EXTRACTO Descripción del uso y manejo de SIRAIS 1.2

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1 Manual de usuario EXTRACTO Descripción del uso y manejo de ELABORADO POR Dr. Javier Rodríguez Suárez Director General de Difusión e Investigación Ing. José Joel Lucero Morales Jefe de Enseñanza de la Dirección General de Difusión e Investigación COMISIÓN NACIONAL DE ARBITRAJE MEDICO

2 Manual Tabla de contenido DESCRIPCIÓN DE LAS PARTES DEL SISTEMA... 3 PANTALLA DE INICIO DE SESIÓN... 3 REGISTRO E INICIO DE SESIÓN... 3 REGISTRO DE INCIDENTES... 7 CREACIÓN DE UN NUEVO REGISTRO MANEJO DE GRÁFICAS, TABLAS Y LISTADOS GRÁFICAS TABLAS LISTADOS EXPORTACIÓN A EXCEL CAMBIOS SIGNIFICATIVOS O ADAPTACIONES DE OPCIONES NUEVAS O MODIFICADAS. 19 OPCIONES DE GUARDAR EGRESOS Y OTROS DATOS DE INSTITUCIÓN CALENDARIOS REPORTES CON INTERVALO DE FECHAS EXPORTACIÓN A HOJA DE CÁLCULO

3 Manual Descripción de las partes del sistema Pantalla de inicio de sesión Pantalla de inicio de sesión En la pantalla de inicio de sesión se nos muestra la descripción del proyecto, quiénes han participado en el desarrollo, pruebas, correcciones y quién puede hacer uso del software. Registro e inicio de sesión Pantalla de inicio de sesión - Usuario y contraseña 3

4 Manual En esta pantalla que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla principal, nos permite ingresar el usuario y contraseña que tenemos asignados. En caso de no contar con uno tenemos la opción de registrarnos para obtener nuestro usuario y contraseña, dando clic en el vínculo Registrarse. Pantalla de inicio de sesión - Registro de usuarios La pantalla a la que nos envía es un formulario, el cual debemos de llenar todos los campos para poder darnos de alta. Si Ésta pantalla se divide en dos puntos 1. Seleccionar el tipo de profesional de la salud que corresponde. Es importante especificar el tipo de profesional de la salud, para que el sistema nos asigne un código al inicio de nuestro usuario. a. Médico b. Enfermero c. Técnico d. Otro i. Especificar. En caso de que no sea un profesional de la salud o el término buscado no se encuentre podrá especificar otro. 2. Selección de usuario y contraseña: La contraseña deberá ser de una longitud máxima de 10 caracteres, las contraseñas deberán de coincidir, en ese caso se mostrará un ícono color verde y podrá continuar. Para el usuario debemos de tomar siguientes criterios: a. El tamaño máximo permitido par su usuario e de 8 caracteres b. Puede estar formado por números y letras c. No debe de contener espacios. En el supuesto de que el nombre de usuario ya esté ocupado el sistema se lo hará saber a través de una leyenda, donde le informa que ese usuario ya lo ha ocupado alguien más. En ese caso deberá de elegir otro nombre de usuario. 4

5 Manual Pantalla de registro de usuario - Usuario disponible Pantalla de registro de usuario - El usuario no está disponible Pantalla de registro de usuario - Las contraseñas coinciden Una vez que el formulario está listo, con todos los campos requeridos procedemos a enviarlo. En este momento el usuario y contraseña quedan registrados en la base de datos y puede ingresar desde ese momento. En la pantalla siguiente nos muestra el usuario elegido, la contraseña, el profesional de la salud elegido y en el caso de haber elegido otro, nos aparece el especificado. Pantalla de registro de usuario - Usuario dado de alta El paso siguiente es dar clic en continuar y nos regresará a la pantalla principal de inicio de sesión para poder ingresar, escribimos nuestro usuario y contraseña con el que nos hemos registrado y nos llevará a la ventana principal de la aplicación. 5

