GRAPHICMAIL. Manual de ayuda y referencia. idioma: Español. Versión 3.0 rev-2. (ACTUALIZADO Diciembre 2008)

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2 GRAPHICMAIL Manual de ayuda y referencia idioma: Español Versión 3.0 rev-2 (ACTUALIZADO Diciembre 2008) Página 2 de 89

3 SUMARIO Sección Página Entorno GraphicMail 5 Soporte Técnico y Ayuda Centro de Ayuda & Soporte técnico 6 Ajustes y Opciones 7 Detalles de la cuenta Perfil de usuario Cambiar cuenta Cancelar Cuenta Ajustes Generales Ajustes Cabecera / Pié Ajustes Avanzados Formulario de suscripción 12 Ajustar form Link a formulario Incrustar formulario Paso a Paso Autorrespuestas Modo Express 18 Crear Newsletter Enviar una prueba Editar Newsletter Listas de envío Libreta de direcciones Gestionar Editar contacto Agregar Contacto Importar contactos Ajustar Libreta Paso a Paso Enviar a Lista de envío Reportes & Estadísticas Modo Avanzado 36 Newsletter 36 Edición Seleccionar plantillas Crear Editar Gestionar Importar / Exportar Visualizar Avanzado Links Disparador Página 3 de 89

4 Listas de envío 42 Direcciones Agregar / Importar Buscar / Exportar Gestionar Lista de Bloqueo Ajustes de lista Crear Copiar Renombrar Borrar Set de Datos 46 Gestionar datos Editar datos Agregar entrada simple Importar datos Exportar datos Consultar datos Ajustes Set de Datos Crear set de datos Modificar set de datos Copiar set de datos Borrar set de datos Crear nuevos campos Libreta de direcciones Preferencias Imágenes 55 Subir Gestionar Renombrar Enviar 58 Básico Visualizar Enviar prueba Enviar a lista de envío Avanzado Programar envío Envío a múltiples listas Disparador Autorespuestas Publicar 62 Micrositio RSS Reportes & Estadísticas Ver por envío Ver por lista de envío Ver por destinatario Editor Editor Registro de mis campañas 83 Anexo I 84 Página 4 de 89

5 ENTORNO GRAPHICMAIL 1. Modo Básico / Modo Avanzado / SMS: Acceso directo a las tres grandes áreas de GraphicMail. Modo Express (paso a paso), Modo Avanzado (con funciones avanzadas) y área de envío y gestión de mensajes SMS. 2. Soporte & Centro de ayuda: Encuentre una respuesta a sus dudas o consulte directamente el equipo de soporte técnico. 3. Información Rápida de su cuenta: Nombre de usuario, créditos de envío disponibles y tipo de cuenta. 4. Funciones: Gestione sus campañas, newsletters, listas de envío, estadísticas, datos de suscriptores, etc. 5. Panel central: Control de cada sección. 6. Ajustes & Opciones de su cuenta: Configuración de su cuenta y formulario de suscripción.. Página 5 de 89

6 Centro de Ayuda & Soporte técnico En este Apartado, podrá echar un vistazo a todas las ayudas por secciones, así como FAQs o preguntas frecuentes, tutoriales en vídeo, glosario de términos y descargarse el manual del programador para incorporar API s en su página web. Para abrir una incidencia con el departamento de soporte (ticket de soporte), por favor, vaya al apartado de Soporte & Centro de Ayuda: seleccione la opción Si no ha encontrado la respuesta, no dude en contactarnos. También puede llamar por teléfono al seleccionando la opción 1 de la locución. Adicionalmente puede iniciar una conversación por chat, haciendo clic en el icono previsto para tal fin. Página 6 de 89

7 AJUSTES Y OPCIONES Ajuste de su cuenta, perfil del usuario, cambio de contraseña de acceso, zona horaria, tipo de pié o cabecera de los s, seguridad API. DETALLES DE LA CUENTA > PERFIL DE USUARIO Rellene los campos correspondientes en el formulario de la izquierda. Cambie la contraseña en el formulario de la derecha. Campos con asteriscos a rellenar obligatoriamente. Recupere la contraseña que ha olvidado en el formulario de la derecha. Página 7 de 89

