COORDINACIÓN ZONAL 8 - ARCSA INFORME DE GESTIÓN POR PROCESOS 1. ANTECEDENTES 2

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1 COORDINACIÓN ZONAL 8 - ARCSA INFORME DE GESTIÓN POR PROCESOS 1. ANTECEDENTES 2 2. ACCIONES EJECUTADAS 2.1. DIRECCION ZONAL DE VIGILANCIA Y CONTROL DE ESTABLECIMIENTOS Y PRODUCTOS DESCONCENTRADOS Control Posterior Atención al Usuario Publicidad e Imagen SUBDIRECCION ZONAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA Talento Humano Administrativo Financiero ACCIONES QUE SE ENCUENTRAN EN PROCESO 3.1. Acciones que se encuentran en proceso como Coordinación Zonal CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ANEXOS (GALERÍA FOTOGRÁFICA)

2 1. ANTECEDENTES Mediante Decreto Ejecutivo No de 30 de Agosto de 2012, publicado en el Suplemento de Registro Oficial No. 788 del 13 de Septiembre del mismo año, se crea la Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria- ARCSA, como persona jurídica de derecho público, con independencia administrativa, económica y financiera, adscrita al Ministerio de Salud Pública. Qué; el antedicho Decreto Ejecutivo establece: Art. 9.- la Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria-ARCSA, será el organismo técnico encargado de la regulación, control técnico y vigilancia sanitaria de los siguientes productos: alimentos procesados, aditivos alimentarios, medicamentos en general, productos nutracéuticos, productos biológicos, naturales procesados de uso medicinal, medicamentos homeopáticos, y productos dentales, dispositivos médicos, reactivos bioquímicos y de diagnósticos, productos higiénicos, plaguicidas para uso doméstico e industrial, fabricados en el territorio nacional o en el exterior, para su importación, exportación, comercialización, dispensación y expendio, incluidos los que se reciban en donación y productos de higiene doméstica y absorbentes de higiene personal, relacionados con el uso y consumo humano, así como de los establecimientos sujetos a vigilancia y control sanitario establecidos en la Ley Orgánica de Salud y demás normativa aplicada, exceptuando aquellos de servicio de salud públicos y privados. Mediante Resolución N ARCSA-DE DRA., suscrita por la Ing. Diana Rodríguez Ávila en su calidad de Directora Ejecutiva de la AGENCIA NACIONAL DE REGULACIÓN CONTROL Y VIGILANCIA SANITARIA. En la que Resuelve en el Articulo.1.-Crear las Zonales y en el Articulo 2.-Delega a los Coordinadores Zonales para que actúen con autonomía, económica, administrativa y financiera en concordancia con lo establecido en el Articulo 23 del Estatuto de ARCSA. 2

3 2. ACCIONES EJECUTADAS 2.1. DIRECCION ZONAL DE VIGILANCIA Y CONTROL DE ESTABLECIMIENTOS Y PRODUCTOS DESCONCENTRADOS INFORME DE CONTROL POSTERIOR ACTIVIDADES DESARROLLADAS Dando cumplimiento a las directrices estipuladas por la Coordinación General Técnica de Vigilancia y Control Posterior, Dirección de Buenas Practicas y Permisos Y la Coordinación zonal, se han desarrollado operativos de control posterior y Pos registro en Guayaquil, Samborondón y Duran Incluyendo: BPM, Incineraciones, Control de condiciones higiénico sanitarias, Pos registro de medicamentos, alimentos, cosméticos, plaguicidas, productos higiénicos, productos naturales. Se realizaron las siguientes actividades: De Enero a Diciembre del 2014 se han ejecutado 7387 controles entre Pos registro y control Posterior. Es decir que por mes en promedio se han levantado 738 informes. En el mes de Enero se realizó 266 controles, correspondientes a 136 Pos registro y 130 Control posterior En el mes de Febrero se ejecutaron 449 controles; correspondientes a 321 pos registro, y 128 de control posterior 3

4 En el mes de marzo se ejecutaron 198 controles, correspondientes a 35 pos registro y 163 de control posterior En el mes de Abril se ejecutaron 408 controles, correspondientes 170 pos registro y 238 de control posterior. En el mes de Mayo se ejecutaron 986 controles, correspondientes a 596 Pos registro y 360 control posterior y 30 de control de publicidad En el mes de Junio se ejecutaron 773 controles; correspondientes a 520 pos registro; Y 245 de control posterior Y 8 de control de publicidad. En el mes de Julio se ejecutaron 1171 controles, correspondientes a 917 pos registro y 222 de control posterior Y 32 de control de publicidad. En el mes de Agosto se ejecutaron 730 controles, correspondientes 517 Pos registro y 191 de control posterior Y 22 de control de publicidad. En el mes de Septiembre se ejecutaron 1410 controles, correspondientes 664 Pos registro y 723 de control Posterior y 23 de control de publicidad. En el mes de Octubre se ejecutó 1260 controles, correspondientes 737 Pos registro y 501 de control posterior Y 22 de control de publicidad. En el mes de Noviembre se ejecutó 1266 controles, correspondientes 671 Pos registro y 572 de control posterior Y 23 de control de publicidad. En el mes de Diciembre se ejecutó 2374 controles, correspondientes 1164 Pos registro y 1193 de control posterior Y 17 de control de publicidad 4

