Instituto Colombiano Agropecuario Política de Comunicación

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1 Instituto Colombiano Agropecuario Política de Comunicación Introducción La comunicación es un componente indispensable que aporta de manera significativa a la consecución de los objetivos organizacionales de una entidad y, por ende, al éxito de su gestión. Dentro de una comunicación fundamentada se halla inmersa la información pública, al posibilitar la gestión transparente de las entidades del Estado y facilitar la vigilancia ciudadana sobre sus respectivas acciones. Estos aspectos han sido elevados a la categoría de Proceso Estratégico dentro del Plan Estratégico del Instituto Colombiano Agropecuario, Ica, en el cual la Gerencia General formaliza una Política de Comunicaciones que apoya la construcción de una visión compartida, el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales en concordancia con lo establecido en el artículo 32 de la Ley 489 de Con base en lo anterior, el Ica ha definido su política de Comunicación Interna y Externa, mediante la cual busca establecer procedimientos que contribuyan a mejorar las relaciones de construcción de sentido al interior del Instituto, así como la interacción comunicativa con su público externo, informando oportuna y verazmente, recogiendo y resolviendo las demandas informativas de la comunidad, para de esta manera generar credibilidad en la población objetivo. Con la implementación de esta Política de Comunicación, el Ica, por medio de su misión y visión, establecerá un sistema de interrelaciones y entendimientos entre sus actores internos y externos, que favorezca el cumplimiento de sus objetivos, buscando el beneficio individual, colectivo, gremial y empresarial. De igual manera, define las estrategias de desarrollo y manejo de los diferentes medios de información, a la vez que fortalecerá la cultura y los valores institucionales, a fin de optimizar su clima organizacional y la calidad de sus servicios. 1

2 1. Objetivo General Divulgar y socializar oportuna y eficazmente las Medidas Sanitarias y Fitosanitarias y demás decisiones para garantizar su aplicación por parte del sector productivo y ofrecer al público interno la información necesaria para el desarrollo de sus actividades institucionales. 2. Objetivos Específicos Facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se transmiten entre los miembros del Instituto, o entre éste y sus usuarios externos. Brindar a las partes interesadas información actual, veraz y oportuna. Optimizar el clima organizacional de la entidad, unificando criterios de información dentro los funcionarios. Priorizar las acciones dirigidas hacia el diseño de estrategias de comunicación del riesgo y formación de los actores internos y externos del Ica, ante eventuales emergencias sanitarias y fitosanitarias. 3. Comunicación interna La Comunicación Interna tiene que ver con la información que se genera dentro de la entidad, en donde emisor y receptor interactúan constantemente. Esta clase de comunicación es direccionada a partir de varios niveles: Comunicación descendente: Los mensajes que circulan desde la dirección hacia el personal. Comunicación ascendente: Desde el personal hacia sus superiores: feedback, sugerencias, preguntas. Comunicación horizontal: Es la comunicación entre iguales (resolución de problemas, coordinación). 3.1 Proceso de construcción para gestionar la comunicación interna Con la implementación de la política interna y externa se busca mejorar el conocimiento de la entidad por parte de los funcionarios, logrando la cooperación, colaboración, motivación, inspiración y el compromiso de todos, de manera que los empleados 2