8 DETALLES DE LA CUENTA > CAMBIAR CUENTA Cambie su plan de suscripción. Su cuenta se convertirá en cuenta de prueba y será redirigido a una página para seleccionar el nuevo plan. Cuando su cuenta sea de prueba, y quiera cambiar su cuenta por primera vez a usuario registrado, debe hacer clic sobre el icono Regístrese ya sobre la página principal de su cuenta, si efectúa el cambio de cuenta desde el menú cambiar cuenta, le saltará un error del sistema (puesto que no se encuentra registrada dicha cuenta). DETALLES DE LA CUENTA > CANCELAR CUENTA Puede cancelar / finalizar su suscripción en cualquier momento. Página 8 de 89

9 AJUSTES GENERALES Ajuste la zona horaria de su cuenta seleccionando su país en el menú desplegable. Si usa horario de verano, marque la casilla "Usar horario de verano" Seleccione el formato de la fecha que desea utilizar Marque la casilla "Crear una versión de texto..." si desea generar automáticamente una versión de sus newsletters en versión texto. Si desea que sus suscriptores cuenten con un campo de contraseña en el formulario de suscripción, marque la casilla "Activar el uso de contraseña..." Seleccione en el menú desplegable el ser de caracteres para su cuenta. Por defecto está marcado el ISO Seleccione el editor que desea utilizar para editar sus newsletters Página 9 de 89

10 AJUSTES CABECERA / PIÉ Si desea agregar automáticamente en todos los s enviados la cabecera que permite Darse de Baja o Ver una versión en el navegador de la newletter, marque la casilla "Activar Baja en la cabecera..." Seleccione la justificación del pié incluido en los s. A la izquierda, centrado o a la derecha Marque "Mostrar el link suscribirse..." si desea que aparezca en el pié de los s un botón que permite suscribirse. Marque "Mostrar el link Reenviar..." si desea que aparezca en el pié de los s un botón que permite reenviar a un amigo Marque "Activar bajas con un link..." si desea que los destinatarios tengan la capacidad de darse de baja solo con presionar el botón "baja". No aparecerá un formulario en el navegador del destinatario. Marque "Insertar la dirección del..." si reside o envía s a residentes de US. Marque el pié de página deseado: Versión de texto o versión HTML. Página 10 de 89

11 Nota: Según su tipo de suscripción se podrá personalizar el logo powered by del pié de los s (1). Si desea conocer las posibilidades de personalización consulte con el departamento comercial llamando a nuestro teléfono o por en info@graphicmail.com.es. En el pié de los s, sección (2) de la imagen siguiente, aparece un texto legal que proporciona seguridad y reputación a nuestra red. Esta sección es obligatoria y no se puede remover. Ejemplo del pié de los s incluido automáticamente: AJUSTES AVANZADOS Si utiliza la API proporcionada por GraphicMail, puede restringir su uso a IP's. Inserte las IP's en el campo separadas por coma. Puede descargar la API actualizada aquí Seleccione si desea usar la Libreta de Direcciones (individual) o Set de Datos (Múltiple) en su cuenta. Página 11 de 89

12 FORMULARIO DE SUSCRIPCIÓN Cree un formulario de suscripción y añádalo a su website. Recoja información de sus suscriptores como nombre, apellido, ciudad, etc. En todo caso, para cualquier formulario, siempre se recomienda No enviarlo por correo electrónico, debido a que las aplicaciones de correo no suelen interpretarlos bien. PASO A PASO Puede utilizar la ayuda paso a paso que le guiará en la creación y configuración rápida de su formulario de suscripción. PASO 1. Personalice el diseño de su formulario Página 12 de 89

13 PASO 2. Seleccione si sus suscriptores se suscribirán a 1 o varias listas. PASO 3. Seleccione los campos que desea mostrar en su formulario y visualice el formulario. Si selecciona al menos un campo, aparecerá en todos sus envíos un enlace a Actualizar datos. Página 13 de 89

