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1 CONTENIDO INTRODUCCIÓN I. BASE LEGAL II. OBJETIVOS A. GENERAL B. ESPECIFICOS III. POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A POLÍTICAS B NORMAS C - PROCEDIMIENTOS IV. METODOLOGIA PARA EVALUAR EL DESEMPEÑO A. DESCRIPCION DEL METODO B. APLICACIÓN DEL METODO: 1.CLASIFICACION Y DESCRIPCION DE CLASES OCUPACIONALES 2.FACTORES O CRITERIOS DE EVALUACION 3.PONDERACIÓN DE FACTORES POR CLASES OCUPACIONALES 4.CALIFICACION DEL DESEMPEÑO 5.INDICACIONES GENERALES V. REFORMAS O ACTUALIZACIONES VI. VII. VIII. DEROGATORIA VIGENCIA ANEXOS FORMULARIO DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO PERSONAL DE JEFATURAS, PROFESIONALES Y TECNICOS, ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIOS GENERALES. GUIA PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO EVALUACION DEL DESEMPEÑO REPORTE DE HOJA DE RESULTADOS DE CALIFICACIONES DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO POR EMPLEADO. 1

2 INTRODUCCION La Gerencia General en coordinaciòn con la Unidad Administrativa y la Unidad Técnica de Planificación y Desarrollo, a travès del Departamento de Recursos Humanos, ha realizado la actualizaciòn del Manual de Evaluación del Desempeño del Personal del Consejo Nacional de la Judicatura, con el propòsito de contar con una herramienta tècnica administrativa actualizada, que permita evaluar lo màs objetivamente posible el desempeño del Secretario Ejecutivo, Gerente General, Director de la Escuela de Capacitación Judicial, jefes de Unidad y los empleados, contribuyendo a identificar necesidades y fortalezas a fin de tomar decisiones y ejecutar acciones que permitan estimular a los mejores elementos y realizar medidas correctivas para incentivar al personal con resultados de evaluación por debajo de lo satisfactorio, a fin de mejorar su desempeño laboral. El contenido del presente Manual se desarrolla en ocho capítulos, los cuales estàn estructurados de la manera siguiente: Base Legal: Hace un enunciado del articulado de las Leyes y Normas que sustentan este instrumento. Objetivos: Plantea los objetivos generales y específicos que se persiguen con el presente Manual. Politicas Normas y Procedimientos: Este apartado determina las reglas y pasos a seguir para desarrollar objetivamente la evaluación del desempeño. Metodologìa: Plantea la metodología que se utilizará para evaluar el rendimiento de los empleados, describe el método el cual se basa en factores y grados y la forma como éste se aplicará, dentro de esta aplicaciòn se agrupa al personal en clases ocupacionales, definiendo los factores ò criterios de evaluación, detallando la correspondiente ponderación, que se otorga a cada factor por clase ocupacional; asimismo se determinan cinco categorìas para definir la calificaciòn del desempeño y proporciona una guía con indicaciones de tipo general en la cual se mencionan aspectos que deben considerarse para evaluar al empleado y para realizar la entrevista de evaluaciòn. Por otra parte se incluyen los apartados: Reformas o Actualizaciones, en èste se mencionan las unidades facultadas para proponer las reformas que sean pertinentes, a fin de realizar la actualizaciòn del documento; Derogatoria, Vigencia y Anexos, en este ùltimo apartado se presentan como anexos, los formularios Evaluación del Desempeño para cada clase ocupacional, tales como: personal de Jefaturas, Profesionales y Técnicos, Personal Administrativo y Personal de Servicios Generales; una Guía para el llenado del formulario Evaluación del Desempeño y el formulario de Resultados de la Evaluación del Desempeño, por empleado. 2

