Elaboró JOSÉ JOAQUÍN GUTIÉRREZ GONZÁLEZ Asistente Grupo Nacional de Gestión Documental

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1 LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ÁREAS Y DOCUMENTOS DE ARCHIVO Elaboró JOSÉ JOAQUÍN GUTIÉRREZ GONZÁLEZ Asistente Revisó MARTHA LUCIA AYALA MORA Profesional Especializado SAF Aprobó COMITÉ DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

2 TABLA DE CONTENIDO 1. LIMPIEZA Y DESINFECCION DE AREAS Y DOCUMENTOS DE ARCHIVO LIMPIEZA DE ÁREAS DE ARCHIVO Actividades Procedimiento Recomendaciones de bioseguridad CONTROL DE PLAGAS Actividades Desinfección: Desinsectación: Desratización:

3 1. LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ÁREAS Y DOCUMENTOS DE ARCHIVO Conservación de documentos Definición: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. 1.1 LIMPIEZA DE ÁREAS DE ARCHIVO Debe ser programada con una frecuencia diaria en áreas de trabajo y una brigada mensual en depósitos. Con esta actividad se controlan las cargas de polvo y de contaminantes biológicos que son los causales de un buen número de deterioros en los bienes documentales Actividades En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones: Sensibilización y toma de conciencia. Prevención y atención de desastres. Monitoreo y control de condiciones ambientales (seguridad). Limpieza de áreas y documentos (solicitud de equipos para limpieza). Plan de manejo de control de plagas y roedores (Fumigaciones en seco). Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, re almacenamiento (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de unidades de conservación y almacenamiento). Establecimiento de medidas preventivas (análisis de los riesgos, y el reporte oportuno) Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes, (copias de seguridad, escáner de documentos más consultados Procedimiento 1. El personal de la empresa de aseo designado para el mantenimiento locativo, debe registrarse al ingreso a los depósitos de archivo. 3

4 2. Al ingresar debe utilizar los elementos necesarios de protección como guantes de caucho grueso y resistente, prendas de protección o delantales, gorro, mascarilla para protección de material particulado (esporas de microorganismos, polvo, polen, entre otros). 3. Tener en cuenta que las actividades de limpieza siempre preceden las acciones de desinfección o saneamiento. 4. Para el piso, la limpieza debe realizarse en lo posible con aspiradora, de esta forma se evita levantar polvo. La escoba en vez de recogerlo, lo esparce pasándolo a los documentos. En el caso de no contar con una aspiradora, se recomienda utilizar trapeador ligeramente húmedo y pasarlo en zig-zag, empezando de la zona menos sucia a la que presenta mayor suciedad, no utilizar detergentes, ni blanqueadores como el Clorox o Decol. 5. El aseo de los pisos debe ser preferiblemente con varsol o una combinación del 50% de alcohol y 50% de agua, con el fin de facilitar su pronta evaporación y secado, evitando el deterioro de los documentos. 6. Para las paredes, mobiliario y demás elementos, lo ideal es el uso de aspiradora, sin embargo en caso de no contar con este implemento, utilizar una tela o trapo de algodón blanco siempre SECO, pasarlo del área menos sucia a la más sucia. 7. Limpiar las mesas de trabajo con agua y detergente y finalmente con alcohol antiséptico. 8. Los elementos (traperos y bayetillas, entre otros) que se utilizan en la rutina de limpieza deben ser exclusivos de estas áreas o depósitos, pues se pueden propagar microorganismos contaminantes de las demás dependencias o viceversa. 9. Los desechos generados por áreas, deben ser descartados en bolsas plásticas y ser anudadas; seguir código de colores para desechos sólidos y lavar las canecas de basura. 10. La limpieza de las unidades de conservación debe hacerse siempre en SECO, lo ideal es hacerla con aspiradora y superficialmente. Nunca se debe aplicar ningún tipo de producto o agua directamente sobre el material. 11. Con la boquilla de la aspiradora, provista con su respectivo cepillo, aspirar externamente el material documental que se encuentra dispuesto en la estantería 4

