FECHA Enero 23 de DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

Transcripción

1 ENTIDAD DEPENDENCIA QUE PROYECTA DEPENDENCIA A LA QUE SE DIRIGE EPS S CONVIDA SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GERENCIA GENERAL FECHA Enero 23 de DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD La Entidad Promotora de Salud del Régimen Subsidiado EPS S CONVIDA, es una Empresa Industrial y Comercial del Departamento de Cundinamarca, con Personería Jurídica, Autonomía Administrativa, Financiera y Capital Independiente, regida en materia contractual por el derecho privado. La ley 100 de 1993, en sus artículos 228 y 232, adoptó como trámite obligatorio la posesión de revisores fiscales de Entidades Promotoras de Salud Las Entidades Promotoras de Salud, cualquiera sea su naturaleza jurídica, y cualquiera sea el régimen que administren, sin perjuicio de la obligatoriedad de contar con revisor fiscal de conformidad con los parámetros enunciados en el artículo 203 del Código de Comercio, el parágrafo 2º del artículo 13 de la Ley 43 de 1990, y demás normas sobre el particular, tienen obligación de contar con la autorización de posesión de revisor fiscal proferida por la Superintendencia Nacional de Salud. El incumplimiento de la obligación de tener revisor fiscal debidamente posesionado, dará lugar a la imposición de sanciones previstas en la Ley, las cuales se aplicarán tanto a los representantes legales como a los miembros de juntas directivas, consejos de administración, miembros de órganos sociales de la persona jurídica y contadores que ejerzan o pretendan ejercer como revisores fiscales. Los requisitos mínimos para posesionar al revisor fiscal son que la persona natural o jurídica elegida, cumpla con todos los requisitos legales para su designación, además de tener la condición de contador público, la cual se reconoce con el título universitario y con tarjeta profesional, no tener sanciones que afecten el ejercicio de la profesión, lo que se acreditará con los antecedentes disciplinarios emitidos por la Junta Central de Contadores. no podrá ser elegido como revisor fiscal quien esté incurso en inhabilidad, Incompatibilidad o conflicto de intereses para el ejercicio del cargo. Tampoco podrá ser elegido como revisor fiscal, la persona natural que ejerza la revisoría fiscal en más de cinco (5) sociedades por acciones. Cuando se pretenda la elección de una persona jurídica como revisor fiscal principal o suplente, la persona debe estar debidamente constituida, tener su respectivo registro ante la Junta Central de Contadores y no tener sanciones que afecten el ejercicio de la contaduría. La persona jurídica designada debe actuar a través de personas naturales, quienes también deben ser contadores, no tener sanciones que afecten el ejercicio de la profesión y no ejercer la revisoría fiscal (directamente o en representación de firmas de revisoría fiscal) en más de cinco (5) sociedades por acciones. Tanto la persona jurídica como los contadores designados por ésta, deben aportar copia del registro o tarjeta profesional y el certificado vigente de antecedentes disciplinarios. La persona jurídica elegida como revisor fiscal y los contadores públicos designados para actuar en su representación, desempeñan el cargo como un todo indivisible e indisoluble. Una persona jurídica no podrá ser designada como revisor fiscal ni ejercer el cargo cuando ésta o los contadores designados para el ejercicio de la revisoría fiscal, estén incursos en inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses. Es responsabilidad del máximo órgano de dirección de las entidades vigiladas cerciorarse acerca del carácter, la idoneidad y experiencia de los contadores designados para cumplir las funciones de revisores fiscales. Esta función no podrá delegarse por cuanto se trata de una función de carácter legal asignada expresamente por la ley al máximo órgano social. Se recomienda que la elección o reelección del revisor fiscal principal y suplente, queden registradas en una misma acta y que su designación corresponda a un mismo período a efectos de garantizar la permanencia del órgano de fiscalización, previendo faltas temporales o definitivas de quien ha sido elegido como revisor fiscal principal. Así mismo es responsabilidad del revisor fiscal principal y suplente: Ejercer el cargo,