3 I. BASE LEGAL: El Manual de Evaluación del Desempeño tiene su fundamento legal en las Normas Técnicas de Control Interno Específicas para el Consejo Nacional de la Judicatura; en el Literal d) del Artìculo 22 y Literal b) del Artículo 34 de la Ley del Consejo Nacional de la Judicatura; en el Literal e), Artículo 25 y Literal f) Art. 50, del Reglamento de la Ley del Consejo Nacional de la Judicatura. II. OBJETIVOS: A. GENERAL Contar con una herramienta técnica que permita determinar las capacidades, potencialidades y necesidades del recurso humano que labora en el Consejo Nacional de la Judicatura, que permita trazar la estrategia de desarrollo del personal orientada hacia el logro de los fines y objetivos institucionales. B. ESPECIFICOS: 1. Medir el grado de rendimiento alcanzado por cada empleado de la Institución en su puesto de trabajo, mediante el análisis de los resultados obtenidos en cada período evaluado, a fin de implantar acciones que fortalezcan su productividad. 2. Identificar y conocer las necesidades reales de capacitación del personal, e incorporarlas al programa de capacitación a fin de lograr un mejor aprovechamiento dentro de la institución y llevar a cabo actividades que potencien su desarrollo profesional y técnico en los diferentes puestos de la organización. 3. Contribuir al mejoramiento del clima organizacional, estimulando en el empleado el deseo de superación, a través de la comunicación efectiva, dando a conocer a los empleados sus cualidades y los aspectos que debe mejorar, creando un ambiente armonioso a fin de que cada empleado cumpla con las funciones y atribuciones que le corresponden. III. POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A. POLITICAS 1. El Proceso de Evaluación del Desempeño se deberá efectuar ordinariamente una vez al año y el período a evaluar será: De Enero a Diciembre. 2. La evaluación del desempeño será considerado como un insumo para la formulación del plan de Capacitación del personal del Consejo. 3. Los resultados de la evaluación del desempeño serán utilizados en los procesos de promociones y ascensos del personal del CNJ. 4. La aplicación del Manual del Desempeño promoverá una buena comunicación y retroalimentación entre Secretario Ejecutivo, Gerente General, Director de la Escuela de Capacitación Judicial y jefes de Unidad con el personal que este bajo la responsabilidad de estos cargos. 3

4 5. El resultado de la evaluacion será considerado como confidencial, siendo del conocimiento únicamente del personal involucrado. B. NORMAS 1. La Unidad Administrativa a través del Departamento de Recursos Humanos, será la responsable de desarrollar el proceso de Evaluación del Desempeño de los empleados del Consejo Nacional de la Judicatura y de dar la asosía necesaria para su aplicación al Secretario Ejecutivo, Gerente General, Director de la Escuela de Capacitación Judicial y jefes de Unidad. 2. La evaluación del desempeño de cada empleado a excepción Secretario Ejecutivo, Gerente General, Director de la Escuela de Capacitación Judicial y Jefe de Audioría Interna, será realizada por el jefe inmediato superior, en forma objetiva aplicando el formulario Evaluación del Desempeño, siguiendo los lineamientos proporcionados en la Guía para el llenado del formulario, el cual será proporcionado por el Departamento de Recursos Humanos, vía magnetica ó correo electrónico. (Anexo 1 y 2). 3. La evaluación del desempeño del Secretario Ejecutivo, Gerente General, Director de la Escuela de Capacitación Judicial y Auditor Interno, será realizada a través de una Comisión de Evaluación integrada para tal efecto y que estará formada por los señores Consejales nombrados por el Pleno del Consejo. 4. Los empleados que no esten de acuerdo con su evaluación después de revisarla con su jefe inmediato, podrán solicitar por escrito una revisión a la Jefatura de la Unidad Administrativa dentro de cinco días hábiles a partir del día que efectuo la evaluación. 5. Para el análisis de los casos de desacuerdo por parte del empleado evaluado y los cuales fueron solicitados a la Unidad Administrativa, se integraran comisiones conformadas por el jefe inmediato superior del jefe evaluador, el jefe evaluador y el jefe del Departamento de Recursos Humanos; posterior al análisis de la comisión será citado el empleado interesado para su discusión. Todo el proceso de revisión, debe realizarse en 15 días habiles despues de presentada la solicitud de revisión por parte del empleado. 6. El Secretario Ejecutivo, Gerente General, Director de la Escuela de Capacitación y Auditor Interno, solicitarán la revisión de su evaluación del desempeño al Pleno del Consejo. 7. Los formularios de la Evaluaciòn del Desempeño del personal deberàn ser remitidos al Departamento de Recursos Humanos, debidamente completados y firmados por el jefe inmediato del empleado, el jefe inmediato superior y el empleado evaluado, a màs tardar quince dias hàbiles, posteriores a la fecha de entrega de los mismos. En el caso del personal que depende directamente del señor Presidente, señores ò señoras Consejales, el Director de la Escuela, el Secretario Ejecutivo y el Gerente General, los formularios deberàn contener las firmas de èstos y del empleado evaluado. 8. La Unidad Administrativa a travès del Departamento de Recursos Humanos, serà la responsable de procesar la informaciòn de los formularios de Evaluaciòn del Desempeño de los empleados del Consejo Nacional de la Judicatura, generando un reporte de Resultados de calificaciones por cada uno de los Organos y Unidades del Consejo,el cual serà remitido a las distintas jefaturas a efecto de que se dè a conocer al empleado su 4

