Experiences on Migration of Data in Digitization Projects

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1 Experiences on Migration of Data in Digitization Projects Julián Bescós Presentation for the ERPANET Workshop Workflow in Digital Preservation Budapest, October 2004 Slide 1

2 OVERVIEW 1. The Migration Issue 2. Our Experience 3. Migration Tasks 4. Best Practices for Preservation 5. Planning and Schedule Slide 2

3 MIGRATION Migration is the set of tasks to achieve periodic transfer of digital materials from one hard/soft configuration to another Purpose Long term preservation of the digital information created and stored using digital technology Allow broad access Retrieve, display and use Origin New devices, processes and software replace the methods to record, store and access New standards Enhancement of service Slide 3

4 ORIGIN OF MIGRATION Technology obsolescence Hardware More powerfull computers and higher density storage Elements for updating are not available ( increase of storage, memory, etc) Basic software Operating systems Data base managers Media Lifetime is rarely the constraining factor for DP Obsolescence of old storage media as newer and better media are available in the market Obsolescence of the Access software Access in new platform and media Not available long term programs Changes in metadata and in image formats New functions of the software Slide 4

5 ORIGIN OF MIGRATION In practice it is a combination of: Technology obsolescence New functionalities of the software Derived from information and communication technology Daily work on: digitisation, storage and access requiring: Higher density storage Faster computers It is a consequence of: The digital world of information and communication technology is still relatively young and inmature Slide 5

6 EXPERIENCE IN DIGITALIZATION PROJECTS Beginning in 1988 with the design and development of the Information System for the Archivo de Indias in Seville Computarization of 66 Archives and Libraries of different kinds and sizes in Spain and abroad Digitalization of more than 20 millions pages of ancient documents Installation of more than 320 workstations Development of the own products ArchiDOC-ArchiGES for Archives With a team in the areas of consulting, managing, development, installation, trainning and maintenance of systems for archives Archivo General de Indias, Sevilla Access Room in 1992 Slide 6

7 MAIN PROJECTS WITH DIGITALIZATION Zabalburu Library Archivo General de Indias, Sevilla Archivo General de Simancas Archivo Histórico Nacional, Madrid Archivo Histórico Nacional - Sección Nobleza, Toledo Archivo Histórico Nacional Sección Guerra Civil, Salamanca Archivo de la Corona de Aragón, Barcelona Archivo General de Navarra Archivo del Reino de Valencia Archivo del Reino de Mallorca Biblioteca Sancho el Sabio, Vitoria Archivo Virtual de la corona de Aragón ( con Imágenes del ACA y AHN) Archivo Eclesiástico de Poblet Archivo Histórico Universidad de Salamanca Archivo Histórico de la Universidad de Santiago de Compostela Archivo Histórico de la Universidad de Oviedo Archivo General de la Nación, Colombia Archivo Histórico Ultramarino, Lisboa Archivo del Nacionalismo de la Fundación Sabino Arana, Vizcaya Biblioteca Valenciana Archivo del Ilustre Colegio Notarial de Granada Real Academia Española (Diccionarios Histórico) Diccionario Biográfico Real Academia Historia Archivo General Militar, Segovia Archivo General Militar, Ávila Instituto de Historia y Cultura Militar Archivo General de la Marina, El Viso del Marqués, Ciudad Real Archivo Histórico Provincial de Murcia Sistema de Información del Archivo, Biblioteca, Fototeca y Videoteca de Cruz Roja Española Biblioteca de la Fundación Francisco de Zabalburu, Madrid Biblioteca Parlamento Vasco Archivo-Biblioteca de la Diputación de Cáceres Digitalización de 11 periódicos para 11 Instituciones Vascas de Prensa retrospectiva y prensa actual Archivo Municipal de Castellón de la Plana Archivo Histórico del Excmo. Ayuntamiento de La Laguna, Tenerife Archivo del Ayuntamiento Oviedo Archivo del Komintern, Moscow and its replica in 6 National Archives, LOC and Open Society Archives Archivo General de Navarra Archivo General Militar, Segovia Slide 7

