LA EXTERNALIZACIÓN EN EL PROCESO DE INTERNACIONALIZACIÓN

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1 LA EXTERNALIZACIÓN EN EL PROCESO DE INTERNACIONALIZACIÓN Escuela de Alta Dirección y Administración Autor: Mariano Najles 1. Que es la externalización La palabra anglosajona outsourcing, hace referencia a la fuente externa de suministro de servicios; es decir, la subcontratación de algún tipo de operaciones de una compañía a una empresa externa. Con frecuencia se habla de la externalización como mecanismo para reducir costos, reducción que en algunos casos puede llegar hasta un 40%; sin embargo ésta no es la única causa por la que este recurso puede ser una elección de las empresas. Dicha subcontratación ofrece servicios modernos y especializados, sin que la empresa tenga que descapitalizarse por invertir en infraestructura. Más allá de parecer un gasto adicional, la subcontratación representa la oportunidad de dejar en manos de compañías expertas la administración y el manejo eficiente y efectivo de los procesos que no están ligados directamente con la naturaleza del negocio y que, por el contrario, permite reducir costos y reorientar los recursos internos e influir de manera significativa en su nivel de competitividad. La posibilidad de la externalización se basa en un ejercicio de diferenciación entre lo que constituye el negocio central de la empresa y aquellas actividades que no lo son. Se considera actividades centrales o competencias centrales a: Actividades que tradicionalmente se realizan en la empresa. Actividades que son críticas para el buen funcionamiento del negocio. Actividades que crean una ventaja competitiva en el negocio (ver gráfico 1). Actividades que implican un crecimiento futuro o una innovación para la empresa.

2 Gráfico 1: Factores de la ventaja competitiva VENTAJAS DEL PAÍS / SECTOR Capacidades competitivas Actitudes y aptitudes del management Oportunidades y clima competitivo en mercados Estrategia internacional Resultados Se considera que la "externalización estratégica" se basa en la posibilidad de subcontratar aquellas actividades en las cuales la empresa no es especialista para que lo hagan empresas que se dedican específicamente a ello y así lograr mayor eficiencia. De esta manera se podrán centrar los recursos, la atención, etc. en las

3 competencias y actividades que tengan importancia estratégica para la empresa. Además de estos beneficios directos, la externalización en la mayoría de los casos permite: Reducir los costos de producción. Obtener productos de mejor calidad. Reducir el número de tareas rutinarias. Dedicarse a las tareas de mayor rentabilidad Las tecnologías de la información y las comunicaciones han permitido que parte del trabajo de las empresas se pueda realizar en diferentes lugares, y más aún, que sea hecho por otras empresas especializadas a un coste menor. Hoy muchas de las funciones del día a día de la empresa se externalizan, de modo que ésta se pueda concentrar en su negocio y en su estrategia. En ello está una de las principales causas por las cuales las empresas prefieren no gastar tiempo, dinero y esfuerzos en gestionar tareas que no forman parte de su actividad principal. No hay dudas que externalizar algún tipo de tarea o actividad empresarial no es una decisión que pueda tomarse a la ligera, ya que implica consecuencias que pueden influir en la estrategia de la empresa a corto, mediano y largo plazo. 2. Ventajas y desventajas Algunas de las ventajas que ofrece la externalización tienen que ver con la responsabilidad de las empresas contratantes en los controles de calidad y sistemas de evaluación establecidos conjuntamente con los prestadores de estos servicios, lo que implica que ambas partes aprenden del trabajo conjunto y pueden mejorar los resultados. También es posible que se genere un mayor entrenamiento y desarrollo profesional para los empleados dentro de las empresas prestadoras de servicios, así como que se produzcan transferencias de tecnología para las empresas contratantes y/o para las empresas contratistas y así haya un traspaso de know how. Esto implica una revalorización de los talentos humanos ya que se revalorizan sus tareas y la especificidad de las mismas.