14 Si no quiere que se aparezca en el pié de sus Newsletters el botón Actualizar datos, debe ir al apartado de Form. de suscripción >> Ajustar Formulario >> Campos formulario y debe quitar la marca de todos los campos los campos: LINK A FORMULARIO (DE SUSCRIPCIÓN) Una vez haya creado su formulario, puede crear unos botones que permitirán a los visitantes de su web acceder al formulario. Cuando presione el link, se abrirá el formulario de suscripción en una ventana emergente (pop-up). Seleccione la imagen que desea (botones) insertar en su web y cree el código HTML que podrá copiar o enviar a un Página 14 de 89

15 Si no desea usar las imágenes predefinidas, puede cargar sus propias imágenes (Apdo. Subir Imágenes). Genere el código HTML: También puede generar un código que permite agregar una suscripción rápida en su web: Página 15 de 89

16 INCRUSTAR FORMULARIO Si desea adjuntar el formulario de forma "embeded" en su página web, puede capturar el código e insertarlo en una página web. Esto permitirá mas flexibilidad y adaptación a su propio diseño. AUTORRESPUESTAS Las autorespuestas pueden utilizarse para envío de un automático cuando alguien se suscribe o se da de baja. Si desea puede poner un en la casilla "Envíeme un aviso..." para recibir una alerta en el introducido cuando alguien se da de baja o se suscribe. Rellene los campos del remitente Desde (nombre) y Desde ( ). Página 16 de 89

17 Para activar el de confirmación de suscripción, marque la casilla "Activar..." Escriba el asunto del de confirmación. Seleccione el newsletter que desea enviar como autorespuesta. La casilla "enviar solo texto" enviará únicamente la versión texto del newsletter (debe haber creado esta versión previamente" Rellene igual que lo anterior el de confirmación de baja. Página 17 de 89

18 MODO EXPRESS El modo Express le permite lanzar su campaña en pocos minutos. Siga la lista de comprobación para completar su campaña. Aparecerá una marca roja una vez se haya realizado cada paso de la lista. Encontrará los siguientes menús en el modo Express: CREAR NEWSLETTER Escriba el nombre de su newsletter Seleccione el destino donde quiere guardarla. GraphicMail trae por defecto 3 carpetas donde podrá guardar sus newsletters: Borradores, Plantillas y Newsletters archivadas. (puede crear sus propias carpetas en el modo Avanzado). Marque la casilla "Crear también una..." en caso de que desee crear una versión de solo texto que acompañe la versión HTML. Página 18 de 89

19 Elija sobre la newsletter que desea trabajar. Puede elegir "empty newsletter" (en blanco) o una newsletter que se encuentre en la carpeta Plantillas. Si desea agregar una plantilla predefinida a su cuenta, presione "presione aquí". Vea en el modo avanzado "Agregar plantillas" Una vez presione continuar, se abrirá el editor donde podrá componer su newsletter. Al finalizar su newsletter, presione el botón "Cerrar editor" (el segundo de izquierda a derecha en la línea superior) Página 19 de 89

20 ENVIAR UNA PRUEBA Envíe una prueba a su para comprobar su newsletter. Rellene los campos necesarios para enviar su prueba. Verifique el riesgo de spam que genera su newsletter: GraphicMail cuenta con un motor de análisis de Spamassassin, el cual comprobará varios factores que se ven involucrados en la detección de spam. Página 20 de 89

21 EDITAR NEWSLETTER Puede editar su newsletter posteriormente para realizar algún cambio. En caso de que no sea necesario ningún cambio continúe al paso siguiente. LISTAS DE ENVÍO Cree una lista de envío con los s de su base de datos. Para agregar s, marque la primera opción, seleccione una lista de envío existente en el menú desplegable o escriba el nombre para su nueva lista. Página 21 de 89

