PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS Nº EXPEDIENTE:59/09 HSO TITULO: CONTRATACIÓN DEL TRASLADO INTERNO, CUSTODIA Y GESTIÓN DE ARCHIVO PASIVO DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO SEVERO OCHOA 1.1

2 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR LA CONTRATACIÓN DE CONTRATACIÓN DEL TRASLADO INTERNO, CUSTODIA Y GESTIÓN DE ARCHIVO PASIVO DEL HOSPITAL U. SEVERO OCHOA A ADJUDICAR POR PROCEDIMIENTO ABIERTO CON PLURALIDAD DE CRITERIOS (PA 59/2009) Este Pliego de Prescripciones Técnicas habrá de regir la ejecución de la prestación del suministro cuyo objeto a continuación se indica, de conformidad con los requisitos que para cada contrato establece la LCSP. El plazo de ejecución será de 24 meses y podrá ser objeto de prórroga por los períodos que se determinen, hasta un máximo de 4 años, si al efecto mediara conformidad expresa entre los contratantes. El presupuesto máximo de licitación es de ,00, siendo la base imponible ,40 euros y el I.V.A ,60, según la siguiente distribución Año ,00 (Fase A) Año ,00 (Fase B) ,00 (Fase B) ,00 (Fase B) 1.- OBJETO El objeto del presente contrato es la puesta en marcha del nuevo archivo de Historias Clínicas en el Hospital Universitario Severo Ochoa, guarda y custodia del pasivo, además de servicio de gestión de consultas y transito de dicho pasivo 2.- CONDICIONES GENERALES El adjudicatario estará obligado durante la vigencia del contrato al cumplimiento de especificaciones contenidas en el Pliego de Cláusulas Administrativas y de Prescripciones Técnicas. 3.- CANTIDADES Y PRECIOS Este contrato se divide en dos fases. Primera fase: Puesta en marcha nuevo archivo de HH.CC. (Montaje del archivo interno del Centro, ordenación y traslado a contenedores el pasivo de dossieres y activación de dossieres. Esta fase se realizará únicamente en la primera anualidad. En esta fase se acometerán las siguientes acciones: 2.2

3 1. Suministro y montaje de estanterías en el nuevo local (aprox m lineales) ,00- Base imponible: ,41 IVA: 4.827,59 2. Traslado de Historias Clínicas desde el actual archivo al nuevo local destinado al Archivo Central (aprox dossieres) Activación de dossieres ubicados en archivo pasivo (aprox ) Pasivización de las actuales Radiografías del archivo Central (Aprox. 460 metros lineales) ,00.- Base imponible: ,28 IVA: 8.551,72 3. Manipulación y traslado del actual archivo externo en estantería a contenedores y nave de pasivo (aprox dossieres ,00- Base imponible: ,52 IVA: ,48 TOTAL ,00. Base imponible: ,21 IVA: ,79 Segunda fase: la segunda fase incluye la custodia del pasivo, la gestión de consultas y los expurgos necesarios. El presupuesto anual estimado es el que se detalla a continuación: 1. Guarda y custodia en pasivo (aprox dossieres en contenedores normalizados) ,00- Base imponible: ,97 IVA: 9.931,03 2. Gestión de consultas de pasivo y traslados al Hospital (aprox. 600 consultas y 250 viajes) ,00- Base imponible: 6.034,48 IVA: 965,52 3.3