3 laboren mejor y más enfocados, dando una imagen positiva de la empresa y alcanzando más fácilmente sus objetivos. Para gestionar eficazmente esta comunicación es importante tener en cuenta que todas las personas de la empresa son importantes y que deben tratarse como un activo que hay que gestionar, creando el marco cultural apropiado, facilitando el desarrollo de las capacidades de comunicación y apoyando una comunicación multidireccional. Con esto se busca construir una organización enfocada hacia sus metas, ágil, eficaz y competitiva. Para lo anterior se fomentará la creatividad a través de la apertura de espacios de interacción, discusión, y se fortalecerá el trabajo en equipo. Surge entonces la necesidad de identificar y fortalecer los diferentes niveles que hacen parte de una óptima comunicación organizacional, que para el caso del Instituto se identificaron como: Nivel individual Se desarrollan los estilos de comunicación interpersonal dentro de los funcionarios del Instituto, buscando la correcta emisión de mensajes para el funcionamiento de la organización. Nivel organizacional Busca poner en común el cambio organizacional para el cumplimiento de las metas. Nivel grupal Tiene el objeto de fomentar el trabajo colaborativo y en equipo como medida para el diseño y ejecución de proyectos y la toma de decisiones. Nivel de competitividad Será prioridad dentro del Plan de Capacitación de la entidad la formación de funcionarios en habilidades y competencias comunicativas Canales de comunicación interna Comité de Gerencia: presidido por el Gerente General. Participan los subgerentes, asesores técnicos de la gerencia y jefes de las oficinas asesoras. El objetivo es analizar y definir estrategias en materia fito y zoosanitaria. 3

4 Comité de Subgerencia: participan los subgerentes y sus respectivos coordinadores de grupo y otras personas que se requieran. Este comité se realizará dos veces al mes, según la programación establecida por cada subgerencia. Comité de Dirección Seccional: participan el Coordinador Seccional y los líderes de proyecto de dirección en cada seccional. Este comité se realizará una vez al mes, según programación establecida por cada seccional. Reunión General: participan el gerente general, subgerentes, directores seccionales y demás personal que se requiera, según determinación del gerente. Esta reunión se realizará dos veces al año. Circulares Mensuales: el gerente general emitirá mensualmente a los directores seccionales circulares informativas, a través de las cuales le dará instrucciones y orientación para la atención de los diferentes temas administrativos y técnicos. Carteleras: Las carteleras del Instituto Colombiano Agropecuario están relacionadas con los siguientes temas: Noticias de prensa: se publican las diferentes notas de prensa que los medios de comunicación transmiten acerca de las gestiones del Instituto. Administrado por la Oficina Asesora de Comunicaciones. Noticias sobre el personal: hacen referencia a políticas de nivel administrativo, programas de capacitación y bienestar, noticias sociales del personal, eventos y demás información de interés general para funcionarios y contratistas del Ica. Administrado por el Grupo de Bienestar Social. Correo electrónico interno: Este medio facilita el envío y recepción de información entre los funcionarios de la entidad, garantizando una comunicación ágil y eficaz. Intranet: La intranet en el Instituto es una red interna corporativa que permiten divulgar con efectividad información de la entidad a los funcionarios, consiguiendo que estén permanentemente informados con las últimas novedades y datos de la organización. Igualmente, guarda un volumen amplio de documentación importante acerca del instituto. La administración del contenido de la Intranet es responsabilidad de cada dependencia y el grupo de sistemas apoya la administración de forma y diseño de la Intranet. 4

5 Memorandos: Los memorandos son generados por cada una de las dependencias del Ica, mediante un código y número de edición. Sin embargo, son controlados a través del Grupo Centro de Documentación. 3.3 Imagen Institucional Como parte de su Plan Estratégico, el Instituto Colombiano Agropecuario adoptó una nueva identidad visual, que permitiera una connotación de institución fresca, con nuevas ideas y tecnologías que estimulan el desarrollo agropecuario. De acuerdo con lo anterior se orientarán acciones en los siguientes aspectos: a. Articular la Imagen Institucional El Instituto unificará su identidad gráfica mediante el uso fundamental del nuevo logo. b. Simplificar y normalizar todo el material y modelos impresos Se normalizará la utilización del material impreso a nivel interno y externo, a través del uso de formatos estándar. c. Posicionar la imagen del Ica El Instituto definirá parámetros para el uso de su nueva imagen en todos los proyectos en los cuales participe y que tengan que ver con el sector agropecuario. Esto permitirá posicionar la imagen del Ica a nivel nacional e internacional. 3.4 Usuarios internos Incluye funcionarios de manera individual (planta y contratistas); grupos internos de trabajo (subgerencias, oficinas, coordinaciones de grupo) y familias de los funcionarios. La optimización de un buen clima organizacional en el Ica, más que lograr el hecho de que los funcionarios estén enterados al detalle de lo que se está haciendo en todas las instancias de la entidad, propende por construir una visión compartida en torno a ejes estratégicos organizacionales, como el hecho de que tanto los directivos, los de carrera administrativa, los provisionales y los contratistas se apropien de la entidad y desarrollen una actitud de servicio, teniendo presente que con su trabajo están aportando al cumplimiento de los objetivos misionales del instituto. En este aspecto es importante dar continuidad al trabajo de construcción colectiva, y estructurar la gestión institucional desde el punto de vista comunicativo, propendiendo a la participación de todos los funcionarios en la toma de 5