6 Manual Pantalla de inicio de sesión - Iniciando sesión Sesión iniciada 1 - Primer inicio de sesión Nuestra pantalla inicial como nuevo usuario del sistema es como se muestra en la imagen anterior. Tenemos una ventana de aviso donde en este momento se muestra un video de introducción a los nuevos cambios, esto es tanto para usuarios ya familiarizados con el sistema, así como para usuarios nuevo. En ésta ventana tenemos dos botones en la parte inferior, el primero No volver a mostrar nos permite ocultar el aviso para que no se nos muestre en el próximo inicio de sesión. El botón Cerrar sólo nos cierra la ventana, y al próximo inicio de sesión nos volverá a mostrar el aviso. 6

7 Manual Para futuros cambios o notas que deban saber los usuarios, éste aviso volverá a aparecer, con las mismas opciones donde podrán deshabilitarlo. Registro de incidentes Después de haber cerrado el diálogo de aviso, no queda otro cuadro de diálogo, el cual se nos mostrará cuando en un registro hagan falta los cuatro campos obligatorios: Edad Género Fecha País Sesión iniciada 2 - Campos obligatorios Si no llenamos los campos se nos alertará de ello, y deberemos llenarlos, en caso de contar con esos datos, podremos cerrar el cuadro de diálogo dando clic en la parte superior derecha del cuadro de diálogo en el signo de x, tomando en cuanta que el sistema necesita esos datos, en el momento de volver a consultar ese registro nos mandará el aviso de que nos faltan algunos datos. 7

8 Manual Sesión iniciada 3 - Aviso de campos obligatorios que no se han llenado Se ha integrado un sistema de calendarios en los campos que requieren ingresar una fecha, en el cual sólo se podrán elegir fechas que estén entre el hasta el día en el que se esté usando SIRAIS. En el caso de la imagen de abajo el último día seleccionable es el Sesión iniciada 4 Calendarios 8

9 Manual Por ser nuestro primer registro la leyenda de Registro vacío se nos mantendrá hasta que ingresemos algún dato en cualquiera de las categorías. En el caso de haber llenado ya los cuatro campos obligatorios, sólo hará falta refrescar la página para que la leyenda desaparezca, esto no afecta en el trabajo de registro del incidente. También se ha implementado un sistema de aviso para las categorías que tengan datos, de lado derecho de la descripción de la categoría aparecerá un ícono verde indicando que tiene datos o se han seleccionado opciones de esa categoría. Sesión iniciada 5 - Registro nuevo ó después de haber insertado los campos obligatorios Sesión iniciada 6 - Después de haber actualizado la página 9

10 Manual Para seguir con la edición del registro sólo es necesario dar clic en alguna de las pestañas que representan las 10 categorías del sistema. En el momento de dar clic en la pestaña, ésta cambia de color además de mostrar su contenido en la parte inferior, en esta versión del sistema se han eliminado los botones de Guardar y Guardar todo, el sistema guarda los cambios de forma automática. Sesión iniciada 7 - Pestaña activa cambia de color y se muestra su contenido Dando clic en cualquier variable o escribiendo alguna descripción adecuad para el registro se guardará de forma automática. En el ejemplo en la Categoría Características del paciente se ha seleccionado Tratamiento y Enfermedades del sistema nervioso, esto se ha guardado para el registro número 1. 10

11 Manual Sesión iniciada 8 - Ejemplo de selección de dos variables Ahora seleccionaremos la categoría Tipo de incidente, se nos despliegan sus 15 subcategorías, las cuales al marcarlas nos mostrará el contenido de lado derecho de cada una de ellas, al seleccionar alguna subcategoría se mostrará una flecha color verde, la cual nos servirá para futuras modificaciones a esa subcategoría. Sesión iniciada 9 - Tipo de incidente con subcategoría seleccionada Al estar en una subcategoría como en el ejemplo se ha seleccionado la subcategoría Proceso clínico / Procedimiento, si queremos seguir editando la subcategoría de Administración clínica, deberemos dar clic en la flecha verde que se encuentra delante de la descripción y se nos mostrará los cambios que ya habíamos realizado, y podremos seguir editando la subcategoría. 11

