Modelo Integral y Dinámico de Análisis, Planeación, Programación y Control de Capacidades Productivas

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1 Modelo Integral y Dinámico de Análisis, Planeación, Programación y Control de Capacidades Productivas La siguiente lección pretende ampliar el concepto y lo que significa el proceso de Planeación de Capacidades Productivas en Empresas manufactureras. Fuente: KALENATIC, Dusko. Modelo Integral y Dinámico para el Análisis, Planeación, Programación y Control de las Capacidades Productivas en Empresas Manufactureras.

2 Introducción La estructura y dinámica de los sistemas no son fáciles de describir ni memorizar, ya que los sistemas con retroalimentación son variables. En cada análisis adicional del sistema observado se descubre algo nuevo. La descripción verbal del sistema real es una forma de representar al sistema; la otra es por medio de ecuaciones. Sin embargo, para representar los elementos del sistema y sus relaciones; es decir, para una mejor visualización de la estructura del sistema, se utilizan los cursogramas. Esta representación gráfica permite observar la interacción de los elementos del sistema, como se forman los flujos de retroalimentación y como estos flujos se integran, construyendo el sistema dinámico. Los cursogramas deben representar los niveles o estados del sistema, las tasas de cambio o controles, los parámetros del sistema y todas las informaciones auxiliares que se utilizar para su funcionamiento. Todos estos elementos operan en determinados flujos que también se representan en el cursograma. La línea de flujo representa la corriente de materia, energía e información que se desplaza de un nivel al otro; es decir, de un estadio a otro del sistema. En los sistemas empresariales los flujos básicos se refieren a los flujos de información de materiales, de capital, de equipos y de personal, ellos no los únicos, pero son los más significativos, sobre todo el flujo de información que integra a los demás flujos y que, a su vez representa con mayor veracidad al sistema de gestión. A continuación se expondrá un enfoque de la empresa como un sistema dinámico con enfoque integrado de capacidades. Esta lectura hace parte de un trabajo de Tesis Doctoral el cual propone un Modelo integral y dinámico de Análisis, Planeación, Programación y Control de Capacidades Productivas, del Ing. Dusko Kalenatic (2001).

3 La Empresa como sistema Dinámico con enfoque integrado de capacidades La empresa es un sistema dinámico que está compuesto por diferentes subsistemas, se partirá el análisis por la gestión del mercadeo, considerada aquella que representa el enlace entre la "caja negra" del sistema con el entorno donde se opera; es decir, los clientes. La demanda de los bienes por parte de los clientes es función de varias variables tales como: El precio, la calidad de bienes sustitutos o alternos, el nivel de servicio y que en mucho está relacionado con el cumplimiento de las fechas pactadas de entrega. Según sea la relación entre los clientes y la empresa, se generan pedidos directos o indirectos, y si se produce para mantener en inventario (Make to stock), o bajo pedido (Make to order). Esto último es de especial trascendencia para los análisis de capacidad, ya no sólo acepta los volúmenes de la orden de fabricación, sin también la anticipación de la producción. Sea cual fuere la tipología de producción, podrá ser modificado el volumen y la temporalidad por las políticas de producción que, finalmente, dependerán de las capacidades de manufactura. Ahora, si bien este es un parámetro de gran importancia en los análisis de capacidad, también lo son la mano de obra y los materiales. O sea, en otros términos, los tres grandes factores de la gestión de la producción son: La capacidad de los medios productivos, la disponibilidad de mano de obra y los suministros de materiales. Una vez que se elaboran o generan los bienes o servicios en la empresa, lo que resta es hacerlos llegar a manos de los clientes, a través de la función de distribución, la que además considera otras variables propias de la logística, tales como: rutas, envases, embalajes, volúmenes y medios de transporte. Cuando se cierra finalmente la cadena cliente - proveedor, se generan los ingresos y egresos correspondientes a la función financiera de la organización y finalmente, luego de realizar los ajustes pertinentes se obtiene la utilidad, la cual por una parte, irá a reinvertirse en el sistema empresarial y por otra, a retribuir a los inversionistas del negocio. La primera parte corresponde ser analizada, de acuerdo a las políticas y los planes de expansión corporativos, tanto a corto plazo y mediano plazo y en menor medida a largo plazo, ya que a este le corresponden otras magnitudes de inversión que sólo pueden ser manejadas a empréstitos y políticas de endeudamiento.

