Procedimiento: Distribución de Fianzas

Transcripción

1 Distribución de Objetivo Administrar y controlar la distribución de a través del Sistema i jurídico. Alcance Este procedimiento aplica desde la recepción de las por el área de Garantías hasta su distribución a las Oficinas Regionales y Abogados de la red. Referencias Solicitud y exhibición de Garantías (Fianza) MPO-GAR-03 Definiciones Fianza: Garantía expedida por la Institución Afianzadora. Stock de : Cantidad de asignadas para cada coordinación. : Sistema de administración de asuntos legales derivados de un siniestro automovilístico. Políticas y Responsabilidades 1. El Subdirector de Administración será responsable de asignar y vigilar el cumplimiento del procedimiento y el buen uso de las garantías.. Toda recepción y distribución de deberá registrarse invariablemente en el sistema i-jurídico en un periodo no mayor de 1 horas después de haberse recibido. 3. En caso de encontrarse dañada una Fianza recibida de la afianzadora, es responsabilidad del Administrador de registrar en el sistema como Fianza dañada y regresarlo a la Afianzadora. 4. Las serán para uso exclusivo del depósito de garantías ante autoridad, bajo los términos y condiciones de los productos PROVIAL. 5. Las asignadas a las Coordinaciones Front Office o Gerencias Regionales serán para uso exclusivo de su zona. 6. La distribución de se realizara de acuerdo a la lista de distribución de en la oficinas que estos se encuentren y dichas estarán bajo su resguardo hasta su uso. 7. Los responsables que reciban las deberán estar incluidos en la póliza de Fianza del Grupo. 8. Los gerentes Regionales son responsables de asignar a los Coordinadores Front Office a quienes se les distribuirán folios de fianza. 9. Para distribuir folios, el Administrador de Garantías debe de recabar el formato de Carta solicitud de distribución firmada por el Gerente Regional y el Coordinador Front Office responsable de la administración de folios, esta carta debe ser resguardada por el Administrador de Garantías. 1/6

2 Distribución de 10. Para la distribución de por primera vez a un Abogado, el Coordinador Front Office deberá verificar que éste haya sido dado de alta en el Catalogo de Abogados en el Sistema i - jurídico. 11. El área de Contact Center apoyará a las Coordinaciones de Metro y Periferia en la distribución de a los abogados en horas y días inhábiles. Todas las distribuidas al Abogado por Contact Center que no sean utilizados en el siniestro solicitado, deberán devolverse a Contact Center en un periodo no mayor a 4 horas después de solicitado. 1. Es responsabilidad del Administrador de Garantías devolver la carta solicitud de folios a la persona encargada de las en caso de cambio de funciones o de separación del grupo. 13. Es responsabilidad del Gerente Regional y Coordinador Front Office recabar los folios disponibles asignados a algún Abogados en caso de separación o cambio de funciones. 14. El stock de fianzas de cada Regional será definido conjuntamente entre el Gerente Regional y el Subdirector de Administración y de acuerdo al histórico de comprobación mensual por Regional. 15. Es responsabilidad del área de Garantías elaborar el indicador mensual de los folios comprobados por Regional para validar el comportamiento de uso de cada zona. 16. Cada Gerente Regional o Coordinador Front Office deberá firmar la Carta Responsiva del valor a administrar, misma que deberá resguardar y la verificación estará a cargo del Subdirector de Administración. 17. Las negociaciones con las Afianzadoras estarán a cargo del Director de la Unidad de Negocio o el Director Jurídico o el Subdirector de Administración y estas deberán ser documentadas y difundidas internamente a los involucrados. 18. El Administrador de Garantías solicitará a la Afianzadora el rembolso de folios, conforme se vayan comprobando y con la autorización de la Subdirección de Administración. 19. La distribución y rembolso de folios a las oficinas Regionales las hará el Administrador de Garantías de acuerdo al inventario de folios disponibles en i-jurídico de forma quincenal. 0. El Administrador de Garantías deberá preveer la distribución de folios en caso de días feriados con el Vo.Bo. del Subdirector de Administración. 1. El área de Administración de Garantías enviará mensualmente el stock de fianzas disponibles mayores a 90 días y la operación deberá enviar digitalizada la Fianza en blanco para confirmar su status. /6

3 Distribución de Diagrama de Flujo del Proceso Distribución de 3/6

4 Distribución de Descripción de Actividades Pago de Honorarios No. Responsable Descripción Tecnología/ Registro 1 Recibe folios de Afianzadora Verifica numeración recibida y firma de recibido Folios se encuentran en buen estado y son correctos? 3 Si: Continua en la actividad número 6 No: Continúa en la actividad número 4 4 Registra folios como dañados 5 Devuelve folios a afianzadora Termina procedimiento 6 Administrador de Registra la recepción de folios en Garantías 7 Revisa stock de folios disponibles y comprobados de cada Regional 8 Distribuye folios en I-jurídico conforme al Stock asignado y a la comprobación realizada. 9 Imprime relación de folios Reporte I-jurídico 10 Prepara paquete de folios con relación 11 Entrega paquetes a mensajero para su envío 1 Recibe paquete con folios e impresión 13 Verifica estado de folios Folios se encuentran en buen estado y son correctos? 14 Si: Continua en la actividad número 17 No: Continúa en la actividad número Registra en I-jurídico como folio dañado. 16 Devuelve a Administración de garantías folios dañados Regresa a la actividad número 4 17 Coordinador Regional (Responsable de Registra en sistema recepción de folios (Registro en 4 Horas) 18 folios) Distribuye en sistema folios para abogados una vez que lo solicite el abogado (Registro en 4 horas) 19 Imprime acuse de folios distribuidos Se envía por mensajería? 0 1 Si: Continúa en la actividad número 1 No: Continúa en la actividad número Anexa acuse y envía por paquetería a abogado. Conecta con procedimiento Exhibición de Garantías Recaba acuse de recepción de folios. Conecta con procedimiento Exhibición de Garantías Termino de procedimiento ACUSE ACUSE 4/6

5 Registros Registros del Proceso Procedimiento: Distribución de Sistema i-jurídico Modulo de Garantías Carta solicitud de distribución Indicadores de medición # Indicador Unidad Frecuencia Evalúa 1 No. de Administrador Stock de Mensual Folio de Garantías Identificación y Trazabilidad La identificación y seguimiento de las fianzas se realiza a través del No. de Folio, el cual es registrado en el sistema i-jurídico para una mejor rastreabilidad hasta la comprobación con la Afianzadora. Control de Cambios No. Descripción Fecha 0 Redefinición de Procedimiento Mayo Se actualizó el procedimiento en contenido y formato, se anexaron cuadros Agosto 01 descriptivos de las actividades descritas en los diagramas de flujo. Se actualizaron políticas y formato del documento. Agosto 015 5/6

6 Distribución de Cuadro de autorización Concepto Nombre Firma Autorizó Lic. Ari Moreno Director General Revisó Lic. Cynthia Fuentes Subdirector de Administración Revisó Lic. Eduardo Gómez Dirección Legal Vo. Bo. Lic. Leticia Rocha Gerente IOM Elaboró Erika Roldán Ing. Procesos 6/6