MANUAL DE USUARIOS DEL MODULO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE SERVIDORES PÚBLICOS (SASP)

Transcripción

1 MINISTERIO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA (MAP) Dirección de Tecnología de la Información y Comunicación MANUAL DE USUARIOS DEL MODULO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE SERVIDORES PÚBLICOS (SASP) Santo Domingo, R.D. Abril 2013

2 Página 2 de 35 CONTENIDO INTRODUCCION... 4 I. CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO Tipos de Factores de Evaluación Agregar Tipo de Factor de Evaluación Modificar / Eliminar Tipo de Factor de Evaluación Ponderadores Agregar Ponderador Modificar Ponderador Eliminar Ponderador Factores de Evaluación Agregar Factor de Evaluación Modificar Factor de Evaluación Eliminar Factor de Evaluación Agregar Procesos de Evaluación Ejecución de Procesos de Evaluación de 35

3 Página 3 de 35 II. USO DEL MÓDULO Generación/Impresión de Formulario(s) de Evaluación Registro de Calificaciones en Expedientes de Empleados de 35

4 Página 4 de 35 INTRODUCCION Evaluar el desempeño es hacer una comparación entre la ejecución esperada y la ejecución realizada por el empleado en su puesto de trabajo, en un período de tiempo determinado. Con la aplicación de este subsistema se puede apreciar el desenvolvimiento de los empleados en el cargo. El Módulo de Evaluación del (SASP), nos permite generar, registrar, modificar y guardar los procesos de evaluación del desempeño de los servidores públicos, así como también, en caso de ser necesario, hacer modificaciones a los factores de evaluación de las mismas; permitiéndonos hacer cambios totales o parciales de acuerdo a las necesidades actuales para realizar el proceso, según el Reglamento de Evaluación del Desempeño y todos los instrumentos legales emanados del Ministerio de Administración Pública (MAP), relacionados con el tema. 4 de 35

5 Página 5 de 35 I. CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO. 1 Tipos de Factores de Evaluación. Para trabajar con los tipos de factores de evaluación sólo tenemos que ir al menú principal SASP-RRHH Cargos Tipos de Factores de Evaluación, presionamos el botón izquierdo del mouse (ratón), como podemos ver en las siguientes imágenes. (Ver Figura 1 - Tipos factor de evaluación y Figura 1.1) Figura 1 Tipos factor de evaluación 5 de 35

6 Página 6 de 35 Figura Agregar Tipo de Factor de Evaluación. Para agregar un nuevo tipo de factor de evaluación debemos seleccionar la opción agregar (Ver Figura 1.1) y a continuación el sistema abre una pantalla la cual nos permite agregar el código del factor de evaluación y la descripción del mismo, como podemos ver en la Figura 2 Agregar Tipo factor de Evaluación. Figura 2 Agregar Tipo de Factor de Evaluación Luego de agregar el código y la descripción del tipo de factor presionamos la tecla aceptar y hemos creado el nuevo tipo de factor de evaluación, como podemos ver en la Figura 3 Tipos factor de Evaluación. 6 de 35

7 Página 7 de 35 Figura 3 Tipos de factor de Evaluación 1.2 Modificar / Eliminar Tipo de Factor de Evaluación. Para modificar o eliminar un tipo de factor de evaluación sólo debe posicionarse sobre el que desea ejecutar la acción y presionar el botón de modificar o de eliminar, según corresponda. Ver Figura de 35

8 Página 8 de 35 Figura 1.1 De igual forma puede agregar, modificar o eliminar un tipo de factor de evaluación, posicionando el cursor sobre la pantalla y presionando el botón derecho del mouse. Al hacer esto aparecerá el recuadro siguiente. Ver Figura 1.2 Figura de 35

9 Página 9 de 35 2 Ponderadores. Para trabajar con los ponderadores (escalas de puntuaciones) sólo tenemos que ir al menú principal SASP-RRHH Cargos Ponderadores, como podemos ver en las siguientes imágenes. (Ver Figura 4 - Ponderadores y Figura 4.1) Figura 4 Ponderadores 9 de 35

