Universidad de Guadalajara Centro Universitario de Ciencias Económico Administrativas Coordinación de Tecnologías para el Aprendizaje.

Transcripción

1 Manual rápido de

2 Manual de Word Educación Continua Elena Castro Rivas Ana Gabriela Luna Martínez Blanca Cristina Sánchez Meza Erika Susana Domínguez Saucedo José Rubén Zúñiga Romero Mara Beatriz Coral Sandoval Compiladoras Página1

3 Directorio: Dr. Marco Antonio Cortés Guardado Rector General Dr. Migue Ángel Navarro Navarro Director Ejecutivo Lic. José Alfredo Peña Ramos Secretario General Mtro. Itzcóatl Tonatiuh Bravo Padilla Rector del Dr. Adrián de León Arias Secretario Académico Dr. Everardo Partida Granados Secretario Administrativo Lic. Andrés López Díaz Secretario de Vinculación y Desarrollo Empresarial Mtro. Jorge Lozoya Arandia Coordinador de Tecnologías para el Aprendizaje Lic. Edna Minerva Barba Moreno Administradora Elena Castro Rivas Ana Gabriela Luna Martínez Blanca Cristina Sánchez Meza Erika Susana Domínguez Saucedo José Rubén Zúñiga Romero Mara Beatriz Coral Sandoval Compiladoras Página2

4 La Universidad de Guadalajara se reserva todos los derechos de autor. Se permite la reproducción parcial o total para uso personal y privado, su almacenamiento de manera impresa o en soporte electrónico, siempre y cuando sea con fines educativos y de investigación, no se altere el contenido del mismo y se cite la fuente. No se permite la reproducción total o parcial, el almacenamiento, el alquiler, la transmisión o la transformación de este recurso informativo, en cualquier forma o por cualquier medio, sea electrónico o mecánico, mediante fotocopias, digitalización u otros métodos para su comercialización directa e indirecta, sin el permiso previo por escrito del titular. Citar la fuente de la siguiente manera: Educación Continua. (Marzo, 2013). Manual Word. Jalisco: Universidad de Guadalajara., Educación Continua Periférico Norte N 799, Núcleo Universitario Los Belenes, C.P , Zapopan, Jalisco, México. Tel: (33) ext / Página3

5 Contenido Temático Introducción a Microsoft Word... 6 La nueva interfaz de office fluent... 7 La nueva cinta de opciones... 7 Entorno de trabajo de Word Cambios y/o evoluciones... 9 Abrir el programa Elementos de la pantalla La banda de opciones La Barra de Herramientas de Acceso Rápido La Cinta o Banda de opciones Las Reglas La Barra de Estado Los botones de presentación Las barras de desplazamiento Para activar la Ayuda de Word Las pestañas Personalizar barras de herramientas Mostrar u ocultar elementos de Word La minibarra de herramientas Ponga a prueba sus conocimientos Abrir un documento Distintas formas de cómo iniciar Word Distintas formas de abrir un documento Distintas formas de cerrar documentos Desplazarse por un documento Seleccionar en un documento Introducir texto Guardar documentos Página4

6 Diferencia entre Guardar y Guardar Como: Distintas formas de guardar un documento Eliminar en un documento Copiar, cortar y pegar El portapapeles Copiar formato Opciones de pegado Viñetas, números y más Los estilos Buscar y reemplazar El menú insertar Tablas Usar plantillas de tabla WordArt Encabezados y pies de página Números de página Formas de visualizar el documento Ver varios documentos a la vez Comprobar la ortografía y la gramática Imprimir PONGA A PRUEBA SUS CONOCIMIENTOS Cambiar el nombre del autor de los documentos Nuevo formato de archivos XML Diferentes formatos de archivo Modo de compatibilidad Convertir archivos antiguos Compartir documentos entre versiones guardando con un formato antiguo Página5

7 Contenido Word 2007 Introducción a Microsoft Word Microsoft Word 2007 es un procesador de texto creado por Microsoft, que sirve para crear diferentes tipos de documentos como por ejemplo: Cartas,oficios,memos, tesis, trípticos, etc. Microsoft Word 2007 Word utilizaba un formato nativo cerrado y muy utilizado, comúnmente llamado DOC (utiliza la extensión de archivo.doc). Por la amplísima difusión del Microsoft Word, este formato se ha convertido en estándar de facto con el que pueden transferirse textos con formato o sin formato, o hasta imágenes, siendo preferido por muchos usuarios antes que otras opciones como TXT para el texto sin formato o JPG para gráficos, Ahora en Word 2007 se tiene un nuevo formato "docx". Es un formato más avanzado y comprime más el documento. Microsoft office word 2007 Qué es Word? Microsoft Word es uno de esos programas de procesamiento de textos. Con la ayuda de Microsoft Word puede crear rápida y fácilmente memorandos, faxes, informes, cartas, diagramas, boletines, etc. Entre otras cosas, también puede agregar gráficos a los documentos y utilizar otros programas de Microsoft Office 2007 para importar datos en un documento de Word. Pero Word no sólo ahorra tiempo, sino que también le permite comprobar la ortografía y modificar los documentos antes de imprimirlos. Word le permite editar rápidamente un documento muy limpio de apariencia profesional de una manera muy fácil y sencilla. Página6