5 Trabajamos en base a una planificación en la cual analizamos la ruta semanalmente, ubicando sitios estratégicos que nunca han sido visitados y nos proyectamos a organizar estrategias para que de esta forma podamos cubrir los diversos sectores de la zonal Se ha cumplido al 100% de todos los operativos y se han realizado controles Pos registro, Control Posterior y Controles de Publicidad, Controles no Planificados organizados por la Dirección Técnica y aprobado por la Coordinación de la Zonal. ENERO A ABRIL 2104 TOTAL CUMPLE NO CUMPLE OTROS POSREGISTRO POSTERIOR PUBLICIDAD TOTAL CONTROLES % 59% 41% 0% MAYO A AGOSTO 2104 TOTAL CUMPLE NO CUMPLE OTROS POSREGISTRO POSTERIOR PUBLICIDAD TOTAL CONTROLES % 39% 32% 30% 5

6 Porcentaje de cumplimientos de Enero a Diciembre; Fuente: Matriz de resultados de control posterior. Se participó en la 1era, 2da, 3ra y 4ta etapa de Guayaquil Ecológico en sus cuatro fases Fase 1 y 2: Realizadas en el año 2013 Fase 3: Total 449 establecimientos inspeccionados. Fase 4: Total 44 establecimientos inspeccionados. (Cumplen 9, No funcionando 21); cumplen 14, No están Realizados 35 muestreos de los productos de las plantas envasadoras de agua (Cumplen 11 No cumplen 24) 6

7 BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA Desde el mes de Enero a Diciembre se efectuaron diversos controles a Laboratorios Farmacéuticos en las cuales la comisión conforme al anexo 1 del informe 32 de la OMS, realizaron las siguientes inspecciones : MES Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre INSPECCIONES REALIZADAS 1 inspección realizada 2 inspección realizada 2 inspección realizada 2 inspección realizada 6 inspecciones realizada 6 inspecciones realizada 5 inspecciones realizada 2 inspecciones realizada 4 inspecciones realizada 1 inspección realizada No hubo inspección 1 inspección realizada INCINERACIONES Se atendieron 22 incineraciones: MES INCINERACIONES ATENDIDAS MAYO 3 JUNIO 2 JULIO 3 AGOSTO 2 7

8 SEPTIEMBRE 1 OCTUBRE 4 NOVIEMBRE 5 DICIEMBRE 2 CONTROL NIVEL II Se han realizado Controles Nivel 2 desde Enero a Diciembre del 2014 un total de 81 controles de muestreo clasificados de la siguiente manera: Alimentos : 47 controles Medicamentos : 32 controles Cosméticos : 1 control Productos Higiénicos : 1 control PERMISOS DE TRANSPORTE Desde el mes de Marzo hasta la actualidad se han atendido 380 solicitudes de Permisos de Transporte de Alimentos, de las cuales 202 han obtenido el Permiso respectivo aprobado. CAPACITACIONES Se han realizado capacitaciones al equipo de técnicos y el equipo de atención al usuario. Enero: Se realizó la primera capacitación sobre el decreto 1290 y el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria, durante dicha capacitación se estableció funciones y competencias de la agencia y de los funcionarios que laboran en ella. Asistentes: Todo el equipo zona 8 Febrero: Se realizó una capacitación dictada por Nataly Cañar, sobre permisos de funcionamiento, se socializo el manejo de la página web y se elaboró un cuadro de preguntas y respuestas frecuentes para unificar criterios y dar una sola respuesta a los usuarios. Asistentes: Todo el equipo zona 8 Marzo: Se realizó una capacitación sobre manejo y uso de la VUE, dictado por el Ingeniero en Sistemas Ricardo Gutiérrez, el objetivo de esta capacitación era clarificar 8

9 el proceso de obtención del registro sanitario a través de la VUE. Asistentes: Equipo de atención al usuario. Abril: Se realizó capacitación sobre La Ley Orgánica de la Salud y su aplicación en los operativos de control dictado por el Abogado Alberto Montalvo el objetivo principal fue establecer lineamientos sobre todo lo que se debe verificar durante una inspección de condiciones higiénicas sanitarias y cuál es la importancia de esto. Asistentes: Todo el equipo de zona 8. Julio: Funcionarias del ARCSA participaron en el conversatorio en el ECU 911 organizado por Pro Ecuador con el gremio de cacaoteros, los cuales manifestaron las diversos problemas que tienen en temas relacionados con VUE como tramites de registro sanitario y CLV, para lo cual se llegó a un acuerdo de brindar capacitaciones al gremio y al trabajo en conjunto de ambas instituciones para de esta forma poder aclarar ciertas dudas en cuanto a los requerimientos solicitados, y poder indicar a matriz las diversas dudas y necesidades que presenta este gremio. Agosto: Funcionarios participaron del Comité Técnico 415 Comité de Proyecto Cacao Sostenible y Trazable. Septiembre: Funcionarios participaron de la Segunda reunión Comité Técnico 415 Comité de Proyecto Cacao Sostenible y Trazable. Funcionarios participaron de la Primera reunión del Comité Técnico de Normalización "Productos Alimenticios Azúcar" Un grupo de técnicos asistieron al Taller "Gobernanza de Inocuidad de Alimentos Basado en el Riesgo" en la Ciudad de Quito Octubre: Funcionarios participaron de la Segunda reunión del Comité Técnico de Normalización "Productos Alimenticios Azúcar" *El Grupo de BPM participo del "Seminario de Formación para Inspectores de Buenas Prácticas de Manufactura para Plantas Farmacéuticas" Noviembre: Replica de curso de Buenas Prácticas de Manufactura Para Laboratorio Farmacéuticos y Gases Medicinales a todos los técnicos de la Zonal. Diciembre : Directrices de Access para control post establecimiento Se realizó un taller de Fotografía con carácter de evidencia, para de esta forma fortalecer nuestros controles ya sean Pos registro o Posterior. Se dictó un taller de Cartografía a todos los técnicos y choferes 9