22 Seleccione la primera opción Agregar copiando y pegando para agregar los s a su lista manualmente. Elija la lista de destino Pegue o escriba los s en la caja de la izquierda Marque la casilla Activar visualización si desea ver los s que contiene la lista. Seleccione la segunda opción Importar desde un fichero si desea importar los s desde un fichero Puede importar ficheros.csv o.xls Elija la lista de destino Busque el fichero que se encuentra en su ordenador Marque la casilla Certifico que la lista. Página 22 de 89

23 Si selecciona la tercera opción Importar campos adicionales diríjase a la sección Libreta de Direcciones o Set de Datos. LIBRETA DE DIRECCIONES Si deseas personalizar los s, el asunto o contenido, debes importar la información de tus suscriptores. De esta forma podrás utilizar esa información en el momento de personalizar. También con los datos adicionales podrás crear formularios de actualización de datos. Página 23 de 89

24 La Libreta de Direcciones viene configurada por defecto en tu cuenta. Puedes comenzar ajustando tu libreta con la opción Paso a Paso, la que te guiará en todo el proceso de creación e importación de datos. Presiona el botón Comience a ajustar su libreta ahora Ahora selecciona Marque aquí para seleccionar una libreta de direcciones de muestra, y a continuación verás las opciones: Marca la opción que desees > presiona continuar Enhorabuena, haz creado tu libreta de direcciones! Ahora tienes 3 opciones disponibles: Selecciona Agregar varios contactos a mi Libreta de direcciones que es el que nos interesa en este caso > presiona continuar Ahora a la derecha de tu pantalla verás 2 opciones : Importación Rápida o Importación paso a paso. Página 24 de 89

25 La primera vez que importes es recomendado elegir importación paso a paso, ya que te permite elegir la lista de destino y la libreta de direcciones donde irán los datos. Para las siguientes importaciones, puedes usar importación Rápida ya que tendrás más experiencia. Si deseas ajustar las preferencias de importación puedes presionar sobre [+]Ajustes de importación: NOTA: este paso no es necesario! Marca la opción deseada para los campos a importar : Selecciona la lista de envío de destino, la lista de teléfono (opcional) y el set de datos donde se agregarán los datos Marca si deseas Agregar/actualizar o únicamente Actualizar los datos Escribe el nombre de la hoja de Excel donde se encuentran los datos. Ejemplo de una hoja Excel: Página 25 de 89

26 Este campo es necesario si en el fichero de Excel hay diferentes hojas. Al importar siempre se toma la primera hoja del fichero Excel en caso de que no se haya indicado el nombre de la hoja. Evita importar hojas de Excel en cuyo nombre hayan caracteres como acentos, ñ, ç, +,* o nombres muy largos. Esto se hace extensible a cualquier fichero que quiera subirse al sistema, Imágenes, archivos PDF, etc. Selecciona el fichero Excel o.csv, las lista de envío y la libreta de direcciones. Atención: Recuerde que si usa ficheros.csv, sólo importará en una única columna todos los datos que se encuentren en el fichero, si aparte de las direcciones de correo quisiera importar otros datos, deberá subir por separado cada una de las columnas en ficheros separados. Ahora marca cada desplegable con la columna correspondiente. No te olvides de marcar la casilla de los campos que quieres importar. Página 26 de 89

27 Aparecerá un visor que te enseñará si todo está correcto. Las columnas con los datos deben coincidir con el nombre de los campos a importar. Si ves algún error puedes ir atrás a hacer la asociación de las columnas de nuevo. Aparecerá una barra que indica el proceso de importación. No presiones ningún botón del navegador hasta que haya lanzado el resultado final. Página 27 de 89

28 El resultado final de la importación indicará la cantidad de datos importados/actualizados. EDITAR CONTACTO Si has agregado datos a una libreta de direcciones, puedes editarlos en cualquier momento. Selecciona la Libreta de Direcciones donde están los datos Puedes buscar un en concreto escribiéndolo en la casilla . Aparecerán todos los s y sus datos en la visualización. Para editar los datos de un (NO la dirección ) presiona el icono correspondiente al que desea editar. Edite cualquier dato poniendo el cursor sobre el campo y escribiendo. Presione el icono verde para guardar los cambios o la cruz roja para cancelar. Para borrar un y sus datos presione la papelera AGREGAR UN CONTACTO Puedes agregar un contacto rápidamente eligiendo la Libreta de Direcciones, la lista de destino y rellenando los campos. Página 28 de 89