4 3. Expurgos estimados ( historias /año) Base imponible: 2.586,21 IVA: 413,79 4. Custodia en contenedores de las historias derivadas del expurgo 1.000,00.- Base imponible: 862,07 IVA: 137,93 TOTAL Base imponible: ,72 IVA: , CARACTERISTICAS TÉCNICAS La prestación del servicio y ejecución de los trabajos se realizará con arreglo a las prescripciones técnicas y condiciones que se estipulan en el presente documento, que formará parte inseparable del contrato. Se contemplan dos fases de trabajo; 1. A. Primera fase: Puesta en marcha del nuevo archivo de Historias Clínicas, que comprenderá las siguientes actuaciones: 1.A.1.-Suministro y montaje de estanterías en el nuevo local de archivo Estantería estática en balda de 1,25 m (aprox) con 3 separadores por balda y una superficie lineal total de m/l. 1.A.2.- Traslado de las historias clínicas ubicadas en el archivo actual del Hospital al nuevo local de archivo ubicado en la planta baja del nuevo edificio. En la actualidad esta Historias ocupan metros lineales de estantería, que deberá ampliarse como mínimo a 1600 metros lineales, para una correcta ubicación del archivo actual, apertura de nuevas historias y activaciones necesarias. 1.A.3.- Activación de aproximadamente dossieres ubicados en el archivo pasivo. 1.A.4.- Pasivización de las actuales Radiografías del Archivo Central del Hospital, (Aprox. 460 metros lineales). En dicho traslado se deberá de incluir además de los trabajos propios de reubicación de las Historias Activas, el suministro y montaje de los medios materiales necesarios para la ubicación y gestión de los fondos documentales (estantería, sobres, etc.,...) 1.A.5.-Manipulación y traslado de actual archivo externo (Pasivo) de estanterías a contenedores y nave de pasivo (aprox dossieres.), cuya ocupación actual, en metros lineales es la siguiente: 4.4

5 3.280 metros lineales de historias clínicas formato papel 780 metros lineales de historias clínicas formato RX El presupuesto estimado para el traslado de historias clínicas a la nueva ubicación, la activación de dossieres y pasivización de radiografías es de ,- IVA incluido. El montaje de estanterías en el nuevo local se estima en ,- El traslado del actual archivo pasivo de estantería a contenedores y nuevo local se estima en ,- Por tanto, el presupuesto estimado para la primera fase, que se haría efectivo en un solo pago, asciende a ,- (IVA incluido) 1.B: Segunda fase: Guarda, Custodia y Gestión de los fondos documentales pasivos. Esta fase comprende la custodia del archivo pasivo en contenedores normalizados, de distintas medidas, adecuados a las características de los dossieres (Historias y radiografías) El presupuesto para la custodia del pasivo se estima en ,- anuales, (IVA incluido). Estos servicios de Custodia y Archivo se facturarán a mensualidades vencidas. La gestión de consultas de documentación y traslado de la misma desde sus dependencias al Archivo del Hospital. (Se estiman un número de Aprox. 600 solicitudes al año y un número de traslados de 250 viajes) El presupuesto para la gestión de 600 solicitudes de documentación y su traslado desde el pasivo hasta el Archivo del Hospital se estima en anuales (IVA incluido). La facturación de este concepto también será mensual, pero se entenderá al número de solicitudes de documentación tramitadas, para lo cual se deberá indicar el precio unitario tanto de consultas como de transporte. Posibles expurgos que puedan realizarse durante la vigencia del contrato y que deberían ser trasladados a contenedores de pasivo). Teniendo en cuenta la actividad actual, se estima que habría que realizar expurgos de aprox historias/año. Esto supondría un incremento del número de contenedores de pasivo. El presupuesto máximo para un expurgo de historias/año sería de (IVA incluido), al que habrá que sumarse el número de contenedores necesarios para su guarda y custodia ( / año IVA incluido) Cualquier otro servicio de organización dentro del Archivo Central y que sea requerido por el Hospital. Para la valoración del expurgo y los servicios de organización se deberá indicar el precio/unitario para los expurgos o precio/hora para el servicio de organización. La facturación se efectuará por trabajo efectivamente realizado. 5.5