8 FIGURES OF DIGITALIZATION Date Institution Number of Images Kind of Images Archivo General de Indias, Sevilla Manuscripts XVI-XIX 97- Archivo General de la Nación, Colombia Manuscripts Archivo General de Simancas Manuscripts Archivo General Militar, Ávila Expedientes Militares Archivo General Militar, Segovia Expedientes Militares Archivo General de Navarra Manuscritos medievales 98- Archivo General de la Marina, El Viso del Marqués, Ciudad Real Manuscripts 96- Archivo de la Real Chancillería de Valladolid Manuscripts Archivo Histórico Nacional, Madrid Manuscripts Archivo Histórico Nacional - Sección Nobleza, Toledo Manuscripts 96 Archivo Histórico Nacional Sección Guerra Civil, Salamanca Manuscripts 96 Archivo Histórico Provincial, Vizcaya 97 Archivo Histórico Provincial de Murcia Protocols Archivo Histórico Provincial de Oviedo 95 Archivo Histórico Ultramarino, Lisboa Manuscritos antiguos Archivo de la Corona de Aragón, Barcelona Medieval Manuscripts Archivo Histórico de la Universidad de Salamanca Manuscripts Archivo Histórico de la Universidad de Oviedo Archivo Histórico de la Universidad de Santiago de Compostela Manuscripts Archivo del Komintern, Moscú Documents Biblioteca y Archivo de la Fundación Sancho el Sabio, Vitoria Monographs XVI-XIX Biblioteca de la Fundación Francisco de Zabalburu, Madrid Manus. y Mon Archivo del Nacionalismo de la Fundación Sabino Arana, Vizcaya Archivo Histórico del Excmo. Ayuntamiento de La Laguna,Tenerife Manuscripts 96 Archivo del Ilustre Colegio Notarial de Granada Protocols 1998 Instituto de Historia y Cultura Militar Manuscipts Archivo Eclesiástico de Poblet Manuscipts 98- Archivo-Biblioteca de la Diputación de Cáceres Actas 98 Archivo Municipal de Castellón de la Plana 98 Centro de Investigaciones Biológicas (CSIC) Slide 8

9 FIGURES OF DIGITALIZATION Date Institution Number of Images Kind of Images Real Academia Española Historical Dictionaries Digitalización de 11 periódicos para 11 Instituciones Vascas /year Ancien Journals Archivo Histórico Provincial Cantabria 2000 Archivo Ayuntamiento Estella Archivo y Biblioteca Cruz Roja Photographs Monog Archivo Virtual de Aragón ( Imágenes del ACA y AHN) Medieval Manuscripts Proyecto AER ( Con AGI y AHN inicialmente) Biblioteca Parlamento Vasco Monographs Archivo del Reino de Valencia Manuscripts, Protocols Diccionario Biográfico Real Academia Historia 01 Archivo del Ayuntamiento Oviedo Padrones XV Archivo del Reino de Mallorca 02 Sistema Archivos Principado Asturias 02 Archivo Casa de Alba Slide 9

10 EXPERIENCES ON MIGRATION 1. Projects from : Computer System for Archivo General de Indias The Archive contains 86 million of pages of original manuscripts related to the Spanish Administration in America (XV-XIX centuries), in bundles The Computer System integrated: A Textual Data Base with descriptive entries A Digital Image Archive with 11 million digital images in 1995 A Module for User and Document Management: Control of User management, Consultation room, documents movements and statistics Access by researchers and archivists from 50 workstations About 30% of present consultations are on the screen (1 million pages/year ) About 35% of printing are digital ( /year ) Access system in service since 1992 Slide 10

11 EXPERIENCES ON MIGRATION Architecture The Data Base for Descriptions in SQL/400 keeps the hierarchical structure of fonds Standalone Digitization Workstations with flat bed scanners and optical disk driver under DOS Images servers based on PCs with optical disk drivers Access from PCs under OS/2 Image Acquisition and Storage 11 million images digitized in gray levels with high fidelity with respect to the original manuscripts Low cost workstations Legibility Enhancements applied by users at the consultation time Non expert digitization operators Digitization: 100 dpi, 16 gray levels 1 Page/minute, 15 workstations, 2 turns, 4 years Slide 11

12 EXPERIENCES ON MIGRATION Image Acquisition and Storage Images stored in WORM optical disks The structure at the low level ( bundle/documents ) was also in directories in the WORM disks Access to images in one disk done through the call number of the document Images path as metadata: images names had information about document call number and number of page. Not available standard compression for gray level images. Images were DPCM compressed by software without losses. Compressed Image size of A4: Kbytes Storage for 1 bundle: 2000 x 350 = 700 MB Slide 12

13 EXPERIENCES ON MIGRATION Image Acquisition and Storage Media for storage of digital images: Bundles Media Year beg. Number of disks Images IBM optical disks ( 200 MB) Plasmon optical disks ( 940 MB) CD-R (640 MB) Slide 13