8 Qué podemos hacer con Word: Ahora puede encontrar en Office Word 2007 las características apropiadas para realizar documentos de diferentes tipos por ejemplo: Cartas, oficios, memos, tesis, hasta trípticos entre otros. Todo esto por las características Estilos rápidos y Temas del documento, se puede modificar con rapidez el aspecto del texto, las tablas y los gráficos de todo el documento para que coincida con el estilo o la combinación de colores que desee, así como el aspecto con formas tridimensionales, transparencia, sombras y otros efectos siempre teniendo la opción para guardar los documentos de diferente manera, decir el mismo documento se puede guardar como un archivo de Word (.docx) así como un archivo PDF y XPS. La nueva interfaz de office fluent Junto con la interfaz de usuario de Office Fluent (Fluido) que es la nueva imagen de pantalla o interfaz para el usuario de office 2007 orientada a los resultados orientada a los resultados, Office Word 2007 dispone de las herramientas necesarias para crear contenido de aspecto profesional, presenta las herramientas correctas en el momento preciso. Los estilos rápidos permiten ahorrar tiempo aplicando rápidamente formato al texto y las tablas en todo el documento. La nueva cinta de opciones Al abrir Word 2007 por primera vez, es posible que le sorprenda su nuevo aspecto. La mayoría de los cambios se encuentra en la cinta de opciones, el área que se extiende por la parte superior de Word. Página7

9 La cinta de opciones presenta los comandos más populares en primer plano, de modo que no necesita ir en su búsqueda en distintas partes del programa para tareas que realiza constantemente. Este nuevo cambio facilita y agiliza su trabajo. En este curso obtendrá más información sobre la cinta de opciones y cómo trabajar con ella. Existen tres componentes básicos en la cinta de opciones. Es conveniente saber cómo se llaman para entender cómo se utilizan. Fichas. Hay siete fichas básicas en la parte superior. Cada una representa un área de actividad. Grupos. Cada ficha contiene varios grupos que contienen elementos relacionados. Comandos. Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o un menú Entorno de trabajo de Word 2007 Esta nueva versión de Office no contiene las 4 barras (Estándar, Formato, Imagen, etc.) que son comunes a versiones anteriores, en esta ocasión solo contiene una barra llamada barra de título, una barra de acceso rápido una banda de fichas, bloques y dentro de cada una de estas tenemos galerías; Página8

10 reglas, barras de desplazamiento y botones de vista. Donde se encuentran todos los comandos que antes se ubicaban en la barras. Cambios y/o evoluciones Ya no existe la barra de menús como tal; por lo que antes lo que era el menú Archivo ahora es un botón, llamado botón de Office que tiene las siguientes características: Al doble clic sobre la banda de Fichas, ésta se "minimizará" quedando de la siguiente forma Una cosa más que usted puede encontrar es que tiene una barra de inicio rápido en la parte de arriba del lado izquierdo, también usted encontrara bloques y galerías, observe mejor en esta imagen la posición de cada una de ellas. Barra de Inicio Rápido Galerías Bloques Página9

11 Estas siguientes son las galerías de los bloques: Galerías Abrir el programa Usted tiene varias opciones para abrir el programa. Una posibilidad es partir del botón Inicio. Siguiendo los pasos: 1. Pulse el botón Inicio que se encuentra en la esquina inferior izquierda de la pantalla. 2. Del menú que aparece pulse sobre Todos los Programas. 3. De los programas pulse sobre Microsoft Office. 4. Por último pulse sobre Microsoft Office Word. Página10

12 Cuando arranca Word 2007 sin abrir ningún documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1. Elementos de la pantalla Usted al iniciar Word 2007 le aparece una pantalla como la que se muestra a continuación. Veamos los elementos más importantes. Así conocerá los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento. Barra de Inicio Rápido Barra de Titulo Pestañas Bloques Reglas Área de Trabajo Barra de Desplazamiento Zoom Barra de Estado Vistas Página11

13 La banda de opciones Desde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando Ya no existe el menú que al hacer clic, abre una lista de herramientas u opciones. Ahora todo está diseñado con iconos de acceso rápido. La Barra de Herramientas de Acceso Rápido También conocida como Barra de Acceso Rápido, Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como Guardar, Deshacer. Lo que antes era el menú Archivo, que en esta nueva versión de Word, aparece como un botón redondo de color naranja con el logo de office. Podemos decidir qué iconos deben aparecer y cuáles no en la barra de acceso rápido La Cinta o Banda de opciones Con sus diferentes fichas contiene las herramientas de Word, agrupados en grupos de herramientas con botones de acceso directo. Las diferentes pestañas y herramientas se pueden activar desde el teclado pulsando Alt y luego la letra o conjunto de letras que aparece al lado del icono del comando. Por ejemplo en la pestaña Insertar, al presionar Alt, aparecen Página12

14 los comandos de teclado para activar las distintas herramientas, A2, D1, D2, etc. A primera vista, es posible que no vea un comando determinado de una versión anterior de Word. Tranquilo. Algunos grupos tienen una pequeña flecha diagonal en la esquina inferior derecha La flecha se llama iniciador de cuadros de diálogo. Si hace clic en ella, verá más opciones relacionadas con este grupo. Estas opciones aparecerán a menudo en forma de cuadro de diálogo que puede reconocer de una versión anterior de Word. También pueden aparecer en un panel de tareas con un aspecto que le resultará familiar. Las Reglas Nos permiten establecer tabulaciones y sangrías en los párrafos seleccionados, colocar los márgenes, etc. La Barra de Estado Nos muestra la página, sección, línea y columna en que se encuentra actualmente. También el idioma y los botones de visualización del documento, así como también una barra de desplazamiento que permite aplicar Zoom a la página, para verla más cerca o lejos. Página13

15 Los botones de presentación Permiten pasar de un modo de presentación a otro. Se encuentran en la parte inferior derecha de la pantalla de Word 2007 Las barras de desplazamiento Le permiten moverse a lo largo y ancho del documento de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos o dobles triángulos. Para activar la Ayuda de Word Podemos pulsar F1 o hacer clic en el interrogante de la barra de menús. Las pestañas Aquí encontrara las pestañas de Inicio, Insertar, Diseño de Pagina, Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista, Complementos. Personalizar barras de herramientas El programa permite adaptar a nuestros gustos y usos las Barras que se muestran en pantalla. Página14