29 IMPORTAR CONTACTOS En caso de que ya tenga creada y configurada su libreta de direcciones, podrá importar sus contactos directamente. Siga los pasos de la página 28. ENVIAR A LISTA DE ENVÍO Rellene los campos del formulario a continuación: Página 29 de 89

30 A (lista de envío): Seleccione la lista de envío deseada Desde ( ): Escriba el del remitente Desde (Nombre): Escriba el nombre de su empresa o del remitente Asunto: Escriba el asunto de su Carpeta: Seleccione la carpeta donde está el newsletter que quiere enviar Seleccionar Newsletter: Seleccione la newsletter que desea enviar Enviar versión de texto únicamente: Marque esta casilla si solo quiere enviar texto plano. Es necesario que haya creado una versión texto del newsletter. En la caja derecha verá una visualización rápida de los primeros 10 s de la lista de envío y el total de que contiene la lista. REPORTES & ESTADÍSTICAS Una vez realice uno o varios envíos, podrá consultar sus resultados en la sección de estadísticas. Además esta sección es muy útil para el mantenimiento de las listas de envío, exportación de listas basándose en resultados obtenidos y seguimiento a nivel de lista o de . VER POR ENVÍO Al acceder a este menú verá una lista de todos los envíos realizados ordenado por fecha de envío (en primer lugar aparece el último envío). Página 30 de 89

31 Verá detalles generales como la fecha de envío, el newsletter, la lista de envío, los s enviados en total, las entregas, aperturas, clicks, reenvíos y bajas. Marcando la casilla que se encuentra a la derecha de un envío, podrá borrarlo definitivamente de sus estadísticas. Presionando la Lupa que aparece a la izquierda de un envío, podrá visualizar gráficos comparativos y todos los detalles del envío en particular. En el gráfico siguiente, verá información como: Detalles superiores: Todos los detalles del envío. Desde (Nombre), Newsletter, Desde ( ), Lista de envío, Asunto, Fecha inicio, Finalización. Gráficos a la izquierda: Verá 4 gráficos comparativos Comparativa de los s entregados Comparativa de bajas, clicks, reenvíos y quejas Comparativa de entregados y no entregados Comparativa del total no entregados Datos de la columna derecha: Verá exactamente lo mismo que lo anterior, pero podrá presionar sobre los links y ampliar información de cada mini sección. Además en la parte inferior cuenta dos botones, el de la izquierda permite crear un fichero PDF con esta pantalla y el refrescar permite ir refrescando los datos de esta pantalla. Página 31 de 89

32 Al presionar sobre cualquiera de los links activos de la columna de la derecha verá al detalle los s de cada sección. En la parte inferior de la pantalla, dentro de Funciones podrá crear nuevas listas con esos s, exportarlos a un fichero o borrar los s visualizados de la lista en cuestión. Página 32 de 89

33 VER POR LISTA DE ENVÍO Al acceder a este menú verá todas las listas de su cuenta y podrá ampliar la información de cada lista presionando sobre la lupa. Adicionalmente verá el tamaño de la lista y la fecha del último envío. Al acceder ampliar la información de una lista vera la siguiente pantalla: Página 33 de 89

34 En el recuadro Movimientos para verá todos los moviemientos de los últimos 3 envíos para la lista. Podrá presionar sobre cualquiera de los links activos y exportar a una lista, exportar a un fichero o borrar las direcciones de la lista en cuestión. El gráfico tipo pastel de la derecha proporciona una visión general de la lista. Muestra el porcentaje de las direcciones con el estado OK, S y U. Página 34 de 89