5 calificaciòn final. 9. Todo empleado sujeto a la aplicación de este Manual y que durante el período de evaluación haya desempeñado más de un puesto en la institución, deberá ser evaluado en el puesto que permaneció mayor tiempo; de haber laborado por igual período, deberá ser evaluado en el último puesto de trabajo. 10. En los casos de ausencia del responsable de la evaluación de los empleados, por motivo de renuncia, misión fuera del país, licencia u otra causa no prevista que le impida efectuar las evaluaciones del personal, será el jefe inmediato superior quien realice las evaluaciones del desempeño. 11. Al producirse un cambio interno de jefatura, el responsable de la evaluación del desempeño será el jefe con quien el empleado haya laborado por más tiempo, independientemente en el puesto que se encuentre el empleado que va a efectuar la evaluaciòn. 12. La Unidad Administrativa a través del Departamento de Recursos Humanos, será la responsable de elaborar el Informe Ejecutivo de los Resultados de las Evaluaciones del Desempeño de los empleados del CNJ, dicho informe será remitido a la Gerencia General, a fin de dar a conocer los resultados al Pleno del Consejo. 13. El Gerente General, será el responsable de presentar al Pleno del Consejo, el Informe de resultados de la evaluación del desempeño del personal del CNJ, con las recomendaciones que sean pertinentes para mejorar el rendimiento de los empleados en los puestos de trabajo y dar seguimiento a las acciones aprobadas por el Pleno del Consejo. 14. El Departamento de Recursos Humanos, será el responsable de archivar en los expedientes del personal, los formularios complementados en el proceso ( Evaluación del Desempeño y Resultados de la Evaluaciòn del Desempeño por Empleado ). 15. El empleado que ingrese al Consejo Nacional de la Judicatura por periodo de prueba, deberà ser evaluado por el jefe inmediato antes de finalizar dicho perìodo, lo cual hará a travès del formulario de Evaluación del Desempeño correspondiente al grupo ocupacional descrito en este manualy deberá ser presentado al Pleno del Consejo o Presidencia, a través de la Gerencia General. C.- PROCEDIMIENTO: Para facilitar el proceso de la evaluación del desempeño del personal, se detallan los pasos a seguir por los evaluadores y demás personal que interviene en el proceso. A continuación se describe el procedimiento a ejecutar para la evaluación del desempeño del personal del C.N.J. 5