5 o sobre las mesas, teniendo presente no causar abrasiones ni succionar partes debilitadas o fragmentos de las unidades de almacenamiento. En lo posible utilice un anjeo y siga las instrucciones de la gráfica. 12. Los libros y documentos, se limpian con una brocha cerdas blandas o una bayetilla blanca, en seco de adentro hacia a fuera. 5

6 1.1.3 Recomendaciones de Bioseguridad Se deben seguir ciertas normas básicas de bioseguridad que evitan la propagación y contaminación generando enfermedades ocupacionales en los operarios en general, estas son: Utilizar los elementos de protección personal. Restringir el uso de esta dotación al área de trabajo. 1.2 CONTROL DE PLAGAS El control de plagas debe realizarse en todas las áreas de archivo del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, con el objetivo de mantener estos espacios libres de agentes biológicos que puedan representar un riesgo para la salud del personal y para la conservación de documentos Actividades Desinfección La desinfección se encarga de eliminar agentes microbiológicos como hongos y bacterias que se encuentran en el ambiente, este servicio lo realiza una empresa especializada. De acuerdo con lo establecido en el Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y documentos de archivo del Archivo General de la Nación, toda el área se deberá fumigar completamente por medio de un proceso de nebulización con tamaño de gota a 50 micras, con un producto cuyo principio activo sea un amonio cuaternario de radicales alquílicos y estabilizado con urea en una concentración que puede estar entre 400 y 800ppm o con alcohol antiséptico al 70%. Este tratamiento se realiza en las áreas de depósito SIN RETIRAR LOS DOCUMENTOS. Es recomendable que esta desinfección se lleve a cabo una vez por semestre, con equipos adecuados, por personal capacitado y protegido con los implementos de seguridad industrial necesarios para ello, para lo cual es necesario que las personas asociadas al archivo hallan evacuado las áreas a tratar Desinsectación La desinsectación se encarga de eliminar la presencia de insectos (cucarachas, pescaditos de plata, pulgas, etc.), este servicio debe ser ejecutado una empresa especializada. La fumigación se llevará a cabo en toda la infraestructura física del archivo, teniendo cuidado de que en los depósitos de material documental solo se aplicará UNA VEZ RETIRADOS LOS DOCUMENTOS, siempre y cuando haya un lugar disponible a donde trasladarlos temporalmente, si no, no se puede realizar en su totalidad y el tratamiento parcial será aplicado solamente por los bordes de pisos, 6

7 techos y paredes sin que tenga contacto con materiales de almacenamiento (cajas, carpetas) o documentos. El procedimiento se realiza por medio de una fumigación por aspersión con un producto y las dosis certificados en el mercado por la secretaría de salud de cada región. Por lo general, estos productos son elaborados a base de piretrinas, bromuro de metilo, óxido de etileno, óxido de propileno o de cualquier otro que resulta tóxico para el ser humano y cuando estos son aplicados en papel, cartón o cualquier material higroscópico, se concentran allí por mucho tiempo y al ser manipulados son absorbidos por la piel, es por ello que nunca deben ser aplicados sobre ellos, además porque no se conoce su efecto sobre estos materiales Desratización Con este proceso se busca erradicar ratas y ratones, por lo que se hace necesario aplicar el tratamiento tanto en interiores como en exteriores, de las áreas de depósito de archivo como de la totalidad de la infraestructura de la entidad. Para esto se empleará un agente rodenticida que sea eficaz, de fácil aplicación, que no emita olores, ni genere descomposición en los animales que lo consuman. Los productos y dosis deben ser certificados en el mercado por la secretaría de salud y los procedimientos de aplicación realizados por personal capacitado para ello. La desratización deberá realizarse como mínimo una vez al año. El o quien haga sus veces debe hacer el seguimiento a las actividades de desinfección, desinsectación y desratización. Se estima conveniente que las actividades de desinfección se realicen cada seis meses, las de desinsectación, cada tres meses y desratización por lo menos una vez al año. Estas actividades deberán ser coordinadas con el Grupo Nacional de Gestión Administrativa de la entidad, para los archivos ubicados en la sede central y/o quien haga sus veces en el nivel regional. 7

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