FORMATO 2 AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN CONTROL Y EVALUACIÓN. Código: CYE03-FOR02

Transcripción

1 INFORME DE DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, PROCEDIMIENTO, ÁREA O TEMA A AUDITAR: Auditoria Interna de Gestión al procedimiento PI-PRC19 Sistema Integrado de Medición del Plan Estratégico Institucional (SIMPEI) del proceso de Planeación Integral. INFORME DEFINITIVO 1 : X FECHA (17/06/2014) 1. INTRODUCCIÓN. El Grupo Interno de Trabajo (GIT) de Control Interno, en ejercicio de las facultades legales otorgadas por la Ley 87 de 1993 modificada por la Ley 1474 de 2011, el Decreto 2145 de 1999 y sus modificaciones; los Decretos 1537 de 2001, 1599 de 2005, 019, 2482 y 2641 de 2012, las Resoluciones CGN 328 de 2005 y 220 de 2013, tiene como función realizar la evaluación independiente al Sistema de Control Interno, a los procesos, procedimientos, actividades y actuaciones de la administración, con el fin de determinar la efectividad del Control interno, el cumplimiento de la gestión institucional y los objetivos de la Entidad, produciendo recomendaciones para asesorar al Representante Legal en busca del mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno. En cumplimiento al Plan de Acción Vigencia 2014, el GIT de Control Interno adelantó la Evaluación al PI-PRC19 Sistema Integrado de Medición del Plan Estratégico Institucional (SIMPEI) del Proceso de Planeación Integral, a fin de verificar su grado de cumplimiento y efectividad y de esta manera efectuar las recomendaciones necesaria en ejercicio del mejoramiento continuo, lo cual redundará en el cumplimiento de los Objetivos Institucionales de la Entidad. 2. OBJETIVO Verificar el cumplimiento y la efectividad de los controles en las acciones definidas para formular, realizar seguimiento y modificación del plan estratégico Institucional de la CGN, en cumplimiento con la normatividad legal vigente aplicable al procedimiento. 3. ALCANCE El GIT de Control Interno realizó auditoria Interna de Gestión al procedimiento PI-PRC19 con el fin de evaluar la veracidad y cumplimiento de su objeto, como también la existencia y efectividad de los controles allí establecidos y constatar la aplicabilidad y cumplimiento de la normatividad legal vigente. La evaluación se llevó a cabo, en atención las normas de auditoría generalmente aceptadas, la nueva guía de auditoría para entidades públicas y con base en los principios de obligatorio cumplimiento del Instituto de Auditores Internos de Colombia. Verificando la aplicación del procedimiento, e incluyendo proyectos estratégicos que involucran los planes de acción; tanto estratégicos como operativos con sus respectivos indicadores, soportado en el aplicativo SIGI. Esta auditoría se desarrolló del 21 de Abril al 23 de Mayo de Este ítem cambia a definitivo en el informe final Página 1 de 16

2 INFORME DE Evaluar y verificar las actividades desarrolladas por el GIT de Planeación en cumplimiento al procedimiento PI-PRC19 Sistema Integrado de Medición SIMPEI, como área responsable de definir las acciones para la formulación, seguimiento y modificación del Plan Estratégico de la CGN vigente. 4. DESARROLLO DE LA AUDITORIA En la fase de ejecución de la auditoria se evidencio la actitud positiva y disponibilidad frente a la auditoria, y la entrega oportuna de la documentación requerida. Es importante anotar que la verificación ocular y física de los documentos que soportan el desarrollo de las actividades inscritas en el procedimiento evaluado, se realizó mediante la aplicación de pruebas aleatorias y cuestionarios a los servidores públicos adscritos al proceso de planeación integral, entre otros. A partir del 3 de Diciembre de 2013 se unificaron los 3 procedimientos SISMEG, SIPLAC y SIPLAIN en un solo procedimiento denominado PI-PRC19 Sistema Integrado de Medición del Plan Estratégico (SIMPEI) cargado en el sistema SIGI. CÓDIGO PI- PRC19 DOCUMENTO PI-PRC19 Sistema Integrado de Medición SIMPEI.pdf CONTROL DE CAMBIOS Unificar en un sólo procedimiento denominado PI-PRC19 SIMPEI los procedimientos PI-PRC03 SISMEG,PI- PRCSIPLAC Y PI- PRC01 SIPLAIN. FECHA DE APROBACIÓN VERSIÓN PI-PRC19 Sistema Integrado de Medición del Plan Estratégico (SIMPEI) A continuación se relaciona el resultado de la verificación realizada al cumplimiento de la estructura indicada en el Instructivo para elaboración de documentos PI04-FOR03 y ejecución del procedimiento en el desarrollo de las actividades propias del GIT de Planeación: Marco Legal Se observó que el numeral 3 del procedimiento PI-PRC19, relaciona la ley 190 de Junio de 1995, la cual se encuentra derogada. Por la importancia que tiene para el procedimiento la Ley 1474 del 12 de julio de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y Página 2 de 16

