Seven ERP. Instructivo Work Flow

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1 DIGITAL WARE S.A. Seven ERP Calle 72 # P.2 Bogotá, Colombia 2014 Digital Ware S.A. Todos Los Derechos Reservados Toda la documentación utilizada en Seven ERP está protegida por las leyes de derechos de autor bajo las normas colombianas y otras leyes aplicables, y son propiedad de Digital Ware S.A. Está prohibida toda copia, reproducción, distribución, publicación, ejecución, exhibición, modificación, transmisión, creación de obras derivadas y cualquier otro forma de explotar dichos contenidos, incluyendo bases de datos y links no autorizados previa y expresamente. Ningún aviso de reserva de derechos o copyright debe ser alterado o eliminado de las copias de los contenidos.

2 Contenido 1. INTRODUCCION OBJETIVO PARAMETRIZACIÓN SWfForma - Configuración De Formas Ruta Operación SWfFormu - Definición De Formularios Ruta Operación SWfPlant - Definición De Plantillas Ruta Operación ADMINISTRACIÓN SWfEditr - Editor De Flujos Ruta Operación Ejecución Del Sistema A Través de Work Flow Barra De Herramientas De Las Tareas Pendientes Nueva Tarea Campos Del Cuadro De Tareas Pendientes Ejecución de Tareas Asignadas Delegación De Tareas (SWfDetar) Reasignación De Tareas (SWfRetar) Fin del instructivo

3 1. INTRODUCCION SEVEN WORK FLOW es una herramienta de gestión que permite definir los procesos de la organización en flujos de trabajo, que interactúan de forma dinámica con las transacciones del sistema SEVEN-ERP a través de sus módulos Administrativos, Financieros, Comerciales, de Producción, de Recursos Humanos, y Documentales; controlando el flujo de información de la organización de tal forma que a nivel operativo el sistema no se trabaja de forma modular sino por procesos, lo que permite que se disminuyan los tiempos de respuesta, se incremente la productividad, se mejore el servicio al cliente y se optimice la calidad. SEVEN WORK FLOW es una herramienta que permite a los usuarios definir nuevos procesos de negocio ó modificar procesos existentes. SEVEN WORK FLOW es un sistema inteligente basado en reglas, procedimientos y sensitivo al tiempo que a través de redes Internet e Intranet automatiza los procesos de negocios, tendiendo a lograr mayor eficiencia en el desarrollo del trabajo, consiguiendo así tener la oficina sin papeles. A continuación se explicara paso a paso como definir en el sistema un flujo de trabajo, para que sea ejecutado y trabajar la aplicación a través de los flujos de los procesos que sean definidos en el sistema. Nota: Debe tener presente que SEVEN WORK FLOW solo puede interactuar con programas de los sistemas de información SEVEN- ERP, no se pueden ejecutar programas de otras aplicaciones. 2. OBJETIVO El objetivo primordial de este instructivo, es dar a conocer los conceptos básicos para el manejo del sistema SEVEN-ERP a través de los flujos de procesos definidos en el modulo de Work Flow, e identificar claramente: QUIÉN maneja la información. QUÉ debe hacer con ella. CUÁNDO debe hacerlo. De esta manera, los documentos electrónicos pasan "de mano en mano". Cada persona realiza la función que tiene asignada (visar, anexar otros documentos, revisar, ampliar, etc.), siguiendo el orden establecido en el flujo de trabajo. De este modo, las operaciones de la empresa y los documentos se transforman en un proceso ordenado y controlado en todo momento. A continuación se explicara paso a paso el proceso que debe seguir para parametrizar los flujos de procesos, y ponerlos en marcha. 3. PARAMETRIZACIÓN Para el instructivo utilizaremos el proceso del Módulo de Compras, que va desde la creación de la requisición por parte del usuario hasta la generación del pago al proveedor ya sea por banco ó a través de un pago electrónico. Deben estar creados los usuarios del sistema, los cuales serán utilizados en la definición de las actividades del flujo del proceso. 3

4 3.1 SWfForma - Configuración De Formas Este programa permite definir qué programas del sistema serán utilizados en el modulo de Work Flow para la parametrización de los flujos de procesos, en este modulo los programas del sistema se llamaran Formas Ruta. SEVEN Gestión Administrativa WF Workflow Configuración de Formas Operación 4

5 Luego de acceder al programa procedemos a continuación a insertar un nuevo registro en el mismo, seleccione mediante la lupa el nombre del programa que desea crear como forma para la definición de los flujos de Work Flow, el sistema relacionara el código y el nombre del programa de forma automática, y a continuación guarde la información, si lo desea puede cambiar el código y el nombre asignado, ó puede dejarlos como quedan por defecto. El campo parámetros debe ser utilizado cuando un programa requiere de un parámetro en el Menú para definir el tipo de proceso que se requiere generar, por ejemplo, el programa de facturas proveedor dependiendo del parámetro definido puede generar facturas (F) ó Notas (N), por lo que se debe especificar el parámetro que desea ejecutar. A continuación se muestra como se crearía el programa de facturas Proveedor. (Grafico1 Forma Factura Proveedor) Si desea tener en el sistema también las notas de proveedores, debe relacionar el mismo programa, pero debe cambiar el Código del programa y el nombre y relacionar el parámetro que corresponda, de lo contrario se generar error de llave duplicada y no permitirá la creación del registro. (Grafico2 Forma Notas Proveedor) En el campo denominado Tabla, se debe relacionar la tabla principal donde se encuentra la información del programa que está creando en las forma, por ejemplo, las tabla principal de las facturas proveedor es PO_FACTU, esta información se utiliza para poder generar el reporte de ejecución de casos por usuario (SWfRejca). De la tabla principal relacionada se tomara el Tipo de operación y el número de la transacción generada en el caso. (Grafico3 Tabla Principal) 3.2 SWfFormu - Definición De Formularios Este programa permite definir un proceso global, al cual se relacionaran las formas que serán utilizadas en la parametrización del flujo del proceso, de tal forma que no muestre el listado total de los programas definidos como formas, sino solo los programas relacionados en el formulario. 5

6 3.2.1 Ruta. SEVEN Gestión Administrativa WF Workflow Definición de Formularios Operación 6