2 incluyendo en sus funciones la revisión permanente del período de su cargo y la vigilancia al cumplimiento de los trámites de la elección o reelección y comunicar sobre la renuncia, destitución, vencimiento del período o cualquier otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo como revisor fiscal. Igualmente el revisor fiscal suplente deberá asumir, ante la ausencia temporal o definitiva del revisor fiscal principal, siempre y cuando se encuentre debidamente elegido y posesionado. En los eventos en que no exista revisor fiscal suplente y, por vencimiento del período o por cualquier otra causa, cesen las funciones del revisor fiscal principal, o en los eventos en que existiendo revisor fiscal principal y suplente, finalice el período estatutario de la revisoría fiscal o cesen las funciones de los dos por cualquier otra causa, los estatutos de la persona jurídica deben prever el término en que debe hacerse la correspondiente elección o reelección, término que, siguiendo los pronunciamientos de la Corte Constitucional no podrá ser superior a treinta (30) días, contados a partir del vencimiento del período de la revisoría fiscal o de la ocurrencia de la circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo de revisor fiscal principal y/o suplente. A efectos de notificar de la decisión tomada por la Junta Directiva con relación a la designación de Revisor Fiscal principal y suplente se deberá observar en el acta claramente las firmas de quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión celebrada en Asamblea, Junta Directiva, Junta de Socios u órgano competente y contener como mínimo número de acta, fecha de celebración de la reunión, nombre completo de las personas jurídicas (con NIT), designadas como revisores fiscales principal y suplente y el período para el cual fueron nombradas, indicando la fecha exacta hasta la que ejercerán el cargo, la cual deberá estar vigente. Las Entidades Promotoras de Salud deben estar habilitadas ante la Superintendencia Nacional de Salud. Para el efecto, esta Superintendencia revisará en sus registros el cumplimiento de este requisito. Así mismo la Entidad Promotora de Salud del Régimen Subsidiado EPS S CONVIDA reglamentó la función y procedimiento de selección de la Revisoría Fiscal a través del Acuerdo 08 de 31 de octubre de Igualmente a la fecha se encuentra contratado el servicio profesional de Revisoría Fiscal con vigencia hasta el 23 de febrero 2012 y por lo tanto se deberá adelantar el proceso de invitación pública a ofertar para el periodo correspondiente del 24 de febrero de 2012 y hasta el 23 de febrero de 2014 como reza en el acuerdo 008 de 2008 en su Artículo DECIMO PRIMERO: El revisor fiscal será designado para un periodo de dos (02) años, que será el mismo término de duración del contrato. Por lo anterior se hace necesario adelantar el proceso de contratación del servicio profesional de Revisoría Fiscal para la vigencia del 24 de febrero de 2012 y hasta el 23 de febrero de 2014, dando de esta manera cumplimiento a las exigencias del Acuerdo 008 de 2008, expedido por la EPS S CONVIDA, además de las exigencias normativas reguladas por el Código de Comercio y de la Superintendencia Nacional de Salud. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES ESENCIALES, Y LA IDENTIFICACIÓN DEL ORDEN ADMINISTRATIVA A CELEBRAR DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES Y LA IDENTIFICACION DE LA ORDEN ADMINISTRATIVA A CELEBRAR Objeto: Contratar servicios profesionales de revisoría fiscal para el periodo del 24 de febrero de 2012 y hasta el 23 de febrero de 2014, en cumplimiento al Acuerdo 008 de 2008 expedido por la Entidad Promotora de Salud del Régimen Subsidiado EPS S CONVIDA y de la Circular Única expedida por la Superintendencia Nacional de Salud Alcance: Con la contratación del Revisor Fiscal se pretende dar cumplimiento a la Circular Única

