INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE Nº ST
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- María Mercedes Mora Mendoza
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1 INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE Nº ST 1. Nombre del Área El área encargada de la evaluación técnica para la renovación y adquisición de licencias de productos Microsoft es la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI) de esta Superintendencia. 2. Nombre y Cargo del Responsable de la Evaluación Los analistas responsables de la evaluación son los señores Marcos Azañedo Alva, Jefe del Departamento de Soporte Técnico, y Antonio Akiyama Cangalaya, Analista de Investigación y Desarrollo de Sistemas del Departamento de Desarrollo de Sistemas de la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI). 3. Fecha La fecha del presente informe es el 15 de junio de Justificación En estos últimos años, los programas de software se han convertido en un elemento importante e indispensable dentro del trabajo diario de la institución, ya sea como herramientas de productividad para los analistas y funcionarios o como software base para computadoras personales y servidores. De los programas de software utilizados, se puede destacar un grupo importante de programas desarrollados por la Corporación Microsoft, principalmente la familia de productos Microsoft Office y los sistemas operativos Windows, los cuales se han convertido a lo largo de este tiempo en comunes y estándares en todos los niveles de la organización. Por otro lado, es necesario indicar que, como parte de sus funciones de supervisión, la Superintendencia intercambia información con las aproximadamente 130 entidades que supervisa, parte de la cual se encuentra en formato electrónico de archivos Microsoft Office (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access). Por ello, resulta indispensable contar con una plataforma similar que asegure y garantice la compatibilidad de versiones y formatos, a fin de no alterar ni perder datos en los archivos antes indicados y mantener así el flujo de información. Así mismo, existe en la Superintendencia una plataforma de aplicaciones desarrollada con productos Microsoft, la cual presta servicios a diferentes áreas usuarias de la institución. Entre ellas, se encuentran los servicios de Intranet (alrededor de 20 aplicaciones), el Generador de Reportes en Excel, los reportes automatizados de la Ficha de Evaluación y Clasificación del Deudor (FECD), entre otros. Además, existen proyectos programados en el Plan de Acción 2007, para la automatización de procesos internos, los cuales serán desarrollados utilizando la plataforma Microsoft Office System 2007 y Microsoft Office SharePoint Server. Por las razones expuestas, resulta evidente que la Superintendencia cuenta con una plataforma instalada que ha demandado un nivel importante de inversión, la cual soporta actualmente parte de
2 las operaciones de intercambio de datos con entidades supervisadas, así como aplicaciones que brindan servicios a las diferentes áreas usuarias. Así mismo, la plataforma de dominio de red y de correo electrónico está implementada sobre productos Microsoft (Windows Server y Exchange Server), los cuales proveen estos servicios a todos los usuarios de la institución. Esta plataforma de servidores Windows presta soporte a aplicaciones tales como el TeamMate (herramienta estándar para el trabajo de visitas de inspección), los filtros anti-spam y URL y software antivirus, entre otros. Adicionalmente, es necesario considerar el grado de familiaridad y conocimiento en el uso de productos Microsoft, tanto por parte de usuarios técnicos, como de usuarios finales. En el caso de los últimos, éstos interactúan con las herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Access) en forma diaria, habiendo recibido para ello la capacitación necesaria. Así mismo, el personal de la Gerencia de Tecnologías de Información ha sido debidamente capacitado en los cursos oficiales de productos Microsoft, contando con personal certificado para el desarrollo de aplicaciones y soporte técnico. Por estas razones, a través del Informe Técnico Nº ST de fecha 10 de junio de 2004, la Gerencia de Tecnologías de Información solicitó la adquisición y renovación de licencias de productos Microsoft bajo la modalidad de Enterprise Agreement, lo que permitió no sólo cubrir y regularizar