7 El formulario nos servirá para definir qué programas pueden tener acceso. Estos programas se relacionan en las etapas para que puedan ser ejecutados por el usuario a través de las actividades generadas por Work Flow, para nuestro caso, insertamos un formulario denominado Proceso de Compras y relacionamos las formas que utilizaremos en el flujo de compras. Buscamos la forma en la lista de Formas No asignadas, la señalamos con un clic en el botón izquierdo del mouse, y la pasamos a Formas asignadas con el icono, puede seleccionar varias formas teniendo oprimida la tecla control (Ctrl) (Grafico 4 Definición De Formularios) Pasa las formas seleccionadas de No asignadas a Asignadas. Pasa todas las formas de No asignadas a Asignadas, inclusive las que no se encuentren seleccionadas. Pasa las formas seleccionadas de Asignadas a No asignadas. Pasa todas las formas de Asignadas a No asignadas, inclusive las que no se encuentren seleccionadas. Cambia la forma de relacionar las formas con los Formularios, por defecto el programa muestra los formularios y solicita que sean relacionadas las formas, pero al cambiar la presentación, se muestran en la parte superior las formas y solicita que sean relacionados los formularios. 3.3 SWfPlant - Definición De Plantillas Pueden existir etapas en el flujo del proceso, en las cuales no se tenga una forma en el sistema SEVEN-ERP con la que se pueda registrar la transacción, para estos casos, el usuario puede crear en el sistema sus propias plantillas, que le permitirán controlar y validar la información de esa actividad en el flujo de procesos que se está parametrizando. Por ejemplo, una plantilla en la que se valide que la transacción tenga ciertos documentos relacionados, ó una plantilla para generar una aprobación adicional, ó una plantilla para dejar un registro que indique que se genero una actividad en otro sistema. 7

8 3.3.1 Ruta SEVEN- Gestión Administrativa WF Workflow Definición de Plantillas Operación Luego de ingresar al programa inserte un nuevo registro, defina el código y la descripción de la plantilla que desea crear, este nombre debe permitir identificar claramente la plantilla, para que pueda ser relacionada en las actividades del Flujo. A continuación en el campo descripción describa para que se utilizara la plantilla, y a continuación guarde el registro. 8

9 (Grafico5 Definición De Plantillas) A continuación, defina los campos que solicitara la plantilla para que sean diligenciados por el usuario al momento de ejecutar la actividad, teniendo en cuenta lo siguiente: (Grafico6 Campos De La Plantilla) Consecutivo: Es dado automáticamente por el programa cada vez que se inserta un registro en el detalle; no puede ser modificado. Nombre Atributo: Es el nombre del campo que se mostrara al usuario, para que este pueda identificar la información que debe alimentar en la plantilla. Tipo: Identifica el tipo de información que el usuario debe diligenciar en el campo, que puede ser Numérica, Alfanumérica, a través de una lista de valores definida por el usuario, ó un campo tipo fecha. Capos Numéricos y Alfanuméricos: Se muestra el nombre del campo y un espacio para definir su información, si el campo es numérico solo permitirá ingresar números, si es alfanumérico permitirá incluir letras y números. Campos con Lupa: Se habilita una lupa al final del campo, con la cual el usuario podrá buscar la información que debe relacionar, si el usuario digita la información de forma manual, el programa verifica que la información que se está digitando se encuentre en la tabla correspondiente. Listas de valores: Se despliegan los valores que sean definidos en el campo lista de valores, solo se podrá ingresar uno de los valores de la lista. 9

10 Campos tipo Fecha: Se despliega la ayuda para definir la fecha del registro. Requerido: Identifica si el campo es obligatorio ó no; si el campo es requerido, el usuario no podrá guardar la plantilla hasta que diligencie la información en el campo. Orden: Identifica el ordenamiento de los campo en la plantilla. Posición X y Posición Y: Este campo le permite al usuario identificar la posición que debe tener el campo dentro de la plantilla, esto le permitirá colocar campos unos al lado de otros, de lo contrario, al dejarlo en cero (0) aparecerán según el orden definido y uno debajo del otro. Ancho: Permite definir el ancho que tendrá el campo, de tal forma que puede ser ampliado, por ejemplo para los campos de descripción. Lista de Valores: Cuando el tipo de campo se define como lista de valores, aquí debe definir los valores que desplegara el campo, son definidos separándolos con coma, por ejemplo: SI,NO ó 1,2,3,4,5 Validación Lupa: Se utiliza en los casos en los que se requiere validar que la información digitada por el usuario sea correcta, utilizando como base la información que ha sido alimentada en las tablas del sistema, por ejemplo, para relacionar el usuario que aprueba puede ser validado en la tabla GN_USUAR, ó para validar un código de un tercero se utiliza la tabla GN_TERCE. Al ejecutar la plantilla, en este campo se genera una lupa con la cual el usuario podrá buscar la información en la tabla seleccionada. Si en este campo indica que SI, debe definir los campos que se mencionan a continuación, si indica que NO, puede guardar el registro sin necesidad definir la información de los siguientes campos. (Grafico7 Campos Para Las Lupas) Titulo de La lupa: Defina el titulo que aparecerá en la Lupa, cuando esta sea seleccionada por el usuario. Ejemplo: USUARIOS 10

11 Titulo de los Campos: Defina el títulos de los campos que utilizara para mostrar la información de la lupa, siempre se debe trabajar con el campo código y el campo nombre relacionado al código; los campos deben ir separados con coma, ejemplo: CODIGO,NOMBRE Campo Resultado: En el este campo debe seleccionar el campo de Código que utilizara en la consulta, para este caso sería: USU_CODI Campo Descripción: Debe definir claramente cuál es el campo del Nombre relacionado al código que esta consultado, para este caso sería USU_NOMB. Tabla de Consulta: Identifica la tabla en donde se consultaran los datos, que para nuestro caso es la tabla de usuarios GN_USUAR. Sentencia SQL: Debe definir la sentencia SQL que utilizara la consulta para traer los datos que corresponden a la lupa que está creando, y para su validación cuando el código es digitado por el usuario, para nuestro caso: SELECT USU_CODI, USU_NOMB FROM GN_USUAR WHERE USU_ESTA='A' 4. ADMINISTRACIÓN 4.1 SWfEditr - Editor De Flujos A continuación se Explica paso a paso cómo utilizar el Editor de Work Flow, que le permitirá realizar el diseño de los flujos transaccionales que serán controlados a través del sistema de información SEVEN-ERP Ruta SEVEN - Gestión Administrativa WF Workflow Editor de Workflow 11

12 4.1.2 Operación (Grafico8 Editor De Work Flow, Versiòn y ) BARRA DE HERRAMIENTAS ZONA PARA EL DISEÑO DEL FLUJO ACTIVIDADES PREDEFINIDAS Barra De Herramientas Del Editor De Flujos o o o o o Nuevo Flujo: Permite crear un nuevo flujo, el editor de Work Flow queda en blanco para que se comience a definir el flujo del proceso que se controlara a través del sistema. Se solicita el formulario base para la creación del flujo de trabajo. Abrir Flujo: Permite abrir un flujo ya guardado en el sistema, para que pueda ser revisado y editado. Guardar Flujo: Permite guardar el flujo en el sistema, ó guardar los cambios realizados en un flujo existente. Cerrar Flujo: Después abrir un flujo, ó después de guardar los cambios en un flujo, se recomienda siempre cerrar el flujo que se está visualizando antes de salir del editor, de esta forma se evita que en una próxima oportunidad el sistema genere un mensaje indicando que el flujo está siendo editado. Imprimir Flujo: Permite Imprimir el flujo que se encuentra en pantalla o Apuntador: Cuando se encuentra activa la opción de insertar etapas, insertar áreas, borrar objetos ó insertar rutas, permite volver a la sección de apuntador para poder seleccionar actividades y rutas y organizar su diseño, ó definir las propiedades de la actividad. También puede volver al apuntador haciendo un clic con el botón derecho del mouse sobre la zona de diseño. 12

