenamiento y los costos relacionados. Análisis de niveles de inventario El conteo cíclico, análisis ABC e informes permiten a la empresa garantizar niveles óptimos de inventario, ajustar las cantidades de las órdenes y recomendar promociones para los artículos que tienen mucho inventario. Toma de decisiones con información exacta y actualizada al minuto Great Plains permite resolver las interrogantes más complejas mediante consultas en línea, búsquedas de información y reportes altamente fl exibles. Comparta información a través de Internet en forma segura Los ejecutivos y personal de compras locales o en ofi cinas remotas pueden revisar en forma instantánea la información de compras, proveedores e inventario a través de Internet, obteniendo la información necesaria para una toma de decisiones efectiva. Analice sus oportunidades de negocios internacionales Great Plains permite ingresar órdenes de compra en cualquier moneda, revisar los costos equivalentes en la moneda local y efectuar pagos en la moneda extranjera. Proceso de Órdenes de Compra Aumenta la efi ciencia de las funciones asociadas a compras (creación de órdenes de compra y administración de los artículos recibidos) y sus pasos esenciales, por medio de procesos fl exibles y de fácil implementación. Compras se relaciona con Ventas para informar al personal encargado del despacho a clientes sobre la recepción de artículos incluidos en órdenes de compra pendientes de entrega, permitiendo que se efectúen los despachos de artículos a la brevedad posible. Cuentas por Pagar Permite administrar efectivamente las relaciones con los proveedores para controlar los gastos, negociar contratos de compra y condiciones de pago, hacer uso de descuentos y maximizar el fl ujo de caja. e-expense Permite al personal ingresar sus reportes de gastos a través de Internet y automatizar cada paso del proceso, incluyendo la preparación de reportes de gastos, aprobación según las normas de la empresa, reembolso y análisis. Los Procesos de Órdenes de Compras refl ejan los procesos del negocio, tales como admitir el ingreso de despachos totales o parciales a partir de múltiples órdenes de compra. 11

12 Ventas AUMENTE SUS INGRESOS. AGILICE LOS PROCESOS DE VENTAS. DISMINUYA LOS COSTOS POR TRANSACCIÓN Great Plains permite administrar los procesos de ventas normales y las ventas que se efectúan a través de Internet. También permite obtener la información que se ha generado como resultado de una venta, a partir, por ejemplo, del control de inventario hasta la administración de recaudación, todo en un sistema altamente integrado. Aumente sus ventas Utilice Internet para alcanzar nuevos clientes y permita que los clientes actuales dispongan de un nuevo medio para comprar sus productos y/o servicios. Great Plains también soporta todos los canales tradicionales de venta y le ayuda a mejorar el desempeño de las ventas, permitiendo analizar cualquier transacción. Agilice los procesos Usted puede manejar todo, desde las cotizaciones hasta las devoluciones, en una sola pantalla, reduciendo los tiempos de entrenamiento y permitiendo una mayor productividad del personal de ventas. Los clientes y vendedores pueden ingresar sus órdenes a través del Web, reduciendo errores y acelerando el procesamiento de las órdenes. Reduzca los plazos y aproveche más su tiempo Automatice el proceso de identifi cación y recordatorio a clientes con retraso en pagos y acelere sus pagos. Genere llamadas programadas. Mejore su fl ujo de caja y reduzca las cuentas incobrables, con las funciones de contacto centralizado de clientes y cobranza. Fácil acceso a la información Tome decisiones rápidamente utilizando la información confi able que le ofrece todo el sistema Great Plains. Vea una lista de las órdenes de venta pendientes y verifi que los saldos de clientes utilizando Explorer, o imprima un reporte de estado de crédito para determinar los saldos de clientes que exceden sus límites de crédito. Todo está a su alcance, de modo que usted puede ver la información cuando lo necesita. Acceda a todas las transacciones de ventas a través de una sola pantalla, lo cual le permite aumentar la efi ciencia, facilitar el uso y simplifi car el proceso de aprendizaje. El poder de Internet El personal de la empresa puede ver información precisa y actualizada de productos y órdenes de venta, sin necesidad de acceder al sistema contable. eview permite acceder a la información de Great Plains a través de Internet desde cualquier sitio remoto. Manejo de múltiples monedas para su negocio Usted puede ingresar y ver transacciones multimoneda en la moneda de origen y revisar sus valores en la moneda local. Se puede manejar Compras, Ventas y Listas de Precios en cualquier moneda, facilitando los negocios con clientes internacionales y atrayendo nuevos clientes. Una solución integral para todo el ciclo de ventas La Serie de Ventas de Great Plains provee herramientas para controlar los costos y mejorar la efi ciencia en toda su empresa. La estrecha integración entre Ventas, Cuentas por Cobrar, Inventario y Contabilidad elimina el ingreso redundante de información y garantiza la exactitud de la información crítica. 12

