Plan de Calidad. Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios

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1 Plan de Calidad Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios Fecha de elaboración 01/09/2015

2 Página: 2 de 7 PROCESO Adquisición de Bienes y Servicios NOMBRE ADMINISTRADOR DE PROCESO RESPONSABLE DE PROCESO L. en C. José Cipriano Ruiz Velásquez N/A PROPÓSITO Dar respuesta oportuna a las solicitudes de presentadas por todas las oficinas que conforman el Instituto de la Función Registral del Estado de México, a fin de proporcionar los para la realización de las actividades, asegurando los mejores beneficios de precio, calidad y oportunidad, mediante la modalidad de Licitación Pública, Invitación Restringida, Adjudicación Directa y Adquisición Directa de bienes y servicios, con apego a lo establecido en la normatividad en la materia. ENTRADAS (0.2) (7.1) Unidades Administrativas PROVEEDORES INTERNOS PROVEEDORES EXTERNOS Proveedores (personas físicas o jurídico colectivas) Señaladas en el catálogo de proveedores del Gobierno del Estado de México y en el Catálogo Interno del del IFREM Dirección General de Recursos Materiales Dirección General del Sistema Estatal de Informática Coordinación General de Comunicación Social Dirección General de Innovación ENTRADAS REQUISITOS DE ENTRADA (0.2) (7.1) Solicitud aprobada, anexar copia del oficio de Suficiencia Presupuestal, ARTP, Cotizaciones, en su caso, dictamen técnico y oficio de justificación. Solicitud de Para la contratación de servicios generales la solicitud deberá integrar oficios en los cuales se solicite a diferentes dependencias del GEM si se cuenta con personal que pueda realizar los trabajos requeridos; así como la autorización del titular de la erogación de los recursos. 2

3 Página: 3 de 7 RESULTADOS (0.2) (7.1) USUARIOS INTERNOS Unidades administrativas Oficinas Registrales del Instituto de la Función Registral del Estado de México N/A Archivo General de Notarías RESULTADOS (SALIDAS) Atención a las Bienes y/o Servicios. (Bienes y/o Servicios) USUARIOS EXTERNOS REQUISITOS DE SALIDA (SERVICIO) (5.2) (7.2.1) (7.2.2) TIPO REQUISITOS CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Del usuario No establecidos por el usuario pero necesarios para el producto o servicio Legales y reglamentarios Requisición Atendida en tiempo y forma Licitación Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios. Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios. Política Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares y Tribunales Administrativos del Poder Ejecutivo del Estado de México. Contrato de Adjudicación de bienes y/o Servicios El representante legal de la persona jurídica colectiva o la Persona Física adjudicada deberá suscribir el contrato dentro de los diez días hábiles siguientes al de la notificación del fallo. Gobierno, 03 de mayo de Gobierno, 29 de octubre de Gobierno, 09 de diciembre de

4 Reglamento Interior del Instituto de la Función Registral del Estado de México. Capítulo III. Artículo 13, fracción III. Página: 4 de 7 Gobierno, 3 de abril de 2008, reformas y adiciones. IFREM Manual General de Organización del Instituto de la Función Registral del Estado de México. Apartado correspondiente al Objetivo y Funciones del Departamento de Recursos Materiales. Gobierno, 10 de agosto de Manual de Operación del Comité de Adquisiciones y Servicios del Instituto de la Función Registral. Gobierno, 10 de agosto de Gobierno, 14 de abril de Manual de Normas y Políticas para el Gasto Público del Gobierno del Estado de México. Publicación de convocatoria Gobierno, 31 de julio de Oficio de Solicitud de Publicación IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO (7.5.3) Se asigna un número de control interno a cada solicitud de, se le da el número del dictamen de adjudicación y el número de contrato registrado. 4

5 Página: 5 de 7 OBJETIVO DE LA CALIDAD (5.4.1) (7.1.A) Realizar el 97% de los contrato de adjudicación en un plazo no mayor a 15 días hábiles, contados a partir de la publicación de la convocatoria a los procesos adquisitivos. Responsable Frecuencia de medición Unidad de Medida Fórmula para medirlo (Número de Adquisición atendidas dentro Porcentaje del plazo / Total de Adquisición recibidas) * 100 Política de la Calidad Objetivos Generales En el Instituto de la Función Registral del Estado de México estamos comprometidos a garantizar la certeza y seguridad jurídica del patrimonio inmobiliario de los mexiquenses frente a terceros, a través de servicios registrales de calidad mediante la Plan Estatal de Modernización. Vigente utilización de herramientas tecnológicas de vanguardia que facilitan el acceso a mejores servicios. La excelencia y la mejora continua son nuestra filosofía de trabajo. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN (8.2) OBJETIVO SATISFACCIÓN DEL USUARIO PROCESO Qué? Quién? Cómo? Cuándo? Criterios de aceptación Solicitudes Atendidas en tiempo Grado de Satisfacción del Usuario bienes y/o servicios Licitación Pública bienes y/o servicios (Número de Adquisición atendidas dentro del plazo / Total de Adquisición recibidas) * 100 Encuesta de Satisfacción del Usuario (Número mensual Licitación Pública/ Número mensual de solicitudes de recibidas)*100 (Número mensual 5 Mayor o igual a 90% Mayor o igual a 80% Adquisiciones por tipo de modalidad Adquisiciones por tipo de modalidad