3 INFORME DE sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, esta no se encontró relacionada en su marco legal Se observó que en el numeral 5 del procedimiento PI-PRC19 se encuentran acorde a la secuencia que realizan, con sus niveles de aprobación y registro. Igualmente podemos anotar que en la actividad No 5 del numeral 5.3 y la actividad No 2 del Numeral 5.4 no se especifica en la casilla registro el documento que permita evidenciar el resultado de la actividad ejecutada, En el numeral 5.1 Formulación direccionamiento estratégico en la Actividad 1. Herramienta de análisis DOFA Cuentan con una herramienta llamada Lineamientos Planeación Estratégica CGN para esta vigencia, la cual fue aplicada en la última modificación del plan estratégico. Adicionalmente se evidencia que el procedimiento incluye puntos de control como revisión de planes para el direccionamiento estratégico, análisis del plan de acción, análisis y decisión sobre los resultados de seguimiento de proyectos, planes de acción e indicadores. 4.2 Cumplimiento Legal de publicación e implementación Se verifica la regulación aplicable: Resolución 148 de 2004 Por la cual se crean Grupos Internos de Trabajo en la Unidad Administrativa Especial - Contaduría General de la Nación y se fijan sus funciones Artículo 6º El Grupo Interno de Trabajo de Planeación, será el responsable del cumplimiento de las siguientes funciones: Coordinar y elaborar antes del 31 de diciembre de cada año los objetivos a cumplir de la entidad para el cabal desarrollo de sus funciones durante el año siguiente y presentarlo ante el Comité Directivo y de Gestión para su aprobación Decreto 2482 de 2012 La Metodología para La Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, establece los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, donde se reorganizaron las estrategias en la planeación al final del actual cuatrienio ajustando el Plan de Desarrollo Administrativo (PDA), la cual es de obligatoria aplicación. En al artículo 5 Reporte de Avances de la Gestión: Los reportes de avance de gestión de las entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional deberán registrarse en los plazos que señale la metodología que adopte el Departamento Administrativo de la Función Pública. Para el registro de los reportes de avance por parte de las entidades de la Rama Ejecutiva del orden Nacional, adóptese como medio de captura de información y seguimiento el Formulario único de Reporte y Avance de la Gestión. Página 3 de 16

4 INFORME DE El Ministerio de Tecnología de la información y las comunicaciones deberá desarrollar la herramienta en línea que contenga el Formulario único, la cual es FURAC sistema de página del DAFP y SINERGIA sistema Nacional de evaluación de resultados de la gestión pública DNP y fue cargada la encuesta el día 14 de Febrero de 2014 de la vigencia Artículo 8. Publicación y consulta. El plan de acción deberá ser publicado en las páginas web de cada una de las entidades y se constituye en el único mecanismo de consulta de otras entidades que requieran la información, con lo cual cumplen actualmente Ley 1474 de 2011 Estatuto anticorrupción Artículo 74. Plan de acción de las entidades públicas. A partir de la vigencia de la presente ley, todas las entidades del Estado a más tardar el 31 de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión. A partir del año siguiente, el Plan de Acción deberá estar acompañado del informe de gestión del año inmediatamente anterior. Se verificó la publicación en la página WEB del plan estratégico y de acción vigencia 2014, esta publicación fue realizada en el mes de mayo y no corresponde a la fecha de publicación requerida legalmente, como consta en el pantallazo de publicación web anexo; igualmente no se evidencia su aprobación en comité SIGI, tal como lo exige la norma. 4.3 Verificación en la página Web Proyectos en la página WEB de la CGN opción: CGN/Nuestra Entidad/Direccionamiento Estratégico Ver Anexo 1 Proyectos en la página WEB de la CGN Se evidencia que: En el Direccionamiento Estratégico - Muestra el archivo de direccionamiento estratégico En planes y presupuestos, opción planes presenta el plan estratégico institucional Plan de Acción 2014 Página 4 de 16