16 Al hacer clic sobre el botón derecho de la barra, se muestra un listado de los comandos más comunes que puedes añadir a la barra. Haz clic en Más comandos para añadir otros, se abre un cuadro de diálogo que permite modificar los botones que se ven. Le aparece el cuadro de diálogo Personalizar, Tiene la opción de seleccionar las herramientas que usted dese agregar o quitar en nuestra pantalla principal de Word. Página15

17 Mostrar u ocultar elementos de Word 2007 Usted tiene una forma más fácil de como ocultar o volver a mostrar en nuestra ventana de Word los elementos que en ocasiones necesite o de lo contrario que nos llegan a molestar e incomodar, como por ejemplo: 1. Las reglas 2. Líneas de cuadricula 3. Mapa del documento 4. Vistas en miniatura 5. Zoom 6. Nueva ventana 7. Dividir, etc. Para mostrar u ocultar los elementos del área de trabajo es muy fácil, lo único que necesitamos es dar clic sobre cualquiera de las casillas que indican el objeto a ocultar o mostrar, listo. Pasos a Seguir: Clic en la pestaña de Vista de la banda de Fichas Ubicarnos en el Bloque Mostrar u ocultar Clic en las opciones que queramos Mostrar con palomita Página16

18 Clic en las opciones que queramos Ocultar sin palomita La minibarra de herramientas Algunos comandos de formato son tan útiles que desearía tenerlos disponibles siempre, independientemente de lo que esté haciendo. 1. Seleccione el texto arrastrándolo con el mouse (ratón) y señale la selección. 2. La minibarra de herramientas aparecerá atenuada. Si señala a la minibarra de herramientas, se vuelve activa y puede hacer clic en una opción de formato de ella. La minibarra de herramientas es estupenda para opciones de formato, pero y si desea que otros tipos de comandos estén siempre disponibles? Use la barra de herramientas de acceso rápido Página17

19 Ponga a prueba sus conocimientos Qué sucede si hace clic en el botón de office en Word 2007? a) Se oculta temporalmente la cinta de opciones a fin de tener más espacio para el documento. b) Se aplica al texto un tamaño de fuente mayor. c) Aparecen opciones adicionales. d) Se agregará un comando a la barra de herramientas de acceso rápido. Dónde se encuentra la barra de herramientas de acceso rápido y cuándo se debe utilizar? a) Está en la esquina superior izquierda de la pantalla y se debe usar para los comandos favoritos. b) Flota sobre el texto y se debe usar cuando hay que realizar cambios de formato. c) Está en la esquina superior izquierda de la pantalla y se debe usar cuando se necesita tener acceso rápido a un documento. d) Está en la ficha Inicio y se debe usar cuando hay que iniciar rápidamente un nuevo documento. La minibarra de herramientas aparecerá si: a) Se hace doble clic en la ficha activa de la cinta de opciones. b) Se selecciona texto. c) Se selecciona y, a continuación, se elige texto. d) En cualquiera de los casos anteriores. Respuestas: c, a, b Página18

20 Abrir un documento Para utilizar un documento que tiene guardado, primero, usted tiene que abrirlo. Para ello hacer clic en el icono del Botón Office y luego seleccionar la opción Abrir. También podemos Utilizar la combinación de teclas (Atajos) Ctrl + A para acceder directamente al comando de abrir un archivo sin necesidad de ir al icono de Office Enseguida se abrirá una Ventana.. En esta ventana se ven todos los documentos que están dentro de la carpeta que aparece en el campo Buscar en: (Desde aquí busque el Archivo que se desea Abrir) Distintas formas de cómo iniciar Word Para eso debe de saber que hay varias formas de hacerlo, pero solo mencionaremos tres formas de hacerlo, vea cuales son estas formas: Primer forma Clic en el botón Inicio (localizada en la parte izquierda de la barra de tareas de Microsoft Windows, claro esto es regularmente pero va dependiendo de la configuración que personalmente le demos). Colocar el cursor en la opción Todos los programas. Elegir la opción Microsoft Office. Página19

21 Dar click sobre: Microsoft Office Word Segunda forma Usar la combinación del teclado WIN + R. Escribir la palabra: WinWord en el cuadro de dialogo que aparece. Dar clic en el botón ejecutar. Tercera forma Clic en el botón Inicio (localizada en la parte izquierda de la barra de tareas de Microsoft Windows). Colocar el cursor en la opción Todos los programas. Elegir la opción Microsoft Office. Crear acceso directo en el escritorio de: Microsoft Office Word 2007 Una vez creado el acceso directo, dar doble clic para iniciar el programa. Después de hacer cualquiera de los pasos antes mencionados nos aparecerá una ventana emergente de Word 2007 Página20

22 Distintas formas de abrir un documento Usted tiene varias formas de como guardar, abrir y cerrar nuestro procesador de textos, veamos a continuación tres formas de como abrir tus documentos: Primer forma Hacer el uso de la combinación de teclas CTRL + A que es: abrir Ahora buscar el documento, una vez localizado dar clic sobre él para seleccionarlo y dar clic en el botón abrir. Segunda forma En la barra de acceso rápido, dar clic en el botón: abrir que tiene la forma de una carpeta. Ahora buscar el documento, una vez localizado dar clic sobre él para seleccionarlo y dar clic en el botón abrir. Tercera forma Dar clic en el botón: archivo, ahora elegir la opción: abrir Ahora buscar el documento, una vez localizado dar clic sobre él para seleccionarlo y dar clic en la opción abrir. Debemos de tener en cuenta que estas no son las únicas formas de como abrir un documento pero si son las más comunes y fáciles de usar Página21