6 decisiones, involucrándolos en las diferentes actividades e informándolos, construyendo de esta manera un sentido de compromiso y pertenencia con la entidad, además de generar confianza en cuanto a su gestión. 4. Comunicación externa La comunicación externa del Instituto está encaminada a la interacción que el Ica mantiene con sus diferentes públicos externos, y propende a mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable y a promover sus productos o servicios con base en la información que emite. 4.1 Proceso de construcción externa Para el Ica tiene un gran significado evaluar la percepción de aquellos que no hacen parte de la entidad, pero que, de una forma u otra, están vinculados con ella por los servicios que les presta. En este aspecto, la política de comunicación se orientará a que los usuarios del Instituto conozcan las decisiones técnicas adoptadas por la entidad en materia sanitaria, fitosanitaria y de pesca y acuicultura, con el fin de mejorar el status sanitario del país y de esta manera garantizar la apertura de nuevos mercados. De otra parte, y de manera específica establecerá las líneas de Acción en materia de Comunicación del Riego Sanitario y Fitosanitario. El Ica recurrirá como primera medida a los medios de comunicación para divulgar las diferentes noticias y demás temas de interés general concernientes al sector agropecuario. No obstante, también se implementarán estrategias que le permita al instituto socializar de manera personal entre el sector productivo sus políticas y demás decisiones. 4.2 Canales de comunicación externa La comunicación con medios de comunicación, clientes y partes interesadas se realiza a través de los siguientes espacios: Boletín de Prensa: Instrumento de información dirigido a medios de comunicación y demás clientes externos en el que se facilita la divulgación de la gestión y demás actividades relacionadas con la Misión de la entidad. Artículos Especiales: Instrumento de información dirigido a medios de comunicación y demás clientes externos en el que se facilita la divulgación de la gestión y demás actividades relacionadas con la Misión de la entidad, pero, a diferencia del Boletín, éste es más extenso, profundo y generalmente es dirigido a separatas especiales agropecuarias en periódicos y revistas nacionales a solicitud del Instituto o de los mismos medios de comunicación que buscan ampliar información actual. 6