13 o o o o o o o o Crear Área: Permite agrupar varias etapas ó actividades en un área de trabajo; le permitirá identificar en que área de la compañía se deben generar cada una de las actividades del proceso. Insertar Etapa: Permite insertar las actividades que se deben controlar en el flujo de trabajo que se está parametrizando. Insertar Ruta: Permite definir las rutas que deben seguir los casos y documentos dentro del flujo, conectando dos actividades. Borrar Objetos: permite borrar actividades, áreas y rutas definidas en el Flujo de trabajo que se está parametrizando. Galería Bitmaps: permite administrar la galería de bitmaps utilizada en el diseño de las actividades del flujo. Galería Roles: Permite agrupar usuarios a través de la definición de Roles.Estos roles constituyen etapas predefinidas, utilizadas para la definición del flujo de trabajo. Ocultar Etapas Predefinidas: permite ocultar la sección de actividades predefinidas (roles). Para mostrar nuevamente las actividades predefinidas debe desactivar este icono. Buscar Work Flow: cuando el flujo que se encuentra en la zona de diseño es demasiado grande, ó se pierde el flujo, este icono le permite centrar el diseño de tal forma que pueda visualizarlo correctamente, lo lleva al inicio del flujo. Definición De Bitmaps Este listado muestra las imágenes (bitmaps) que podrá utilizar para el diseño del flujo, estas imágenes se insertan al proceso y a cada una de las actividades del flujo, estas imágenes son utilizadas solamente para el diseño visual del flujo de trabajo, de tal forma que sea más amigable para el usuario. Primero, construya las imágenes ó búsquelas en internet, estas imágenes deben ser de 32x32 y deben tener extensión.bmp Una vez tenga las imágenes, ingrese a la galería de bitmaps, donde podrá editar la galería de imágenes existente, ó donde podrá ingresar su propia galería de imágenes. (Grafico9 Definición De Bitmaps) 13

14 Para insertar una nueva imagen, utilice el icono de insertar, y a continuación con la opción seleccionar, ubique la imagen que va a incluir en la galería de bitmaps, por defecto colocara el nombre dado a la imagen y la guarda automáticamente. Esta imagen ya podrá ser utilizada en la definición de las actividades del flujo de trabajo. (Grafico10 Nueva Imagen Bitmaps) Otra opción para crear una imagen, es a través de copiar y pegar, inserte una nueva imagen, abra la imagen en Paint, selecciónela y cópiela, a continuación ubíquese en la sección de la imagen en la galería de bitmaps y utilice la opción pegar, luego dele un nombre a la imagen y para finalizar guárdela. Si cambia el nombre de la imagen, no olvide utilizar la opción de guardar, de lo contrario los cambios no serán generados. Si realiza un cambio, que no desea guardar, utilice el icono de cancelar, lo que devolverá los cambios realizados en la imagen. Si desea eliminar una imagen de la galería de bitmaps, puede hacerlo a través del icono de eliminar Creación De Roles Los roles permiten agrupar usuarios; al momento de definir que usuarios pueden ejecutar la actividad en el sistema, solo necesita relacionar el rol sin necesidad de relacionar siempre los mismos usuarios uno a uno, y el sistema entenderá que cualquiera de los usuarios relacionados en el rol podrán ejecutar la actividad en el sistema. Ingrese a la galería de roles a través del icono anteriormente descrito en barra de herramientas. (Grafico11 Definición De Roles) 14

15 Utilice la opción de adicionar para crear un nuevo rol en el sistema, a continuación definirá las propiedades del Rol, con la opción relacione la imagen que identificara el rol, defina el nombre del rol, que podría ser por ejemplo: administradores, usuarios de compras, aprobaciones, entre otros. Luego, seleccione los usuarios del rol de la lista denominada No Integrantes, y páselos a la lista de Integrantes con el icono ; también puede pasar todos los usuarios con el icono ; lo mismo podrá hacer para sacar un usuario del Rol, pasándolo del listado de Integrantes a No integrantes. (Grafico12 Usuarios Integrantes Del Rol) Para finalizar utilice el icono aceptar, verá como estos roles aparecerán en la sección de etapas predefinidas. (Grafico13 Etapas Predefinidas) Si desea eliminar un rol, selecciónelo y a continuación utilice el icono eliminar. Si desea revisar que usuarios pertenecen al Rol ó para incluir un nuevo usuario ó para sacar un usuario de los integrantes del rol, en la pestaña de creación de Roles, seleccione el Rol que corresponda y a continuación utilice el icono de propiedades. 15

16 Si los campos de Adicionar, Propiedades y Eliminar aparecen inactivos, se debe a que en el programa de parámetros generales de la empresa (SGnParam), el parámetro denominado Grupos de usuarios iguales a roles se encuentra activo; cuando se activa este parámetro no se requiere definir roles para Work Flow, sino que cada vez que se cree un grupo de usuarios este es creado automáticamente como un Rol, y los usuarios relacionados al este grupo de usuarios, serán los usuarios que integraran el Rol. Estos grupos de usuario también aparecerán en la sección de etapas predefinidas, cuando el parámetro este activo. Tenga presente que solo se crearan los roles de Work Flow de aquellos grupos que sean creados a partir del momento en el que se activa la opción de grupos iguales a roles, si desea que los grupos actuales sean creados como roles, debe ingresar al programa de grupos de usuario (SGnGrusu), consultarlos, y grupo por grupo debe utilizar la opción editar Flow. y luego guardar, de esta forma el grupo es creado como un rol de Work Definición Del Calendario Para la parametrización de las propiedades del flujo se requiere que en el sistema sea definido el calendario que aplicara para la empresa, y el cual se validara en el momento en el que se asignen las actividades a los usuarios, y con el cual se establecerá si una actividad esta ó no vencida. Ingrese al programa de Definición de calendarios SGnCalen Ruta: Seven Gestión General Parámetros Generales- Calendarios 16

17 (Grafico14 Calendario) Inserte un nuevo calendario, el consecutivo es dado automáticamente por el sistema, solo debe definir nombre del calendario, identificando por ejemplo el año al que aplicara, ó el proceso para el que aplica el calendario definido. Guarde y a continuación defina los días que no son laborables, por ejemplo los días domingo y los días Festivos. Luego en la pestaña de horario debe definir el horario laboral, que será base para definir el tiempo de atraso en una actividad. Puede digitar el número que corresponde al día, como se muestra en la parte inferior del programa, y digitar la hora de inicio y fin de cada uno de los días laborables, puede utilizar las ayudas de cada campo. (Grafico15 Horario Laboral) Si no es definido un calendario laboral, Work Flow entenderá que se trabaja de lunes a domingo y que el horario laboral es de 24 horas, lo que hará que existan grandes atrasos en las actividades asignadas a los usuarios y que los indicadores generen información que no es correcta. 17