6 En cuanto a los contenedores necesarios para la pasivización de los expurgos deberá indicarse capacidad en número aprox. de historias por contenedor y precio del mismo. Este presupuesto incrementará en la cantidad que resulte por la pasivización del expurgo realizado en cada momento, la mensualidad de la guarda y custodia del pasivo de historias clínicas. El presupuesto total estimado para esta segunda fase, asciende a ,- /año (IVA incluido) 2.- DETALLE DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS CONTRATADOS. Los trabajos en los que consistirá la ejecución del presente contrato son: ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN NUEVO ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS A- Traslado de las historias clínicas ubicadas en el archivo actual del Hospital a) Suministro y montaje de instalaciones en cantidad necesaria para sacar el máximo rendimiento de ocupación a los metros cuadrados del nuevo local destinado para archivo. Se deberá presentar plano con las propuestas realizadas, así como la cantidad y cualidad de los materiales utilizados. En todo momento se deberá contemplar las diferentes normativas de aplicación en este tipo de locales. b) Una vez acondicionado el nuevo local, se procederá al traslado integro de los fondos ubicados en el actual archivo de historias clínicas. Dicho traslado se deberá realizar en un periodo inferior a 10 días, durante la realización de las citadas tareas el adjudicatario deberá garantizar en todo momento el acceso a los dossieres así como las entregas que resultaran precisas. c) Expurgo selectivo de dossieres en formato papel de pacientes citados y ubicados en archivo pasivo, así como su reinserción al fondo documental del nuevo archivo activo. d) Pasivización de todos los dossieres de RX ubicados en el actual archivo activo de historias clínicas. En el nuevo archivo sólo se ubicarán dossieres en formato papel. B.- Archivo y custodia de las historias clínicas pasivas. Este apartado incluye el traslado e inventariado del volumen de Historias Clínicas detallado anteriormente desde su ubicación actual en los locales de la actual empresa, a las dependencias del nuevo adjudicatario. Las dependencias serán un local externo al hospital, propio o legalmente arrendado por aquél y por sus medios. El local estará equipado con la infraestructura necesaria para albergar la "documentación clínica" objeto del contrato y el posible crecimiento de la misma, la memoria técnica deberá incluir un detalle estimado de los metros lineales o 6.6

7 contenedores normalizados que se destinarán al cumplimiento del objeto del presente pliego. El local en todo caso deberá contar con los siguientes elementos: a) Sistema automático de detección de incendios, conectado a central de alarma receptora, servicio de bomberos y policía. b) Sistema Automático de extinción de incendio, rociadores. c) Sistema de Alarma de intrusión, interior y exterior. d) Extintores y Bocas de Incendios Equipadas (BIE s) según la legislación vigente. e) Equipo informático adecuado para el control informático de los movimientos de las Historias Clínicas (el detalle del software y hardware deberá ser incluido en la memoria técnica). f) Estanterías adecuadas para albergar Historias clínicas o contenedores g) Sistemas de comunicación (Teléfono, fax, mail, etc.) Sólo podrán acceder a las dependencias del archivo y a la manipulación de las historias, las personas debidamente autorizadas para ello y con la garantía contractual especificada en el apartado 3 del presente Pliego. Toda la documentación será embalada para su traslado en contenedores rígidos y cerrados y su traslado se realizará en vehículos tipo furgón cerrado, cumpliendo en todo momento la LOPD en cuanto al apartado de traslado de fondos. Dentro de los contenedores se mantendrá en todo momento su actual sistema de clasificación u otro alternativo, siempre y cuando sea fácil y segura su localización y recuperación dentro de la ubicación del centro de custodia. A todos los efectos se entenderá por Historia Clínica el número efectivo de historia que corresponde a un paciente, pudiendo ésta contener uno o más dossieres, según se detalla a continuación: Historia Clínica: Sólo dossier soporte papel (carpeta) Sólo dossier imagen (placas) Dossier soporte papel y dossier imagen (carpeta + placas) B.1.- Servicio de consulta tránsito de historias. La empresa adjudicataria gestionará las historias clínicas que le sean requeridas única y exclusivamente por la Unidad de Admisión y Documentación clínica del Hospital Universitario Severo Ochoa. El Hospital solicitará las historias necesarias desde el archivo central por vía telemática (telefónica o informática). Para ello el adjudicatario deberá proveer de un medio interactivo, ejecutado en tiempo real basado 7.7