14 Slide 14

15 Slide 15

16 Slide 16

17 Example of blotches removal to be applied by the user Slide 17

18 Slide 18

19 Example of reduction of ink bleeding through the paper Slide 19

20 Archivo General de Indias Digitization Room of Archivo de Indias in 1989 Slide 20

21 Archivo General de Indias Shelf with optical disks Slide 21

22 EXPERIENCES ON MIGRATION 2. Projects from : Data Base Server under OS/2 and DB2 Access and Digitization workstations from PCs with OS/2 The relational Data Base keeps the hierarchical structure of documentation Images stored in CDRs Directory structures and image names changed. Metadata in binary control files: Each image has information about signature, position in hierarchical structure, number of page, notes Image compression: JPEG Metadata in images: resolution, date, dimensions Slide 22

23 EXPERIENCES ON MIGRATION Example: metadata in Binary Control File The file keeps information about the hierarchical structure It maintains relationship between each image file and its position in the document. The control file and its metadata can be imported into the database Slide 23

24 EXPERIENCES ON MIGRATION Migration of Images of Archivo de Indias from optical disks to CD-Rs The images of a bundle are stored in 1 or 2 CD-R Reading of optical disks through the network No direct connectivity between optical disks and Windows NT Main Operation Tasks: Decompression of the DPCM format Compression on JPEG format Temporary storage in magnetic disk All images of the bundle are copied in CD-R Verification of images by reading CD-Rs, and CD-Rs backup copy Slide 24

25 EXPERIENCES ON MIGRATION Migration of Images from WORM IBM disks to CD-Rs Typically 4 WORM disks ( 200 MB each) in 1 or 2 CD-R Microchannel IBM PS/2 File system driver for OS/2 OS/2 1.3 and Lan Server TokenRing Microchannel Card IBM Optical Drives IBM Disks to CD-R Token Ring Network Pentium PC Windows NT Token-Ring PCI Card 3GB disk SCSI interface CD-R Drives Slide 25

26 EXPERIENCES ON MIGRATION Migration of Images from WORM Plasmon to CD-Rs 1 WORM Plasmon disk ( 940 MB) in 1 or 2 CD-R PC with i486 SCSI interface File system driver for OS/2 OS/2 3.0 Ethernet card Plasmon Drives Plasmon Disks to CD-R HUB Ethernet Network HUB Ethernet Network Pentium PC Windows NT Token-Ring PCI Card 3GB disk SCSI interface CD-R Drives Slide 26

27 EXPERIENCES ON MIGRATION Migration of Images of Archivo de Indias from optical disks to CD-Rs Requirements of personnel and time 3 operators during 4 months Similar migration schemes with less images: Library Sancho el Sabio ( Vitoria) images University of Salamanca images Archivo General Militar, Segovia images Archivo del Monasterio Poblet images Slide 27

28 EXPERIENCES ON MIGRATION 3. Projects from 1996 to now: Oracle Data Base Access and Digitization workstations with PCs with W/NT,.. W XP Capturing Images also using standard programs and their metadata Images stored in magnetic disks. CDROMS as backup Metadata in database: Scanning operator, date of creation, Signature, path, dimensions in bytes Data about control of the information Metadata in image: resolution, dimensions Data for presentation in computers and for printing Image quality: dpi, 256 gray levels Color images Standard formats: TIFF, CCITTGIV JPEG, PDF, Slide 28

29 EXPERIENCES ON MIGRATION Example: metadata in database Modes of Image Display Management of Image Access Slide 29

30 EXPERIENCES ON MIGRATION Example: metadata XML File Same functionality than binary control file Standard: virtually any program can import these metadata Slide 30

31 EXPERIENCES ON MIGRATION Migration of Archivo de Indias from CD-R to magnetic disk in 2000 Project for online access and Internet Just copy. Images are already with JPEG compression 10 RAID cabinets of 350 GB each ( 8 disks x 50 GB ) 1 operator was required during 1 month for the copy from a CD- ROM tower to magnetic disks Transfer rate from different media: Media Transfer rate Image Bundle IBM optical disk 60 KBs 6 seconds 4 hours Plasmon optical disk 100 KB/s 3 seconds 1 hour CD-R 16x 2,5 MB/s <1 second 5 minutes Magnetic disk 80 MB/s 1 minute Similar Migrations: Sancho Sabio Library ( Vitoria) Zabalburu Library Military Archives Archivo General Navarra Komintern Archives (Moscow) 1 million images images images images 1 million images... Komintern Archives, Moscow Slide 31