10 Página 10 de 35 Figura 4.1 Ponderadores 2.1 Agregar Ponderador. Para agregar un nuevo ponderador presionamos el botón de agregar, como podemos ver en la imagen de la Figura 4.1 Ponderadores y llenamos el campo descripción y los de fecha desde y hasta. Para terminar presionamos el botón ACEPTAR. (Ver Figura 5 Agregar: Ponderador) (Ver Figura 5 Agregar: Ponderador) 2.2 Modificar Ponderador. Para modificar un ponderador presionamos el botón de modificar, como podemos ver en la imagen de la Figura 4.1 Ponderadores y llenamos el campo descripción y los de fecha desde y hasta, 10 de 35

11 Página 11 de 35 según los cambios que correspondan. Para terminar presionamos el botón ACEPTAR. (Ver Figura 6 Actualizar: Ponderador) (Ver Figura 6 Actualizar: Ponderador) 2.3 Eliminar Ponderador. Para eliminar un ponderador sólo debe posicionarse sobre el que desea ejecutar la acción y presionar el botón. (Ver Figura Ponderadores) Para salir del menú de ponderadores presionamos el botón la Figura 4.1 Ponderadores., como podemos ver en la imagen de 3 Factores de Evaluación. Para acceder a los factores de evaluación del desempeño debe ir al menú principal, submenú SASP-RRHH - Cargos y seleccionar la opción de factores de evaluación del desempeño, como podemos ver en la Figura 7 Factores de Evaluación. 11 de 35

12 Página 12 de 35 Figura 7 Factores de evaluación de desempeño Cuando seleccionamos esta opción, el sistema nos muestra una pantalla en la que podemos agregar, ver, modificar, copiar o borrar los factores de evaluación, como podemos ver en la Figura 8 Factores de Evaluación. Figura 8 Factores de Evaluación 12 de 35

13 Página 13 de Agregar Factor de Evaluación. Al presionar la opción agregar en la pantalla anterior (Figura 8), el sistema nos muestra la pantalla que podemos ver en la Figura 9 Agregar Factor de Evaluación. Figura 9 Agregar Factor de Evaluación En esta pantalla agregamos las informaciones generales del factor de evaluación, tales como el código, nombre, la descripción general y tipo de factor. En la pestaña de filtros presionamos el botón de la derecha y abrimos el menú desplegable y presionamos la opción agregar, como podemos ver en la Figura 10 Agregar Factor de Evaluación. 13 de 35

14 Página 14 de 35 Figura 10 Agregar Factor de Evaluación Cuando seleccionamos la opción agregar se abre un menú en el cual tenemos varios filtros, el primero de ellos es el Filtro - Unidades Funcionales, en este filtro podemos incluir las unidades funcionales para las que aplica este factor de evaluación, como podemos ver en la Figura 11 Agregar Filtro Factor Evaluación. Figura 11 Agregar: Filtro Factor Evaluación > Filtro Unidades Funcionales 14 de 35

15 Página 15 de 35 El otro filtro es el de Escalafones, en este podemos seleccionar a cual escalafón pertenece este factor de evaluación, como podemos ver en la Figura 12 Agregar Filtro Factor Evaluación Figura 12 Agregar: Filtro Factor Evaluación > Filtro Escalafones En el filtro de agrupamientos, se agrupan a los servidores públicos de acuerdo a los diferentes grupos ocupacionales y si los mismos son empleados de carrera o no, como podemos ver en la Figura 13 Agregar Filtro Factor Evaluación. Figura 13 Agregar: Filtro Factor Evaluación > Filtro Agrupamientos 15 de 35

16 Página 16 de 35 En el filtro de Tipos de empleados podemos clasificar a que tipo de empleado le aplica este factor de evaluación, como podemos ver en la Figura 14 Agregar Filtro Factor Evaluación. Figura 14 Agregar: Filtro Factor Evaluación > Tipos de empleados 3.2 Modificar Factor de Evaluación. Para modificar un factor de evaluación presionamos el botón de modificar, como podemos ver en la imagen de la Figura 8 Factores de Evaluación y llenamos los campos: código, nombre, descripción general factor y tipo de factor, según los cambios que correspondan. Para terminar presionamos el botón ACEPTAR. (Ver Figura 15 Actualizar: Factor de Evaluación) 16 de 35