8 en conexión vía web que permita acceder a toda la información para consultar y solicitar los dossieres requeridos, o bien crear un sistema donde se pueda enviar fichero electrónico con las solicitudes requeridas. Además como soporte alternativo, se deberá facilitar la instalación de una línea de comunicación vía fax, así como los medios técnicos (fax) para su utilización. La gestión desde el archivo pasivo de las historias constará de las siguientes actuaciones: Localización en su ubicación, estantería o contenedor de las historias clínicas que se soliciten. Registro informático del movimiento. Transporte hasta el Archivo Central del Hospital Severo Ochoa. Entrega diaria de las historias al personal de archivo, deberán adjuntar el correspondiente listado en soporte papel con los datos de los dossieres entregados (Servicio peticionario, fecha y número de historia). Reintegro de historias clínicas al archivo pasivo del adjudicatario (en los casos en que esto sea preciso, estudio, solicitudes administrativas, etc). El Servicio de consultas se realizará con una periodicidad diaria. El Hospital solicitará las historias necesarias desde el Archivo Central por vía telemática (web, fichero electrónico o fax), telefónica o informática, entre las 8 y las 14 horas (de lunes a viernes) y serán entregadas en el citado archivo con 24 horas desde el momento de la solicitud. La recepción de las historias se realizará por personal del "Archivo Central" que firmará en ese momento el correspondiente albarán de entrega. Cualquier alteración o modificación del circuito deberá ser autorizada por el órgano de contratación. B.2.- Expurgo, traslado e inventariado. En caso necesario, el adjudicatario procederá a la selección (expurgo), transporte y archivo de historias que se consideren pasivas. El Hospital facilitará el fichero de aquellas historias que es preciso trasladar por este concepto a los locales del adjudicatario con detalle del número de historia, nombre y apellidos del paciente. Las labores de expurgo serán realizadas por el adjudicatario en un plazo máximo de 20 días desde el requerimiento por parte del hospital y diariamente se proporcionará al responsable de la Unidad de Admisión y documentación clínica un fichero con los números de historia expurgados. Durante la realización de las citadas tareas el adjudicatario deberá garantizar en todo momento el acceso a las mismas así como las entregas que resultaran precisas. 8.8

9 Una vez en las instalaciones del adjudicatario, se procederá a hacer la carga informática del inventario correspondiente al total de las historias clínicas expurgadas. La realización de traspasos (expurgo, traslado e inventariado) periódicos, estará supeditado a las necesidades reales del archivo central. Dentro de los conceptos de facturación, se incluirá un importe unitario para este tipo de trabajos. La cantidad total de fondos expurgados, incrementará el concepto de depósito y custodia de los fondos ubicados en archivo externo en cantidad contrastada de metros lineales o contenedores pasivizados. 3.- OTRAS OBLIGACIONES QUE EN EL ARCHIVO, GUARDA Y CUSTODIA DE LA DOCUMENTACION ASUME EL ADJUDICATARIO. Al pretenderse con el presente expediente administrativo la prestación de un servicio el conocimiento de datos de naturaleza personal por parte del adjudicatario no será considerada como comunicación de datos (al amparo del. artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de protección de Datos de carácter Personal). En todo caso el adjudicatario deberá adoptar todas las medidas de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la seguridad, confidencialidad y integridad de los datos de naturaleza personal de que tenga conocimiento como consecuencia del servicio que presta. Igualmente habrá de adoptar las medidas precisas que eviten la alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o naturaleza y se comprometerá documentalmente a respetar las medidas implantadas en el Area IX de A.E. (documento de seguridad) en material de seguridad y confidencialidad en el tratamiento de datos personales y datos de salud. El adjudicatario deberá además acreditar que los ficheros que posea para la gestión y movimientos de archivo de historias clínicas cumplen con las medidas de seguridad exigidas por la normativa aplicable a fecha actual (Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Naturaleza Personal y el Real Decreto 1720/2007 de 21 de Diciembre por que se aprueba el Reglamento de medidas de seguridad en los ficheros automatizados que contengan datos de naturaleza personal) o aquélla que en el futuro la sustituyera. El adjudicatario permitirá que el órgano de contratación le solicite y acceda al registro informático en el que queda constancia de los accesos y consultas realizadas en las historias clínicas. El responsable del fichero y quienes intervengan en cualquiera fase del tratamiento de datos de carácter personal están obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar la relación contractual de servicio con el órgano de contratación. El deber de secreto profesional y por tanto de confidencialidad de los datos a que accedan los trabajadores del adjudicatario, deberá constar documentalmente con todos y cada uno de ellos y se aportará al órgano de contratación declaración 9.9

