HIGHER EDUCATION & RESEARCH

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1 mysap.com E-Business Solutions mysap HIGHER EDUCATION & RESEARCH THE BEST-RUN E-BUSINESSES RUN SAP

2 IDEAS REVOLUCIONARIAS La presión que existe sobre las instituciones de enseñanza superior y de investigación para que destaquen no tiene precedentes, y cada vez es mayor. En lugares que antes se dedicaban en exclusiva a la formación de los grandes pensadores del mundo, los estudiantes demandan ahora un servicio más receptivo, los empleados requieren un entorno laboral gratificante y los legisladores y miembros de la administración pública reclaman una reforma educativa. Contribuyentes y donantes esperan reducciones presupuestarias, incluso mientras la financiación disminuye y escasean los ingresos por subvenciones. Qué pueden hacer las instituciones educativas y de investigación para hacer frente, de forma eficaz y rentable, a estas necesidades cambiantes? Utilizar la única solución tecnológica de vanguardia diseñada específicamente para satisfacer sus necesidades: mysap Higher Education & Research. Creada por SAP, desarrollador líder de soluciones integradas de software, mysap Higher Education & Research ayuda a institutos de enseñanza, escuelas, universidades e institutos educativos y de investigación, tanto en el ámbito público como privado, a mejorar los servicios que ofrecen a estudiantes y empleados, aumentar la eficacia de sus procesos de negocio y mejorar sus resultados netos. 2

3 EL E-BUSINESS DE LA ENSEÑANZA SUPERIOR Y DE LA INVESTIGACIÓN mysap Higher Education & Research permite a institutos, universidades y centros de investigación afrontar, de manera más receptiva y eficaz, los complejos retos actuales que plantean las instituciones de gestión dentro del ámbito de la enseñanza superior y la investigación. En combinación con las soluciones de la plataforma de e-business mysap.com, mysap Higher Education & Research ayuda a las instituciones a atender y a comunicarse mejor con los miembros de la comunidad académica, a racionalizar los procesos de negocio para aumentar la eficacia y reducir costes, así como a gestionar los recursos de una forma más eficaz, tanto los financieros como los físicos y el capital humano. SOLUCIONES INNOVADORAS, VALOR INSTITUCIONAL REAL Con mysap Higher Education & Research, SAP combina años de experiencia en enseñanza superior con un software de vanguardia, herramientas empresariales innovadoras y servicios e información personalizados. El resultado es una solución abierta, basada en Internet, que ayudará a su institución a racionalizar los procesos y mejorar el desarrollo académico. mysap Higher Education & Research, a través de sus procesos integrados de manera homogénea para la gestión de fondos, recursos humanos, contabilidad financiera y control de operaciones, está ayudando a las universidades a alcanzar nuevos niveles de eficacia y, al mismo tiempo, a cumplir los requisitos de reducción de costes. El núcleo de la solución, las funcionalidades de gestión de campus y de e-learning, ofrece a las organizaciones educativas las herramientas necesarias para llegar a los estudiantes en cualquier parte, y para gestionar sus requisitos académicos y financieros en todo momento. Las funciones específicas para cada país y capacidades de gestión que se anticipan al futuro, están ayudando a más de 600 instituciones de todo el mundo a resolver, con éxito, los retos a los que deben enfrentarse, hoy en día, las instituciones de enseñanza superior e investigación. Permita que mysap Higher Education & Research le ayude a reducir la presión y a aumentar la calidad. Plantéese mysap Higher Education & Research como la solución que le ayuda a afrontar los retos que se le presentan. Por un lado, consiste en una recopilación de procesos y herramientas, diseñada de forma específica, para tratar las necesidades de las instituciones de enseñanza superior y de investigación. Por otro, es una recopilación de soluciones de la plataforma e-business mysap.com que hacen posible el éxito de las herramientas y procesos. Entre las soluciones horizontales se encuentran: mysap Customer Relationship Management (mysap CRM) Ayuda a que las instituciones gestionen, de forma eficaz e individual, sus relaciones con alumnos y ex-alumnos, desde la captación hasta las admisiones, graduación y relaciones con antiguos alumnos. Mediante la aplicación de sofisticadas herramientas a los datos de la universidad, mysap CRM ofrece una visión permanente de cada estudiante y permite que el personal de la institución pueda crear información y servicios personalizados para un grupo determinado de alumnos. La solución mide el rendimiento del alumno, lo que permite una evaluación frecuente de sus necesidades y permite que la institución pueda modificar los servicios según sea necesario. Tanto alumnos como ex-alumnos tienen acceso a información vía Internet, a través de centros de estudiantes o en reuniones cara a cara con el personal de la universidad: mysap CRM lo gestiona todo. Asimismo, esta solución proporciona soporte para la formación a distancia, lo que ofrece a la universidad nuevas oportunidades de negocio. Las instituciones pueden, incluso, vender merchandise online y gestionar la reserva de entradas utilizando las funciones de e-selling de mysap CRM. 3

