Optimización de Negocios y Tecnología de la Información

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1 Optimización de Negocios y Tecnología de la Información Carlo Angeles O. Enero, 2011

2 1. INTRODUCCION Las organizaciones de negocios en los nuevos tiempos de economía globalizada como el actual, no pueden estar estáticos basados en conceptos de administración clásicos. La empresa moderna exige dinamismo e integración en todo el flujo de la estructura orgánica para obtener los objetivos y metas estratégicos con resultados en tiempo oportuno. 1

3 1. INTRODUCCION La búsqueda de rentabilizar siempre más el negocio surge como algo natural, para ello es necesario cuidar los gastos lo que nos lleva a la optimización de costos como es obvio, sin embargo en este contexto lo normal es abocarse a la búsqueda de ahorros en los procesos considerados dinámicos de un flujo operativo directo (manufactura y/o servicios), con logros de mejora de eficiencia (no siempre considerando la eficacia), productividad, y rendimientos. Este concepto siendo valido, no enfoca en forma general la posibilidad de mejoras y optimización. La base del éxito del proceso de mejoramiento es el establecimiento adecuado de una buena política de calidad 2

4 1. INTRODUCCION La calidad total es un concepto, una filosofía, una estrategia, un modelo de hacer negocios y está focalizado hacia el cliente. La calidad total no solo se refiere al producto o servicio en sí, sino que es la mejoría permanente del aspecto organizacional, gerencial; tomando una empresa como una máquina gigantesca, donde cada trabajador, desde el gerente, hasta el funcionario del mas bajo nivel jerárquico o el personal operativo están comprometidos con los objetivos empresariales. La calidad se presenta en cada uno de las actividades, desde una mera acción de la toma de un pedido por el área comercial, la gestión de la planificación y producción de procesos, la gestión logística, la administración de materiales, la gestión de atención de distribución en función a una oferta de servicios, pasando por los mas mínimas tareas y actividades; cada uno de ellos en mayor o menor grado representa un ahorro efectivo hacia nuestra organización. 3

5 1. INTRODUCCION Teniendo definido nuestros objetivos de establecer una Optimización de Negocios en base a una política o cultura de calidad en nuestro negocio o empresa, es imperativo considerar la integración con herramientas tecnológicas y de sistemas de información. Las Tecnologías de información (TIC) para la mejora continua de la calidad son un apoyo tan importante que permiten ayudar a las empresas ha organizar la información que en ella se maneja tanto en las relaciones internas como externas, por lo tanto las ayuda a ser más productivas y a ahorrar en recursos. Además permiten obtener información clave para un mayor crecimiento lo cual trae como consecuencia que pueda tener una mejor interrelación con el entorno empresarial y/o comercial. 4

6 1. INTRODUCCION El ámbito de la Tecnología de Información existe aplicado a cualquier tipo de empresa privada como publica que le permite obtener y compartir información e integrar una fluidez de comunicación. Dentro del contexto publico y enmarcado en la política estratégica del Estado se dictamino la Agenda Digital Peruana y el plan de desarrollo de la sociedad de la información mediante D.S Nº PCM del 20 de junio del Este es un documento que contiene lineamientos, objetivos y estrategias sobre la aplicación de las tecnologías de información y comunicaciones en los diversos sectores de la sociedad peruana como infraestructura de comunicaciones, desarrollo de capacidades humanas, programas sociales, sectores de servicios de producción, gobierno electrónico y relaciones internacionales. Es un medio para que todos los ciudadanos, puedan ejercer su derecho a estar informados y acceder a los servicios que ofrece el estado. 5

7 1. INTRODUCCION Terminológicamente La tecnología de información (TIC), según lo definido por la asociación de la tecnología de información de América (ITAA) es el estudio, diseño, desarrollo, implementación, soporte o dirección de los sistemas de información computarizados, en particular de software de aplicación y hardware de computadoras. Se ocupa del uso de las computadoras y su software para convertir, almacenar, proteger, procesar, transmitir y recuperar la información. Podemos definirla además como aquellas herramientas y métodos empleados para recabar, retener o distribuir información. La tecnología de la información se encuentra generalmente asociada con las computadoras y las tecnologías afines aplicadas a la toma de decisiones 6