32 Archivo General de Indias SERVERS AND IMAGE STORAGE Image Server RAID Cabinet 1 RAID Cabinet 2 RAID Cabinet 3 RAID Cabinet 4 RAID Cabinet 5 RAID Cabinet 6 RAID Cabinet 7 Domain Controler Server Data Base Server WEB Server RAID Cabinet 8 RAID Cabinet 9 RAID Cabinet 10 UPS UPS UPS UPS Slide 32

33 Archivo General de Indias Reserved Im age Server RAID Cabinet 1 RAID Cabinet 2 R eserved for R AID C abinet 3 Auto Rep licated on line R emote D isk subsystem for Back up and Servic e UPS UPS UPS Domain C ontro ler Servers Data Base Server WEB Servers Red local Slide 33

34 MIGRATION TASKS Analysis of origin and destination data models Equivalence between of the fields in the origin and destination models New versions include new metadata not available before Development of migration software Testing with a limited number of objects Display of information in a destination card Application of migration to all data Verification of results Correction of errors: Sometimes some images cannot be copied and must be recoverd from alternative media or even to be digitised again Slide 34 Komintern Archives, Moscow

35 MAIN COST FACTORS Preparation of the system for migration Hardware and Basic Software: Magnetic disk storage for images PCs with appropriate OS and DB manager Development of Software (1 programmer, 2-3 weeks work ) Software development for migration Testing of migration of data Operation ( usually less than 1 week) Significant operation with removable media Slide 35 Komintern Archives, Moscow

36 BEST PRACTICES FOR PRESERVATION General principles Based on PC s and mainstream commercial equipment Key hardware provided by first class IT companies Database managers of widespread use Consultations with institutions undertaking projects Based on elements and standard formats. Officials or the facto, like TIFF, JPEG, XML, etc. Modular, allowing a progressive installation and easy update of elements Selection of software: Functionalities Number of installations Maintenance Provided by a IT company settled in the sector Key factors: Server, operating system, database manager Backup policies Slide 36

37 BEST PRACTICES FOR PRESERVATION Digitization Capture systems: Robust flatbed scanners (A3) Zenithal scanners. Digital cameras with limitations. Use of standard compression formats.. JPEG, CCITTGIV Ensure that digital images will allow a broad range of future use Capture the highest quality image technically possible and economically feasible for large-scale production Capture the informational content / physical appearance Fast and easy correction of errors Criteria for holding selection Value Condition Use Acceptability of the digital object Access aids Slide 37

38 BEST PRACTICES FOR PRESERVATION Storage Media of wide use and low cost: Magnetic disk for on line image service (specially in high demand) Disks with redundancy Backup in tapes of high capacity (10/20GB) One or two units available as hotsawp It allows migration without personnel operation In a distributed network they may need to be stored online in multiple locations CD-R or DVD as backup for off line access in case of system failure In general there is little experience in storing massive quantities of culturally valuable materials Backup and Recovery Use industry standard backup and recovery procedures: Periodic backup to magnetic tape A copy held on site for near term recovery A copy off-site stored for disaster recovery Slide 38

39 APPLICATION OF MIGRATION Traditional approach of Computer Science Migration of media Refreshing digital information by copying it from medium to medium Conversion of files to another format to be interpreted by new programs; to a reduced number of standard formats; Migration of technology platform Server and PCs Periphericals Capture devices and CDR writers Operating system and database manager Migration of the digitising and access software Maintenance of software in new platform New software versions for digitising and access Slide 39

40 PLANNING Planning for migration is difficult due to: the limited experience we cannot predict when media, soft and hard will become obsoleted No single strategy applies to all formats of digital information It varies in different applicational environments, for different formats of digital materials and for preserving different degrees of computation, display and retrieval It requires a unique new solution for each new format and process Automatic conversion is only partially possible In general there are no firm plans for migration, but to stay up to date with current technologies by migration the content Usually there is urgency involved in migration: due by the obsolescence of soft and hard Slide 40

41 SCHEDULE Schedule New releases of software, databases,etc. can be expected every 2-3 years, with minor updates more often Migration from one storage media to another every 4-5 years, if not online Migration to new hardware and software occur less frequently but can be expected between 5-10 years Slide 41

42 SUMMARY Best practices for Digital Preservation Mainstream commercial equipment Use of standard formats Storage in magnetic disk with redundancy Backup policies Maintenance Periodical Update Policy Hardware Media Basic sofware Application software Slide 42

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