23 Cerrar un archivo Una vez que hemos acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo. Para cerrar un documento hacer clic en el Botón Office y luego hacer clic en Cerrar. (Si hemos hecho alguna modificación en el documento desde la última vez que lo guardamos, nos preguntará si queremos guardar los cambios; contestar que Sí). También podemos utilizar la combinación Alt + F4 para cerrar un Documento en Word 2007 Al cerrar Word también se cierran los documentos que tengamos abiertos. Hacer Clic en el Botón de Cerrar que se muestra a continuación Cerrar word 2007 Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo haciendo clic en el icono cerrar de la esquina superior derecha de la pantalla o en el Botón Office elegir Salir de Word que se encuentra en la parte inferior derecha del menú. Distintas formas de cerrar documentos Tenemos varias formas de como guardar, abrir y cerrar nuestro procesador de textos, veamos a continuación tres formas de como cerrar tus documentos: Página22

24 Primer forma Hacer el uso de la combinación de teclas ALT + F4 que es: cerrar Segunda forma Dar clic en el botón: archivo, ahora elegir la opción: cerrar. Tercera forma Dar clic en el botón: cerrar, está localizado en la barra de título, con forma de una X Desplazarse por un documento Recordar que el elemento que define la posición dentro de un documento Word es el punto de inserción, que es una línea vertical parpadeante y nos indica dónde se va a escribir la próxima letra que tecleemos. Con las teclas de dirección: Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de inserción una posición a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de inserción una línea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la línea y la tecla Inicio al principio de la línea. Página23

25 Combinación de teclas: Una palabra a la izquierda Crtl + flecha izquierda Una palabra a la derecha Crtl + flecha derecha Un párrafo arriba Crtl + flecha arriba Un párrafo abajo Crtl + flecha abajo Desplazamientos a lo largo de todo el documento: Teclas AvPág y RePág. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad que no es lo mismo una pantalla que una página. El tamaño de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la página la definimos nosotros. Combinación de teclas: Una página adelante Crtl + AvPág. Una página atrás Crtl + RePág. Al principio del documento Crtl + Inicio Al final del documento Crtl + Fin Con las Barras de desplazamiento: Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma gráfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeño que hay en su interior representa la posición actual del punto de inserción. Usted Puede desplazarse de las siguientes formas. Pues si te has dado cuenta dentro de la ventana de Word puede o tiene la necesidad de subir o bajar, ir a la derecha o a la izquierda dentro de la misma ventana para ver los cambios que vamos aplicando, para eso podemos usar las barras de desplazamiento, veamos: Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma gráfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical Página24

26 representa la longitud del documento y el cuadrado pequeño que hay en su interior representa la posición actual del punto de inserción. Podemos desplazarnos usando las barras de desplazamiento horizontal y vertical. Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento. Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posición en la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 10 páginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la página 5 aproximadamente. Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o triángulo de la parte superior/inferior nos desplazaremos una línea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos línea a línea de forma rápida hasta que la soltemos. Mediante objetos de búsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la página, de forma que al hacer clic en la doble flecha superior/inferior nos desplazaremos una página arriba/abajo. Por otro lado podemos desplazarnos de la izquierda a derecha usando la barra de desplazamiento horizontal: Seleccionar en un documento Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a Word sobre qué parte de texto tiene que actuar seleccionando dicha parte. Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado. Con el Ratón: Para seleccionar mediante Ratón hay dos métodos: Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la Página25

27 selección. Observaremos cómo lo seleccionado aparece en vídeo inverso (sobre fondo negro). Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la palabra completa quedará seleccionada. Colocar el cursor justo al inicio de la línea, veremos que el cursor se convierte en una flecha, hacer clic y la línea completa quedará seleccionada; si hacemos doble clic, el párrafo completo quedará seleccionado Con el Teclado: Un carácter a la derecha Mayús. + flecha derecha Un carácter a la izquierda Mayús. + flecha izquierda Palabra a la derecha Ctrl + Mayús.+ flecha derecha Palabra a la izquierda Ctrl + Mayús.+ flecha izquierda Hasta el final de la línea. Mayús. + Fin Hasta el principio de la línea. Mayús. + Inicio Una línea abajo Mayús. + flecha abajo Una línea arriba Mayús. + flecha arriba Hasta el final del párrafo Ctrl + Mayús. + flecha abajo Hasta el principio del párrafo Ctrl + Mayús. + flecha arriba Una pantalla abajo Mayús. + AvPág Una pantalla arriba Mayús. + RePág Hasta el final del documento Ctrl + E Introducir texto Al escribir un texto hay que teclearlo sin pulsar la tecla INTRO; cuando llegues al final de la línea, observarás cómo salta automáticamente de línea. (La tecla INTRO también se llama ENTER o retorno de carro) Observarás que hay una pequeña barra vertical parpadeante que va avanzando según vas escribiendo, se llama Cursor, y nos sirve para saber dónde se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confundas el Cursos con el puntero del ratón que tiene esta forma cuando está dentro del área de texto y esta otra cuando está encima de los menús, e incluso puede tomar otras. También puedes ver una raya horizontal como ésta que indica dónde acaba el documento. Página26

28 Guardar documentos Puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... del Botón Office icono de la barra de acceso rápido) (o el Diferencia entre Guardar y Guardar Como: Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. Al utilizar el comando Guardar no se abrirá ningún cuadro de dialogo, simplemente se guardarán en su actual ubicación los cambios que hayas efectuado en el documento. Distintas formas de guardar un documento Tenemos varias formas de como guardar, abrir y cerrar nuestro procesador de textos, veamos a continuación tres formas de como guardar tus documentos: Primer forma Hacer el uso de la combinación de teclas CTRL + G que es: guardar Ahora buscar la ubicación donde queremos guardar nuestro documento. Página27

