St. Dominic-Jackson Memorial Hospital

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1 Título: Facturación y cobro St. Dominic-Jackson Memorial Hospital Applies To: St. Dominic-Jackson Memorial Hospital Document Type: Policy Approved By: St. Dominic-Jackson Memorial Hospital Board of Directors Date Authenticated By Policy Management Committee: Category: Financial Services and Materials Owner/Author: Jennifer Sinclair, Executive Vice President, Operations Date Approved: 11/23/15 Date(s) Reviewed* or Revised: Inception Date: Política: *Revisado, pero sin cambios Esta política, junto con la Política de Asistencia Financiera ( FAP, por sus siglas en inglés) de St. Dominic-Jackson Memorial Hospital (el Hospital ), está concebida para cumplir con los requisitos de la legislación federal, estatal y local pertinentes, incluida la sección 501(r) del Código de Impuestos Internos de los Estados Unidos y sus enmiendas, así como las regulaciones derivadas de este, entre otras. Esta política establece las acciones que pueden llevarse a cabo en caso de que un individuo no pague por los cuidados médicos proporcionados por el Hospital, incluidas las posibles acciones de cobro y la divulgación del impago a las agencias de crédito. Proceso de cobro: El proceso de cobro comienza en el momento de la inscripción, en el caso de los pacientes con citas concertadas, y una vez finalizada la inspección médica inicial, para los pacientes que son admitidos a través del Departamento de Emergencias. El proceso concluye cuando se liquidan los saldos debidos al Hospital por los servicios brindados. Definiciones: Montos generalmente facturados ( AGB, por sus siglas en inglés) Cargos brutos del Hospital por los cuidados médicos proporcionados a un paciente que reúne los requisitos para recibir asistencia financiera según esta política multiplicados por un porcentaje de los cargos brutos ( Porcentaje AGB ). El Hospital calcula sus Porcentajes AGB utilizando el método retroactivo. El método divide (1) la suma de todos los reclamos por cuidados de emergencia y otros cuidados necesarios desde el punto de vista médico que hayan sido concedidos por Medicaid, Medicare, pagos por servicios prestados y todas las aseguradoras médicas privadas que hayan pagado al Hospital reclamos en los 12 meses anteriores entre (2) la suma de los costos brutos asociados a dichos reclamos. Todos los descuentos destacados en esta FAP serán aplicables a los S Página 1 de 6

2 AGB en lo que respecta a los cuidados proporcionados y no a los cargos brutos. El Porcentaje AGB actual del Hospital y una descripción del cálculo pueden obtenerse de forma gratuita a través del Departamento de Servicios Financieros para Pacientes, ubicado en el Medical Mall del Hospital. El teléfono del departamento es el siguiente: EMTALA Por sus siglas en inglés, Ley de Tratamiento de Emergencias Médicas y Trabajo de Parto (42 U.S.C. [Código Fiscal de los Estados Unidos] 1395dd) y las regulaciones derivadas, incluida particularmente 42 CFR [Código del Registro Federal] (o cualquier regulación sucesiva). Acciones de Cobro Extraordinarias ( ECA, por sus siglas en inglés) Las ECA incluyen: 1. La venta de la deuda de un individuo a otra parte ( Comprador ) a menos que el Comprador haya firmado un acuerdo previo por escrito (i) que prohíba al Comprador participar de cualquier ECA para obtener pago por los cuidados médicos, (ii) que prohíba al Comprador cobrar intereses superiores a la tasa establecida en I.R.C. [Código de Rentas Internas] 6621(a)(2) en el momento de la venta de la deuda, (iii) que exija la devolución al Hospital, o la revocación por parte de este, basadas en la determinación de que el individuo reúna los requisitos para optar a la FAP y (iv) que, en caso de que no se devuelva la deuda o el Hospital no la revoque para un individuo que reúna los requisitos para optar a la FAP, exija al Comprador cumplir con los procedimientos especificados en el acuerdo que garanticen que el individuo no les pague (ni tenga obligación de hacerlo) al Comprador y al Hospital un total superior a la cantidad que le corresponda pagar personalmente según la FAP. 2. La divulgación de información adversa acerca del individuo a agencias u oficinas de crédito para el consumidor. 3. El aplazamiento o la negativa a proporcionar cuidados necesarios desde un punto de vista médico, o bien la exigencia de pago antes de la prestación de dichos cuidados, debido al impago por parte del individuo de una o más facturas por cuidados brindados anteriormente en virtud de la FAP del Hospital. 4. Cualquier acción que requiera un proceso legal o judicial, entre las que se incluyen (i) la imposición de un derecho de retención sobre la propiedad de un individuo (al margen de los derechos de retención permitidos por la legislación estatal en las resoluciones sobre daños personales relacionados con los cuidados), (ii) la ejecución hipotecaria de la propiedad de un individuo, (iii) la incautación de una cuenta bancaria o cualquier otra propiedad personal de un individuo, (iv) el inicio de un proceso civil contra un individuo, (v) el desarrollo de acciones resultantes en la detención de un individuo, (vi) el desarrollo de acciones resultantes en una orden de arresto, o (vii) el embargo del salario de un individuo. A este efecto, la presentación de un reclamo en cualquier procedimiento de quiebra no constituye una ECA. Procedimientos: S Página 2 de 6