4 mysap Enterprise Portals (mysap EP) Ofrece una amplia variedad de funciones que permiten el acceso online a información personalizada. En tanto que aspecto fundamental a la hora de desarrollar la presencia de una universidad en Internet, mysap Enterprise Portals simplifica la configuración de los portales y gestiona determinadas funciones básicas como registro, seguridad, personalización e incorporación de contenidos y servicios. La solución también ofrece soporte para el procesamiento de información basada en roles con control de acceso. Por ejemplo, los profesores pueden desarrollar currículos, los administradores pueden realizar un seguimiento de las solicitudes, del proceso de admisión y de las actividades de registro, los alumnos pueden planificar un curso y los responsables de marketing pueden gestionar campañas. Además, los usuarios pueden acceder a los portales a través de PCs o, utilizando la solución mysap Mobile Business, con otros dispositivos de mano, lo que amplía las posibilidades del campus inalámbrico. Por último, el Unification Portal ofrece soluciones abiertas y ampliamente distribuidas para portales, que se integran a la perfección con aplicaciones empresariales, registros de usuario y una interfaz dinámica de usuario, así como con las funciones y el diseño más innovadores dentro del producto de un portal. mysap Supplier Relationship Management (mysap SRM) Racionaliza y acelera el aprovisionamiento y administración de bienes consumibles y de materiales indirectos, como libros y otros suministros que normalmente facilitan las universidades. Las funciones de compra, gestión de stocks y verificación de facturas permiten mejorar la eficacia de sus procesos de aprovisionamiento, reduciendo las costosas compras independientes y aumentando la eficacia de los procesos necesarios para el aprovisionamiento de bienes y servicios. Gracias a mysap Supplier Relationship Management, su institución podrá gestionar la planificación de requisitos, la compra de soporte y la verificación de facturas, así como coordinar la gestión y el almacenamiento de stocks en función de la cantidad y del valor. La solución se integra en toda la plataforma e-business mysap.com. Por ejemplo, todos los procesos de aprovisionamiento y de inventario están vinculados directamente, lo que garantiza un flujo homogéneo de datos relacionados a través de la organización. Las partidas correspondientes al movimiento de bienes actualizan automáticamente los valores en las soluciones de contabilidad financiera y gerencial. mysap Business Intelligence (mysap BI) Integra, de forma homogénea, los datos procedentes de distintas fuentes con el fin de ayudar a las instituciones de enseñanza superior a comprender mejor las interrelaciones de las actividades tácticas y de los objetivos estratégicos. Las administraciones pueden vincular los objetivos estratégicos con factores operacionales, ejecutar simulaciones presupuestarias y monitorizar los cambios demográficos en la comunidad académica. mysap BI integra datos externos, realiza modelizaciones estratégicas y genera informes interfuncionales. mysap Human Resources (mysap HR) Ayuda a las universidades y las instituciones de investigación a gestionar el alto coste del personal. Además de ofrecer funciones administrativas, de gestión y de contabilidad fundamentales, mysap HR incluye beneficios de planificación y control de recursos de personal, costes y funcionalidades. mysap HR le permite aplicar las propuestas estratégicas y las herramientas de soporte de la toma de decisiones, que permiten racionalizar la gestión del capital humano y monitorizar los costes vinculando los presupuestos de personal, a áreas de trabajo y empleados, financiando y planificando áreas de trabajo en función de las asignaciones y políticas presupuestarias, gestionando la captación, contratación y supervisión de los empleados, monitorizando el tiempo y los permisos de los empleados y facilitando la contabilidad de nóminas, incluyendo acuerdos colectivos de grupos de empleados, derechos de pensiones y beneficios adicionales, y todo ello teniendo en cuenta las disposiciones legales de cada país. mysap Financials Facilita el control, en toda la organización, de la preparación y la ejecución presupuestarias, así como de la planificación financiera para instituciones de enseñanza superior, tanto en el ámbito público como privado. Las funciones globales de contabilidad financiera controlan la generación de cuentas anuales, monitorizan las cuentas por cobrar y por pagar y vinculan a sistemas automáticos de pagos y cargos. Los métodos simultáneos de contabilidad financiera y de contabilidad por partida doble permiten modernos procedimientos de negocio, así como transparencia de costes. Las funciones de contabilidad gerencial facilitan datos fundamentales para la comprensión de costes para procesos, productos y servicios, así como análisis de retorno de la inversión. Las 4