29 Escribir el nombre que le queremos dar a nuestro documento. Elegir el tipo de archivo con el cual lo queremos guardar. Dar clic en el botón: guardar. Segunda forma En la barra de acceso rápido, dar clic en el botón: guardar que tiene la forma de un disquete Ahora buscar la ubicación donde queremos guardar nuestro documento. Escribir el nombre que le queremos dar a nuestro documento. Elegir el tipo de archivo con el cual lo queremos guardar. Dar clic en el botón: guardar. Tercera forma Dar clic en el botón: archivo, ahora elegir la opción: guardar Ahora buscar la ubicación donde queremos guardar nuestro documento. Escribir el nombre que le queremos dar a nuestro documento. Elegir el tipo de archivo con el cual lo queremos guardar. Dar clic en el botón: guardar. Debemos de tener en cuenta que estas no son las únicas formas de como guardar el documento pero si son las más comunes y fáciles de usar Página28

30 Eliminar en un documento Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla Supr, otra forma de borrar sin seleccionar previamente es la siguiente: Un carácter a la izquierda Retroceso (BackSpace) Una palabra a la izquierda Ctrl + Retroceso Un carácter a la derecha Supr Una palabra a la derecha Ctrl + Supr Deshacer La última acción realizada. Para deshacer la última acción realizada, pulsar el icono deshacer o pulsar CTRL + Z. Las últimas acciones realizadas Si hacemos clic en el triángulo que hay a la derecha del icono deshacer, aparecerá una lista con últimas acciones para deshacer, colocando el cursor en la lista podremos deshacer varias acciones a la vez. Rehacer Para Rehacer la última acción pulsar el icono deshacer o pulsar CTRL + Y Utilizando el icono Rehacer, de la misma forma, podemos rehacer las acciones que acabamos de deshacer Copiar, cortar y pegar Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un sitio para llevarlo a otro sitio. Página29

31 Cortar: Corta la selección de un documento y la pega en el portapapeles. Copiar: Copia la selección y la pega en el portapapeles Pegar: Pega el contenido del Portapapeles Se pueden utilizar varios métodos: Mediante el ratón y los iconos en la barra de herramientas Portapapeles, que se encuentra en la pestaña Inicio. Mediante ratón: 1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, elegir copiar o cortar, ir a la posición donde vamos a copiar o pegar, presionar botón derecho y elegir pegar. 2) Rápido. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, cuando aparezca un pequeño cuadrado, sin soltar, ir a la posición donde vamos a copiar, soltar el botón y aparecerá un menú: elegir la opción copiar aquí. Sólo con teclado: Primero, seleccionar el texto: con MAY + flechas, seleccionamos letras, (con MAY + CONTROL + flechas, seleccionamos palabras). Segundo: Copiar con Control + C. Cortar con Control + X. Pegar con Control + V Antes ir a la posición donde vamos a copiar y enseguida pulsar Control + V. Es aconsejable practicar todos los métodos y elegir el que nos sea más cómodo. El portapapeles En el portapapeles, Word2007 se va guardando lo que usted copia o corta. Cada vez que usamos Copiar, Cortar y Pegar estamos usando el portapapeles, aunque no seamos conscientes de ello; es el funcionamiento automático del Página30

32 portapapeles. Al copiar se almacena un elemento en el portapapeles y al pegar se pega el último elemento que se copió. Su capacidad es de hasta 24 elementos. Otra característica interesante es que nos permite copiar y pegar fácilmente entre diferentes aplicaciones de Microsoft Office. Podemos hacerlo visible en cualquier momento activando el Panel de tareas Portapapeles de Office, para ello ir a la pestaña Inicio, y hacer clic en el botón inferior derecho de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido del Portapapeles Copiar formato Otro comando de formato extremadamente rápido es Copiar formato. Se encuentra en la parte más a la izquierda de la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles. En caso de que no esté familiarizado con Copiar formato, es una forma rápida de duplicar el formato de una sección de texto a otra. Para usar Copiar formato, coloque el cursor en el texto cuyo formato desea copiar y haga clic en el botón Copiar formato. Si tiene más de un lugar en el que copiar el formato, asegúrese de hacer doble clic en Copiar formato para que se mantenga. A continuación, seleccione el texto en el que desea copiar el nuevo formato. Para desactivarlo, haga clic en el botón de nuevo o presione ESC. Tendrá la posibilidad de probar esto en el próximo ejercicio práctico. El comando Copiar formato se encuentra en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles Página31

33 Opciones de pegado Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato que tenía. Sin embargo, en ocasiones puede interesarnos que no se copie el formato ya que desentonaría en el lugar donde lo vamos a copiar. Con esta Herramienta usted tiene más control sobre lo que es copiado y Pegado. Debajo del icono Pegar aparece una flecha. Viñetas, números y más Una vez que abra un documento y escriba el texto, sin duda deseará dar formato al texto. Muchos de los comandos de formato conocidos están visibles en la ficha Inicio, en el grupo Fuente: Negrita, Cursiva, Tamaño de fuente, etc. También hay aquí otros comandos que le resultarán útiles. En el grupo Párrafo tiene las tan populares listas con viñetas, listas numeradas y listas con varios niveles. Encontrará igualmente los comandos de sangría y de alineación. Página32

34 Recuerde que tiene que hacer clic en la pequeña flecha diagonal que se encuentra en la esquina inferior derecha del grupo, el iniciador de cuadros de diálogo, si no ve opciones que está acostumbrado a utilizar en Word. Por ejemplo, al hacer clic en la flecha del grupo Párrafo, se abre un cuadro de diálogo conocido en el que puede trabajar con sangría, control de líneas viudas y huérfanas, etc. Los estilos Con los estilos se trabaja en la ficha Inicio, en el grupo Estilos: Los estilos rápidos son estilos profesionales listos para usar, fáciles y rápidos de aplicar y con una nueva apariencia en esta versión de Word. Los estilos rápidos de mayor uso aparecerán directamente en la cinta de opciones. Haga clic en este botón para ver más estilos rápidos listos para usar. Haga clic en el iniciador de cuadros de diálogo para abrir el panel Estilos. Este panel contiene estilos personalizados creados en una versión anterior de Word y permite crear estilos nuevos o modificar estilos existentes Los estilos rápidos son algo más que meros diseños prácticos y atractivos de los documentos. El uso de estos estilos en los documentos aporta una gran ventaja: cambios inmediatos. Página33