3 1. En el momento de la inscripción y después de cumplir con todos los requisitos de la EMTALA, se solicitará que los pacientes realicen un pago por una aproximación de sus copagos y deducibles. Los pacientes con cobertura de terceros que no puedan realizar el pago serán remitidos a un representante de asistencia financiera, quien seguirá las directrices de la FAP según correspondan. Un representante de una compañía contratada para verificar la elegibilidad visitará a aquellos pacientes que no tengan cobertura de terceros para evaluar si el paciente reúne los requisitos necesarios para obtener cobertura de Medicaid, discapacidad, etc. Solo después de que se decida que un paciente no reúne los requisitos para este tipo de cobertura, este será remitido al representante de asistencia financiera, quien seguirá las directrices de la FAP. Se ofrecerá un resumen de la FAP redactado con lenguaje sencillo a todos los pacientes durante el proceso de inscripción. 2. Después de que el paciente haya recibido el alta y se haya dejado un tiempo prudencial para ingresar todos los cargos en el sistema, y después de que el personal de la Administración de la Información de la Salud complete la codificación necesaria, todos los reclamos serán facturados a un tercero responsable del pago, tal y como haya indicado el paciente en el momento de la inscripción. Transcurridos cuarenta y cinco (45) días desde el envío de una factura por un reclamo al responsable de pago indicado en los registros, se enviará el primer estado de cuenta a todos los pacientes con cobertura comercial. Los pacientes cubiertos por todos los responsables de pago gubernamentales recibirán su primer estado de cuenta cuando el responsable de pago haya procesado el reclamo. Todos los estados de cuenta subsiguientes se enviarán al paciente cada treinta (30) días. Estos identificarán claramente los cargos totales, así como los subsiguientes ajustes y pagos, para que los pacientes puedan comprender sin lugar a dudas sus obligaciones personales. 3. Todos los resúmenes del estado de cuenta notificarán e informarán a los destinatarios sobre la posibilidad de obtener asistencia financiera a través de la FAP; igualmente, incluirán el número de teléfono del Departamento de Servicios Financieros para Pacientes, el cual puede brindarles información acerca de la FAP, el proceso de solicitud y la dirección web exacta donde obtener copias de la FAP, el proceso de solicitud y el resumen de dicha política con lenguaje sencillo. Los pacientes que no tengan seguro, independientemente de si reúnen los requisitos para obtener asistencia financiera adicional según lo establezca la FAP, al menos recibirán un descuento por no tener seguro equivalente a los descuentos ofrecidos a las aseguradoras de terceros, de tal forma que dicho paciente no pague más del AGB. El Hospital proporcionará asistencia financiera adicional, tal como lo establezca la FAP, a aquellos pacientes que cumplan con los requisitos para recibirla. 4. El Departamento de Servicios Financieros para Pacientes es la división del Hospital con la autoridad para encargarse de determinar si un individuo reúne los requisitos para obtener asistencia financiera o si se puede iniciar una ECA contra un individuo. S Página 3 de 6