3 expedida por la Superintendencia Nacional de Salud, al Acuerdo 008 de 2008 expedido por la EPS S CONVIDA y al Código de Comercio. Así mismo garantizar la transparencia y legitimidad de los informes financieros de la entidad en el manejo de los recursos del régimen subsidiado que la EPS S CONVIDA administra en función de su misión institucional IDENTIFICACION DE LA ORDEN ADMINISTRATIVA A CELEBRAR Tipo de CONTRATO: El Acuerdo 008 de 2008 define que se convocará a través de pública invitación a presentar propuestas, mediante aviso que se divulgará en la página web de la Entidad. Y que el tipo de contrato es de prestación de servicios profesionales de revisoría Plazo de Ejecución: El Acuerdo 008 de 2008 en su Artículo DECIMO PRIMERO: PERIODO: El Revisor Fiscal será designado para un periodo de dos (02) años, que será el mismo término de duración del contrato. No obstante podrá ser removido en cualquier tiempo, con el voto de la mitad mas uno de los miembros de la Junta Directiva, previa verificación de incumplimiento en ejercicio de sus funciones o incumplimiento de la Ley, reglamentos o el contrato. Para este caso el término es de setecientos diecinueve (719) días. En un periodo comprendido entre el 24 de febrero de 2012 y hasta el 23 de febrero de Lugar de Ejecución: Sede Oficina Principal- Bogotá, D.C Valor estimado del contrato: De conformidad al Acuerdo 008 de 2008, define en su Artículo OCTAVO: FORMA DE VINCULACION Y HONORARIOS: La vinculación del Revisor Fiscal se hará a través de contrato de prestación de servicios profesionales, por lo tanto dichos servicios se prestarán de forma independiente, no tiene vínculo laboral con la empresa y como contraprestación recibirá los honorarios equivalentes al 30% del salario devengado por el Gerente General de la EPS S CONVIDA. El Revisor Fiscal solamente estará bajo la dependencia de la Junta Directiva. De acuerdo a lo anterior y en vista de que a la fecha no se ha definido el incremento del sueldo del gerente de la entidad para la vigencia 2012 y que el IPC se ha estimado para la vigencia 2011 en 3.73%, la Entidad ha decidido tomar el valor del sueldo del gerente de la vigencia 2011 e incrementarlo en un 4% para la vigencia 2012 y lo mismo para la vigencia 2013 y 2014, es decir proyectó el sueldo del gerente con un incremento anual del 4%. De conformidad a lo anterior el valor estimado de la presente contratación es la suma de NOVENTA Y OCHO MILLONES CIENTO DIEZ MIL SEISCIENTOS OCHENTA Y SEIS PESOS M/Cte ($ ,oo) Los cuales se afectarán: VIGENCIA 2012 $ $ $ TOTAL $ VALOR Forma de pago: La forma de pago será en pagos mensuales o fracciones vencidas discriminados así: De febrero 24 a febrero 29 de 2012, la suma de SETECIENTOS NOVENTA Y SIETE MIL NOVECIENTOS CUARENTA Y SEIS PESOS M/CTE($ ,oo) 10 pagos mensuales correspondientes a los meses de marzo, abril, mayo, junio, julio,

4 agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2012, por valor cada uno de TRES MILLONES NOVECIENTOS OCHENTA Y NUEVE MIL SETECIENTOS VEINTISIETE PESOS M/CTE($ ,oo) 12 pagos mensuales correspondientes a los meses de enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2013 por valor cada uno de CUATRO MILLONES CIENTO CUARENTA Y NUEVE MIL TRESCIENTOS DIECISEIS PESOS M/Cte ($ ,oo) Un pago correspondiente al mes de enero de 2014 por la suma de CUATRO MILLONES TRESCIENTOS QUINCE MIL DOSCIENTOS OCHENTA Y NUEVE PESOS M/Cte ($ ,oo) Un pago correspondiente al periodo del 1 al 23 de febrero de 2014, por la suma de TRES MILLONES TRESCIENTOS OCHO MIL TRESCIENTOS OCHENTA Y NUEVE PESOS M/Cte ($ ,oo) Es importante precisar que estos valores son estimativos y que salen de una proyección sobre el incremento del 4% del sueldo del Gerente para los periodos 2012, 2013 y Que cualquier diferencia en estos valores producto de los incrementos de estos sueldos será tenida en cuenta para el cobro y se deberá afectar presupuestalmente y efectivamente en los pagos. Que si se diera un incremento salarial para el gerente por encima del 4% se hará necesario realizar una adición presupuestal y que si el valor a incrementar al sueldo del gerente fuera en todo caso menor al 4% esto generará al final del proceso una