35 En el recuadro inferior podrá crear su gráfico personalizado comparando los últimos 10 envíos. Puede elegir el tipo de gráfico entre líneas, 3D en barras o 2D en barras. VER POR DESTINATARIO Al acceder a este menú podrá realizar una búsqueda de un en particular y ver información relevante a ese . Escriba el en el campo que aparece y presione buscar. Aparecerá información acerca del Presionando sobre la lupa, podrá ampliar todos los detalles como las listas de envío donde está el destinatario, cuantos clicks y donde ha presionado, cuantas aperturas y que newsletters ha abierto, cuantos reenvíos ha realizado y en que set de datos o libretas de direcciones tiene datos ese destinatario. Página 35 de 89

36 MODO AVANZADO Una vez domine el modo EXPRESS puede disfrutar de muchas funcionalidades adicionales en el modo AVANZADO o experto. A continuación solo enumeraremos las funciones que no se encuentran en el modo Express, de manera que si no encuentra alguna sección explicada en este capítulo, puede encontrarla en el modo Express del capítulo I. NEWSLETTER > EDICIÓN > SELECCIONAR PLANTILLA Encontrará un cuadro a la izquierda donde se le mostrará las distintas categorías para diferentes plantillas de newsletters. A la derecha encontrará una previsualización de cada newsletter, con una barra de desplazamiento horizontal, donde podrá marcar y así seleccionar y previsualizar las newsletters que desee. Si hace clic sobre cualquiera de ellos, podrá ver en el Visor una previsualización de la misma. Si da al botón agregar plantillas a mi cuenta, tras marcar las deseadas, éstas se guardarán en su cuenta en la carpeta Plantillas Cuando una plantilla aparece con una marca azul encuentra añadida en su cuenta., significa que esta ya se El visor justo debajo permite previsualizar la selección de la newsletter sobre la cual haya presionado: Página 36 de 89

37 NEWSLETTER > EDICIÓN > GESTIONAR Si desea mantener una organización de todas sus newsletters/campañas, puede hacerlo a través del menu Gestionar. Cuenta con 2 opciones que son modo Básico y modo Desplegable. MODO BÁSICO En esta modalidad verá un cuadro a la izquierda Origen y uno a la derecha Destino. Puede seleccionar un Newsletter en origen (o varios con CTRL+click) y utilizar los botones del medio: renombrar para cambiar el nombre, borrar para Página 37 de 89

38 borrar el(los) Newsletter(s), duplicar como su nombre lo indica o mover de una carpeta a otra. MODO DESPLEGABLE Esta modalidad funciona con arrastrar y soltar. Puede elegir en Origen el Newsletter deseado y arrastrarlo hasta otra carpeta en Destino. Si presiona el botón derecho de su raton (o CTRL en Mac) sobre un newseletter o carpeta, aparece un menú con las opciones de crear nueva carpeta, renombrar o borrar. Si hace doble click encima del nombre de una carpeta o Newsletter, puede también modificar el nombre escribiendo el texto deseado. También cuenta con un botón en la parte inferior borrar seleccionados que permite borrar una vez seleccione uno o varios newsletters/carpetas Una vez borrado un Newsletter o carpeta de su cuenta, no se puede recuperar. Tenga especial cuidado al borrar cualquier elemento. Página 38 de 89

39 NEWSLETTER > EDICIÓN > IMPORTAR / EXPORTAR IMPORTAR GraphicMail permite importar ficheros HTML o URL (con la extensión HTML). Usted puede crear su propia Newsletter en su programa favorito y posteriormente añadirlo a GraphicMail realizando una importación. En la parte Importar a cuenta con 2 opciones: a una Newsletter existente o a una nueva Newsletter. Si selecciona esta última, elija el destino donde quiere guardarla y escriba un nombre descriptivo para la Newsletter. Ahora elija desde donde obtendrá el fichero: Fichero: Marque esta opción si va a importar un fichero de tipo HTML Presione examinar para buscar en su disco duro el fichero a importar Marque la opción Agregar la ruta... si desea alojar las imágenes en su cuenta GraphicMail Página 39 de 89