10 Se han realizado capacitaciones a usuarios, para difundir la imagen de la agencia y que ellos conozcan los requerimientos, normativas y procesos Febrero: Se realiza capacitaciones al usuario sobre permisos de funcionamiento los días jueves de 9 a 11, además se realiza atención personalizada detallando el manejo de la página web, 830 usuarios atendidos en ventanilla en este mes y 48 personas capacitadas dentro de nuestras instalaciones Marzo: Se atendió a 340 usuarios atendidos en ventanilla en este mes y 24 personas capacitadas dentro de nuestras instalaciones Abril: Se habilita la ventanilla de consultas técnicas para que los usuarios que requieran información sobre registro sanitario puedan informarse. Usuarios atendidos 85, se atienden cerca de 38 correos electrónicos de usuarios. Se realizan capacitaciones sobre etiquetado de alimentos con los representantes de la industria ecuatoriana, se ejecutan 4 capacitaciones referentes a este tema con el Grupo Pro ecuador, La Cámara de Industrias, Representantes de la Cámara de Industrias, Supermercados y Distribuidores. Mayo y Junio: Funcionarias de la Zonal Brindaron apoyo en el mes de mayo, junio matriz en cuanto a la revisión de reactivos bioquímicos y Dispositivos médicos a través de VUE. Agosto: Se dieron capacitaciones a Grupo Difare, Asociación de Farmacias de la ciudad de Guayaquil, Grupo Fybeca cuyo Tema fue Ley Orgánica De Salud, Permisos de Funcionamiento; condiciones Higiénico Sanitarias. Se brindó capacitación a 12 (850 asistentes) Distritos Escolares de La Zona 8, socializando el Acuerdo Ley Orgánica De Salud, Permisos de Funcionamiento y Condiciones Higiénico Sanitarias. Septiembre: Se brindó capacitación a los vendedores ambulantes según Compromiso Presidencial SIGOB Se participó en la reunión sobre las acciones realizadas en el Operativo de La Isla Puna. Octubre: Se capacito a usuarios en la Feria Expo tienda, indicándoles las normativas y condiciones higiénicas sanitarias. Capacitación de Sistema Gráfico de Etiquetado. Noviembre : Se brindó capacitaciones sobre Higiene y Manipulación de Alimentos Diciembre : Se brindó capacitaciones sobre Higiene y Manipulación de Alimentos 10

11 INFORME DE ATENCIÓN AL USUARIO HORARIOS DE ATENCIÓN El horario normal de atención es de 8h00 a 17h00 siempre hasta culminar con todos los usuarios que se encuentren en espera. PERMISOS DE FUNCIONAMIENTO Conociendo la importancia de que el usuario conozca los beneficios de manejar nuestra página web se explica frente a un computador el proceso que debe seguir para la obtención del permiso de funcionamiento para su establecimiento. En caso de que el usuario presente algún inconveniente en manejo de la computadora, o si presenta problemas con su solicitud, lo asesoramos y apoyamos para la obtención de su documento en nuestras oficinas. CONSULTAS TÉCNICAS Se responden las consultas sobre Registro Sanitario, Sistema de Etiquetado de Alimentos, Manejo de la página web, Reglamentos de Permisos de Funcionamiento, interpretación de la Ley orgánica de salud, VUE, etc. REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN Se reciben diariamente las comunicaciones que serán enviadas posteriormente vía Quipux a planta central, registros de documentación para ingreso al sistema automatizado de permisos de funcionamiento y toda la documentación que corresponde a secretaria general. LLAMADAS TELEFONICAS Se cuenta con una línea exclusiva para atención, mediante la cual se asesora a los usuarios que se les dificulta la visita a las oficinas. 11

12 CONTROL DE SATISFACCIÓN DEL USUARIO Se implementó un registro de satisfacción del usuario con el fin de obtener retroalimentación de cómo se ejecutó la atención, es indispensable que los usuarios salgan satisfechos de las oficinas y con toda la información que buscaba. El formato utilizado se muestra a continuación: 12

13 RESULTADOS OBTENIDOS PROYECTO ARCSA ITINERANTE Con el objetivo de acercar los servicios a la ciudadanía y facilitar la obtención de Permisos de Funcionamiento, las brigadas de ARCSA Itinerante se movilizaron por las ciudades de Guayaquil, Durán y Samborondón atendiendo a 3664 usuarios, otorgando 944 Permisos de funcionamiento y 490 Órdenes de pago para los establecimientos sujetos a control y vigilancia sanitario. El siguiente es el recorrido que se manejó y los resultados obtenidos. Resultados obtenidos Proyecto ARCSA itinerante 3664 Usuarios atendidos 944 Permisos de funcionamiento emitidos 490 Órdenes de pago generadas 13