13 Ventas AUMENTE SUS INGRESOS. AGILICE LOS PROCESOS DE VENTAS. DISMINUYA LOS COSTOS POR TRANSACCIÓN Módulo de Ventas El Módulo de Ventas permite una administración fácil y centralizada de cotizaciones, órdenes corrientes, órdenes basadas en el Web, facturas, devoluciones y cumplimiento. Identifi ca las reglas específi cas del negocio (como verifi cación de crédito y aprobación del gerente de ventas), para incrementar la calidad, efi ciencia y velocidad del proceso de ventas. Integre las ventas y compras para aumentar la efi ciencia del negocio. Explote el caudal de información de ventas de Great Plains para reducir los gastos e incrementar su rentabilidad. Cuentas por Cobrar Haga seguimiento a clientes, administre facturas, procese comprobantes de pago y analice fácilmente la actividad de sus clientes. Great Plains permite defi nir las rutinas y seguirlas fi elmente, liberando tiempo, incrementando la productividad y alcanzando mayor efi ciencia. Great Plains permite recaudar y organizar las cuentas por cobrar en una pantalla principal, disminuyendo los retrasos en pagos e incrementando el fl ujo de caja. Inventario Posibilita el seguimiento a información relevante de los artículos, incluyendo las cantidades y costos a números de lote y serie, artículos alternativos y múltiples proveedores por artículo. Permite crear listas de precios incorporando múltiples monedas, niveles de precio y unidades de medida, copiando y modifi cando listas de precios para el rango completo de artículos. Las funciones de Conteo Cíclico y Análisis ABC permiten administrar efectivamente el inventario y niveles de existencias. Acceda a todas las transacciones de ventas a través de una sola pantalla, lo cual le permite aumentar la efi ciencia, facilitar el uso y simplifi car el proceso de aprendizaje. Analice y genere reportes de inventario utilizando los procedimientos de Análisis ABC de Great Plains. 13

14 Ventas AUMENTE SUS INGRESOS. AGILICE LOS PROCESOS DE VENTAS. DISMINUYA LOS COSTOS POR TRANSACCIÓN Mejore el control de todos sus procesos de negocio Administración de Recaudaciones Reduzca deudas impagas y gastos administrativos, mejore la productividad e incremente el fl ujo de caja, centralizando todos los contactos de clientes y funciones de recaudación. Great Plains permite a la empresa ubicar los clientes morosos, hacer seguimiento a anotaciones de contactos y automatizar los procedimientos de seguimiento, para acelerar las recaudaciones y reducir las cuentas por cobrar. Comercio Electrónico (e-order, e-sell) Lleve sus procesos de ventas al Web. e-order es un portal comercial en Internet que permite a los vendedores y clientes establecidos ingresar órdenes directamente a través de Internet, en cualquier momento y lugar. e-sell le permite crear su sitio Web de comercio electrónico en forma fácil y económica, de modo que pueda llegar a nuevos clientes y ofrecer una forma fácil y conveniente de hacer negocios. Herramientas de Reportes Great Plains ofrece capacidades de reportes y consultas de modo que usted puede ubicar rápidamente una transacción y luego consultar más detalles si es necesario. Las pantallas de búsqueda defi nidas por usuarios permiten buscar y organizar clientes, vendedores, órdenes y otros tipos valiosos de información instantáneamente, para ubicar con facilidad los registros. Great Plains incluye su propio Report Writer, en conjunto con Seagate Crystal Reports Professional, para reportes fi nancieros altamente fl exibles. Acceda fácilmente a información vital Tome decisiones mejor informadas El acceso instantáneo a información de clientes, ventas y análisis de inventario permite monitorear el comportamiento de ventas. Ubique los clientes y líneas de productos que generan los mayores ingresos y verifi que la efectividad de las promociones y otras actividades de ventas. Integre ventas y compras Great Plains comparte información entre las funciones de ventas y compras, de modo que se puede generar automáticamente requerimientos de compra cuando se produce una escasez de artículos debido a ventas, a la vez que se puede surtir las órdenes pendientes en cuanto se recibe el producto. Lleve los procesos de negocio a Internet Además de las operaciones de Comercio Electrónico para los clientes y el ingreso de ventas por Internet para los vendedores remotos, Great Plains permite compartir información clave del negocio a través de Internet, administrar reportes de horarios de trabajo y de gastos, así como enviar reportes mediante correo electrónico. También puede elegir localizar Great Plains con Application Service Provider, centralizando los sistemas remotos y minimizando la inversión en hardware y software. Globalización El soporte para el manejo de múltiples monedas permite administrar ventas y compras con socios comerciales en todo el mundo, así como consolidar información con ofi cinas en el exterior. Great Plains permite recaudar y organizar las cuentas por cobrar en una pantalla principal, disminuyendo los pagos incobrables e incrementando el fl ujo de caja. 14

