Dirección de Planeación y Evaluación 1

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES Capacitaciones tablero de matrículas Solicitud permisos de usuarios DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 5 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Capacitar a los usuarios para utilizar correctamente la plataforma de tabler9o y reporte de matrículas. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud de la capacitación o en caso de que este programada con la verificación de permisos para los asistentes a la capacitación, y finaliza con la realización de la capacitación 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices 3.2. Lineamientos Las solicitudes se reciben por correo electrónico a infomatriculas@uniandes.edu.co en el horario de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm. El tiempo de respuesta de la solicitud depende de la disponibilidad de espacio y agendas. Las capacitaciones pueden ser solicitadas por cargos directivos, secretaros generales y coordinadores administrativos. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso 4.2. Responsabilidades : Revisar que los asistentes a la capacitación cumplan con los requisitos y permisos para tomarla. Coordinar los aspectos logísticos para realizar la capacitación. Avisar con un tiempo de anterioridad prudente la fecha y ubicación de la capacitación. Unidad Académica/Administrativa: Enviar la información completa de los asistentes a la capacitación. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES 5.1. Capacitaciones tablero de matrículas ACTIVIDAD Enviar un correo electrónico a infomatriculas@uniandes.edu.co solicitando la capacitación con la información de las personas que van a recibir la capacitación. Verificar que las personas que van a ser capacitadas cuenten con los permisos necesarios. Solicitar la sala y los implementos necesarios para realizar la capacitación. Enviar la invitación de la capacitación, con el lugar y la hora. RESPONSABLE Unidad Académica/Administrativa 5 Hacer la capacitación. SIST EMA DOCUMENTOS Solicitud permisos de usuarios ACTIVIDAD Enviar la solicitud de permisos por correo electrónico a infomatriculas@uniandes.edu.co con la información del usuario: nombre completo, usuario, cargo y unidad RESPONSABLE Unidad Académica/Administrativa 2 Generar solicitud en CA 3 Enviar caso a DSIT para que genere los permisos 4 Crear los permisos solicitados DSIT 5 6 Informar al Supernumerario la creación de los permisos Enviar correo al usuario informándole la asignación de permisos. DSIT SIST EMA DOCUMENTOS 6. DEFINICIONES 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 8. INDICADORES Tiempo de solución Código del indicador Responsable del indicador Objetivo Método de Medición IND Medir el tiempo de solución de los incidentes Obtener tiempos de CA y calcular en indicador FICHA DEL INDICADOR Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones horas Fecha de inicio Fecha final. Fecha de inicio: momento en que llega la solicitud de permisos Fecha final: momento en que se le da la respuesta al usuario No aplica Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Observaciones CA Por caso Semanal No definida 9. RIESGOS OPERATIVO No haber disponibilidad de agendas o espacios. No tener disponible personal para hacer la capacitación. No haber asignado permisos necesarios porque presencia de personal no informado con anterioridad. CALIDAD DE SERVICIO Información poco clara en la capacitación. ADMINISTRATIVO No informar con un tiempo de antelación prudente el lugar y hora de la capacitación. Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 07/09/ Publicación 10/12/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Rocío Pérez Ingeniera de procesos 07/09/2015 REVISÓ Alberto Poveda Coordinador de procesos 21/09/2015 Camilo Sanchez Supernumerario Tesorería 16/09/2015 APROBÓ Elizabeth Figueroa Jefe de Tesorería 10/12/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 5