4 A continuación se detallan los diferentes flujogramas que conforman el modelo dinámico del sistema empresa, según las concepciones que aporta el autor. Diagrama de la empresa como sistema dinámico Flujo de la Retroalimentación de la Producción El autor propone varios flujos de retroalimentación, a continuación se expondrán solamente los relacionados con el área de operaciones. El éxito y el cumplimiento de las metas y objetivos trazados por una compañía radican en la acertada planeación del sistema productivo y de la programación, distribución y control de los recursos que interactúan para satisfacer los requerimientos desarrollados por el Departamento de Mercadeo y Ventas. el flujo

5 de retroalimentación de la producción, dirigido hacia el dpto de mercadeo y de ventas, (ver gráfico 7, página: Diagrama de la empresa como sistema dinámico), indica la posibilidad de fabricar volúmenes de producción con respecto al tiempo, para que sistema de ventas actúe, disminuyendo o aumentando el volumen de estas modificando políticas y programas publicitarios; también indica las características técnicas y cualidades de los productos y/o servicios para que las estrategias de comercialización marquen la diferenciación competitiva y posicionamiento en el mercado. La función de planeación de la producción toma información relacionada con la capacidad y disponibilidad de recursos, volúmenes de ventas, las condiciones y características deseadas de los productos y/o servicios, los plazos de entrega y los recursos necesarios. Esta información se selecciona, confronta y analiza, se forma un plan de producción y se suministra la información sobre la factibilidad de cumplir con los suministros en la cantidad requeridas y en el tiempo estipulado. Flujo de la Retroalimentación de la Producción II Los clientes confrontan, de acuerdo con sus necesidades, las calidades, el cumplimiento y los precios de los productos fabricados por diferentes empresas competidoras. La solicitud de un pedido entra "en cola" para ser atendido, según políticas de producción y prioridades definidas. El sistema productivo recibe estas solicitudes y programa las actividades, distribuyendo los recursos y estableciendo mecanismos de control para que los productos que se fabriquen con la mejor calidad posible, no ocasionen demoras en el suministro, se satisfagan las actividades productivas y los tiempos de elaboración previstos. El flujo de retroalimentación de la producción tiene como finalidad, la de mostrar la información relacionada con la factibilidad de poder elaborar las órdenes de producción en los tiempos estipulados, con los recursos necesarios e informar a la organización sobre las limitaciones, dificultades, requerimientos, obsolescencia, problemas, alternativas, y estrategias de solución, para desarrollar los procesos de gestión y cumplir con los objetivos trazados. La estructura productiva debe fijarse a partir de las necesidades del mercado; los productos y/o servicios ofrecidos por la compañía o empresa, deberán poseer características y atributos que marquen su diferenciación con respecto a la competencia.

6 La proyección de planes de producción, la determinación de horarios de trabajo, la distribución de recursos, la capacitación de personal y la apropiación de tecnologías, dependen ya más, de los ciclos de vida de los productos, de la diversificación de la calidad y la marca, el precio y la participación de los mismos en el mercado. Flujo Retroalimentación producción