15 Control de inventarios El módulo permite una administración fl exible de la información de inventarios, ayudando a crear y mantener registros de artículos y clases de artículos, ingresar y editar transacciones e imprimir reportes de análisis de inventarios. Dispone de una variedad de funciones, como la confi guración de artículos, defi nición de clases y categorías de artículos, planes de unidades de medida y precios, categorías de lotes, niveles de precios, registro de información de artículos en múltiples bodegas, personalización del ingreso y contabilización de las transacciones. El módulo permite ingresar transacciones de ajuste, variación y transferencia. Configuración flexible de artículos Clases de Artículos Se pueden defi nir agrupaciones de artículos de acuerdo a características similares, como función, precio, etc. Esto se logra organizando y acelerando el ingreso de registros de artículos mediante la aplicación de valores predeterminados para nuevos registros de artículos, agregando o modifi cando información de múltiples artículos, ingresando una sola vez la información de un grupo de artículos, o agrupando y organizando artículos en reportes de inventarios. Categorías de Artículos El ingreso de hasta seis categorías de artículos para defi nir grupos extensos en Inventarios, permite una mayor fl exibilidad al seleccionar reportes y registrar patrones de movimiento en inventario. Planes de Unidad de Medida Se pueden confi gurar grupos de unidades de medida relacionadas para las cantidades en que la empresa compra, vende o almacena un artículo. Niveles de Precios Permite ingresar un número ilimitado de niveles de precios para confi gurar el Plan de Precios, defi niendo unidades de medida y niveles de precios asignados a clientes. Planes de Precios Permite ingresar información detallada para una unidad de medida específi ca, facilitando el ajuste en el precio de varios artículos a la vez. Categorías de Lotes Se utiliza para agrupar artículos por lotes de acuerdo a características similares, ingresando hasta tres atributos alfanuméricos y dos atributos de fecha para cada categoría. Kits de Artículos El módulo permite ensamblar Kits de Artículos, seleccionando el tipo de artículo y asignando en Mantenimiento de Kits de Artículos los diversos artículos y componentes, ingresando o seleccionando el artículo y luego especifi - cando la unidad de medida y cantidad. Se puede ingresar cualquier artículo que no sea un Kit en sí mismo. La confi guración de Clase de Artículo facilita el ingreso de información al aportar valores predeterminados para nuevos registros. Para ensamblar Kits de Artículos se especifi ca el tipo de Kit de Artículos. 15

16 Control de inventarios Mantenimiento flexible de artículos Se puede registrar la información de artículos numerados por lote y serie, así como asignar un plan de precios único. Especifi cando información como últimas cantidades pedidas, recibidas, fecha de última recepción y proveedor, vendedor primario, ciclos de conteo físico, niveles de reorden y nivel máximo. Mantener Múltiples Bodegas Se pueden registrar las cantidades de artículos en múltiples bodegas o lugares de almacenamiento físico. Registrar Transacciones Personalizar Ingreso y Contabilización de Transacciones Se pueden contabilizar las transacciones en forma individual o en lotes, únicos o recurrentes. Los lotes recurrentes se aplican en transacciones que se presentan de manera regular. Transferencias Permiten cambiar los artículos de un sitio a otro y, al mismo tiempo, cambiar los tipos de cantidad. Ajustes Las transacciones de ajuste permiten aumentar o disminuir las cantidades de un artículo. Imprimir Reportes Lista de Verifi cación del Inventario Físico permite imprimir un listado de todas las cantidades disponibles, clasifi cado por múltiples opciones. El reporte de Consejo de Compras se puede utilizar para identifi car cantidades de artículos mayores o menores al nivel que se desea mantener, a la vez que cuenta con la función de imprimir Reportes para impresoras específi cas. Consultar Información Efectuar Consultas Great Plains permite hacer consultas sobre transacciones y comprobantes de compras, al igual que sobre la información de un artículo, número de serie y de lote. Rastrear el origen de una transacción Las herramientas de consulta de Great Plains ofrecen una imagen fi nanciera total que permite llegar hasta el origen de una transacción en particular. Se puede tener acceso a documentos y saldos de clientes, tanto en formato detallado como resumido. En esta pantalla se pueden especifi car diversos valores iniciales e históricos de artículos. 16