17 Página 17 de 35 Figura 15 Actualizar: Factor de Evaluación Para modificar el filtro dentro del factor de evaluación seleccionamos la pestaña Filtros, presionamos el botón derecho del mouse y elegimos la opción Modificar eligiendo las opciones, según los cambios que correspondan. Para terminar presionamos el botón ACEPTAR. (Ver Figura 15.1 Actualizar: Factor de Evaluación Filtros) 17 de 35

18 Página 18 de 35 Ver Figura 15.1 Actualizar: Factor de Evaluación Filtros Para agregar, modificar o eliminar una definición de calificaciones dentro del factor de evaluación seleccionamos la pestaña en la que deseamos actuar, presionamos el botón derecho del mouse y elegimos la acción a ejecutar, según los cambios que correspondan. Para terminar presionamos el botón ACEPTAR. (Ver Figura 15.2 Actualizar: Factor de Evaluación Definición de Calificaciones) Figura 15.2 Actualizar: Factor de Evaluación Definición de Calificaciones Si la acción es modificar, el sistema mostrará la pantalla de la Figura 15.3, en la cual debemos realizar los cambios y para terminar presionamos al botón ACEPTAR. 18 de 35

19 Página 19 de 35 Figura 15.3 Actualizar: Relación nota factor evaluación NOTA: El nivel de calificación y el Rango están directamente relacionados con los Ponderadores definidos. 3.3 Eliminar Factor de Evaluación. Para eliminar un factor de evaluación sólo debe posicionarse sobre el que desea ejecutar la acción y presionar el botón. (Ver Figura 8 - Factores de Evaluación) Para salir del menú de factores de evaluación presionamos el botón imagen de la Figura Figura 8 - Factores de Evaluación., como podemos ver en la 4 Agregar Procesos de Evaluación. Luego de que los tipos y factores de evaluación, y los ponderadores estén creados o modificados, procedemos a agregar el proceso de evaluación correspondiente a cada institución. Para agregar un proceso de evaluación debemos de ir a la opción del menú principal SASP-RRHH Cargos Evaluaciones Procesos Evaluación, como podemos ver en la Figura 16 Procesos Evaluaciones - Procesos de Evaluación. 19 de 35

20 Página 20 de 35 Figura 16 SASP-RRHH Cargos Evaluaciones Procesos Evaluación Al seleccionar la opción de procesos de evaluación abrimos una pantalla como podemos ver en la Figura 17 Procesos de Evaluación. En esta pantalla presionamos el botón derecho y en el menú emergente seleccionamos la opción agregar, como podemos ver en la Figura 17 Procesos de Evaluación. 20 de 35

21 Página 21 de 35 Figura 17 Procesos de Evaluación Al seleccionar esta opción el sistema nos muestra una pantalla, como podemos ver en la Figura 18 Agregar Proceso de Evaluación 21 de 35

22 Página 22 de 35 Figura 18 Agregar Proceso de Evaluación En esta pantalla debemos de seleccionar el período de evaluación que se va a ejecutar, el tipo de factor de evaluación, se elige el organismo en el cual se aplicará la evaluación, es importante tomar en cuenta que si no hemos seleccionado el período de evaluación el sistema no nos habilitará los organismos hábiles para que el proceso de evaluación sea agregado. Se debe ejecutar un proceso por cada tipo de factor de evaluación (Características Individuales y Desempeño de la Función). Al elegir el organismo POF, debe especificar claramente si incluye los hijos (dependencias) o no, ya que al cotejar la opción Incluye hijos organismos pof, el sistema incluye todas las dependencias según la parametrización que tiene el Sistema de la estructura organizativa de esa institución. Si lo desea puede agregar el proceso de evaluación para un área/dependencia específica dentro de la Institución. Luego de llenar las informaciones en la pestaña General, presionamos la tecla aceptar y el sistema registra la información y nos muestra una pantalla como podemos ver en la Figura 19 Procesos de Evaluación 22 de 35