4 5. Según lo establecido en la sección 9 de esta política, los saldos cuyo pago continúe pendiente pueden reportarse a una agencia de cobros externa, que se encargará de llevar a cabo el proceso de cobro. Dicha agencia estará obligada por contrato escrito a cumplir con los mismos procedimientos aplicables al Hospital según la FAP en lo referente a la decisión de si el individuo reúne los requisitos para recibir asistencia financiera. Dichos esfuerzos incluirán el envío continuado de los estados de cuenta y la realización de llamadas telefónicas, según se considere oportuno. En el caso de que estos esfuerzos no sean apropiados, la agencia externa podrá reportar los saldos pendientes a las oficinas de crédito o poner en práctica otras ECA. Todo el personal que trabaje para el Hospital en una agencia de cobros externa contratada conocerá los términos de la FAP del Hospital y se la ofrecerá a los pacientes cuando sea pertinente. 6. El Hospital ha adoptado un programa de Pronto Pago diseñado como extensión del Departamento de Servicios Financieros para Pacientes. Este programa no se considera una ECA. Las cuentas serán remitidas a este programa del siguiente modo: a) Cuentas de aseguradoras comerciales por montos inferiores a $1,200: a los sesenta (60) días desde la fecha de la primera factura posterior al alta. b) Saldos restantes después de que la aseguradora haya pagado su parte: a los noventa (90) días desde la fecha de la primera factura posterior al alta. c) Todas las cuentas de autopago: a los catorce (14) días desde la fecha de la primera factura posterior al alta. d) Cuentas suplementarias a Medicare por montos inferiores a $950: a los ciento veinte (120) días desde la fecha de la primera factura posterior al alta. 7. Las agencias de Pronto Pago enviarán una serie de resúmenes del estado de cuenta en ciclos de treinta (30) días. Además de enviar el estado de cuenta, tratarán de llamar a cada paciente o responsable de pago según se considere oportuno. Los intentos de cobro en la fase de Pronto Pago se prolongarán hasta un máximo de ciento cincuenta (150) días desde la fecha del primer estado de cuenta del paciente posterior al alta. Si transcurrido este tiempo las cuentas siguen teniendo un saldo pendiente, estas se volverán a enviar al Departamento de Servicios Financieros para Pacientes del Hospital a fin de que este departamento las clasifique como deudas de difícil cobro y las envíe a una agencia especializada en la cobranza de este tipo de deudas para iniciar cualquier otra ECA permitida por esta política. 8. Las cuentas no se considerarán deudas de difícil cobro ni se asignarán a una de las agencias especializadas en la cobranza de este tipo de deudas hasta que no se hayan agotado todos los intentos de cobro, tal y como se describe anteriormente, y hasta que no haya transcurrido el período de tiempo pertinente, tal y como se describe a continuación. Los intentos por liquidar las deudas de difícil cobro incluirán una serie de cartas y llamadas de teléfono, según se consideren oportunas, la notificación de las oficinas de crédito y otras ECA estudiadas caso a caso con la aprobación del vicepresidente del Departamento de Finanzas del Hospital. S Página 4 de 6