40 Si ha seleccionado la opción anterior, seleccione la carpeta donde subirá posteriormente las imágenes. Marque la opción Las imágenes estarán si no va a subir las imágenes a su cuenta. URL: Marque esta opción si va a importar una URL de Internet. Recuerde que GraphicMail solo importará ficheros de tipo HTML o HTM. Escriba la ruta completa del fichero (ej: Marque agregar la ruta completa a todas las imágenes si desea agregar la ruta de su dominio a las imágenes Marque agregar la ruta completa a todos los links en caso de que quiera agregar la ruta de su web a todos los links. Presione Importar. EXPORTAR Puede exportar en cualquier momento sus newsletters y generar un fichero HTML que puede descargar. NEWSLETTER > AVANZADO > LINKS Esta función (símbolo + de color verde) le permite crear nombres de enlaces a sus links en vez de escribir completamente la URL (es como crear un alias a un link). Hay una función de botón en el editor que le permite insertar en su newsletter un link utilizando su nombre. Inserte la dirección URL para el link en el espacio provisto para este fin. Escriba el nombre del vínculo bajo el "Nombre del link". Haga clic en Agregar. Página 40 de 89

41 NEWSLETTER > AVANZADO > DISPARADOR El disparador permite enviar s tras una acción determinada. Esta acción puede producirse por 2 razones: Disparador al presionar un link o Disparador al abrir un Newsletter. Adicionalmente el disparador envía s o actualiza un set de datos. Rellene los campos necesarios y presione Guardar. Si elige el disparador cuando se presiona un link, antes debe haber creado el link en la sección Newsletter > Avanzado > links. Página 41 de 89

42 LISTAS DE ENVÍO > DIRECCIONES > BUSCAR / EXPORTAR BUSCAR Puede realizar una búsqueda de un específico y ver todos los detalles del . Esta tipo de búsqueda es muy útil y puede usarla para: Encontrar en que lista(s) se encuentra un suscriptor Ver el estado de ese suscriptor en las listas Buscar cuantos suscriptores ha habido en un periodo determinado Buscar todos los s que tienen un estado en concreto Seleccione la(s) lista(s) donde desea realizar la búsqueda. Marque la opción o las opciones que desee para realizar la búsqueda Presione buscar El resultado aparecerá en la parte inferior. EXPORTAR Puede hacer una exportación de todos los s que ha obtenido en la búsqueda, puede exportar todos los s que se encuentren en una lista seleccionada, o puede exportar todos los datos de los s que se encuentren en una lista. Página 42 de 89

43 Elija la opción deseada, presione crear fichero de exportación y una vez generado el fichero podrá descargarlo a su disco duro. LISTAS DE ENVÍO > DIRECCIONES > GESTIONAR Desde aquí podrá gestionar sus correos, mover contactos entre listas, y efectuar las operaciones básicas sobre listas: mover, copiar, borrar y editar (para poder cambiar el estado del contacto, también puede buscar por partes del correo de destinatario. Página 43 de 89

44 Atención: El cuadro de la izquierda será el origen y el de la izquierda el destino, con operaciones de edición, solo se podrá usar el cuadro de la izquierda. LISTAS DE ENVÍO > DIRECCIONES > LISTA DE BLOQUEO En esta lista puede agregar s a los que desee bloquear el envío definitivamente. Además cundo un destinatario se da de baja, automáticamente el se agrega a esta lista de bloqueo. Puede agregar un a la lista de bloqueo escribiéndolo en el campo y presionando agregar a la lista. Puede importar un fichero Excel o CSV con varios s que desee añadir a la lista. Puede exportar todos los s que se encuentran en la lista y descargarlos en su PC Página 44 de 89