5 INFORME DE En proyectos solo muestra el proyecto de modernización de regulación contable y en programas y proyectos en ejecución no hace link a ninguna parte 4.4 Proyectos y planes de acción Se realiza evaluación del cuadro de proyectos del plan estratégico institucional del cual se identifica que: El cuadro presenta el periodo pero solo muestra las actividades del 2013 a 2016, en las actividades y en las metas si muestran los 6 años. Las actividades 2014 no se actualizaron de acuerdo al plan de acción 2014 como es el caso del proyecto de doctrina contable publica que solo incluye dos actividades quedando pendiente incluir la Elaboración documento final y el nombre del proyecto es diferente compilación doctrina contable Muestra Se realiza evaluación del plan estratégico y de los planes de acción operativos 2014 seleccionando una muestra al azar de dos proyectos estratégicos y uno operativo. PROYECTOS ESTRATEGICOS MODERNIZACIÓN DE LA REGULACIÓN CONTABLE PÚBLICA EN COLOMBIA del proceso de NORMALIZACIÓN Y CULTURIZACIÓN CONTABLE, presenta los indicadores para los años 2013 y 2014: Se evidencia que: a. ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS es registrado en reportes como inactivo y es llamado en SIGI como ACTUALIZACIÓN DE LA DOCTRINA CONTABLE PÚBLICA. Nota: aunque es anual reporto el trimestre para la Doctrina Contable Pública del año 2013, publicado el día 26 de marzo del 2014, cumpliendo con la meta que era de 90 días y está en un rango sobresaliente; pero da un valor de , superior al 100%, adicionalmente el proyecto se comprometió a finalizar en el mes de Marzo de 2014 y efectivamente reportaron su finalización b. ESTUDIOS ELABORADOS PARA LA CONVERGENCIA DE LA REGULACION CONTABLE PUBLICA: presenta un nombre diferente - Estudios realizados y aparece sin clasificar, es trimestral y no muestra datos para el 2013 c. EVENTOS DE DIVULGACION: Presenta una ejecución del 100% siendo programado para un año Fecha de Inicio Activid ad Fecha Final Activid ad Valor Presupues to General De Inversión Producto Esperado Actividad Valor ejecutado actividad Cumplimien to en % acumulado Descripción cualitativa Página 5 de 16

6 INFORME DE /01/ /12/ Eventos de divulgación ,0% Se realizaron 5 seminarios taller en las ciudades de Montería, Cali, Cúcuta, Villavicencio y Bogotá para las empresas no emisoras de valores, o que no captan ni administran ahorro del público FORTALECIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE GESTION DE LA CGN del proceso PLANEACION INTEGRAL, presenta los indicadores para los años 2013 y 2014: Se evidencia que: a. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÒN presenta meta 0 en SIGI b. COBERTURA SENSIBILIZACIÓN SIGC: El nombre es diferente en SIGI, aparece como DESPLIEGUE DEL SIGI Y SUS COMPONENTES c. INCORPORAR NUEVOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y/O CONTROL AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL SIGI describen la actividad realizada correspondiente al 25% de ejecución así: Se revisaron las funcionalidades para identificar requerimientos adicionales los cuales fueron soportados en las actas de recibo a satisfacción con el proveedor PLAN DE ACCION OPERATIVO PLANEACION INTEGRAL Se evidencia que: En la actividad de FOCALIZAR ESFUERZOS EN EL CUMPLIMIENTO DE LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL con el indicador de OPORTUNIDAD EN LA ENTREGA DE INFORMACIÓN COMPLETA DE PLANES E INDICADORES, para el 2013 en SIGI se llama diferente OPORTUNIDAD EN LA ENTREGA DE INFORMACION COMPLETA DE PLANES E INDICADORES POR PARTE DE LOS PROCESOS A PLANEACION PERIODICAMENTE, la información es trimestral y no se presenta. Para el 2014 en SIGI se llama OPORTUNIDAD EN LA ENTREGA DE INFORMACION COMPLETA DE PLANES E INDICADORES POR PARTE DE LOS PROCESOS A PLANEACION PERIODICAMENTE La información fue reportada por los procesos así: - Antes del 4 abril: Planeación, Control y Evaluación, TICs y Comunicación - El 9 de Abril: Normalización y Culturización Contable. - El 10 de Abril: Secretaría General (Gestión Administrativa, Gestión Recursos Financieros) - Sin Enviar información al 10 de Abril: Centralización, Consolidación, Gestión Humana y Jurídica. Esta información no se ha incluido en SIGI por estar en etapa de habilitación del módulo por parte del proveedor para cargar el año Verificación Página WEB: En la página web de la Contaduría está la opción de hojas de vida de indicadores 2013 Noviembre y presenta un formato diferente al de SIGI Página 6 de 16