liberación de recursos igual a la diferencia del Incremento proyectado y el incremento real ajustado Supervisión y/o interventoría: La supervisión de la orden administrativa estará a cargo del Subgerente Administrativo y Financiero de la Entidad, quién se encargará de vigilar el correcto cumplimiento del objeto Obligaciones generales del contratista: Las obligaciones del contratista y las actividades a realizar; se relacionan así: 1. Cerciorarse que las operaciones financieras y las demás relacionadas con el objeto social de que se celebren o cumplan por cuenta de la empresa se ajusten o estén de acuerdo a la ley, a las prescripciones de los Estatutos, a las expedidas por el Contador General de la Nación, Contador del Departamento de Cundinamarca y las decisiones de la Junta Directiva, y a las demás disposiciones reglamentarias emitidas por los organismos de dirección, administración, control y vigilancia. 2. Dar oportuna cuenta, por escrito a la Junta Directiva o al Gerente, según el caso, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la empresa 3. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de la empresa y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados 4. velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la empresa, las actas de la Junta Directiva y por que se conserve debidamente la correspondencia de la empresa y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines 5. Inspeccionar asiduamente los bienes de la empresa y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título 6. Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales. 7. Autorizar con su firma cualquier balance que se haga con su dictamen o informe correspondiente 8. Convocar a la Junta Directiva a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario 9.- Presentar a la Junta Directiva de la Entidad la información que ella requiera y que sea de competencia de la Revisoría Fiscal 10. Velar por la documentación que en ocasión y por el objeto contractual la EPS S le suministre

5 11. Cumplir con sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social integral, de conformidad con lo dispuesto en las leyes 789 de 2001 y 828 de 2003, cuya constancia de pago debe anexarse a la cuenta de cobro respectiva 12. velar por que en la obtención o adjudicación de contratos por parte de la empresa no se reciban retribuciones de ningún tipo a favor de funcionarios de la misma 13. Garantizar que se cumplan las funciones de auditoría: El Revisor Fiscal es quien por Ley de acuerdo con el numeral 7 del artículo 207 del código de comercio le corresponde dictaminar sobre los estados financieros, para lo cual debe practicar una auditoría integral que comprende: a. Auditoría financiera, con el fin de determinar si a su juicio los estados financieros se presentan de acuerdo a normas y principios de contabilidad de general aceptación b. Auditoría de cumplimiento, para determinar si el ente ha cumplido con las disposiciones legales que le sean aplicables en el desarrollo de sus operaciones. c. Auditoría de gestión, tendiente a evaluar el grado de eficiencia y eficacia tanto en el logro de los objetivos previstos en el ente como en el manejo de los recursos disponibles d. Auditoría de control interno encaminado a revisar y evaluar sistemáticamente los elementos y componentes que lo integran para informar al máximo órgano social, si el control interno ejecutado por el grupo asignado para tal fin y por el resto del personal ha sido diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable sobre la efectividad y eficiencia de las operaciones (Supersociedades) e. cumplir las demás atribuciones que le señale la ley a los estatutos y las que siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la Junta Directiva. Parágrafo: La función de Revisoría Fiscal se cumplirá sin menoscabo de las funciones de control fiscal por parte de los organismos competentes señalados en la Ley y los reglamentos Obligaciones de la EPS S CONVIDA: Las obligaciones de la EPS S con el contratista se relacionan así: 1. Colaborar con EL CONTRATISTA para el mejor logro de la presente contratación. 