12 Manual Sesión iniciada 10 - Indicadores de datos en subcategorías Las categorías a las que aplicará esta descripción son: Tipo de incidente Características del incidente Factores contribuyentes / Riesgos Éstas categorías están compuestas por subcategorías, en las cuales aparecerá la flecha indicadora para saber si tiene datos o no. En la categoría de Resultados del paciente tenemos un caso similar, en la sección de Evento tenemos tres opciones: Cuasi- error Adverso Centinela Al seleccionar el evento de tipo Centinela nos enviará otro contenido con una lista de eventos centinela. 12

13 Manual Creación de un nuevo registro Sesión iniciada 11 - Evento Centinela Para crear un nuevo registro daremos clic en el botón que se encuentra en la parte superior derecha, con la leyenda Crear nuevo registro, por ser un registro vacío nos mostrará la ventana de campos obligatorios. Si no la llenamos en ese momento cuando consultemos ese registro nos volverá a aparecer hasta el momento en que los datos obligatorios sean llenados. Nos vuelve a aparecer la leyenda de Registro vacío a un lado del número de registro que estamos modificando, desaparecerá cuando el registro tenga algún dato. Se hará el mismo procedimiento para todos los registros que necesitemos capturar. Sesión iniciada 12 - Nuevo registro 13

14 Manual Manejo de gráficas, tablas y listados Para poder obtener el reporte de los incidentes que se han registrado daremos clic en la pestaña correspondiente a Reportes. Los reportes pueden presentarse de tres formas: Gráficas Tablas Listado Reportes 1 - Tipos de reportes Las gráficas y listados tienen las mismas opciones de manejo, un intervalo de fechas y la selección de la categoría o subcategoría la cual se graficará o se mostrará su tabla. Para el caso de los listados sólo tenemos que elegir la categoría y se nos mostrarán todas la variables que le corresponden a ésta, si coincide en algún registro la tabla que se presenta sólo contendrá los títulos de las categorías que se han seleccionado. Reportes 2 - Opciones en gráficas Reportes 3 - Opciones en tablas 14

15 Manual Reportes 4 - Opciones para los listados Gráficas Tenemos dos opciones de realizar las gráficas, con o sin intervalo de fechas, para poder ver una gráficas de todos los registros que tenemos deberemos dejar en blanco los intervalos de fechas. Si queremos obtener las gráficas de la semana, del mes, de dos meses, o de un mes en específico podemos ingresar la fecha de inicio y la fecha de fin del reporte a generar. Reportes 5 - Gráfica sin intervalo de fechas Reportes 6 - Gráfica con intervalo de fechas En los ejemplos se generaron dos gráficas de la categoría de Características del paciente, una donde no se han especificado intervalos de fechas, en este caso nos muestra la gráfica de todos los registros que se han ingresado en el sistema. El 15

16 Manual segundo ejemplo es de una gráfica con un intervalo de fechas, donde sólo se muestran las variables que caen en ese intervalo de fechas. Para poder guardar la gráfica generada se procederá de la siguiente manera: 1. Dar clic derecho sobre la imagen 2. Elegir la opción de Guardar imagen como 3. En el cuadro de diálogo que nos aparece darle un nombre apropiado para poder identificar la imagen y cambiar la extensión a jpg. Ejemplo: showreport.php cambiar a CaracteristicasDelPaciente.jpg Tablas Las tablas al igual que las gráficas se puede especificar un intervalo de fechas, lo que varía es la presentación de los datos. Además de tener la opción de exportar los datos a Excel. Y se presenta una tasa de incidentes. Reportes 7 - Tabla sin intervalo de fechas Reportes 8 - Tabla con intervalo de fechas 16