5 Con la plataforma mysap.com conseguiremos mejorar la racionalización e integración de nuestros procesos organizativos. La experiencia de SAP en soluciones empresariales de vanguardia y en el ámbito de las universidades fueron claves a la hora de elegir esta plataforma. Valerio Casero Cuevas. Director de Sistemas y Tecnologías de Información y Comunicaciones (STIC). Universidad Pontificia Comillas de Madrid. funciones de almacenamiento de datos y de business intelligence de alto rendimiento permiten que las universidades aumenten la eficacia operativa de sus instituciones y simplifiquen la planificación estratégica, el control y la monitorización de procesos financieros. mysap Higher Education & Research también controla la concesión, planificación y gestión de becas, así como los informes. Las funciones globales de tesorería permiten realizar controles efectivos sobre liquidez, carteras de inversión y gestión de riesgos. mysap Mobile Business Permite a alumnos, antiguos alumnos o empleados de universidades el acceso a portales utilizando dispositivos de mano como ordenadores portátiles, buscapersonas y PDAs. Al aplicar las comunicaciones inalámbricas a los recursos de la universidad, mysap Mobile Business hace que el objetivo de un campus inalámbrico esté cada vez más cerca de las instituciones de enseñanza. mysap Product Lifecycle Management (mysap PLM) Ayuda a las universidades a administrar y gestionar los diversos activos físicos de su cartera, incluyendo bienes inmuebles e instalaciones. Esta solución ayuda a administrar y controlar los recursos inmobiliarios, ofreciendo soporte para el mantenimiento de instalaciones, mantenimiento de la calidad y una visión centralizada de las instalaciones y del equipamiento. mysap PLM ofrece una solución global para aspectosmedioambientales, sanitarios y de seguridad (EH&S), ayudando a las instituciones a cumplir las regulaciones gubernamentales y las políticas de gestión de riesgos. La información llegará a los usuarios a su escritorio, a dispositivos de mano, como PDAs, o a través de informes en papel. mysap Hosted Solutions es una alternativa rentable para las instituciones universitarias preocupadas por los presupuestos y que deseen utilizar la totalidad o parte de la plataforma mysap.com. El coste predecible y asequible de las soluciones alojadas ayuda a estas instituciones, que cuentan con recursos limitados, a adquirir tecnología de vanguardia sin que ello arruine sus presupuestos. Además, el acceso a las soluciones alojadas a través de Internet resulta sencillo de utilizar para empleados y alumnos. SAP ofrece la tecnología e integra todos los sistemas, permitiendo que las universidades destaquen de forma sencilla y asequible. ANTIGUAS REGLAS, NUEVAS SOLUCIONES A pesar de todo lo que se ha hablado sobre de la Nueva Economía, las instituciones de enseñanza superior e investigación continúan viviendo según las antiguas reglas. Los alumnos esperan servicios, por lo que escogen pagar su matrícula a la institución que más les valore. Los presupuestos deben ser austeros pero lo suficientemente ágiles como para reflejar necesidades que cambian constantemente. Las concesiones de becas y los gastos deben gestionarse de una manera rigurosa para garantizar que no se pierde ninguna oportunidad de financiación. Ante estas nuevas realidades, las instituciones de enseñanza superior y de investigación necesitan soluciones probadas, soluciones que sólo un proveedor con experiencia como SAP puede ofrecer. mysap Higher Education & Research ofrece acceso a información online a todos los miembros de la comunidad universitaria, nuevas arquitecturas de aprendizaje y tecnologías que mejoran la eficacia, como aplicaciones de flujo de trabajo, ciclo de vida del estudiante y de autoservicio. En los despachos, mysap Higher Education & Research ofrece funciones de cálculo de costes basado en las actividades, aprovisionamiento inteligente y gestión de materiales, así como sistemas de información integrados y dirección del campus para la coordinación de alumnos. La respuesta, ahora La solución mysap Higher Education & Research ayuda a las organizaciones universitarias a modernizar y obtener nuevos niveles de eficacia utilizando sistemas de administración a través de Internet. Estos beneficios de SAP, que ya está disfrutando un gran número de instituciones de enseñanza superior y de investigación en todo el mundo, incluyen nuevas prestaciones facilitadas por procesos de gestión y flujos de trabajo totalmente integrados, un mejor soporte para la toma de decisiones facilitado por sistemas de negocio que permiten una administración orientada a los servicios, costes transparentes y una utilización más eficaz de los recursos, así como mejores comunicaciones, que son posibles gracias a sistemas vinculados. 5