los requerimientos de software, sino también reducir los costos financieros y operativos asociados. Microsoft ofrece tres (03) modalidades de licenciamiento a las empresas e instituciones públicas: OPEN, SELECT y Enterprise Agreement (EA). Mientras que en los licenciamientos OPEN y SELECT, la adquisición se realiza a través de empresas o resellers que actúan como canales de distribución, en el licenciamiento Enterprise Agreement, la relación de negocios es directa con Microsoft Corporation (Microsoft Licensing, GP). Bajo esta modalidad, el licenciamiento de productos Microsoft ofrece precios rebajados basados en un contrato de tres (03) años. El valor total del costo del contrato se calcula en base al precio asignado a una computadora personal (PC), el cual depende tanto de la cantidad de productos como del número de PCs a incluir en el acuerdo. Una vez definido el valor por PC, éste se mantiene fijo durante la vigencia del contrato. El pago del valor total del Enterprise Agreement se realiza en cuotas anuales, esto es, la primera al momento de firmado el contrato y las subsiguientes en los aniversarios correspondientes. Esto permite la simplificación administrativa en el control y compra de las licencias, ya que se facilitará la generación de un presupuesto a largo plazo con fechas fijas de desembolso. Entre los beneficios adicionales del licenciamiento Enterprise Agreement, se pueden señalar: Programa de uso en el hogar. Licencias de uso en casa (Work at Home) de Office Professional Suite y Microsoft Windows para los trabajadores de la Superintendencia, por el número total de licencias adquiridas. Entrenamiento presencial. Días de entrenamiento presencial en Centros de Entrenamiento Certificado (CTECs). Entrenamiento en línea. Asientos e-learning para entrenamiento en línea para Office Professional y Windows.
3 Technet Online Concierge Chat Userids. Usuarios online del chat por Office. Technet Plus. Suscripción anual a Technet, con el consecuente soporte técnico en productos Microsoft. Incidentes de soporte para servidores.
4 5. Alternativas En el siguiente cuadro, se muestran los productos y el número de licencias adquiridas correspondientes de software Microsoft con que cuenta la institución a la fecha: Cuadro Nº 1 Software licenciado Nombre del Producto Cantidad Fecha de Adquisición Incluye SA (1) 1 Office Standard SA 265 Jul 2004 SI 2 Office Professional Plus SA MVL 1 Jul 2004 SI 3 Office Professional Plus Listed Lic/SA MVL 14 Jul 2004 SI 4 Windows XP Professional Upgrade L + SA 60 Jul 2004 SI 5 Core Cal Pack (Windows + Exchange + SMS + SPS) L + SA 500 Jul 2004 SI 6 MSDN UNVRSL Visual Studio.NET SA 3 Jul 2004 SI 7 MSDN UNVRSL Visual Studio.NET L + SA 2 Jul 2004 SI 8 Project Win32 Lic SA MVL 20 Jul 2004 SI 9 Visio Pro Win32 Lic SA MVL 10 Jul 2004 SI 10 Windows Server Std SA MVL 8 Jul 2004 SI 11 Exchange Server Enterprise Lic SA MVL 1 Jul 2004 SI 12 Sys Mgmt Svr Ent Ed Lic/SA MVL w/sql Tech 1 Jul 2004 SI 13 BizTalk Server Ent Lic/SA MVL 1 Processor License 1 Mar 2006 SI 14 Office Share Point Server Listed Lic/SA Pack MVL 1 Mar 2006 SI 15 SQL Svr Standard Edtn Win32 Lic/SA MVL 1 Processor Lic 1 Mar 2006 SI Notas.- (1) SA - Software Assurance: Al adquirir una licencia de software Microsoft se obtiene el derecho perpetuo de uso de este software. Si se quiere tener acceso a las nuevas versiones del software se deberá pagar, además del costo de la licencia, lo que se conoce como Las licencias de los productos señalados en el Cuadro Nº 1 deberán ser renovadas bajo la misma modalidad de licenciamiento por la cual fueron adquiridas, no sólo por considerarse necesarias para las operaciones de la Superintendencia, sino también porque dicha modalidad facilita la administración de las mismas. Por otro lado, es necesario adquirir licencias de determinados productos, con la finalidad de atender los requerimientos de las áreas usuarias, regularizar el software en uso (instalaciones no licenciadas) y contar con herramientas de desarrollo para los proyectos en agenda. Sin embargo, es conveniente mencionar que esta adquisición no cubre la totalidad de las necesidades de software de la Superintendencia, sino sólo los requerimientos identificados como indispensables. En caso de que sea necesario adquirir más licencias en los próximos años, esto se podrá realizar a través de las declaraciones True Up que anualmente se reportan a Microsoft Licensing GP.