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18 Control y Gestión Financiera de Proyectos CONTROL DE COSTOS DE PROYECTOS, FACTURACIÓN EXPEDITA E INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE PROYECTOS Empresas constructoras, consultoras y cualquier entidad que base su negocio en proyectos, encontrará en este módulo integrado a la contabilidad una herramienta fundamental de gestión. Con la riqueza de la información de proyectos en sus manos, puede saber qué proyectos son más rentables y cuáles le generan pérdidas. Esta información crítica permite tomar decisiones estratégicas acerca de las oportunidades de negocio que debe emprender y cuáles debe ignorar. Rápida recepción de pagos Cuando los clientes reciben información de facturación adecuada, usted responde menos consultas y dudas. En consecuencia, se acelera el pago, eliminando innumerables llamadas telefónicas y retraso en los pagos. Administración del comportamiento del proyecto Al presupuestar detalladamente costos, gastos y utilidades de cada proyecto en Great Plains, se puede prever constantemente el comportamiento de un proyecto para que sea rentable. De este modo, usted puede asegurarse periódicamente de que su proyecto no sólo está dentro del presupuesto, sino a tiempo para cumplir las etapas claves y asegurar su rentabilidad. Reducción de costos administrativos Al permitir a los empleados el ingreso de tiempos y gastos del proyecto para hacer seguimiento, facturación y reportes, usted libera al personal administrativo para efectuar nuevas actividades en lugar de tener que reingresar información. Control eficiente de proyectos Great Plains permite controlar proyectos en un solo sistema, permitiendo organizar los proyectos de acuerdo a los requerimientos de la empresa. Ingreso de la información una sola vez Great Plains proporciona una estrecha integración entre las áreas de proyecto y fi nanciero-contables de la empresa, permitiendo el fl ujo de información de proyectos desde la fuente de origen para facturación, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y contabilidad, por citar algunos. La información se ingresa una sola vez, y se comparte para uso y consulta a lo largo del sistema por parte de administradores de proyectos y el personal autorizado. Ventajas que percibe al utilizar Project Management-Great Plains Configuración de Proyectos Cuando se utiliza el sistema contable para hacer seguimiento de proyectos, se puede generar una situación compleja en el plan de cuentas. La Serie Proyectos de Great Plains ofrece integración de cuentas con contabilidad a cualquier nivel de un proyecto. Se pueden confi gurar proyectos en función de Tiempo y Materiales, Costo Plus o Precio Fijo, en una estructura jerárquica que es fácil de comprender y seguir. Las plantillas de proyectos aceleran la confi guración de proyectos similares. Presupuestos Presupuestar a nivel de detalle permite analizar la rentabilidad del proyecto. La Serie Proyectos apoya a las áreas fi nanciera y contable en la preparación de presupuestos de caja y fl ujo de ingreso, provee una visión más completa de los costos reales comparados con los presupuestados para las actividades facturables, no facturables y no cobrables. Presupuesto y cuenta para gastos Se permite confeccionar presupuestos, con la flexibilidad y detalle necesarios para la empresa, agrupando gastos e ingresos. Al confi gurar un proyecto se pueden defi nir administradores de proyecto, presupuestos, cuotas y listas de acceso. 18