6 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PAGINA: 01 de 02 NOMBRE: EVALUACION DEL DESEMPEÑO DE FECHA SECRETARIO EJECUTIVO, GERENTE GENERAL, AUDITOR ELABORACION: INTERNO Y DIRECTOR DE LA ECJ. 26/07/2007 FECHA ACTUALIZACION: OBJETIVO: Describir las acciones que deberán seguir las personas responsables de evaluar el rendimiento de Secretario Ejecutivo, Gerente General, Auditor Interno y Director de la ECJ; y contar con un procedimiento uniforme para los evaluadores y usuarios. RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACCION No. Jefe de Recursos Humanos 1 Prepara formulario Evaluación del Desempeño, Guía de llenado a utilizar para evaluación del Secretario Ejecutivo, Gerente General, Auditor Interno y Director de la ECJ. Elabora memorando dirigido al Secretario Ejecutivo, solicitando se realice la evaluación del desempeño y traslada al Jefe de la Unidad Administrativa para su firma. Jefe Unidad Administrativa Secretario Ejecutivo 2 Recibe y revisa memorando y documentación adjunta, si no hay observaciones firma y traslada memorando al Secretario Ejecutivo, adjuntando las copias del formulario Evaluación del Desempeño y la Guia para el llenado del formulario. 3 Recibe memorando y formularios a utilizar para la evaluaciòn del desempeño del Secretario Ejecutivo, Gerente General, Auditor Interno y Director de la ECJ, verifica que estén completos y procede a incluir en la agenda. Pleno del Consejo 4 Recibe solicitud de Evaluación del Desempeño de los funcionarios a evaluar, analiza, toma acuerdo y nombra Comisión de Evaluación. Secretario Ejecutivo Coordinador de Comisión Evaluadora 5 Elabora Acuerdo de Pleno, envía al Coordinador de la Comisión de Evaluación nombrada por el Pleno del Consejo, adjuntando documentación de respaldo para Evaluación. 6 Recibe Acuerdo del Pleno del Consejo, convoca a representantes de la Comisión y ejecuta Evaluación, remitiendo resultados de evaluación al Secretario Ejecutivo para someterlos a consideración del Pleno del Consejo. 6

7 Secretario Ejecutivo 7 Recibe resultados de los funcionarios evaluados e incluye en agenda del Pleno. Pleno del Consejo 8 Recibe resultados de la Evaluación, analiza y toma Acuerdo. Secretario Ejecutivo 9 Elabora Acuerdo tomado por el Pleno del Consejo y distribuye a las partes involucradas. 7

8 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PAGINA: 01 de 02 NOMBRE: EVALUACION DEL DESEMPEÑO DE LOS FECHA EMPLEADOS DEL C.N.J. ELABORACION: 26/07/2007 FECHA ACTUALIZACION: OBJETIVO: Describir las acciones que deberán seguir las personas responsables de evaluar el rendimiento de los empleados en sus puestos de trabajo; y contar con un procedimiento uniforme para los evaluadores y usuarios. RESPONSABLE Técnico de Recursos Humanos PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACCION No. 1 Elabora listado de empleados agrupandólos por Unidad organizativa y clase ocupacional, prepara información sobre el formulario Evaluación del Desempeño, agrupándolos por clase ocupacional y de acuerdo con la cantidad de empleados que tiene bajo su responsabilidad cada jefe de la dependencia ó Unidad. Adjunta Guia para llenar dicho formulario. Elabora memorando dirigido a las distintas jefaturas del CNJ, solicitando se realice la evaluación del desempeño del personal a su cargo. Traslada memorando al Jefe del Departamento de Recursos Humanos para su revisión. Jefe de Recursos Humanos 2 Recibe y revisa memorando, si hay observaciones devuelve al Técnico de Recursos Humanos para su corrección, de lo contrario traslada a jefe de la Unidad Administrativa para firma. Jefe Unidad Administrativa 3 Recibe y revisa memorando, si no hay observaciones firma y traslada memorando a los Jefes de Dependencia, Unidades y Encargados de Área, enviando vía magnética ó correo electrónico el formulario Evaluación del Desempeño y la Guia para el llenado del formulario. Jefe de Dependencia, Unidad ò Encargados de Área (Evaluador) 4 Recibe memorando sobre evaluaciòn del desempeño y formularios a utilizar a travès de vía magnética ó correo electrónico, imprime y verifica que estén completos conforme el nùmero de empleados y de acuerdo a ocupacionales que tiene asignado. las clases Procede a evaluar en forma objetiva el desempeño de los empleados a su cargo, tomando en cuenta los lineamientos establecidos en la Guia para llenar dicho formulario. Coloca firma y fecha; y remite el formulario al jefe inmediato superior para su revisión y firma. Jefe inmediato Superior (Revisor) 5 Recibe formulario de Evaluación del Desempeño completado y procede: 8