6 Entre las razones que llevaron a la Universidad Complutense de Madrid a optar por las soluciones de SAP estaban su amplia funcionalidad y capacidad tecnológica comprobada. Además, la envergadura de una institución como la Universidad Complutense necesitaba de un sistema que respondiera a sus necesidades presentes y futuras. Creemos que con SAP tendremos una gestión más eficaz y segura de nuestros recursos. D. Dionisio Ramos Martínez Gerente General de la Universidad Complutense de Madrid Procesos integrados: mysap Higher Education & Research integra a la perfección todos los procesos para los asuntos más importantes de la gestión universitaria: Fondos, personal, contabilidad financiera y gerencial. El resultado son procesos de gestión rápidos, productivos y rigurosamente organizados. Dentro de mysap Higher Education & Research, las actividades de contabilidad, presupuesto, gestión de fondos, aprovisionamiento y dirección del personal convergen a partir de flujos de proceso integrados. Y, dado que se trata de una tecnología flexible, usted puede modificar constantemente las estructuras y los procesos de gestión en función de sus necesidades. Soporte de la toma de decisiones: Al integrar flujos de procesos, mysap Higher Education & Research le mostrará dónde está incurriendo en costes y dónde está utilizando sus recursos, así como dónde son necesarios nuevos niveles de eficacia. Una mayor visibilidad de estos costes y usos ofrece mayor calidad de los datos, que puede mejorar la orientación a los servicios de la administración y la precisión en las iniciativas de gestión de costes. Los empleados conocen, en todo momento, cuánto cuesta un servicio, qué factores influyen en sus gastos y cuál es el margen de contribución que dicho servicio genera. Comunicaciones: Una información mejor y un flujo de información más libre, vitales para la toma de decisiones, ofrecen nuevas oportunidades de comunicación con colegas, alumnos, ex-alumnos y colaboradores universitarios, por ejemplo proveedores. Desde la enseñanza hasta el estudio y la dirección del campus, mysap Higher Education & Research ofrece un flujo de trabajo sofisticado, tecnologías Internet e intranet que facilitan nuevas aplicaciones de comunicación, como kioscos electrónicos, tarjetas inteligentes y autoservicio. Para las instituciones de enseñanza superior y de investigación que consideran que lo más importante es la receptividad de todos los miembros de la comunidad académica y de sus socios, mysap Higher Education & Research permite un servicio cada vez mejor y una satisfacción cada vez mayor en todo el entorno universitario. QUÉ LE PUEDE APORTAR? El poder técnico y de integración de mysap Higher Education & Research garantiza que su inversión en alta calidad se rentabilizará e incluso se superará rápidamente, ya que pone a su disposición nuevos ahorros de costes, mayores niveles de eficacia y mejores servicios. mysap Higher Education & Research permite obtener importantes rentabilidades económicas desde el principio. Los procesos de control integrados ofrecen transparencia de costes y recursos, la mayor visibilidad de costes le ayuda a descubrir nuevas oportunidades de ahorro y un uso más eficaz de los recursos limitados. La correlación transparente de los costes de programas con la satisfacción de alumnos, ex-alumnos y empleados hace que resulte más sencillo establecer el orden de prioridades de su presupuesto. Además, la completa integración de procesos genera oportunidades para aumentar la productividad, reducir gastos y mejorar, de forma cualitativa, los procesos de gestión. Una comunicación mejorada, tanto dentro del entorno universitario como con aquellas personas a las que sirve, abre nuevas puertas para la prestación de servicios necesarios, al mismo tiempo que aumenta la satisfacción y reduce costes. Triunfar bajo presión: Ése es el beneficio que le ofrece mysap Higher Education & Research. ALCANCE LA MÁXIMA CALIDAD Al combinar años de experiencia en la comunidad de enseñanza superior e investigación con los horizontes casi ilimitados de Internet, SAP ha creado un nuevo curso revolucionario. mysap Higher Education & Research ofrece a las organizaciones de enseñanza superior el poder de la tecnología respaldado por la comprensión de los retos que los institutos de enseñanza, escuelas, universidades e instituciones educativas y de investigación deben afrontar hoy en día. El viaje empieza con SAP. 6