18 Parametrización Del Flujo A continuación se mostrara paso a paso como se parametriza en el sistema el flujo de un procesos, que para nuestro caso, se utilizara como ejemplo el flujo del proceso de compras, que va desde la requisición hasta el pago al proveedor en el modulo de Tesorería. Nuevo Flujo: Primero, utilice el icono de nuevo flujo, el cual le desplegara una ventana en la que deberá seleccionar el formulario con el que trabajara la definición de las etapas del proceso, recuerde que en la definición del formulario (SWfFormu) se relacionan las formas (programas) que se utilizaran para la definición de las actividades del flujo. Una vez seleccionado el formulario, oprima el icono de aceptar. (Grafico16 Nuevo Flujo De Trabajo) Propiedades Del Flujo: Ubíquese en la zona de diseño del flujo, y con el botón derecho del mouse seleccione las propiedades del Flujo, también puede ingresar haciendo doble clic en la zona de diseño. Estas propiedades son las que aplicaran a todo el Flujo del proceso. (Grafico17 Propiedades Del Flujo) Seleccione el Bitmap que identificara el flujo; seleccione el calendario de días hábiles que validara Work Flow para el flujo que está definiendo; defina el nombre del flujo, que para nuestro caso es PROCESO DE COMPRAS ; defina una descripción breve del flujo; defina si se utilizara el correo electrónico (para el envió automático de un con la asignación de las actividades); defina si se requiere que cada vez que se comience una etapa se le envié un correo al usuario que inicio el flujo, para que sepa en todo momento en que parte del proceso se encuentra su solicitud; defina la duración estimada de todo el proceso desde que se crea la primer actividad, hasta que se termina (en días, horas y minutos); y por ultimo seleccione que el calendario es en días hábiles, para que sea validado el calendario que relaciono en el flujo. En la pestaña de procedimiento, defina a nivel informativo, el objeto, el alcance, los comentarios y el responsable del proceso. 18

19 (Grafico18 Procedimiento) Definición De Áreas De Trabajo: Defina claramente en su flujo de trabajo, cuales son las áreas que se involucraran en el proceso; para nuestro ejemplo, en el proceso de compras podremos incluir las áreas de tesorería, proveedores, compras, y áreas de la compañía. Active el icono de definición de áreas, vera que el apuntador del mouse cambia, lleve el mouse a la zona de diseño, haga clic con el botón izquierdo del mouse y sin soltarlo defina el tamaño del área, cuanto tenga las dimensiones deseadas suelte el botón del mouse. Realice el mismo proceso para definir todas las áreas que intervendrán en el flujo que está definiendo. Para salir de la opción de insertar área, utilice la herramienta denominada apuntador, ó sobre el área de diseño, de un clic con el botón derecho del mouse. (Grafico19 Definición De Áreas) 19

20 A continuación ubique el mouse sobre la palabra área, y con el botón derecho del mouse ó con doble clic, ingrese a las propiedades del área, aquí puede definir el nombre del área y dar color al contorno y al fondo del área, de tal forma que gráficamente el flujo sea más entendible. (Grafico20 Propiedades De Las Áreas) Puede agrupar varias áreas en un área más grande, en este caso, se creó un área denominada proceso de compras y dentro de esta se definieron las áreas del flujo. Haciendo clic con el botón izquierdo del mouse sobre el campo del nombre del área, y sin soltarlo, puede arrastrar el área hasta ubicarla en el lugar deseado. En la parte inferior derecha del área encontrara un recuadro, el cual le permitirá cambiar el tamaño del área, ubíquese en el recuadro y con el clic izquierdo (sin soltarlo) defina el tamaño deseado del área. (Grafico21 Áreas Definidas) 20

21 Definición De Etapas: A continuación definiremos cada una de las etapas (tareas ó actividades) que se deben seguir en el flujo del proceso que se está definiendo para la compañía. Active el icono de insertar etapa, vera que el apuntador del mouse cambia, lleve el mouse a la zona de diseño, haga clic con el botón izquierdo del mouse para que se cree la actividad; cada clic creara una actividad en el flujo. Cree las actividades que crea convenientes para definir el flujo de trabajo. Para salir de la opción de insertar etapa, utilice la herramienta denominada apuntador, ó sobre el área de diseño, de un clic con el botón derecho del mouse. La etapa que cree inicialmente tomara las características de la etapa inicial, al ver las propiedades de esta etapa, vera que está marcada como etapa inicial y el campo queda inhabilitado. (Grafico22 Definición De Etapas) También puede definir actividades, utilizando los iconos de Etapas Predefinidas (Roles); Seleccione la etapa predefinida, vera que el puntero del mouse cambia y queda igual que al seleccionar el icono de Insertar Etapa, a continuación con un clic creara la etapa en lugar asignado. (Grafico23 Etapas Predefinidas) 21

22 Cuando ingresa una etapa predefinida, los ejecutores ya vienen relacionados por defecto, los cuales serán los usuarios relacionados en el Rol; cuando relaciona una etapa normal, los ejecutores deben ser definidos manualmente (más adelante se explicara como relacionar los ejecutores). Una vez definidas las actividades, deberá definir la ruta que debe seguir el flujo de trabajo; active el icono de insertar ruta, vera que el apuntador del mouse cambia, lleve el mouse a la zona de diseño, haga clic con el botón izquierdo del mouse sobre una etapa y sin soltarlo lleve el mouse a la etapa que corresponda, según la ruta que desea trazar, si suelta el botón del mouse en un lugar diferente de una etapa, la ruta no será creada. (Grafico24 Definición De Rutas) Tenga mucho cuidado al definir las rutas, defina claramente cuál es la etapa en la que inicial y cual en la que termina la ruta, una ruta mal definida (como se muestra en el siguiente grafico) hará que el flujo no continúe correctamente. (Grafico25 Rutas Mal Definidas) 22

23 Propiedades De Las Etapas: A continuación debe definir las propiedades de las etapas, para esto, ubique el mouse sobre la etapa y con el botón derecho del mouse seleccione la opción Propiedades, ó ingrese a la opción con doble clic. (Grafico26 Propiedades De La Etapa) La etapa inicial será la que inicie el flujo de trabajo, por tal razón en las propiedades de esta etapa no se habilita la pestaña de ejecutores, los ejecutores de esta primer actividad serán aquellos usuarios que tengan permisos para iniciar el flujo (usurario relacionado a un ROL, al cual se le define el flujo que puede iniciar en el programa Relación Roles / Flujos ). Pude Identificar fácilmente la etapa inicial, pues será la única en la que el nombre de la etapa (el que se encuentra en la parte inferior de la etapa) estará en negrilla. Pestaña General: Permite definir las características básicas de cada etapa relacionada en el flujo. (Grafico27 Pestaña General) 23