14 ATENCIÓN AL USUARIO EN OFICINAS DE COORDINACIÓN Z8 Como resultado se han atendido a usuarios en nuestras oficinas ubicadas en Julián Coronel 901 y Esmeraldas Usuarios atendidos en nuestras oficinas 14

15 INFORME DE PUBLICIDAD E IMAGEN En los meses de Mayo hasta Diciembre de 2014, la Coordinación Zonal 8 a través del Área de Comunicación, ha procedido a levantar importantes líneas de comunicación, interna y externa jugado un roll muy importante, ya que a través de los diferentes canales de comunicación(radio-tv-diarios-internet) que se han utilizado, se ha logrado afianzar la Imagen de ARCSA, al mismo tiempo que se ha podido comunicar con un lenguaje claro y preciso a la comunidad, el accionar de los diferentes controles que ARCSA cumple día a día. Confianza Generada con los Medios de Comunicación. Cada una de las actividades realizadas(operativos, ferias ciudadanas, capacitaciones, ARCSA Itinerante) por la ARCSA Zonal 8, han tenido la cobertura necesaria en diferentes medios de comunicación, con la finalidad de exteriorizar a la ciudadanía el trabajo que cumple cada uno de los técnicos dentro de la Agencia, logrado posicionar el nombre de la Agencia dentro de los medios de comunicación y construyendo un vínculo importante de confianza entre el medio de comunicación social y la agencia. Dentro de las actividades desarrolladas se debe informar: Mes Medios Cobertura Temas 20 al 30 mayo 2 Radios- 7 Medios Televisivos- 1 Medio Impreso Local y Nacional Control de farmacias - control a productos naturales- control a centros nocturnoscontrol a 01 al 30 junio 8 Radios- 6 Medios Televisivos- 1 Medio Impreso Local y Nacional Control a centros de diversión, presentación del proyecto ARCSA itinerante- acciones que la agencia desarrolla en la zona 8 resúmenes de operativos de control ejecutados en la zona 8- operativo de control en el mercado Pedro 15

16 Pablo Gómez. 9 Radios- 6 Medios 01 Televisivos-1 al 31 de julio Medio Impreso Local y Nacional Información sobre el avance del proyecto de ARCSA itinerante- ARCSA servicios a la comunidad permisos de funcionamiento control a los establecimientos en el malecón simón bolívarcontrol a bares y discotecas de la zona de las peñas- 01 al 25 de agosto 8 Radios - 8 Medios Televisivos- 1 Medio Impreso Local y Nacional Plazo para el nuevo etiquetadoinformación sobre el nuevo sistema graficooperativo Lipodexbares escolaresoperativo de productos en bahía de Guayaquilalertas sanitarias 01 al 29 de Septiembre 6 Radios- 9 Medios Televisivo. 01 al 22 de octubre de 5 Radio- 8 Medios Televisivos- 2 Medios Impresos Local y Nacional Local y Nacional Operativo de Control del nuevo Sistema de Etiquetado en establecimientos de la Ciudad de Guayaquil. ARCSA Itinerante-SRI, Operativos de control en Cangrejales de la Zona Norte de Guayaquil, Participación exitosa Expo tienda 2014, Información acerca del Trabajo que ARCSA desarrolla en la Zonal 16

17 8, Especial de Etiquetado, Microonda en vivo para cubrir Peinado de Barrido de Permisos de Funcionamiento en Guayaquil SUBDIRECCION ZONAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA PRODUCTO: Talento Humano La unidad de Talento humano desde el mes de Julio se forma en la Coordinación Zonal 8, el tiempo anterior a éste, la Dirección de Talento Humano en conjunto Coordinación zonal era la encargada de realizar procesos de selección, contratación, registro de Ingresos, Salidas, Permisos, vacaciones, etc. INGRESOS DE PERSONAL: Mes de mayo se tuvo el ingreso de 4 personas, 3 asistentes de recepción e Información encargados puntualmente del archivo de la Coordinación y 1 Analista de Vigilancia y Monitoreo de Publicidad. Mes de Junio ingresaron a la Coordinación zonal 8 el Analista de Presupuesto y Administración de Caja y la Analista de Talento Humano 3, que se incorporó a Quito para recibir la Inducción por lo que a la Coordinación ingresó en el mes de Julio. En el mes de Julio ingresó a la Coordinación el Analista de Talento Humano 1, también se realizó La selección de Personal para completar la Plantilla total de servidores, además de la solicitud por parte de Parte de Planta central para la contratación urgente del 30% de la Plantilla a Nivel Zonal. Se realizaron entrevistas a alrededor de 61 personas, que se realizaron tanto para completar la plantilla y cumplir con lo establecido en el Manual de Clasificación y valoración de puestos, como para cumplir con el 30% adicional de técnicos solicitados y autorizados por Planta Central. De esta manera salieron favorables para el proceso de contratación en el Mes de Agosto 13 servidores. Los puestos que se encontraban vacantes eran: Analista Zonal de Contabilidad y Nómina, Analista Zonal Administrativo, Analista Zonal de Adquisiciones, Analista Zonal de Servicios Institucionales, Mantenimiento y Transporte y Analista Zonal de Farmacovigilancia, además de 4 Analista Zonal de Otros Establecimientos y de 4 Analistas de BP y productos 17