4 En cuanto a la toma de decisiones, se refuerza la agilidad de las mismas por centrarse sólo en problemas que se refieren a las competencias esenciales de la empresa. Por último, también se puede destacar el mejor aprovechamiento de los espacios físicos y la revalorización de los recursos instalados (maquinaria, equipos, entre otros) para optimizar su uso. Desventajas: Por el lado de las desventajas que acarrea la externalización para las empresas hay que pensar en la pérdida de habilidades para el cumplimiento del objetivo del negocio, ya que el desprenderse de algunas tareas implica desprenderse de conocimientos sobre las mismas. También puede suceder que se desarrollen habilidades que, incorrectamente catalogadas como esenciales, no sean básicas para la actividad. Sin duda que uno de los temas que más preocupan a la hora de externalizar algún proceso es la pérdida del control sobre la calidad de los servicios contratados. Al mismo tiempo puede suceder que, en la evolución del modelo de negocio, se dejen de desarrollar capacidades que en un futuro cercano puedan ser críticas para la empresa. En caso de no realizar un buen análisis de las compañías prestadoras de servicios, la tercerización se puede convertir en un problema más que en una solución. Al mismo tiempo, la idea de la externalización acarrea un impacto importante (rumores, mal clima, despidos, etc.) por lo tanto, si la decisión no está bien fundamentada dentro de la empresa, la sola idea de aplicarla podría se causante de un caos generalizado en todos los niveles de la organización.

5 3. Departamentos claves para externalizar: Teniendo en cuenta las diferentes actividades que puede realizar una empresa y que sus competencias claves son lo que define cuales se pueden externalizar y cuáles no, aún se puede generalizar en actividades que se pueden subcontratar en la mayoría de los casos (excepto que sean actividades centrales): IT. Contabilidad y gestoría. Nóminas y gestión de las relaciones laborales. Fabricación de partes. Logística. Seguridad. Investigaciones de mercado. Imagen y publicidad. Limpieza y mantenimiento. Así mismo, hay actividades que en general puede ser inconveniente externalizarlas o subcontratarlas, ya que en la mayoría de los casos es donde se toman las decisiones que afectan la viabilidad presente y futura de la empresa: Estrategia. Finanzas corporativas. Control de proveedores. Calidad. Normas ambientales. Seguridad. La satisfacción de los requisitos del mercado y reglamentarios. El mantenimiento de las competencias y el control. La diferenciación con respecto a los competidores. El mantenimiento de la propia identidad.

6 4. Tipos de externalización Existen diferentes maneras de externalizar procesos de la empresa: Total: Implica la transferencia de equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista. Parcial: Solamente se transfieren algunos de los elementos anteriores. Departamentos que pueden externalizarse. Muchas veces, cuando se realizan externalizaciones totales, se establecen acuerdos con los proveedores de manera que se beneficien ambas partes y se logren sinergias en la producción, tanto a nivel de calidad como de precios y tipos de servicios. 5. Papel de la externalización en el proceso de internacionalización de las empresas Una empresa que decide internacionalizarse se encuentra con muchos desafíos en los lugares donde se dirija, pero sin duda uno de los principales es el desconocimiento o poco conocimiento de ese nuevo mercado / entorno. Esta condición le puede dificultar muchas veces la posibilidad de tener información suficiente como para saber que cosas podrá contratar y externalizar en el país de destino, y cuales no cumplen con los estándares de calidad a los que la empresa está acostumbrada y necesita para brindar su servicio de manera adecuada. Sin embargo, también existen muchas ventajas a la hora de pensar en subcontratar alguna actividad, ya que de esta manera se pueden conseguir socios locales que no solo brinden el servicio por el que se les contrata sino que pueden aportar información importante a la empresa recién llegada sobre la naturaleza y las reglas implícitas del nuevo entorno.