24 Bit Map: A través del icono Seleccionar, puede relacionar el BitMap que identificara la actividad. Etapa Inicial: Si son las propiedades de la etapa inicial, el icono estará seleccionado e inhabilitado. Si Quiere cambiar la etapa inicial, ingrese a las propiedades de la etapa que desea sea la inicial y a continuación marque la opción etapa inicial, a aplicar las cambios, esta actividad pasara a ser la etapa inicial. Tenga presente que a la etapa inicial no pueden llegar rutas desde otras actividades, desde esta actividad solo podrán salir rutas hacia otras actividades. Múltiples Acciones: Permite identificar si en la etapa que se está creando hay una decisión, cada acción definirá una ruta diferente por la cual podrá continuar el flujo del proceso, la acción es seleccionada por el usuario al momento de ejecutar la actividad. Usar correo Electrónico: En la etapa inicial esta opción se encuentra inhabilitada, no se envía notificación al correo electrónico, pues quien inicial el flujo debe generar la primer actividad. Para las siguientes etapas, el usuario puede definir si utilizara correo electrónico ó no (siempre y cuando se encuentre activa la opción usar correo electrónico, en las propiedades del flujo), si se activa esta opción, cuando se crea la actividad al usuario que corresponda en el flujo, también se le envía un correo electrónico de forma automática que le informa al usuario, que fue seleccionado para generar en el sistema SEVEN-ERP una tarea dentro del un flujo del proceso que corresponda. (Grafico28 Correo Electrónico) El correo viene acompañado de un link que podrá utilizar el usuario para ejecutar la actividad en el sistema, si no ha ingresado al sistema, antes de poder ejecutar la actividad 24

25 se solicitara su autenticación (usuario y contraseña) del sistema SEVEN- ERP. Para que el correo funcione correctamente, debe parametrizar la información solicitada del servidor de correo, que se define en el programa de parámetros generales de Empresa (SGnParam). Delegar: Al seleccionar esta opción, se habilita una nueva pestaña denominada delegables, en la cual se deben relacionar los usuarios a los cuales se podrá delegar esta actividad. Ver Seguimiento: Determina si se va a manejar seguimiento de la actividad del flujo, en la pestaña seguimiento se definen los usuarios a los que se le enviara un mensaje cuando la actividad sea terminada, ó en caso de enviar recordatorios por el atraso en las actividades. Prioridad: Define la prioridad de la actividad, al mostrar las actividades pendientes, se muestran por color, según la prioridad establecida: Alta (amarillo), Media (azul), Baja (verde). Calendario Días Hábiles: Debe definir el calendario que utilizara la etapa para el cálculo del tiempo de atraso, según la duración estimada de la actividad. Secuencia: Este código es asignado automáticamente por el sistema. Asunto: Descripción de la actividad que debe ser generada, será el nombre que aparecerá en la parte inferior de la etapa en la definición del flujo de trabajo, por lo anterior este nombre debe ser corto, pero debe permitir identificar claramente la tarea que se debe ejecutar en el proceso, ejemplo: aprobar, requisición, factura, ingreso, pago, orden de compra, etc. Método de Control de Tiempo: Define como se controlara el tiempo de ejecución de la actividad Vs la duración estimada, que puede ser: Basado en la duración estimada, ó según la fecha límite seleccionable en ejecución. Duración Estimada: Estos campos solo se habilitan si el método de control de tiempo seleccionado es basado en la duración estimada, aquí debe definir cuál es el tiempo estimado de duración de la etapa, este tiempo se define en días, horas y minutos. En el calendario seleccione el calendario de días hábiles para que se valide el tiempo según el calendario de días hábiles seleccionado en la etapa. Pestaña Instructivo: En esta pestaña se pueden dar instrucciones ó recomendaciones al usuario, para que las tenga presentes a la hora de generar la actividad; también se podrá relacionar un documento (Word, pdf, entre otros) para que pueda ser descargado por el usuario al momento de ejecutar la actividad. (Grafico29 Pestaña Instructivo) 25

26 Instructivo: Aquí podrá definir las observaciones ó la información que se considera de carácter relevante para que sea tenida en cuenta por el usuario al momento de ejecutar la actividad. Documentos Adjuntos: puede relacionar un documento, para que pueda ser descargado por el usuario, en el cual se define lo que debe tener en cuenta el usuario para ejecutar correctamente esta tarea en el sistema SEVEN-ERP. o Adjuntar Documento del Disco: Permite buscar en el disco duro de la maquina, el documento que se adjuntara a la actividad para que pueda ser descargado por el usuario. o Abrir Documento a Adjuntar: Una vez relacionado el documento, selecciónelo con un clic de tal forma que quede con una franja azul, luego utilice este icono que le permitirá abrir el documento adjunto para su revisión. o Borra Documento a Adjuntar: Una vez relacionado el documento, selecciónelo con un clic de tal forma que quede con una franja azul, al utilizar este icono se borra el documento de la relación de documentos adjuntos. Pestaña Acciones: Se utiliza en el caso de existir una decisión, y a partir de esta el flujo puede seguir diferentes rutas. (Grafico30 Pestaña Acciones) 26

27 Nueva Acción: Para crear una nueva acción, utilice el icono, que activara una nueva ventana, en la que debe definir el nombre de la acción a crear, por ejemplo: aprobado, rechazado, anulado, en verificación, correcto, verificado, negado, entre otras. Para crear la acción, defina el nombre y luego de clic en aceptar. (Grafico31 Nueva Acción) Nombre: Nombre de la acción, aquí puede cambiar el nombre de la acción cada vez que lo requiera. Estado Generado de caso: Campo informativo, por defecto coloca el mismo nombre dado a la acción. Estado Abreviado: Campo informativo, asigna por defecto las tres primeras letras del nombre de la acción. Estado Generado de la tarea: o Completada: por defecto al crear una acción toma el valor completada, con lo cual la tarea se asume como terminada luego de ser ejecutada en el sistema. o En curso: si la acción se parametriza como en curso una vez se ejecute dicha acción la tarea se mantiene activa, hasta que el usuario final elija una acción con estado completada. Una vez definidas las acciones, debe volver al flujo de trabajo, y definir gráficamente la ruta que debe seguir el flujo, dependiendo de la acción seleccionada, es decir, el camino que debe seguir de acuerdo a la decisión que se tome en dicha etapa. Seleccione la ruta y con el botón derecho del mouse seleccione la opción propiedades, ó ingrese haciendo doble clic sobre la ruta. Al seleccionar borrar, se elimina la ruta. (Grafico32 Propiedades De La Ruta) Propiedades de la Ruta: A continuación se activa una ventana en la que podrá condicionar la ruta a una acción, es decir, determinar la ruta que debe seguir el flujo, de acuerdo a la acción seleccionada por el usuario. 27

28 (Grafico33 Condicionar Ruta A Una Acción) (Grafico34 Acciones Definidas) Eliminar: Ingrese a la pestaña acciones, Seleccione la acción y elimínela utilizando el icono Pestaña Formulario: ; solo podrá eliminar la acción, cuando no esté seleccionada en una ruta. Una de las principales características de Work Flow, es que en el proceso interactúa dinámicamente con los programas del sistema, a través de sus módulos administrativos, financieros, comerciales, de producción, de recursos humanos y documentales, controlando el flujo 28