19 Control y Gestión Financiera de Proyectos CONTROL DE COSTOS DE PROYECTOS, FACTURACIÓN EXPEDITA E INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE PROYECTOS Facturación Los procesos de facturación fl exible y efi ciente reducen las consultas de clientes y aceleran los pagos. Great Plains permite emitir facturas a clientes para Proyectos basados en Tiempo y Materiales, Cuotas o Estado de Avance, reconociendo ingresos según las necesidades de la empresa. Se pueden adaptar más de 50 tipos de facturas de acuerdo a las necesidades del cliente. La integración con Cuentas por Cobrar permite administrar centralmente los saldos de los clientes. Seguimiento de Tiempo y Gastos La captura de la información de costos de proyectos puede ser un reto cuando los empleados están lejos de la ofi cina central. La Serie Proyectos simplifi ca esta actividad permitiendo que los empleados envíen la información de horarios y gastos a través de Internet, Intranet o un organizador personal. Del mismo modo, los administradores pueden utilizar las mismas herramientas para aprobar y procesar la información de proyectos, sin necesidad de reingresarla, facilitando su envío, aprobación y uso. Reportes Los reportes integrales y adaptables permiten responder a las preguntas relacionadas con el estado de proyectos, rentabilidad y utilización de recursos. Las consultas rápidas permiten a los administradores de proyectos ver de manera instantánea el estado del proyecto, luego evaluar a fondo el detalle del proyecto para efectuar el análisis de Trabajos en Progreso, Rentabilidad, Costos y Presupuestos. Control La Serie Proyectos está diseñada para llevar el control, permitiendo en forma precisa y efi ciente presupuestar, hacer seguimiento, facturar y analizar proyectos, mejorando así el fl ujo de actividades y su rentabilidad. Los empleados pueden enviar Hojas de Control de Horarios y Gastos relacionados con Proyectos a través de Internet. 19

20 Control de Activo de su empresa Fixed Asset Management-Great Plains le permite obtener una visión para tomar mejores decisiones y optimizar el uso de los activos de su empresa. Usted podrá en forma rápida y exacta: registrar, hacer seguimiento, depreciar, revalorizar y analizar los activos de la empresa. La interfaz gráfi ca de Fixed Asset Management es fácil de usar y contiene las funciones que necesita para manejar complejos requerimientos de control de activos. Configure activos fácilmente Genere y administre con facilidad sus libros de activos utilizando las poderosas capacidades de confi guración, entre las cuales fi guran Grupos de Cuentas, Clases y Libros. Grupo de Cuentas Ingrese la información de cuentas en Control de Activo Fijo para crear registros de Detalle Financiero. Los botones de búsqueda ofrecen la misma facilidad de acceso a la información que se encuentra en todo el sistema, eliminando la necesidad de memorizar listas de cuentas. Clases Cuando se asigna un activo a una clase que tiene un grupo de cuenta por omisión, se asumen por omisión los números de cuenta informados en la pantalla Asset Account al agregar el activo, ahorrando tiempo durante el ingreso de datos. Libros contables Genere los libros contables que desee para emisión de reportes de activo fi jo. El sistema maneja un número ilimitado de libros contables para cada empresa, de modo que dispone de amplia fl exibilidad. Configuración de empresa Se pueden agregar hasta 15 campos defi nidos por el usuario para controlar cualquier información específi ca. Se puede seleccionar ocultar o mostrar estos campos defi nidos por el usuario. Se muestra la información de formateo en casillas desplegables, de modo que se puede seleccionar el formato apropiado para cada campo (texto, moneda, fecha, números de teléfonos y otros). Ponga a trabajar la información Una vez que se han confi gurado los requerimientos de activo fi jo, se puede capturar la información de activos necesaria mientras se agrega o modifi ca un activo. Durante el ingreso de transacciones, se dispone de varias funciones poderosas que permiten administrar los activos. Retiros Registre la venta o disponibilidad de un activo. Se pueden efectuar retiros totales, parciales o masivos. Si se desea volver a utilizarlo, se puede reactivar un activo retirado. Transferencia Cambie un activo de una cuenta, ubicación física o estructura organizacional a otra. Otras funciones importantes Integración La información de compra del módulo Cuentas por Pagar actualiza Control de Activo Fijo, mientras que la actividad de Control de Activo Fijo que incluye adquisiciones, cambios, transferencias, depreciación y retiros actualizan Contabilidad de Great Plains. Además, se puede asignar un empleado como encargado del activo. Múltiples monedas Control de Activo Fijo permite ingresar información en monedas distintas a la moneda funcional de la empresa para la adquisición y disposición de activos, incluyendo el Euro. Control de información de activos Se puede hacer un seguimiento a información de activos de su negocio, especifi cando 15 campos defi nidos por usuario en la pantalla de confi guración de la empresa. También manejan transferencias de activos, reparaciones y mantenimiento, activos arrendados y seguros de riesgos. Proceso de cierre anual flexible Se puede efectuar proceso de cierre anual en diferentes momentos para cada libro. 20

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