18 En el mes de Septiembre se obtuvo el ingreso de 4 Analistas: 1 Analista de Secretaría General, 1 Analista de Redes y Comunicaciones, 1 Analista Zonal de Otros Establecimientos y 1 Analista de BP y productos. En octubre ingresó a la Coordinación 1 Asistente Zonal 1. Cuadro de Ingreso de servidores del Cuatrimestre Mayo - Diciembre. Tabla 1.1 Distributivo Posicional zonal- Spryn INGRESO DE SERVIDORES COORDINACION ZONAL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE Administrativos Técnicos Inducciones al personal.- Las Inducciones al personal realizadas han sido 13, 9 realizadas por la Parte Técnica y 4 por la Unidad de Talento Humano y Administrativo Financiero, dentro de los cuales se ha socializado temas de Nuevo Etiquetado, y a la Parte Administrativa llevando un registro de participantes. Elaboración de cronograma de vacaciones.- Aprobado por la Autoridad Nominadora, el cual se lo realizó con la participación de los Jefes Inmediatos y de los servidores, estableciendo así las fechas en las cuales los servidores podrán tomar sus vacaciones. Control de Asistencia.- Con el Objetivo de tener un mayor control, se revisan y registran consolidados mensuales de biométricos, además de contar con registros actualizados de los permisos Médicos, y permisos con cargo a vacaciones de los servidores. Elaboración de Distributivo Posicional.- Se cuenta con una matriz en Excel en el que se actualiza el ingreso de los servidores, La matriz cuenta con Nombre, Número de cédula, Puesto Institucional, Grupo Ocupacional, Remuneración, Modalidad Laboral. Elaboración de Contratos Zonales.- Como parte del proceso de desconcentración se han elaborado 55 contratos, Informes Técnicos y Valoración de Puestos, en los cuales ya se tiene como parte compareciente a la Coordinación Zonal 8- Arcsa, representado por la Autoridad Nominadora al Coordinador Zonal. 18

19 Reformas Web.- Se han realizado hasta la actualidad 14 reformas Web, desde la desconcentración de ARCSA Planta Central según resolución ARCSA-DE DRA., mismas que detallo a continuación: Reforma , Reforma , Reforma , Reforma , Reforma , Reforma , Reforma , Reforma , Reforma , Reforma , Reforma , Reforma , Reforma , Reforma , las cuales se han realizado por desconcentración, Ingreso y salidas de Personal, todas verificables en el Spryn. Archivo de Expedientes.- Se cuenta con el archivo de 58 expedientes dentro de las mismas se encuentra documentación en físico a partir del mes de Julio del 2014, en la cual incluye acciones de personal por distintos actos administrativos, permisos médicos, permisos por horas por supuesto hojas de vidas del personal que ingreso. Se cuenta con toda la información digital. Informes Técnicos de Talento Humano.- Elaboración de 7 Informes Técnicos, Incorporación de las Partidas de Nombramiento del Nivel Jerárquico Superior en el cual por parte de planta central se realizó el Traspaso de Partidas del Nivel Jerárquico Superior 3 y se realizó Informe de incremento de Remuneración de los servidores de Etiquetado en los cuales se les dio el dictamen favorable para su incremento de Grupo Ocupacional de SP5 a SP7, solicitando respaldo de información necesaria como Aportaciones de Personal certificados laborales y demás necesarias. Implementación del Boletín Quincenal.- Boletín que se envía a los funcionarios de la Zona, con el fin de que siempre estén al tanto de las actividades de las diferentes Áreas Administrativas Financieras tales como Talento Humano, Financiero, Administrativo y TICS, con los insumos que las áreas involucradas nos proporcionen. Ingreso al SIITH.- Siguiendo lo establecido en el Art De la Ley Orgánica del Servicio Público y el Art De su Reglamento señalan que es responsabilidad de las Unidades de Talento Humano mantener actualizado y aplicar obligatoriamente el Sistema Integrado de Talento Humano y Remuneraciones- SIITH, elaborado por el Ministerio de Relaciones Laborales. Se realizó el ingreso de 55 servidores PRODUCTO: Administrativo Adquisiciones: 19