9 a) Si hace observaciones, explica y devuelve formulario al evaluador para que modifique y retorne a este mismo paso. b) Si no hace observaciones, firma el formulario Evaluación del Desempeño, escribe fecha de revisión y devuelve al Jefe Evaluador. Jefe de Dependencia, Unidad ò Encargado de Área (Evaluador) Jefe de Dependencia ó Unidad y Encargado de Área (Evaluador) Técnico de Recursos Humanos 6 Recibe formularios firmados por el jefe inmediato superior y da a conocer a cada empleado, mediante entrevista individual, la evaluaciòn del desempeño, revisando cada factor; si el empleado está de acuerdo con las alternativas seleccionadas firma en el espacio que corresponde, de no estar de acuerdo expone sus razones y solicita revisión al jefe inmediato superior. 7 Verifica que todos los formularios esten completamente llenos y firmados; remite al Departamento de Recursos Humanos. 8 Recibe formularios de Evaluación del Desempeño, confronta contra listado de empleados por Unidad, que estén completos los formularios y revisa que hayan sido firmados por las instancias correspondientes. Si algún formulario le falta firma no lo recibe y devuelve formulario Evaluaciòn del Desempeño al jefe evaluador para que obtenga la firma faltante y retome posteriormente este mismo paso. Procesa la informaciòn, emite reporte de Hoja de Resultados de Calificaciones de la Evaluaciòn del Desempeño por Empleado y elabora informe final y memorando de remisiòn para cada Dependencia ó Unidad y traslada al jefe de Recursos Humanos. Jefe de Recursos Humanos 9 Recibe y revisa informe final, reporte de Hoja de Resultados de calificaciones de la Evaluaciòn del Desempeño por empleado y memorando de remisiòn y procede: a) Si hace observaciones, devuelve al tècnico de Recursos Humanos para que efectùe modificaciones y se retome posteriormente este mismo paso. b) Si no hay observaciones traslada documentación al jefe de la Unidad Administrativa para revisión y firma. Jefe Unidad Administrativa 10 Recibe y revisa informe final, reporte de calificaciones y memorando de remisiòn, si no hay observaciones firma memorando de remisión y traslada: a) Informe final y memorando de remisiòn a la Gerencia General. b) Reporte de calificaciones y memorando de remisiòn a cada Dependencia ò Unidad del CNJ. (continuar en el paso No.16) 9

10 Gerente General 11 Recibe memorando de remisión e Informe final, lo analiza y somete a conocimiento del nivel superior, a través de la Secretaría Ejecutiva. Secretario Ejecutivo 12 Recibe informe final de resultados de la evaluación del desempeño del personal del CNJ y somete a consideración del Pleno del Consejo. Pleno del Consejo 13 Recibe informe de resultados de la evaluación del desempeño del personal del CNJ, analiza recomendaciones y aprueba las acciones que se deberán ejecutar para mejorar el desempeño laboral del personal. Secretario Ejecutivo 14 Emite Acuerdo de Pleno del Consejo sobre las acciones que se deberán ejecutar para mejorar el desempeño laboral de los empleados del CNJ y comunica a los involucrados: Gerencia General, Unidad Administrativa y Recursos Humanos. Jefe Unidad Administrativa /Recursos Humanos Jefe de Dependencia ó Unidad ó Encargado de Área Tècnico de Recursos Humanos 15 Recibe Acuerdo de Pleno del Consejo y ejecuta las acciones aprobadas por el Pleno. Archiva copia del informe de resultados de la evaluación del desempeño del personal del CNJ. 16 Recibe memorando de remisión y Reporte de Resultados de las calificaciones de los empleados de su unidad ó área y lo da a conocer a los empleados. Remite copia de memorando firmado y sellado de recibido al departamento de Recursos Humanos. 17 Recibe copia de memorando de recibido por la Dependencia, Unidad ó Encargado de Área y archiva. Archiva en el expediente de cada empleado el formulario Evaluación del Desempeño y el reporte de Hoja de Resultados de calificaciones de la Evaluación del Desempeño por Empleado 10

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