7 INFORME DE 4.5 Informes Trimestrales Se realiza evaluación del informe trimestral a 31 de diciembre de 2013 En el proyecto de Modernización de la regulación contable pública previeron culminar la aprobación, publicación y difusión de la regulación contable aplicable a las empresas del sector público en el mes de Marzo de 2014 y efectivamente reportaron su finalización en esta fecha Se realiza evaluación del informe trimestral a 31 de Marzo de 2014 Las explicaciones del comportamiento de los indicadores por parte de los procesos no presenta un compromiso de mejora concreto con fechas y actividades que permitan evidenciar en la siguiente medición la mejora como es el caso de: a. Proyecto Mejoramiento Calidad de la Información Contable Pública: Informan que el porcentaje del 20% restante del cual no se cumplió, corresponde a la no realización de visitas de seguimiento y control y a las actividades posteriores como son elaborar informe y planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las visitas y capacitaciones. De lo cual dicen que se programarán posteriormente. No presenta actividades concretas, ni fechas de cumplimiento de esta programación para mejorar el indicador. b. Proceso Gestión Administrativa, presenta un indicador del 82.72% justificado en el plan de compras y en la atención de PQR de lo cual 12 respuestas se dieron fuera del termino y 4 no han sido respondidas. De lo anterior no presenta actividades alternativas concretas que mejoren el indicador para la siguiente fecha de reporte. 4.6 Cuadro de Mando Integral de a. Presenta el indicador de Oportunidad en la entrega de información completa de planes e indicadores con un comportamiento del 100% en el 2013 y de 63.60% en el 2014, lo cual muestra una disminución en el comportamiento que se mantenía estable y sobresaliente en el 2013 justificado en el informe trimestral del 2014 como En comité SIGI del 11 de Abril se concientizó a los líderes de procesos de la importancia relevante de entrega de esta información al proceso de planeación. b. El indicador Índice de ejecución del plan anual mensual presenta comportamiento del 97% y 86% en 2013 y de 94.5% en el 2014 con meta de 85%. c. Hay indicadores con comportamiento superior a 100% como Publicación del plan general de contabilidad, Actualización de la doctrina contable pública. d. El indicadores cero papel de reporte trimestral no presenta información en el cuadro de mando integral de 2014 Página 7 de 16

8 INFORME DE 4.7 Verificación en sistema SIGI Se verifica el plan estratégico institucional en el sistema, ubicándolo en la opción Estrategia/planes y programas/ reportes En relación a los indicadores asociados se evidencia que están en SIGI y son todos los indicadores de los procesos como se observa en el Anexo 2 Plan estratégico institucional en SIGI Se ingresó al aplicativo SIGI, navegando por las opciones y funcionalidades del mismo, tomando muestras aleatorias e identificando lo siguiente: En la opción de indicadores los campos (estrategia/bsc/reportes/ficha indicadores): - Descripción fórmula: muestra la formula y no la descripción Descripción fórmula: Eventos de capacitación realizados * 100 / Eventos de capacitación programados - Fórmula: muestra un valor numérico ([290]/[291])* En la opción de reporte indicadores (estrategia/bsc/reportes/reporte indicadores): - Indicador: Consumo de papel - Meta: 30 - Ejecutado: -7,519 - Ejecutado meta: -25,06 % - Estado: Activo - Gráfica Interna: presenta diferencia en relación a la externa Página 8 de 16

