Cuando la búsqueda continua de la calidad se integra en el ADN corporativo

Transcripción

1 Cuando la búsqueda continua de la calidad se integra en el ADN corporativo Partner de implementación

2 2 ILBOC Sector Oil & Gas Productos y Servicios Bases lubricantes de última generación Soluciones y Servicios SAP SAP ERP. Módulos: Financiero, Logística, Controlling, Ventas y Distribución Con una plantilla, entre personal propio y contratado, de más de 170 trabajadores, la compañía ILBOC, se ha convertido en uno de los principales productores de bases lubricantes de última generación. Cuenta con una planta de producción en Cartagena y una oficina en Madrid. Su objetivo es ser un referente en el mundo de las bases lubricantes, y ofrecer a sus dos clientes principales, Repsol y SK Lubricants, productos de alta calidad.

3 3 Proveedor estratégico Europeo ILBOC Lube Base Oils, es una sociedad de nueva creación participada por Repsol Petróleo y SK Lubricants Co para el diseño, construcción y operación de una planta de producción de bases lubricantes (LBO) de última generación (grupo 2 y 3) y la comercialización de los mismos, fundamentalmente en el mercado europeo. La planta está localizada en la zona industrial del Valle de Escombreras en Cartagena, entrando en producción en octubre del año 2014, con una capacidad de producción de tm/año, cubriendo más del 40% de la demanda europea actual de dicho producto. Los sistemas de IT de la empresa son propios, y están físicamente emplazados en el CPD destinado a tal fin en el llamado Edificio Administrativo de la planta de Escombreras. La búsqueda continua de la calidad, en todos los aspectos, y el objetivo de ser un referente en la industria, forman parte del ADN de ILBOC.

4 4 Las TIC en la base del crecimiento corporativo Para una empresa como ILBOC, dedicada a la fabricación de productos tecnológicamente avanzados, las Tecnologías de la Información no solo son indispensables, sino que se han convertido en un elemento que aporta valor a toda la organización y les permite mantener un gran nivel de calidad. El departamento TIC está muy cerca de todos los procesos de negocio, para agilizarlos y simplificarlos y conseguir la distribución de la información a toda la organización, de la forma más eficaz posible. Desde el departamento de sistemas se aporta una visión trasversal de toda la compañía, revisando continuamente los procedimientos implementados, gracias al conocimiento de la tecnología y también del mercado e identificando áreas de mejora. La reciente creación de ILBOC les permite estar en una continua definición de procesos, aprovechando las mejores prácticas del sector, y formar al usuario para que aproveche todas las herramientas informáticas estándares puestas a su disposición. Para una empresa joven como la nuestra, que lleva en su ADN la innovación y calidad, SAP ha provisto de un marco robusto, con un estándar de trabajo potente pero suficientemente flexible para ir creciendo y adaptarse a la evolución de nuestros procesos y métodos de trabajo. Sin duda, SAP ha sido clave para el exitoso arranque de nuestra compañia en tiempo, calidad y forma. Juan Ignacio Martínez. IT Manager ILBOC

5 5 Apostar por un proveedor solvente y de prestigio Desde sus comienzos, ILBOC tenía clara la necesidad de disponer de un ERP que les permitiera mejorar, tanto la toma de decisiones de negocio, como el intercambio de información con Repsol y SK Lubricants, sus dos principales clientes y a la vez sus accionistas. Para la elección del proveedor, ILBOC tuvo en cuenta diferentes factores, el primero el sistema con el que trabajaban tanto Repsol como SK Lubricants, ambos usuarios con una amplia experiencia en la utilización de distintas soluciones de SAP y en segundo lugar, cumplir uno de sus requisitos estratégicos, implantar siempre soluciones de proveedores de reconocido prestigio, tanto por sus capacidades funcionales y de servicio a nivel nacional, como por su solvencia y estabilidad en el mercado. Ante estos dos requisitos, y como afirma el responsable de sistemas de ILBOC, SAP se convirtió en la elección, más lógica, cubría plenamente los requerimientos de la organización y dotaba de soporte al crecimiento y desarrollo de la empresa. Ante los requisitos de la compañía, SAP se convirtió en la elección, más lógica para ILBOC ya que cubría plenamente los requerimientos de la organización y dotaba de soporte al crecimiento y desarrollo de la empresa. Juan Ignacio Martínez B. Jefe de Sistemas de ILBOC