6 Página: 6 de 7 SERVICIO realizadas mediante Invitación Restringida adquisiciones de bienes y/o servicios Adjudicación Directa adquisiciones de bienes y/o servicios el Programa de Compras Solidarias Contrato Administrativo de Adquisición de Bienes y/o Servicios Invitación Restringida / Número mensual recibidas)*100 (Número mensual Adjudicación Directa / Número mensual de solicitudes de recibidas)*100 (Número mensual el Programa de Compras Solidarias / Número mensual recibidas)*100 (Número de Contratos Celebrados / Total de Adquisición) * 100 Adquisiciones por tipo de modalidad Adquisiciones por tipo de modalidad Mayor o igual a 80% CÓDIGO NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS Atención de Bienes y/o Servicios. Adquisición de Bienes y/o Servicios, mediante Licitación Pública Adquisición de Bienes y/o Servicios, mediante Invitación Restringida Adquisición de Bienes y/o Servicios, mediante Adjudicación Directa Adquisición de Bienes y/o Servicios, mediante el Programa de Compras Solidarias Suscripción de Contratos Administrativos de Adquisición de Bienes y/o Servicios 6

7 Página: 7 de 7 INTERACIÓN DE PROCESOS Internos (4.1.b) Control de Almacén Suministro y Administración de Servicios Seguimiento a la Dictaminación de Bienes y/o Servicios QUÉ ME PIDE Contrato Administrativo de Adquisición de Bienes y/o Servicios Contrato Administrativo de Adquisición de Bienes y/o Servicios Contrato Administrativo de Adquisición de Bienes y/o Servicios QUÉ LE DOY Recepción de los Bienes Adjudicados Solicitud de Adquisición de bienes y/o Servicios Solicitud de Adquisición de bienes y/o Servicios INTERACIÓN DE PROCESOS Externos (Proveedores )* (4.1) Dirección General del Sistema Estatal de Informática Dirección General de Recursos Materiales Dirección General de Comunicación Socia *Si aplica RECURSOS UTILIZADOS (6) QUÉ ME PIDE Especificaciones del proyecto (Informática), oficio de suficiencia presupuestal y cotizaciones Especificaciones de los bienes a dictaminar (mobiliario), oficio de suficiencia presupuestal y cotizaciones Oficio de Solicitud de Publicación Dictamen Dictamen QUÉ LE DOY Publicación (Convocatoria) en dos diarios uno a nivel nacional y otro a nivel estatal PUESTOS DEL PERSONAL Comité de adquisiciones y servicios HUMANOS (6.2) Jefe de Departamento Secretaria Abogado Auxiliar de adquisiciones MATERIALES (6.3) INFRAESTRUCTURA (6.3) SISTEMAS (6.3) AMBIENTE DE TRABAJO (6.4) Impresora Trituradora Computadora Internet Teléfono COMPRAMEX Sistema Integral de Compras y Administración del Patrimonio del Estado de México. Sistema de consulta de boletín de Empresas Objetadas Ventilación Iluminación Acceso Restringido 7

8 Página: 8 de 7 PROPIEDAD DEL CLIENTE (7.5.4) Identificación N/A Verificación N/A Protección N/A REGISTRO DE EDICIONES Número de edición Fecha Modificaciones Primera 15/08/2012 Primera edición Replanteamiento de los Usuarios Internos. Segunda 19/08/2012 Se anexó un requisito de salida del IFREM. Se replanteó la redacción del Objetivo de Calidad Tercera 06/02/2014 Se adecuó el marco jurídico Cuarta 01/09/2015 Actualización de Titulares ELABORA / ACTUALIZA REVISA APRUEBA L. en C. José Cipriano Ruiz Velásquez LIC. Efraín Zarza Valdés L. en C. César Alejandro Díaz Pérez Suplente del titular Suplente del titular Unidad de Modernización y Proyectos ALTA DIRECCIÓN Especiales 8