45 LISTAS DE ENVÍO > AJUSTES DE LISTA > COPIAR En esta sección puede copiar s entre listas, duplicar listas o sincronizar códigos de estado de los s. 1. Puede duplicar una lista con un estado elegido 2. Fusionar lista1 en lista2, no destruye lista1, resultado: mantiene la lista 1 intacta y crea lista2+lista Sincronizar leyendas, se pueden actualizar listas con las leyendas que deseemos, los que no cumplan con ese criterio seleccionado (status seleccionado) se borrarán de las listas. LISTAS DE ENVÍO > AJUSTES DE LISTA > BORRAR Puede también borrar listas de envío o correos individualmente, según el atributo estado, borrar los correos que existen en una lista, de otra lista Página 45 de 89

46 LIBRETA DE DIRECCIONES / SET DE DATOS En el modo Express hemos visto como trabajar con la libreta de direcciones y cual es su propósito. Si desea trabajar con los Set de datos, primero debe hacer lo siguiente: Libreta de direcciones > preferencias > marque la opción Usar set de datos y presione guardar. Una vez haga el cambio, el menú Libreta de Direcciones pasará a llamarse Set de Datos. Página 46 de 89

47 A continuación veremos algunas definiciones prácticas para conocer mejor las operaciones que se pueden realizar con las listas de envío y datos de suscriptores. DEFINICIÓN DE LISTA DE ENVÍO: En GraphicMail las listas de envío son listas que contienen solamente direcciones de mail, con atributos de estado (status), que pueden ser entre otras, (OK), (S) suscriptor, (U) dado de baja, etc., y se utilizan en el mismo momento del envío de la Newsletter, son las direcciones que se usarán para efectuar el envío, como máximo cada cuenta tiene permiso para crear 20 listas de envío (mailing lists) con todas las direcciones que desee por lista (indefinida teóricamente). Los atributos se definen tal y como muestra la figura siguiente: Los atributos de estado nos sirven para averiguar si el correo electrónico es válido o no, y nos servirán para generar otras listas de envío que nos interese especialmente en campañas futuras. Página 47 de 89

48 Por ejemplo, si un correo tiene como atributo (HB) rebote alto, significa que posiblemente ese usuario tiene su buzón lleno, no exista en la organización del sistema destinatario (despedido, por ejemplo). Por el contrario, un usuario posee el estado (U) si ha enviado un correo para darse de baja; (SP) suscriptor sin confirmar su correo; (S2) suscriptor confirmado; (OK) correo validado. Por lo tanto y gracias a la definición anterior, una misma dirección de mail puede estar en varias listas de envío y distintas listas de envío se pueden usar para enviar varias newsletters diferentes o no. DEFINICIÓN DE SET DE DATOS (BASE DE DATOS) Un Set de Datos (base de datos) es una colección de datos ordenados o no que pertenecen a un mismo contexto, por ejemplo, una base de datos puede ser una biblioteca municipal, cuyos datos son los libros que exponen en sus estanterías. Por lo tanto, concretando en la definición anterior, una base de datos en GraphicMail va a ser una colección de datos, ordenados por el correo electrónico del suscriptor (clave principal) y que contendrá sus datos personales en los campos definidos en la misma base de datos. La unidad mínima de almacenamiento en una base de datos es un REGISTRO, y se puede comparar a una celda de una hoja de Excel cuyas columnas serían los campos de la base de datos y la fila los registros pertenecientes a un único (dirección de correo electrónico). La base de datos se define por los nombres de sus campos: Nombre, Apellidos, Dirección, edad, sexo Los datos son únicos para cada registro, por ejemplo pepe@dominio.com Nombre: Pepe Apellido 1: Zorilla Apellido 2: Marín Dirección: La Pampa 34 Ciudad: Madrid Edad: 34 años Sexo: Varón SET DE DATOS > AJUSTES SET DE DATOS > CREAR SET DE DATOS Desde este apartado podrá definir los campos en donde se contendrán los datos más tarde. Atención: El nombre de los campos deben ser correspondientes al nombre de las columnas de una hoja de Excel. Por ejemplo País, sexo, Apellido1, Apellido2, Nombre. Si creamos un Data Set para rellenar formularios online, podremos elegir el tipo de campo adecuado: Lista desplegable. Casilla de verificación, radio botón, oculto. Página 48 de 89