6 6 Alinearse con los hitos de la organización Una vez decidida la solución, el siguiente paso fue la elección del partner que iba a ayudar a ILBOC en la implantación del ERP de SAP. Para ello se lanza una propuesta de requerimientos a diversos integradores, muy reconocidos en el mercado y con gran experiencia en el sector del oil & gas. Para la compañía es imprescindible apoyarse en especialistas con experiencia, de ahí la importancia de contar con socios expertos en su sector y también muy cercanos geográficamente. ILBOC es una empresa pequeña en cuanto a su número de empleados, pero con un alto volumen de facturación y con un 24x7 de actividad, necesitando un partner que diera soporte a toda su estructura departamental y capaz de realizar una labor de acompañamiento, de aportar ideas basadas en su experiencia en otras empresas similares. Después de este análisis y escuchar la opinión de Repsol y de SK Lubricants, el integrador elegido fue SCL. En cuanto al proceso de implantación, era necesario que ésta se alineara con cada uno de los hitos que la organización tenía programados durante La prioridad en un primer momento pasaba por poner en funcionamiento los módulos financieros y de controlling. A continuación debía entrar en productivo el módulo de logística y finalmente el de ventas y distribución. Estos hitos se cumplieron al 100% y en octubre de 2014 (en sólo 8 meses), la compañía estaba plenamente operativa, fabricando en especificaciones, cumpliendo con los pedidos y en comunicación con sus partners.

7 7 Una implantación que afecta a todas las áreas de negocio Para poder implantar el ERP de SAP, ILBOC diseñó una arquitectura hardware basada en sistemas blade con tecnología HP, con cabinas de almacenamiento de EMC, Windows Server 2012, SQL Server 2012 y VMware. Al igual que sucedió en la parte de sistemas, apostó por las soluciones más estándares del mercado, pero con dos condiciones, los sistemas críticos tenían que estar en planta, proveer alta disponibilidad y ser plenamente escalables para adaptarse al potencial de crecimiento y rápida evolución de la empresa. A partir de la puesta en productivo de la aplicación, todas las áreas de la compañía están usando el ERP de SAP. En el entorno financiero, los departamentos económico, fiscal y finanzas ya utilizan la solución de SAP, así como el departamento de planificación. La formación ha sido un aspecto importante de la implantación. En una primera etapa se formó a los usuarios del departamento financiero en el entorno SAP, y después en los módulos elegidos, para que tuvieran una visión del sistema y facilitar la toma de requerimientos. En una segunda etapa, se formó en SAP a los usuarios del departamento de planificación y usuarios clave, para simplificar la toma y posterior análisis de requerimientos. Se creó un entorno SAP en pruebas, para que los usuarios, pudieran probar y trabajar con él antes de su definitiva puesta en productivo. La identificación de las funcionalidades críticas de cara al arranque de la compañía y sus operaciones, una dedicada gestión del cambio liderada por IT junto con Desarrollo de Negocio, y una actuación en consecuencia, ha sido también un factor clave en el éxito del proyecto, que cumplió sus objetivos en alcance, tiempos, presupuesto y formas.

8 8 Definir una nueva forma de trabajar Cada una de las fases de implantación de los sistemas ha aportado valor al negocio. La fase de análisis, permitió hacer un resumen de cada una de las necesidades de los departamentos. Identificar qué tenía y cómo querían hacerlo, aportó criterios para definir los procesos de cara a la puesta en marcha de la empresa. La formación, otra de las partes del proyecto, definió una nueva forma de trabajar con terceros y estableció la mecánica para intercambiar documentación y poner en marcha un catálogo de buenas prácticas. Gracias a la implantación del ERP de SAP, ILBOC dispone de un sistema robusto, en el que pueden confiar y que aporta garantías a la empresa, con el potencial de crecimiento que una empresa como ILBOC demanda. Se cumplieron las expectativas que tenían al inicio del proyecto y en cuanto a la conectividad con los socios, todos hablan el mismo idioma. Los procesos puestos en marcha con SAP han aportado a la organización un saber hacer nuevo, ha reforzado el trabajo de los equipos internos, mejorando los sistemas de identificación de nuevas posibilidades de negocio, en línea con los principios de calidad de la empresa, y aportando esa robustez necesaria por una empresa como ILBOC, que produce los 365 días al año, las 24 horas del día.

9 9 Planificar a medio y largo plazo Los planes de futuro de ILBOC contemplan la implantación del módulo de gestión de materiales y de planificación de la producción, ayudándoles en el cálculo y la gestión de los costes de materias primas. La implementación del módulo de planificación de la producción, simplificará su gestión, aumentando la seguridad de los procesos operativos. ILBOC reafirmará a SAP como herramienta de trabajo para la planificación y gestión de la fabricación, tanto a corto (scheduling) como a largo plazo (planning) y reforzando su papel como punto de encuentro de los flujos y operativa de la empresa. ILBOC reforzará la interconexión del sistema SAP con el laboratorio, el sistema de carga de camiones y barcos, el de historificación de datos de planta, gestión de mantenimiento e intercambio de información con clientes y transportistas en la nube, aumentando las sinergias entre todos ellos. 50 xxx xxx (YY/MM)