7 Flujo de la Retroalimentación de la Producción III Si la disponibilidad de recursos e instalaciones, la implementación de altas tecnologías y la disponbilidad del personal calificado para fabricar volúmenes de producción de artículos, cuya participación en el mercado es más baja, se estará incurriendo en costos de almacenamiento (o de inventario) y costos de oportunidad muy altos, al trata de utilizar la maquinaria y equipo al máximo, sin ninguna planeación ni proyección por parte del departamento de mercadeo y ventas; en este caso, se estaría pensando en producir para luego vender, ciclo que debe ser contrario; o sea, vender para producir y comprometerse, según las disponibilidades y posibilidades de producción. La finalidad del proceso de gestión en el sistema de producción determina la necesidad de establecer un mecanismo de control de la estructura del flujo de producción, para no limitar el crecimiento del flujo de ventas. El sistema de control actúa en las entradas (inputs) del sistema, sobre los encargos o pedidos, las capacidades, el material, la selección, de proveedores, la disponibilidad de mano de obra, los insumos energéticos y sobre cualquier otro recurso que se involucre en un programa de producción. En las salidas (outputs), actúa sobre los productos terminados, los costos de fabricación, la calidad y precio de los productos, los plazos de entrega o demorasy los servicios de posventa. La gestíón de producción se ocupa del balance de los recursos para cubrir las necesidades, dentro de lo posible, en intervalos de tiempo definidos, de tal forma que los flujos de retroalimentación, en los cuales se encuentra también la producción, no se convierta en un factor limitante en el funcionamiento del sistema en su conjunto. Son factores determinantes en la producción; la calidad, la variedad, el servicio, el tiempo de entrega, los niveles de inventario, la utilización de la maquinaria y el equipamiento y, en general, todos los recursos utilizados en las operaciones de producción. Flujo de Retroalimentación de Materiales En el flujo de retroalimentación de materiales se consideran las políticas de adquisición, no sólo de materiales directos de producción, sino tambien de aquellos considerados como auxiliares al proceso productivo. En este flujo se establecen las relaciones comerciales, técnicas y de asistencia al proveedor, para garantizar mejores niveles de calidad y plazos de entrega que beneficien al

8 sistema productivo, a lo cual no se le prestaba mucha importancia en las escuelas de administración clásicas, pero que puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso de una organización. Se deben considerar los niveles de inventario deseados, de acuerdo con las necesidades productivas y las disponibilidades financieras. Para esto se pueden utilizar modelos clásicos de inventario (determinísticos y probabilísticos) o técnicas modernas de gestión, basados en filosofías tipo Pull, Just in Time o Push - MRP. Flujo Retroalimentación Materiales Flujo de Retroalimentación de Capacidades En este flujo se presentan las relaciones básicas entre diferentes instancias o niveles de planeación de la capacidad y su correspondiente relación con la de los materiales. Dentro del contexto de la planeación, este flujo inicia con las políticas de renovación y/o ampliación que se tengan al respecto.

9 En principio, se debe contextualizar la capacidad en términos de lo que potencialmente pueden entregar los medios de producción conque cuenta la empresa (capacidad instalada); esto implica que se temporalicen las actividades productivas a desarrollar, tanto a mediano como a corto plazo, al mismo tiempo que se determina las políticas de utilización de recursos, a través de turnos y horas extras (capacidad disponible); en cualquier caso, estos análisis de capacidad deberán ser consistentes con las políticas y objetivos que de estas tenga la organización (Misión - Visión). En la medida que se ejecuten los programas de producción concertados, como respuesta a los flujos de pedidos, se modificarán los requerimientos de capacidad, lo que obviamente implica que los correspondientes y necesarios ajustes entre capacidad disponible y necesaria. En el corto plazo, una gran parte de la capacidad utilizada obedece a una tasa dada por la manufactura de productos, dependiendo de la mezcla planeada de estos y las normas técnicas que tenga la organización, aunque también esta razón de cambio deberá ser consistente con las posibilidades que brinden los materiales correspondientes. Estos materiales tendrán tasas de consumo diferentes, dependiendo de la importancia relativa en la producción. Principalmente, se distinguen los materiales básicos y auxiliares que van directamente a la manufactura y los materiales de consumo que permiten su ejecución y que están íntimamente vinculados con la utilización de los medios de producción, a través del nivel de capacidad utilizada. Es posible que en ciertos intervalos de tiempo se presenten restricciones, dadas, en algunos casos, por las capacidades productivas y en otros, por los suministros de material; sin embargo, no es menos cierto que se otorga muchas más importancia a las limitaciones dadas por la disponibilidad de los medios de producción.

10 Flujo Retroalimentación Capacidades

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