35 Buscar y reemplazar Mediante el comando Buscar podemos buscar texto en el documento. Podemos ejecutarlo desde la pestaña Inicio en el grupo de herramientas Buscar o con la combinación de teclas Ctrl + B. Las diferentes opciones de este comando son: Dirección: permite buscar en todo el documento, hacia delante o hacia atrás. Podemos hacer que la búsqueda diferencie o no entre mayúsculas y minúsculas. También se puede especificar que busque texto que contenga la palabra buscada o que busque exactamente la palabra completa. Para ver qué símbolos se pueden usar como comodín, activar esa casilla y hacer clic en el botón especial. Por ejemplo, buscar l?s encontrará palabras como las, los, lis,... Si queremos que también intervengan características de formato en la búsqueda utilizaremos el botón Formato. Por ejemplo, podemos buscar una palabra sólo cuando esté en negrita. Con el botón especial, podemos buscar, por ejemplo, marcas de párrafo, de tabulación, etc. El menú insertar Para dar al texto fuerza y vigor, quizás desea agregar imágenes, imágenes prediseñadas, gráficos o formas al documento. Se agregan a través de la ficha Insertar. Página34

36 Éstos no son los únicos comandos de esta ficha. Aquí tiene también Tablas e Hipervínculos. Y esto no es todo: no representados pero listos para que los pueda utilizar están los números de página, cuadros de texto y WordArt. La ficha Insertar permite incluir en un documento abundante información adicional Tablas Usted puede insertar una tabla eligiendo un diseño entre varias tablas con formato previo (rellenas con datos de ejemplo) o seleccionando el número de filas y columnas deseadas. Puede insertar una tabla en un documento o bien insertar una tabla dentro de otra para crear una tabla más compleja. Usar plantillas de tabla Puede utilizar plantillas de tabla para insertar tablas basadas en una galería de tablas con formato previo. Las plantillas de tabla contienen datos de ejemplo para ayudar a visualizar el aspecto que tendrá la tabla cuando se agreguen datos. 1. Haga clic donde desee insertar una tabla. 2. En la ficha Insertar, dentro del grupo Tablas, haga clic en Tabla, elija Tablas rápidas y, a continuación, haga clic en la plantilla que desee usar. 3. Reemplace los datos incluidos en la plantilla con los datos deseados. Página35

37 Utilizar el menú Tabla 1. Haga clic donde desee insertar una tabla. 2. En la ficha Insertar, dentro del grupo Tablas, haga clic en Tabla y, a continuación, bajo Insertar tabla, seleccione el número de filas y columnas que desea usar. Utilizar el comando Insertar tabla El comando Insertar tabla permite especificar las dimensiones de la tabla y aplicarle formato antes de insertar la tabla en un documento. 1. Haga clic donde desee insertar una tabla. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla y, a continuación, haga clic en Insertar tabla. 3. En Tamaño de la tabla, escriba el número de columnas y filas. 4. En Autoajuste, elija las opciones necesarias para ajustar el tamaño de la tabla. Dibujar una tabla Puede dibujar una tabla compleja; por ejemplo, una con celdas de diferente alto o que tengan un número variable de columnas por fila. 1. Haga clic en el lugar en que desee crear la tabla. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla y, después, en Dibujar tabla. El puntero se convierte en un lápiz. 3. Para definir los límites exteriores de la tabla, dibuje un rectángulo. A continuación, dibuje las líneas de las columnas y de las filas dentro del rectángulo. Página36

38 4. Para borrar una línea o bloque de líneas, bajo Herramientas de tabla, en la ficha Diseño, dentro del grupo Dibujar bordes, haga clic en Borrador. 5. Haga clic en la línea que desee borrar. Si desea borrar toda la tabla, vea Eliminar una tabla o borrar su contenido. 6. Una vez dibujada la tabla, haga clic en una celda y comience a escribir o inserte un gráfico. WordArt WordArt es una galería de estilos de texto que se pueden agregar a los documentos de 2007 Microsoft para crear efectos decorativos, por ejemplo, texto sombreado o reflejado. En Microsoft Office PowerPoint 2007, también puede convertir en WordArt texto existente. Puede cambiar el texto de WordArt del mismo modo que cambia otro tipo de texto en una forma Encabezados y pies de página Los encabezados y pies de página son áreas de los márgenes (margen: espacio en blanco fuera del área de impresión de una página.) superior, inferior y laterales de cada página de un documento. En los encabezados y pies de página puede insertar texto o gráficos, o bien cambiarlos. Por ejemplo, puede agregar números de página, la hora y la fecha, un logotipo de su organización, el título del documento, el nombre del archivo o el nombre del autor. Página37

39 Pasos a Seguir: 1-. En la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en Encabezado o en Pie de página. 2-. Haga clic en el diseño de encabezado o pie de página que desea usar. El encabezado o el pie de página se insertan en todas las páginas del documento, En caso necesario, puede dar formato al texto del encabezado o del pie de página seleccionando el texto y utilizando las opciones de formato de la minibarra de herramientas. Números de página Puede elegir entre distintos diseños de numeración de páginas disponibles en la galería. Insertar números de página o numeración de páginas del tipo Página X de Y 1. En la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en Número de página. 2. Haga clic en Principio de página, Final de página o en Márgenes de página, dependiendo de dónde desee que aparezcan los números de página en el documento. 3. Elija un diseño de números de página en la galería de diseños. La galería incluye las opciones Página X de Y. Página38