7 Algunas de las ventajas y desventajas de externalizar fuera de España son: La posibilidad de contratar servicios externalizados, fuera de España, permite hacer socios que favorezcan y contribuyan a la entrada de la empresa en un nuevo entorno. La búsqueda y el acuerdo con proveedores externos soluciona el problema de conseguir productos y servicios que serían imposible de trasladar desde el país de origen. Al hacer este tipo de acuerdos con proveedores externos en el país donde se expanda la empresa, le permite insertarse en un mercado con uno o varios socios que ya se manejan en ese mercado y que pueden guiarles en su instalación en un lugar poco conocido. Muchas veces los costes de los servicios externalizados pueden ser aún menores que los que se contratan en el país de origen ya que puede existir ventajas monetarias. Un riesgo importante es la transmisión del know how a una empresa proveedora, ya que al ser un país diferente se asumen más consecuencias como la posibilidad de tener competencia del mismo sector y que se filtre la información por parte del proveedor. Sin dudas, y en cualquier proceso de externalización, la elección del proveedor es un momento muy delicado. Sin embargo, este riesgo se ve aumentado en el caso de que la externalización sea fuera del país de origen ya que no se conocen las experiencias de otros clientes ni su reputación.

8 6. Ejemplo de externalización en la internacionalización: Lizarrán Lizarrán es una empresa de restauración, especializadas en pinchos y tapas, que nació en el año 1987 en Sitges, Barcelona. En el año 2000 comenzó su expansión con un modelo de franquicias por toda España. Este modelo le permitió crecer a un ritmo importante y siempre se mantuvo el control centralizado de algunos aspectos clave para el negocio, como son: compras, acuerdos con proveedores, imagen de marca, promociones y formación del personal. De esta manera Lizarrán siempre se aseguró un estándar de calidad y de imagen, aunque la mayoría de sus locales en España eran manejados por franquiciados y no por ellos mismos. A la hora de buscar nuevos negocios fuera de España, Lizarrán se ha encontrado con algunas dificultades en la forma de operar el modelo de franquicias, a las que pudo hacer frente con una solución original y que le viene dando excelentes resultados. El modelo utilizado por Lizarrán es el de Master Franquicia, que consiste en otorgar la propiedad de ofrecer y administrar las franquicias a un socio en los países donde decide expandirse la empresa. De alguna manera, esta forma de operar las franquicias a nivel internacional es una externalización o una subcontratación de otra empresa para explotar la marca propia. Para ofrecer master franquicias en países diferentes a España, Lizarrán tuvo que buscar, encontrar y desarrollar proveedores con los que se realizaron acuerdos de externalización: entre ellos realizó acuerdos con fabricantes de productos gastronómicos españoles fuera de España, operadores logísticos que tuvieran cobertura en los países donde se instalaron, empresas encargadas de la adecuación de locales y empresas de publicidad y medios para dar a conocer la marca y los restaurantes que se instalaron. Este modelo funciona actualmente con éxito en la empresa ya que permite delegar en los master-franquiciados la promoción, venta y gestión de las franquicias que se realicen en el país de destino.

9 7. Conclusiones Es importante comprender la importancia de la externalización en los procesos de internacionalización, no sólo por lo que implica en ahorro de costes sino también por la posibilidad de tener un mayor conocimiento del entorno y de hacer socios que cumplan un rol estratégico en el establecimiento en un nuevo país. Es conveniente que estos socios sean empresas con las que se pueda externalizar algún proceso y es importante que puedan desarrollarse para que sean socios a largo plazo. Para la elección de estas empresas / socias es importante informarse muy bien en el proceso de selección, ya que por un tiempo serán quienes guíen muchas de las acciones de la empresa que está por establecerse. A la hora de elegir hay que tener en cuenta la posibilidad de no acudir siempre a los grandes y conocidos, ya que puede haber operadores y empresas locales que hagan muy bien su trabajo y que además, al ser locales, conozcan muy bien el entorno y sus complicaciones. El proceso de internacionalización implica el conocimiento de un nuevo entorno, con sus leyes y su lógica propia. La externalización, además de proporcionar una ventaja en costes y en concentración del esfuerzo, puede ser un bastón que nos ayude a dar los primeros pasos de manera más segura.

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