20 Se ejecutó USD$ 43, representando un 93% respecto al monto asignado para adquisición de bienes y servicios. Se efectuaron 30 procedimientos de ínfima cuantía por un monto total de USD$ 39, y 3 de catálogo electrónico por USD$ 4, De agosto a diciembre del año 2014, el mes con mayor ejecución fue diciembre con USD$ 23, adjudicados y pagados. Esta dependencia remitió al SERCOP los reportes de convenio marco bimensualmente y los de adquisiciones por ínfima cuantía de manera trimestral, dando cumplimiento a lo dispuesto por el ente regulador de la Contratación Pública. Servicios Institucionales, Mantenimiento y Transporte: Regulación de documentos de SOAT y matrícula del vehículo, se solicitó a través de Quipux, y a su vez nos indicaron que la regulación de documentos de SOAT lo realizarían en Planta Central Quito. Programa del plan de mantenimiento de los Vehículos de la Zonal, se encuentran ejecutando normalmente. Se administró el proceso de combustible, llevando un registro de los tickets consumidos. En el 2014 se ejecutaron 4 mantenimientos preventivos en el vehículo GEA-1330 y 2 en el vehículo PEI Se recibió como traspaso de la Zona 3 el vehículo de placa GEA-1353 con km recorridos. Se realizó la respectiva instalación de dispensadores de papel higiénico, jabón y gel de mano, a más de los extintores en todo el edificio, a fin de brindar un mejor servicio al usuario interno y externo. Administración de Bienes En la última semana del mes de Noviembre del año 2014, se realizó el inventario de bienes de larga duración. En atención a la actividad de control de suministros, esta dependencia registró el correspondiente ingreso y egreso de los mismos en los meses de Octubre, Noviembre y Diciembre. Se llevó a cabo la constatación física de los bienes adquiridos, verificando la no presencia de fallas o inconsistencias en lo que respecta a cantidades. de los Vehículos de la Zonal, se encuentran ejecutando normalmente PRODUCTO: Financiero Administrativo Financiero Las actividades diligenciadas en la Sub-Dirección Administrativa Financiera de la Coordinación Zonal 8, desconcentrada desde el mes de Julio-2014, ejecutadas a la 20

21 presente fecha corresponden a cada uno de los productos que la conforman; es decir Financiero (Presupuesto-Tesorería y Contabilidad - Nomina) y Administrativo (Adquisiciones - Servicios Institucional, Mantenimiento y Transporte). Presupuesto: Referente al Presupuesto de la Zonal; inicialmente a la Coordinación Zonal 8, se les fue asignado un presupuesto que asciende a los $ ,84; el cual fue distribuido en los correspondientes grupos de gastos mencionados a continuación: GRUPO DE GASTOS PRESUPUESTARIOS VALOR INICIAL ASIGNADO % INICIAL Gastos en Personal $ 638,237,64 91,89% Bienes y Servicios de Consumo $ ,93 6,41% Otros Gastos corrientes $ 227,47 0,03% Bienes de Larga Duración $ ,60 1,67% Devolución de Presupuesto: Una vez iniciado el periodo desconcentrado se procede a analizar el desenvolvimiento del presupuesto y se toma a consideración la devolución de presupuesto a nuestra Planta Central y a su vez al Ministerio de Finanzas, en relación al grupo de gasto por el valor de $ ,58 que en porcentaje es el 15.10% del presupuesto total asignado. Ejecución anual por Grupo de Gasto: La Ejecución Presupuestaria es el indicador de logros y objetivos Presupuestarios en eficacia y eficiencia, que se evidencian en los avances físicos y financieros de la Zonal; logrando en el período 2014 pasar la meta planificada, alcanzando el 99,21%. 21

22 TOTAL PRESUPUESTO ZONAL GASTO CORRIENTE PLANIFICADO PRESUPUESTO EJECUTADO % DE CUMPLIMIENTO MEDIO DE VERIFICACION $ ,26 $ ,26 $ ,09 99,21% Sistema Esigef del Ministerio de Finanzas Cédula Presupuestaria Lo que concierne al grupo Gastos en Personal, su ejecución fue destinada para suplir los rubros generados por el personal de la Institución, bajo la figura de Nivel Jerárquico Superior, Contrato Ocasional y Código de Trabajo, es decir Remuneraciones Unificadas, Servicios Personales por contrato y Beneficios de Ley, alcanzando a los $533,342,26 de ejecución en el año 2014 Referente al grupo de gasto Bienes y Servicios de Consumo, su presupuesto se fijó para los gastos de Viáticos y Subsistencias al personal y Pasajes al Interior y lo correspondiente a la adquisición de bienes de control, suministros y servicios para el normal funcionamiento de la Zonal, su ejecución en el año $40.224,98. En el grupo de gasto Otros Gastos Corrientes, se destinó para suplir las necesidades de peajes en comisiones de operativos y para los impuestos y tasas requeridas para los habilitantes de funcionamiento de la Zonal, ejecutados $80,84. 22

23 Por último el grupo de gasto Bienes de Larga Duración, por las necesidades propias de la institución como recién desconcentrada se fue necesario el respectivo equipamiento, adquisición de mobiliario y equipos básicos para su normal funcionamiento, su ejecución fue de $11.381,01. Ejecución presupuestaria por mes: A continuación se refleja el desenvolvimiento presupuestario mensual: MES 2014 PRESUPUESTO VIGENTE PORCENTAJES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIAS DE LA ZONAL MENSUALES DE JULIO A DICIEMBRE/2014 EJECUCION ACUMULADA COMPROMETIDO Y DEVENGADO POR EJECUTAR ACUMULADO JULIO $ 572,009,82 $ 0,00 $ ,82 AGOSTO $ ,84 $ ,56 $ ,28 SEPTIEMBRE $ ,84 $ ,69 $ ,15 OCTUBRE $ ,34 $ ,89 $ ,14 NOVIEMBRE $ ,34 $ ,17 $ ,17 DICIEMBRE $ ,26 $ ,09 $ 4.643,17 PORCENTAJE DE EJECUCION 0% 15,41% 29,50% 49,75% 70,72% 99,21% MEDIO DE VERIFICACION Sistema Esigef del Ministerio de Finanzas Cédula Presupuestaria Se cumplió el proceso indicado en las Normas de Control Presupuestario, es decir el Compromiso previo de cada una de las obligaciones asumidas por la Zonal, al devengado y del pago de todo lo ejecutado por la Zonal. 23