7 COMPARE FUNCIONALIDADES Y BENEFICIOS Y ESCOGERÁ mysap HIGHER EDUCATION & RESEARCH FUNCIONALIDAD Integración Flexibilidad Planificación homogénea de procesos Orientación de servicios Personalización Arquitectura abierta VENTAJA Integración dentro de toda la comunidad del campus: Catedráticos y personal en mysap HR y profesores, en cuanto a gestión del campus. Transparencia y flexibilidad para integrar tanto aplicaciones SAP como externas. Cobertura total, desde el front-office hasta el back-office. Perfecta integración de los procesos completos del ciclo de vida del estudiante, desde la captación y admisión hasta la graduación y relaciones con antiguos alumnos. Por ejemplo, la inscripción integrada de un curso incluye el cálculo de las tasas del alumno, matriculación a través de Internet, normas, regulaciones y controles integrados, clasificación, procesos de progresión automatizados y un completo registro académico. Interfaces para paquetes de ayuda económica Soporte para todo tipo de instituciones, como institutos de enseñanza, escuelas, universidades o institutos educativos y de investigación. Adaptable a sistemas educativos muy diversos, gracias al uso de estructuras y reglas académicas personalizables. Vincula con claridad todas las transacciones económicas de los alumnos, incluyendo la matrícula, solicitud de ayudas económicas, facturación y cuentas de los alumnos. Ofrece oportunidades y soporte para aprendizaje a distancia a través de e-university, incluyendo la comunicación electrónica entre estudiantes y catedráticos y los programas de estudio online. Herramientas de e-learning. Ofrece una solución electrónica para la administración de alumnos y estudios, desde la captación hasta la admisión y la organización de antiguos alumnos. A través del flujo de trabajo, facilita la ejecución de procesos que centralizan y organizan la información relacionada con el alumno, desde que presenta la solicitud de admisión hasta que abandona la universidad. Monitoriza y registra gráficamente complejas estructuras y trayectorias académicas, incluyendo opciones de alumnos, reglas, cursos, especializaciones y titulaciones. Servicios mejorados para participantes tanto internos (estudiantes, profesorado y personal) como externos (padres, prospects, comunidad y partidos gubernamentales). Los datos integrados para toda la información relativa al ciclo de vida académica del estudiante le ayudan a planificar sus estudios, y a los consejeros a ofrecer apoyo a los estudiantes. Todos los procesos relevantes ofrecen interfaces de autoservicio para alumnos, profesores y personal. Ofrece soporte para el personal académico y administrativo en todos los procesos relativos a la administración y contabilidad del alumno, así como a la enseñanza y los estudios. Personaliza las ofertas educativas online para satisfacer las necesidades y los criterios de admisión de alumnos. Crea caminos de aprendizaje personalizados para adaptarse a los perfiles individuales de los alumnos. Realiza un seguimiento del progreso de los alumnos y mantiene un registro académico de cada uno de ellos. Gestiona las cuentas personales de los estudiantes. Ofrece soporte para estándares abiertos internacionales, lo que permite la reutilización de objetos de contenidos intercambiables, entre ellos: - Portabilidad entre las distintas plataformas de presentación. - Accesibilidad, a través del uso de meta-datos. - Durabilidad, a través de distintas versiones de navegadores. Ofrece una nueva arquitectura de e-learning para todos los estudiantes a través de portales de alumnos, del sistema de dirección de alumnos y del sistema de gestión de creación. 7

8 THE BEST-RUN E-BUSINESSES RUN SAP SAP ESPAÑA Edificio Torre Picasso, Planta 4ª Pza. Pablo Ruiz Picasso, s/n E Madrid Tel.: Fax: (01/09/01) 2001 SAP AG. Todos los derechos reservados. SAP, mysap, mysap.com y otros productos y servicios de SAP aquí mencionados, así como sus logotipos correspondientes, son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG en Alemania y en otros países del mundo. MarketSet y Enterprise Buyer son marcas de propiedad conjunta de SAPMarkets y Commerce One. Todos los demás nombres de productos o servicios que se mencionan son marcas comerciales o marcas registradas de sus respectivas empresas. Impreso en papel inocuo para el medio ambiente.

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