5 9. Sin perjuicio de lo establecido en los párrafos anteriores, se aplicarán las siguientes restricciones: a. Durante los primeros ciento veinte (120) días después de la emisión del primer estado de cuenta posterior al alta correspondiente al paciente por los cuidados recibidos, el Hospital no enviará la cuenta a ninguna agencia de cobro ni emprenderá ninguna otra ECA. b. El Hospital cumplirá con todos los procedimientos de notificación de pacientes establecidos en la FAP. c. Si no se recibe una respuesta positiva por parte del paciente transcurridos los ciento veinte (120) días desde el primer resumen del estado de cuenta posterior al alta, el Hospital designará el saldo pendiente como deuda de difícil cobro y podrá proceder con los intentos de cobro y cualquier otras ECA descritas en esta política. d. Independientemente de que el saldo pendiente se haya clasificado como deuda de difícil cobro o se haya remitido a una agencia de cobro, o bien se hayan iniciado otras ECA, los pacientes tienen derecho a solicitar asistencia financiera utilizando el proceso descrito en la FAP para ciento veinte (120) días adicionales, lo que supone un período de solicitud total de doscientos cuarenta (240) días desde el primer estado de cuenta posterior al alta. e. Todas las ECA se paralizarán temporalmente en cuanto se reciba una solicitud de la FAP hasta que se tome una decisión con respecto a la elegibilidad del paciente. Una vez se haya procesado la solicitud de la FAP, el paciente recibirá un aviso por escrito informándole si reúne los requisitos para recibir asistencia financiera según los términos de la FAP. f. Al menos treinta (30) días antes de iniciar una ECA, el Hospital deberá: (1) notificar al paciente por escrito de la existencia de asistencia financiera para pacientes que reúnan los requisitos, así como identificar las ECA que el Hospital puede tomar para garantizar el pago por los cuidados e incluir la fecha en la que se iniciarán las ECA; (2) proporcionar un resumen de la FAP con lenguaje sencillo; y (3) hacer un esfuerzo razonable para informar al paciente de forma oral sobre la FAP y sobre cómo obtener asistencia mediante el proceso de solicitud de dicha política. 10. Si existen datos que no hayan sido proporcionados por el individuo o que estén basados en una decisión anterior de elegibilidad para la FAP que apunten a que el paciente presuntamente solo reúne los requisitos para obtener asistencia financiera según los términos de la FAP por una cantidad inferior a la máxima posible, el Hospital deberá: a. Notificar al individuo para explicarle la razón de la presunta decisión acerca de su elegibilidad para la FAP, así como las vías que puede emplear para solicitar mayor asistencia financiera según los términos de esta política. b. Proporcionar al individuo un período de tiempo razonable para solicitar mayor asistencia financiera antes de iniciar una ECA para obtener la cantidad del descuento debida por los cuidados. S Página 5 de 6

6 c. Determinar si el individuo reúne los requisitos para obtener un descuento mayor, una vez se reciba una solicitud de la FAP completada para obtener asistencia financiera. 11. El Hospital no aceptará ninguna renuncia a los procedimientos previamente mencionados ni ninguna declaración firmada por parte del individuo que indique que este no desea solicitar asistencia según los términos de la FAP o recibir la información acerca de la misma descrita en esta política; los procedimientos establecidos anteriormente se aplicarán en todos los casos. 12. Además de los esfuerzos previamente descritos, la FAP, la solicitud de la FAP y un resumen de la FAP escrito con lenguaje sencillo estarán disponibles de forma gratuita en el sitio web del Hospital. Igualmente, habrá copias impresas de la FAP, la solicitud de la FAP y el resumen de la FAP escrito con lenguaje sencillo a disposición de quienes las soliciten. Estas copias serán gratuitas y se encontrarán en lugares públicos del Hospital (incluidos todos los mostradores de inscripción y la sala de emergencias). También podrán obtenerse contactando al Departamento de Servicios Financieros para Pacientes al Documentos relacionados: 1. Asistencia Financiera, Política de St. Dominic Hospital 2. EMTALA y Cuidados Médicos de Emergencia, Política de St. Dominic Hospital 3. Solicitud de Asistencia Financiera S Página 6 de 6

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