23 Página 23 de 35 Figura 19 Procesos de Evaluación 5 Ejecución de Procesos de Evaluación. Luego de agregar el proceso de evaluación procedemos a ejecutar el mismo. Para ejecutar el proceso de evaluación nos colocamos en la pantalla de Procesos de Evaluación, presionamos en botón derecho y seleccionamos la opción Ejecutar Proceso, como podemos ver en la Figura 20 Procesos de Evaluación. 23 de 35

24 Página 24 de 35 Figura 20 Procesos de Evaluación Al presionar esta opción el sistema nos muestra una pantalla en la cual nos informa que está guardando la información del proceso, como podemos ver en la Figura 21 Procesando. Figura 21 Procesando 24 de 35

25 Página 25 de 35 Luego de que se haya hecho la ejecución del proceso de evaluación, el sistema nos muestra una pantalla en donde sale el período de la evaluación, el organismo que se está evaluando y el tipo de factor de evaluación que se generó, como podemos ver en la Figura 22 Procesos de Evaluación. Figura 22 Procesos de Evaluación 25 de 35

26 Página 26 de 35 II. USO DEL MÓDULO. Luego que la Dirección de Reclutamiento, Selección y Evaluación de Personal del MAP ejecuta el proceso de evaluación dentro del SASP, el Área de Recursos Humanos de la Institución debe proceder a generar e imprimir los Formularios de Evaluación de los empleados que se van a evaluar, para ser entregados a los Supervisores, quienes deben llenarlos, según lo establece el procedimiento de Evaluación Institucional. 1. Generación/Impresión de Formulario(s) de Evaluación. Para generar los formularios de la evaluación, los cuales están identificados por cada grupo ocupacional, accedemos al menú de Consulta Evaluación de Desempeño Formulario de Evaluación, como podemos ver en la Figura 23, luego el sistema muestra la pantalla de la Figura 24, la cual que debemos llenar con los datos requeridos. Figura 23 - Consulta Evaluación de Desempeño Formulario de Evaluación Para generar dichos formularios, agregamos los argumentos obligatorios que requiere el sistema, como son: el período tomado en cuenta para la evaluación, el código de la institución, la descripción de la institución, el organismo (nombre del organismo designado en la estructura pof dentro del SASP) y el agrupamiento al cual pertenecen los cargos a evaluar; presionamos el botón ACEPTAR y el sistema 26 de 35

27 Página 27 de 35 procede a generar los formularios según los parámetros señalados. Ver Figura 26 Agregar: Definición de Argumentos y Formato de Salida. NOTAS: Figura 24 Agregar: Definición de Argumentos y Formato de Salida. A. Es obligatorio llenar los campos con fondo blanco, mientras que los campos con fondo gris son opcionales. B. En el campo Código se debe especificar el código de la institución asignado en la estructura POF del SASP. (Antes de trabajar con este punto se deben verificar cuáles son los códigos correspondientes a la institución y sus dependencias) C. En el campo Descripción normalmente se escriben las primeras palabras del nombre de la institución (relacionado con el Código), si se llena correctamente el Sistema automáticamente rellenará el campo Organismo. D. También se puede generar e imprimir un solo formulario especificando el número de cédula del empleado, llenando el campo cédula sin guiones y con dos (2) ceros delante. Ej: E. Si desea tiene la opción de generar sólo los formularios de un área específica, como un Departamento, Dirección, etc., llenando el campo Unidad donde labora. F. También se pueden generar los formularios de toda la institución, por Grupos Ocupacionales. En la pestaña Output, se pueden observar las dos (2) opciones que el Sistema facilita para generar / imprimir los formularios, las cuales puede seleccionar según su necesidad y luego presionar el botón ACEPTAR. Ver Figura 24.1 Agregar: Definición de Argumentos y Formato de Salida Output. 27 de 35