40 Formas de visualizar el documento Con los botones de presentación en la esquina inferior izquierda, o el menú Ver, podemos visualizar de distinta forma un mismo documento. Word presenta diferentes formas de manejar los documentos, miremos: pues tiene las siguientes vistas: Diseño web, esquema, borrador, lectura de pantalla completa, diseño de impresión. Todas estas vistas las encontrarás en el panel de Vista, dentro del bloque Vistas de documento. Vista diseño de impresión Este tipo de vista es la opción de vista predeterminada y probablemente es a la que más se acomode puesto que da la sensación de estar escribiendo directamente sobre una hoja de papel, puesto que incluye una regla horizontal y vertical que le muestra las áreas como superior, izquierda, derecha, inferior. Por ejemplo si se escriben encabezados y pies de página estará a la vista en los márgenes inferior y superior. Sí, es muy necesario usarla para trabajar con formatos complejos como columnas, tablas y gráficos. Vista de lectura de pantalla completa Es parte de la vista diseño de impresión con la diferencia que muestra la hoja únicamente sin alguna otra herramienta para que la lectura del documento sea más clara y menos des gastadora. Siendo una forma más cómoda para la lectura evitando notas o herramientas extras, este tipo de vista nos permite ver los espacios, tipos de fuente, notas a pie, etc. Página39

41 Vista diseño web Como su nombre lo indica nos sirva para trabajar documentos que se visualizarán en pantalla a través de la red o internet, es decir sirve como procesador de sitios web. Vista borrador Es fácil de recordar el note pad (bloq de notas) pues este tipo de vista solo muestra los saltos de página de forma que no muestra los espacios y gráficos Vista esquema Si ha aplicado estilos de título para los títulos de su documento, puede usar esta vista para examinar y modificar la estructura de los estilos de los títulos de los documentos con los cuales trabaje. Pantalla completa y zoom Otro comando que nos permite controlar el aspecto de la pantalla y como se visualiza el documento es la instrucción Zoom. Pulsamos Vista en la Barra de menú Seleccionamos Zoom Página40

42 Le aparece el Cuadro de Zoom en el que seleccionara si quiere ver una parte de la página con las letras muy grandes, la página ocupando la pantalla de lado a lado, toda la página o varias páginas. Al seleccionar Toda la página o Varias páginas las letras se hacen minúsculas pero tiene una vista general de cómo quedan las páginas. Zoom Tras realizar una inserción, quizá desee ver los detalles más de cerca. Sin duda, deseará saber dónde está el zoom. Mire en la esquina inferior derecha. Arrastre el control deslizante hacia la derecha para acercarse y hacia la izquierda para alejarse. Sugerencias Al hacer clic en el número de porcentaje que está a la izquierda del control deslizante, se abre el cuadro de diálogo Zoom, donde puede especificar un porcentaje de zoom. Si el mouse (ratón) tiene una rueda, puede mantener presionada la tecla CTRL y girar la rueda hacia delante para acercarse y hacia atrás para alejarse. También puede encontrar los comandos Zoom en la ficha Ver. Vea la esquina inferior derecha si desea aplicar un zoom Página41

43 Ver varios documentos a la vez En el menú Vista encontramos el botón Cambiar ventanas, que es útil cuando tenemos varios documentos abiertos. En la parte inferior nos muestra una lista con todos los documentos que tenemos abiertos. Basta hacer clic en un elemento de la lista para que este pase a ser el documento activo. Organizar todo, si abrimos dos, o más documentos y utilizamos este comando, veremos como aparecen dos o más ventanas en la pantalla, una para cada documento. Solo una de las ventanas es la ventana activa: la que tiene la barra de título de color más oscuro. Para hacer que una ventana se convierta en la ventana activa basta con hacer clic dentro del área de la ventana. Dividir, si utilizamos este comando, del menú Vista, aparecerá una línea horizontal con una doble flecha, para que la movamos con el cursor y dividamos la pantalla en dos ventanas, con el mismo documento en ambas. Comprobar la ortografía y la gramática No cometa errores: cuando haya finalizado con la mayor parte del trabajo del documento, deseará comprobar la ortografía y la gramática antes de imprimirlo o enviarlo por correo electrónico. El comando Ortografía y gramática está en la ficha Revisar porque forma parte de la revisión del trabajo. Busque en la parte extrema izquierda, en el grupo Revisión. Página42

44 Imprimir Ya está listo para imprimir pero realmente lo está? En primer lugar, es mejor comprobar qué diseño tienen las páginas para la impresora. Todo lo que necesita está en la ficha Diseño de página. El grupo Configurar página contiene Tamaño (21,59 x 27,94, A4, etc.), Orientación (horizontal y vertical) y Márgenes. Antes de imprimir, compruebe aquí el diseño y la configuración de la página Cuando esté realmente listo para imprimir, vuelva al botón de Microsoft Office. Pero recuerde que ahora tiene varias opciones: 1. Si hace clic en el comando Imprimir, aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir. No obstante, si se sitúa sobre la flecha que hay a la derecha del comando Imprimir, verá tres comandos: 2. Imprimir, que abre el ya familiar cuadro de diálogo Imprimir. 3. Impresión rápida, que envía el documento a la impresora de inmediato. 4. Vista preliminar, que muestra el aspecto que tendrá el documento impreso. Si utiliza a menudo este comando, es posible que desee agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido. Elija uno de los comandos de impresión haciendo clic en el botón de Microsoft Office En segundo plano Todas las características que está acostumbrado a usar a diario en Word están en la cinta de opciones y son mucho más fáciles de buscar que antes. Pero dónde están las opciones de segundo plano que no sirven para la producción de documentos sino que controlan el funcionamiento de Word? Opciones como seguridad e información del usuario, diccionarios de ortografía y autocorrección? Página43