7 Cuñas de Radio y Notas de TV: Breve espacio de información dedicado a anuncios relacionados con las actividades Misionales de la entidad. Está dirigido principalmente a los clientes del Agronegocio Colombiano. Las declaraciones para radio y televisión las realizará el Gerente General o en su defecto los subgerentes o coordinadores seccionales. Estas serán coordinadas por la oficina de prensa y comunicaciones. Rueda de Prensa: Acto informativo en donde, previa convocatoria a los medios de comunicación, el Gerente General como vocero encargado, en apoyo de la Oficina de Comunicaciones y demás directivos, divulga a la opinión pública en general una situación o versión de un hecho institucional, sanitario o administrativo de relevancia local, nacional o Internacional. Avisos de Prensa: Medio por el cual se transmite una información de interés para el conocimiento de la opinión pública en general o específica (proveedores, agricultores, ganaderos, entre otros). Asesorías en Comunicación: Actividad por medio de la cual la Oficina Asesora de Comunicaciones atiende los requerimientos de los diferentes procesos en materia de comunicación y asesoramiento, para el correcto uso y manejo de la información hacia los medios informativos y demás actividades (Simposios, Seminarios, Cursos, etc.). Página web: Este portal ofrece de manera detallada a usuarios y demás ciudadanos información acerca de las diferentes acciones que desarrolla cada una de las áreas que componen el Instituto y los servicios que presta a sus usuarios, principalmente en temas agrícolas, pecuarios y de pesca. Esta página contiene datos relacionados al status sanitario y fitosanitario del país, así como los logros obtenidos en materia de comercio internacional, gracias a las labores que el Ica, como autoridad sanitaria, realiza para lograr el acceso real de productos agropecuarios a nuevos mercados. La administración de la diferente información es responsabilidad de la dependencia a la cual pertenezca. Los boletines de prensa son responsabilidad de la Oficina de Comunicaciones, mientras que el Grupo de Sistemas apoya la administración de forma y diseño de la página WEB. 4.3 Usuarios externos Dentro de estos se cuentan los productores del sector agropecuario, importadores y exportadores de productos agropecuarios y de pesca y acuicultura, gremios de la producción agropecuaria y demás actores de las cadena, entidades que hacen parte del Sistema de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias, Servicios Sanitarios internacionales, opinión pública y medios masivos de comunicación e información. 7

8 La Política de Comunicación busca garantizar el suministro información suficiente, veraz y oportuna a los usuarios sobre los servicios de la entidad y los resultados de su actuación, como herramienta para la toma de decisiones. Además, estará dirigida a hacer visible la gestión institucional, fortaleciendo la imagen positiva del Ica como autoridad sanitaria del país, la cual será medida periódicamente. 5. Comunicación del Riesgo Lo que se pretende ofrecerles a los usuarios internos y externos es información de fácil acceso, por lo que es necesaria la creación de un sistema de notificación que permita tomar acciones oportunas en caso de emergencias sanitarias. Lo anterior deberá sustentarse en el uso de tecnología de punta, un medio de información e infraestructura de comunicaciones adecuada que conecte todas las áreas. El objetivo de estas acciones es ofrecerle al cliente interno y externo de la entidad información oportuna, que sirva de base para la toma de decisiones acertadas. Esta interacción entre el sistema sanitario y fitosanitario logrará que la entidad articule la política sanitaria y fitosanitaria con el sector privado. En lo relacionado con la comunicación del Riesgo, como parte fundamental de los procesos de análisis del riesgo, se identificó que el Ica debe adoptar los principios de información del Riesgo establecidos por la Organización Mundial de Sanidad Animal, OIE, los cuales están definidos en 6 puntos: 1. La información sobre el riesgo es el proceso por el que se obtiene información y opiniones de partes potencialmente afectadas o interesadas acerca de los peligros y riesgos durante un análisis del riesgo, y por el que se comunican los resultados de la evaluación del riesgo y se proponen medidas de gestión del riesgo a quienes toman las decisiones y a las partes interesadas del país importador y del país exportador. Es un proceso multidimensional e interactivo que debería comenzar al principio del análisis de riesgo y continuar hasta el final. 2. Cada vez que se emprende un análisis del riesgo debe definirse una estrategia de información sobre el riesgo. 3. La información sobre el riesgo debe ser un intercambio abierto, interactivo, iterativo y transparente que puede prolongarse después de la decisión sobre la importación. 4. Los principales participantes en la información sobre el riesgo son las autoridades del país exportador y otras partes interesadas, como los grupos industriales nacionales y extranjeros, los ganaderos y los consumidores. 8

9 5. Las hipótesis y la incertidumbre del modelo y de los parámetros iníciales, así como los resultados de la evaluación del riesgo, deben formar parte de la información. 6. La información sobre el riesgo debe ser expuesta a especialistas, a fin de someterla a la crítica científica y garantizar que los datos, la información, los métodos y las hipótesis son los mejores posibles. Será indispensable además analizar este tema a la luz de las condiciones en las que se desarrollan los Análisis de Riesgos para la parte agrícola. 9

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