2. Entregar la documentación o información que requiera, para llevar a cabo el objeto de la presente contratación. 3. Cancelar el valor de la presente contratación dentro de los términos señalados y de conformidad con los requisitos legales y fiscales. 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN De conformidad al Acuerdo 008 de 2008 expedido por la EPS S CONVIDA, el valor del contrato de revisoría fiscal se estima en el 30% del sueldo del Gerente General. Que aún la Gobernación no ha establecido el incremento para el sueldo del gerente de la EPS S CONVIDA para la vigencia 2012 y que el IPC del 2011 se concluyó en el 3.73%, esta subgerencia ha estimado oportuno proyectar un incremento para este contrato del 4% para liquidar los diferentes periodos y que se ha establecido del 24 de febrero al 31 de diciembre de de 2012; del 1 de enero al 31 de diciembre de 2013 y del 1 de enero al 23 de febrero de Así mismo la presente contratación se ha establecido en la suma de NOVENTA Y OCHO MILLONES CIENTO DIEZ MIL SEISICIENTOS OCHENTA Y SEIS PESOS M/CTE ($ ,oo), valor que se encuentra dentro de las características que permiten que se realice a través de INVITACION A OFERTAR, de conformidad a nuestro manual de contratación establecido en el Acuerdo 032 de ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL ORDEN ADMINISTRATIVA Resultados del estudio de mercado:

6 Como el Artículo Octavo del Acuerdo 008 de 2008 establece que el valor mensual de los honorarios del Revisor Fiscal corresponden en todo caso al 30% del valor del sueldo del gerente de la Entidad y teniendo en cuenta que para la vigencia 2011el IPC se definió en 3.73%, como también que a la fecha no se ha definido por parte de la Gobernación el incremento del salario para el Gerente e igualmente que este contrato involucra varias vigencias como son 2012, 2013 y 2014, es procedente que se garantice un margen que permita una proyección ajustada a la realidad que permita que no quede dicha proyección por debajo de la realidad, y que existen mecanismos para liberar los recursos que no se gasten de este contrato, la Entidad ha definido hacer la proyección sobre un incremento por vigencia del 4%, incremento razonable y que permite maniobrabilidad en el desarrollo contractual. 5. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITEN IDENTIFICAR LA OFERTA MAS FAVORABLE La Circular Única expedida por la Superintendencia Nacional de Salud define los requisitos mínimos que debe acreditar quien pretenda ser elegido como Revisor Fiscal Principal y/o suplente y los cuales se enuncian a continuación: Requisitos de quien pretenda ser elegido Revisor Fiscal Principal y/o suplente: La Superintendencia Nacional de Salud entenderá que al enviarse la documentación de elección del Revisor Fiscal Principal y/o Suplente, supone que la persona natural o jurídica elegida, cumple con todos los requisitos legales para su designación, constatados por el máximo órgano de dirección, sin embargo se debe contar como mínimo con: 1.- Ser contador público, la cual se reconoce con el título universitario y con tarjeta profesional 2.- No tener sanciones que afecten el ejercicio de la profesión, lo que se acreditará con los antecedentes disciplinarios emitidos por la Junta Central de Contadores. 3.- No podrá ser elegido como revisor fiscal quien esté incurso en inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses para el ejercicio del cargo. Tampoco podrá ser elegido como revisor fiscal la persona natural que ejerza la revisoría fiscal en más de cinco (05) sociedades por acciones 4.