45 En las versiones anteriores de Word, se hacía clic en Opciones en el menú Herramientas. Ahora, todas estas opciones forman parte de Opciones de Word, que se abre haciendo clic en el botón Opciones de Word del menú que se abre al hacer clic en el botón de Microsoft Office. Las opciones del programa ya no están disponibles en el menú Herramientas. Para buscarlas, haga clic en el botón de Microsoft Office Página44

46 PONGA A PRUEBA SUS CONOCIMIENTOS Puede aplicar listas con viñetas mediante la ficha y el grupo. a) Ficha Diseño de página, grupo Párrafo b) Ficha Inicio, grupo Párrafo c) Ficha Insertar, grupo Símbolos d) Ficha Insertar, grupo Texto Cómo se eligen las opciones de impresión en la nueva versión de Word? a) Haciendo clic en el botón Imprimir en la cinta de opciones. b) Haciendo clic en el botón Imprimir en la barra de herramientas de acceso rápido. c) Usando el botón de Microsoft Office. d) La primera o la segunda opción. En qué esquina está el control de zoom? a) Superior derecha b) Superior izquierda c) Inferior izquierda d) Inferior derecha En la nueva versión de Word, cuál de los siguientes procedimientos es el modo de elegir la configuración de Ortografía y Autocorrección? a) En el menú Herramientas, se hace clic en Opciones. b) En el menú que se abre desde el botón de Microsoft Office, se hace clic en Opciones de Word. c) Se hace clic con el botón secundario del mouse (ratón) en cualquier parte de la cinta de opciones y se elige Opciones de Word. d) En la ficha Vista, haga clic en Propiedades. Respuestas: b, c, d, b Página45

47 Cambiar el nombre del autor de los documentos Siempre que cree un nuevo documento, Microsoft Office Word establece el valor de la propiedad del autor basándose en la configuración de nombre de usuario que aparece en el cuadro de diálogo Opciones de Word. La configuración de nombre de usuario también proporciona el nombre y las iníciales que se muestran en los comentarios y marcas de revisión. En los documentos nuevos, el nombre que aparece como la propiedad del autor (visible en el Panel de información del documento) proviene del cuadro Nombre de usuario del cuadro de diálogo Opciones de Word Cambiar el nombre del autor de los documentos nuevos 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word. 2. Haga clic en Más frecuentes. 3. En la sección Personalizar la copia de Office, escriba el nombre del autor en el cuadro Nombre de usuario. Cambiar el nombre del autor de un documento existente 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office, seleccione Preparar y, a continuación, haga clic en Propiedades. 2. En el Panel de información del documento, escriba el nombre del autor en el cuadro Autor. Si cambia la propiedad del autor del Panel de información del documento de un documento existente, no tiene efecto alguno en la configuración de nombre de usuario del cuadro de diálogo Opciones de Word Página46

48 Nuevo formato de archivos XML Otro gran cambio en la nueva versión de Word: un formato de archivos mejorado. El nuevo formato de archivos ayuda a tener tamaños de archivos más pequeños y archivos más seguros. Presenta también otras ventajas. En esta lección sabrá también lo que sucede cuando abre archivos que no tienen el nuevo formato. Hay un nuevo formato de archivos para Word 2007 Qué objeto tiene el cambio? Xml El nuevo formato de archivos de documento de Word está basado en los nuevos formatos de XML abierto (XML es la abreviatura de Lenguaje de marcado extensible, Lenguaje de marcado extensible) de Office. No se preocupe, no necesita conocer XML; todo queda entre bastidores. Recuerde sólo que el nuevo formato basado en XML: Ayuda a crear documentos más seguros separando archivos que contienen secuencias de comandos o macros, y facilitando la identificación y el bloqueo de código o macros no deseados. Ayuda a crear tamaños de archivos de documentos más pequeños. Ayuda a crear documentos menos sensibles a los daños. Página47

49 Nuevas funciones El nuevo formato de archivos le da igualmente la capacidad de utilizar funciones que sólo están disponibles en Word Un ejemplo de este tipo de función es la de los gráficos SmartArt. Esta ilustración muestra cómo se inicia un gráfico de este tipo en Word. Observe cuántos diseños de gráficos SmartArt están disponibles para su elección. El nuevo formato de archivos admite muchas otras funciones nuevas, como ecuaciones matemáticas, temas y controles de contenido. Cómo sé que estoy utilizando el nuevo formato? Cuando se crea un nuevo documento en Word 2007, y se guarda luego, se elige el nuevo formato de archivo automáticamente. Página48

50 Puede comprobarlo examinando atentamente el cuadro de diálogo Guardar como. Observe que el cuadro Guardar como tipo indica Documento de Word (.docx). Esto significa que se está utilizando el nuevo formato de archivo. Si aparece Documento de Word en el cuadro Guardar como tipo, entonces es que está utilizando el nuevo formato de archivo Diferentes formatos de archivo La única diferencia que posiblemente vea en relación con los nuevos formatos de archivo de Word es si utiliza macros o código. Anteriormente, sólo había dos tipos de archivos de Word: documentos y plantillas (.doc y.dot). Con Word 2007 hay cuatro tipos de archivos:.docx,.dotx,.docm y.dotm (la "x" representa XML y la "m", macro). Los documentos y plantillas básicos (.docx y.dotx) ya no pueden contener macros ni código, por lo que son más seguros para el uso diario: nadie puede insertar código oculto en un documento. No obstante, como las macros son elementos útiles, existen dos tipos de archivos adicionales que admiten documentos y plantillas que contienen código:.docm y.dotm. Extensión de archivo.docx.dotx.docm.dotm Para qué se utiliza Documento de Word estándar sin macros ni código Plantilla de Word sin macros ni código Documento de Word que puede contener macros o código Plantilla de Word que puede contener macros o código Página49