9 INFORME DE - ANALISIS DEL INDICADOR o Análisis: Durante el Primer trimestre del año 2014 se consumió la CGN 136 resmas de papel 59 en el mes de enero, 15 en el mes de febrero y 62 en el mes de marzo. Periodo anterior de Abr a mar/13= 536 resmas, periodo actual abril 2013 a mar/14= 572 resmas. No están realizando análisis del indicador o Acción tomada: Acción Preventiva no detalla que acción es - HOJA DE VIDA o Formula: ([185]-[184]*100/[185]) no presenta la formula detallada definiendo cada campo - Reporte estadístico Seleccionando 4 indicadores de los que se muestran allí no presenta la gráfica comparativa En los campos de análisis del indicador y acciones tomadas no muestran información NOMBRE DEL INDICADOR AÑO PERIODO META EJECUTADO % AVANCE MENSUAL ANÁLISIS DEL INDICADOR ACCIONES TOMADAS Cantidad de resmas de papel utilizado periodo actual 2014 T 1 T 2 N/A N/A Responsable de ingresar el dato: Jose Manuel Herrera Villa T 3 T 4 N/A N/A 0 0 Página 9 de 16

10 INFORME DE NOMBRE DEL INDICADOR AÑO PERIODO META EJECUTADO % AVANCE MENSUAL ANÁLISIS DEL INDICADOR ACCIONES TOMADAS T 1 N/A Cantidad de papel utilizado periodo anterior 2014 T 2 N/A 0 Responsable de ingresar el dato: José Manuel Herrera Villa T 3 T 4 N/A N/A Reporte de proyectos estratégicos CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN OBJETIVO AL QUE APUNTA NOMBRE PROYECTO INDICADORES ASOCIADOS PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN PLAN ESTRATEGICO Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion ESTRATEGICO INSTITUCIONAL (PEI). PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN REPORTES EXTERNOS DNP, CGR, MHCP Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion ESTRATEGICO INSTITUCIONAL (PEI). PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN GESTION PRESUPUESTAL CGN Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion ESTRATEGICO INSTITUCIONAL (PEI). FORMULACION Y ACOMPAÑAMIENTO A PROYECTOS DE INVERSION: Seguimiento a proyectos registrados DNP CUMPLIMIENTO DE LOS RECURSOS APROPIADOS Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion PARA PROYECTOS DE INVERSION. Definir y publicar matriz de riesgo de corrupciòn de la entidad Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion RIESGOS DE CORRUPCION. RENDICION DE CUENTAS BAJO LOS PARAMETROS Apoyo logistica evento de RENDICION DE CUENTAS Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion DEFINIDOS POR EL DAFP. PARTICIPACION EN LOS ENCUENTROS SECTORIALES Realizar encuentro sectorial Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion DEL SECTOR HACIENDA. matriz de INDICE DE TRAnSPARENCIA NACIONAL- INSTITUCIONAL Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion INDICE DE TRANSPARENCIA. INICIATIVAS INSTITUCIONALES DEFINIDAS E Garantizar disponibilidad de los accesos de participaciòn ciudadana IMPLEMENTADAS EN LAS QUE SE INCLUYA LA Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion PARTICIPACION CIUDADANA. SEGUIMIENTO POLITICA GEL (Indicador manejado Fortalecer y mantener la politica de GEL Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion por FURAG). 12 1,2,5,7 PLANEACION INTEGRAL Administraciòn del riesgo Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion Sin Continuacion SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DE RIESGOS. Este reporte muestra los campos 2014 hasta 2018 Sin Continuación y no se evidencian los actuales proyectos estratégicos Requerimientos SIGI - En la ruta \\PATHFINDER\Planeacion\PROYECTOS ITS se encuentran los requerimientos pendientes de ajustes sobre la herramienta, del cual hago referencia al módulo de planes proyectos Ver Anexo 4 Acta de requerimiento Módulo Planes Proyectos ITS - En correo del 2 de abril de 2014 planeación realiza los requerimientos respecto al Módulo de Planes y Proyectos, concluyendo que todo eso los ha llevado a no tener la Página 10 de 16