10 responsable de haber suscrito compromisos individuales con sus trabajadores sobre el secreto profesional y confidencialidad de la información. El adjudicatario designará un responsable como interlocutor entre su empresa y el órgano de contratación. La designación contará con la autorización expresa del órgano de contratación pudiendo éste solicitar su cambio en cualquier momento mediante motivado. El adjudicatario deberá presentar un listado mensual resumen de los movimientos diarios. Se detallará el número de historias solicitadas por el "archivo central" mediante trámite ordinario, con fecha de petición y entrega. Este listado servirá de justificante a los efectos de facturación.. El órgano de contratación realizará cuantos controles estime necesarios respecto a la calidad del servicio prestado y así podrá realizar labores de control de personal, uso y estado físico de los locales del adjudicatario, medios materiales empleados en el transporte, así como auditorias informáticas en los ficheros destinados al servicio contratado. 4.- PLAZOS DE EJECUCIÓN El plazo para el suministro y montaje de las estanterías de la nueva ubicación deberá ejecutarse en un plazo máximo de 60 días. Los trabajos descritos en el apartado 1.A.2 y 1.A.3 del presente Pliego tendrán una duración máxima de 10 días desde la terminación del montaje de las estanterías, debiendo garantizar el adjudicatario que el " archivo central" mantenga capacidad de consulta durante ese periodo. Los trabajos comprendidos en los apartados 1.A.4 y 1.A.5. deberán ser completados en menos de 60 días desde que el nuevo archivo sea operativo. En el caso de no ser adjudicatario el actual depositario de los fondos, deberán de transferirse en un plazo no superior a 15 días desde la firma del contrato, debiendo garantizar tanto el anterior adjudicatario como el nuevo que el "Archivo Central" mantenga capacidad de consulta durante ese periodo. Así mismo, todos los gastos derivados de la puesta a disposición por la empresa actual y los traslados a los locales, serán sufragados por el nuevo adjudicatario Los trabajos relativos a servicio de consulta y tránsito comenzarán en el mismo momento de la solicitud. 5.- FACTURACIÓN Los trabajos de depósito y custodia así como los servicios de consulta y tránsito de historias clínicas se facturarán a mes vencido, en la cantidad real resultante de los servicios prestados por unidades. Los trabajos de expurgo (selección) y su traslado al archivo externo se facturarán por un concepto único, y se realizará a la terminación de los mismos

11 Dado que la Facturación se realizará por la cantidad real resultante de los servicios prestados, será necesario para poder valorar los servicios realizados que los licitadores desglosen los servicios por precio unitario: Precio unitario: Consulta de pasivo Transporte Expurgo (Unidad historia clínica) Contenedor Custodia por contenedor Hora de servicio de organización. Leganés, POR LA ADMINISTRACION EL DIRECTOR GERENTE HOSPITAL UNIVERSITARIO. SEVERO OCHOA Fdo.: César Gómez Derch CONFORME EL ADJUDICATARIO Fecha y firma: 11.11

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