29 de información de la organización, de tal forma que a nivel operativo el sistema no se trabaja de forma modular sino por procesos, lo que hace que los flujos definidos en el sistema no sean solo flujos documentales, sino que al mismo tiempo son flujos transaccionales; Debe tener presente que los flujos solo pueden interactuar con los programas del sistema SEVEN-ERP, no se pueden ejecutar programas de otras aplicaciones, lo que se puede hacer en estos casos, es definir para el flujo, plantillas de trabajo (SWfPlant) en las cuales el usuario puede confirmar que la tarea fue generada en la otra aplicación, de esta forma se puede llevar un control global de estas operaciones. Los programas que utilizara Work Flow deben ser parametrizados como una forma en el programa SWfForma. (Grafico35 Pestaña Formulario) Nuevo Formulario: Para incluir un formulario utilice el icono, que activara una nueva ventana, en la cual se solicitara que seleccione la forma que desea incluir (la forma es el programa parametrizado para ser utilizado en Work Flow, en el programa SWfForma) ó podrá seleccionar una Forma basada en plantillas (Plantillas parametrizadas en el programa SWfPlant). 29

30 (Grafico36 Listado De Formas) Formas: El listado de programas (formas) que se muestra en pantalla, dependerá de las formas asignadas al formulario (SWfFormu), y que fue seleccionado para este flujo, en el momento en que se utilizo el icono de nuevo flujo de trabajo. Si no aparece un programa requerido para el diseño este flujo de trabajo, en las propiedades del flujo podrá ver cuál es el formulario que se utilizo, para que pueda buscarlo y relacionar la forma que necesita utilizar (SWfFormu). (Grafico37 Formulario Utilizado En El Flujo De Trabajo) 30

31 Plantillas: Si utiliza una plantilla, ubíquese en la opción de forma basada en plantillas, vera que se habilita una opción denominada plantilla, en la cual podrá seleccionar la plantilla a utilizar (son creadas en el programa SWfPlant). (Grafico38 Listado De Plantillas) Permite Modificar: Cuando se utiliza una plantilla se habilita esta opción y queda seleccionada por defecto. Cuando está habilitada, indica que en esta etapa el usuario puede incluir y modificar la información de la plantilla seleccionada, cuando se desmarca, en esta etapa se muestra la información de la plantilla pero no puede ser modificada por el usuario (se utiliza para etapas posteriores, en las que el usuario puede verificar que información se diligencio en la plantilla y que es base para ejecutar la etapa actual). El usuario puede relacionar varias formas y plantillas en una sola etapa, esto se utiliza en el caso en el que un mismo usuario debe realizar varias actividades en una sola actividad. Pestaña Ejecutores: Aquí se definen los usuarios que podrán ejecutar la tarea (etapa), según la parametrización del flujo de trabajo. (Grafico39 Pestaña Ejecutores) 31

32 Asignados:en pantalla se muestran los usuarios del sistema (SGnUsuar), que serán los posibles ejecutores de las actividades definidas en el flujo de trabajo.seleccione el usuario del listado de usuarios no asignados, y con el icono seleccionar, ó con doble clic, pase el usuario al listado de asignados, los usuarios que se encuentren asignados serán los que puedan ejecutar la actividad en el sistema (recuerde que en el perfil el usuario debe tener permisos para ejecutar el programa que se relaciono en esta etapa). Si selecciona un Rol, los usuarios asignados serán los que se encuentren relacionados en el Rol. Si desea desautorizar un usuario, debe ingresar una a una a las actividades del flujo en las que interviene el usuario y pasarlo a los usuarios no asignados.trabajar con roles tiene una ventaja, si un usuario se va de la compañía ó asume un nuevo cargo, no tendrá que ingresar a cada una de las actividades y quitar el usuario de los usuarios asignados, simplemente debe ingresar al rol y quitarlo de los integrantes del rol. Criterio de Selección: A continuación debe definir, como el sistema seleccionara el usuario que ejecutara la actividad, del listado de usuarios asignados. (Grafico40 Criterios De Selección) Aleatorio: el sistema selecciona aleatoriamente al usuario que debe ejecutar la etapa del flujo, puede repetir el usuario, ó dejar un usuarios sin actividades por un lapso de tiempo, debido a que no se utiliza ningún criterio. Secuencial: en este caso, el sistema toma la secuencia de usuarios asignados para la ejecución de la etapa, si por ejemplo en la etapa hay tres usuarios asignados, el primer caso lo asigna al primer usuario del listado de ejecutores, el segundo caso lo asigna al segundo usuario, el tercer caso lo asigna al tercer usuario, y en el cuarto caso repite la secuencia, es decir lo envía nuevamente al primer usuario del listado. Balanceo de Cargas: El sistema revisa cual es el usuario que menos tiene actividades pendientes, y a ese le asigna la ejecución de la nueva tarea. Seleccionable en Ejecución: En la etapa anterior a la etapa en la que se define este criterio, cuando el usuario termina de ejecutar su actividad, le muestra un listado de los posibles usuarios que pueden ejecutar la siguiente actividad (usuarios asignados), y es él quien escoge a que usuario asignara la ejecución de la siguiente etapa del flujo. Ejecutor Etapa Anterior: Se utiliza cuando se quiere enviar algún tipo de información al usuario que ejecuto una etapa anterior, ó cuando el mismo usuario debe hacer otra actividad en el sistema, por ejemplo cuando se quiere avisar al usuario que genero la requisición, que los elementos solicitados ya se encuentran en el almacén. 32

33 Monto: Se utiliza cuando se quiere asignar al usuario, dependiendo del monto de la transacción, una vez seleccionada esta opción, se habilitan los campos para definir los rangos de valor para la asignación de la etapa. (Grafico41 Definición De Rangos) Tabla: Tabla en la que se encuentra la transacción a validar, por ejemplo: para la requisición la tabla es CM_REQUI. Campo: Campo de la tabla seleccionada en el que se encuentra el valor total de la transacción, por ejemplo: para el caso de la requisición el campo es REQ_VATO. Valor Inicial: Valor inicial del Rango de valores a validar. Valor Final: Valor final del Rango de valores a validar. Usuario: Usuario que debe ejecutar la etapa (según usuarios asignados), según el rango de valor inicial y final asignado. Pestaña Delegables: Esta pestaña solo se habilita cuando en la información general de la etapa, se activa la opción delegar. (Grafico42 Pestaña Delegables) o Asignados:en pantalla se muestran los usuarios del sistema (SGnUsuar), los usuarios asignados serán aquellos a los cuales podrá delegar la ejecución de la etapa asignada. 33