5 En el siguiente cuadro, se muestran los requerimientos para la adquisición de licencias de software Microsoft, clasificados por tipo de producto: Cuadro Nº 2 Propuesta de Adquisición Tipo de producto Microsoft Office Microsoft Windows Server Microsoft Exchange Server Microsoft Project Microsoft Visio Microsoft SharePoint Server Microsoft SQL Server Standard Microsoft SharePoint Designer Visual Studio MSDN Universal Propuesta Adquirir 20 licencias de Office Standard y realizar un Step Up (actualización) de 20 licencias de Office Standard a Professional (incluir Software Assurance) (1). Estas licencias están orientadas a soportar las funciones de software de oficina de las áreas usuarias, así como los sistemas de automatización de procesos a ser desarrollados en la plataforma SharePoint Server. Por otro lado, la adquisición de estas licencias demanda la adquisición de igual número de licencias Core CALClient Access Platform y Windows Vista Business Platform. Adquirir dos (02) licencias de Windows Server 2003 Enterprise (1). Estas licencias serán utilizadas en la implementación de la plataforma de servidores de contingencia. Adquirir una (01) licencia de Microsoft Exchange Server 2003, para cubrir las necesidades del servidor de correo de contingencia. (1) Adquirir 10 licencias de Microsoft Project 2003 Standard (incluir Software Assurance) (1). Estas licencias cubrirán necesidades de las áreas usuarias. Adquirir 10 licencias de Microsoft Visio 2003 Professional (incluir Software Assurance) (1). Estas licencias cubrirán necesidades de las áreas usuarias. Adquirir una (01) licencia de Microsoft SharePoint Server (incluir Software Assurance) (1). Este producto se encuentra instalado en un servidor de dos (02) procesadores y a la fecha sólo se cuenta con licencia para un (01) procesador. Adquirir una (01) licencia de Microsoft SQL Server Standard (incluir Software Assurance) (1). Este producto se encuentra instalado en un servidor de dos (02) procesadores y a la fecha sólo se cuenta con licencia para un (01) procesador. Adquirir cinco (05) licencias de Microsoft SharePoint Designer (incluir Software Assurance) (1), para tareas de desarrollo de sistemas en automatización de procesos. Adquirir dos (02) licencias con Software Assurance (1), para tareas de desarrollo de sistemas. Notas.- (1) En la adquisición de nuevas licencias, se incluye el Software Assurance a fin de tener la última versión del software de la manera más rentable posible. 6. Conclusiones Dentro del total de programas de software utilizados por la institución, se puede destacar un grupo importante de programas desarrollados por la empresa Microsoft, los cuales se han convertido en comunes y estándares en todos los niveles de la organización. Estos programas componen actualmente la plataforma de software de oficina de la Superintendencia, sistemas operativos de estaciones clientes y servidores de tecnología Intel, aplicaciones tales como la
6 Intranet Institucional, estando todas ellas en producción y habiendo presentado un rendimiento eficiente en su uso. El personal de la Superintendencia se encuentra capacitado en el uso de los productos Microsoft, tanto a nivel de usuario final, como de usuario técnico. Dada la importancia del uso del software Microsoft, se hace necesario el mantener una política de licenciamiento adecuada, que permita no sólo cubrir los requerimientos de software sino también reducir los costos financieros y operativos asociados. Por ello, se recomienda continuar con la modalidad de licenciamiento Enterprise Agreement, la cual facilitará la simplificación administrativa en el control y adquisición de las licencias y la reducción de costos por licenciamiento. Adicionalmente a los puntos anteriormente mencionados, el licenciamiento Enterprise Agreement posee ventajas comparativas con otro tipo de licenciamiento en beneficio de los empleados y personal de la institución, otorgándoles posibilidades de utilización de licencias de software en sus hogares y horas de capacitación técnica. A fin de mantener las operaciones actuales de la Superintendencia y continuar con las actividades de mantenimiento y desarrollo de sistemas, se recomienda renovar las licencias de los productos Microsoft indicados en el Anexo Nº 1, así como adquirir aquellas licencias que, por necesidad de uso o regularización, se incluyen en el mismo anexo. 7. Firmas Igor Sakuma Carbonel Gerente de Tecnologías de Información Marcos Azañedo Alva Jefe del Departamento de Soporte Técnico Antonio Akiyama Cangalaya Analista de Investigación y Desarrollo de Sistemas