8 2. DEFINICIÓN Habiendo conceptuado nuestra necesidad de mejora, uno de los puntos dentro de la búsqueda de la Optimización de una organización es la relacionada a la integración de la cadena de abastecimiento. PERSONAS & COMPORTAMIENTOS Podemos definir a La Cadena de Abastecimiento como el conjunto de organizaciones e individuos involucrados en el flujo de productos, servicios, dinero y la información relacionada (TIC), desde su origen en la proyección de ventas hasta el consumidor final. Integra todos los procesos ligados desde ventas, proveedores, procesos en planta, centros de almacenamiento, distribuidores y clientes con el objeto de que los bienes sean producidos y distribuidos en las cantidades adecuadas, en los lugares y en tiempos correctos, con rentabilidad para todas las entidades involucradas y cumpliendo con los niveles de servicio requeridos para satisfacer al consumidor final. 7

9 3. OBJETIVOS INSERT GRAPHIC SQUARE HERE La integración de la cadena de abastecimiento debe considerar el logro de resultados reflejado en los siguientes objetivos : PERSONAS & PERSONAS COMPORTAMIENTOS & COMPORTAMIENTOS Solucionador de problemas existentes, ya que vamos a optimizar costos, tiempos, insumos y personal en toda la cadena de abastecimiento. Integración de Procesos, Tecnología y Recurso Humano, dinamizando el flujo de información en ambos sentidos de la cadena. PROCESOS TECNOLOGIA Asegurar los niveles de servicio requeridos por los clientes de manera eficiente (con los mínimos costos) y eficaz (cumpliendo los objetivos de la Oferta de servicio). 8

10 4. NIVELES DE INTEGRACIÓN INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Los niveles deben reflejar la integración paulatina de la organización. 1er. Nivel PROVEEDORES Entidades Independientes PERSONAS & COMPORTAMIENTOS CONTROL DE COMPRAS PRODUCCION DISTRI BUCION CLIENTES 2do. Nivel Integración PROVEEDORES Interna: Dpto. administración de Materiales CONTROL DE COMPRAS PRODUCCION DISTRI BUCION CLIENTES 3er. Nivel Integración de la cadena de abastecimiento PROVEEDORES CADENA ABAST INTERNA CLIENTES Integración de la Información 9

11 5. FLUJO DE GESTIÓN El reto es sincronizar la demanda con la oferta para encontrar un balance entre estos objetivos, se requiere integración dentro de la firma, colaboración entre las organizaciones y sincronización de todo el sistema para lograr flujos de productos e información sin interrupción, sin cuellos de botella. Es importante notar que el consumidor final forma parte de la Cadena de Suministro; la demanda del consumidor final es el motor de la cadena y ésta no sólo depende del precio o de la disponibilidad del producto sino también del mercado y la economía en su conjunto. La cadena de Abastecimiento, incluye todas las actividades comprendidas en planeamiento, manufactura, logística de entrada, logística interna, logística de salida y logística inversa. Incluye también sistemas de integración con los proveedores de mis proveedores y con los clientes de mis clientes para poder evaluar el flujo de los productos en procesos integrados, midiendo su velocidad, visibilidad y su grado de sincronización. El soporte de tecnología de la información (TIC) es una plataforma indispensable para el desarrollo de esta gestión. 10

12 5. FLUJO DE GESTIÓN (procesos) Mercadeo Planeación Manufactura Transporte Ventas Ordenes Procesos de la Cadena de Abastecimientos Despacho Almacén Envío Distribuidores Consumidor Final 11

13 5. FLUJO DE GESTIÓN (enfoque) La Cadena de Abastecimiento describe un enfoque alternativo de administración logística, basado en estrategias ínter-organizacionales, con objetivos comunes y medidas de desempeño globales, contrario al enfoque tradicional por áreas funcionales con objetivos en permanente conflicto. Enfoque Tradicional Proveedores Compras Producción Distribución Ventas Clientes Costo total Nivel de Servicio La optimización de funciones aisladas no optimiza globalmente el proceso logístico Enfoque Moderno Costo total Nivel de Servicio Compras Producción Distribución Ventas Integración de la cadena 12