34 o Pestaña Seguimiento: Se definen los usuarios a los cuales se les quiere enviar una notificación de las actividades ejecutadas por los usuarios de esta actividad, por ejemplo: avisar al jefe de área. (Grafico43 Pestaña Seguimiento) o Asignados: en pantalla se muestran los usuarios del sistema (SGnUsuar), los usuarios asignados serán los usuarios a los cuales se enviaran las notificaciones de la ejecución de esta etapa. o Enviar Recordatorio: en esta sección se define si se quiere enviar un recordatorio cuando el usuario asignado se atrasa en la ejecución de la etapa, según la duración estimada, y el calendario de días hábiles definido. Se define el tiempo que debe transcurrir de atraso para el envió del recordatorio. Flujo Final Al finalizar la parametrización del flujo, guarde y salga para que quede listo para empezar a ser ejecutado, no olvide que debe cerrar el flujo con el icono 34

35 (Grafico44 Flujo Parametrizado) A medida que vaya definiendo el flujo se recomienda que vaya guardando los cambios no perder los cambios generados en la definición del flujo., para Editar Flujos Si desea abrir un flujo para revisarlo ó editarlo, ingrese al programa de edición y utilice el icono de abrir flujo, seleccione el Flujo del listado y a continuación utilice el icono Abrir. (Grafico45 Abrir Flujo) 35

36 Si al momento de seleccionar el flujo, se genera un mensaje que indica que el flujo está siendo editado por otra persona, revise que el flujo de trabajo no esté siendo modificado por otro usuario, si no está abierto este flujo, el error se debe a que no cerro correctamente el flujo de trabajo la última vez que lo consulto y por eso aparece como si se estuviese editando, por eso se recomienda que antes de salir del programa, guarde y cierre el flujo, de esta forma no aparecerá el mensaje. (Grafico46 Forzar Edición) Para poder abrir el flujo, utilice la opción Forzar Edición. Se generara un mensaje de advertencia, en el cual debe seleccionar Yes. A continuación podrá abrir el flujo. (Grafico47 Mensaje De Advertencia) Se recomienda verificar muy bien que nadie este editando el flujo, para evitar la pérdida de los cambios generados ó problemas con la edición del flujo de trabajo. 36

37 Para borrar una actividad, un área ó una ruta, active la opción de borrado y haga clic sobre lo que desea borrar, el sistema generara un mensaje de confirmación, al cual deberá decir que Si, si desea borrar la actividad, ruta, ó área del flujo de trabajo. Si desea crear una copia del flujo, para tenerlo como base para un flujo nuevo, ó para guardar copia de las versiones utilizadas de un flujo de trabajo, en la barra de herramientas seleccione la opción flujo y a continuación la opción guardar como, asigne el nuevo nombre y al dar aceptar se crea la copia. Si desea borrar un flujo de trabajo, en la barra de herramientas seleccione la opción flujo y a continuación la opción borrar, se generara un nueva ventana con la relación de los flujos creados, seleccione el que desea borrar y a continuación oprima el icono borrar; solo podrá borrar los flujos que no hayan tenido casos asignados. 4.2 Ejecución Del Sistema A Través de Work Flow Una vez se han parametrizado los flujos de trabajo, podrá ejecutar el sistema Seven- ERP a través de estos procesos, a continuación se explicara cómo utilizar el sistema a través de las tareas de Work Flow. Cuando se trabaja con Flujos de trabajo, el usuario deja a un lado el Menú del sistema, y trabaja basado en sus actividades pendientes, las cuales se encuentran al lado derecho del menú del sistema, para acceder de forma manual a las tareas pendientes podemos ingresar por : SEVEN- Gestión Administrativa WF Workflow Administración Tareas Pendientes (Grafico48 Tareas Pendientes) 37

38 4.2.1 Barra De Herramientas De Las Tareas Pendientes Nueva Tarea: Da comienzo al Flujo, se crea la primer actividad y se asigna un numero de caso. Ejecutar Tarea: Permite ejecutar la tarea asignada, y que se encuentra en el listado de tareas pendientes. Actualizar Tareas: Actualiza el cuadro de tareas pendientes. Elimina las tareas ejecutadas y muestra las nuevas tareas asignadas. Detalle Caso: Permite hacer un seguimiento, y ver en que parte del flujo se encuentra el caso. Delegar Tarea: Permite delegar una tarea, siempre y cuando se haya parametrizado la opción de delegar. Buscar: Permite buscar una actividad dentro del listado de actividades pendientes Nueva Tarea Para comenzar la ejecución de un flujo de trabajo, seleccione el icono de nueva tarea, a continuación se desplegara una ventana con la relación de los flujos que puede iniciar (Según relación de Roles / Flujos), seleccione el flujo de trabajo requerido, asigne un nombre al caso y un tercero responsable y utilice la opción aceptar. (Grafico49 Nueva Tarea) 38

39 Se creara automáticamente un nuevo Caso en listado de tareas pendientes y se abrirá de forma automática una ventana de internet Explorer en la que se realizara la ejecución de la tarea, como se explica más adelante Campos Del Cuadro De Tareas Pendientes A continuación se dará una breve descripción de las columnas que componen el cuadro de tareas pendientes. Empresa: Numero de la empresa en la que se genero la tarea, Recibido: Fecha en la que se asigno la tarea. Hora: Hora en la que se asigno la Actividad Pri.: Indica la prioridad de la tarea, según parametrización de la etapa, el color de la tarea depende de su prioridad. (Alta: amarillo, Media: azul, Baja: Verde) Descripción del Caso: Descripción dada al caso, en el momento que se creó la primer actividad del flujo. De: Persona que ejecuto la tarea anterior según el flujo, es decir, quien asigna la tarea. Caso: Este es un número consecutivo asignado por el sistema de forma automática, y será el número que le permita hacer seguimiento al proceso, cuando se quiera saber que ha pasado con una tarea en particular, las búsquedas se deben generar por el número de caso. Seg.: Es el numero de actividad dentro del flujo de trabajo. Asunto: Es el nombre dado a la etapa dentro del flujo de trabajo. Fecha Límite: Es la fecha límite que tiene el usuario para generar la tarea, según la duración estimada. Hora Límite: Es la hora límite que tiene el usuario para generar la tarea, según la duración estimada Ejecución de Tareas Asignadas La tarea inicial abre de forma automática la ventana de ejecución de tareas. Si desea ejecutar una de las tareas del listado de tareas pendientes, debe seleccionarla con el mouse y abrirla con el icono de ejecutar tarea, ó haciendo doble clic sobre la tarea ó utilizando la tecla Enter. 39

40 (Grafico50 Ejecución Tarea) En esta nueva ventana el usuario ejecutara la tarea que le fue asignada según el flujo de trabajo parametrizado en el sistema. Formas y Plantillas: Lo primero que se muestra es una opción para desplegar los programas ó las plantillas donde el usuario debe ejecutar su actividad. Al hacer clic en esta opción, se despliega el programa (forma) que fue relacionado en la parametrización del flujo del proceso. A la transacción se asigna un número de caso, de tal forma que en todas las transacciones hay una relación de la información generada a través del consecutivo asignado. El usuario debe diligenciar la información de la transacción, guardarla y aplicarla para dar por terminada la actividad, si por ejemplo no aplica la requisición, el siguiente usuario en el flujo no podrá verla para su aprobación, y tendría que devolver el caso para que el usuario revise y aplique el documento. (Grafico51 Programa) 40