7 ANEXO Nº1 Resumen de licencias a renovar y adquirir Microsoft Office Microsoft Windows Server Microsoft Exchange Server Microsoft Project Microsoft Visio Microsoft BizTalk Server Microsoft SharePoint Server Licenciamiento Actual Se cuenta con 265 licencias de Microsoft Office 2003 Standard que incluyen Se cuenta con 15 licencias de Microsoft Office 2003 Professional que incluyen Se cuenta con ocho (08) licencias de Windows Server 2003 Standard. Se cuenta con una (01) licencia de Microsoft Exchange Server 2003 Enterprise Edition. Se cuenta con 20 licencias de Microsoft Project 2003 Standard que incluyen Se cuenta con 10 licencias de Microsoft Visio 2003 Professional que incluyen Software. Se cuenta con una (01) licencia para un (01) procesador que incluye Se cuenta con una (01) licencia para un (01) procesador que incluye Propuesta Renovar las 265 licencias de Microsoft Office 2003 Standard y las 15 licencias de Microsoft Office 2003 Professional con Software Adquirir 20 licencias de Microsoft Office 2003 Standard con Software Realizar un Step Up de 20 licencias de Microsoft Office 2003 Standard a Microsoft Office 2003 Professional con Renovar las ocho (08) licencias de Windows Server 2003 Standard con Adquirir dos (02) licencias de Windows Server 2003 Enterprise. Renovar una (01) licencia de Microsoft Exchange Server 2003 con Adquirir una (01) licencia de Microsoft Exchange Server 2003 con Renovar las 20 licencias de Microsoft Project 2003 Standard con Adquirir 10 licencias de Microsoft Project 2003 Standard con Software Renovar las 10 licencias de Microsoft Visio 2003 Professional con Adquirir 10 licencias de Microsoft Visio 2003 Professional con Software Renovar una (01) licencia de Microsoft BizTalk Server con Software Renovar una (01) licencia de Microsoft SharePoint Server con Software
8 Microsoft SQL Server Standard Edition Microsoft Office SharePoint Designer System Management Server Enterprise Edition Visual Studio MSDN Universal Licencias CAL y Windows Vista Licenciamiento Actual Se cuenta con una (01) licencia para un (01) procesador que incluye No se cuenta con licencias. Se cuenta con una (01) licencia de System Management Server Enterprise Edition que incluye Se cuenta con cinco (05) licencias de Visual Studio MSDN Universal que incluyen Software. Se cuentan con 280 licencias Core CALClient Access Platform que incluye Se cuentan con 220 licencias Core CALClient Access License que incluye Se cuentan con 280 licencias de Windows Vista Business Platform que incluye Propuesta Adquirir una (01) licencia de Microsoft SharePoint Server con Software Renovar una (01) licencia de Microsoft SQL Server Standard Edition con Adquirir una (01) licencia de Microsoft SQL Server Standard Edition con Adquirir cinco (05) licencias de Microsoft Office SharePoint Designer con Renovar una (01) licencia de System Management Server Enterprise Edition con Renovar cinco (05) licencias de Visual Studio MSDN Universal con Adquirir dos (02) licencias de Visual Studio MSDN Universal con Sotware Renovar 280 licencias Core CALClient Access Platform con Software Renovar 220 licencias Core CALClient Access License con Software Renovar 280 licencias de Windows Vista Business Platform con Adquirir 20 licencias Core CALClient Access Platform con Software Adquirir 20 licencias de Windows Vista Business Platform con Notas.- (1) En la adquisición de nuevas licencias se incluye el Software Assurance a fin de tener la última versión del software de la manera más rentable posible. (2) Se toma como base 500 computadoras para calcular el número de licencias requeridas de Windows CAL, Exchange CAL y SMS CAL.
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