14 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE 5. FLUJO DE GESTIÓN (componentes) Tener ingredientes disponibles Proveedores Compras Transformar ingredientes en Productos PERSONAS & COMPORTAMIENTOS Programación Tener los productos correctos disponibles Comercial Llevar Productos a los Clientes Cliente Vender productos a los consumidores Consumidor Fabrica Distribucion Stock en proveedor Stock en fabrica Stock OUT fabrica Stock distribuidor Stock en cliente Stock en consumidor Abastecimiento Manufactura Supply planning Distribución Clientes 13

15 5. FLUJO DE GESTIÓN (responsabilidades) Responsabilidad de Compras Responsabilidad de Planeamiento y Control de Producción Responsabilidad de Distribución CD 1 Proveedores wip PT PT PT Proveedor de Transporte CD 2 Almacenamiento Trabajo en Proceso Almacenamiento Centros de Distribución 14

16 6. INTEGRACION DE LA INFORMACIÓN Es indispensable la utilización de la tecnología de información (TIC) para asegurar que cada integrante de la cadena de abastecimiento maneje su unidad de negocio con la información veraz y actualizada en forma oportuna, la comunicación es bidireccional y fuerza una retroalimentación que involucra a todos en ser expeditivos dinamizando la gestión. 15

17 6. INTEGRACION DE LA INFORMACIÓN (interaccion) La Interacción de la Información es fluida y bidireccional en la cadena La Retroalimentación involucra a todas la areas en la búsqueda continua de estrategias para mejorar. Proveedores Organizacion Empresarial Consumidor Final Información bidireccional y continua Proveedores Clientes Informacion bidirecciónal y continua Clientes 16

18 6. INTEGRACION DE LA INFORMACIÓN (valor) El valor de la Información es clave para un seguimiento, negociación y decisión oportuna La tecnología hace a la información disponible. Información = Recurso Crítico. Obtener la información correcta, en el momento correcto y con las personas correctas. Los cambios procedimentales van de la mano con cambios de recursos tecnológicos. Internet, Intranet Intercambio Electrónico de datos (EDI) Correo electrónico Transferencia electrónica de fondos Publicaciones y Boletines electrónicos Base de datos compartidos Código de Barras RFID Soluciones ERP 17

19 6. INTEGRACION DE LA INFORMACIÓN (impacto) El Impacto de la Información La transferencia electrónica de datos reduce distancias espacio-temporales. Internet favorece la integración virtual generando nuevas oportunidades comerciales en mercados electrónicos y canales de distribución, y facilita la colaboración entre integrantes de las cadenas de suministro. La actualización de modelos de negocios y el uso de herramientas de apoyo a la toma de decisiones son necesarios para lograr eficiencia en el nuevo esquema. 18

20 6. INTEGRACION DE LA INFORMACIÓN (impacto) El Impacto de la Información Las cadenas de suministro electrónicas establecen nuevas oportunidades y desafíos. Debido a la creciente conectividad y disponibilidad de información, el universo de posibilidades en la toma de decisiones se expande enormemente. El análisis elaborado de la gran cantidad de información recolectada confiere eficiencia y ventaja competitiva. 19

21 7. NEGOCIOS ELECTRONICOS Los negocios electrónicos son Intercambios de información propietaria que puede ser procesada directamente y en tiempo real por los miembros de una comunidad de negocios. La cadena de abastecimiento utiliza los conceptos de e-business y tecnologías web para coordinar y optimizar los procesos de ámbito empresarial en todas y cada una de las áreas de su empresa y con el entorno de proveedores y clientes. e-commerce es el marketing, ventas y compras de productos y servicios en Internet e-business es usar electrónicamente la información para mejorar el desempeño, crear valor y establecer nuevas relaciones entre clientes y proveedores 20

22 7. NEGOCIOS ELECTRONICOS (acceso comunidad comercial) Las empresas pueden realizar transacciones en un ambiente abierto, ágil y accesible. Red Electrónica COMPRADORES PROVEEDORES Solución Integral Estandarizada 21