24 Contabilidad - Nomina: En lo que concierne a declaración de Impuestos ante el SRI, se realizaron las declaraciones por los meses de Julio, Agosto, Septiembre, Octubre y Noviembre 2014; generando un pago de USD 1.346,05 por las retenciones del IVA realizadas a los proveedores de bienes con los que cuenta la zonal por las adquisiciones que se ejecutaron durante el año 2014, de la misma forma por las retenciones de Impuesto a la Renta que se realizaron a los funcionarios de la Zonal 8-ARCSA mediante su rol de pagos mensual. MESES IMPUESTO AL VALOR AGREGADO JULIO 0,00 0,00 AGOSTO 0,00 260,76 SEPTIEMBRE 0,00 130,94 OCTUBRE 249,44 119,60 NOVIEMBRE 373,69 211,62 TOTALES $ 623,13 $ 722,92 TOTAL $ 1.346,05 IMPUESTO A LA RENTA MENSUALIZADO De la misma forma se presentó ante el SRI a través del portal Web los anexos transaccionales de los meses en mención. Se procedió con las respectivas nóminas de remuneraciones bajo el esquema establecido por el Ministerio de Finanzas en el sistema SPRIN, con su respectivo procedimiento de autorizaciones de gestión. Se efectuaron los respectivos devengados de cada uno de los movimientos efectuados por el total del ejecutado en el año. Tesorería Administración de Caja: Referente a la Administración de Caja, que consiste en la supervisión de los habilitantes en cada uno de los procesos de adquisiciones y pagos de nóminas, se indica que se cuenta con sus respectivas autorizaciones pagos por parte la máxima autoridad de la Zonal, logrando realizar las respectivas solicitud de pagos, alcanzado cumplir con cada una de las obligaciones con nuestros funcionarios y proveedores, es decir sin ninguna cuenta por pagar. Al 31 de Diciembre/2014 se cuentan con 399 comprobantes únicos de registros (CUR) en el sistema Esigef generados. Por concepto a los diferentes tipos de nóminas de Remuneraciones y Beneficios de Ley; se efectuaron en 39 CUR en el sistema Esigef, alcanzando un total de solicitud de pago de $ ,26, desglosados a continuación. 24

25 RUBRO SOLICITADO PAGO Remuneraciones Unificadas $ ,01 Décimo Tercer Sueldo (Periodo Diciembre/2013 a Noviembre/2014 $ ,12 Décimo Cuarto Sueldo $ 675,29 Horas Extraordinarias y Suplementarias $ ,76 Servicios Personales Ocasionales $ ,76 Subrogación $776,07 Encargos $ 5.748,00 Aporte Patronal $ ,97 Fondo de Reserva $ ,36 Compensaciones por vacaciones no gozadas 2.979,92 TOTAL SOLICITUD DE PAGO $ ,26 En los rubros de Viáticos-Subsistencias al interior y Pasajes al interior se solicitó pagos por el total de $8,142,22, Adquisición de bienes de Control - Suministros - Servicios - Tasas Generales Impuestos y Contribuciones y Adquisición de Mobiliario de equipos $43.544,11, se efectuaron 131 CUR devengados, en totales suman $51.686,33, desglosados a continuación: GRUPO DE GASTO SOLICITADO PAGO $ ,98 $ 80, $ ,01 TOTAL PAGO SOLICITUD $ ,33 25

26 Por el motivo de pertenecer al sector público, somos considerados Contribuyentes Especiales, lo cual nos faculta para realizar las respectivas Retenciones en la Fuente del IVA y Retenciones al Impuesto a la Renta; a partir del mes de Octubre/2014; se inicia el pago de facturas a proveedores por tal motivo se inicia la generación de comprobantes de retención, lo cual se generaron 61 comprobantes de retención, alcanzando los siguientes totales mencionados a continuación: MES BASE IMPONIBLE VALOR DE RETENCIÓN OCTUBRE/2014 $ 6.359,97 $ 316,83 NOVIEMBRE/2014 $ ,18 $ 484,61 DICIEMBRE/2014 $ ,06 $ 924,71 TOTAL $ ,21 $ 1.726,15 3. ACCIONES QUE SE ENCUENTRAN EN PROCESO 3.1 Acciones que se encuentran en proceso como Coordinación Zonal 8 Las acciones que se encuentran en Proceso en la Coordinación Zonal 8 son las siguientes: En cuanto al control Post-Registro, queremos potencializar la imagen de la Coordinación Zonal, a través de controles más eficaces y eficientes delineados desde Planta Central para su ejecución inmediata. Sistematización de la gestión zonal referente a la elaboración de cronogramas de planificaciones semanales de trabajo, registro de marcaciones por salidas a los operativos, generar informes/reportes de establecimientos y generar Matriz de Establecimientos. Capacitar a los miembros de la comunidad para ser sus propios defensores y para que planteen sus preocupaciones a los funcionarios elegidos y a los encargados de tomar decisiones a nivel gubernamental. El proyecto llevará a cabo talleres de capacitación diseñados para desarrollar las habilidades básicas, tales como: Analizar un problema de la comunidad, desarrollar soluciones, planificar eventos y proyectos, administrar tareas, plazos y recursos, lidiar con un conflicto. 26