11 INFORME DE información cerrada al IV trimestre del 2013 al no poderla ingresar como administrador y peor aún no haber podido crear los planes, proyectos y actividades del presente año. Ver correo en Anexo 4 Acta de requerimiento Módulo Planes Proyectos ITS - El documento PARAMETRIZACIÓN ITS GESTIÓN SNS de fecha Julio de 2013, permite evidenciar requerimientos que no han sido ejecutados como es el caso de edición planes: Abrir la vigencia del plan, dejar abierto que supere los 4 años, como se constata en el correo del Anexo 4 - En el mismo documento anterior se evidencia que la herramienta cuenta con la opción de modelador de procesos basado en BPMN. Teniendo en cuenta que BPMN se enfoca en administrar y optimizar en forma continua las actividades y procesos de negocio de la organización, incluyendo prácticas y políticas de gestión, métricas y procesos de control, así como herramientas de software que soportan todas estas actividades. Los beneficios de implementar esta funcionalidad es: Automatizar procedimientos estándar. Visualizar y ajustar posibles problemas Cambiar las reglas de negocio sin impactar las aplicaciones Monitorear el desempeño Aplicar mejores prácticas 4.8 Informes de Auditorias Anteriores Se evidencia en auditoria del 3 de Octubre de 2012 que no se suscribió plan de mejoramiento, aunque con la integración, ajuste y actualización del procedimiento en uno, se superan muchas observaciones dadas en esa auditoría. 4.9 Informe de la Contraloría General de la República - CGR Página 11 de 16

12 INFORME DE Revisado el informe de la CGR, realizado en el año de 2013, hacen alusión al tema auditado en relación al cumplimiento del plan indicativo y plan de acción 2012 con un cumplimiento del 97.4%, sin generar hallazgos Mapa de Riesgos del Proceso Los 7 riesgos con los que cuenta el proceso de planeación integral, están asociados a este procedimiento y persisten las observaciones dadas en el informe trimestral de riesgos realizado en febrero de a. Al confrontar la información de riesgos de este proceso, entre intranet y la Web, se verifica la continuidad de los siete (7) riesgos incorporados en SIGI y actualizados en el trimestre anterior. b. Se evidencia un consolidado de avance anual del 90%, al considerar, lo informado para el 3º trimestre de 2013, en relación con la gestión realizada a la actualización del Mapa de Riesgos en concordancia con la metodología DAFP e identificando aquellos riesgos que se evaluaron dentro de la Zona de riesgo alta y que impactan los objetivos misionales y el cumplimiento de las acciones de mejora frente a los hallazgos de la CGR. Queda identificada la recomendación de monitorear los riesgos en el primer trimestre del año c. En el riesgo Incumplimiento en el Reporte de la información necesaria para generar planes, programas, proyectos e informes de seguimiento, la descripción indica: Los procesos no presentan oportunamente la información solicitada, pero no precisa el tipo de información para los planes, programas y proyectos e informes de seguimiento. Como causa indica: Desconocimiento de la obligación, sin embargo, uno de los controles registrados es Gestión Telefónica y por correo electrónico. Lo cual es contradictorio, en el sentido que si se realiza gestión oportuna no existiría desconocimiento de la obligación. d. Con relación al riesgo: Incumplimiento en la generación de Planes, Programas, Proyectos e informes de seguimiento, persiste la misma inconsistencia presentada en el riesgo anterior, entre la causa y el control Se evidencian riesgos donde la efectividad de los controles se aplica pero no es efectiva como es el caso de los riesgos de desacierto en la toma de decisiones, conflicto en la toma de decisiones Controles existentes no documentados como lista de chequeo, monitoreo nueva normatividad y legislación aplicable 5. HALLAZGOS DE AUDITORIA 5.1 No se evidenció en la página WEB de la Entidad la publicación, ni la aprobación del plan de acción que debió ser publicado a más tardar el 31 de enero del año Incumpliendo lo estipulado en el artículo 74 de la ley 1474 del 12 de Julio de 2011 y las funciones consagradas en el artículo 6 de la Resolución 148 de 2004 Página 12 de 16