41 En otros casos se desplegara la plantilla relacionada en la parametrización de la etapa. El usuario debe diligenciar la información que se solicita en la plantilla y guardarla. (Grafico52 Plantilla) Si la plantilla no puede ser modificada, solo mostrara la información que se digito en la etapa en la que fue alimentada la plantilla, como se muestra a continuación. (Grafico53 Plantilla Sin Edición) 41

42 Acciones Disponibles: Una vez termine de diligenciar la información en las plantillas y programas relacionados en la etapa, seleccione la acción disponible que definirá la ruta que seguirá el caso, y si lo requiere alimente la información adicional de las pestañas de ejecución de la tarea. (Grafico54 Acciones Disponibles) Pestañas Ejecución de la Tarea Pestaña Recibido: En esta pestaña podrá ver los comentarios enviados por el usuario que ejecuto la etapa anterior. También podrá descargar los archivos que relacionados en la etapa anterior y que pueden ser útiles para poder ejecutar la etapa actual. (Grafico55 Pestaña Recibido) Abrir Archivo: Seleccione el archivo y ábralo con esta opción, para su revisión. Guardar en Disco: Utilice esta opción para guardar el archivo adjunto en el disco duro de su PC, seleccione la ruta en la que desea guardar el archivo. Pestaña A Enviar: En esta pestaña podrá anexar documentos ó comentarios, para que sean vistos por el ejecutor de la siguiente actividad. (Grafico56 Pestaña A Enviar) Adjuntar Documento del Disco: Permite buscar en el disco duro de la maquina, el documento que se adjuntara a la actividad para que pueda ser descargado por el usuario ejecutor de la siguiente etapa. Abrir Documento a Adjuntar: Una vez relacionado el documento, selecciónelo con un clic, luego utilice este icono que le permitirá abrir el documento adjunto para su revisión. 42

43 Guardar en Disco: Utilice esta opción para guardar el archivo adjunto en el disco duro de su PC, seleccione la ruta en la que desea guardar el archivo. Borra Documento a Adjuntar: Una vez relacionado el documento, selecciónelo con un clic, al utilizar este icono se borra el documento de la relación de documentos adjuntos. Pestaña Documentos Caso: En esta pestaña podrá anexar documentos, para que puedan ser descargados por los ejecutores que intervengan en cualquier parte el proceso, por ejemplo, puede anexar el documento de orden de compra para que pueda ser descargado a la hora de generar la factura, el ingreso de almacén, ó el pago al proveedor. (Grafico57 Pestaña Documentos Del Caso) Adjuntar Documento del Disco: Permite buscar en el disco duro de la maquina, el documento que se adjuntara a la actividad para que pueda ser descargado por el usuario ejecutor de la siguiente etapa. Abrir Documento a Adjuntar: Una vez relacionado el documento, selecciónelo con un clic, luego utilice este icono que le permitirá abrir el documento adjunto para su revisión. Guardar en Disco: Utilice esta opción para guardar el archivo adjunto en el disco duro de su PC, seleccione la ruta en la que desea guardar el archivo. Borra Documento a Adjuntar: Una vez relacionado el documento, selecciónelo con un clic, al utilizar este icono se borra el documento de la relación de documentos adjuntos. 43

44 Pestaña Seguimiento: En esta pestaña podrá ver gráficamente en que parte del flujo se encuentra el caso, también podrá Delegar la tarea, ver cuál sería la siguiente etapa, ó ver los comentarios de las actividades anteriores. (Grafico58 Pestaña Seguimiento) Ver Seguimiento: Con esta opción podrá ver gráficamente en que parte del flujo se encuentra el caso que está ejecutando. Esta opción de seguimiento también la encontrara al utilizar el icono Detalle, que se encuentra en las herramientas del cuadro de actividades pendientes. (Grafico59 Seguimiento Grafico) 44

45 Las flechas de color fucsia muestran la ruta que siguió el caso, y la actividad en la que se encuentra actualmente. Estando en la ventana de seguimiento, al hacer doble clic sobre una etapa ejecutada, podrá ver el resumen de la actividad, que le mostrara quien genero el caso, quien lo ejecuto, el tiempo que tenía asignado, el tiempo real de ejecución, entre otra información. Delegar: Con esta opción puede delegar la tarea a otro usuario, siempre y cuando en la etapa se encuentre activa la opción de delegar, y se encuentren relacionados los usuarios a los cuales se les puede delegar la tarea. Al utilizar esta opción, se activa una ventana con el listado de los usuarios delegables, para que seleccione el usuario y acepte el cambio.este icono también lo encontrara en las herramientas del cuadro de tareas pendientes. (Grafico60 Lista Delegables) Siguientes Etapas: Con esta opción podrá ver en una nueva ventana el listado de la próxima actividad definida en el flujo de trabajo. De esta forma, en el caso de existir una acción, podrá ver cuál es la etapa que seguiría en el proceso dependiendo de la acción seleccionada. (Grafico61 Siguientes Etapas) 45

46 Comentarios Anteriores: Con esta opción podrá ver los comentarios que se han generado en las etapas anteriores. (Grafico62 Comentarios Etapas Anteriores) Pestaña Instructivo: En esta pestaña el usuario podrá leer el instructivo definido para la etapa que se está ejecutando, también podrá descargar el archivo adjunto relacionado en el que se explican los pasos y la información que debe tener en cuenta al momento de ejecutar la actividad. Para descargar el archivo, seleccione el documento adjunto y con doble clic lo podrá abrir. (Grafico63 Pestaña Instructivo) Pestaña Propiedades: En esta pestaña el usuario podrá ver las propiedades generales del caso. (Grafico64 Pestaña Propiedades) 46

47 Terminar Tarea Una vez termina de ejecutar la tarea, el usuario tiene dos opciones, devolver la actividad al usuario anterior, debido a que falto información ó enviar el caso al siguiente usuario, según el flujo de trabajo. Estas opciones las encontrara en la parte inferior de la tarea que está ejecutando. Cuando se envía el caso, se elimina de las tareas pendientes el caso asignado, y se crea un nuevo registro al siguiente usuario, según el criterio de selección utilizado, si por ejemplo para la siguiente tarea se parametrizo que el criterio de selección seria Seleccionable en la Ejecución, a este usuario le mostrara un listado de los posibles usuarios a los que puede asignar la nueva tarea. (Grafico65 Ejecutor Seleccionable En La Ejecución) Delegación De Tareas (SWfDetar) Este programa es utilizado para que las tareas que sean asignadas a un usuario en un periodo de tiempo, se reasignen de forma automática a otro usuario; es utilizado por ejemplo, para definir ciclos de vacaciones ó incapacidades, definiendo la fecha en la que inicia y fecha en la que culmina, seleccionando el usuario de la tarea y el usuario Delegado, de tal forma que en este tiempo, cada vez que se le genere una actividad al usuario de la tarea, esta se reasignara automáticamente al usuario delegado. 47

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