27 4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: CONCLUSIONES El año 2014 en la gestión financiera fue un año provechoso a nivel presupuestario, se logró suplir cada una de las necesidades propias de la institución y se cumplieron con cada una de las obligaciones obtenidas tanto con el personal vigente y proveedores. El porcentaje de ejecución presupuestario alcanzamos al 99,21%; se evidencio el cumplimiento de controles tanto en la parte Presupuestaria, Contabilidad y Administración de Caja; bajo las normativas emitidas vigentes. Se ejecutaron 29 procesos de ínfima cuantía y 3 procesos de catálogo electrónico, con la finalidad de abastecer de bienes y servicios, necesarios para el correcto desarrollo de las actividades de la institución. Entre ellos se destaca la adquisición de suministros de oficina y de limpieza a través de catálogo electrónico; y referente a los procesos de ínfima cuantía, la adquisición de sellos institucionales, alquiler de carpas y sillas para ejecución del ARCSA ITINERANTE, carpas, combustible, dispensadores de agua, espacio en expotienda, extintores, grabadora de voz y cámaras, servicio de imprenta, instalación de luminarias, instalación de vidrio en laboratorio, instrumentos de medición, mantenimiento vehicular, entre otros Realizar el mantenimiento vehicular periódico a los vehículos de la Coordinación Zonal 8 ARCSA, ha provocado que los mismos tengan un mejor rendimiento, evitando así que se presenten desperfectos al momento de realizar operativos. El hacer partícipe a los Medios de Comunicación de la gestión de ARCSA, permitió que la ciudadanía conozca las funciones y responsabilidad que tiene la agencia en cuanto a la misión de garantizar la salud de la población a través de la regulación, vigilancia y control de productos y servicios. La interrelación entre Medio de Comunicación y ARCSA ha permitido desarrollar un alto nivel de confianza, posicionándonos como una institución con credibilidad, transparencia y responsabilidad Por lo que podemos concluir que este año se ha trabajado fortaleciendo cada vez más los controles y seguiremos incrementando a lo largo del 2015 Se ha fortalecido capacitaciones al equipo de técnicos y el equipo de atención al usuario, las mismas que han fortalecido la socialización de nuestras competencias de manera interna y externa. La Unidad de Talento Humano ha realizado 25 contrataciones desde mayo hasta la actualidad, de esta manera se logró completar la plantilla y personal técnico solicitado para que la Coordinación Zonal 8 se encuentre provista del personal necesario. Además de Llevar a cabo cada uno de los procesos inmersos en los Subsistemas de Talento Humano. 27

28 RECOMENDACIONES Es recomendable la implementación del área de Planificación en la Zonal, para llegar al cumplimiento de objetivos zonales e institucionales, marcando los respectivos indicadores de eficacia y competitividad bajo las perspectivas de Gobierno por Resultados. Que se realicen periódicamente las respectivas revisiones de procesos, con la finalidad de mejorar y aumentar la productividad como zonal. Es necesario que se implementen directrices sobre el control del consumo de combustible, y que las mismas sean comunicadas a los conductores y al encargado de transporte, de tal manera que se dé cabal cumplimiento a estas. Es de vital importancia que se realicen las acciones pertinentes, a fin de que se regularice el nombre de propietario de los bienes que fueron donados al ARCSA por parte del INH, para de esta manera contar con una base de bienes actualizada y que se lleve mejor control de los mismos. Con el objetivo de continuar con la masificación de los servicios que brinda ARCSA, se sugiere implementar campañas mediáticas. Implementar nuevas líneas y canales de comunicación para de esta manera mantener informado a la ciudadanía de los trabajos y servicios que cumple la Agencia en la Zonal 8 Por parte de la Unidad Administrativa de Talento Humano se recomienda la implementación de un plan de capacitaciones continuo hacia los servidores, con la finalidad de contar con una plantilla de funcionarios con los conocimientos esenciales inherentes a las actividades ejecutadas como Coordinación Zonal 8 ARCSA. Potenciar al analista Técnico brindándole herramientas de tipo tecnológico. que faciliten la recopilación de información en nuestras inspecciones( base de datos, página web, permisos de funcionamiento) Con el objetivo de tener el mismo criterio en nuestros controles y al momento de dar capacitación o atender al usuario externo, necesitamos un mayor acercamiento con las otras Coordinaciones Zonales de la ARCSA. La Dirección técnica recomienda que para una mejor atención al usuario se pueda implementar la línea

29 5. ANEXOS Operativos de Control en Centros de Diversión Nocturna de la Zona 8 Operativos de Control realizados a tiendas en la zona céntrica de la ciudad de Guayaquil Operativos de Control realizados a Discotecas y Karaokes del Sector Las Peñas -Guayaquil. 29

30 Operativos de Control realizados a bares y Discotecas de la Zona Norte de Guayaquil Operativos de Control de Cangrejales efectuados en la Zona Norte de Guayaquil 30

31 Entrevistas realizadas en varios medios de comunicación (Radios y Televisión) de la ciudad de Guayaquil 31

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