13 6. OBSERVACIONES DE AUDITORIA INFORME DE 6.1 Se observó que en la página WEB de la Entidad, relaciona dos opciones denominadas proyectos y programas y proyectos; en la primera opción aparece únicamente el proyecto de modernización de regulación contable y en la segunda ninguna relación, lo que impide conocer los proyectos de gestión con que cuenta la CGN. 6.2 Se observó que en las actividades No 5 del numeral 5.3 y 2 del numeral 5.4 del procedimiento no se especifica en la casilla de registro el documento que permita evidenciar el resultado de la actividad ejecutada. 6.3 Se observó que el formato de ficha técnica analizado en SIGI, presenta la fecha 03/12/2013 y el formato presentado por el proyecto de Modernización de la regulación contable pública en Colombia presenta la fecha 26/11/2013, igualmente no se llena el campo tiempo dedicación (horas) en la ficha. 6.4 Se observó que el cuadro de proyectos del plan estratégico institucional al interior del mismo solo muestra las actividades a realizar del 2013 a 2016, los años 2017 y 2018 no muestran ningún proyecto o actividad a ejecutar en estas vigencias, lo cual evidencia debilidad en la planeación. 6.5 En los proyectos del plan estratégico institucional 2014, se observó que no se actualizaron las actividades de acuerdo al plan de acción 2014 como es el caso del proyecto de doctrina contable publica que solo incluye dos actividades quedando pendiente incluir la Elaboración documento final y presentando el nombre del proyecto de manera diferente compilación doctrina contable. 6.6 Se observó en relación al indicador del PROYECTO ESTRATEGICO FORTALECIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE GESTION DE LA CGN, que el indicador de cobertura sensibilización sigc: presenta un nombre diferente en SIGI. Como despliegue del SIGI y sus componentes. 6.7 Se observó en la página web de la Contaduría que la opción de hojas de vida de indicadores en Noviembre de 2013, presenta un formato diferente al que se muestra en SIGI. 6.8 Se observó en relación a los riesgos del proceso, que no es claro para el auditor la forma como se determina la efectividad de los controles asociados a cada riesgo, mostrando a manera de ejemplo que estos se aplican y no son efectivos y otros no están documentados. 7. CONCLUSIÓN DE AUDITORIA El GIT de Control Interno concluye que el Proceso de Planeación Integral, acata la normatividad legal vigente y cumple el procedimiento, presentando falencias y debilidades en el procedimiento en algunas de sus actividades como son, actualización y unificación de información y manejo de formatos. Por lo tanto, existen varios aspectos susceptibles de mejora que deben ser identificados y ajustados de acuerdo con los hallazgos contenidos en el numeral 5 y con las observaciones relacionadas en el numeral 6 del presente informe, los cuales han sido objeto de recomendación por parte del auditor. Cabe destacar la actitud positiva y pro actividad del equipo de trabajo auditado, al igual que la disponibilidad en la oportunidad de la información requerida, en la etapa de ejecución de la presente auditoría, evidenciándose su compromiso frente al mejoramiento permanente del proceso. Página 13 de 16

14 8. RECOMENDACIONES 2 INFORME DE 8.1. En el numeral 4.1 se recomienda incluir la ley 1474 de 2011 en el procedimiento, en remplazo de la ley 190 de Junio de 1995, la cual se encuentra derogada excepto por los aspectos disciplinarios que no aplican a este procedimiento En el numeral cuentan con una herramienta llamada Lineamientos Planeación Estratégica CGN para esta vigencia, la cual se recomienda sea implementada en el SGC, como un estándar a ser aplicado en las futuras modificaciones del plan estratégico de la CGN En el numeral 4.4 se recomienda realizar la actualización de actividades de acuerdo al plan de acción En el numeral 4.7 se recomienda: Ajustar los requerimientos de acuerdo al correo del 8 de Mayo por el proveedor ITS 8.5. En el numeral se recomienda: Plan de acción proyecto planeación a. Estandarizar los nombres en los diferentes accesos a la misma información b. Actualizar la información en el sistema c. Actualizar fechas de inicio y finalización 8.6. En el numeral se recomienda en general: Estandarizar el uso unificado de la información en una sola herramienta para mantener una sola versión y un solo punto de acceso En el numeral 4.6 se recomienda la presentación de actividades y fechas concretas de cumplimiento de la programación, para mejorar los indicadores, lo cual permitiría el seguimiento a los compromisos por parte de planeación de las propuestas de mejora teniendo propuestas concretas El indicadores cero papel de reporte trimestral no presenta información en el cuadro de mando integral de Se mantiene el comportamiento de los indicadores, sobre todo en los de desempeño superior. Ejemplo el indicador de índice de ejecución del plan anual mensual, con comportamiento del 97% y 86% en 2013 y de 94.5% en el 2014 con meta de 85%, por lo tanto se recomienda reevaluar el valor de la meta En el numeral 4.8 se recomienda ajustar los campos con la información correspondiente a cada título Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos que deben quedar establecidos de alguna manera en algún documento formal (ej. política) para mejorar el manejo de los indicadores: a. Cada dependencia debe reporte sus indicadores para su consolidación a tiempo b. Analizar los resultados mensualmente, para tomar acciones de mejora por parte del Comité SIGI. c. Revisar y reformular el indicador en caso que la medición no sea confiable. Ej. logro de 80 a 100% d. Actualizar y revisar el Indicador de acuerdo a la variación en su comportamiento. e. La obtención del indicador requiere seguimiento y registro Se observa en relación a los requerimientos del aplicativo SIGI que: 2 Se incluye este texto como última recomendación en el informe definitivo Página 14 de 16