28 Página 28 de 35 Figura 24.1 Agregar: Definición de Argumentos y Formato de Salida Output 2. Registro de Calificaciones en Expedientes de Empleados. Luego de que los Supervisores devuelven los Formularios de Evaluación llenados, el Área de Recursos Humanos debe acceder al SASP y en expediente de cada empleado (en la pestaña denominada Desempeño) visualizar los factores evaluados, y procede a registrar las notas asignadas por el Supervisor de dicho empleado, en los dos procesos generados (Desempeño de la Función y Características Individuales). Ver Figura 25 Actualizar: Cargo Civil Desempeño. Seleccione el Tipo de Factor de Evaluación en el cual desea introducir las calificaciones, luego presione el botón derecho del mouse y elija la opción Modificar. 28 de 35

29 Página 29 de 35 Figura 25 Actualizar: Cargo Civil Desempeño Nota: Para accesar al expediente del empleado consultar el Manual de Usuarios de Recursos Humanos del SASP. 29 de 35

30 Página 30 de 35 En la Figura 25.1 Actualizar: Formulario de Evaluación, se puede visualizar la pestaña General, en la cual se detallan algunos datos del proceso de Evaluación generado por la Dirección de Reclutamiento, Selección y Evaluación de Personal del MAP. Datos como: Fecha Evaluación, Fecha Desde y Fecha Hasta. En esta pestaña también aparecen los factores de evaluación correspondientes al cargo evaluado y se pueden colocar las notas para cada uno, tal como el Supervisor llenó en el formulario en su versión física. Al finalizar, presionar el botón ACEPTAR. Las notas registradas en esta pantalla se copian de inmediato en la próxima pestana de Factores Evaluados (Ver Figura 25.2). Figura 25.1 Actualizar: Formulario de Evaluación General 30 de 35

31 Página 31 de 35 Figura 25.2 Actualizar: Formulario de Evaluación Factores Evaluados En la pestaña de Factores Evaluados se encuentran los distintos factores que corresponden a ese tipo de Factor de Evaluación y para acceder a ellos, debemos posicionarnos sobre cada uno y dar clic en el botón derecho del mouse (opciones Modificar, Ver, etc.) para tener más detalles de cada uno. Ver Figura 26 Ver: Formulario de Evaluación Factores Evaluados y Figura 26.1 Actualizar: Factor Evaluado General. 31 de 35

32 Página 32 de 35 Figura 26 Actualizar: Formulario de Evaluación Factores evaluados Figura 26.1 Actualizar: Factor evaluado General 32 de 35

33 Página 33 de 35 En la pestaña de Información Factor podrán tener una breve descripción del factor seleccionado. Ver Figura 26.2 Actualizar: Factor Evaluado. Figura 26.2 Actualizar: Factor evaluado Información Factor En la pestaña de Detalles se visualiza el nombre del Evaluador y también se pueden introducir los compromisos que el evaluador y evaluado han acordado para el próximo período de evaluación. Ver Figura 27 Actualizar: Formulario de Evaluación. 33 de 35

34 Página 34 de 35 Figura 27 Actualizar: Formulario de Evaluación Detalles NOTA: Para que en el campo del Evaluador aparezca el nombre correcto del Superior Inmediato del empleado, el Área de RRHH debe previamente haber trabajado, con la Dirección de Diagnostico y Diseño Organizacional del MAP, en la asignación de los responsables de cada unidad de la estructura organizativa de su institución y verificar su correcta aplicación en el SASP. Esto debería realizarse antes de que la Dir. de Reclutamiento del MAP genere el proceso de Evaluación. 34 de 35

35 Página 35 de 35 Al finalizar de introducir las calificaciones y los demás datos necesarios para la evaluación, el Sistema realiza una sumatoria automática la cual arroja el resultado final en cada tipo de factor de evaluación, como nos muestra la Figura 28 Actualizar: Cargo Civil Desempeño. Figura 28 Actualizar: Cargo Civil Desempeño En la pantalla de la Figura 28, también se pueden visualizar los incidentes críticos que, sobre el comportamiento del empleado, se han registrado durante el período de evaluación correspondiente. Dichos incidentes pueden ser positivos o negativos y pueden servir de evidencia para el evaluador al momento de llenar el formulario que corresponde al empleado evaluado. 35 de 35