- Cuando se pretenda la elección de una persona jurídica como revisor fiscal principal o suplente, la persona debe estar debidamente constituida, tener su respectivo registro ante la Junta Central de Contadores y no tener sanciones que afecten el ejercicio de la contaduría. La persona jurídica designada debe actuar a través de personas naturales, quienes también deben ser contadores y no tener sanciones que afecten el ejercicio de la profesión y no ejercer la revisoría fiscal (directamente o en representación de firmas de revisoría fiscal) en más de cinco (05) sociedades por acciones. Tanto la persona jurídica como los contadores designados por esta, deben aportar copia del registro o tarjeta profesional y el certificado vigente de antecedentes disciplinarios. La persona jurídica elegida como revisor fiscal y los contadores públicos designados para actuar en su representación, desempeñan el cargo como un todo indivisible e indisoluble. Una persona jurídica no podrá ser designada como revisor fiscal ni ejercer el cargo cuando ésta o los contadores designados para el ejercicio de la revisoría fiscal, estén incursos en inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses. Así mismo el Acuerdo 008 de 2008, expedido por la EPS S CONVIDA, define en su artículo séptimo el perfil del aspirante: La función del revisor fiscal, podrá ser ejercida por persona natural o jurídica, quien debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos: 1.- ser contador público titulado 2.- tener especialización en áreas propias de su profesión 3.- tener experiencia específica en el ejercicio profesional no inferior a cinco (05) años 4.- tener experiencia específica en el sector de la salud no inferior a dos (02) años, pudiendo estar comprendido este tiempo dentro de la señalada, en el numeral anterior. 5.- tener experiencia específica en funciones de auditoría o revisoría no inferior a dos (02) años, pudiendo estar comprendido este tiempo dentro de la señalada en el numeral anterior.

7 Cuando la propuesta provenga de persona natural, tanto el principal como el suplente que se señale en la misma, deberá reunir todos y cada uno de los requisitos anteriores. Cuando la propuesta provenga de persona jurídica, el contador que se designe para desempeñar personalmente la función de revisor fiscal, tanto principal como suplente, debe reunir todos y cada uno de los requisitos anteriormente señalados. Por lo anterior la EPS S CONVIDA considera a efectos de definir los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de los cuales hacen parte los de verificación y los de calificación, y teniendo en cuenta que el Manual de Contratación de la entidad que los proponentes cumplan con los requerimientos jurídicos, financieros, técnicos y económicos, priorizándose para efectos de establecer requisitos habilitantes, la experiencia general en el ejercicio de la revisoría fiscal mínima de tres (3) años, experiencia mínima de tres (03) años en Entidades de Servicios de Salud, el cumplimiento de los requerimientos técnicos previstos en la Circular Única de la Superintendencia Nacional de Salud, personal mínimo consistente en revisor fiscal principal y suplente, auditor de sistemas, abogado, horas mínimas de dedicación en sede; y criterios de calificación a partir de experiencia específica adicional en revisoría fiscal a Entidades de Seguridad Social en Salud, por cada año adicional se sumarán 100 puntos los cuales serán contabilizados hasta un valor máximo de puntaje, menor precio ofertado, años de antigüedad de ejercicio de la profesión del proponente, y años de experiencia del revisor fiscal principal y suplente. Igualmente se exigirá que se cumpla con la afiliación al sistema de seguridad social. El valor de la propuesta será tenido en cuenta pero no primará por encima de la calidad y de la experiencia. 6. ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTIAS Para el desarrollo de este contrato la EPS S CONVIDA, considera importante administrar el riesgo a través de pólizas de: a.- Cumplimiento del contrato equivalente al 20% del valor del contrato, por un término igual a la ejecución y cuatro meses más. b.- en el caso de que se defina con una persona jurídica, se requerirá póliza que ampare los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, el cual será igual al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por el término de la vigencia del contrato y tres (03) años más. No obstante lo anterior, en cualquier evento en que se aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia, deberá ampliarse o prorrogarse la correspondiente garantía. 9. RESPONSABLE JUAN CARLOS TRUJILLO BERNAL Subgerente Administrativo y Financiero Proyectó: ELIANA GUZMAN VELEZ