15 INFORME DE Se deben realizar los ajustes detectados por ustedes en la aplicación y adicional realizar el afinamiento en aspectos de parametrización y de datos de acuerdo a los campos. Ampliar la implementación de la funcionalidad Modelador de procesos aprovechando los beneficios que brinda De acuerdo a la cartilla de Administración pública del Departamento Administrativo de la Función Pública (Guía para la construcción de indicadores de gestión), por la que se guía la CGN, es recomendable por la completitud de su información, la implementación integral de la Hoja metodológica del indicador pagina 39 e interpretación del valor del indicador página Se observó que los indicadores con reporte inferior al 100% y que afectan los objetivos estratégicos como es el caso, de los objetivos 5 en PQR y 7 en el consumo de papel, no presentan un análisis concreto que permitan tomar decisiones frente a su comportamiento y mejora del indicador; igualmente sucede con el indicador de eficiencia, afectado por la Oportunidad en la presentación de informes y solicitudes de información con valor de 83.04% En la revisión del cumplimiento de actividades del informe de gestión trimestral de planeación, se observó que no incluye el ítem de recomendaciones para presentar propuestas concretas de mejora y poder así evaluarlas en el siguiente trimestre o vigencia de evaluación de los objetivos estratégicos, para dar cumplimiento a los compromisos de cada proceso y así tomar decisiones de acuerdo a su comportamiento En el numeral 4.7 del presente informe, se observó que los indicadores con comportamiento superior al 100% como publicación del plan general de contabilidad y actualización de la doctrina contable pública, deben ser evaluados para tener mediciones hasta el 100% estándar. Esto teniendo en cuenta la observación del ICONTEC en relación a este tema de los indicadores con reporte superior al 100%. De igual manera, en las conclusiones del informe trimestral del GIT de Planeación se observa que proponen tener metas con cumplimientos del 100% en algunos casos con el objetivo de tener metas retadoras, pero no muestran una propuesta concreta de cómo realizar esta actividad, ni en qué tiempo para mejorar el comportamiento de los indicadores Se observó que los siguientes campos en los indicadores en SIGI no presentan la información completa: Análisis: Si la meta del indicador es del 30% o del 100% en otros casos, el análisis se basa en preguntarse: por qué no se cumplió, cuáles fueron las razones? Elementos más puntuales que el detalle que se presenta actualmente Qué acciones de mejoramiento, se trazarán para este indicador? En qué tiempo se ejecutarán estas actividades y quienes serán los responsables? Cuáles fueron las decisiones del Comité Directivo conforme al indicador? Acción tomada: Detallar la acción que se va a efectuar de acuerdo al análisis realizado Formula: No presenta el detalle de los campos que componen la formulación Página 15 de 16

16 9. MESA DE TRABAJO 3 INFORME DE Realizada el 17 de Junio de 2014 con la participación del Coordinador del GIT de Planeación encargado Dr Wilson Cifuentes, contratista del GIT de Planeación, Dr Carlos Arias, Coordinador del GIT de Control Interno Dr Elkin Orlando Ángel Muñoz y Auditor de Control Interno Martha Zornosa G donde se trataron los temas de hallazgos, observaciones y recomendaciones como se relaciona en el formato de la mesa de trabajo, las cuales se plasmaron en este informe. 10. ANEXOS Archivo ANEXOS auditoria PI-PRC19.doc Aprobado por: Elaborado por: Fecha aprobación ELKIN ORLANDO ANGEL MUÑOZ Coordinador GIT de Control Interno MARTHA ZORNOSA GUERRA Auditor ( ) 3 El texto se modifica para el informe final informando los asistentes, fecha y lugar de la realización de la mesa, en su defecto se informa que no se realizó la correspondiente mesa de trabajo Página 16 de 16