17 Manual Listados Para la generación de listados deberemos de seleccionar la categoría de la cual deseemos ver sus variables, y a continuación elegir una o más variables para que nos muestre una tabla con el resultado de las variables seleccionadas. Reportes 9 - Listado parte 1 Reportes 10 - Listado parte 2 En nuestro ejemplo de listado se han seleccionado las categorías de Características del incidente y Tipo de incidente, las variables dentro de estas categorías han sido Infección asociada a la atención médica, tratamiento y neoplasias, el resultado han sido tres registros en los cuales se muestra que se han seleccionado por lo menos una de variables que hemos elegido. Hay descripciones que por ser muy largas se han acortado, pero si se quiere saber la descripción completa, basta con poner el cursor por encima del texto y se nos mostrará su descripción completa. El elegir cualquier variable que deseemos nos permite hacer un listado lo suficientemente flexible como para poder elegir las más de 600 variables que existen en el sistema, pero al hacer esto la velocidad con que se genere el listado dependerá del número de registros que tenga su institución, además de que será un poco 17

18 Manual complicado el ver todas las variables que existen en el sistema, por lo que se recomienda elegir un máximo de 10 variables para que los listado sean fácilmente legibles, pero esto no le impide seleccionar más de las 10 variables sugeridas. Exportación a Excel Las tablas y los listados tienen la opción de exportarse a una hoja de cálculo, con la finalidad de que se puede manejar con mayor facilidad los datos que hemos capturado. Y la forma de exportación es muy sencilla, en cada tabla o listado generado en la parte superior a ésta podemos ver una leyenda que dice Opciones de importación y debajo de ella tenemos un ícono con el símbolo de Excel. Al dar clic sobre el ícono, automáticamente se nos descargará un archivo con el nombre de la categoría que hemos elegido. En el caso de las tablas y la fecha en la que se ha generado la tabla. En el caso de los listados se nos descargará un archivo con el nombre de Listado y la fecha en la que se ha generado el listado. Reportes 11 - Importación a Hoja de Cálculo 18

19 Manual Cambios significativos o adaptaciones de opciones nuevas o modificadas Opciones de guardar Los botones de Guardar y Guardar todo han desaparecido, debido a que se le ha complicado un poco la captura a otros usuarios, se buscó la forma de hacer más fácil la captura de los incidentes de tal forma que en esta versión la forma de guardado es conforme se vaya modificando el registro. Egresos y otros datos de institución Se ha añadido un formulario con los datos básicos de institución como son: Ubicación: localización geográfica de la institución Nivel del hospital Número de camas, censables y no censables Egresos: número de egresos por año y mes Restaurar avisos: los cuadros de aviso que se han ocultado de forma manual desde aquí se pueden volver a mostrar Calendarios En los campos que sea necesario indicar una fecha se ha implementado una solución de ayuda para la fácil captura de las fechas y en el formato adecuado, se muestra un pequeño calendario en el cual se puede seleccionar la fecha requerida. Tomando en cuenta que el intervalo de fechas permitida es del 1º de Enero de 2010 hasta la fecha actual, conforme pasen los días se va habilitando de forma automática. En las siguientes categorías o subcategorías se han agregado cuadros de texto para que puedan ingresar comentarios o descripciones que fueran necesarias en caso necesario. Tipo de incidente o Medicación / Soluciones intravenosas o Documentación o Administración Clínica o Infección asociada a la atención Médica o Proceso Clínico / Procedimiento o Sangre / Hemoderivados o Oxígeno / Gas / Vapor o Nutrición o Dispositivos y equipo Médico o Comportamiento / Conducta del paciente o Caídas o Accidentes del paciente 19

20 Manual o o Infraestructura / Edificios / Accesorios Recursos / Gerencia Organizacional o Patología / Laboratorio Detección Factores contribuyentes / Riesgos Factores atenuantes Resultados del paciente Resultados organizacionales Acciones para reducir riesgos Acciones de mejora Reportes con intervalo de fechas Los reportes como gráficas y tablas se les ha añadido la opción de generarlos con un intervalo de fechas, para poder hacer los reportes de una semana, un mes, dos o tres meses dependiendo de lo que se requiera. Exportación a Hoja de cálculo Para las tablas y listados se ha añadido la opción de exportar los datos a hoja de cálculo. 20

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