23 7. NEGOCIOS ELECTRONICOS (recursos.) Tecnología de la Información EDI (Intercambio Electrónico de datos) Es un Conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas de mensajes acordadas, para la transmisión por medios electrónicos, preparados en un formato capaz de ser leído por el ordenador y de ser procesado automáticamente y sin ambigüedad. El EDI consiste en transmitir electrónicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informáticas en un formato normalizado, de forma que la información entre las empresas pueda ser procesada sin intervención manual. Las empresas que desean utilizar el EDI se suelen poner en contacto con compañías ligadas al sector de las telecomunicaciones que ofrecen servicios EDI. Un servicio EDI, es el conjunto de prácticas asociadas a la explotación de un sistema telemático particular de EDI que cubren todos los aspectos funcionales del servicio(técnicos, organizativos, de formación, de soporte y mantenimiento, comerciales y administrativos), dando así forma a una aplicación EDI concreta para un segmento. 22

24 7. NEGOCIOS ELECTRONICOS (recursos..) Tecnología de la Información ECR (Efficient Consumer Response) Es una estrategia en la cual distribuidores, proveedores y supermercados trabajan en forma mancomunada para dar un mejor valor a los consumidores a través de un enfoque conjunto, orientado a lograr una mayor eficiencia global de la Cadena de Abastecimiento. Así, más que maximizar la eficiencia de cada participante por separado, lo que se busca es lograr reducir los costos totales del sistema, los inventarios totales y los activos físicos, así como también poner a disposición de los clientes mejores mix de productos para que éstos tomen sus decisiones de compra. Es un proceso de mejoramiento continuo, donde las compañías - junto a algunos de sus socios comerciales- implementan progresivamente las nuevas herramientas o componentes de ECR a través de planes pilotos, para luego reaplicarlas a un número creciente de contrapartes comerciales. Esta estrategia permite alcanzar reducciones en los costos totales, en los inventarios y activos fijos, así como también en la variedad de productos que llegan al consumidor final, brindándoles mayores niveles de satisfacción y de servicio. 23

25 7. NEGOCIOS ELECTRONICOS (recursos ) Tecnología de la Información CRM (client relationship Management) Es básicamente la respuesta de la tecnología a la creciente necesidad de las empresas de fortalecer las relaciones con sus clientes. Las herramientas de gestión de relaciones con los clientes (Customer Relationship Management o CRM) son las soluciones tecnológicas para conseguir desarrollar la "teoría" del marketing relacional. El marketing relacional se puede definir como "la estrategia de negocio centrada en anticipar, conocer y satisfacer las necesidades y los deseos presentes y previsibles de los clientes". En el proceso de remodelación de las empresas para adaptarse a las necesidades del cliente, es cuando se detecta la necesidad de replantear los conceptos "tradicionales" del marketing y emplear los conceptos del marketing relacional: Enfoque al cliente Inteligencia de clientes Interactividad Fidelización de clientes Personalización. 24

26 8. OPTIMIZACIÓN EN PYMES Debemos considerar que el uso de modelos de optimización de negocios no es solo potestad de empresas de gran envergadura. Consideremos que cuanto menor tamaño tenga una empresa mayor será la flexibilidad de su estructura organizativa y por tanto mayor será el impacto de las tecnologías en la información sobre la productividad. En este contexto es muy importante la situación de las empresas como las PYMES para su economía sostenible de acuerdo a los sectores de actividad. 25

27 8. OPTIMIZACIÓN EN PYMES Muchas PYMES no utilizan una herramienta básica como es el ordenador y menos aún un sistema de información. Las PYMES deben valorar las importantes ventajas que el uso de las TIC pueden realizar en su negocio. Los negocios deben tomar conciencia que el recorrido de una inversión en el uso de las TIC se reflejara en incrementos significativos del output y del valor. Esta relación es especialmente positiva en las PYMES debido al potencial de crecimiento. En consecuencia podemos concluir que probablemente el incremento de la inversión en TIC, el nivel de implantación y el aumento del uso de esas tecnologías se traduzca en mejoras sostenibles de la productividad, seguramente más en las PYMES y en aquellos sectores con bajos niveles de implantación. Por esta razón es sumamente importante que las empresas PYMES tomen conciencia de los beneficios de crecimiento económico, haciendo uso de modelos y herramientas de soporte; en los cuales la inversión inicial será largamente compensada. 26

28 Optimización de Negocios y Tecnología de la Información Carlo Angeles O. Enero, 2011

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